Contabilitatea timpului de lucru: fixează, calculează, plătește. Instrucțiuni pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru

În orice organizație, o fișă de pontaj este obligatorie. Regulile de formatare a acestui document, scopul său și un exemplu gata făcut care poate fi folosit ca exemplu - toate acestea sunt discutate mai jos.

Scop principal

Durata planificată a schimbului și numărul total de zile lucrătoare din lună vor diferi aproape întotdeauna de orele și zilele care au fost efectiv lucrate. Pentru înregistrarea faptului, se păstrează o fișă de pontaj: vă permite să colectați toate informațiile despre timpul de lucru care a fost efectiv calculat.

Scopul acestui document este dublu:

Obțineți informații despre întreaga perioadă de timp lucrată.
Obțineți date despre absenteism pentru aceeași perioadă.

Astfel de informații sunt utile, în primul rând, unui contabil. De asemenea, unii inspectori vor avea nevoie de informații - o descriere corespunzătoare este dată în tabel.

contabil	calcularea tuturor plăților care trebuie să fie transferate angajaților: salariu, plăți de concediu, indemnizație de călătorie etc.
reprezentant al Serviciului Fiscal Federal	inspectorii sunt interesați de corectitudinea calculului plăților și impozitelor de la acestea: adesea compania este verificată pentru a vedea dacă baza de impozitare a fost subestimată
ofițer FSS	orele lucrate sunt de interes pentru fond în legătură cu calculul prestațiilor sociale (de exemplu, pentru îngrijirea copiilor)
inspector de muncă	inspectorii sunt interesați dacă au fost încălcate drepturile lucrătorilor
Reprezentantul Rosstat	angajații Rosstat colectează date statistice - de exemplu, conform informațiilor din raportul, ei întocmesc un singur

Formă: martor și probă

Fiecare companie are dreptul de a utiliza atât propriul eșantion, cât și de a păstra evidența orelor de lucru folosind un formular special. T-12. Puteți să luați ca bază exact forma acesteia (este dată mai jos) și să o adaptați nevoilor companiei.

Documentul constă din 3 părți principale:

Pagina de titlu oferă un singur sistem coduri care indică, de exemplu, zile libere suplimentare (din cauza orelor suplimentare), boală în concediu medical, pauză din vina angajatorului etc. Fiecare împrejurare are un cod alfabetic și numeric.
A doua parte (tabelară) este contabilitatea efectivă a orelor de lucru. Se desfășoară zilnic (inclusiv zile libere și sărbători).
Și a treia parte este prezentată și sub forma unui tabel. Oferă informații despre plata salariilor (sume, ore și zile, tarif).

Așa arată un formular gol T-12.

Alături de formularul T-12, există și un T-13. Ii lipseste ultima (a treia) parte - adica acest document este o simpla fisa de pontaj pentru fixarea orelor de lucru, fara calcule de salarizare. Exemplu terminat documentul este prezentat mai jos.

Ordinea de conduită

Documentul este păstrat de angajați special desemnați: ei înregistrează timpul de lucru pentru fiecare zi. De regulă, persoana responsabilă pentru proiectarea corectă este directorul unității structurale (de exemplu, departamentul de vânzări). Responsabilitatea poate fi împărțită de adjunctul său. Dacă firma este suficient de mare, ei introduc un post special de cronometru, care înregistrează toate informațiile.

În orice caz, persoanele responsabile sunt întotdeauna desemnate de către șef, ceea ce este indicat de comanda corespunzătoare (probă gratuită) - de exemplu, documentul prezentat mai jos.

NOTĂ. Toate persoanele responsabile trebuie să se familiarizeze cu textul comenzii și să își pună semnătura și data.

În general, ordinea arată astfel:

Persoana responsabilă înregistrează informațiile pentru fiecare zi.
După completare (după o lună), documentul este transferat la departamentul de personal.
După departamentul de personal intră în departamentul de contabilitate.
Ultima semnătură rămâne la șeful unității structurale.

NOTĂ. Când documentul este completat și semnat de către toate persoanele responsabile, acesta este arhivat și trimis la arhivă pentru păstrare. Perioada minimă de păstrare este de 5 ani. Dar dacă munca la întreprindere se desfășoară în condiții periculoase și dăunătoare, timpul de depozitare crește semnificativ - cel puțin 75 de ani.

Cum se completează o foaie de pontaj: instrucțiuni pas cu pas

La completare, se folosește un singur sistem de notare. Foaia de pontaj consemnează timpul lucrat conform regulii „un post este destinat unui post”. Sunt luați în considerare doar acei angajați care au un contract de muncă, inclusiv lucrătorii interni cu fracțiune de normă - pentru ei, în special, este necesară înregistrarea informațiilor de două ori.

Nu sunt luați în considerare următorii angajați:

muncitori neoficial;
parteneri externi;
lucrează pe bază de contract civil.

Procedura de completare prevede proiectarea corectă a paginii de titlu și a părții tabulare propriu-zise.

Pagina titlu

Următoarele informații sunt înregistrate aici:

numele companiei (opțional) versiune scurta, de exemplu, Alpha LLC).
Codurile pentru OKUD și OKPO.
Număr - compania alege sistemul de numerotare în mod independent. De exemplu, o variantă de atribuire secvențială a numerelor în timpul anului calendaristic este comună.
Perioada de raportare - i.e. luna cu datele de început și de încheiere pentru menținerea documentului.
Data compilarii se refera la ultima zi dupa care trebuie semnata de toti angajatii responsabili. Documentul este apoi transferat în depozitul de arhivă.

parte tabulară

Aici trebuie să completați toate coloanele:

Informații despre salarizare

Dacă formularul T-12 este menținut, atunci se completează și această secțiune. Aici se înregistrează informații în principal despre 2 forme de plată:

Salariul propriu-zis (indicat prin codul din 4 cifre 2000).
Plăți pentru zilele de concediu (indicate prin codul 2012).

Toate sumele sunt debitate din așa-numitul cont de compensare - va fi la fel, indiferent de tipul de plată.

Ca de obicei, orele de lucru sunt fixe ținând cont de numărul total de zile și ore.

La finalul documentului, toți angajații autorizați semnează:

persoana care detine documentul (daca este cazul)
reprezentant al departamentului de personal;
sef sectie.

Instrucțiuni video pentru înregistrare

Comentariu video despre umplere:

Foaie suplimentară

Există mai multe cazuri în care foaia de pontaj în sine nu este suficientă, deoarece contabilitatea implică repararea Informații suplimentare. Apoi ar trebui să emiteți o altă foaie:

Dacă un angajat renunță la mijlocul lunii sau la început. În acest caz, toate zilele și orele efectiv lucrate sunt înregistrate pe o foaie suplimentară. Și în formular fac mențiunea „Fired” exact la data la care a avut loc concedierea. Apoi documentul este depus împreună cu o foaie suplimentară.
Va fi nevoie și atunci când angajatul nu lucra, dar în același timp nu a luat legătura și nu a sesizat motivele absenței sale. Dacă nu s-a prezentat (sau nu a luat documente care confirmă validitatea motivului) și a sosit momentul predării documentului, se pune codul 30 (desemnarea literei „НН”).

În astfel de cazuri, este mai bine să faceți toate semnele cu un creion. Dacă mai târziu se dovedește că angajatul, de exemplu, a primit concediu medical, ar trebui să puneți un semn pe codul 19 (litera „B”).

Contabilitate sumară: caracteristici de calcul

Dacă numărul normal de ore (8 ore pe zi și 40 ore pe săptămână) nu poate fi respectat, atunci durata totală a timpului efectiv lucrat este determinată ca sumă simplă. Această procedură există în întreprinderile care:

munca non-stop, in ture;
utilizați un program flexibil;
organiza munca in ture.

Atunci conceptul principal devine perioadă contabilă. – luna calendaristică, 1 trimestru sau întregul an. Intervalul specific este selectat în funcție de caracteristicile întreprinderii. De exemplu, dacă se așteaptă munca în condiții periculoase și dăunătoare, atunci se ia ca bază o perioadă de 1 trimestru.

Dacă de ceva timp angajatul nu a lucrat din motive întemeiate, atunci acest timp nu este luat în considerare (adică este exclus complet).

Situații non-standard: ce să faci

În majoritatea cazurilor, este destul de simplu să întocmești un document, deoarece contabilitatea se bazează pe o distribuție uniformă și egală a timpului de lucru pentru fiecare angajat. Cu toate acestea, această procedură este adesea încălcată din anumite circumstanțe, de exemplu:

Dacă un coleg cere timp liber, iar managerul nu se deranjează, atunci se înregistrează doar orele efectiv lucrate (întreg). Absența este indicată de semnul „I” sau de două numere „01”.
Dacă este bolnav, atunci pun „B” și lasă fundul câmpului gol. Desigur, având concediu medical cerinta obligatorie pentru o asemenea nota.
Dacă a fost planificat, iar angajatul a luat-o conform acordului, în conformitate cu procedura actuală, a pus denumirea „NV” (în versiunea digitală, codul „28”). Sunt momente când motive reale absențele sunt temporar necunoscute. Apoi puteți pune „НН”, dar în cazul clarificării situației, este selectată denumirea corespunzătoare, iar „НН” este tăiată.
Dacă un coleg a plecat într-o călătorie de afaceri, marcați „K”. Când se întoarce oficial și își începe îndatoririle obișnuite, ei pun litera „I”.

Cum să faci modificări

Contabilitatea timpului de lucru presupune fixarea unor informații care se pot modifica în timpul zilei sau săptămânii, prin urmare, foaia de pontaj prevede și posibilitatea de a face modificări. Trebuie făcute ajustări pentru a reflecta situația reală, al cărei adevăr este documentat.

Există 2 moduri de a face corecturi:

Sunt permise inexactități, dar documentul este completat de așa-numitul formular corector. Ambele lucrări sunt depuse împreună pentru verificare.
Documentul original este corectat, iar un formular suplimentar nu este întocmit. Apoi, trebuie să tăiați cu atenție toate datele incorecte. Acest lucru se face cu o bară orizontală. Dacă informațiile eronate sunt conținute în câmpurile adiacente, o singură linie este tăiată.

În acest caz, trebuie făcută o înregistrare adecvată care să explice situația în detaliu, de exemplu:

Se poate face pe cel mai apropiat teren liber.

Răspunderea pentru gestionarea defectuoasă

Gestionarea corectă a documentelor este o responsabilitate directă a companiei. În caz contrar, pot urma penalități destul de tangibile.

Interesant este că Codul Muncii nu conține un articol ca atare care să stabilească răspunderea pentru absența unei foi de pontaj. Cu toate acestea, este în Codul contravențiilor administrative - acesta este articolul 5.27. Se reglementează că absența unui document va duce la penalități:

Pentru persoanele responsabile de la 1000 la 5000 de ruble.
Pentru o companie ca entitate juridică de la 30.000 la 50.000 de ruble.

În cazul unui buletin cu erori, se aplică alte măsuri. Ele sunt setate în funcție de dacă este detectată intenție rea care a cauzat aceste erori. De exemplu, o companie creditează un angajat cu zile nelucrate efectiv pentru a-și „reduce” profiturile și, prin urmare, a plăti mai puțin impozit. Sancțiunile vor fi aplicate în conformitate cu circumstanțele specifice ale încălcării (în mare măsură vor depinde de cuantum).

1 evaluări, medie: 5,00 din 5)

Fișă de pontaj - umplere eșantionîl puteți descărca (pe baza unui formular unificat) de pe portalul nostru - trebuie întreținut de către angajator. Să studiem caracteristicile structurii sale mai detaliat.

Stabilim procedura de înregistrare a orelor de lucru: ce formulare să folosim

În vederea evidenței timpului de muncă al salariaților - procedură obligatorie în virtutea normelor cuprinse în art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, - compania are dreptul de a utiliza:

1. Sisteme automatizate, care:

fixează în dosare speciale prezența specialiștilor, programul de lucru al acestora;
reflectați în astfel de fișiere motivele cunoscute (incluse în baza de date a programului) ale absenței unui specialist (de exemplu, dacă acesta se odihnește în vacanță sau este în concediu medical).

Formularul T-13 poate fi utilizat ca formă de document în care sunt înregistrate acreditările indicate, atunci când se utilizează o platformă automatizată.

2. Documente contabile „manuale”.

În aceste scopuri se poate aplica formularul T-12.

3. Există, de asemenea, diverse modalități „semi-automate” de a ține evidența - atunci când un angajat responsabil completează parțial foaia de pontaj, iar restul se face de un computer.

Puteți afla mai multe despre caracteristicile structurii formularelor T-12 și T-13 în articol. .

Formulare contabile: caracteristici de umplere

Completarea acestor formulare poate fi efectuată după 2 principii:

„solid” - când toate evenimentele legate de contabilitatea vizitelor sunt înregistrate în tabelele de formulare: prezență, absență, plecare în vacanță și altele;
„prin abateri” - atunci când tabelele reflectă numai acele evenimente care sunt diferite de cele tipice, de exemplu, întârzierea sau neprezentarea.

Procedura internă de contabilitate (prin una dintre metodele indicate - automatizată sau manuală) este stabilită de standardul local al angajatorului.

Formularele specificate de formulare de înregistrare pentru vizitele angajaților au fost obligatorii până în 2013, după care angajatorii au dreptul de a utiliza orice alte formulare. Cu toate acestea, formularele T-12 și T-13 rămân familiare specialiștilor de resurse umane și sunt încă utilizate în mod activ.

Cum să completați corect foaia de pontaj T-13

Dacă compania a preferat prima metodă de contabilitate a fișierelor, atunci când programează module automate pentru introducerea datelor în formularul T-13, va fi util ca specialiștii companiei să acorde atenție următoarelor nuanțe:

1. În coloana „Număr document” este introdus automat un indicator ordinal.

2. Coloana „Data întocmirii” reflectă ultima zi a lunii în cazul în care documentul este întocmit la sfârșitul lunii, sau o altă dată de întocmire dacă fișa de pontaj este întocmită în scopuri specifice.

3. Coloana „Tipul codului de plată” poate conține valori determinate în conformitate cu reglementările locale. Un ghid pentru valorile relevanteaici poate fi un tabel, care este conținut în ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 septembrie 2015 Nr. ММВ-7-11 / 387 (codurile indicate în 2 -certificatul NDFL sunt fixate în el).

4. Codurile condiționate ale tabelului (despre apariții, absențe, vacanțe și alte evenimente), care sunt completate de program în foaia de pontaj, trebuie folosite în conformitate cu lista prevăzută în formularul T-12.

De unde pot descărca un exemplu de completare a formularelor T-12 și T-13

Puteți descărca mostre de completare a fișelor de pontaj pentru angajați în formularele luate în considerare de noi pe site-ul nostru:

Folosind, de exemplu, un model de formular T-13, pregătit de specialiștii noștri, un angajat responsabil al companiei va putea:

1. Configurați software-ul inclus în platforma de contabilitate automată.

Aflați cum să completați o fișă de pontaj în practică, un specialist în software pentru a automatiza înregistrările de personal, este pur și simplu necesar să configurați corect un astfel de software.

2. Utilizați un exemplu de completare a unei foi de pontaj ca exemplu de document de personal gata făcut atunci când pregătiți o foaie de pontaj bazată pe formularul „manual” T-12 la întreprinderea dumneavoastră.

Dacă firma dvs. dorește să folosească propriul formular contabil, diferit de formularele unificate, puteți descărca și eșantionul acestuia de pe site-ul nostru la următorul link:

Rezultate

Codul Muncii al Federației Ruse cere tuturor angajatorilor să țină evidența indicatorilor care reflectă vizitele angajaților la locul de muncă și numărul de ore de lucru. În acest scop, se folosește o fișă de pontaj. Angajatorul său se poate gestiona manual sau prin soluții automate. În primul caz se folosește forma T-12, în al doilea caz, forma T-13. Ce fel de formular ar trebui utilizat de ofițerii de personal este prescris în standardul local.

Puteți afla mai multe despre aplicarea documentelor legate de evidența personalului într-o organizație în articolele:

;
.

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Prezentul Regulament este introdus în scopul sistematizării procesului de colectare și prelucrare a informațiilor privind costul timpului de lucru de către angajații întreprinderii.

Contabilitatea timpului de lucru utilizat este organizată în următoarele scopuri:

asigurarea controlului asupra apariției în timp util a lucrătorilor și angajaților la locul de muncă, identificând întârziații și neînsoțitorii;
monitorizarea prezenței personalului la locul de muncă în timpul programului de lucru, precum și a plecării și sosirii la timp a angajaților în pauza de masă;
stabilirea plecarii la timp a salariatilor de la locul de munca, la sfarsitul zilei de munca;
contabilizarea orelor efective lucrate, a timpului de nefuncționare, a bolilor, a concediilor și a altor forme de utilizare a timpului de lucru;
înregistrarea mersului.
- Persoanele responsabile din rândul angajaților acestor secții și divizii sunt desemnate să țină evidența timpului de lucru la șantierele și diviziile întreprinderii.
- În atribuțiile angajaților responsabili cu pontajul sunt introduse următoarele funcții: controlul timpului efectiv petrecut de către angajații de șantier sau angajații departamentului la locul de muncă și cronometrarea cu responsabilitatea reflectării corecte în foaia de pontaj a angajaților și depunerea la timp a fișei de pontaj pentru calcul. către departamentul de contabilitate.
- Salariatul responsabil cu cronometrarea este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat al secției sau unității. Includerea unui angajat în foaia de pontaj și excluderea din aceasta se realizează pe baza documente primare pentru contabilitatea personalului (comandă, contract). Fiecărui angajat i se atribuie un număr de personal, care este atașat la toate documentele privind contabilitatea muncii și a salariilor și este reținut de angajat în timpul oricăror deplasări în cadrul organizației. În cazul concedierii unui angajat, numărul său de personal, de regulă, nu este atribuit altui angajat timp de trei ani.
- Șefii de departamente sunt obligați să notifice angajatul cu pontaj cu privire la absența angajaților din cauza bolii în momentul completării și depunerii foii de pontaj la departamentul de contabilitate.
- Pentru îndeplinirea sarcinilor de înregistrare a orelor de lucru și de menținere a unei foi de pontaj, angajatul:
  - ține o evidență a personalului angajaților secției sau diviziei;
  - pe baza de acte (comenzi privind personalul si probleme generale), efectueaza modificari la lista referitoare la admitere, concediere, mutare, modificarea programului de lucru, gradele, concediile etc.;
  - monitorizează oportunitatea prezenței și plecării de la locul de muncă, prezența angajaților la locul de muncă (cu sesizarea șefului unității despre absențe, întârzieri, plecări premature ale angajaților și motivele care le-au determinat);
  - controlează oportunitatea furnizării și corectitudinea executării documentelor care confirmă dreptul salariaților de a lipsi de la locul de muncă: foi de invaliditate temporară, certificate de îngrijire a pacienților semnate de șeful de concediu, concediere și alte documente;
  - întocmește liste de angajați pentru eliberarea comenzilor de muncă în weekend și sărbătorile legale.
- În cazul în care obligațiile de ținere a evidenței timpului de către salariatul desemnat sunt imposibile, șeful unității, prin ordinul acestuia, numește executorul responsabil pentru această perioadă și informează șeful managementului și regimului personalului (inspector HR - grefier) .
- Toți angajații ale căror atribuții sunt însărcinate cu menținerea evidenței timpului sunt obligați să se familiarizeze cu prezentul regulament împotriva semnării.

JURALE DE CONTABILITATE DE ABSENTA SALARIATILOR.
- Registrul concediilor medicale, Registrul vacanțelor (regulat, pe cheltuială proprie, educațional) - documente care reflectă numele, prenumele, patronimul salariatului, funcția acestuia, divizia, perioada de timp, motivul absenței de la locul de muncă, motivul.
- Data și ora absenței salariatului sunt consemnate în jurnalele de către inspectorul de resurse umane (funcționar), pe baza declarațiilor certificate, adeverințe-apeluri de la institutii de invatamantși concediu medical.
- Lunar, informațiile din jurnal sunt verificate de către angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea, care verifică datele din jurnal cu documentele disponibile și, dacă este cazul, află adevăratele motive ale absenței angajaților la locul de muncă. .
- În cazul nedepunerii documentelor justificative în conformitate cu procedura stabilită, motivul absenței este considerat a fi plecarea neautorizată de la locul de muncă.
- În cazul în care salariatul a lipsit de la locul de muncă mai mult de 4 ore la rând și nu sunt furnizate documente care confirmă dreptul său la absență, în modul prescris, salariatului i se pune absenteism, iar ziua de lucru nu este supusă plății. Absentismul se emite în modul prevăzut de legislația muncii.
- Formularele pentru ținerea evidenței angajaților absenți sunt elaborate de inspectorul de resurse umane (funcționar).

REGULI DE COMPLETAREA TABELUI
- Fișa de pontaj este păstrată în versiuni electronice sau hârtie.
- Versiunea electronică a foii de pontaj este introdusă de un contabil care calculează salariile, responsabil cu evidența timpului, către baza de date 1C, ținând cont de următoarele cerințe:
  - În foaia de pontaj, datele sunt introduse defalcate pe zi.
  - Toate tipurile de ore de lucru (total ore lucrate, ore nocturne lucrate, ore suplimentare) sunt indicate într-o singură fișă de pontaj pentru fiecare unitate.
  - Programul de lucru în weekend și de sărbătorile legale este indicat într-o fișă de pontaj suplimentară pentru fiecare unitate separat.
  - Numele unității din foaia de pontaj este indicat în coloana „comentarii”.
  - În coloana „data întocmirii” a foii de pontaj este indicată ultima zi a lunii de raportare.
- Fișa de pontaj introdusă în baza de date electronică 1C este realizată direct de contabilul care a introdus datele.
- În plus, angajații responsabili cu cronometrarea pot completa fișa de pontaj atât pe hârtie, cât și în format Excel, în conformitate cu Anexa 2, și o pot tipări pe hârtie. Foaia de pontaj semnată este transferată departamentului de contabilitate pentru depozitare.
- Foaia de pontaj conține semnătura contabilului responsabil cu calculul salariilor (în colțul din dreapta jos), viza șefului imediat al unității (în colțul din stânga jos) sub semnătura angajatului responsabil cu menținerea timpului. foaie. Semnătura angajatului responsabil și viza de manager conțin: titlul postului, numele complet, semnătura, data semnării.
- La Conținutul tabelului este supus următoarelor cerințe :
  - Datele privind angajații se înscriu în fișa de pontaj în strictă concordanță cu execuția tabelului de personal al unității.
  - Dacă locul efectiv de muncă al salariatului se află într-o altă unitate, înscrierea în foaia de pontaj se face responsabilă de menținerea fișei de pontaj a unității în care este inclus acest salariat, dar la propunerea șefului în a cărui subordonare directă acesta lucrări. În acest caz, supervizorul imediat cu semnătura sa (sub semnătura persoanei responsabile cu menținerea foii de pontaj cu foaia matricolă și data) certifică corectitudinea completării foii de pontaj pentru subalternii săi.
  - De exemplu:
locul de muncă al controlorului Compartimentului de control al calității este Atelierul Nr. 1. Fișa de pontaj a acestuia se întocmește de către cronometratorul la propunerea maistrului de tură în care lucrează acest controlor. Comandantul semnează în raportul de sub semnătura cronometratorului.
locul efectiv de lucru al curățătorului zonei de picking este depozitul de picking. Fișa de pontaj se depune de către departamentul de picking de comun acord cu șeful depozitului de picking.

ORDINEA DE ALTOARE SI PREZENTARE A TABELELOR.
- Cel puțin o dată pe săptămână, angajatul responsabil cu cronometrarea colectează date privind utilizarea timpului de lucru pentru unitatea sa. Sunt absente, motive pentru absența angajaților.
- Toate absențele de la serviciu sunt consemnate în registre de către inspectorul de personal.
- Prin excepție, pentru salariații individuali, la cererea salariatului și la cererea conducătorului imediat, ora de începere a schimbului de muncă poate fi decalată. Totodată, declarația angajatului vizată de șeful unității relevante este transmisă inspectorului de resurse umane pentru executarea ulterioară a comenzii.
- Datele privind cazurile de plecări neautorizate de la locul de muncă se transmit de către șefii de servicii inspectorului de personal cel târziu în data de 1 a lunii următoare celei de raportare.
- Datele privind utilizarea timpului de lucru sunt introduse de către angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea în baza de date electronică 1C până la ora 1700 în a treia zi a lunii următoare celei de raportare.
- Până la ora 17:00, în prima zi a lunii următoare celei de raportare, angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea completează formularul de pontaj în conformitate cu Anexă și, după verificarea și semnarea de către funcționarii relevanți, sunt transferați la departamentul de contabilitate pentru depozitare. .
- Se ataseaza formulare de contabilitate si fise de calcul.

Atasamentul 1 Simboluri folosite la completarea foii de pontaj.
Anexa 2 Foaia de pontaj.
Anexa 3 foaie de pontaj

Contabilitatea corectă a timpului lucrat de angajați este esențială pentru o contabilitate adecvată a salariilor. Pentru a face acest lucru, organizațiile folosesc o foaie specială de pontaj. Însă mulți angajatori, în special din organizațiile mici, neglijează acest document, care reprezintă o încălcare a legislației muncii și poate duce la aplicarea de amenzi de către autoritățile de reglementare. În articol vă vom spune ce timp se înțelege ca timp de lucru, cui să încredințați întreținerea foii de pontaj, este posibil să păstrați acest document în în format electronicși cum să-l completezi.

Care este timpul de lucru?

Conceptul de timp de lucru este dezvăluit în art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse este timpul în care angajatul, în conformitate cu regulile interne program de lucru iar termenii contractului de muncă trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federaleși alte reglementări acte juridice RF se referă la timpul de lucru. Același articol prevede obligația angajatorului de a ține evidența timpului efectiv lucrat de fiecare salariat.

Iată câteva alte perioade care pot fi incluse în programul de lucru:

— pauze pentru încălzire și odihnă (asigurate angajaților care lucrează în sezonul rece pe în aer liber sau în spații închise neîncălzite, precum și pentru încărcătoarele care desfășoară operațiuni de încărcare și descărcare, precum și alți angajați în temeiul art. 109 din Codul Muncii al Federației Ruse);

- pauze pentru hrănirea unui copil (oferite femeilor care lucrează cu copii sub vârsta de un an și jumătate, plătite în valoare de câștig mediu în temeiul articolului 258 din Codul Muncii al Federației Ruse);

- perioadele de nefuncționare din vina angajatorului și din motive independente de voința angajatorului și a salariatului (suspendarea temporară a muncii din motive de natură economică, tehnologică, tehnică sau organizatorică, care se plătește în cuantum de cel puțin 2 /3 din tariful, salariul (salariul oficial), calculat proporțional cu timpul de nefuncționare (Articolul 157 din Codul Muncii al Federației Ruse)).

Limita maximă de timp de lucru este stabilită prin lege. Așadar, în temeiul părții 2 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, timpul normal de lucru nu poate depăși 40 de ore pe săptămână. O astfel de restricție asigură protecția sănătății salariatului împotriva surmenajului excesiv și păstrarea capacității sale profesionale de muncă.

Pe lângă programul normal de lucru, Codul Muncii prevede:

- program redus de lucru (stabilit pentru anumite categorii de personal specificate la articolul 92 din Codul Muncii al Federației Ruse);

- munca cu fracțiune de normă (poate fi stabilită prin acord între angajat și angajator atât la angajare, cât și în timpul acesteia (articolul 93 din Codul Muncii al Federației Ruse). Există part-time, schimburi sau săptămână).

Notă!Dacă angajatorul a implicat un anumit angajat să presteze muncă în afara programului de lucru stabilit pentru el, aceasta este muncă suplimentară și trebuie luată în considerare și plătită corespunzător.

Articolul 94 din Codul Muncii al Federației Ruse reglementează durata schimbului de muncă: pentru diferite categorii de lucrători, aceasta variază de la 2,5 la 8 ore.Se face o excepție pentru lucrătorii creativi din mass-media, organizațiile cinematografice, echipele de televiziune și video, teatre, organizații de teatru și concert, circuri și alte persoane implicate în crearea și (sau) reprezentarea (expoziția) de lucrări, în conformitate cu listele de lucrări, profesii, posturi ale acestor angajați. Pentru aceștia, durata schimbului de muncă poate fi stabilită printr-un contract colectiv, un act normativ local sau un contract de muncă.

Durata zilei de lucru sau a schimbului imediat premergător vacanței nelucrătoare este redusă cu o oră (articolul 95 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Fișa de pontaj: cine completează?

Deci, programul de lucru al fiecărui angajat trebuie luat în considerare. În acest scop, Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” a aprobat formularele de fișă de pontaj - T -12 și T-13. Aceste formulare sunt folosite pentru a înregistra timpul efectiv lucrat și (sau) nelucrat de fiecare angajat al organizației, pentru a monitoriza respectarea programului de lucru stabilit, pentru a obține date privind orele lucrate pentru calcularea salariilor și întocmirea raportărilor statistice asupra muncii.

Notă.Fișa de pontaj completată de un ofițer de personal sau altă persoană autorizată și transferată departamentului de contabilitate este baza pentru calculul salariilor pentru angajații organizației.

După cum ați observat, Comitetul de Stat pentru Statistică a propus două forme unificate de foi de pontaj. Care ar trebui să fie contabilizată? Dacă organizația dvs. menține o evidență automată a timpului de lucru (sistem de acces la intrare-ieșire pentru carduri de plastic), este mai bine să utilizați formularul T-13 „Foaie de pontaj” (deși cu astfel de evidențe puteți păstra și secțiunea 1 „Înregistrare de timp” a forma T -12 ca document independent). Dacă organizația prevede înregistrarea manuală a orelor de lucru, trebuie să păstrați o fișă de pontaj în formularul T-12.

Este desemnată o persoană responsabilă pentru a menține fișa de pontaj în organizație. De regulă, acesta este un contabil de salarizare sau un ofițer de personal. Dacă organizația are mai multe unități structurale, iar un angajat nu este în măsură să țină evidența, puteți numi persoane responsabile în fiecare unitate structurală. După depunerea pontajelor de către diviziile structurale, datele vor fi consolidate într-un singur document și transferate departamentului de contabilitate. În orice caz, dacă în fișa postului nu este stabilită obligația de a menține o fișă de pontaj, trebuie emis un ordin.

Reguli de completare a fișei de pontaj

Mulți sunt destul de formali în completarea foii de pontaj, dar există câteva nuanțe aici.

În primul rând, fiecărui angajat angajat pentru muncă permanentă, temporară sau sezonieră i se atribuie un număr de personal, care este menționat în toate documentele privind contabilitatea muncii și a salariilor. Și aici vine prima întrebare. Dar colaboratorii? Un angajat, dar două numere de personal? Da, așa funcționează. Întrucât documentele standard de angajare se eliberează pentru un loc de muncă cu normă parțială (un contract de muncă, o comandă, un card personal etc.) iar un loc de muncă cu fracțiune de normă este o unitate de personal separată, el va avea două numere de personal și fiecare dintre ele va înregistrează separat timpul de lucru.

La sfârșitul lunii calendaristice, foile de pontaj întocmite de persoanele responsabile sunt transferate șefului departamentului de personal sau altei persoane autorizate să întrețină munca de birou de personal o persoană care împacă datele din foaia de pontaj cu datele disponibile în departamentul de personal. De exemplu, ofițerul de personal verifică zilele în care angajatul a fost în vacanță anuală plătită sau în altă vacanță sau călătorie de afaceri, corectează zilele de absenteism din motive necunoscute atunci când furnizează documente care confirmă validitatea motivelor absenței (de exemplu, angajatul a prezentat un certificat de incapacitate de muncă), sau în lipsa acestuia, pune absenteism.

Dacă organizația a fost concediată, un astfel de angajat este exclus din foaia de pontaj în luna calendaristică următoare concedierii. În cazul în care sunt angajați noi angajați, aceștia sunt incluși în fișa de pontaj a lunii în care se emite angajarea.

Mențiuni în buletinul de calificare despre motivele neprezentării la locul de muncă, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru redus etc., îndatoririle de stat sau publice, avertisment scris despre timpul de nefuncționare, acordul scris al salariatului pentru efectuarea de ore suplimentare în cazurile stabilite de lege etc.).

Pentru a reflecta costul zilnic al timpului de lucru pe lună pentru fiecare angajat în foaia de pontaj, sunt alocate următoarele:

- sub forma T-12 (coloanele 4, 6) - două rânduri;

- în formularul T-13 (coloana 4) - patru rânduri (două pentru fiecare jumătate a lunii) și numărul corespunzător de coloane (15 și 16).

În formularele T-12 și T-13 (în coloanele 4, 6), simbolurile (codurile) costurilor timpului de lucru sunt plasate în rândul superior și se înregistrează durata orelor lucrate sau nelucrate (în ore, minute). în linia de jos conform codurilor corespunzătoare costurilor timpului de lucru pentru fiecare dată.

Dacă este necesar, este permisă creșterea numărului de coloane pentru aplicarea detaliilor suplimentare asupra orelor de lucru, de exemplu, ora de începere și de sfârșit a lucrului în alte condiții decât cele normale. Acest lucru vă permite să efectuați Procedura pentru utilizarea formelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 N 20.

La completarea coloanelor 5 și 7 din fișa de pontaj sub forma T-12, numărul de zile lucrate este trecut în rândurile superioare, iar numărul de ore lucrate de fiecare angajat în perioada contabilă este trecut în rândurile inferioare. .

Programul de lucru poate fi luat în considerare:

- modalitatea de înregistrare continuă a prezenței și absențelor de la serviciu;

- prin înregistrarea doar a abaterilor (absențe, întârzieri, ore suplimentare etc.).

Atunci când se reflectă absențe de la serviciu, care sunt înregistrate în zile (concediu anual, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii în legătură cu formare, perioade de îndeplinire a îndatoririlor de stat sau publice etc.), numai codurile convenționale și liniile de bază sunt lăsate necompletate. Prezentăm legenda în tabel.

Perioada desemnată	Codul
Scrisoare	Digital
Program de lucru în timpul zilei	eu	01
Program de lucru noaptea	H	02
Ore de lucru în weekend și sărbătorile nelucrătoare	RV	03
Durata orelor suplimentare	DIN	04
Durata muncii în ture	VM	05
Călătorie de afaceri	La	06
Dezvoltare profesională cu pauză de la muncă	PC	07
Pregătire avansată cu separare de la locul de muncă în altă zonă	P.M	08
Concediu de bază plătit anual	DIN	09
Concediu suplimentar anual plătit	OD	10
Concedii suplimentare legate de formare, menținând în același timp veniturile medii pentru angajații care combină munca cu formarea	La	11
Program de lucru redus pentru studenții la locul de muncă cu salariu parțial	HC	12
Concediu suplimentar în legătură cu formarea fără plată	UD	13
Concediul de maternitate (concediu în legătură cu adopția unui nou-născut)	R	14
Concediul pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de trei ani	lichid de răcire	15
Concediu fără plată acordat unui angajat cu permisiunea angajatorului	INAINTE DE	16
Concediu fără plată în condițiile prevăzute de legislația în vigoare	OZ	17
Concediu suplimentar anual fără plată	DB	18
Incapacitate temporară de muncă (cu excepția celor prevăzute de codul „T”) cu stabilirea de prestații în condițiile legii	B	19
Incapacitate temporară de muncă fără acordarea de prestații în cazurile prevăzute de lege	T	20
Program redus de muncă față de programul normal de muncă în cazurile prevăzute de lege	Liga Campionilor	21
Timp de absenteism forțat în cazul recunoașterii concedierii, transferului la un alt loc de muncă sau suspendării din muncă ca fiind ilegală cu reintegrare la locul de muncă anterior	PV	22
Absenteismul în timpul îndeplinirii atribuțiilor de stat sau publice, în condițiile legii	G	23
Absenteism (absența de la locul de muncă fără un motiv întemeiat în timpul stabilit de lege)	ETC	24
Durata muncii cu fracțiune de normă la inițiativa angajatorului în cazurile prevăzute de lege	NS	25
Zile libere (vacanță săptămânală) și sărbători nelucrătoare	LA	26
Zile suplimentare libere (plătite)	OV	27
Zile libere suplimentare (fără plată)	HB	28
Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege)	ZB	29
Absențe din motive inexplicabile (până la clarificarea circumstanțelor)	HH	30
Timp de oprire din vina angajatorului	RP	31
Timp de nefuncționare din motive independente de controlul angajatorului și al angajatului	NP	32
Timp de nefuncționare din vina angajatului	VP	33
Timp de suspendare din muncă (neadmitere la muncă) cu plată (indemnizație) conform legii	DAR	34
Timp de suspendare din muncă (neadmitere la muncă) din motive prevăzute de lege, fără salarizare	NB	35
Suspendarea muncii în caz de întârziere a plății salariului	NZ	36

În cele mai multe cazuri, organizațiile completează foaia de pontaj cu litere. Deși aceste desemnări sunt date numai pe formularul T-12, ele trebuie folosite și la completarea formularului T-13.

La alcătuirea unei foi de pontaj sub forma T-12 în sec. 2 „Decontări cu personal pentru salarii” pentru un singur tip de plată pentru toți angajații și un cont corespunzător, se completează coloanele 18-22, la calcularea diferitelor tipuri de plată și conturile corespunzătoare pentru fiecare angajat - coloanele 18-34.

La compilarea unei foi de pontaj în formularul T-13, trebuie luate în considerare următoarele. La înregistrarea acreditărilor de salarizare:

- pentru un singur tip de plată și un cont corespunzător comun tuturor angajaților incluși în fișa de pontaj - detaliile „Tip cod de plată”, „Cont corespunzător” sunt completate deasupra tabelului cu coloanele 7-9 și coloana 9 fără completare în coloanele 7 și 8;

- pentru mai multe (de la două la patru) tipuri de plată și conturi corespunzătoare - se completează coloanele 7-9. Un bloc suplimentar cu numere de coloane identice este prevăzut pentru completarea datelor despre tipurile de plată, dacă numărul acestora este mai mare de patru.

Întrebări frecvente despre completarea foii de pontaj

Când trebuie să faci semne pe foaia de pontaj? Credem că semnele ar trebui făcute zilnic. Cu toate acestea, nu toate organizațiile în practică respectă această regulă și pun zile lucrătoare „în mod implicit”. Ca urmare, pot apărea situații când:

- nu se va putea aduce salariatul la răspundere disciplinară pentru încălcare disciplina muncii(de exemplu, un angajat a făcut absenteism în primele zile ale lunii, nu l-a consemnat în buletinul, iar la sfârșitul lunii, înmânând buletinul, a decis să „reproșeze” - poți fie trageți „nutul”, fie chiar impuneți acțiune disciplinară, atâta timp cât angajatorul va respecta termenele prevăzute la art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse, vor ieși termenele pentru aplicarea măsurilor disciplinare);

- va trebui să ajustați foaia de pontaj și să recalculați salariile (de exemplu, când angajatului i se acordă zile lucrătoare pentru întreaga lună, cronometratorul nu a primit informații despre abateri, foaia de pontaj a fost predată, salariul a fost acumulat și plătit Însă în primele zile ale lunii următoare, angajatul a adus un concediu medical, din care este clar că trei zile de incapacitate temporară de muncă au căzut în perioada închisă).

Pentru a evita astfel de situații, este necesar să se organizeze primirea imediată a informațiilor despre eventualele abateri de la programul de lucru – în aceeași zi, chiar și prin telefon, chiar prin fax sau e-mail.

Notă.La stabilirea cuantumului avansului, cu respectarea cerințelor art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, trebuie luate în considerare timpul sau munca efectiv lucrată de angajat (Scrisoarea Rostrud din 08.09.2006 N 1557-6).

De câte ori pe lună trebuie să completați foaia de pontaj? Salariul se acumulează și se plătește de două ori pe lună, asta înseamnă că fișa de pontaj trebuie depusă cu aceeași frecvență? Într-adevăr, potrivit art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, salariile trebuie plătite de cel puțin două ori pe lună. Dar, în cele mai multe cazuri, salariul se calculează o singură dată, iar a doua plată către organizație se face sub forma unei plăți fixe, așa-numita plată în avans. Iar pentru calcularea acestuia din urmă, departamentul de contabilitate, de regulă, nu necesită furnizarea unei foi de pontaj.

Bineînțeles, nici inspectoratul de muncă și nici fiscalitatea nu vor găsi vină la un astfel de ordin, dar dacă respectați litera de lege, buletinul de calificare trebuie depus de două ori pe lună.

Cum se înregistrează ora ceasului în buletinul de raportare dacă durează 15 zile la ora 11? Pentru a ține cont de durata de lucru pe bază de rotație, codul literei „VM” și codul digital „05” sunt stabilite în tabelul de simboluri al foii de pontaj. Deoarece zilele de odihnă între ture sunt oferite angajatului în plus față de zilele libere (repaus săptămânal neîntrerupt) și sunt plătite în cuantumul tarifului zilnic (partea 3 a articolului 301 din Codul Muncii al Federației Ruse), acestea ar trebui să fie marcate în foaia de pontaj ca zile libere suplimentare (plătite) cu codul scris „OB” sau codul digital „27”. Instrucțiunile de completare a fișei de pontaj prevăd că atunci când reflectă absențe de la serviciu, care se înregistrează în zile (concediu anual, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii în legătură cu formare, perioade de îndeplinire a atribuțiilor de stat sau publice etc.) , în coloanele 4 și 6 sunt aplicate numai coduri de simboluri. Liniile de jos ale graficului rămân goale. Angajații nu lucrează în zilele de odihnă între schimburi, prin urmare, aceste zile nu sunt înscrise în coloanele 5 și 6 (formularul T-13).

Cum se reflectă în foaia de pontaj durata schimbului de muncă în timpul trecerii de la ora de vară la ora de iarnă și invers? În acest caz, timpul efectiv lucrat trebuie înscris în foaia de pontaj. De exemplu, dacă durata tura de noapte pentru un angajat este de 7 ore, iar în noaptea trecerii la ora de vară, programul prevede 6 ore, foaia de pontaj trebuie să reflecte și 6 ore de muncă pe timp de noapte. În consecință, la trecerea la ora de iarnă, o oră suplimentară de muncă trebuie să fie reflectată și în foaia de pontaj, adică dacă durata turei de noapte pentru un angajat este de 7 ore, iar în noaptea trecerii la ora de iarnă, programul prevede 8 ore, exact 8 ore trebuie reflectate în foaia de lucru. În același timp, nu uitați să faceți o plată suplimentară pentru munca pe timp de noapte, deoarece reprezintă o oră suplimentară de muncă.

Este necesar să se reflecte orele incomplete lucrate de angajat? Dacă durata timpului de lucru este de ore întregi, atunci minutele pot fi omise, notând doar numărul de ore, de exemplu, 6 sau 8. Dacă durata zilei de lucru este de ore și minute, atât cu normă întreagă, cât și cu jumătate de normă. trebuie indicat programul de lucru. În foaia de pontaj, o zi de lucru care durează 8 ore și 12 minute în foaia de pontaj poate fi marcată atât „8.12” (8 ore și 12 minute) cât și „8.2” (8 și două zecimi de oră). Destul de des, angajatorii reduc durata de muncă vineri reducând pauza de masă. În acest caz, este necesar să scrieți „8.15” pe buletinul de evaluare de luni până joi și „7” vineri.

Este necesar să se păstreze o fișă de pontaj dacă contabilitatea timpului de lucru se realizează folosind turnichete cu program special? Note în buletinul de calificare cu privire la motivele neprezentării la locul de muncă, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru redus etc., îndatoririle de stat sau publice, avertisment scris despre timpul de nefuncționare. , o declarație de angajare cu normă parțială, un acord scris al salariatului pentru efectuarea de ore suplimentare în cazurile stabilite de lege etc.), mașina nu le va putea aplica.

În plus, formularele fișei de pontaj conțin „Semnătura personală” necesară, ceea ce înseamnă că este ilegală păstrarea lor în formă electronică.

Prin urmare, utilizarea unui sistem electronic de urmărire a timpului nu scutește organizarea de obligația de a păstra o fișă de pontaj.

Reguli

Deschideți în format Word

1. Dispoziții generale

1.1. Prezentul Regulament este introdus în scopul sistematizării procesului de colectare și prelucrare a informațiilor privind costul timpului de lucru de către angajații întreprinderii.

1.2. Pentru a menține evidența timpului de lucru în diviziile întreprinderii, prin ordin al directorului, dintre angajații acestor divizii sunt desemnați persoane responsabile.

1.3. În atribuțiile angajaților responsabili cu pontajul sunt introduse următoarele funcții: monitorizarea timpului efectiv petrecut de angajații unității la locul de muncă și menținerea pontajelor cu responsabilitatea reflectării corecte în foaia de pontaj a angajaților și depunerea la timp a fișei de pontaj pentru calcul.

1.4. Pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, salariatul responsabil cu cronometrarea:

1.4.1. tine evidenta personalului departamentului;

1.4.2. pe baza de acte (comenzi privind personalul si probleme generale), efectueaza modificari la lista referitoare la admitere, concediere, mutare, modificarea programului de lucru, gradele, concediile etc.;

1.4.3. urmărește oportunitatea prezenței și plecării de la locul de muncă, prezența salariaților la locul de muncă cu o notificare către șef de unitate despre absențe, întârzieri, plecări premature și motivele care le-au determinat;

1.4.4. controlează oportunitatea furnizării și corectitudinea executării documentelor care confirmă dreptul salariaților de a lipsi de la locul de muncă: foi de invaliditate temporară, certificate de îngrijire a pacienților semnate de șeful concedierii și altele;

1.4.5. întocmește liste de angajați pentru emiterea comenzilor de muncă în weekend și sărbătorile nelucrătoare.

1.5. În cazul în care este imposibilă îndeplinirea temporară a sarcinilor de evidență a timpului de către salariatul desemnat, șeful unității, prin ordinul acestuia, numește executorul responsabil pentru această perioadă și informează Direcția Gestionare și Regim Personal.

1.6. Toți angajații ale căror atribuții sunt însărcinate cu menținerea evidenței timpului sunt obligați să se familiarizeze cu prezentul regulament împotriva semnării.

2. Definiții

Completați corect foaia de pontaj

Angajații din categoria A au dreptul de a ieși (intra) liber în afara întreprinderii în timpul programului de lucru. Lista posturilor aparținând categoriei A este determinată de Anexa 1 la prezentul Regulament (elaborată de Direcția pentru Management și Regim Personal și aprobată de directorul întreprinderii de comun acord cu Consiliul de Administrație).

2.2. Lucrători din categoria B- salariatii care au dreptul de a parasi teritoriul intreprinderii in timpul schimbului de munca, numai prin furnizarea de documente justificative (concediere, citatie, declaratie semnata de conducator etc.).

Cererile angajaților pentru concedii administrative, concedii sunt avizate de șefii de departamente, ateliere, servicii.

2.3. Jurnalul Absentului- un document care să reflecte numele de familie, prenumele, patronimul salariatului, funcția acestuia, divizia, apartenența la SRL, data, timpul curent (de la ___ la ___) și total (în ore), motivul absenței de la locul de muncă. Informațiile personale despre angajat, precum și data și ora absenței acestuia, sunt înregistrate de către ofițerii de securitate la punctul de control. Lunar, informațiile din jurnal sunt verificate de către angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea, care verifică datele din jurnal cu documentele disponibile și, dacă este cazul, află adevăratele motive ale absenței angajaților la locul de muncă. . În cazul nedepunerii documentelor justificative în modul prescris, motivul absenței este considerat a fi plecarea neautorizată de la locul de muncă (târziere - la începutul schimbului). În cazul în care salariatul a lipsit mai mult de 4 ore la rând, iar documentele care confirmă dreptul său la absență nu sunt furnizate în modul prescris, salariatul este renunțat la absenteism, iar ziua de lucru nu este supusă plății. Absentismul se emite în modul prevăzut de legislația muncii. Regulile de ținere a unui registru al angajaților absenți sunt elaborate de Direcția Resurse Umane împreună cu serviciul de securitate și aprobate de directorul întreprinderii.

3. Reguli de completare a fișei de pontaj

3.1. Fișa de pontaj este păstrată în versiuni electronice și hârtie.

3.2. Versiunea electronică a foii de pontaj este introdusă de către angajații responsabili cu pontajele în baza de date 1C, ținând cont de următoarele cerințe:

3.2.1. În foaia de pontaj, datele sunt introduse defalcate pe zi.

3.2.2. Toate tipurile de ore de lucru (total ore lucrate, ore nocturne lucrate, ore suplimentare) sunt indicate într-o singură fișă de pontaj pentru fiecare unitate.

3.2.3. Numele unității din foaia de pontaj este indicat în coloana „comentarii”.

3.2.4. În coloana „data” a foii de pontaj este indicată ultima zi a lunii de raportare.

3.2.5. Fișa de pontaj introdusă în baza de date electronică 1C este realizată direct de angajatul care a introdus datele.

3.3. În plus, angajații responsabili cu cronometrarea completează foaia de pontaj în format Excel în conformitate cu Anexa 2 și o imprimă pe hârtie. Foaia de pontaj semnată este transferată departamentului de contabilitate pentru depozitare.

3.4. Foaia de pontaj conține semnătura angajatului responsabil de întreținerea acesteia (în colțul din stânga jos), viza supervizorului imediat al acestui angajat (în colțul din dreapta jos) și viza șefului departamentului, serviciului relevant, atelier (sub semnătura angajatului responsabil cu menținerea foii de pontaj). Semnătura angajatului responsabil și vizele managerilor conțin: titlul postului, numele complet, semnătura, data semnării, numărul de telefon și E-mailul semnatarului.

3.5.1. Datele privind angajații se înscriu în fișa de pontaj în strictă concordanță cu execuția tabelului de personal al unității.

3.5.2. Dacă locul efectiv de muncă al salariatului se află într-o altă unitate, înscrierea în foaia de pontaj se face responsabilă de menținerea fișei de pontaj a unității în care este inclus acest salariat, dar la propunerea șefului în a cărui subordonare directă acesta lucrări. În acest caz, supervizorul imediat cu semnătura sa (sub semnătura persoanei responsabile cu menținerea foii de pontaj cu foaia matricolă și data) certifică corectitudinea completării foii de pontaj pentru subalternii săi. De exemplu:

— locul de muncă al Inspectorului de control al calității este Magazinul Nr. 1. Fișa de pontaj a acestuia se întocmește de către Cronometrajul DCC la propunerea maistrului de tură în care lucrează acest controlor. Maistrul va semna foaia de pontaj sub semnătura cronometratorului DCC.

- locul propriu-zis de lucru al curatatorului departamentului economic este depozitul unui set complet. Fișa de pontaj se depune de către departamentul economic de comun acord cu șeful depozitului picking.

3.5.3. În cazul în care un salariat este transferat (relocat) într-o altă unitate în cursul unei luni calendaristice (mai târziu de prima zi), i se emite o fișă de pontaj separată pentru orele lucrate, care se depune concomitent cu cererea de transfer. Foaia de pontaj contine orele de lucru pana in ultima zi lucratoare (inclusiv) in aceasta unitate, iar de la data transferului (relocarii) se aplica “X”. Acest angajat nu este inclus în raportul final al lunii pentru departament. În noua divizie, foaia de pontaj se întocmește din ziua tranziției efective, dar după emiterea ordinului. În zilele precedente, „X” este aplicat.

3.5.4. În caz de concediere se depune o fișă de pontaj separată pentru salariat, concomitent cu cererea de concediere (cu memoriu - în caz de concediere la inițiativa angajatorului). Fișa de pontaj indică orele de lucru până în ultima zi lucrătoare (inclusiv), iar după ziua concedierii se aplică „X”. Acest angajat nu este inclus în raportul final al lunii pentru departament.

3.5.5. Angajații care se află în concediu pentru creșterea copilului sub vârsta de 1,5 sau 3 ani nu sunt incluși în fișa de pontaj.

3.5.6. Lista angajaților este întocmită în ordine alfabetică (după primele litere ale numelui de familie).

3.5.7. În colțul din dreapta sus al foii de pontaj este indicată norma lunară de timp de lucru conform calendarului de producție.

3.5.8. Numerotarea în serie în coloana 1 se efectuează în funcție de tarifele angajaților incluse în fișa de pontaj (și nu după nume). Dacă un angajat din această unitate lucrează la tarife diferite, i se alocă atât de mult numere de serie câte pariuri sunt necesare.

3.5.9. În coloana 2, cifrele arabe (1, 2, 3) indică grupa de dizabilități a angajatului. Pentru lucrătorii sănătoși, este aplicată o liniuță.

3.5.10. Numele, numele, patronimul sunt consemnate în coloana 3 integral. În același timp, scrierea numelui, prenumelui și patronimului este atent verificată în cazul unei discrepanțe între denumirea acceptată a angajatului și documentele acestuia. În cazul schimbării prenumelui, numelui, patronimului, datele noi sunt introduse în foaia de pontaj numai după ce departamentul de personal emite un ordin corespunzător asupra personalului întreprinderii.

3.5.11. Coloana 4 (funcția) indică poziția angajatului în strictă conformitate cu tabelul de personal. Aceeași coloană indică numărul de pariuri (1, 0,5, 0,25 etc.).

3.5.12. Coloana 6 indică KTU (rata de participare a forței de muncă), determinată de șef în conformitate cu regulile adoptate la întreprindere.

3.5.13. Aparițiile (neprezența) sunt indicate în coloanele 7-22. În coloanele 7-22, sunt alocate 4 rânduri - două pentru fiecare jumătate a lunii. Primul și al treilea rând sunt folosite pentru a marca simbolurile (codurile) costurilor timpului de lucru, iar al doilea și al patrulea rând sunt folosite pentru a înregistra durata timpului lucrat sau nelucrat (în ore, cu o precizie de zecimi de oră) conform la codurile de timp de lucru corespunzătoare pentru fiecare dată.

3.5.14. Coloanele 23 și 24 indică, respectiv, numărul total de zile și ore lucrate de salariat în prima și a doua jumătate a lunii. Pentru a face acest lucru, în aceste coloane sunt alocate două linii. Linia de sus indică numărul de zile (coloana 23) și de ore (coloana 24) lucrate de salariat în perioada 1 până în a 15-a zi a lunii inclusiv. Linia de jos indică numărul de zile și ore lucrate de angajat de la 16 până în ultima zi a lunii inclusiv.

3.5.15. Coloana 25 conține numărul total de zile (ture) lucrate de angajat în cursul lunii. Numărul de zile înscris în coloana 25 trebuie să fie egal cu suma valorilor rândurilor superioare și inferioare ale coloanei 23.

3.5.16. Coloana 26 indică numărul total de ore lucrate de angajat în cursul lunii. Numărul de ore din coloana 26 trebuie să fie egal cu suma valorilor rândurilor superioare și inferioare ale coloanei 24.

3.5.17. Coloanele 27 și 28 indică orele suplimentare prestate de salariat, respectiv, plătite la o cotă și jumătate și, respectiv, dublu. În cazul în care un angajat nu a întocmit norma lunară de timp de lucru fără un motiv întemeiat, nu i se atribuie ore suplimentare.

3.5.18. Coloana 29 indică numărul de ore lucrate de salariat noaptea. În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, timpul de noapte este considerat a fi timpul lucrat de la 2200 la 600.

3.5.19. În coloana 30 se indică numărul de ore lucrate pe lună de către salariat în weekend și sărbători nelucrătoare conform ordinelor directorului.

3.5.20. Coloana 31 indică numărul de ture de noapte lucrate de angajat în cursul lunii.

3.5.21. Coloanele 32-40 indică numărul de zile de absență de la serviciu după tipurile lor.

3.5.22. Coloana 41 indică numărul total de zile în care angajatul a lipsit. Valoarea coloanei 41 trebuie să fie egală cu suma valorilor coloanelor 32-40.

3.5.23. Programul de lucru pentru angajații care sunt plătiți este stabilit în strictă conformitate cu programul de lucru (8 ore, 4, 2, 24, 12, 1,5 etc.). Angajaților care au un salariu pe oră li se oferă orele efective lucrate cu o precizie de zecimi de oră.

3.5.24. În zilele înainte de vacanță, durata schimbului de muncă pentru angajații cu normă întreagă se reduce cu 1 oră. Pentru angajații care au o zi de lucru redusă (7 ore pe tură sau mai puțin), durata schimbului în ziua de pre-vacanță nu este redusă. Pentru angajații care au o zi de lucru mai scurtă, cu o durată mai mare de șapte ore, durata schimbului de muncă în ziua preconcedială se reduce la 7 ore.

3.5.25. În cazul în care este necesar să se lucreze în ziua anterioară de vacanță a unui schimb de lucru complet (8 ore), se emite ordin de organizare a muncii în ore suplimentare. În acest caz, salariaților li se înscrie în foaia de pontaj timpul lucrat la comandă. Ordinul privind organizarea muncii în orele suplimentare este pregătit de departamentul de organizare și remunerare la direcția directorului întreprinderii și trimis la departamentele relevante cu cel puțin o zi lucrătoare înainte de tura specificată în ordin.

3.5.26. Dacă este necesar să se organizeze munca într-un weekend sau sărbătoare nelucrătoare, se emite un ordin corespunzător. Timpul lucrat într-o sărbătoare nelucrătoare sau o zi liberă este indicat în foaia de pontaj, în strictă conformitate cu comanda. Ordinul privind organizarea muncii în weekend (sărbătorile nelucrătoare) se întocmește de către departamentul de organizare și salarizare la direcția directorului întreprinderii.

3.5.27. Munca într-o zi liberă (sărbătoare nelucrătoare) se efectuează în conformitate cu regulamentul privind salarizarea angajaților SRL „ХХХХХ” în mărime dublă. La cererea unui salariat care a lucrat într-un weekend sau sărbătoare nelucrătoare, i se poate acorda încă o zi de odihnă. În acest caz, munca într-o zi nelucrătoare se plătește într-o singură sumă, iar ziua de odihnă nu este plătibilă.

3.5.28. Dacă o sărbătoare și o zi liberă coincid, ziua liberă este transferată în următoarea zi lucrătoare după sărbătoare, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse.

3.5.29. Angajarea angajaților pentru a efectua ore suplimentare, precum și pentru a lucra într-o zi liberă (sărbătoare nelucrătoare) este permisă numai cu acordul scris al angajatului în cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și este emisă prin ordin. Lucrările care nu sunt executate corespunzător nu sunt reflectate în fișa de pontaj și nu sunt supuse plății.

3.5.30. Perioada de raportare pentru contabilizarea în foaia de pontaj este de o lună calendaristică (de la prima până la ultima zi inclusiv).

3.5.31. În cazul în care un angajat îndeplinește funcții de muncă pe teritoriul întreprinderii (indiferent de locul de producție), fișa de pontaj va indica numărul de ore lucrate în conformitate cu prezentul regulament pentru fiecare zi lucrată.

3.5.32. Dacă angajatul nu se află pe teritoriul unităților de producție ale întreprinderii sau dacă nu își îndeplinește funcțiile de muncă, foaia de pontaj trebuie să conțină litera de desemnare a utilizării timpului în conformitate cu Anexa 3.

3.5.33. Dacă într-o zi se folosesc mai multe tipuri de timp (de exemplu, 6 ore de muncă și 2 ore de nefuncționare), foaia de pontaj este păstrată pentru un angajat în două rânduri.

3.5.34. Vacanțele (anuale și administrative), concediile medicale se acordă pentru toate zilele calendaristice, inclusiv în weekend (cu excepția sărbătorilor).

3.6. Salarizarea pentru angajați este efectuată de departamentul de contabilitate al întreprinderii pe baza foilor de pontaj introduse în baza de date electronică 1C de către angajații departamentelor responsabile cu pontajele.

3.7. Datele privind costul timpului de lucru introduse în baza de date electronică 1C trebuie să corespundă cu datele din fișele de pontaj completate în conformitate cu Anexa 2.

3.8. Nu sunt permise corecții sau note suplimentare în raportul.

4. Procedura de formare și prezentare a foilor de pontaj

4.1. Cel puțin o dată pe săptămână, angajatul responsabil cu cronometrarea colectează date privind utilizarea timpului de lucru pentru unitatea sa

4.2. Când angajații pleacă în timpul schimbului de muncă, serviciul de securitate înregistrează ora de ieșire și întoarcere. Dacă muncitorul nu a plecat nevoile de producție(nu exista concediu, iar salariatul nu este incadrat in categoria A), timpul de absenta se scade din soldul de ore lucrate.

4.3. Toate întârzierile și plecările anticipate de la locul de muncă sunt înregistrate de către serviciul de securitate și deduse din soldul timpului de lucru. Excepție fac angajații care vin la muncă mai târziu sau pleacă mai devreme în concediu, precum și salariații care aparțin categoriei A.

4.4. Prin excepție, pentru salariații individuali care vin la muncă cu mijloacele de transport în comun de comunicație suburbană sau interurbană, la solicitarea salariatului și la cererea conducătorului imediat, ora de începere a schimbului de muncă poate fi decalată. Totodată, declarația salariatului vizată de șeful unității relevante (Secție, serviciu, atelier) este transmisă șefului adjunct al Direcției management personal, regim și control intern, iar o copie către serviciul de securitate.

4.5. Datele privind cazurile de întârzieri, plecări neautorizate de la locul de muncă sunt transmise de către serviciul de securitate adjunctului șefului Direcției management personal, regim și control intern cel târziu în data de 1 a lunii următoare celei de raportare. Adjunctul șefului Direcției management personal, regim și control intern întocmește note analitice privind încălcările de către salariați a regimului de muncă și odihnă și le transmite șefilor compartimentelor, atelierelor, serviciilor competente până în a cincea zi a lunii următoare. luna de raportare.

4.6. Datele privind utilizarea timpului de lucru sunt introduse de către angajații direcțiilor responsabile cu cronometrarea în baza de date electronică 1C până la ora 1700 în a treia zi a lunii următoare celei de raportare.

4.7. Până la ora 17:00, în prima zi a lunii următoare celei de raportare, angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea completează formularul de pontaj în conformitate cu Anexa 2, îl imprimă și, după verificarea și semnarea de către funcționarii relevanți, îl transferă la departament contabilitate pentru depozitare.

Cum se completează foaia de pontaj?
Fișa de pontaj nu reflectă doar numărul de ore lucrate de fiecare angajat, dar vă permite și să înregistrați zilnic informații despre prezență și absenteism. Unii dintre muncitori s-au îmbolnăvit, unii lipsesc din motive necunoscute, iar unii au plecat în vacanță. Să vedem cum să marchezi corect toate aceste cazuri în buletinul.

Toate organizațiile sunt obligate să mențină o foaie de pontaj. Acest document este necesar pentru a:

inventa raportare statistică privind munca pentru autoritatile de statistica.

Goskomstat al Rusiei a aprobat pentru foaia de timp doi forme unificate- T-12 și T-13 *. Formularele diferă prin faptul că T-12 este o opțiune universală, iar T-13 se realizează dacă organizația are un sistem automat de monitorizare a prezenței-absentismului (tornichet). În acest caz, datele sunt introduse în formular printr-un computer. Cel mai adesea, desigur, folosesc formularul T-12, deoarece sistemele de acces nu sunt instalate în toate organizațiile.

Tabelul este întocmit într-un singur exemplar. La sfârșitul lunii, fișa de pontaj completată trebuie să fie semnată de șefii diviziilor structurale și de un angajat al serviciului de personal. Apoi documentul merge la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.

Cine păstrează foaia de pontaj

Anterior, în multe organizații exista o poziție specială - un cronometru. Acum managerii consideră că este irațional să păstreze o unitate de personal separată doar pentru înregistrarea ieșirilor și absențelor de la serviciu. Cel mai adesea, responsabilitatea de a păstra o fișă de pontaj este atribuită unui specialist de personal, contabil sau șefilor diviziilor structurale pe lângă funcțiile lor principale. Amintiți-vă că această obligație trebuie să fie consacrată contract de muncăși fișa postului angajatului sau care i-a fost atribuită prin ordin al directorului organizației.

Cum să reflectați utilizarea timpului de lucru în foaia de pontaj

Formularele T-12 și T-13 practic nu diferă în compoziția detaliilor, așa că vom lua în considerare completarea foii de pontaj folosind exemplul unui formular - T-12. Sau, mai degrabă, prima sa secțiune, care se numește „contabilitatea utilizării timpului de lucru”. Un exemplu de completare a fișei de pontaj este dat pe pagina ....

Foaia de pontaj se pastreaza timp de o luna, iar la sfarsitul acestei perioade se sintetizeaza numarul de ore lucrate de fiecare angajat.

Formulare de pontaj: reguli și sancțiuni

Se notează și rezultate intermediare (pentru prima și a doua jumătate a lunii). Prezența și neprezenta la locul de muncă se înregistrează prin metoda de înregistrare continuă. Aceasta înseamnă că pentru fiecare zi a lunii, în celula corespunzătoare este introdusă o anumită desemnare - prezență sau neprezentare din anumite motive (sau pentru circumstanțe inexplicabile). Totuși, este permisă și să nu se noteze aparițiile, ci să se înregistreze doar abateri de la programul de lucru (absențe, întârzieri etc.). Dacă nu au existat abateri pentru lună, atunci numai datele finale privind rezultatele muncii pentru prima și a doua jumătate a lunii și totalul vor fi reflectate în buletinul de raportare, în timp ce celelalte celule vor rămâne goale.

Acum să vedem cât de exact este necesar să menționăm desemnările în raportul.

Există două linii în coloanele 4 și 6 ale formularului T-12. Rândul de sus conține litera de desemnare a tipurilor de cheltuieli ale timpului de lucru pentru fiecare zi a lunii (prezentare, vacanță, călătorie de afaceri, concediu medical etc.). În partea de jos, este înregistrat numărul de ore pentru ei. Desemnările literelor sunt date pe Pagina titlu formularul T-12. De exemplu, dacă un angajat a venit la muncă pe 13 iunie și a fost prezent cu normă întreagă, atunci în buletinul pentru iunie în celula cu numărul 13 vizavi de numele de familie al angajatului, vom pune „I” și 8 ore de lucru. Dacă în această zi a fost într-o călătorie de afaceri, atunci trebuie să puneți „K”. Dar nu avea ore de lucru în organizația ta în acea zi, așa că am pus zero în linia de jos. Weekend-urile și sărbătorile au, de asemenea, propria lor denumire. Linia de sus conține „v”, iar linia de jos conține zerouri.

Amintiți-vă: pentru a lăsa jos acest cod sau acela, trebuie să aveți motive întemeiate. De exemplu, puteți marca un concediu medical în buletinul de evaluare doar dacă se știe cu siguranță că angajatul are certificat de invaliditate temporară. Tabelul de la pagina ... conține o listă de documente pentru toate cazurile de absenteism și abateri de la regimul de lucru stabilit. Dacă nu aveți documente care să confirme motivul absenței angajatului, atunci puteți marca în foaia de pontaj doar absența din motive neexplicate ("HN").

Simbolurile pentru orele lucrate și orele nelucrate, care sunt prezentate pe pagina de titlu a formularului T-12, sunt de asemenea folosite în formularul T-13

Cum să rezumați

La sfârșitul lunii, trebuie să calculați numărul total de zile și ore lucrate. Totodată, din calculul zilelor lucrate sunt excluse weekend-urile, absenteismul, absențele din motive necunoscute, zilele de boală, călătoriile de afaceri - în general, toate acele zile în care salariatul a lipsit de la serviciu. Pentru a calcula numărul de ore lucrate, trebuie doar să adăugați numerele din a doua linie, coloanele 4 și 6 și să introduceți rezultatele în coloana 5 (pentru prima jumătate a lunii), coloana 7 (pentru a doua jumătate a lunii). luna) și coloanele 8-13 (pentru întreaga lună) .

Separat, este necesar să se calculeze numărul de zile de absenteism și să se introducă informații despre acestea în coloanele 14-16. În coloana 15 sunt trecute coduri numerice pentru motivele de neprezentare (aceste coduri sunt date pe pagina de titlu a formularului, împreună cu desemnările literelor). De exemplu, următorul cod de vacanță este 09, iar absențele din motive necunoscute sunt 30. În sfârșit, este necesar să se determine numărul total de zile libere pentru fiecare angajat pe lună și să îl introducă în coloana 17.

Simboluri în foaia de pontaj

Materialul este postat pe site-ul HRM.RU

Top 10: Sisteme de prezență în timp

Sistem de urmărire a timpului pentru întreprinderile mijlocii și mari. Monitorizarea automată a timpului de lucru la computer, contabilizarea întâlnirilor și a apelurilor. Împarte programele și site-urile cu care lucrează angajatul în productive și neproductive.

Yaware Time Tracker

Serviciu de monitorizare eficientă a muncii angajaților. Controlul sosirilor târzii, plecărilor anticipate, absenței angajaților la locul de muncă. Există o aplicație mobilă pentru urmărirea angajaților de teren.

Doctorul timpului

Software online de urmărire a timpului. Urmărește performanța personalului, dar oferă și o defalcare a cât timp este alocat anumitor proiecte (sau clienți). Există capturi de ecran pentru monitorizarea muncii angajaților.

Programul colectează informații despre programele în care a lucrat angajatul și cât timp a petrecut pe diferite site-uri. Se generează rapoarte în care managerul poate vedea performanța subordonaților și departamentelor atât în funcție de programul de lucru al angajaților, cât și pentru întreaga perioadă fără a lua în considerare orare. Keylogger-ul interceptează toate apăsările de taste ale angajaților de pe computerele lor de lucru.

Soluție pentru managementul personalului. Vă permite nu numai să controlați activitățile angajaților dvs. la computer, ci și să măsurați productivitatea acestora. Contabilitatea timpului de lucru, rularea aplicațiilor și site-urile web vizitate. Capturi de ecran. Analiza textului dactilografiat. Notificări automate despre încălcarea disciplinei muncii. O gamă largă de rapoarte pentru departament și pentru fiecare angajat.

Un sistem de urmărire a timpului pentru companiile care nu sunt informatice. Vă permite să urmăriți în mod convenabil orele de lucru folosind un terminal biometric sau o tabletă Android care poate fi instalată la intrare.

Programul meu

Serviciu de programare a personalului. Contabilizarea întârzierilor, concediilor, concediilor medicale, concediilor. Programare cu un singur clic. Urmărirea timpului fără echipament. indicatori de performanta

Aplicație cloud pentru urmărirea timpului. Este format din mai multe aplicații care pot fi folosite independent (sau în echipă) într-o interfață online, pe o tabletă sau pe telefon.

Frate mai mare

Sistem de urmărire a timpului. Vă permite să marcați timpul petrecut la serviciu, pauza de masă și timpul de nefuncționare; controlează traficul pe Internet, întocmește rapoarte privind utilizarea timpului de lucru.

Sistem de control al prezenței și accesului folosind biometrie și terminale hardware

Un serviciu de contabilizare automată și control al programului de lucru al vânzătorilor și angajaților prin recunoaștere facială. Vă permite să înregistrați sosirile și plecările, controlează prezența angajaților la locul de muncă, anunțând conducerea problemelor de disciplină. Generează o foaie de pontaj cu un raport detaliat privind vizitele și orele lucrate.

OfficeMETRICA

Software de urmărire a timpului de birou. Înregistrează începutul și sfârșitul zilei de lucru, pauzele de masă, pauzele, pauzele de fum. Se ia în considerare munca programelor și vizitele pe site-uri. Toate statisticile colectate de program sunt prezentate sub formă de rapoarte vizuale.

Caracteristici de completare a foii de pontaj

Software gratuit de urmărire a timpului personal

Soluție cloud pentru monitorizarea muncii angajaților pe un PC. Urmărește o gamă largă de activități folosind aplicații, navigare pe web, corespondență în Skype, e-mail. Vă permite să monitorizați desktopurile computerelor angajaților în timp real

1. Conceptul și conținutul foii de pontaj

În fiecare organizație Federația Rusă orele de lucru trebuie înregistrate.

Procedura de emitere a unei foi de pontaj

În organizațiile și întreprinderile mari se creează o unitate structurală specială (grup, birou, sector etc.) de contabilitate a timpului. În organizațiile mici, poate fi introdusă o poziție separată - un cronometru. În birourile în care utilizarea unui astfel de angajat pentru a ține evidența orelor de lucru este irațională, această funcție este încredințată unui funcționar autorizat (numit prin ordin al șefului). Adesea, urmărirea timpului devine responsabilitatea secretarului.

Timpul de lucru este timpul în care salariatul, în conformitate cu reglementările interne de muncă ale organizației și cu termenii contractului de muncă, trebuie să îndeplinească sarcini de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu legile și alte reglementări legale. acte, sunt legate de timpul de lucru1.

Angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat. Mentinerea unei foi de pontaj este organizata tinand cont de specificul organizatiei.

Contabilitatea utilizării timpului de lucru este organizată în următoarele scopuri:

- asigurarea controlului asupra apariției în timp util a lucrătorilor și angajaților la locul de muncă, identificarea întârzierilor și neînsoțitorii;

— monitorizarea prezenței personalului la locul de muncă în timpul programului de lucru, precum și a plecării și sosirii la timp a angajaților în pauza de masă;

- stabilirea plecarii la timp a salariatilor de la locul de munca la sfarsitul zilei de munca;

- contabilizarea orelor efective lucrate, a timpului de nefuncţionare, a bolii, a concediilor şi a altor forme de utilizare a timpului de lucru;

- înregistrarea absenteismului.

La menținerea unei foi de pontaj, trebuie respectate următoarele reguli:

1) Înregistrarea prezenței și plecării de la muncă se realizează pentru organizație în ansamblu sau separat pentru diviziile structurale.

2) Includerea unui angajat în fișa de pontaj și excluderea din aceasta se realizează pe baza documentelor primare pentru evidența personalului (ordin de angajare, contract de muncă).

3) Fiecărui angajat i se atribuie un număr de personal, care este atașat la toate documentele privind contabilitatea muncii și salariile și este reținut de angajat în timpul oricăror deplasări în cadrul organizației. În cazul concedierii unui angajat, numărul său de personal, de regulă, nu este atribuit altui salariat timp de trei ani2.

Pe baza datelor privind contabilitatea orelor de lucru, se efectuează calcule salariale. Aceleași informații sunt folosite pentru a compila formulare de raportare statistică.

Orele de lucru sunt înregistrate zilnic, rezultatele sunt înregistrate într-o fișă unificată de pontaj elaborată de autoritățile de statistică. În prezent, se utilizează formularele aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 05.01.2004 nr. 1.

Obligația de a păstra o fișă de pontaj poate fi prescrisă de un angajat într-un contract de muncă, fișă a postului sau atribuită acestuia printr-un ordin separat pentru activitatea principală. Pentru încălcarea obligației de înregistrare a programului de lucru, funcționarii vinovați poartă răspunderea administrativă impusă de organele Inspectoratului Federal de Muncă.

Foaia se păstrează într-un singur exemplar. La sfarsitul lunii se calculeaza numarul total de zile si ore lucrate de angajat. Fișa de pontaj este semnată de șefii diviziilor structurale (în organizațiile mici - șeful organizației) și de angajatul responsabil cu menținerea fișei de pontaj. Documentul semnat este transferat departamentului de contabilitate pentru calculul salariilor.

Foile de pontaj conform art. 281 din Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată. Rosachiv 06.10.2000, păstrat timp de un an.

Pentru înregistrarea timpului de lucru se folosesc formularele unificate T-12 „Fișă de pontaj și salarizare” și T-13 „Fișă de pontaj”3.

2. Completarea foii de pontaj

Completarea formularului T-12. Pentru a completa formularul de fișă de pontaj, se utilizează denumirea scrisă stabilită pentru orele lucrate și nelucrate (vezi Anexa 1). Aceste denumiri sunt plasate pe pagina de titlu a formularului T-12, sunt folosite și la completarea formularului T-13.

Este important de observat următoarea regulă completând tabelul. Pentru fiecare nota condiționată (cu excepția notei de la programul normal de lucru), trebuie să aveți documentele corespunzătoare. Notele privind motivele de absenteism, munca cu fracțiune de normă sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului (sau angajatorului), programului de lucru redus etc. se înscriu în fișa de pontaj numai pe baza unor documente corect executate. Astfel de documente pot fi, de exemplu, un certificat de incapacitate de muncă, un ordin de acordare a concediului, un ordin de trimitere a unei călătorii de afaceri etc.

În cazul în care angajatul nu furnizează documentele relevante, codul literei „НН” este marcat în raportul - absența angajatului la locul de muncă din motive neexplicate. Ulterior, la clarificarea motivelor neprezentării, se pot face corecturi la foaia de pontaj. Dacă se dovedește că absenteismul înregistrat (de exemplu, conform memoriului șefului unității structurale), atunci foaia de pontaj poate servi ca document - bază pentru aplicarea acțiunilor disciplinare sau concedierea angajatului în temeiul articolul relevant din Codul Muncii al Federației Ruse.

Sub forma fișei de pontaj T-12, pentru fiecare angajat sunt alocate două coloane pentru a reflecta costul zilnic al timpului de lucru - 4 și 6. Fiecare coloană este împărțită în două rânduri. În rândurile de sus sunt trecute simbolurile tipurilor de costuri ale timpului de lucru, în rândurile inferioare - numărul de ore și minute efectiv lucrate4.

La completarea formularului T-12, în rândurile superioare ale coloanelor 5 și 7 se înscrie numărul de zile lucrate, în rândurile inferioare - numărul de ore lucrate de fiecare salariat în perioada contabilă; în coloana 5 - pentru prima jumătate a lunii, în coloana 7 - pentru a doua.

Orice organizație are dreptul de a utiliza una dintre următoarele metode de pontaj:

- în buletinul de evaluare se notează atât aparițiile, cât și absențele de la serviciu;

- în buletinul se notează doar abaterile (absentism, întârzieri, ore suplimentare etc.).

La utilizarea celei de-a doua metode, în foaia de pontaj din coloanele 5 și 7, în rândul de sus, sunt introduse doar coduri de simboluri pentru absenteism (vacanțe, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii în legătură cu formarea, timpul pentru efectuarea stării și îndatoriri publice etc.), iar rândurile de jos ale acestor coloane sunt lăsate necompletate.

Dacă organizația folosește același tip de plată pentru toți angajații și contul corespunzător, atunci când întocmește foaia de pontaj în formularul T-12, coloanele 18 - 22 nu sunt completate în secțiunea 2. Dacă, totuși, diferite tipuri de plată și se stabilesc conturi corespunzatoare pentru diferite categorii de angajati, apoi se completeaza fisa de pontaj coloanele 18 - 34.

În cazul în care salariatul pleacă în concediu de odihnă, în foaia de pontaj trebuie să fie indicate sărbătorile, deoarece sărbătorile nelucrătoare care se încadrează în perioada concediului de odihnă nu sunt incluse în concediul anual și nu sunt plătite5.

Dacă un angajat este în concediu, nu este nevoie să marcheze zilele libere, acestea fiind incluse în conceptul de „zile calendaristice de concediu”.

Suspendarea de la locul de muncă a unui salariat se ia în considerare în coloana corespunzătoare a fișei de pontaj prin înscrierea timpului de absență de la serviciu, absențe de la serviciu.

În cazul în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri într-un weekend sau sărbătoare, este necesar să se indice în buletinul de raport faptul șederii sale într-o călătorie de afaceri, deoarece astfel de zile îi vor fi plătite într-o sumă sporită.

Completarea formularului T-13. Formularul T-13 „Foaie de pontaj” în organizațiile mici, de regulă, nu este utilizat. Acest formular este folosit pentru a înregistra orele de lucru dacă organizația are procesarea automată a acreditărilor (vezi Anexa 2).

Formularele de pontaj în formularul T-13 cu detalii completate parțial pot fi create folosind tehnologia computerizată. Aceste detalii includ: unitate structurală, nume, prenume, patronimic, profesie (funcție), număr de personal, adică date conținute în directoare de informații condiționat permanent. În acest caz, forma foii de pontaj se modifică în conformitate cu tehnologia de prelucrare a datelor acceptată.

În formularul T-13, programul zilnic de lucru este notat în coloana 4. Acesta conține patru rânduri (două pentru fiecare jumătate a lunii) și numărul de coloane corespunzător lunii (15 și 16).

Dacă organizația utilizează un tip de plată (comun pentru toți angajații) și un cont corespunzător, detaliile „tipul codului de plată”, „contul corespunzător” sunt completate în foaia de pontaj din formularul T-13 de deasupra tabelului cu coloanele 7 - 9 și coloana 9, fără umplere coloana 7 și 9.

Dacă organizația calculează salariile pentru mai multe (de la două la patru) tipuri de plată și conturile corespunzătoare, coloanele 7-9 sunt completate la înregistrarea acreditărilor.

Dacă numărul de tipuri de plăți și de conturi corespunzătoare depășește patru, un bloc suplimentar cu numere de coloane identice este furnizat în formularul T-13 pentru completarea datelor despre tipurile de plată.

De două ori pe lună (pentru prima și a doua jumătate a lunii) se calculează durata totală a timpului de lucru - zile și ore lucrate. Calculul se efectuează prin însumarea numerelor din a doua linie a coloanelor 4 și 6 și introducerea rezultatului în coloana 5. Datele pentru a doua jumătate a lunii se obțin și prin însumarea coloanelor 4 și 6, dar rezultatul este introdus în coloana 7. În coloanele 8 - 13 se introduc pe lună datele privind programul de lucru în ansamblu.

Foile de pontaj se păstrează timp de un an în departamentul (de către angajat) în care se păstrează pontajul.

Lista bibliografică

1. Andreeva, V. I. Un exemplu de completare a unei foi de pontaj / V. I. Andreeva / / HR Handbook. - 2006. - Nr. 2. – P.72 – 73.

2. Mitrofanova, V. V. Fișă de pontaj/ V. V. Mitrofanova// Director ofițer de cadre. - 2004. - Nr. 11. – P.63 – 67.

3. Sankina, L. V. Foaie de pontaj/ L. V. Sankina// Manualul secretarului și al șefului de birou. - 2007. - Nr. 8. - S. 36 - 39.

4. Codul Muncii Federația Rusă. – M.: Prospekt, 2008. – 208 p.

Atasamentul 1

Pagini: următorul →