Fiecare angajator trebuie să înregistreze numărul de ore lucrate de angajați. În acest caz, forma organizatorică și juridică a întreprinderii nu contează. Documentul care trebuie completat se numește foaie de pontaj.

În aceste scopuri serviciu federal statistici de stat dezvoltat și aprobat mai multe forme diferite:

1. Formular 0504421. Aplicabil întreprinderilor bugetare. Un alt nume pentru hârtie este foaia de pontaj (TURV).
2. Formular nr. T-12.
3. Formular nr. T-13

Documentele au început să fie aplicate în baza Decretului nr. 1 din 5/01/2004 relevant. Descărcați formularele din formularul nr. T-12 și formularul nr. T-13 în format Word și Excel din acest articol.

Prezența foii de pontaj permite departamentului de contabilitate și departamentului de personal al organizației:

• Luați în considerare orele petrecute la locul de muncă de către fiecare dintre angajați.
• Păstrați sub control respectarea programului de lucru (apariție/absență, întârziere).

Aceste informații ajută la calcularea salariilor pentru fiecare angajat și la compilarea statisticilor. Avand informatii de personal, un angajat al departamentului de personal va putea justifica sanctiunile aplicate lucratorului (de exemplu, pentru intarziere). Și contabilul - pentru a explica cât de legitimă plata compensației și a altor beneficii.

Potrivit art. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse, lucrătorul are dreptul de a solicita de la angajator un extras cu datele sale din foaia de pontaj.

Vă rugăm să rețineți: din ianuarie 2013 forme unificate documentele nu sunt necesare. Deși formatul lor este simplu și ușor de utilizat. Totodată, angajatorii nu sunt scutiți de obligația de a menține această evidență. Acest lucru este prevăzut de Codul Muncii (partea 4, articolul 91). Managerii au dreptul de a controla timpul de lucru al angajaților în orice mod convenabil.

Organul de supraveghere

Formele stabilite ale documentelor de contabilitate primară au instrucțiuni de utilizare:

• Formarea și întreținerea documentației trebuie efectuate numai de o persoană autorizată.
• Pentru semnătură, hârtia este furnizată conducerii unității și unui angajat al departamentului de personal.
• Apoi foaia de pontaj în excel este transferată angajatului departamentului de contabilitate.

Regulile nu prevăd un anumit post, al cărui reprezentant trebuie să completeze TWP. Orice angajat poate fi numit manager.

După alegerea persoanei responsabile, se întocmește o comandă sau se înregistrează o obligație imputată în contract de munca angajat selectat. În caz contrar, angajatul are dreptul să nu se angajeze în foile de pontaj.

Dacă organizația are un personal impresionant, în fiecare departament se alege o persoană responsabilă. TURV se efectuează după cum urmează:

• Pe parcursul lunii de facturare, angajatul desemnat înregistrează informații despre unitatea sa.
• În plus, șeful departamentului verifică toate datele și designul general. Dacă nu sunt erori, el semnează foaia de pontaj și o transmite personalului.
• Angajații departamentului de personal efectuează reconcilierea datelor, stabilesc parametrii necesari activităților lor. După ce lucrarea este certificată cu semnătură și redirecționată către departamentul de contabilitate.

Organizațiile mici urmează un lanț simplificat. Ei păstrează foaia de pontaj se bazează pe departamentul de personal.

Diferența dintre forme

Formularul T-13 este aplicabil în organizațiile care au un turnichet special. Acesta este numele unui sistem care înregistrează automat ora când angajații ajung la serviciu - cu ajutorul acestuia, puteți urmări absența cuiva.

Formularul nr. T-12 este considerat un document universal. Structura sa diferă de formularul nr. T-13 prin prezența unei secțiuni suplimentare 2. Această coloană este utilizată pentru a înregistra decontările materiale cu lucrătorii pentru munca pe care au efectuat-o. Dacă decontările cu angajații sunt introduse într-un formular separat, atunci această secțiune nu este completată. Puteți descărca foaia de calcul aici:

De introducere a datelor

Pentru a evita greșelile, trebuie să înțelegeți cu atenție cum să completați o foaie de pontaj. O persoană autorizată poate utiliza una dintre două opțiuni:

• Umplutură solidă. Această metodă se caracterizează prin introducerea zilnică de informații pentru fiecare angajat (a venit/nu a venit).
• Completarea abaterilor. În această opțiune, sunt înregistrați doar angajații care întârzie sau nu se prezintă la serviciu.

Ca exemplu, luați în considerare Formularul T-13 folosind metoda de baleiaj. Regulile de completare a fișei de pontaj sunt următoarele:

1. În colțul din dreapta sus, indicați numele companiei și specificați departamentul.
2. Specificați codul general de clasificare (OKPO) în bazele de date Rosstat și introduceți-l în câmpul corespunzător.
3. Indicați numărul de serie al documentului și data întocmirii acestuia. Se utilizează ultima zi a perioadei de raportare (lună).
4. Specificați datele perioadei de raportare. Hartia se inchiriaza intr-o luna.
5. Indicați numele complet al lucrătorilor și funcțiile acestora. Pentru fiecare angajat, o linie separată este alocată cu atribuirea unui număr de serie.
6. Marcați prezența unui angajat la locul de muncă sau motivul absenței acestuia (călătorie de afaceri, vacanță, zi liberă etc.) Pentru introducerea datelor se folosesc anumite abrevieri. Numărul de ore lucrate este afișat și aici.
7. Rezumați orele și zilele lucrătoare pentru perioada de facturare. În coloana 5 se introduc informații pentru fiecare 15 zile, în coloana 6 - pentru întreaga lună.
8. Introduceți datele pentru acumularea veniturilor. Codul indicat pentru tipul de remunerare în foaia de pontaj vă permite să specificați natura fondurilor datorate angajatului. De exemplu, codurile de plată de concediu sunt 2012, iar venitul lunar principal este 2000. Aici trebuie să specificați și contul din care se face debitul. Coloana 9 este destinată să înregistreze orele (zile) petrecute pe fiecare tip de plată pentru activitățile de muncă.
9. În coloanele de la 10 la 12, introduceți informații despre motivele absenței și timpul absenței.
10. Certificarea lucrării este efectuată de mai multe persoane. Semnăturile sunt cerute nu numai angajatului responsabil, ci și șefului unității și ofițerului de personal.

Un exemplu de completare a formularului nr. T-12:

Numărul de personal atribuit unui angajat trebuie să fie consemnat în toate documentele locale ale companiei. După concedierea unui angajat, numărul acestuia rămâne liber o perioadă de timp (de obicei câțiva ani).

La încheierea contractelor de muncă cu salariații, o entitate economică trebuie să organizeze evidența timpului de muncă al acestora. În aceste scopuri, se poate folosi o fișă de pontaj, care se deschide în fiecare lună, în care persoana responsabilă reflectă timpul de muncă al angajaților, vacanțele acestora, concediile medicale și alte tipuri de absențe de la serviciu. Conform datelor cuprinse în acest document, ulterior se calculează salariul.

Legislația impune administrației organizației sau antreprenorului individual al organizației să țină evidența perioadelor de muncă pentru fiecare angajat. Completarea fișei de pontaj se poate face de către o persoană responsabilă, care este stabilită prin ordinul conducerii.

Cel mai adesea, astfel de persoane pot fi șefi de departamente, lucrători de personal, contabili etc. Este responsabilitatea lor să introducă perioadele de lucru în foaia de pontaj folosind coduri și cifruri.

Cu dezvoltarea mijloace tehnice Un sistem specializat care folosește carduri poate fi folosit și pentru înregistrarea timpului de lucru, cu ajutorul căruia se înregistrează sosirea și plecarea unui angajat la întreprindere. Înregistrarea timpului de lucru poate fi realizată ca o reflectare continuă a muncii sau rezumată.

Pe viitor, informațiile din foaia de pontaj sunt folosite în statul de plată, în special cu un sistem bazat pe timp. Alături de contractul de muncă, foaia de pontaj este una dintre justificările cheltuielilor întreprinderii, în special în fiscalitate.

Foaia de pontaj nu numai că surprinde timpul de lucru, dar vă permite și să monitorizați conformitatea angajaților disciplina muncii. Cu ajutorul acestuia se realizează monitorizarea respectării normelor de durată a muncii și identificarea orelor suplimentare. Multe rapoarte transmise statisticilor și care conțin evidența personalului sunt completate pe baza unei fișe de pontaj.

Important! Dacă compania nu menține o fișă de pontaj, atunci autoritățile de reglementare îi pot aplica sancțiuni corespunzătoare.

Cum se numără timpul de lucru al unui angajat?

Legea stabilește două tipuri de standarde - o săptămână de lucru de șase zile (36 de ore) și o săptămână de muncă de cinci zile (40 de ore). Adică, lucrătorii pot lucra cinci zile cu o zi de lucru de opt ore, sau șase zile cu o zi de șase ore. Încălcarea acestora este permisă în cazuri rare - cu o contabilitate rezumată sau un program neregulat.

În primul caz, normele se aplică într-o perioadă mai mare de timp, de exemplu, un trimestru, o jumătate de an etc. Se dovedește că într-o perioadă mai scurtă de muncă, faptul s-ar putea să nu respecte normele actuale, dar nu trebuie să depășească normele în intervalele de timp mai mari selectate.

Unii lucrători pot fi eligibili pentru reducere indemnizație zilnică sau săptămânal. Cât de exact trebuie să țineți cont de timpul de muncă al angajaților trebuie să fie fixat. Foaia de pontaj trebuie să reflecte tot timpul când angajatul nu a lucrat, dar a fost înregistrat la întreprindere.

Aceste perioade pot include:

• Spital.
• Perioada de oprire etc.

Bilanțul se deschide la începutul lunii, iar la sfârșitul acesteia este închis. Persoana responsabilă la mijlocul lunii însumează totalul intermediar, reflectând datele pentru prima parte a timpului de lucru. Documentul se semnează de către șeful secției și se depune spre verificare la departamentul de personal. Apoi, acesta este transferat departamentului de contabilitate pentru calculul salariilor.

Atenţie! Fișa de pontaj pentru anul 2017 poate fi, ca și în perioadele anterioare, de două tipuri - formularul t-12 și formularul t-13. Prima presupune nu doar contabilizarea orelor de lucru, ci și posibilitatea calculării salariilor. Formularul T-13 este folosit doar pentru a stabili timpul de muncă; alte documente sunt folosite pentru a calcula salariul.

Este legal să folosiți sisteme electronice de control?

Legislația prevede obligația angajatorului de a înregistra timpul angajatului. În aceste scopuri, el are dreptul de a utiliza diverse sisteme electronice. Dar pentru a le pune în practică, administrația companiei trebuie să reflecte în regulamentele interne și contractele de muncă încheiate cu angajații. acest moment.

Dacă acest lucru nu se face, atunci aceste sisteme electronice nu pot fi utilizate.

Folosind diverse mijloace, se fixează ora de sosire și de plecare din întreprindere. Pe viitor, un astfel de sistem, pe baza datelor primite, completează automat foaia de pontaj.

Descărcați formularul și exemplul de completare a foii de pontaj

Descărcați formularul în format Excel, în timp.

În format Word.

În format Excel.

Atenţie! Dacă motivul absenței este necunoscut, atunci codul literei „НН” trebuie atașat pe buletinul de calificare. În viitor, acest cod este rafinat. Dacă angajatul a fost bolnav în această perioadă, atunci codul este corectat la „B”. În cazul în care nu există documente justificative, în locul codului „НН” se introduce codul „PR”.

Sărbătorile au căzut în perioada vacanței

Conform Codului Muncii, dacă perioada de concediu scade sărbători, atunci nu sunt incluse în calculul zilelor calendaristice.

Atunci când unui angajat i se acordă concediu anual, atunci în timpul perioadei sale, zilele libere nu sunt marcate în foaia de pontaj, deoarece sunt incluse în numărul de zile calendaristice - sunt înlocuite cu litera cod „OT” sau denumirea digitală 09 pentru anual. concediu, precum și codul OD sau desemnarea 10 - pentru concediu suplimentar.

Atenţie! Sărbătorile nelucrătoare nu sunt incluse în numărul de zile calendaristice. Prin urmare, în foaia de pontaj, astfel de zile trebuie să fie indicate prin codul litera „B” sau numărul 26.

Angajat se îmbolnăvește în vacanță

Dacă un angajat se îmbolnăvește în timpul vacanței, atunci pentru a confirma acest fapt, el trebuie să ofere un concediu medical acordat corespunzător. Ca urmare, zilele de odihnă trebuie prelungite cu timpul petrecut în concediu medical sau reprogramate pentru o altă perioadă.

Inițial, timpul de vacanță trebuie marcat în buletinul de calificare cu codul litera „DIN” sau numărul 09. După acordarea concediului de boală, foaia de pontaj trebuie ajustată - pentru zilele de boală, în locul desemnării anterioare, se scrie codul „B” sau cifra 19.

Călătoria de afaceri a căzut în weekend

Potrivit scrisorii Ministerului Muncii, toate zilele unei călătorii de afaceri trebuie să fie notate în buletinul de calificare, chiar dacă acestea cad în weekend. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați desemnările din raportul - un cod special de litere „K” sau denumirea digitală 06. În acest caz, numărul de ore nu trebuie să fie trecut.

Dacă în momentul în care se afla într-o călătorie de afaceri, angajatul a lucrat în weekend, atunci în foaia de pontaj este marcat cu codul „PB” - lucrează în weekend sau cu numărul 03. Numărul de ore de lucru trebuie notat. doar într-un caz - când conducerea companiei i-a dat angajatului o instrucțiune specifică câte ore din zi liberă trebuie să dedice muncii.

Atenţie! Mai detaliat despre modul în care este plătit, se remarcă, precum și alte caracteristici sunt descrise în acest articol.

Pentru a plăti salariile angajaților tăi fără erori, trebuie să știi să completezi corect fișa de pontaj în companie. Aceasta include monitorizarea sosirii în timp util la locul de muncă, a părăsirii serviciului, precum și a timpului petrecut la locul de muncă. Angajatorul este obligat să înregistreze toate aceste date, indiferent de câți angajați lucrează în statul său. Angajatorul ține evidența numărului de ore și zile efectiv lucrate.

Care sunt cerințele pentru completare

Nu există cerințe speciale pentru menținerea unei foi de pontaj. Este important să nu existe erori în el și să fie indicate toate datele. În rest - poate fi dezvoltat organizarea statului forma și forma proprie a companiei. Bilanțul conține în mod necesar o listă nominală a angajaților întregii întreprinderi sau a unei părți separate a acesteia. Completat alfabetic.

Ar trebui să se reflecte:

• zi de lucru,
• weekenduri,
• concediu medical,
• concediu de odihna.

Există două metode principale de păstrare a înregistrărilor. Prima metodă este de a marca orice prezență și absență a unui angajat la locul de muncă. Al doilea - implică faptul că se notează doar abateri de la comportamentul normalizat al angajatului. Deoarece este mai convenabil, angajatorul va tine evidenta timpului. Multe întreprinderi își dezvoltă propriile standarde pentru menținerea unei foi de pontaj, tk. nu există la nivel de stat.

Cine este responsabil de raportare

De obicei, un angajat special este responsabil pentru completarea foii de pontaj, care ar trebui să știe cum să completeze foaia de pontaj. Foaia de pontaj se pastreaza intr-un singur exemplar, nefiind permisa existenta copiilor. Singura excepție este păstrarea înregistrărilor în format electronic și hârtie în același timp, dar înregistrarea datelor numai în în format electronic interzis. Pe un computer, puteți păstra o foaie de pontaj în Excel sau folosind program specialîn 1c.

Reguli de umplere

Fiecărui angajat al întreprinderii i se atribuie propriul număr de personal, sub care este consemnat în toate documentele. Înlăturarea și includerea neautorizată a angajaților în listă este interzisă. Acest lucru se face numai după publicarea documentelor locale relevante. De exemplu, ordinele de concediere.

Dacă compania folosește să urmărească timpul angajaților software 1C, atunci nu puteți atribui numere de personal angajaților. Urmărirea timpului are loc automat folosind numerele de identificare atribuite de programul însuși.

Citeste si Program de lucru pentru lucrătorii medicali, program de lucru

Fișa listează toți angajații, inclusiv:

• angajat pentru muncă sezonieră
• studenți plătiți,
• angajați temporari.

Dacă înregistrarea angajatului a fost în baza unui contract de drept civil, atunci nu este necesar să fie inclusă în foaia de pontaj.

Foaia de calcul se deschide în prima zi a fiecărei luni. În ultima zi, este necesar să se numere toate orele și zilele lucrate. În fiecare lună, departamentul de contabilitate trebuie să primească o fișă de pontaj completată pentru prelucrarea datelor, certificată prin semnătura șefului. Cu toate acestea, societatea poate stabili alte reguli pentru certificarea acestui document. Pe baza datelor obținute, contabilii calculează salariile atribuite angajaților în ultima lună. De obicei, datele sunt transmise de două ori pe lună - pentru calcularea avansului și a salariului de bază.

Pe Pagina titlu conține o listă de abrevieri care sunt folosite la completare. Cum să compun abrevierile și ce cod să aleagă sunt lăsate la latitudinea organizației.

Date care sunt adesea raportate greșit:

1. Numele angajatului.
2. Poziția angajatului.
3. O sărbătoare trebuie să fie marcată ca zi nelucrătoare.
4. Cu o zi înainte de vacanță ar trebui să dureze mai puțin de o oră.
5. Este important să ne amintim că durata saptamana de lucru pentru majoritatea angajaților nu trebuie să depășească 40 de ore.
6. Odihna neîntreruptă de 42 de ore trebuie asigurată în fiecare săptămână. Pentru depășirea normei de muncă dezvăluite în timpul inspecției, angajatorul este obligat să plătească despăgubiri salariatului.

Cerințe generale pentru completarea corectă a foii de pontaj

Potrivit pentru completarea formularelor T12 și T13, elaborate de Comitetul de Stat pentru Statistică. T12 este o formă universală, iar T13 este utilizat în întreprinderile în care există turnichete automate care înregistrează timpul în care un angajat a stat la locul de muncă. Aceste formulare specifice sunt opționale. O întreprindere își poate dezvolta propria variantă specială pe baza acestor prototipuri, în funcție de modul în care este mai convenabil pentru organizație să funcționeze. Cel mai ușor este să compilați o foaie de pontaj dacă luați ca exemplu de umplere T 12. Cel mai adesea, documentele standard sunt utilizate, deoarece sunt dezvoltate într-o formă convenabilă. Indiferent de șablonul de formular utilizat, există cerințe generale pentru toate opțiunile. Este mai ușor să le înțelegi cu un exemplu.

1. Numele este scris în antetul foii entitate legalăîn conformitate cu actele constitutive, și indică, de asemenea, unitatea căreia îi aparțin salariații indicați în buletinul.
2. OKPO este indicat.
3. Este necesar să se indice data la care a fost completat documentul. Trebuie să fie ultima zi a lunii.
4. Specifică numărul documentului.
5. Perioadă de raportare- perioada pentru care se calculeaza salariul.
6. Datele angajaților sunt introduse în conformitate cu ordinele de admitere la muncă.
7. Coloanele 4 și 6 țin evidența timpului lucrat de angajat, iar 5 și 7 - numărătoare intermediare și finale de ore pentru salarizare.
8. Umplut zilnic.
9. Toate celelalte coloane trebuie completate numai după sfârșitul lunii de facturare.
10. Pentru calculul final sunt importante doar zilele lucrate.
11. Coloana 14 indică numărul de zile în care angajatul nu a venit la muncă, iar 15 - motivul pentru care s-a întâmplat acest lucru.
12. Coloana 17 indică numărul de zile libere impuse de lege, ținând cont de sărbători.
13. Documentul poate fi semnat de directorul organizației sau de un angajat al departamentului de personal.
14. Toate datele din foaia de pontaj sunt introduse numai pe baza comenzilor relevante emise de întreprindere. Dacă un angajat a fost implicat în muncă suplimentară, trebuie eliberat un document în acest sens. Dacă a fost în concediu medical, trebuie să prezinte un certificat de incapacitate de muncă. În lipsa documentelor care să confirme motivele neprezentării la serviciu, HH se aplică în coloana corespunzătoare.
15. Există 36 de coduri diferite pentru a indica motivele absenței unui angajat de la serviciu sau funcții ziua Muncii. Codurile folosite pentru completare nu țin cont de toate situațiile care apar în fluxul de lucru. Acest lucru poate provoca confuzie.
16. Caracteristici de completare a fișei de pontaj în timpul muncii în ture: la nivel local se întocmește un document de reglementare a turelor. Specifică durata și frecvența schimburilor.
17. Atunci când un angajat este concediat, trebuie creată o fișă specială suplimentară pentru el, deoarece legea îl obligă să-și calculeze salariul în ultima zi lucrătoare și poate să nu coincidă cu ultima zi a lunii.

Important! Informațiile cuprinse în buletinul de evaluare ajută și la motivarea și confirmarea penalităților aplicate angajatului. Trebuie doar să completați documentația corectă.

Fișa de pontaj este documentul principal care conține informații despre numărul de prezențe și absențe la muncă ale fiecărui angajat al companiei. Se transferă la departamentul de contabilitate. Și pe baza datelor, salariile sunt calculate și acumulate.

Legea prevede 2 formulare unificate de pontaj: T-12 - de completat manual; T-13 - pentru controlul automat al orelor efective lucrate (prin turnichet).

Datele sunt introduse în fiecare zi lucrătoare. La sfârșitul lunii se calculează totalul prezențelor și absențelor fiecărui angajat. Generarea rapoartelor poate fi simplificată prin automatizarea completării unor celule folosind Excel. Să vedem cum.

Completarea datelor de intrare cu funcții Excel

Formularele T-12 și T-13 au aproape același set de detalii.

Descărcați fișa de timp:

În antetul paginii 2 a formularului (de exemplu, T-13), completați numele organizației și unității structurale. Exact ca în actele fondatoare.

Prescriem manual numărul documentului. În coloana „Data compilării” setați funcția AZI. Pentru a face acest lucru, selectați o celulă. În lista de funcții, găsiți pe cea dorită și apăsați OK de 2 ori.

În coloana „Perioada de raportare” indicați prima și ultima zi a lunii de raportare.

Alocam un câmp în afara foii de pontaj. Aici vom lucra. Acesta este câmpul OPERATOR. Mai întâi, să ne creăm propriul calendar pentru luna de raportare.

Câmpul roșu este datele. Pune-le jos pe terenul verde dacă ziua este zi liberă. În celula T2, punem una dacă foaia de pontaj este compilată pentru o lună întreagă.

Acum să stabilim câte zile lucrătoare sunt într-o lună. O facem pe câmpul operațional. În celula dorită, introduceți formula =COUNTIF(D3:R4,""). Funcția COUNTIF numără numărul de celule negoale din intervalul dat între paranteze.

Introducem manual numărul de serie, numele complet și specialitatea angajaților organizației. Plus un număr de plată. Informațiile sunt preluate de pe cardurile personale ale angajaților.



Automatizarea unei foi de pontaj cu formule

Prima foaie a formularului conține simboluri pentru înregistrarea orelor de lucru, digitale și alfabetice. Punctul de automatizare folosind Excel este de a afișa numărul de ore la introducerea desemnării.

De exemplu, să luăm următoarele opțiuni:

• Într-un weekend;
• sunt prezență la vot (zi lucrătoare);
• OT - concediu;
• K - călătorie de afaceri;
• B - concediu medical.

Mai întâi, să folosim funcția „Selectați”. Vă va permite să instalați valoarea dorităîntr-o celulă. În această etapă, avem nevoie de calendarul pe care l-am făcut în Câmpul Operatorului. Dacă există o zi liberă la o anumită dată, „B” apare în raport. Muncitor - „eu”. Exemplu: =CHOICE(D$3+1,"I","B"). Este suficient să introduceți formula într-o singură celulă. Apoi „agățați-l” de colțul din dreapta jos și trageți-l pe întreaga linie. Se dovedește așa:

Acum să facem astfel încât în ​​zilele sigure oamenii să aibă „opt”. Să folosim funcția „Dacă”. Selectați prima celulă din rândul de sub legendă. „Inserare funcție” - „Dacă”. Argumente ale funcției: expresie logică - adresa celulei de convertit (celula de mai sus) = „B”. „Dacă este adevărat” - „” sau „0”. Dacă această zi este într-adevăr o zi liberă - 0 ore de lucru. „Dacă este fals” - 8 (fără ghilimele). Exemplu: =IF(AW24="B";"";8). „Agățăm” colțul din dreapta jos al celulei cu formula și o înmulțim pe tot rândul. Se dovedește așa:

Trebuie să faceți aceeași muncă în a doua jumătate a lunii. Este suficient să copiați formulele și să schimbați celulele la care se referă. Rezultatul muncii:

Acum să rezumam: calculăm numărul de prezențe ale fiecărui angajat. Formula COUNTIF vă va ajuta. Intervalul de analiză este întreaga serie pentru care dorim să obținem un rezultat. Criteriul este prezența în celule a literei „I” (aspect) sau „K” (călătorie de afaceri). Exemplu: . Ca urmare, obținem numărul de zile lucrătoare pentru un anumit angajat.

Să numărăm numărul de ore de lucru. Există două moduri. Utilizarea funcției „Suma” - simplă, dar nu suficient de eficientă. Mai complicat, dar mai fiabil - prin utilizarea funcției COUNTIF. Exemplu de formula: . Unde AW25:DA25 este intervalul, prima și ultima celulă din serie cu numărul de ore. Criteriul pentru ziua de lucru („I”) este „=8”. Pentru o călătorie de afaceri - „=K” (în exemplul nostru, sunt plătite 10 ore). Rezultatul după introducerea formulei.

Reguli

Deschideți în format Word

1. Dispoziții generale

1.1. Prezentul Regulament este introdus în scopul sistematizării procesului de colectare și prelucrare a informațiilor privind costul timpului de lucru de către angajații întreprinderii.

1.2. Pentru a menține evidența timpului de lucru în diviziile întreprinderii, prin ordin al directorului, dintre angajații acestor divizii sunt desemnați persoane responsabile.

1.3. LA atributii oficiale angajaților responsabili cu pontajele, se introduc următoarele funcții: controlul timpului efectiv petrecut de angajații unității la locul de muncă și menținerea pontajelor cu responsabilitatea reflectării corecte în foaia de pontaj a angajaților și depunerea la timp a fișei de pontaj pentru calcul.

1.4. Pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, salariatul responsabil cu cronometrarea:

1.4.1. ține evidența personalului departamentului;

1.4.2. pe baza de acte (comenzi privind personalul si probleme generale), efectueaza modificari la lista referitoare la admitere, concediere, mutare, modificarea programului de lucru, gradele, concediile etc.;

1.4.3. urmărește oportunitatea prezenței și plecării de la locul de muncă, prezența salariaților la locul de muncă cu o notificare către șef de unitate despre absențe, întârzieri, plecări premature și motivele care le-au determinat;

1.4.4. controlează oportunitatea furnizării și corectitudinea executării documentelor care confirmă dreptul salariaților de a lipsi de la locul de muncă: foi de invaliditate temporară, certificate de îngrijire a pacienților semnate de șeful concedierii și altele;

1.4.5. întocmește liste de angajați pentru emiterea comenzilor de muncă în weekend și sărbătorile nelucrătoare.

1.5. În cazul în care este imposibilă îndeplinirea temporară a sarcinilor de evidență a timpului de către salariatul desemnat, șeful unității, prin ordinul acestuia, numește executorul responsabil pentru această perioadă și informează Direcția Gestionare și Regim Personal.

1.6. Toți angajații ale căror atribuții sunt însărcinate cu menținerea evidenței timpului sunt obligați să se familiarizeze cu prezentul regulament împotriva semnării.

2. Definiții

Completați corect foaia de pontaj

Angajații din categoria A au dreptul de a ieși (intra) liber în afara întreprinderii în timpul programului de lucru. Lista posturilor aparținând categoriei A este determinată de Anexa 1 la prezentul Regulament (elaborată de Direcția pentru Management și Regim Personal și aprobată de directorul întreprinderii de comun acord cu Consiliul de Administrație).

2.2. Lucrători din categoria B– salariații care au dreptul de a părăsi teritoriul întreprinderii în interior tura de muncă, numai prin furnizarea de documente justificative (concediere, citare, declarație semnată de șef etc.).

Cererile angajaților pentru concedii administrative, concedii sunt avizate de șefii de departamente, ateliere, servicii.

2.3. Jurnalul Absentului- un document care să reflecte numele de familie, prenumele, patronimul salariatului, funcția acestuia, divizia, apartenența la SRL, data, timpul curent (de la ___ la ___) și total (în ore), motivul absenței de la locul de muncă. Informațiile personale despre angajat, precum și data și ora absenței acestuia, sunt înregistrate de către ofițerii de securitate la punctul de control. Lunar, informațiile din jurnal sunt verificate de către angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea, care verifică datele din jurnal cu documentele disponibile și, dacă este necesar, află motive reale absența lucrătorilor la locul de muncă. În cazul nedepunerii documentelor justificative în modul prescris, motivul absenței este considerat a fi plecarea neautorizată de la locul de muncă (târziere - la începutul schimbului). În cazul în care salariatul a lipsit mai mult de 4 ore la rând, iar documentele care confirmă dreptul său la absență nu sunt furnizate în modul prescris, salariatul este renunțat la absenteism, iar ziua de lucru nu este supusă plății. Absentismul se emite în modul prevăzut de legislația muncii. Regulile de ținere a unui registru al angajaților absenți sunt elaborate de Direcția Resurse Umane împreună cu serviciul de securitate și aprobate de directorul întreprinderii.

3. Reguli de completare a fișei de pontaj

3.1. Fișa de pontaj este păstrată în versiuni electronice și hârtie.

3.2. Versiunea electronică a foii de pontaj este introdusă de către angajații responsabili cu pontajele în baza de date 1C, ținând cont de următoarele cerințe:

3.2.1. În foaia de pontaj, datele sunt introduse defalcate pe zi.

3.2.2. Toate tipurile de ore de lucru (total ore lucrate, ore nocturne lucrate, ore suplimentare) sunt indicate într-o singură fișă de pontaj pentru fiecare unitate.

3.2.3. Numele unității din foaia de pontaj este indicat în coloana „comentarii”.

3.2.4. În coloana „data” a foii de pontaj este indicată ultima zi a lunii de raportare.

3.2.5. Fișa de pontaj introdusă în baza de date electronică 1C este realizată direct de angajatul care a introdus datele.

3.3. În plus, angajații responsabili cu cronometrarea completează foaia de pontaj în format Excel în conformitate cu Anexa 2 și o imprimă pe hârtie. Foaia de pontaj semnată este transferată departamentului de contabilitate pentru depozitare.

3.4. Foaia de pontaj conține semnătura angajatului responsabil de întreținerea acesteia (în colțul din stânga jos), viza supervizorului imediat al acestui angajat (în colțul din dreapta jos) și viza șefului departamentului, serviciului relevant, atelier (sub semnătura angajatului responsabil cu menținerea foii de pontaj). Semnătura angajatului responsabil și vizele managerilor conțin: titlul postului, numele complet, semnătura, data semnării, numărul de telefon și E-mailul semnatarului.

3.5.1. Datele privind angajații se înscriu în fișa de pontaj în strictă concordanță cu execuția tabelului de personal al unității.

3.5.2. Dacă locul efectiv de muncă al salariatului se află într-o altă unitate, înscrierea în foaia de pontaj se face responsabilă de menținerea fișei de pontaj a unității în care este inclus acest salariat, dar la propunerea șefului în a cărui subordonare directă acesta lucrări. În acest caz, supervizorul imediat cu semnătura sa (sub semnătura persoanei responsabile cu menținerea foii de pontaj cu foaia matricolă și data) certifică corectitudinea completării foii de pontaj pentru subalternii săi. De exemplu:

— locul de muncă al Inspectorului de control al calității este Magazinul Nr. 1. Fișa de pontaj a acestuia se întocmește de către Cronometrajul DCC la propunerea maistrului de tură în care lucrează acest controlor. Maistrul va semna foaia de pontaj sub semnătura cronometratorului DCC.

- locul propriu-zis de lucru al curatatorului departamentului economic este depozitul unui set complet. Fișa de pontaj se depune de către departamentul economic de comun acord cu șeful depozitului picking.

3.5.3. În cazul în care un salariat este transferat (relocat) într-o altă unitate în cursul unei luni calendaristice (mai târziu de prima zi), i se emite o fișă de pontaj separată pentru orele lucrate, care se depune concomitent cu cererea de transfer. Foaia de pontaj contine orele de lucru pana in ultima zi lucratoare (inclusiv) in aceasta unitate, iar de la data transferului (relocarii) se aplica “X”. În buletinul final al lunii pentru departament acest angajat nu se aprinde. În noua divizie, foaia de pontaj se întocmește din ziua tranziției efective, dar după emiterea ordinului. În zilele precedente, „X” este aplicat.

3.5.4. În caz de concediere se depune o fișă de pontaj separată pentru salariat, concomitent cu cererea de concediere (cu memoriu - în caz de concediere la inițiativa angajatorului). Fișa de pontaj indică orele de lucru până în ultima zi lucrătoare (inclusiv), iar după ziua concedierii se aplică „X”. Acest angajat nu este inclus în raportul final al lunii pentru departament.

3.5.5. Angajații care se află în concediu pentru creșterea copilului sub vârsta de 1,5 sau 3 ani nu sunt incluși în fișa de pontaj.

3.5.6. Lista angajaților este întocmită în ordine alfabetică (după primele litere ale numelui de familie).

3.5.7. În colțul din dreapta sus al foii de pontaj este indicată norma lunară de timp de lucru conform calendarului de producție.

3.5.8. Numerotarea în serie în coloana 1 se efectuează în funcție de tarifele angajaților incluse în fișa de pontaj (și nu după nume). Dacă un angajat din această unitate lucrează la tarife diferite, i se alocă atât de mult numere de serie câte pariuri sunt necesare.

3.5.9. În coloana 2, cifrele arabe (1, 2, 3) indică grupa de dizabilități a angajatului. Pentru lucrătorii sănătoși, este aplicată o liniuță.

3.5.10. Numele, numele, patronimul sunt consemnate în coloana 3 integral. În același timp, scrierea numelui, prenumelui și patronimului este atent verificată în cazul unei discrepanțe între denumirea acceptată a angajatului și documentele acestuia. În cazul schimbării prenumelui, numelui, patronimului, datele noi sunt introduse în foaia de pontaj numai după ce departamentul de personal emite un ordin corespunzător asupra personalului întreprinderii.

3.5.11. Coloana 4 (pozitia) indica pozitia angajatului in stricta conformitate cu personal. Aceeași coloană indică numărul de pariuri (1, 0,5, 0,25 etc.).

3.5.12. Coloana 6 indică KTU (rata de participare a forței de muncă), determinată de șef în conformitate cu regulile adoptate la întreprindere.

3.5.13. Aparițiile (neprezența) sunt indicate în coloanele 7-22. În coloanele 7-22, sunt alocate 4 rânduri - două pentru fiecare jumătate a lunii. Prima și a treia linie sunt folosite pentru a marca simboluri(coduri) orelor de lucru, iar al doilea și al patrulea - să înregistreze durata orelor lucrate sau nelucrate (în ore, cu o precizie de zecimi de oră) conform codurilor de ore de lucru corespunzătoare pentru fiecare dată.

3.5.14. Coloanele 23 și 24 indică, respectiv, numărul total de zile și ore lucrate de salariat în prima și a doua jumătate a lunii. Pentru a face acest lucru, în aceste coloane sunt alocate două linii. Linia de sus indică numărul de zile (coloana 23) și de ore (coloana 24) lucrate de salariat în perioada 1 până în a 15-a zi a lunii inclusiv. Linia de jos indică numărul de zile și ore lucrate de angajat de la 16 până în ultima zi a lunii inclusiv.

3.5.15. Coloana 25 conține numărul total de zile (ture) lucrate de angajat în cursul lunii. Numărul de zile înscris în coloana 25 trebuie să fie egal cu suma valorilor rândurilor superioare și inferioare ale coloanei 23.

3.5.16. Coloana 26 indică numărul total de ore lucrate de angajat în cursul lunii. Numărul de ore din coloana 26 trebuie să fie egal cu suma valorilor rândurilor superioare și inferioare ale coloanei 24.

3.5.17. Coloanele 27 și 28 indică orele suplimentare prestate de salariat, respectiv, plătite la o cotă și jumătate și, respectiv, dublu. Dacă salariatul nu a lucrat fără motiv bun norma lunară a timpului de muncă, orele suplimentare nu sunt atribuite acestuia.

3.5.18. Coloana 29 indică numărul de ore lucrate de salariat noaptea. În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, timpul de noapte este considerat a fi timpul lucrat de la 2200 la 600.

3.5.19. În coloana 30 se indică numărul de ore lucrate pe lună de către salariat în weekend și sărbători nelucrătoare conform ordinelor directorului.

3.5.20. Coloana 31 indică numărul de ture de noapte lucrate de angajat în cursul lunii.

3.5.21. Coloanele 32-40 indică numărul de zile de absență de la serviciu după tipurile lor.

3.5.22. Coloana 41 indică numărul total de zile în care angajatul a lipsit. Valoarea coloanei 41 trebuie să fie egală cu suma valorilor coloanelor 32-40.

3.5.23. Programul de lucru pentru angajații care sunt plătiți este stabilit în strictă conformitate cu programul de lucru (8 ore, 4, 2, 24, 12, 1,5 etc.). Angajaților care au un salariu pe oră li se oferă orele efective lucrate cu o precizie de zecimi de oră.

3.5.24. În zilele înainte de vacanță, durata schimbului de muncă pentru angajații cu normă întreagă se reduce cu 1 oră. Pentru angajații care au o zi de lucru redusă (7 ore pe tură sau mai puțin), durata schimbului în ziua de pre-vacanță nu este redusă. Pentru angajații care au o zi de lucru mai scurtă, cu o durată mai mare de șapte ore, durata schimbului de muncă în ziua preconcedială se reduce la 7 ore.

3.5.25. În cazul în care este necesar să se lucreze în ziua anterioară de vacanță a unui schimb de lucru complet (8 ore), se emite ordin de organizare a muncii în ore suplimentare. În acest caz, salariaților li se înscrie în foaia de pontaj timpul lucrat la comandă. Ordinul privind organizarea muncii în orele suplimentare este pregătit de departamentul de organizare și remunerare la direcția directorului întreprinderii și trimis la departamentele relevante cu cel puțin o zi lucrătoare înainte de tura specificată în ordin.

3.5.26. Dacă este necesar să se organizeze munca într-un weekend sau sărbătoare nelucrătoare, se emite un ordin corespunzător. Timpul lucrat într-o sărbătoare nelucrătoare sau o zi liberă este indicat în foaia de pontaj, în strictă conformitate cu comanda. Ordinul privind organizarea muncii în weekend (sărbătorile nelucrătoare) se întocmește de către departamentul de organizare și salarizare la direcția directorului întreprinderii.

3.5.27. Munca într-o zi liberă (sărbătoare nelucrătoare) se efectuează în conformitate cu regulamentul privind salarizarea angajaților SRL „ХХХХХ” în mărime dublă. La cererea unui salariat care a lucrat într-un weekend sau sărbătoare nelucrătoare, i se poate acorda încă o zi de odihnă. În acest caz, munca într-o zi nelucrătoare se plătește într-o singură sumă, iar ziua de odihnă nu este plătibilă.

3.5.28. Dacă o sărbătoare și o zi liberă coincid, ziua liberă este transferată în următoarea zi lucrătoare după sărbătoare, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse.

3.5.29. Angajarea angajaților pentru a efectua ore suplimentare, precum și pentru a lucra într-o zi liberă (sărbătoare nelucrătoare) este permisă numai cu acordul scris al angajatului în cazurile prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse și este emisă prin ordin. Lucrările care nu sunt executate corespunzător nu sunt reflectate în fișa de pontaj și nu sunt supuse plății.

3.5.30. Perioada de raportare pentru contabilizarea în foaia de pontaj este de o lună calendaristică (de la prima până la ultima zi inclusiv).

3.5.31. În cazul în care un angajat îndeplinește funcții de muncă pe teritoriul întreprinderii (indiferent de locul de producție), fișa de pontaj va indica numărul de ore lucrate în conformitate cu prezentul regulament pentru fiecare zi lucrată.

3.5.32. Dacă angajatul nu se află pe teritoriul unităților de producție ale întreprinderii sau dacă nu își îndeplinește funcțiile de muncă, foaia de pontaj trebuie să conțină litera de desemnare a utilizării timpului în conformitate cu Anexa 3.

3.5.33. Dacă într-o zi se folosesc mai multe tipuri de timp (de exemplu, 6 ore de muncă și 2 ore de nefuncționare), foaia de pontaj este păstrată pentru un angajat în două rânduri.

3.5.34. Vacanțe (anuale și administrative), concediu medical sunt aplicate tuturor zilelor calendaristice, inclusiv weekend-urilor (cu excepția sărbătorilor).

3.6. Salarizarea pentru angajați este efectuată de departamentul de contabilitate al întreprinderii pe baza foilor de pontaj introduse în baza de date electronică 1C de către angajații departamentelor responsabile cu pontajele.

3.7. Datele privind costul timpului de lucru introduse în baza de date electronică 1C trebuie să corespundă cu datele din fișele de pontaj completate în conformitate cu Anexa 2.

3.8. Nu sunt permise corecții sau note suplimentare în raportul.

4. Procedura de formare și prezentare a foilor de pontaj

4.1. Cel puțin o dată pe săptămână, angajatul responsabil cu cronometrarea colectează date privind utilizarea timpului de lucru pentru unitatea sa

4.2. Când angajații pleacă în timpul schimbului de muncă, serviciul de securitate înregistrează ora de ieșire și întoarcere. Dacă muncitorul nu a plecat nevoile de producție(nu exista concediu, iar salariatul nu este incadrat in categoria A), timpul de absenta se scade din soldul de ore lucrate.

4.3. Toate întârzierile și plecările anticipate de la locul de muncă sunt înregistrate de către serviciul de securitate și deduse din soldul timpului de lucru. Excepție fac angajații care vin la muncă mai târziu sau pleacă mai devreme în concediu, precum și salariații care aparțin categoriei A.

4.4. Prin excepție, pentru salariații individuali care vin la muncă cu mijloacele de transport în comun de comunicație suburbană sau interurbană, la solicitarea salariatului și la cererea conducătorului imediat, ora de începere a schimbului de muncă poate fi decalată. Totodată, declarația salariatului vizată de șeful unității relevante (Secție, serviciu, atelier) este transmisă șefului adjunct al Direcției management personal, regim și control intern, iar o copie către serviciul de securitate.

4.5. Datele privind cazurile de întârzieri, plecări neautorizate de la locul de muncă sunt transmise de către serviciul de securitate adjunctului șefului Direcției management personal, regim și control intern cel târziu în data de 1 a lunii următoare celei de raportare. Adjunctul șefului Direcției management personal, regim și control intern întocmește note analitice privind încălcările de către salariați a regimului de muncă și odihnă și le transmite șefilor compartimentelor, atelierelor, serviciilor competente până în a cincea zi a lunii următoare. cel de raportare.

4.6. Datele privind utilizarea timpului de lucru sunt introduse de către angajații direcțiilor responsabile cu cronometrarea în baza de date electronică 1C până la ora 1700 în a treia zi a lunii următoare celei de raportare.

4.7. Până la ora 17:00, în prima zi a lunii următoare celei de raportare, angajații departamentelor responsabile cu cronometrarea completează formularul de pontaj în conformitate cu Anexa 2, îl imprimă și, după verificarea și semnarea de către funcționarii relevanți, îl transferă la departament contabilitate pentru depozitare.

Cum se completează foaia de pontaj?
Fișa de pontaj nu reflectă doar numărul de ore lucrate de fiecare angajat, dar vă permite și să înregistrați zilnic informații despre prezență și absenteism. Unii dintre muncitori s-au îmbolnăvit, unii lipsesc din motive necunoscute, iar unii au plecat în vacanță. Să vedem cum să marchezi corect toate aceste cazuri în buletinul.

Toate organizațiile sunt obligate să mențină o foaie de pontaj. Acest document este necesar pentru a:

inventa raportare statistică asupra muncii pentru autoritățile de statistică.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a aprobat două formulare unificate pentru foaia de pontaj - T-12 și T-13 *. Formularele diferă prin faptul că T-12 este o opțiune universală, iar T-13 se realizează dacă organizația are un sistem automat de monitorizare a prezenței-absentismului (tornichet). În acest caz, datele sunt introduse în formular printr-un computer. Cel mai adesea, desigur, folosesc formularul T-12, deoarece sistemele de acces nu sunt instalate în toate organizațiile.

Tabelul este întocmit într-un singur exemplar. La sfârșitul lunii, fișa de pontaj completată trebuie să fie semnată de șefii diviziilor structurale și de un angajat al serviciului de personal. Apoi documentul merge la departamentul de contabilitate pentru calculul salariilor.

Cine păstrează foaia de pontaj

Anterior, în multe organizații exista o poziție specială - un cronometru. Acum managerii consideră că este irațional să păstreze o unitate de personal separată doar pentru înregistrarea ieșirilor și absențelor de la serviciu. Cel mai adesea, responsabilitatea de a păstra o fișă de pontaj este atribuită unui specialist de personal, contabil sau șefilor diviziilor structurale pe lângă funcțiile lor principale. Amintiți-vă că această obligație trebuie să fie consacrată contract de muncăși Descrierea postului angajat sau atribuit acestuia prin ordin al directorului organizaţiei.

Cum să reflectați utilizarea timpului de lucru în foaia de pontaj

Formularele T-12 și T-13 practic nu diferă în compoziția detaliilor, așa că vom lua în considerare completarea foii de pontaj folosind exemplul unui formular - T-12. Sau, mai degrabă, prima sa secțiune, care se numește „contabilitatea utilizării timpului de lucru”. Un exemplu de completare a fișei de pontaj este dat pe pagina ....

Foaia de pontaj se pastreaza timp de o luna, iar la sfarsitul acestei perioade se sintetizeaza numarul de ore lucrate de fiecare angajat.

Formulare de pontaj: reguli și sancțiuni

Se notează și rezultate intermediare (pentru prima și a doua jumătate a lunii). Prezența și neprezenta la locul de muncă se înregistrează prin metoda de înregistrare continuă. Aceasta înseamnă că pentru fiecare zi a lunii, în celula corespunzătoare este introdusă o anumită desemnare - prezență sau neprezentare din anumite motive (sau pentru circumstanțe inexplicabile). Totuși, este permisă și să nu se noteze aparițiile, ci să se înregistreze doar abateri de la programul de lucru (absențe, întârzieri etc.). Dacă nu au existat abateri pentru lună, atunci numai datele finale privind rezultatele muncii pentru prima și a doua jumătate a lunii și totalul vor fi reflectate în buletinul de raportare, în timp ce celelalte celule vor rămâne goale.

Acum să vedem cât de exact este necesar să menționăm desemnările în raportul.

Există două linii în coloanele 4 și 6 ale formularului T-12. Rândul de sus conține litera de desemnare a tipurilor de cheltuieli ale timpului de lucru pentru fiecare zi a lunii (prezentare, vacanță, călătorie de afaceri, concediu medical etc.). În partea de jos, este înregistrat numărul de ore pentru ei. Desemnările literelor sunt date pe pagina de titlu a formularului T-12. De exemplu, dacă un angajat a venit la muncă pe 13 iunie și a fost prezent cu normă întreagă, atunci în buletinul pentru iunie în celula cu numărul 13 vizavi de numele de familie al angajatului, vom pune „I” și 8 ore de lucru. Dacă în această zi a fost într-o călătorie de afaceri, atunci trebuie să puneți „K”. Dar nu avea ore de lucru în organizația ta în acea zi, așa că am pus zero în linia de jos. Weekend-urile și sărbătorile au, de asemenea, propria lor denumire. Linia de sus conține „v”, iar linia de jos conține zerouri.

Amintiți-vă: pentru a lăsa jos acest cod sau acela, trebuie să aveți motive întemeiate. De exemplu, puteți marca un concediu medical în buletinul de evaluare doar dacă se știe cu siguranță că angajatul are certificat de invaliditate temporară. Tabelul de la pagina ... conține o listă de documente pentru toate cazurile de absenteism și abateri de la regimul de lucru stabilit. Dacă nu aveți documente care să confirme motivul absenței angajatului, atunci puteți marca în foaia de pontaj doar absența din motive neexplicate ("HN").

Simbolurile pentru orele lucrate și orele nelucrate, care sunt prezentate pe pagina de titlu a formularului T-12, sunt de asemenea folosite în formularul T-13

Cum să rezumați

La sfârșitul lunii, trebuie să calculați numărul total de zile și ore lucrate. Totodată, din calculul zilelor lucrate sunt excluse weekend-urile, absenteismul, absențele din motive necunoscute, zilele de boală, călătoriile de afaceri - în general, toate acele zile în care salariatul a lipsit de la serviciu. Pentru a calcula numărul de ore lucrate, trebuie doar să adăugați numerele din a doua linie, coloanele 4 și 6 și să introduceți rezultatele în coloana 5 (pentru prima jumătate a lunii), coloana 7 (pentru a doua jumătate a lunii). luna) și coloanele 8-13 (pentru întreaga lună) .

Separat, este necesar să se calculeze numărul de zile de absenteism și să se introducă informații despre acestea în coloanele 14-16. În coloana 15 sunt trecute coduri numerice pentru motivele de neprezentare (aceste coduri sunt date pe pagina de titlu a formularului, împreună cu desemnările literelor). De exemplu, cod următoarea vacanță- 09, și absențe din motive necunoscute - 30. În sfârșit, este necesar să se determine numărul total de zile libere pentru fiecare salariat pe lună și să îl înscrie în coloana 17.

Simboluri în foaia de pontaj

Materialul este postat pe site-ul HRM.RU

Top 10: Sisteme de prezență în timp

Sistem de urmărire a timpului pentru întreprinderile mijlocii și mari. Monitorizarea automată a timpului de lucru la computer, contabilizarea întâlnirilor și a apelurilor. Împarte programele și site-urile cu care lucrează angajatul în productive și neproductive.

Yaware Time Tracker

Serviciu de monitorizare eficientă a muncii angajaților. Controlul sosirilor târzii, plecărilor anticipate, absenței angajaților la locul de muncă. Există o aplicație mobilă pentru urmărirea angajaților de teren.

Doctorul timpului

Software online de urmărire a timpului. Urmărește performanța personalului, dar oferă și o defalcare a cât timp este alocat anumitor proiecte (sau clienți). Există capturi de ecran pentru monitorizarea muncii angajaților.

Programul colectează informații despre programele în care a lucrat angajatul și cât timp a petrecut pe diferite site-uri. Se generează rapoarte în care managerul poate vedea performanța subordonaților și departamentelor atât în ​​funcție de programul de lucru al angajaților, cât și pentru întreaga perioadă fără a lua în considerare orare. Keylogger-ul interceptează toate apăsările de taste ale angajaților de pe computerele lor de lucru.

Soluție pentru managementul personalului. Vă permite nu numai să controlați activitățile angajaților dvs. la computer, ci și să măsurați productivitatea acestora. Contabilitatea timpului de lucru, rularea aplicațiilor și site-urile web vizitate. Capturi de ecran. Analiza textului dactilografiat. Notificări automate despre încălcarea disciplinei muncii. O gamă largă de rapoarte pentru departament și pentru fiecare angajat.

Un sistem de urmărire a timpului pentru companiile care nu sunt informatice. Vă permite să urmăriți în mod convenabil orele de lucru folosind un terminal biometric sau o tabletă Android care poate fi instalată la intrare.

Programul meu

Serviciu de programare a personalului. Contabilizarea întârzierilor, concediilor, concediilor medicale, concediilor. Programare cu un singur clic. Urmărirea timpului fără echipament. indicatori de performanta

Aplicație cloud pentru urmărirea timpului. Este format din mai multe aplicații care pot fi folosite independent (sau în echipă) într-o interfață online, pe o tabletă sau pe telefon.

Frate mai mare

Sistem de urmărire a timpului. Vă permite să marcați timpul petrecut la serviciu, pauza de masă și timpul de nefuncționare; controlează traficul pe Internet, întocmește rapoarte privind utilizarea timpului de lucru.

Sistem de control al prezenței și accesului folosind biometrie și terminale hardware

Un serviciu de contabilizare automată și control al programului de lucru al vânzătorilor și angajaților prin recunoaștere facială. Vă permite să înregistrați sosirile și plecările, controlează prezența angajaților la locul de muncă, anunțând conducerea problemelor de disciplină. Generează o foaie de pontaj cu un raport detaliat privind vizitele și orele lucrate.

OfficeMETRICA

Software de urmărire a timpului de birou. Înregistrează începutul și sfârșitul zilei de lucru, pauzele de masă, pauzele, pauzele de fum. Se ia în considerare munca programelor și vizitele pe site-uri. Toate statisticile colectate de program sunt prezentate sub formă de rapoarte vizuale.

Caracteristici de completare a foii de pontaj

Software gratuit de urmărire a timpului personal

Soluție cloud pentru monitorizarea muncii angajaților pe un PC. Urmărește o gamă largă de activități folosind aplicații, navigare pe web, corespondență în Skype, e-mail. Vă permite să monitorizați desktopurile computerelor angajaților în timp real

1. Conceptul și conținutul foii de pontaj

În fiecare organizație Federația Rusă orele de lucru trebuie înregistrate.

Procedura de emitere a unei foi de pontaj

În organizațiile și întreprinderile mari se creează o unitate structurală specială (grup, birou, sector etc.) de contabilitate a timpului. În organizațiile mici, poate fi introdusă o poziție separată - un cronometru. În birourile în care utilizarea unui astfel de angajat pentru a ține evidența orelor de lucru este irațională, această funcție este încredințată unui funcționar autorizat (numit prin ordin al șefului). Adesea, urmărirea timpului devine responsabilitatea secretarului.

Timpul de lucru este timpul în care salariatul, în conformitate cu regulile de intern program de lucru organizarea și termenii contractului de muncă trebuie să îndeplinească atribuții de muncă, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu legile și alte reglementări; acte juridice se referă la programul de lucru.

Angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat. Mentinerea unei foi de pontaj este organizata tinand cont de specificul organizatiei.

Contabilitatea utilizării timpului de lucru este organizată în următoarele scopuri:

- asigurarea controlului asupra apariției în timp util a lucrătorilor și angajaților la locul de muncă, identificarea întârzierilor și neînsoțitorii;

— monitorizarea prezenței personalului la locul de muncă în timpul programului de lucru, precum și a plecării și sosirii la timp a angajaților în pauza de masă;

- stabilirea plecarii la timp a salariatilor de la locul de munca la sfarsitul zilei de munca;

- contabilizarea orelor efective lucrate, a timpului de nefuncţionare, a bolii, a concediilor şi a altor forme de utilizare a timpului de lucru;

- înregistrarea absenteismului.

La menținerea unei foi de pontaj, trebuie respectate următoarele reguli:

1) Înregistrarea prezenței și plecării de la muncă se realizează pentru organizație în ansamblu sau separat pentru diviziile structurale.

2) Includerea unui angajat în foaia de pontaj și excluderea din aceasta se realizează pe baza documente primare pentru evidența personalului (comandă de muncă, contract de muncă).

3) Fiecărui angajat i se atribuie un număr de personal, care este atașat la toate documentele privind contabilitatea muncii și salariile și este reținut de angajat în timpul oricăror deplasări în cadrul organizației. În cazul concedierii unui angajat, numărul său de personal, de regulă, nu este atribuit altui salariat timp de trei ani2.

Pe baza datelor privind contabilitatea orelor de lucru, se efectuează calcule salariale. Aceleași informații sunt folosite pentru a compila formulare de raportare statistică.

Orele de lucru sunt înregistrate zilnic, rezultatele sunt înregistrate într-o fișă unificată de pontaj elaborată de autoritățile de statistică. În prezent, se utilizează formularele aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 05.01.2004 nr. 1.

Obligația de a păstra o fișă de pontaj poate fi prescrisă de un angajat într-un contract de muncă, fișă a postului sau atribuită acestuia printr-un ordin separat pentru activitatea principală. Pentru încălcarea obligației de înregistrare a programului de lucru, funcționarii vinovați poartă răspunderea administrativă impusă de organele Inspectoratului Federal de Muncă.

Foaia se păstrează într-un singur exemplar. La sfarsitul lunii se calculeaza numarul total de zile si ore lucrate de angajat. Fișa de pontaj este semnată de șefii diviziilor structurale (în organizațiile mici - șeful organizației) și de angajatul responsabil cu menținerea fișei de pontaj. Documentul semnat este transferat departamentului de contabilitate pentru calculul salariilor.

Foile de pontaj conform art. 281 din Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată. Rosachiv 06.10.2000, păstrat timp de un an.

Pentru înregistrarea timpului de lucru se folosesc formularele unificate T-12 „Fișă de pontaj și salarizare” și T-13 „Fișă de pontaj”3.

2. Completarea foii de pontaj

Completarea formularului T-12. Pentru a completa formularul de fișă de pontaj, se utilizează denumirea scrisă stabilită pentru orele lucrate și nelucrate (vezi Anexa 1). Aceste denumiri sunt plasate pe pagina de titlu a formularului T-12, sunt folosite și la completarea formularului T-13.

Este important de observat următoarea regulă completând tabelul. Pentru fiecare nota condiționată (cu excepția notei de la programul normal de lucru), trebuie să aveți documentele corespunzătoare. Notele privind motivele de absenteism, munca cu fracțiune de normă sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului (sau angajatorului), programului de lucru redus etc. se înscriu în fișa de pontaj numai pe baza unor documente corect executate. Astfel de documente pot fi, de exemplu, un certificat de incapacitate de muncă, un ordin de acordare a concediului, un ordin de trimitere a unei călătorii de afaceri etc.

În cazul în care angajatul nu furnizează documentele relevante, codul literei „НН” este marcat în raportul - absența angajatului la locul de muncă din motive neexplicate. Ulterior, la clarificarea motivelor neprezentării, se pot face corecturi la foaia de pontaj. Dacă se dovedește că absenteismul înregistrat (de exemplu, conform memoriului șefului unității structurale), atunci foaia de pontaj poate servi ca document - bază pentru aplicarea acțiunilor disciplinare sau concedierea angajatului în temeiul articolul relevant din Codul Muncii al Federației Ruse.

Sub forma fișei de pontaj T-12, pentru fiecare angajat sunt alocate două coloane pentru a reflecta costul zilnic al timpului de lucru - 4 și 6. Fiecare coloană este împărțită în două rânduri. În rândurile de sus sunt trecute simbolurile tipurilor de costuri ale timpului de lucru, în rândurile inferioare - numărul de ore și minute efectiv lucrate4.

La completarea formularului T-12, în rândurile superioare ale coloanelor 5 și 7 se înscrie numărul de zile lucrate, în rândurile inferioare - numărul de ore lucrate de fiecare angajat pt. perioadă contabilă; în coloana 5 - pentru prima jumătate a lunii, în coloana 7 - pentru a doua.

Orice organizație are dreptul de a utiliza una dintre următoarele metode de pontaj:

- în buletinul de evaluare se notează atât aparițiile, cât și absențele de la serviciu;

- în buletinul se notează doar abaterile (absentism, întârzieri, ore suplimentare etc.).

La utilizarea celei de-a doua metode, în foaia de pontaj din coloanele 5 și 7, în rândul de sus, sunt introduse doar coduri de simboluri pentru absenteism (vacanțe, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii în legătură cu formarea, timpul pentru efectuarea stării și îndatoriri publice etc.), iar rândurile de jos ale acestor coloane sunt lăsate necompletate.

Dacă organizația folosește același tip de plată pentru toți angajații și contul corespunzător, atunci când întocmește foaia de pontaj în formularul T-12, coloanele 18 - 22 nu sunt completate în secțiunea 2. Dacă, totuși, diferite tipuri de plată și se stabilesc conturi corespunzatoare pentru diferite categorii de angajati, apoi se completeaza fisa de pontaj coloanele 18 - 34.

În cazul în care salariatul pleacă în concediu de odihnă, în foaia de pontaj trebuie să fie indicate sărbătorile, deoarece sărbătorile nelucrătoare care se încadrează în perioada concediului de odihnă nu sunt incluse în concediul anual și nu sunt plătite5.

Dacă un angajat este în concediu, nu este nevoie să marcheze zilele libere, acestea fiind incluse în conceptul de „zile calendaristice de concediu”.

Suspendarea de la locul de muncă a unui salariat se ia în considerare în coloana corespunzătoare a fișei de pontaj prin înscrierea timpului de absență de la serviciu, absențe de la serviciu.

În cazul în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri într-un weekend sau sărbătoare, este necesar să se indice în buletinul de raport faptul șederii sale într-o călătorie de afaceri, deoarece astfel de zile îi vor fi plătite într-o sumă sporită.

Completarea formularului T-13. Formularul T-13 „Foaie de pontaj” în organizațiile mici, de regulă, nu este utilizat. Acest formular este folosit pentru a înregistra orele de lucru dacă organizația are procesarea automată a acreditărilor (vezi Anexa 2).

Formularele de pontaj în formularul T-13 cu detalii completate parțial pot fi create folosind tehnologia computerizată. Aceste detalii includ: unitate structurală, nume, prenume, patronimic, profesie (funcție), număr de personal, adică date conținute în directoare de informații condiționat permanent. În acest caz, forma foii de pontaj se modifică în conformitate cu tehnologia de prelucrare a datelor acceptată.

În formularul T-13, programul zilnic de lucru este notat în coloana 4. Acesta conține patru rânduri (două pentru fiecare jumătate a lunii) și numărul de coloane corespunzător lunii (15 și 16).

Dacă organizația utilizează un tip de plată (comun pentru toți angajații) și un cont corespunzător, detaliile „tipul codului de plată”, „contul corespunzător” sunt completate în foaia de pontaj din formularul T-13 de deasupra tabelului cu coloanele 7 - 9 și coloana 9, fără umplere coloana 7 și 9.

Dacă organizația calculează salariile pentru mai multe (de la două la patru) tipuri de plată și conturile corespunzătoare, coloanele 7-9 sunt completate la înregistrarea acreditărilor.

Dacă numărul de tipuri de plăți și de conturi corespunzătoare depășește patru, un bloc suplimentar cu numere de coloane identice este furnizat în formularul T-13 pentru completarea datelor despre tipurile de plată.

De două ori pe lună (pentru prima și a doua jumătate a lunii) se calculează durata totală a timpului de lucru - zile și ore lucrate. Calculul se efectuează prin însumarea numerelor din a doua linie a coloanelor 4 și 6 și introducerea rezultatului în coloana 5. Datele pentru a doua jumătate a lunii se obțin și prin însumarea coloanelor 4 și 6, dar rezultatul este introdus în coloana 7. În coloanele 8 - 13 se introduc pe lună datele privind programul de lucru în ansamblu.

Foile de pontaj se păstrează timp de un an în departamentul (de către angajat) în care se păstrează pontajul.

Lista bibliografică

1. Andreeva, V. I. Un exemplu de completare a unei foi de pontaj / V. I. Andreeva / / HR Handbook. - 2006. - Nr. 2. – P.72 – 73.

2. Mitrofanova, V. V. Fișă de pontaj/ V. V. Mitrofanova// Director ofițer de cadre. - 2004. - Nr. 11. – P.63 – 67.

3. Sankina, L. V. Foaie de pontaj/ L. V. Sankina// Manualul secretarului și al șefului de birou. - 2007. - Nr. 8. - S. 36 - 39.

4. Codul Muncii Federația Rusă. – M.: Prospekt, 2008. – 208 p.

Atasamentul 1

Pagini: următorul →