Toute la documentation principale est une confirmation des activités financières de l'entreprise. Ces pièces comptables seront en premier lieu exigées par les autorités réglementaires lors de la vérification. Par conséquent, des exigences accrues sont imposées à l'entretien et au stockage de ces papiers.

La documentation primaire, ou comme l'appellent les comptables virtuoses, primaire, est la preuve des affaires financières de l'entreprise. De plus, ayant force de loi, ces papiers peuvent soit aider l'entreprise à questions litigieuses, ou remplacer son pied de lit. Ces documents sont : contrat, facture, documents de paiement, lettre de voiture, facture, ticket de caisse et autres.

Les formes des documents primaires sont unifiées. Si nécessaire, des lignes supplémentaires sont ajoutées au formulaire, tout en conservant les principales. Ceci est indiqué dans le règlement sur la comptabilité et la tenue de livres dans la Fédération de Russie (arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998 n ° 34n (tel que modifié le 26 mars 2007 n ° 26n). L'exception concerne les formulaires de maintien opérations en espèces(Décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 24 mars 1999 n ° 20).

Toutes les modifications et tous les ajouts apportés au formulaire standard sont approuvés par ordre du chef d'entreprise.

L'organisation développe indépendamment des formulaires de documents primaires, si le catalogue contient formes unifiées le formulaire requis est manquant. Condition obligatoire : ces formulaires doivent contenir les détails nécessaires.

1. Quel est le nom du document.
2. Une fois compilé.
3. Informations sur l'organisation qui a compilé le document.
4. Indiquez ce que comprend une transaction commerciale spécifique pour ce document, le coût de la transaction (en espèces ou en nature).
5. Énumération des personnes chargées de rédiger le document sous la signature obligatoire.

Les détails ci-dessus sont mentionnés dans la loi fédérale "Sur la comptabilité".

Tous les documents primaires doivent être soumis au service de la comptabilité en temps opportun. Le respect de la chronologie de saisie des informations est l'une des principales conditions d'une comptabilité compétente.

Pour une comptabilité pratique, l'ensemble du primaire est classé en groupes - un tableau:

Nom de groupe	Ce qui est inclus
Documents organisationnels et administratifs	Il s'agit notamment des ordonnances, des procurations, des instructions. C'est-à-dire que ce sont des papiers qui donnent le "feu vert" aux transactions commerciales.
documents justificatifs	Feuilles de frais généraux, actes d'acceptation et de livraison, commandes en espèces entrantes - ils confirment le fait d'une transaction commerciale. Les données saisies dans ces documents font l'objet d'une inscription obligatoire dans les registres comptables.
Documents comptables	Ils sont utilisés, en l'absence de formulaires standard unifiés, dans le traitement agrégé des pièces justificatives et administratives. Par exemple, une note de frais est considérée à la fois comme un document administratif et justificatif. La paie indique simultanément le besoin de paiement selon la liste et la confirmation du paiement.

Et une autre invention réussie du service de comptabilité est le calendrier des flux de travail. Remarque : la forme de l'annexe doit être reflétée dans la politique comptable de l'organisation.

Calendrier de flux de travail

Les lignes et les colonnes correspondantes reflètent les données sur les mouvements des documents de déclaration. Un énorme avantage de ce calendrier est que tous les documents délivrés sont sous contrôle. L'essentiel est de ne pas oublier de faire les entrées appropriées.

Nous remplissons les règles

Commençons par le fait que le primaire, remis au service comptable, doit être vérifié. Que vérifier :

1. Volume de remplissage (toutes les lignes et sections nécessaires sont remplies).
2. Exactitude du remplissage (les données saisies doivent correspondre au lieu de saisie, les contradictions dans les données sont inacceptables).
3. Fiabilité des informations (vérification des opérations mathématiques, rapprochement avec les pièces jointes).

Le document vérifié fait l'objet d'une inscription dans les registres comptables.

Astuce : pour éviter l'erreur de re-refléter un document dans la comptabilité, vous devez procéder comme suit. Au verso du formulaire, la date et le numéro d'inscription au registre sont indiqués.

Comment remplir les documents comptables primaires en 2017

• Toutes les écritures qui sont faites dans les documents comptables primaires doivent avoir une longue durée de conservation.
• Il est permis d'utiliser des documents papier en plus des documents électroniques, qui doivent être signés signature numérique(Loi fédérale 402-FZ du 6 décembre 2011).
• L'utilisation de l'impression est obligatoire sur les documents où l'espace est alloué à cet effet.

Depuis le 04/07/2015, le droit de travailler sans sceau rond a été reçu sociétés par actions et les sociétés à responsabilité limitée (loi fédérale 82-FZ du 04/06/2015). Vérifiez ce qui est écrit dans la Charte concernant l'utilisation du sceau. Si l'entreprise continue d'utiliser le sceau, aucune modification des statuts n'est requise. Le délai pour apporter ces modifications aux statuts de la société n'est pas précisé par la loi. Mais cela ne vaut pas la peine de retarder les changements, afin de ne pas introduire beaucoup de contradictions dans les documents financiers.

• Comparaison des indicateurs monétaires et naturels. Il n'est pas nécessaire d'indiquer les deux à la fois, un seul suffit (loi fédérale 402-FZ). Il arrive qu'il soit plus pratique d'indiquer n'importe quel indicateur (par exemple, lors du déplacement de matériaux au sein d'une entreprise, un indicateur naturel est utilisé). Dans l'acte d'acceptation et de livraison des services, il est plus pratique d'indiquer uniquement les informations sur les coûts, mais pour éviter les malentendus, les types de services sont également répertoriés.
• La présence de la signature de la personne responsable. La loi de la Fédération de Russie ne dit rien sur une signature fac-similée sur les documents primaires. Dans la lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie n ° 3-1.11.469 du 23 septembre 2008, la position du service des impôts concernant les télécopies sur les documents est examinée.
• La devise dans laquelle le document est rédigé. L'unité monétaire principale est le rouble. Même lorsque les termes du contrat parlent d'unités conventionnelles. Car toutes les opérations en comptabilité sont évaluées en roubles (FZ 402-FZ du 12/06/2011). Personne n'interdit de faire des colonnes supplémentaires indiquant les montants en devises étrangères, mais la colonne indiquant le montant en roubles doit être obligatoire. Sinon, il y a un risque de déductions de coûts et de déductions de TVA.

Liste des documents primaires

Traité

La notion de "contrat" ​​est régie par l'art. 420 du Code civil de la Fédération de Russie. Le contrat est un accord sur la naissance (modification) ou la cessation des droits et obligations entre les parties. Chaque partie doit lire attentivement les termes de l'accord. Dès accord, la signature et le sceau de chacune des parties sont apposés. Le contrat en tant que document principal a pleine force de loi, chaque partie doit en avoir un exemplaire signé. Tous les points stipulés par le contenu doivent être remplis par les parties au contrat conformément à leurs obligations. Les litiges sont résolus soit à l'amiable, soit par voie contentieuse.

Et un instant. Pas pour toutes les situations, la conclusion d'un contrat est une reconnaissance de droits et d'obligations réciproques. Le chèque reçu lors de l'achat d'un produit ou d'un service est reconnu par le même contrat.

Vérifier

La facture reçue du vendeur de biens ou de services fait référence à des documents comptables primaires. Sur la base du montant indiqué sur la facture, l'acheteur effectue le paiement. Dans les documents de paiement, une référence souhaitable à ce document (par exemple, dans le paiement, il y a la phrase "paiement selon la facture n° 35/7 du 31 janvier 2017"). Les situations ne sont pas exclues lorsqu'il sera difficile de prouver que le paiement a été effectué spécifiquement pour un compte spécifique.

Pour l'acheteur des biens (services), la facture présentée est une sorte de garantie que le vendeur ne modifiera pas le prix fixé dans le délai imparti (1 à 5 jours). La période de validité de la facture pour le paiement est prescrite par le vendeur. Dans le délai imparti, l'acheteur effectue le paiement.

Une facture pour paiement

Si le paiement n'est pas possible pour un certain nombre de raisons (par exemple, problèmes avec le réseau informatique comptable, frais généraux financiers), il est conseillé d'informer le vendeur de la situation, de préférence à l'avance. Il est possible que la date de la facture change, mais les conditions d'achat resteront les mêmes.

Documents de paiement

Cette sorte documents comptables comprend : les chèques de paiement (marchandises, espèces), ordres financiers, exigences de paiement.

Lorsque vous achetez des biens (services) contre de l'argent à la caisse de l'organisation, vous devez absolument garder ticket de caisse et soumettre à la comptabilité.

ticket de caisse

Si le chèque n'indique pas le montant du paiement en espèces, un reçu de vente doit être joint au chèque de banque. Il contient un inventaire des biens achetés (services), indique en quelle quantité et à quel prix le paiement a été effectué. Le reçu de vente est tamponné par le vendeur, la signature de la personne responsable de la vente des biens (services).

Facture de vente sans reçu de caisse est reconnu comme un document principal, car un entrepreneur individuel a le droit de travailler sans caisse enregistreuse (avec une condition obligatoire pour la délivrance d'un reçu de vente).

Un reçu de vente émis par un entrepreneur individuel sans l'utilisation de caisses enregistreuses

Ceci est indiqué dans la loi de la Fédération de Russie 54-FZ "Sur l'utilisation des caisses enregistreuses dans la mise en œuvre des règlements en espèces et des paiements par carte de paiement" (pertinent en 2017).

Lors du paiement de biens (services) entre entités juridiques un connaissement est émis via le compte courant.

Liste de colisage

Chacune des parties est établie selon le modèle (la présence de la signature des personnes responsables et du sceau est requise). Les montants d'argent indiqués sur la lettre de voiture et sur la facture doivent correspondre. Dans certains cas, il est pratique d'utiliser une signature fac-similé, ce fait doit absolument être écrit dans le contrat de fourniture de biens (services).

Lors du paiement conformément à la facture émise pour les biens (services), un ordre de paiement est émis via le compte courant.

Ordre de paiement

Il s'agit d'une forme unifiée d'un document, le plus souvent rempli sur ordinateur. Le paiement préparé pour le paiement peut être transféré à la banque sur papier ou en utilisant le programme bancaire spécial "Clint-Bank" (qui est beaucoup plus rapide). Avant l'envoi, il est nécessaire de vérifier toutes les coordonnées du bénéficiaire afin d'éviter tout malentendu, surtout si vous travaillez avec une contrepartie pour la première fois. Assurez-vous de remplir les détails de ce que vous payez. Ce sera utile Description détaillée, avec l'indication obligatoire des coordonnées du compte (date, numéro).

Une demande de paiement est un document principal dans lequel le créancier demande au débiteur de rembourser la dette par l'intermédiaire de la banque.

Demande de paiement

Il y a demande sans acceptation : dans ce cas, l'argent est automatiquement débité du compte du débiteur. La condition d'acceptation implique l'existence de l'acceptation du débiteur. Toutefois, l'accord peut stipuler les conditions du remboursement de la dette résultante, auquel cas le remboursement de la dette par l'intermédiaire de la banque est effectué sans acceptation.

Le formulaire de facture est utilisé dans les cas où la TVA est enregistrée.

Facture

Dressez-les jusqu'à des feuilles de route, des actes. Un paiement anticipé dans le cadre d'un contrat est également un motif d'émission d'une facture. La TVA est déduite en fonction des factures et factures jointes aux factures. Il serait utile de mentionner que tous les assujettis à la TVA sont tenus d'émettre des factures. Remplir des formulaires est beaucoup plus pratique avec l'aide de programmes automatisés.

Faire des changements

Il est strictement interdit d'apporter des modifications aux espèces et aux documents bancaires (article 9 de la loi fédérale de la Fédération de Russie «Sur la comptabilité»).

Il est permis d'apporter des modifications à d'autres documents primaires, mais à condition que tous les participants à la transaction commerciale soient au courant des modifications apportées. La connaissance des modifications parmi les participants est confirmée par leurs signatures indiquant la date des modifications.

La correction est effectuée comme suit: l'entrée incorrecte dans le document est soigneusement barrée d'une fine ligne. Dans le même temps, le barré est clairement lisible. Au-dessus de la correction ou à côté de celle-ci, la version correcte de l'entrée est saisie. À côté de celui barré, ou là où il y a suffisamment d'espace libre, l'inscription «Crois corrigé» est faite. Le nom complet est indiqué. personne qui a effectué le changement, la date et la signature.

Combien d'années pour conserver les registres comptables

Stockage

Le meilleur endroit pour stocker le primaire est l'archive. Il est important de bien préparer les documents pour l'archivage :

• Trier par ordre chronologique.
• Ensemble complet par type.
• Relier et classer des documents dans des dossiers.
• Remplir une note d'accompagnement.

Il est important d'assurer la sécurité des registres comptables contre les corrections non autorisées. La correction des erreurs ne peut être effectuée que de manière officielle, avec la signature de la personne qui a apporté la modification. Pour votre information, c'est dans les registres que sont accumulées les informations sur les pièces primaires acceptées en comptabilité.

Il y avait aussi un secret commercial ici : le contenu des registres le sont. La divulgation d'informations sur le contenu est punissable par la loi de la Fédération de Russie.

Durée de stockage

La loi fédérale de la Fédération de Russie "sur la comptabilité" (article 17), ainsi que la législation sur les archives (arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n ° 558) prévoient la période de conservation des documents de l'entreprise . Pour les pièces comptables primaires, ce délai est d'au moins 5 ans.

La période de conservation commence à compter à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année où le document a été placé dans l'archive.

Si l'organisation a violé les conditions de stockage du primaire, les organismes de contrôle ont le droit d'imposer des sanctions (article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Le montant de l'amende est de 10 000 à 40 000 roubles, selon le degré de violation.

Soit dit en passant, seuls les documents vieux de trois ans seront pertinents pour l'inspection par les autorités fiscales. En l'absence d'une organisation primaire d'une période plus ancienne, les inspecteurs n'ont pas droit à une amende en vertu de l'article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie.

Le service comptable de l'entreprise est tenu non seulement de tenir un registre compétent des documents primaires, mais également d'assurer leur sécurité. Ce n'est que dans ce cas que les réclamations services fiscaux se révéler sans fondement.

Toutes les transactions commerciales effectuées dans l'entreprise doivent être documentées sans faute. Des pièces justificatives primaires appropriées doivent être établies pour chaque transaction. comptabilité.

Documents comptables primaires - qu'est-ce qui s'applique à eux?

Les documents comptables primaires sont divisés en documents administratifs et disculpatoires.

Les premiers comprennent, tout d'abord, divers types d'ordres, des ordres d'effectuer diverses opérations. En règle générale, ces formulaires sont approuvés par la direction de l'entreprise.

Les acquittements comprennent des documents confirmant le fait de la transaction.

En outre, les formulaires administratifs et d'acquittement peuvent être combinés en un seul document comptable, qui contiendra à la fois un ordre d'exécution d'une action et une confirmation de la réalisation de cette action.

Les pièces comptables à décharge peuvent autrement être qualifiées de comptabilité primaire. Les formulaires comptables primaires sont la première preuve d'une transaction, et ils sont obligatoires pour refléter la transaction dans la comptabilité. Toutes les écritures dans le service comptable ne doivent être reflétées qu'après réception d'une pièce justificative correctement exécutée. Faut se rappeler règle importante: "Pas de document - pas d'affichage !"

Il est important non seulement d'avoir une forme disculpatoire, mais aussi sa conception correcte. La présence d'erreurs peut le rendre invalide, par conséquent, à la réception de tout formulaire, il est impératif de vérifier toutes les lignes pour un remplissage correct. Assurez-vous de vérifier la présence des signatures des personnes responsables, la présence d'un sceau, et celui-ci doit être clair et lisible. Ce n'est qu'avec la bonne conception que vous pouvez être sûr qu'à l'avenir, vous n'aurez plus de problèmes avec les autorités de contrôle. Les documents primaires correctement exécutés dans le service comptable doivent contenir un certain ensemble de détails.

Détails obligatoires des documents primaires :

• nom et code du formulaire ;
• Date de préparation ;
• nom de l'entreprise;
• type de transaction commerciale et son contenu;
• compteurs naturels et monétaires de l'exploitation ;
• signatures des personnes responsables.

Le Comité d'État des statistiques de Russie a établi des formulaires unifiés de documents primaires qui doivent être utilisés lors du traitement des transactions commerciales.

Des formulaires standard de documents comptables primaires sont utilisés pour comptabiliser les transactions en espèces, les immobilisations, les actifs incorporels, les articles en stock, les opérations commerciales, ainsi que les transactions liées à.

S'il est nécessaire d'apporter des modifications aux formulaires unifiés existants, de les compléter avec les détails et les lignes nécessaires, l'entreprise doit émettre une commande ou une commande pour saisir des détails supplémentaires. Lors du changement de formulaire standard du document comptable principal, il convient de rappeler qu'il est impossible de supprimer des détails déjà existants, vous ne pouvez que les compléter.

Si un formulaire unifié n'est approuvé pour aucun document comptable principal, l'organisation développe indépendamment un formulaire qui lui convient, dans ce cas, les principales exigences pour les formulaires modifiés sont la présence de tous les détails obligatoires indiqués ci-dessus.

Le droit de signer des documents primaires ne peut être attribué qu'à un certain cercle de personnes, dont la liste des noms et des fonctions doit être reflétée dans le document correspondant pour le droit de signer un document particulier (par exemple, vous pouvez télécharger un exemple de pouvoir d'avocat à partir du lien).

Si une erreur est commise dans une pièce comptable primaire déjà exécutée, sa modification est autorisée s'il ne s'agit pas d'un formulaire de caisse ou bancaire. Pour ces derniers, aucune correction n'est autorisée. Si dans formes monétaires des erreurs sont commises, puis un tel formulaire est barré et jeté, après quoi il est rempli nouvelle forme. Des exemples de formulaires qui ne permettent pas de corrections comprennent un reçu de caisse et un ordre de dépenses, un chèque en espèces et une annonce pour une contribution en espèces.

Les corrections dans les documents comptables primaires sont effectuées comme suit: il est nécessaire de rayer les données incorrectement indiquées et d'écrire les informations correctes en haut, à côté de celles-ci, il est nécessaire d'indiquer la date du changement, la signature. Les corrections apportées au formulaire doivent être convenues avec les personnes qui ont rédigé ce formulaire et l'ont signé. En cas d'accord, à côté de la correction, il est nécessaire d'indiquer la phrase : "corrigé et accepté".

Principaux documents comptables. Traitement

En entrant dans l'entreprise, les documents comptables primaires sont vérifiés pour l'exactitude du remplissage: toutes les lignes sont-elles remplies, les montants sont-ils calculés correctement, y a-t-il des signatures et des sceaux, tous les détails sont-ils entrés correctement. Après cela, le formulaire doit être enregistré dans des journaux spéciaux. Par exemple, relevé de paiement le formulaire T-53 est enregistré dans le formulaire T-53a du journal d'enregistrement de la paie, et les commandes en espèces entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre des documents en espèces entrants et sortants, formulaire KO-3. Après enregistrement, les documents sont transférés pour stockage au service comptable, où ils sont classés dans les dossiers appropriés et y sont stockés pendant un certain temps. Après certaine période le document est archivé. La durée de conservation des documents primaires est déterminée et réglementée par la législation sur les archives. Le stockage et la systématisation des documents comptables dans l'entreprise s'appellent la gestion des documents. En savoir plus sur le stockage et la destruction de documents dans.

La loi qui détermine les conditions de stockage des documents comptables primaires s'appelle la loi fédérale du 22 octobre 2004 n ° 125-ФЗ «sur l'archivage dans la Fédération de Russie».

Le responsable de l'organisation est responsable de la bonne organisation du stockage et de la destruction. Le chef comptable est responsable de la sécurité et de la bonne exécution des documents.

Sur notre site Web, vous pouvez télécharger de nombreux formulaires et formulaires de documents comptables primaires dans la section "", vous y trouverez à la fois des formulaires vierges et des exemples de les remplir avec de brèves recommandations pour l'enregistrement. Pour faciliter la recherche du bon formulaire, ils sont divisés en sections dans lesquelles vous pouvez facilement comprendre et trouver le bon formulaire.

Leçon vidéo. Suppression de documents dans 1C Comptabilité: instructions étape par étape

Tutoriel vidéo pratique sur la suppression de documents dans 1C Comptabilité 8.3. Dirigé par Likina Olga: une experte du site «Comptabilité pour les nuls», une comptable pour salaires OOO “Gestion M.vidéo. La leçon traite de instruction étape par étape pour supprimer des documents.

Leçon vidéo "Comment rédiger la documentation principale d'une entreprise"

Regardez la leçon vidéo de l'enseignant du site "Comptabilité pour les nuls" Gandeva N.V.

L'activité de toute entreprise est étroitement liée à la maintenance et au traitement de la documentation primaire. Il est nécessaire pour la préparation des rapports, le calcul des paiements d'impôts, l'adoption décisions de gestion. Dans l'article, nous examinerons ce qu'il s'agit - la documentation principale en comptabilité - et comment elle est traitée.

Concepts de base

Documentation primaire en comptabilité - qu'est-ce que c'est? Elle est appelée preuve du fait de la commission reflétée sur papier. À l'heure actuelle, de nombreux documents sont compilés dans Système automatisé"1C". Traitement de la documentation primaire implique l'enregistrement et la comptabilisation des informations sur les transactions commerciales réalisées.

La comptabilité primaire est la première étape de l'enregistrement des événements survenus dans l'entreprise. Les transactions commerciales sont des actions qui entraînent des changements dans l'état des actifs ou du capital de l'organisation.

Traitement de la documentation primaire en comptabilité: un exemple de schéma

En règle générale, dans les entreprises, le concept de "travailler avec de la documentation" signifie :

• Obtenir des données primaires.
• Prétraitement des informations.
• Approbation par la direction ou des spécialistes autorisés par ordre du directeur.
• Répété.
• Effectuer les actions nécessaires à la conduite d'une transaction commerciale.

Classification

Il y a un paiement unique et cumulatif documents primaires. Traitement les informations contenues dans ces documents présentent un certain nombre de caractéristiques.

La documentation unique est destinée à confirmer un événement une fois. En conséquence, la procédure de traitement est considérablement simplifiée. La documentation cumulative est utilisée pendant une certaine période de temps. En règle générale, il reflète une opération effectuée plusieurs fois. Dans ce cas, lorsque traitement de la documentation primaire les informations qu'il contient sont transférées à des registres spéciaux.

Exigences documentaires

La documentation primaire est établie au moment de l'opération ou immédiatement après son achèvement.

La réflexion des informations est effectuée sur des formulaires unifiés spéciaux. En l'absence de formulaires approuvés, l'entreprise peut les développer de manière indépendante.

Etapes de traitement de la documentation comptable primaire

Dans chaque entreprise de l'État, un employé est chargé de travailler avec les informations primaires. Ce spécialiste doit connaître les règles, respecter strictement les exigences de la loi et la séquence des actions.

Étapes traitement de la documentation primaire sont:

• Roulage. C'est une évaluation de la transaction reflétée sur papier, une indication des montants associés à sa mise en œuvre.
• Regroupement. A ce stade, les documents sont distribués en fonction de caractéristiques communes.
• Affectation de compte. Il s'agit de la désignation de débit et de crédit.
• Extincteur. Pour éviter le remboursement sur les pièces comptables primaires r marque "payé".

Erreurs dans les documents

Ils peuvent provenir de des raisons différentes. Fondamentalement, leur apparition est causée par l'attitude négligente de l'employé envers le travail qu'il effectue, l'analphabétisme du spécialiste et le dysfonctionnement de l'équipement.

La correction des documents est fortement déconseillée. Cependant, dans certains cas, il est impossible de se passer de corriger les erreurs. Défaut reconnu sur le comptable principal de la documentation devrait réparer comme ceci:

• Barrez l'entrée incorrecte avec une ligne fine afin qu'elle soit clairement visible.
• Écrivez les informations correctes au-dessus de la ligne barrée.
• Mettez une marque "Corrigé pour croire".
• Précisez la date de l'ajustement.
• Mettez une signature.

L'utilisation d'agents correctifs n'est pas autorisée.

Travailler avec des documents entrants

Le traitement des papiers entrants comprend :

• Définition du type de document. Les documents comptables contiennent toujours des informations sur les transactions commerciales terminées. Par exemple, ils comprennent une facture, un ordre de réception Argent etc.
• Vérification des coordonnées du destinataire. Le document doit être adressé entreprise spécifique ou son employé. En pratique, il arrive que des documents pour l'achat de matériaux soient spécialement délivrés à l'entreprise, bien que le contrat avec le fournisseur n'ait pas été conclu.
• Vérification des signatures, sceaux. Les personnes qui signent le document doivent avoir le pouvoir de le faire. Si l'approbation des documents primaires ne relève pas de la compétence de l'employé, ils sont alors invalidés. En ce qui concerne les impressions, dans la pratique, des erreurs se produisent souvent dans les entreprises qui ont plusieurs sceaux. Les informations sur l'empreinte doivent correspondre au type de document sur lequel elle se trouve.
• Vérification de l'état des documents. En cas de constatation d'avaries sur papiers ou d'absence de feuillets, il est nécessaire d'établir un acte dont une copie doit être adressée au cocontractant.
• Vérification de la validité de l'événement reflété dans le document. Les employés de l'entreprise doivent confirmer les informations sur le fait de la transaction. Les documents d'acceptation des objets de valeur sont certifiés par le responsable de l'entrepôt, les termes du contrat sont confirmés par le commerçant. Dans la pratique, il existe des situations où un fournisseur reçoit une facture pour des marchandises que l'entreprise n'a pas reçues.
• Spécifie la période à laquelle appartient le document. Lors du traitement des papiers primaires, il est important de ne pas prendre en compte deux fois les mêmes informations.
• Définition de la section comptable. Dès réception de la documentation primaire, il est nécessaire d'établir à quelles fins les valeurs livrées seront utilisées. Ils peuvent agir comme des immobilisations, des matériaux, des actifs incorporels, des biens.
• Détermination du registre dans lequel
• Inscription papier. Elle est effectuée après tous les contrôles.

Travailler avec des papiers sortants

Le traitement de ce type de documentation est quelque peu différent de ce qui précède.

Tout d'abord, un employé autorisé de l'entreprise forme une version préliminaire du document sortant. Sur cette base, un projet de document est en cours d'élaboration. Il est envoyé au gestionnaire pour approbation. Cependant, un autre employé disposant de l'autorité appropriée peut également approuver le projet de document.

Après certification, le projet est rédigé selon les règles établies et transmis au destinataire.

Planification du flux de travail

Cette étape est nécessaire pour assurer une réception, un envoi et un traitement rapides de la documentation. Pour l'organisation compétente de la circulation des documents dans l'entreprise, graphiques spéciaux. Ils indiquent :

• Lieu et date d'enregistrement des papiers primaires.
• Nom complet et fonction de la personne qui a préparé et soumis les documents.
• Comptes établis sur papiers.
• Heure et lieu de stockage de la documentation.

Registres comptables

Ils sont nécessaires pour l'enregistrement de la documentation primaire. En même temps, une marque comptable est apposée sur les papiers. Il est nécessaire d'empêcher le réenregistrement des documents.

Les titres primaires peuvent être conservés dans des registres électroniques. Toutefois, à la demande d'organismes gouvernementaux ou de contreparties, l'entreprise doit fournir des copies papier.

Fonctionnalités de récupération de documents

Actuellement, il n'y a pas de procédure claire pour la restauration des papiers dans le règlement. En pratique, ce processus comprend les activités suivantes :

• Nomination d'une commission chargée d'enquêter sur les raisons de la perte ou de la destruction de documents. Si nécessaire, le chef d'entreprise peut impliquer les forces de l'ordre dans la procédure.
• Faire appel à un organisme bancaire, à des contreparties pour des copies de documents primaires.
• Correction de la déclaration de revenus. La nécessité de soumettre un rapport mis à jour est due au fait que les coûts non documentés ne sont pas reconnus comme des dépenses à des fins fiscales.

En cas de perte de la documentation principale, l'IFTS calculera le montant des déductions fiscales en fonction des documents disponibles. Cependant, il est possible d'utiliser autorité fiscale sanction sous forme d'amende.

Erreurs courantes dans le processus de délivrance des documents primaires

En règle générale, les personnes responsables de la tenue des registres commettent les infractions suivantes :

• Remplissez des formulaires qui ne sont pas unifiés ou approuvés par le chef d'entreprise.
• Ils n'indiquent pas les détails ou ne les reflètent pas avec des erreurs.
• Ils n'endossent pas les documents avec leur signature ou ne permettent pas aux employés qui n'ont pas le pouvoir de signer des papiers.

La documentation confirmant les faits des transactions commerciales est extrêmement importante pour l'entreprise. Sa conception doit être abordée avec beaucoup de soin. Toute erreur peut entraîner des conséquences négatives.

Le flux de documents dans les organisations fait partie intégrante des processus métier. Les documents comptables sont conçus pour enregistrer par écrit tous les événements survenus dans les entreprises qui affectent les moments de travail.

Essence et signification des documents comptables

Les exigences législatives, en particulier les dispositions de la "Loi comptable", rendent obligatoire la documentation de tous les événements de la sphère économique. Les documents comptables sont utilisés pour confirmer l'achèvement de toute opération, servent de preuve écrite des processus en cours.

Un document comptable est une forme dans laquelle les événements actuels, leur évaluation et d'autres critères qui distinguent une transaction commerciale peuvent être enregistrés.

Selon les types de documents comptables financiers et leur objectif peuvent être classés comme suit:

1. Administratif. Sur leur base, les transactions commerciales ne sont pas enregistrées. Ces documents servent d'instructions pour l'exécution certaines actions. Ce groupe comprend les ordres, les instructions de la direction.
2. Disculpatoire - confirmer la commission des opérations réelles dans les activités actuelles de l'entreprise. Ils servent de base à la réalisation d'enregistrements, par exemple, actes d'acceptation et de transfert d'objets de valeur, factures de radiations, transferts internes. Souvent leur présence doit être attestée par des documents administratifs.
3. Les documents comptables sont conçus pour simplifier la procédure comptable. Ce sont diverses déclarations, des déclarations comptables expliquant la procédure d'exécution des actions et leur opportunité.
4. Les documents combinés portent des signes à la fois administratifs et disculpatoires. Ils servent de base à l'émergence d'une transaction commerciale et contiennent également une indication de son achèvement. Dans ce cas, à titre d'exemple, on peut considérer des documents de caisse (ordre de caisse).

Qu'en est-il des documents comptables

Les documents régissant la comptabilité sont formés dans l'ordre de compilation, c'est-à-dire qu'ils sont divisés en primaire et résumé. Pour la mise en œuvre des enregistrements comptables, la base est constituée par les pièces comptables primaires. Ils peuvent être formés directement dans l'entreprise ou être reçus de l'extérieur - de fournisseurs, d'acheteurs et d'autres sous-traitants. Les principaux documents comptables liés au primaire sont les factures, les paiements, les espèces, les documents bancaires et autres. Les données consolidées sont compilées sur la base des données primaires et contiennent des informations générales.

Selon leur contenu, ils peuvent revêtir des valeurs matérielles et monétaires. La partie matérielle reflète la présence et le mouvement des marchandises et d'autres valeurs. Par exemple, les actes d'acceptation et de transfert, les feuilles de route pour la mainlevée des marchandises donnent une idée précise des types et des quantités de biens déplacés. L'estimation du coût de l'opération effectuée est également donnée.

Certains papiers sont exclusivement de règlement. On parle de fiches de paie, de mandats de caisse, de relevés bancaires. Les informations qu'ils véhiculent sont de nature exclusivement financière - état des règlements avec les contreparties, rémunération des salariés.

Jusqu'à récemment, l'exigence d'utilisation obligatoire de formulaires unifiés en comptabilité demeurait. L'entrée en vigueur de la loi n ° 402-FZ sur la comptabilité permet à la direction des organisations de développer de manière indépendante des formulaires de documents primaires. Mais dans le même temps, certaines exigences concernant la présence de détails obligatoires subsistent. Autrement dit, dans la comptabilité primaire, la pièce comptable actuelle n'est qu'un formulaire qui reflète les informations suivantes :

• nom et date de préparation du formulaire;
• les détails de l'entité commerciale ;
• le contenu de l'opération et ses caractéristiques en termes monétaires et quantitatifs ;
• signatures des personnes responsables.

A quoi servent les documents comptables ?

Pour les organisations et même pour les entrepreneurs, l'importance des documents comptables est grande. Ils ne servent pas seulement à confirmer le fait accompli activité économique mais aussi aider à déterminer la situation financière actuelle de l'entreprise. Sur leur base, les sujets effectuent des calculs fiscaux, alors qu'une diminution de la base imposable n'est possible que s'il existe des documents correctement rédigés en termes de législation.

L'absence des documents primaires nécessaires, des certificats, des déclarations peut par la suite créer de nombreux problèmes pour l'organisation, provoquant des questions supplémentaires de la part des autorités de régulation. Souvent, ce fait sert de base au recalcul de la base imposable.

De quels documents comptables une SARL doit-elle disposer pour assurer le fonctionnement courant de l'entreprise ? Selon les spécificités du travail, il s'agit de documents réglementant les activités de l'entreprise - commandes, commandes, politiques comptables. La confirmation des faits des revenus reçus et des dépenses encourues sont les lettres de voiture, les factures, les fiches de paie avec le personnel, les autres espèces et les documents bancaires. Pour simplifier la procédure comptable, le chiffre d'affaires, les états cumulatifs contenant des informations généralisantes sur des opérations homogènes sont largement utilisés.

Transfert de documents et période de conservation

Considérant que le rôle et l'importance des pièces comptables sont indéniables pour chaque entité économique, leur circulation et leur conservation doivent également être soumises à certaines règles.

Les organisations établissent indépendamment un calendrier pour le flux de documents principal, qui comprend les étapes suivantes :

• acceptation ou enregistrement ;
• traitement;
• stockage;
• transfert aux archives.

Le calendrier spécifié doit contenir les conditions optimales pour le traitement des données reçues. Si nécessaire, un ajustement des périodes établies est autorisé.

Le stockage des documents primaires est assuré par les employés du service comptable. Dans le même temps, lors du changement de responsable, il est nécessaire d'établir un acte d'acceptation et de transfert des documents comptables, dont un échantillon est élaboré en tenant compte des caractéristiques de l'entreprise. Mais en même temps, il est nécessaire de constituer un registre détaillé des documents comptables lors du transfert des affaires, dont un échantillon contiendra des informations complètes sur le volume de transactions existant.

La durée de conservation des documents est différente en fonction de leur finalité. Les informations fournissant des données de calcul d'impôt doivent être disponibles depuis au moins 4 ans. Les formulaires remplis fournissant des informations sur les employés sont conservés jusqu'à 75 ans.

Registre des pièces comptables lors du transfert de cas (exemple)

La documentation primaire sert de base pour effectuer les écritures comptables dans les registres comptables. Ces formulaires sont destinés à consigner sur papier la fiabilité du fait d'une opération commerciale ayant entraîné une modification de la situation économique de l'entreprise. L'enregistrement de l'organisation principale est réglementé par la loi. Chaque modèle doit être conforme aux exigences de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ.

Formes et types de documentation primaire

Les formulaires de documents primaires utilisés par les entités commerciales peuvent être unifiés et développés indépendamment par les parties à la transaction. Liste des formulaires types dont l'utilisation est obligatoire dans situations particulières approuvé par la loi. Dans de tels échantillons, les organisations n'ont pas le droit de modifier indépendamment la structure ou le contenu. Des documents non unifiés peuvent être créés par l'entreprise, en tenant compte des spécificités de ses activités. Ils sont soumis à l'approbation des actes locaux de l'entreprise.

La classification de la documentation primaire implique la division en formes d'utilisation interne et externe. Les documents internes décrivent les transactions affectant les activités d'une institution - la société qui a compilé ce certificat. Les externes sont conçus pour fixer les transactions et leurs résultats entre deux ou plusieurs participants.

Pour les formulaires internes, la division dans les groupes suivants est typique :

1. Type administratif - utilisé pour donner des instructions et des instructions aux unités structurelles et au personnel.
2. La version exécutive des modèles est utilisée pour afficher les transactions qui ont été effectuées dans la période en cours.
3. Documents pour la comptabilité - leur but est de systématiser l'ensemble des événements et de résumer les informations documentaires reçues ( un excellent exemple- registres).

Les registres comptables comprennent les livres et journaux, les fiches comptables. Ce type de documentation peut être divisé en sous-espèces, qui diffèrent dans la manière dont elles sont remplies et conservées :

• chronologique - toutes les opérations qui y sont effectuées sont présentées en stricte conformité avec la chronologie réelle des événements;
• systématique (exemple - livre de caisse);
• combiné;
• analytique;
• synthétique, impliquant une ventilation des montants par comptes comptables généralisés.

La documentation principale peut prendre la forme d'un accord entre les contreparties, d'une facture de paiement, d'une lettre de voiture, d'actes d'acceptation et de livraison des tâches terminées. Les documents principaux comprennent un ensemble de formulaires pour les règlements avec le personnel. Cette catégorie comprend les feuilles de temps, les paies.

NOTE! La comptabilisation et la cession des actifs de l'entreprise sont formalisées à l'aide du primaire. Cette catégorie de documents se caractérise par la présence de formulaires types. Auparavant, ils étaient obligatoires pour toutes les entités commerciales. Désormais, chaque organisation décide elle-même d'utiliser les formulaires recommandés ou de développer ses propres modèles.

Une attention particulière dans la pratique comptable est accordée à la caisse enregistreuse principale. Il est unifié. La modification de l'ensemble des détails ou de la structure du modèle peut entraîner la privation même d'une forme signée de force juridique. Ce groupe comprend tous les types de documents qui montrent la réception de l'argent à la caisse, leur élimination. Ils comprennent le livre de caisse, qui résume toute la gamme des actions avec de l'argent.

Classification des entreprises primaires par étapes de l'entrepreneuriat

Selon à quel stade ce moment l'entreprise est située, certaines formes de documentation comptable primaire sont utilisées. Habituellement, les transactions, en termes de fourniture de documents, peuvent être divisées en trois étapes.

1. Déterminer les termes de l'accord. Les partenaires négocient, développant un consensus qui conviendra aux deux parties. L'argent et les biens ne changent pas encore de mains, les services ne sont pas encore fournis, le travail n'est pas fait, mais tout est prêt pour le début de l'interaction. Les types de primaires suivants seront le résultat de cette étape :
   • contrat (plusieurs formes sont possibles) ;
   • une facture pour paiement.
2. Récompense de l'affaire. Le paiement peut être effectué sous différentes formes. Ce point important est fixé par la source primaire confirmant le transfert d'argent :
   • si le paiement n'a pas été effectué en espèces, alors il sera confirmé par un extrait du compte courant, un chèque du terminal de paiement, etc. ;
   • si l'argent a été transféré en "espèces", un chèque de banque fera office de confirmation, un formulaire responsabilité stricte ou un reçu pour un mandat entrant.
3. Transfert de biens, prestation de services, exécution de travaux. Elle a effectué le paiement, il est maintenant temps pour l'autre partie de remplir ses obligations. Le fait qu'elle l'ait fait de bonne foi, et que la première partie n'ait aucune prétention, sera attesté par les documents principaux suivants :
   • lettre de voiture (si les marchandises ont été transférées);
   • reçu de vente (peut être délivré avec un reçu de caisse ou être présenté comme un seul document);
   • acte de services rendus (ou travail effectué).

Ces documents sont nécessaires pour fournir la taxe, car ils confirment les dépenses engagées par la première partie, ce qui affecte directement l'assiette fiscale.

Contrôle, stockage et organisation de la comptabilité des pièces primaires

La comptabilité de la documentation principale doit être organisée de manière à ce que chaque formulaire passe par le système d'enregistrement au sein de l'entreprise. Cela est nécessaire pour minimiser le risque de perdre des certificats et d'autres formulaires. Le greffier ou une autre personne responsable commence les registres d'enregistrement de la documentation. Tous les formulaires entrants sont traités comme entrants. Les formulaires sortants sont générés en interne par l'entreprise (qu'ils soient délivrés à des tiers ou qu'ils restent dans l'entreprise).

La documentation entrante doit passer par plusieurs étapes de comptabilité et d'enregistrement :

1. acceptation.
2. traitement initial.
3. Répartition par types de formulaires et leur objet.
4. Inscription dans les journaux comptables avec apposition d'un cachet sur le document et attribution d'un numéro entrant avec la date d'acceptation.
5. Observation par la direction de l'entreprise (lorsque le directeur regarde la correspondance entrante, il y met des résolutions).
6. Exécution de documents.

Pour organiser un système de gestion documentaire efficace et assurer le contrôle de la sécurité des formulaires, il est nécessaire d'élaborer et d'approuver un calendrier de flux de travail avec une nomenclature des cas. Dans le calendrier, il est nécessaire de divulguer les étapes d'enregistrement, l'enregistrement des documents, la procédure de leur transfert vers le stockage, en indiquant le délai, la liste des employés responsables de chaque étape.

Il est nécessaire de conserver la documentation primaire exécutée et reflétée dans la comptabilité pendant au moins 5 ans. L'arrêté du ministère de la culture du 25 août 2010 n° 558 prévoit une classification des formulaires en référence au moment de leur dépôt aux archives :

• la documentation administrative doit rester disponible pendant 75 ans (si les ordres et instructions affectent la conduite de l'activité principale de l'entreprise) ou 5 ans, à condition que le formulaire reflète la résolution des problèmes administratifs ;
• les formulaires accompagnant la mise en œuvre des transactions commerciales sont soumis à un stockage pendant 3 à 5 ans.

RÉFÉRENCE! Loi n ° 402-FZ à l'art. 29 La durée de conservation est limitée à 5 ans. La législation fiscale prescrit d'assurer la sécurité et la disponibilité de la documentation comptable pendant au moins 4 ans.

Des conditions particulières et des durées de conservation sont prévues pour ces formulaires :

1. Les documents à l'aide desquels la capitalisation des actifs soumis à dépréciation a été reflétée ne peuvent pas être archivés pendant 4 ans à compter de la date de radiation de ce bien.
2. Si la documentation principale a été établie au cours de la période de survenance d'une perte, qui est utilisée pour réduire le montant de l'impôt sur le revenu, elle doit être conservée jusqu'à ce que l'impact sur la base imposable des résultats d'une telle non-rentabilité cesse.
3. Opérations de caractérisation primaire sur l'occurrence comptes débiteurs, doit être conservé pendant 4 ans à partir du moment où l'encours est reconnu comme mauvais (si un tel fait se produit).

Pour les formulaires électroniques, les durées de conservation sont identiques aux documents papier. La procédure d'annulation du primaire doit être effectuée avec la participation d'une commission spécialement créée.

Approbation des principaux formulaires de documentation

Une documentation primaire non unifiée peut être développée par des entités commerciales de manière indépendante. Pour ces formulaires, le principal critère de conformité aux normes de la loi est le respect des normes de la loi n ° 402-FZ en termes de détails obligatoires :

• Titre du document ;
• date d'enregistrement;
• des informations sur l'entreprise constituant le formulaire par lequel l'entreprise peut être identifiée;
• le contenu de la transaction commerciale affichée indiquant la valorisation de l'objet de la transaction ;
• réduction des compteurs naturels et des valeurs quantitatives ;
• la présence des signatures des fonctionnaires responsables (avec l'indication obligatoire de leur fonction et de leur nom complet).

SE SOUVENIR! Pour utiliser des modèles auto-développés comme documentation principale, il est nécessaire de les approuver par un acte local de l'entreprise.

Les espèces et les documents de paiement appartiennent à un groupe de formulaires strictement réglementés. Les entreprises, par leur ordre ou tout autre ordre, ne sont pas autorisées à en supprimer des lignes, des cellules, ou à en modifier la structure. Les entreprises peuvent apporter leurs propres ajustements aux modèles non unifiés, ajouter et supprimer des blocs d'informations. Lorsque vous développez vous-même de nouveaux formulaires, vous pouvez vous baser sur des échantillons standard.

Pour approuver le primaire, vous pouvez retirer ses exemples dans une application distincte de la politique comptable. La deuxième option - pour chaque formulaire, le responsable émet une commande pour l'entreprise. Le texte de l'arrêté indique des informations sur l'introduction de nouvelles formes de documentation dans la comptabilité, qui doivent être établies selon un modèle unique. Les formulaires eux-mêmes sont inclus dans la commande sous la forme d'applications indépendantes.

Si une organisation va utiliser des formulaires standard recommandés par les services concernés pour refléter les transactions individuelles, ces formulaires n'ont pas besoin d'être approuvés par des actes internes. Pour fixer une telle décision, il suffit de faire une entrée dans la politique comptable sur l'utilisation de modèles standardisés.

Lors de l'introduction de nouvelles formes de documents dans le système de gestion de documents, il est conseillé de les approuver par ordre.

De quoi un comptable doit-il toujours se souvenir ?

L'état idéal de la documentation primaire - condition nécessaire aucun problème avec contrôles fiscaux et révisions, preuve de son innocence dans un litige avec une contrepartie, etc. Nous présentons un certain nombre de nuances importantes, qui doit toujours être rappelé par un comptable lorsqu'il travaille avec des documents primaires.

1. Primaire est la seule preuve. Sans documentation primaire, il est impossible de prouver les faits de livraison, les coûts, l'exécution ou la non-exécution des termes de la transaction. Le tribunal ne deviendra pas non plus un assistant - il existe des précédents lorsque les demandeurs ont été rejetés ou que les défendeurs ont abandonné leurs réclamations en raison du manque de preuves de certaines étapes de la transaction en raison du manque d'un certain nombre de documents primaires.

   IMPORTANT! Sans "primaire" dans de rares cas, il est possible de prouver le fait de la prestation de services : le tribunal peut prendre en compte des expertises complémentaires et des pièces justificatives. Si le fait de l'exécution des travaux est rendu, l'absence d'acte signé par le client ne le dispensera pas du paiement.

2. Mieux sans erreurs, mais les défauts mineurs ne sont pas lourds. Rêve horrible tout comptable - refus de remboursement de la TVA en raison de données incorrectes dans les documents primaires. Mais si les erreurs sont mineures, la déduction ne doit pas être refusée. L'importance des erreurs est régie par la partie 2 de l'art. 9 loi fédérale du 06 décembre 2011 n° 402-FZ "On Accounting". L'administration fiscale l'a confirmé dans la lettre n° GD-4-3/2104@ du 12 février 2015). L'essentiel est que les données présentées témoignent avec précision du fait du paiement et de la livraison des biens (prestation de services). Ainsi, par exemple, si le connaissement ne contient pas de référence au contrat ou si le poids de la cargaison n'est pas indiqué, c'est un inconvénient, mais pas une raison de refuser la TVA. Mais si le nom et la date du document, le coût total des marchandises et un certain nombre d'autres détails obligatoires manquent, le tribunal peut considérer une telle transaction comme irréaliste.
3. Attention aux fausses signatures ! Si les signatures des personnes responsables sur les documents sont falsifiées, ou si le document est signé par une personne qui n'a pas le pouvoir de le faire, une telle primaire ne sera pas reconnue par les autorités. De plus, il est très important que la signature soit manuscrite - les télécopies ne seront pas valides.
4. Le primaire avec une erreur n'est pas remplacé. Si, par exemple, les factures dans lesquelles une erreur est trouvée peuvent être réécrites en émettant un nouveau document corrigé avec les mêmes détails, alors ce numéro ne fonctionnera pas avec la documentation principale. Malgré le fait que parfois les tribunaux reconnaissent les documents rectificatifs, il vaut mieux corriger l'erreur selon les règles de l'art. 7 de la "Loi comptable" - entrez la date de correction dans le document et certifiez-le avec les signatures des personnes autorisées.
5. La traduction n'est pas toujours nécessaire. Naturellement, le primaire est compilé sur langue officielle. Mais parfois, la traduction de mots individuels de une langue étrangère s'avère inapproprié, par exemple, s'il s'agit du nom d'une marque ou d'un produit.
6. Primaire électronique - uniquement avec EDS. Aujourd'hui, il n'est pas nécessaire de se limiter à la forme papier de la documentation primaire, la loi autorise également les supports électroniques. Mais il ne sera assimilé à du papier que s'il est certifié par une signature numérique qualifiée. Un EDS non qualifié n'est autorisé que dans certains cas spéciaux spécialement spécifiés, et le primaire n'y est pas inclus.