Chiffre d'affaires Argent entre entités économiques, ainsi que la procédure de conduite opérations en espèces V Fédération Russeétabli par la Banque centrale de la Fédération de Russie. Les bases sont inscrites dans des documents réglementaires : Instructions de la Banque de la Fédération de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014 - pour les personnes morales, Règlement n° 318-P du 24 avril 2008 - pour les organismes de crédit.

Les opérations sont utilisées lors de la réception, du recalcul ou de l'émission d'espèces aux fins suivantes :

• payer salaires, bourses, avantages sociaux ;
• , calculs des obligations fiscales ;
• les règlements avec les fournisseurs et les entrepreneurs ;
• règlements pour la fourniture de services payants;
• reçus et dons gratuits;
• d'autres calculs.

Règles pour effectuer des transactions en espèces en 2019

Des exigences obligatoires pour la procédure d'organisation de la circulation des espèces ont été établies, ainsi que des questions qui entité du secteur public s'installe tout seul.

Exigences obligatoires(réglementé par la législation en vigueur)	Auto-installable
La procédure d'établissement, à l'exception des jours de paiement des salaires (avantages, bourses). Remise d'espèces à la banque lorsque le solde approuvé est dépassé. Attribution des responsabilités professionnelles au caissier (employé responsable). Réception et émission d'espèces sur la base des ordres entrants et sortants, tenue obligatoire d'un livre de caisse.	Limite de solde de trésorerie dans la caisse enregistreuse. Règles pour assurer la sécurité des documents et des espèces dans l'entreprise. Règles de stockage et de transport des fonds. Fréquence et algorithme de contrôle de la discipline de trésorerie. Détermination des personnes responsables (commissions) pour mener les inspections, y compris les inspections surprises.

La loi détermine que seul un employé de l'établissement peut être caissier. L'employé doit être familiarisé avec la procédure actuelle et les responsabilités du poste dès la signature. De plus, les fonctions de caissier peuvent être exercées par le gérant lui-même. Et si une grande organisation emploie plusieurs caissiers, un senior devrait être nommé.

Documents requis

Les opérations doivent être documentées avec des documents appropriés.

Ainsi, pour recevoir de l'argent dans la caisse enregistreuse, on utilise le formulaire d'ordre de réception (PRO) OKUD 0310001. Le formulaire n° KO-1 est approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88.

Pour émettre des espèces, on utilise un ordre de débit (RKO) OKUD 0310002. Le formulaire n° KO-2 est approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88.

La documentation est préparée par le caissier ou le chef comptable. Les responsabilités peuvent être transférées à une autre personne avec laquelle un accord a été conclu pour maintenir comptabilité dans l'organisation (clause 4.3 de l'instruction n° 3210-U). La condition est entrée en vigueur le 19 août 2017.

Nouvelles règles d'utilisation du CCP

En 2019, la procédure d'utilisation des équipements de caisse enregistreuse est en vigueur, approuvée par la loi fédérale n° 54-FZ du 22 mai 2003 (telle que modifiée le 3 juillet 2016). Les changements récents ont affecté non seulement les règles d'enregistrement des caisses enregistreuses auprès de l'administration fiscale, mais également la procédure d'utilisation des caisses enregistreuses en ligne.

Les organisations utilisant des CCP ne doivent pas fournir l'appareil à l'inspection pour enregistrement ou modification. Toutes les actions peuvent être réalisées via Espace personnel sur le site Web du Service fédéral des impôts de Russie. De plus, toutes les informations sur les calculs seront automatiquement transmises aux autorités fiscales via les opérateurs de données fiscales.

Les innovations amélioreront l'efficacité financière de l'utilisation des systèmes de caisse enregistreuse, réduiront les coûts de maintenance et de réenregistrement des équipements et réduiront le risque de fraude financière. Les changements visent à accroître la transparence des paiements effectués en espèces, ainsi qu'à réduire le nombre de contrôles fiscaux.

Responsabilité et pénalités

En cas de non-respect de la loi relative à la conduite des transactions en espèces, une responsabilité administrative est prévue. La partie 1 de l'article 15.1 du Code des infractions administratives établit :

1. Les personnes morales qui ont enfreint le règlement 318 sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces et les instructions n° 3210-U sont punies d'une amende de 40 000 à 50 000 roubles.
2. Sanction des responsables d'organisations et d'entrepreneurs individuels sous la forme d'une amende de 4 000 à 5 000 roubles.

Entrées de base pour l'enregistrement des transactions en espèces

Présentons les principales opérations en espèces d'une institution budgétaire sous forme de tableau.

le nom de l'opération	Compte de débit	Compte créditeur	Documents sources
Réception d'espèces à la caisse de l'établissement depuis un compte personnel			OMP (f. 0310001) Livre de caisse (f. 0504514)
Paiement reçu pour la fourniture de services payants			OMP (f. 0310001) Reçu (f. 0504510) Livre de caisse (f. 0504514)
Argent émis sur compte			RKO (f. 0310002) Livre de caisse (f. 0504514)
Les espèces dépassant la limite de la caisse ont été transférées sur le compte personnel de l'institution			RKO (f. 0310002) Livre de caisse (f. 0504514)

Les transactions étaient effectuées en roubles. Parallèlement, des écritures doivent être effectuées sur les comptes de hors-bilan : compte 17 à la réception, compte 18 à la sortie de la caisse.

Comment conserver des registres

Considérons étape par étape la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie en institution budgétaire sur des exemples précis.

Un employé de l'établissement d'enseignement budgétaire de l'État de l'école de sport pour enfants et jeunes "ALLUR" Petrov P.P. a reçu 5 000 roubles pour l'achat de papier d'impression et de papeterie. Le caissier a distribué l'argent au même moment.

Pendant la journée de travail, Petrov P.P. effectuait des achats de papier d'impression et de fournitures de bureau. Il reste un montant non dépensé - 750,00 roubles (économies lors de l'achat de papeterie). Petrov. Comptable-caissier.

La citoyenne Plovtsova I.P. a acheté un abonnement à la piscine via la caisse de l'institution ( services payants). Le montant de l'achat était de 1 500,00 roubles. Le comptable-caissier a accepté l'argent liquide et a compilé les documents.

A la caisse, il est sous-traité à l'entreprise (Instruction de la Banque de Russie du 11 mars 2013 n° 3210-U). Par exemple, il doit déterminer où et comment équiper la caisse enregistreuse, comment organiser le stockage des documents, et approuver la procédure et le calendrier des contrôles de caisse. Plus plus de règles est établie par le chef de l'entreprise qui comporte des divisions distinctes.

Chaque décision du gestionnaire peut être formalisée sous forme d'arrêté distinct. Mais il est plus pratique d'établir un seul document - un règlement sur la conduite des transactions en espèces. Et il contiendra, sinon la totalité, la plupart des ajouts importants au mandat de caisse officiel.

De plus, formulez vos règles de manière à ce qu'il soit facile de les mettre en œuvre, mais cela ne se fait pas au détriment de l'organisation. Notre article vous aidera à ne pas manquer l'essentiel lors de la préparation d'un tel document. Un exemple prêt à l'emploi d'une réglementation sur la réalisation de transactions en espèces est présenté ci-dessous.

Les informations les plus importantes à inclure dans la déclaration

Le règlement n'a pas besoin de reproduire les exigences de la directive n° 3210-U. Il suffit de faire un lien vers ce document. ( 1 ) Il est nécessaire de décrire en détail uniquement les points qui ne sont pas clairement formulés, ainsi que les points dont la Banque de Russie confie directement le chef de l'entreprise.

Où et quel type de caisse dans l'entreprise (2). Le directeur de l'entreprise détermine lui-même quel doit être le lieu dans l'entreprise pour effectuer les transactions en espèces, c'est-à-dire la caisse (article 2 de la directive n° 3210-U). Vous pouvez prévoir qu'il comporte une fenêtre grillagée par laquelle le caissier émet et reçoit de l'argent. Et le coffre-fort dans lequel ils sont stockés est solidement fixé au sol. Mais si le directeur estime que de telles précautions sont inutiles, le règlement ne peut alors que nommer le lieu où travaille le caissier. Par exemple, une salle de comptabilité ou un bureau n°4 (voir exemple de réglementation sur les transactions en espèces ci-dessus).

Qui est le caissier de l'entreprise (3). Le responsable doit décider qui, dans l'organisation, effectue les transactions en espèces, c'est-à-dire qui travaille comme caissier (article 4 de la directive n° 3210-U). Cette personne ne peut être choisie que parmi les salariés de l’entreprise. Par exemple, vous ne pouvez pas nommer un employé comme caissier organisme spécialisé, à laquelle la société a transféré la gestion comptable. Mais vous pouvez choisir n'importe qui parmi les employés.

Ainsi, si l'entreprise tableau des effectifs Il n'y a pas de poste de caissier, le directeur peut les nommer soit un chef comptable, soit un secrétaire. L'essentiel pour lui, ce sont les droits et responsabilités officiels d'un caissier et le familiariser avec ces droits et responsabilités.

Il n'est pas nécessaire d'inclure les droits et responsabilités du caissier dans la réglementation. Et plus encore, appelez-le nom complet... Sinon, vous devrez apporter des modifications à chaque changement de personnel.

Qu'il suffise de dire, par exemple, qu'un caissier est un salarié qui occupe ce poste conformément au tableau des effectifs et avec lequel un contrat de travail a été conclu. Ou établissez que le caissier de l’entreprise est un comptable. Ensuite, la description de poste du comptable (ou le contrat de travail avec lui) doit inclure les droits et responsabilités du caissier et lui faire signer qu'il en a pris connaissance. S'il le souhaite, le directeur peut être lui-même caissier.

Si l'entreprise compte plusieurs caissiers, vous devez alors choisir lequel d'entre eux est le plus âgé. En règle générale, le poste de caissier principal est également reflété dans le tableau des effectifs. La réglementation peut alors se limiter à stipuler que dans l'entreprise les transactions en espèces sont effectuées par le caissier principal et le caissier.

Quels documents de l'entreprise sont électroniques ou papier (4). La nouvelle procédure permet d'établir les documents de caisse à la main ou sur ordinateur, sur papier ou en en format électronique(article 4.7 de la directive n° 3210-U).

Vous pouvez mettre en place toutes les options possibles. Mais maintenant, il n'est pas clair si l'organisation a le droit de rédiger certains documents sur papier et d'autres par voie électronique. De plus, les documents papier (à l'exception des reçus et des consommables) peuvent être corrigés, mais pas les documents électroniques. Par conséquent, jusqu'à ce que des éclaircissements officiels apparaissent, il est plus sûr de tout faire comme avant. C'est-à-dire prévoir dans le règlement que l'organisation établit des reçus, des consommables, un livre de caisse, des relevés, etc. Programme d'ordinateur, puis l'imprime et le stocke sous forme papier.

Qui prépare les documents de caisse (5). Le directeur doit nommer une personne dans l'entreprise qui est chargée de préparer les documents de trésorerie, c'est-à-dire les reçus et les consommables. En d'autres termes, il les crée dans le programme et les imprime.

En pratique, cela se fait le plus souvent par les caissiers eux-mêmes avant de recevoir ou de distribuer de l'argent. Alors dans la situation il faut le dire. Après tout, une autre option est possible : le chef comptable imprime le reçu (consommables), y appose sa signature, puis transmet ce document au caissier (article 5.1 de la directive n° 3210-U).

Où et pendant combien de temps les documents doivent-ils être conservés (6). La réglementation doit décrire la manière dont l'entreprise organise la conservation de tous les documents de caisse (article 4.7 de la directive n° 3210-U). Tout d’abord, parlons de la durée de conservation. Cela dure cinq ans (arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558). Deuxièmement, à propos du lieu de stockage. Il s'agit généralement de comptabilité. Mais vous pouvez prévoir par exemple que les documents datant de plus de trois ans soient transférés aux archives de l’entreprise. Troisièmement, qui est responsable de la sécurité (le directeur lui-même, le chef comptable, le comptable).

Comment certifie-t-on une procuration pour recevoir ou déposer des espèces (7). Le règlement doit préciser comment l'entreprise certifie les copies des procurations par lesquelles le caissier émet les espèces de la caisse enregistreuse. Expliquons de quoi nous parlons.

Si le caissier donne de l'argent à quelqu'un par procuration (par exemple, un employé de la contrepartie a apporté la marchandise et prend paiement en espèces pour lui), alors ce document doit rester dans l'entreprise. Le caissier l'applique aux consommables.

Mais il arrive qu'une procuration soit délivrée pour une longue période. Ou cela donne à l'employé le droit de recevoir de l'argent non pas en un, mais en plusieurs différentes organisations. Il n’est alors pas nécessaire de lui retirer la procuration originale. Il suffit d'en faire une copie. Ce sera à la caisse.

La réglementation doit prévoir exactement comment cette copie est certifiée (article 6.1 de la directive n° 3210-U). L’option la plus simple est que le caissier en fasse une copie, la date et la signe.

Ainsi, on peut établir que seuls le caissier et le gérant ont le droit de retirer des espèces du compte. Ou le chef comptable en cas de vacances d'un caissier. Et il doit les transporter exclusivement dans une voiture de fonction. Tout peut arriver dans le métro et le bus.

Si l’argent disparaît, l’entreprise et le caissier en souffriront. Habituellement avec lui sur le matériel complet afin que le montant total des dommages puisse être récupéré.

Que faut-il ajouter au règlement sur les divisions distinctes

Une entreprise qui a des divisions distinctes devrait leur consacrer une section distincte de la réglementation. En effet, dans cette partie, de nombreuses questions doivent également être résolues. Voici les plus importants.

Où le département dépose-t-il l'argent liquide (10). Les nouvelles règles mettent fin à la question des limites de trésorerie pour les divisions distinctes. La valeur limite du solde de trésorerie doit être fixée pour chacun d'eux, et pas seulement pour et (article 2 de la directive n° 3210-U). L'exception concerne les petites entreprises. Ils ont le droit de ne fixer de limite ni pour eux-mêmes ni pour leurs fonctions supplémentaires.

La procédure de calcul du plafond d'une division dépend de l'endroit où elle dépose les espèces : directement à la banque ou à la caisse du siège social. L'option choisie pour le bureau supplémentaire doit être sécurisée en place.

Comment donner au bureau supplémentaire un ordre concernant sa limite (11). Le siège social doit émettre un arrêté à chaque unité distincte concernant la limite qui lui est fixée. Nous parlons à la fois de ces divisions qui déposent des espèces à la banque et de ces bureaux supplémentaires qui transfèrent leur argent à la caisse du siège social (Ab. 6, article 2 de la directive n° 3210-U). Les modalités de transmission de cet arrêté doivent être fixées dans le règlement.

L'option la plus simple est que le caissier du département prenne l'ordre concernant le plafond de trésorerie et le signe sur un exemplaire resté au siège social. Et le plus sûr est de remettre personnellement la commande entre les mains du chef de service, qui se chargera lui-même de remettre ce document à son caissier.

Quand et comment le service transfère son livre de caisse à l'entreprise (12). Le nouveau mandat de caisse ne précise pas directement que toute division de l'entreprise doit tenir son propre livre de caisse. Mais il existe une règle : des divisions distinctes transfèrent à l'organisation une copie du livre de caisse (paragraphe 7, article 4.6 de la directive n° 3210-U).

Pour cette raison, il est plus sûr d’avoir des livres séparés dans chaque bureau supplémentaire. Et le règlement doit préciser dans quel ordre une copie de la fiche sera transférée au siège social et à quelle fréquence. Il n'est pas nécessaire de soumettre la feuille originale et il n'y a aucune obligation d'en faire une copie dans les nouvelles règles. Cela signifie qu'il peut être établi que le caissier du département envoie une copie de la fiche au bureau central par email.

Quant au délai, il n'y a pas d'exigences particulières dans la directive n° 3210-U. L'essentiel ici est d'avoir le temps de transférer l'intégralité du livre au moment de sa compilation. États financiers. L'entreprise a donc le droit de préciser dans le règlement que les feuilles du livre sont envoyées une fois par mois, par trimestre ou même par an.

Comment approuver un poste

Les règles relatives à la conduite des transactions en espèces doivent être approuvées par le chef d'entreprise. Il convient donc de préparer ce document en annexe à l’ordonnance du directeur (voir exemple d’ordonnance ci-dessous). Les salariés qui travaillent directement avec la caisse enregistreuse - chef comptable, comptable, caissier - doivent être familiarisés avec la nouvelle disposition.

Mais il est préférable de recueillir leurs signatures non pas sur ordre du gérant ou sur une annexe, mais sur une feuille séparée (on peut aussi en faire une annexe à l'ordre) ou dans un journal spécial de forme libre. Ensuite, même avec des mouvements de personnel constants, vous n'aurez pas besoin de réimprimer la commande car il n'y a plus assez d'espace pour les signatures des employés responsables.

Dans l'ordonnance, il est mentionné que le directeur a approuvé la nouvelle réglementation sur la conduite des transactions en espèces dans le cadre de l'entrée en vigueur de la directive de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2013. Et précisons également que le texte du règlement élaboré par l'entreprise est donné en annexe à l'arrêté.

Comment la procédure de réalisation des transactions en espèces a-t-elle évolué en 2017 ? Pourquoi des modifications ont-elles été apportées au règlement n° 3210-U relatif à la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces ? Est-il vrai que de nouvelles règles de discipline en matière de trésorerie entreront en vigueur le 19 août 2017 ? Comment tenir un livre de caisse à partir de la date indiquée ? Les règles d'enregistrement des documents de caisse ont-elles changé ? Voyons cela.

Informations introductives

Normatif acte légal, qui réglemente la gestion de trésorerie - Directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces entités juridiques et une procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises. Ce document a été modifié par la Directive de la Banque centrale de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-U. Les modifications entreront en vigueur 10 jours après la publication (le document a été publié le 8 août). Par conséquent, la procédure à suivre pour effectuer les transactions en espèces change à compter du 19 août 2017.

Pourquoi ces changements étaient-ils nécessaires ?

Mais pourquoi a-t-il été nécessaire d'adapter la réglementation sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces ? La réponse principale se trouve dans note explicative aux projets d’amendements commentés :

Ce qui découle de la note explicative

Le développement du projet est dû à l'introduction à partir du 1er juillet 2017 d'équipements de caisse enregistreuse en ligne (caisses enregistreuses en ligne), qui assurent le stockage des données fiscales dans les campagnes fiscales. Cm. " ".

Les projets d'amendements clarifient la procédure d'émission du mandat de caisse entrant 0310001 et prévoient également l'émission du mandat de caisse sortant 0310002 pour le montant total des espèces acceptées et émises lorsque les personnes morales et les entrepreneurs individuels utilisent des équipements de caisse enregistreuse.

Ainsi, la réception et la dépense des fonds seront vérifiées à l'aide des données transmises en ligne au Service fédéral des impôts.

La procédure d'enregistrement des documents de caisse sous forme électronique est également clarifiée et certaines dispositions de la directive n° 3210-U sont mises à jour. Laissez-nous vous parler plus en détail des ajustements les plus significatifs de la discipline de trésorerie à partir du 19 août 2017.

L'argent peut être émis sur un compte sans demande

Les personnes responsables sont des employés envers lesquels l'organisation ou entrepreneur individuelémet de l'argent pour accomplir des missions officielles et qui sont tenus de soumettre un rapport sur leur utilisation.

Pour recevoir un acompte en espèces, un employé doit rédiger une demande à forme libre, dans lequel vous devez fixer le montant requis et indiquer à quelles fins il sera dépensé. Cela découle du paragraphe 6.3 des instructions de la Banque de Russie du 11 mars. 2014 n° 3210-U. Une application familière pour retirer de l'argent d'une caisse enregistreuse peut ressembler, par exemple, à ceci :

Grâce aux changements commentés, à compter du 19 août 2017, les organisations ou les entrepreneurs individuels auront le droit d'émettre de l'argent sur un acompte sur la base d'un document administratif interne. La Banque centrale n'a fourni ni son nom ni sa forme. Ainsi, une organisation ou un entrepreneur individuel pourra émettre un arrêté, une instruction ou tout autre document administratif relatif à l'émission de fonds. La forme du document administratif est arbitraire. Cependant, il doit contenir des relevés du montant des espèces et de la période pour laquelle les espèces sont émises, la signature du gestionnaire et la date. Ceci est requis par la clause 6.3 des instructions de la Banque de Russie du 11 mars. 2014 n° 3210-U (en nouvelle édition).

Donnons un exemple possible d'ordre d'une organisation d'émettre de l'argent contre un rapport, que le directeur (ou une autre personne autorisée) pourrait émettre en juillet 2017.

Veuillez noter qu'après le 19 août 2017, il sera possible de travailler comme avant et d'émettre des rapports sur la base des candidatures des employés. La Banque centrale laisse cette option acceptable. Auparavant, comme nous l'avons déjà dit, la déclaration était obligatoire et la seule option possible.

A compter du 19 août 2017, dès réception d'une demande d'un salarié ou d'un document administratif (par exemple, un arrêté) de déblocage d'argent pour reporting, le comptable sera tenu de créer un bon de commande de dépenses (0310002). Un ordre de caisse de dépenses est émis à chaque fois que de l'argent est sorti de la caisse enregistreuse. Rédigez-le selon le formulaire n° KO-2 en un seul exemplaire (clause 4.1 des instructions de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014). Voici un exemple d'ordre de dépenses et de trésorerie établi en juillet 2017, où l'ordre émis par le directeur, et non un relevé, est enregistré comme base d'émission des fonds.

Vous pouvez utiliser cet exemple d'ordre d'encaissement KO-2 comme exemple. Sur la base de la caisse enregistreuse générée, le caissier est obligé de remettre des fonds à l'employé.

Vous pouvez émettre de l'argent sur un compte si vous avez une dette

Beaucoup de gens savent qu'il est impossible de remettre des montants comptables de la caisse enregistreuse à un employé qui n'a pas encore rendu compte de l'argent précédemment reçu. La violation de cette restriction peut entraîner une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles (article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Rappelons que cette règle ne s'applique pas aux cas où de l'argent est transféré sur une carte.

Cependant, depuis le 19 août 2017, la situation est en train de changer. À partir de cette date, les organisations et les entrepreneurs individuels pourront à tout moment délivrer à un salarié un nouveau montant à déclarer. Même si le montant précédemment émis n'a pas été restitué à temps. Cet amendement a été inclus dans la clause 6.3 des instructions de la Banque de Russie du 11.03. 2014 n° 3210-U.

Personne n'a annulé la période de retour

La période pendant laquelle des espèces peuvent être émises en compte n'est pas limitée par la loi. Si le délai de restitution des sommes comptables est fixé par le gestionnaire, au plus tard trois jours ouvrables après sa fin, l'employé doit déclarer l'argent reçu (clause 6.3 de la directive de la Banque de Russie n° 3210-U du mars 11, 2014). Ce délai n'a pas été annulé. Cependant, désormais, même si l'employé n'a pas restitué les sommes comptables dans le délai prescrit, il a le droit de recevoir une nouvelle somme d'argent comptable.

Rappelons que si un salarié ne restitue pas à temps le montant de l'avance non dépensée, l'argent peut être retenu sur le salaire. À ces fins, un ordre de recouvrement est émis - au plus tard un mois à compter du jour de l'expiration du délai fixé pour le rapport. Cependant, il est possible de récupérer des sommes auprès d'un salarié s'il ne conteste pas le fondement et le montant des retenues. Il est donc nécessaire d’obtenir le consentement écrit de l’employé aux retenues. Dans le cas contraire, il ne sera possible de recouvrer la dette que par l'intermédiaire du tribunal (articles 137, 248 Code du travail RF).

Le récépissé du PKO peut être envoyé par email

Un ordre d'encaissement est rempli lorsque l'argent est reçu à la caisse. Il est établi en un seul exemplaire selon le formulaire n° KO-1 (clause 4.1 des instructions de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014). Le bon de commande d'encaissement se compose de deux parties :

• l'ordre de réception de fonds lui-même ;
• la partie détachable est un reçu (délivré à la personne qui a déposé l'argent).

Si le montant indiqué sur le reçu coïncide avec le montant déposé, le caissier signe la commande. Ensuite, il appose un sceau ou un cachet sur le récépissé de la commande (si l'organisation dispose d'un sceau) et délivre un récépissé au déposant.

Quant aux modifications, le récépissé de l'ordre de reçu électronique du 19 août 2017 peut être envoyé à e-mail donateur. Pas besoin d'imprimer. Il suffit de distribuer le reçu du PKO papier, comme auparavant. Premièrement, on constate qu'il était obligatoire de délivrer des récépissés « papier », même si le RKO était généré sous format électronique.

Non seulement le caissier a le droit de tenir un livre de caisse

Enregistrez les informations sur les flux de trésorerie dans le livre de caisse à l'aide du formulaire n° KO-4. Toutes les organisations devraient le faire. Seuls les entrepreneurs individuels qui tiennent des registres des revenus et des dépenses ou des indicateurs physiques conformément au Code des impôts de la Fédération de Russie ont le droit de ne pas créer de livre de caisse (clause 1, 4.6 de la directive n° 3210-U).

Le livre de caisse est tenu par le caissier (article 4, article 4.6, article 4 de la directive N 3210-U). Cependant, depuis le 19 août 2017, la Banque centrale autorise tout employé, et pas seulement le caissier, à remplir le livre de caisse. Lorsque les modifications entreront en vigueur, le directeur pourra par exemple remplir le livre (article 4 de la directive n° 3210-U).

Si le livre de caisse du 19 août 2017 n'est pas tenu par le caissier, mais par un autre employé, alors les responsabilités correspondantes devraient être dans son Description de l'emploi.

Le livre de caisse peut être tenu sur papier ou sous forme électronique (article 4.7 de l'instruction n° 3210-U).

Les transactions en espèces constituent l'élément le plus important d'une activité commerciale (et, en général, de toute autre activité accompagnée de paiements en espèces). Quel est leur but ? Comment les transactions en espèces sont-elles effectuées conformément aux exigences légales - en tenant notamment compte des modifications apportées à la loi n° 54-FZ depuis 2017, qui réglemente l'utilisation des caisses enregistreuses en ligne ?

Nous vous dirons tout sur la réalisation de transactions en espèces.

Ce qui s'applique à eux

Les transactions en espèces comprennent essentiellement celles qui sont liées à la circulation des espèces (ou non, dans lesquelles divers outils électroniques sont utilisés - en premier lieu, cartes bancaires).

En règle générale, au moins l'un des participants à de telles transactions est une personne physique. Il peut être représenté :

1. Acheteur (client de services).

Dans ce cas, les fonds peuvent :

• accepté par l'acheteur (lors du paiement de biens ou de services) ;
• accordé à l'acheteur (lors du retour de marchandises ou d'une compensation pour un service de mauvaise qualité, lors du retour d'un prépaiement pour des biens ou des services).

1. Employé.

Dans ce cas, les fonds peuvent :

• délivré à l'employé (sous forme de salaire, de montants à déclarer - par exemple, indemnités de déplacement) ;
• acceptés par l'employé (par exemple, sous la forme d'indemnités de déplacement non dépensées).

1. Emprunteur ou prêteur.

Évidemment, selon le rôle spécifique de la personne avec laquelle les règlements sont effectués dans ce cas, les fonds peuvent soit être émis (à l'emprunteur - lors de la demande de prêt, au prêteur - lors de son remboursement) soit acceptés (de l'emprunteur - lors du remboursement du prêt, auprès du prêteur - lors du paiement).

Ainsi, les opérations en espèces sont de double nature : elles peuvent correspondre à la fois à la réception et à l'émission de fonds depuis la caisse d'une entité économique (entrepreneur individuel ou organisation).

Dans les cas prévus par la loi, les parties aux transactions en espèces ne peuvent être que des personnes morales (ou une personne morale et un entrepreneur individuel). Un peu plus tard, nous étudierons plus en détail les spécificités de telles opérations. Pour l’instant, convenons d’envisager des scénarios courants dans lesquels au moins un participant aux règlements est un particulier (non enregistré en tant qu’entrepreneur individuel).

Les opérations correspondant aux règlements d'une entité économique avec les catégories de personnes ci-dessus (et pas seulement - la liste des participants possibles à de telles relations juridiques peuvent être beaucoup plus larges) sont effectuées dans le cadre de normes juridiques spéciales. Étudions les principales sources du droit dans lesquelles ces normes sont inscrites.

Apprenez-en davantage sur ce qui s’applique aux transactions en espèces.

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Quelles réglementations régissent la conduite des transactions en espèces ?

Les transactions en espèces sont effectuées Entreprises russes conformément à des réglementations telles que :

1. Directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U.

• quelles procédures spécifiques doivent être effectuées dans le cadre des transactions en espèces ;
• les limites des soldes de trésorerie qu'une entreprise doit respecter dans les cas prévus par la loi ;
• la procédure d'utilisation des divers documents de caisse ;
• règles de base pour assurer la sécurité des fonds dans une entreprise.

Et ceci, bien entendu, n'est pas une liste exhaustive des catégories de normes établies par la directive n° 3210-U. Cet acte normatif est une source de droit assez volumineuse et structurellement complexe, et son application peut être caractérisée par un grand nombre de nuances, qui sont révélées en détail au cours de la pratique de l'application de la loi.

Vidéo - travailler avec de l'argent liquide en 2017 (telle que modifiée - Directive de la Banque de Russie du 19 juin 2017 N 4416-U) :

1. Par Directive de la Banque de Russie du 7 octobre 2013 n° 3073-U.

Cette source de droit réglemente spécifiquement la manière dont les règlements en espèces doivent être effectués. Ses dispositions doivent être connues avant tout des entités commerciales qui exercent des activités commerce de détail et la fourniture de services aux particuliers, au cours de laquelle des paiements en espèces sont presque toujours effectués.

1. Loi n° 53-FZ, adoptée le 22 mai 2003.

Cette loi et la source de droit précédente, la directive n° 3073-U, doivent être considérées comme des réglementations régissant le domaine général des relations juridiques : les paiements en espèces. Cependant, la loi n° 54-FZ réglemente un domaine distinct aspect le plus important ces calculs - l'utilisation d'équipements de caisse enregistreuse (ou de documents remplaçant ceux générés par les systèmes de caisse enregistreuse).

A noter que jusqu'au 01/07/2018, la loi n°54-FZ était effectivement appliquée simultanément en 2 éditions - l'actuelle (datée du 03/07/2016) et, partiellement, celle qui a été adoptée le 08/03. /2015. Certaines entreprises commerciales ont le droit de choisir quelle édition utiliser lors des paiements aux clients.

L'application partielle de l'ancienne version de la loi n° 54-FZ est due au fait que le législateur a reconnu la plupart des dispositions de cet acte juridique réglementaire comme n'étant plus en vigueur - mais à l'exception de celles qui autorisent un certain nombre d'entreprises ne pas utiliser légalement de matériel de caisse enregistreuse (plus loin dans l'article, nous étudierons de quoi il s'agit, plus de détails).

Les sources de droit indiquées (et d'autres qui peuvent différentes situations correspondre avec eux) réglementer différentes régions relations juridiques. Si l'on considère les nuances pratiques qui caractérisent ces relations juridiques, nous pouvons alors étudier tout d'abord les principes de base de l'organisation du travail d'une caisse enregistreuse dans une entreprise.

Nous vous indiquerons quelles réglementations régissent la conduite des transactions en espèces. Bénéficiez de conseils d'experts !

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Comment fonctionne une caisse enregistreuse dans une entreprise ?

Une caisse est une unité structurelle d'une entreprise qui dispose des ressources techniques nécessaires pour :

• accepter des paiements et émettre des fonds conformément aux exigences légales ;
• formation de documents conformément aux exigences légales ;
• assurer la sécurité des fonds et des documents générés lors des transactions en espèces ;
• exécution par l'employé chargé d'effectuer des transactions en espèces des fonctions de travail conformément au contrat et aux instructions.

Ainsi, organiser le travail d'une caisse enregistreuse implique d'attribuer certains pouvoirs au salarié responsable pour effectuer les opérations en espèces, ainsi que de lui imposer certaines obligations, notamment celles liées à la responsabilité financière du salarié.

Le fonctionnement de la caisse enregistreuse peut être régulé comme suit : niveau législatif, et au niveau des réglementations locales de l'entreprise (de plus, leurs dispositions ne doivent pas contredire les normes de la législation). Les instructions qui y sont contenues visent à :

• rationaliser la réception et assurer la dépense ciblée des fonds gérés par les salariés à la caisse ;
• mettre en œuvre diverses procédures de reporting permettant aux parties intéressées (propriétaires d'entreprises, structures de contrôle) de contrôler la qualité du respect par les collaborateurs responsables des exigences légales et des réglementations locales.

Si nous parlons des types courants de normes locales qui régissent la procédure des transactions en espèces dans une entreprise, parmi elles, nous pouvons souligner :

1. Règles régissant l’émission des fonds d’acompte (comme nous l’avons noté plus haut, cela peut être dû au déplacement d’un des salariés de l’entreprise en déplacement professionnel).

Ces normes peuvent établir notamment :

• des listes de documents sur la base desquels les montants sont émis à des fins de déclaration (par exemple, il pourrait s'agir d'une recommandation de voyage d'affaires de la direction) ;
• la procédure permettant à un employé revenant d'un voyage d'affaires de restituer les fonds émis et de soumettre des rapports à leur sujet à l'employeur.

1. Règles définissant la procédure de transfert de fonds de la caisse enregistreuse vers un compte auprès d'une institution financière.

Ici, vous pouvez installer, par exemple :

• les limites du solde des fonds dans la caisse enregistreuse, la procédure d'envoi des fonds dépassant la limite à l'institution financière de service ;
• les règles d'enregistrement des revenus de l'entreprise ;
• procédure de transfert de fonds vers la banque de service.

1. Normes réglementant l'utilisation des équipements de caisse enregistreuse.

Ils peuvent être connectés :

• avec la procédure de fonctionnement du CCP ;
• avec la procédure permettant de répondre aux exigences de la législation relative à l'utilisation des systèmes de caisse enregistreuse (principalement la loi n° 54-FZ) ;
• avec la procédure d'interaction entre le contribuable et les autorités de régulation (par exemple, lors du contrôle des systèmes de caisse enregistreuse).

1. Règles régissant la documentation des transactions en espèces.

Dans les cas prévus par la loi, les informations sur ces transactions peuvent être reflétées dans des formulaires papier et électroniques unifiés ou dans des formulaires développés de manière indépendante par l'organisation professionnelle. Il est important pour une entreprise de réglementer correctement l'utilisation de ces documents par des employés responsables.

Certaines dispositions de la réglementation locale peuvent encadrer par exemple les transactions en espèces avec des devises étrangères (par exemple lors de l'inscription des salariés d'une entreprise pour un voyage d'affaires à l'étranger).

Comme nous l'avons noté ci-dessus, les normes locales, y compris celles qui réglementent ces procédures, ne doivent pas contredire celles prescrites par la loi.

Les transactions en espèces dans des domaines tels que le commerce et les services - le segment le plus répandu de leur mise en œuvre - sont presque toujours associées à l'acceptation d'espèces d'acheteurs (clients) (ou à l'exécution de paiements par carte bancaire et instruments alternatifs). Lors de leur réalisation, une entreprise commerciale, en vertu des exigences légales, peut être tenue d'utiliser du matériel de caisse enregistreuse.

Pourquoi avez-vous besoin d’un CCT ?

L’objectif des équipements de caisse est de fiscaliser les transactions en espèces. Les informations sur la circulation des espèces dans des formats sécurisés établis sont enregistrées dans les dispositifs de stockage des caisses enregistreuses. Ces informations peuvent ensuite être utilisées par un large éventail de parties intéressées.

Tout d'abord - autorités fiscales. Recevant des informations sur les transactions en espèces avec les caisses enregistreuses des contribuables, le Service fédéral des impôts surveille les revenus du magasin et, dans les cas prévus par la loi, les compare avec la déclaration fiscale fournie.

Les données sur les revenus réels du magasin peuvent également être importantes du point de vue de l'établissement pour une entité commerciale de la possibilité d'utiliser un certain système de taxation. Par exemple, pour utiliser le système fiscal simplifié, les recettes ne doivent pas dépasser 150 millions de roubles. S'il est plus élevé, l'entreprise sera alors obligée de passer à un système fiscal général - et le Service fédéral des impôts, recevant des données fiscales sur les revenus d'une entité économique, pourra déterminer si l'application du régime spécial par le le contribuable est légal.

Le suivi des revenus du magasin intéressera également ses propriétaires. CCT est un outil qui, s'il est utilisé correctement, vous permet de déterminer avec précision et de manière exclusive la valeur du chiffre d'affaires d'une entreprise commerciale, de comparer sa valeur dans le temps, de la corréler avec divers facteurs et, par conséquent, de l'utiliser dans la planification des affaires.

Parmi les autres personnes intéressées à se familiariser avec la dynamique des revenus du magasin conformément aux lectures du CCP figurent :

• les personnes représentant les organes de direction de l'entreprise ;
• auditeurs;
• partenaires de l'organisation;
• investisseurs;
• créanciers.

Des technologies grâce auxquelles distributeur automatique de billets documents et, surtout, transmis aux parties intéressées, les données de paiement sont activement développées. À partir du 1er juillet 2017 Entrepreneurs russes commencent à passer à type innovantéquipement de caisse enregistreuse - caisses enregistreuses en ligne. Ces appareils sont capables, notamment :

• transmettre des données documentées sur les paiements au Service fédéral des impôts via Internet (par l'intermédiaire d'opérateurs de données fiscales) ;
• envoyer des reçus de caisse par voie électronique aux clients du magasin en ligne (également via OFD).

L'ancien CCT n'avait pas une telle fonctionnalité. Pour procéder à la fiscalisation des revenus des entreprises commerciales, des spécialistes du Service fédéral des impôts ont visité ces entités commerciales et ont lu les informations sur les revenus directement à partir de la caisse enregistreuse.

Le reçu de caisse est l'un des documents clés lors de la fiscalisation. Étudions plus en détail les spécificités de son utilisation (et ses alternatives, qui sont prévues par la législation mise à jour concernant la réglementation de l'utilisation des appareils de caisse enregistreuse).

Qu'est-ce qu'un reçu de caisse (et documents alternatifs)

Nous avons noté plus haut que l'une des réglementations fondamentales dans le domaine de la réglementation des transactions en espèces - la loi n° 54-FZ, est valable en 2 éditions jusqu'au 1er juillet 2018.

Il convient de noter que dans l'ancienne version de la loi n° 54-FZ, la notion de « encaissement » n'est pratiquement pas divulguée (bien qu'elle soit activement utilisée). Essentiellement, un reçu de caisse dans le cadre de cette source de droit est un document primaire imprimé sur un registraire fiscal avec un EKLZ (ou au niveau d'un module technologique de caisse enregistreuse de fonction similaire) et comprenant tous les détails nécessaires pour identifier le paiement effectué par le client lors du paiement d'un produit ou d'un service.

Conformément à la version actuelle de la loi n° 54-FZ, toutes les entreprises commerciales sont tenues de délivrer des reçus de caisse aux clients, à l'exception :

• travailler sur UTII et PSN ;
• fournir des services aux citoyens;
• spécifié au paragraphe 3 de l'art. 2 de la loi n° 54-FZ dans l'ancienne version.

Dans le même temps, les entreprises qui travaillent sous UTII et PSN, à la demande de l'acheteur, sont tenues de lui délivrer un reçu de vente sous la forme prescrite, et celles qui fournissent des services - dans tous les cas, délivrent au client un formulaire de déclaration strict.

Nous avons noté plus haut que les normes de l'ancienne version de la loi n° 54-FZ ne sont soumises qu'à une application partielle. Cela signifie que les entreprises qui ne relèvent pas de ces exceptions et qui sont obligées d'utiliser des systèmes de caisse enregistreuse doivent travailler conformément à la nouvelle édition de cet acte réglementaire (c'est-à-dire utiliser des caisses enregistreuses en ligne). Et ce n'est que si une entité commerciale invoque des exceptions en vertu desquelles le CCT ne peut pas être appliqué que son travail dans la juridiction de l'ancienne version de la loi n° 54-FZ sera possible.

Ainsi, le ticket de caisse et le BSO, selon l'ancienne version de la loi n° 54-FZ, remplacent le ticket de caisse. Dans le même temps, ils sont constitués sans utiliser de caisse enregistreuse avec un EKLZ ou une caisse enregistreuse en ligne. Au lieu d'une caisse enregistreuse, une imprimante de reçus spéciale peut être utilisée. Une autre option consiste à émettre manuellement un BSO ou un ticket de caisse conformément aux exigences légales (par exemple, les formulaires BSO qui doivent être remplis manuellement doivent être imprimés dans une imprimerie professionnelle).

Après le 1er juillet 2018, l'ancienne version de la loi n° 54-FZ perdra complètement sa vigueur et toutes les entreprises devront fonctionner selon la nouvelle version de cet acte réglementaire. À son tour, il définit clairement ticket de caisse. Il est considéré comme un document primaire généré sous forme électronique ou imprimée à l'aide d'une caisse enregistreuse à lecteur fiscal, c'est-à-dire une caisse enregistreuse en ligne. Les dispositions du paragraphe 1 de l'art. 4.7 de la loi n° 54-FZ établit une liste de détails qu'un chèque doit contenir.

Une alternative au chèque de banque nouvelle version La loi n° 54-FZ ne peut être délivrée que par des entreprises fournissant des services. Cependant, il ne s’agit essentiellement que d’une modification d’une encaissement, car :

• créé, comme un ticket de caisse, à l'aide d'une caisse enregistreuse en ligne ;
• doit contenir les mêmes détails que le reçu de caisse.

Selon la nouvelle version de la loi n° 54-FZ, la différence entre un chèque et un BSO réside essentiellement uniquement dans le nom et la portée. Dans le même temps, une entreprise fournissant des services a le droit de délivrer un reçu de caisse au lieu d'un BSO (mais celle qui vend des marchandises est obligée de délivrer un reçu).

Selon la nouvelle version de la loi n° 54-FZ, un reçu de caisse ou BSO, à la demande du client, est envoyé à son e-mail ou à son téléphone sous forme de SMS sous forme électronique (cette option, comme on le sait déjà , est inclus dans les fonctionnalités des caisses enregistreuses en ligne). Il est également possible de placer un code QR sur un reçu imprimé avec un lien vers sa version électronique.

Si nécessaire, les éléments suivants sont générés lors du paiement en ligne :

• chèques de correction (si vous devez corriger une erreur dans le chèque original ou saisir un montant qui n'a pas pu être reflété dans la mémoire de la caisse directement lors du paiement de l'acheteur) ;
• accusés de réception (si l'acheteur renvoie les marchandises et reçoit l'argent remboursé).

Veuillez noter que pour générer un chèque de correction, vous avez besoin d'une pièce justificative. Par exemple, un mémo sur les raisons de l'erreur du caissier lors du poinçonnage du chèque original (ou de l'impossibilité de poinçonner le chèque original). Les raisons ici peuvent être différentes. Par exemple, une panne de courant au moment des règlements et, par conséquent, l'impossibilité d'utiliser la caisse enregistreuse.

Le Service fédéral des impôts, ayant reçu du magasin des informations de paiement reflétant le fait que le contribuable a émis un chèque rectificatif, a le droit de lui demander les pièces justificatives pertinentes. S'ils ne sont pas fournis, des amendes peuvent être infligées au magasin.

Si une situation se présente dans laquelle un point de vente doit générer un chèque de correction, il est conseillé d'en informer immédiatement le Service fédéral des impôts - surtout s'il s'agit de rupture d'un montant important (plus il est élevé, plus l'amende sera élevée). être s'il s'avère que le magasin a commis une infraction). De plus, vous devez demander aux inspecteurs des recommandations sur le moment où le ticket de caisse doit être généré - le jour où l'erreur a été commise (ou où il n'a pas été possible d'utiliser la caisse enregistreuse), ou plus tard (mais dans tous les cas). (dans ce cas, cela doit être fait dans la journée ouvrable, avec une équipe de caisse ouverte).

Un ticket de caisse, un ticket de caisse, un BSO selon l'ancienne ou la nouvelle version de la loi n° 54-FZ ne sont pas les seuls documents pouvant être générés lors des transactions en espèces. Étudions les spécificités de l'utilisation d'autres documents non moins importants du point de vue d'une comptabilité efficace des transactions en espèces pour les entreprises commerciales et du respect des exigences légales.

Autres documents primaires pour les transactions en espèces

Là encore, selon la version applicable de la loi n° 54-FZ, une entreprise commerciale peut être tenue d'appliquer divers documents qui complètent ceux évoqués ci-dessus (ou les remplacent dans les cas prévus par la loi).

Si une entreprise choisit d'opérer dans la juridiction de l'ancienne version de la loi n° 54-FZ, elle pourra alors utiliser ses dispositions régissant l'utilisation des documents délivrés aux clients au lieu des reçus de caisse (c'est-à-dire reçus de vente et BSO).

La délivrance de ces documents aux acheteurs s'accompagne de la tenue de carnets de quittances et de formulaires. Le Service fédéral des impôts peut les demander lors d'un contrôle. Le contribuable a le droit d'utiliser ses propres formes de données comptables ou de tenir des registres à l'aide de formulaires standardisés. Par exemple, pour refléter les informations sur les BSO émis, le formulaire unifié 0504045, mis en circulation par arrêté du ministère des Finances de la Russie n° 52-n, publié le 30 mars 2015, peut être utilisé.

Lorsqu'elle effectue des travaux avec une caisse enregistreuse (à la fois lors des paiements dans la juridiction de la nouvelle édition de la loi n° 54-FZ et lors de l'utilisation des exceptions établies par cette loi dans l'ancienne édition), une entité commerciale est tenue d'utiliser le documents suivants :

• livre de caisse;
• ordres de caisse entrants et sortants.

Leur utilisation n’est donc pas directement liée à l’utilisation (ou à la non-utilisation) des caisses enregistreuses ou au mode de paiement (espèces ou carte). Mais bien entendu, le fait d’utiliser une caisse enregistreuse en ligne peut affecter la manière spécifique dont ces documents sont conservés.

Étudions plus en détail les spécificités des principaux documents de caisse - PKO, RKO et livre de caisse.

Livres de caisse et ordres : spécificités d'application

L'utilisation des livres de caisse, PKO et RKO doit être envisagée dans le cadre de 2 différents groupes relations juridiques :

Réalisé par des entrepreneurs individuels

Les entrepreneurs ont le droit de ne pas utiliser ces documents. Mais néanmoins, le législateur ne supprime pas l'obligation de rendre compte des revenus des entrepreneurs individuels. En pratique, ils peuvent enregistrer des informations sur leurs revenus dans le livre des revenus et dépenses. Lors du contrôle d'un entrepreneur individuel, le Service fédéral des impôts a le droit de demander ce document et de l'étudier.

Réalisé par des personnes morales

À leur tour, les organisations ne peuvent se passer de l'utilisation des documents mentionnés ci-dessus. La loi les oblige à utiliser dans les règlements en espèces :

1. Réception des ordres de caisse.

Il est nécessaire d'émettre un PKO lors de l'acceptation d'espèces à la caisse. En pratique, l'application du PKO par une organisation professionnelle est effectuée après que le caissier a remis le produit en fin de journée de travail. Dans ce cas, la commande est formée pour le montant total des fonds reçus en caisse.

Si nécessaire, les PKO sont complétés par des documents certifiant le montant déposé en caisse. Le bon de caisse comporte une partie détachable, qui doit être transférée à la personne qui a déposé les fonds dans la caisse enregistreuse de l'entreprise.

1. Ordres de dépenses.

À leur tour, les règlements en espèces sont émis lorsque les fonds sont émis via la caisse enregistreuse. Par exemple, à un employé déclarant à qui ses supérieurs demandent d’acheter certains articles aux frais du magasin.

De même, le règlement en espèces peut être complété par des documents certifiant le montant d'argent émis par la caisse enregistreuse. La caisse enregistreuse doit contenir des informations sur la pièce d'identité du destinataire des fonds. Dans les cas prévus par la loi, les fonds peuvent être émis par procuration. Dans ce cas, le RKO est complété, selon le type de procuration, par son original ou une copie.

1. Livres de caisse.

Ils reflètent des informations sur les PKO et RKO exécutés pour chaque jour de règlement. En conséquence, si les calculs n'ont pas été effectués, le livre de caisse n'est pas rempli.

Vidéo - caisse enregistreuse et livre de caisse :

Les documents de comptabilité de caisse en question peuvent être conservés à la fois sous forme papier et électronique (de nombreux programmes de comptabilité modernes offrent de telles fonctions). Les versions papier des ordres de dépenses et de réception, ainsi que les livres comptables, sont établis à l'aide de formulaires unifiés, qui ont été mis en circulation par la résolution du Comité national des statistiques de Russie n° 88, adoptée le 18 août 1998.

Les personnes suivantes ont le droit de remplir RKO et PKO :

• le chef comptable de l'organisation et ses subordonnés ;
• directeur de l'organisation, si l'entreprise n'a pas embauché de chef comptable, ou si le pouvoir de remplir la caisse enregistreuse et les relevés de caisse n'a pas été transféré à d'autres employés responsables.

Le transfert des pouvoirs pour remplir les documents de caisse, en règle générale, s'effectue en incluant une procédure d'exécution de ces pouvoirs dans responsabilités professionnelles Employé. Ce qui, à son tour, se reflète dans Contrat de travail ou la description de poste de l'employé - documents signés par une personne lors de l'embauche.

En pratique, les mandats de caisse et le livre comptable reflètent des liens vers des comptes comptables sur lesquels sont enregistrées diverses transactions commerciales. Les résultats de ces transactions sont reflétés dans les états financiers. Ainsi, cela signifie que la comptabilité de caisse dans les organisations est complétée par la nécessité d'utiliser des registres comptables.

Vidéo - comment tenir un livre de caisse :

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Quels documents de caisse ont été annulés depuis le 01/07/2017

Auparavant, avant l'introduction généralisée des caisses enregistreuses en ligne, lors des paiements à l'aide de caisses enregistreuses, les entreprises commerciales étaient tenues d'utiliser un certain nombre d'autres documents complétant ceux évoqués ci-dessus. À savoir:

• agir sur la traduction des relevés des compteurs KKM (formulaire KM-1) ;
• agir sur les relevés des compteurs de caisse lors de la remise de l'appareil pour réparation et de sa restitution à l'utilisateur (KM-2) ;
• agir sur la restitution des fonds à l'acheteur (KM-3) ;
• magazine pour caissier-opérateur (KM-4);
• journal d'enregistrement des caisses enregistreuses fonctionnant sans caissier-opérateur (KM-5);
• certificat-rapport (KM-6);
• informations sur les caisses enregistreuses et le montant des revenus (KM-7) ;
• journal des appels aux spécialistes techniques (KM-8);
• acte de vérifier les espèces en caisse (KM-9).

Grâce aux capacités des caisses enregistreuses en ligne, les documents ayant un objectif similaire à ceux indiqués ci-dessus sont transférés automatiquement au Service fédéral des impôts, sous forme électronique. Et ce n'est pas la seule innovation dans la documentation des transactions en espèces. La nouvelle législation prescrit qu'elle doit être menée selon des principes complètement différents de ceux lors de la réalisation de transactions en espèces dans le ressort de l'ancienne version de la loi n° 54-FZ.

Comment les transactions en espèces sont documentées en vertu de la nouvelle loi n° 54-FZ

Conformément aux règles mises à jour de documentation des transactions en espèces, les utilisateurs des caisses enregistreuses en ligne peuvent :

1. Exécuter le PKO:

• à l'aide des documents fiscaux enregistrés dans la mémoire de la caisse enregistreuse en ligne (dans ce cas, si nécessaire, il est possible d'imprimer ces documents sous forme papier selon des formats établis) ;
• compléter la commande par un reçu, généré électroniquement (il peut, le cas échéant, être envoyé à la personne qui a déposé les fonds à la caisse par email).

Les dossiers fiscaux sont reflétés dans la mémoire de la caisse sous la forme des principaux types de documents suivants :

• rapports (enregistrement d'une caisse enregistreuse auprès du Service fédéral des impôts, modifications de ses paramètres, ouverture et fermeture d'une équipe, fermeture d'une campagne fiscale, calculs en cours) ;
• les reçus de caisse ou BSO, ainsi que les documents similaires pour la correction des dossiers fiscaux ;
• Confirmation OFD.

Tous les documents spécifiés sont stockés dans la mémoire du lecteur fiscal, élément technologique clé des caisses enregistreuses en ligne. Ces types de documents liés aux rapports doivent être stockés dans la mémoire du variateur pendant 5 ans après la fin de sa durée de vie.

Les formats exacts des dossiers fiscaux qui doivent être utilisés dans les caisses enregistreuses en ligne sont approuvés par les organismes de réglementation, principalement le Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie. Les règles d'utilisation de ces documents et les exigences relatives à leur conservation peuvent changer, également conformément aux réglementations des services gouvernementaux.

Les formats actuels des dossiers fiscaux et les détails des documents générés lors de l'utilisation des caisses enregistreuses en ligne ont été introduits par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 21 mars 2017 n° ММВ-7-20/229.

1. Exécuter RKO sur un formulaire électronique. De plus, un ordre de dépenses peut être signé à l'aide de la signature numérique électronique du destinataire des fonds.

Bien entendu, il n'est pas interdit aux organisations utilisant des caisses enregistreuses en ligne d'utiliser des mandats de caisse papier. Cependant, l'utilisation de versions électroniques de RKO et PKO peut s'avérer beaucoup plus pratique. En automatisant leur remplissage (comme nous l'avons noté ci-dessus, cela peut être fait à l'aide de programmes comptables modernes), une entreprise commerciale peut augmenter considérablement l'efficacité des processus commerciaux.

La procédure la plus importante caractérisant la documentation des transactions en espèces par les entreprises commerciales qui utilisent des caisses enregistreuses en ligne est la génération d'un rapport sur la clôture d'une équipe.

Notons que son utilisation n'a rien à voir avec la tenue d'un livre de caisse, l'émission de PKO et de RKO - ce rapport reflète le fait qu'une entreprise commerciale utilise du matériel de caisse enregistreuse. Mais dans ce cas, ce rapport devient l'un des outils clés pour documenter les transactions en espèces.

Auparavant, lorsque les établissements de vente au détail utilisaient des caisses enregistreuses ordinaires, les caissiers généraient un rapport Z à la fin de leur quart de travail. Sur la base des informations qui y sont reflétées, un journal a été rempli sous la forme KM-4 et un certificat sous la forme KM-6.

Les entreprises commerciales qui utilisent des caisses enregistreuses en ligne, comme nous l'avons noté ci-dessus, ont le droit de ne pas utiliser de documents tels que KM-4 et KM-6 dans leur travail (au lieu de cela, la caisse enregistreuse en ligne utilise d'autres formats pour documenter automatiquement les transactions en espèces). Par conséquent, aucun rapport Z n'est généré à la fin d'un quart de travail sur la caisse enregistreuse en ligne.

Dans le même temps, son analogue est généré et, de plus, pratiquement le même nom - « Shift Closing Report », sous forme électronique (dans ce cas, si nécessaire, l'utilisateur de la caisse enregistreuse en ligne a la possibilité de l'imprimer sur papier). Sur cette base, la société commerciale doit émettre un PKO (sous forme papier ou électronique - de la manière décrite ci-dessus) et refléter les informations sur l'ordre de réception dans le livre de caisse.

Étant donné que lors de l'utilisation de nouvelles caisses enregistreuses, il n'est pas nécessaire de conserver les formulaires KM-4 et KM-6, à la fin de l'équipe, un rapport sur la clôture de l'équipe est automatiquement généré sur la caisse enregistreuse en ligne, sur la base duquel le PKO est établi et une inscription est faite dans le livre de caisse.

Une nuance importante : le rapport de clôture d'équipe généré sur la caisse enregistreuse en ligne peut refléter des données sur diverses opérations :

1. Paiement intégral des marchandises.

On peut noter que dans ce cas, l’écriture DT 50, CT 90-1 est enregistrée dans les registres comptables de l’entreprise.

1. Paiement partiel des marchandises.

Le câblage DT 50, KT 62-1 est utilisé ici.

1. Prépaiement.

Le câblage utilisé ici est DT 50, KT 62-2.

Ainsi, en pratique, un magasin peut être amené à créer 3 bons de caisse différents (dont chacun contiendra des transactions distinctes).

Notez que des écritures similaires sont enregistrées par les entités commerciales dans les registres comptables même si les entreprises n'utilisent pas de systèmes de caisse enregistreuse.

Un procès-verbal de fermeture d'équipe à la caisse en ligne doit être établi au plus tard 24 heures après l'ouverture de l'équipe. Si l'équipe n'est pas clôturée à temps, la campagne fiscale ne fonctionnera pas correctement (et si le Service fédéral des impôts en prend connaissance, il pourra imposer des sanctions à la société commerciale).

Il sera également utile d'étudier un certain nombre de nuances qui caractérisent l'utilisation d'outils de documentation des transactions en espèces lors de l'utilisation d'une caisse enregistreuse en ligne lors du retour de marchandises. Cette procédure est essentiellement à l’opposé de celle par laquelle un magasin formalise la vente d’un produit. Par conséquent, lors de sa documentation, un autre outil est utilisé - RKO.

La procédure de retour des marchandises par les clients, grâce à la fonctionnalité des caisses enregistreuses en ligne, est beaucoup plus simplifiée par rapport à sa mise en œuvre à l'aide de la caisse enregistreuse à l'ancienne. En particulier, le vendeur n'a pas besoin de remplir un acte sous le formulaire KM-3. De plus, un reçu de caisse reflétant l'opération de retour est soumis au Service fédéral des impôts via l'OFD de la même manière qu'un reçu régulier lors de la mainlevée des marchandises.

Mais néanmoins, le caissier devra encore effectuer certaines actions pour documenter l'opération de retour de la marchandise. À savoir:

1. Frappez le chèque de remboursement.

1. Émettez un règlement en espèces pour le montant du remboursement.

1. Familiarisez-vous avec la section du rapport de clôture d'équipe, qui reflète les informations sur les retours de marchandises (à ces fins, des détails distincts sont fournis dans la structure du rapport).

1. Dans le PQR, qui est établi en fonction des revenus, indiquez la différence entre le montant des revenus et le montant du retour.

Veuillez noter que lors du retour d'un produit le lendemain de son achat ou plus tard, vous n'avez pas besoin de pointer un reçu de caisse, il vous suffit d'émettre un reçu de caisse. Dans le même temps, les fonds sont émis à partir de la caisse enregistreuse et non d'un lieu de stockage d'espèces (en règle générale, il s'agit d'une caisse enregistreuse). Une exception est le retour de l'acompte pour les marchandises. Si cela est effectué, le reçu de retour doit dans tous les cas être pointé lors du paiement en ligne et les fonds doivent être remis à l'acheteur depuis la caisse enregistreuse.

Limite du solde de trésorerie

Après nous être familiarisés avec les spécificités de la documentation des transactions en espèces, nous étudierons un autre aspect de la conduite des opérations pertinentes : le respect de la limite du solde de trésorerie dans la caisse enregistreuse de l'entreprise.

Qu'est-ce que c'est et à quoi sert-il ?

La limite de caisse fait référence à l'indicateur limitant du volume de fonds placés dans la caisse enregistreuse d'une entreprise commerciale. En cas de dépassement, le montant excédentaire des fonds doit être transféré à l'institution financière gestionnaire. Une exception est si l'apparition d'un excédent de liquidités est due à la nécessité pour une entreprise commerciale de payer les salaires de ses employés ou de remplir certaines obligations sociales envers eux.

1. Basé sur le volume des recettes entrantes.

A ces fins, la formule est utilisée :

LC = OP / RP * EST,

LC - limite de caisse enregistreuse ;

OP - volume des encaissements à la caisse ;

RP - la période de facturation pour laquelle la limite de trésorerie est prise en compte (elle ne doit pas dépasser 92 jours ouvrables) ;

IS - l'intervalle entre les jours d'encaissement (dépôt d'espèces par le magasin à la banque).

Dans le même temps, l'indicateur IP ne doit pas dépasser 7 jours, si localité, dans lequel se trouve l'entreprise commerciale, il y a des banques, et pas plus de 14 jours s'il n'y a pas d'institutions financières dans la localité.

1. Basé sur le volume des recettes sortantes.

Dans ce cas, une autre formule s'applique :

LC = OV / RP * EST,

LC, RP, IS - paramètres qui nous sont familiers ;

OV - le montant des paiements de la caisse enregistreuse.

Dans le même temps, le montant d'argent utilisé par le magasin pour payer les salaires de ses employés, ainsi que pour remplir leurs obligations sociales envers eux, est déduit de l'indicateur OB.

La manière dont le plafond de caisse doit être respecté est fixée dans les dispositions de la réglementation locale de la société commerciale. Notons qu'en cas de violation de l'application des normes du présent arrêté à l'égard d'une entité économique, le Service fédéral des impôts peut appliquer des sanctions.

Les entrepreneurs individuels, ainsi que les personnes morales répondant aux critères d'une petite entreprise, ont le droit de ne pas fixer ou respecter la limite de trésorerie. Parallèlement, le directeur d'un organisme qui décide de ne pas utiliser la limite de trésorerie doit émettre un arrêté à cet effet.

Certaines caractéristiques caractérisent les règlements en espèces entre entités juridiques - malgré le fait qu'en général, les organisations préfèrent se payer sous une forme autre qu'en espèces. Étudions ces fonctionnalités plus en détail.

Règlements entre personnes morales

Au début de l'article, nous avons convenu que nous considérerions les paiements en espèces dans le cadre de relations juridiques dont l'une des parties est un particulier (acheteur, client de l'entreprise), mais nous avons précisé qu'en principe, les scénarios sont possible dans lequel les deux participants à de telles relations juridiques sont des personnes morales. Bien que dans la plupart des cas, il soit préférable pour les organisations de payer par virement bancaire, elles doivent dans certains cas utiliser des paiements en espèces.

Les fonds reçus par la caisse de l'organisation ne peuvent être dépensés en espèces qu'à des fins directement prévues par la loi. Ces objectifs incluent, tout d'abord, les règlements de biens et de services avec des contreparties (à la fois sous le statut de personnes morales et enregistrées en tant qu'entrepreneurs individuels).

En général, la nécessité de paiements en espèces entre personnes morales survient si l'un des partenaires, pour une raison ou une autre, n'a pas accès à un compte bancaire (par exemple, s'il est bloqué en raison de l'expiration signature électronique). Ou - si les paiements doivent être effectués très rapidement (plus de 3 jours bancaires - le délai habituel pour les paiements entre personnes morales, même si, bien entendu, de nombreuses banques modernes effectuent de tels calculs presque en quelques secondes).

Le principal acte réglementaire conformément auquel les paiements en espèces sont effectués entre personnes morales est la directive de la Banque de Russie du 7 octobre 2013 n° 3073-U. Le paragraphe 6 de cet acte réglementaire stipule que le montant maximum des paiements en espèces dans le cadre d'un accord entre personnes morales ne doit pas dépasser 100 000 roubles. Ou - un montant similaire en devise étrangère, si l'une des parties à l'accord est une société étrangère.

Notez que lors du calcul d'une entité juridique avec un individu la limite spécifiée ne s'applique pas - ceci est indiqué au paragraphe 5 de l'instruction n° 3073-U. Toutefois, si les règlements sont conclus avec un entrepreneur individuel, la limite devra alors être respectée.

Les espèces peuvent être transférées non seulement entre des entités juridiques indépendantes les unes des autres, mais également entre le bureau central d'une grande organisation et ses succursales. Dans ce cas, la limite sur le montant des fonds ne s'applique pas non plus. La procédure selon laquelle le mouvement des fonds est effectué dans de tels cas est établie dans les dispositions de la réglementation locale de la personne morale.

Mouvement de fonds d'une entité commerciale à une autre (entre le siège social et une division distincte entreprise) s'effectue à l'aide des bons de commande et du livre de caisse familiers.

Fiscalisation et documentation des transactions en espèces : caractéristiques de différenciation des procédures

Il est évident que les normes législatives régissant la conduite des transactions en espèces ne sont pas toujours formulées de manière suffisamment systématique. Dans de nombreux cas, pour interpréter correctement une norme particulière, il est nécessaire d’en étudier plusieurs autres. Cette fonctionnalité caractérise tout d'abord des procédures telles que la fiscalisation et la documentation des transactions en espèces. À bien des égards, ils sont étroitement liés les uns aux autres, mais en réalité ils sont indépendants.

Essayons de voir comment la fiscalisation et la documentation des transactions en espèces dans le tableau sont liées (et dans quels domaines elles se différencient).

Paramètre	Procédures pour les transactions en espèces		Aspects de la mise en œuvre conjointe de la fiscalisation et de la documentation	Remarques
	Fiscalisation	Documentation
Est-il effectué dans les relations juridiques entre un contribuable (entrepreneur individuel ou personne morale) et un particulier (non salarié d'une entreprise commerciale)	Oui	Oui	La mise en œuvre conjointe de la fiscalisation et de la documentation est toujours observée car : 1. Lorsqu'un magasin vend des marchandises, l'acheteur reçoit un reçu de caisse (une fiscalité est effectuée). 2. À la fin de la journée de travail du caissier, les informations de la caisse enregistreuse sont reflétées dans le PKO, le RKO et le livre de caisse (la documentation est effectuée).	Lorsque vous travaillez dans la juridiction de l'ancienne version de la loi n° 54-FZ, les BSO et les reçus de vente sont émis à la place des reçus de caisse. Ce ne sont pas des documents fiscaux, mais ils ont un objectif similaire.
Relations juridiques entre contribuables individuels (le contribuable et son salarié)	Non	Oui	Non observé car : 1. Lors des paiements entre entités juridiques (IP) en espèces, PKO, RKO et livres de caisse sont utilisés. 2. Lors des paiements entre personnes morales (IP) ou entre contribuables et leurs salariés, l'utilisation de caisses enregistreuses n'est pas prévue.
Quels outils (documents) sont utilisés	CCP (reçus de caisse en ligne).	RKO, PKO, livres de caisse.	Les livres de RKO, PKO et Caisse sont constitués sur la base des données de fiscalisation (rapport en fin de quart de travail à la caisse en ligne),	Les livres RKO, PKO et Caisse sont constitués sur la base des informations sur le BSO et les reçus de vente, s'ils sont utilisés à la place des caisses enregistreuses.
Est-ce que cela se reflète dans la comptabilité ?	Non	Oui	La génération des informations comptables (dans PKO, RKO) est effectuée sur la base des données de fiscalisation (sur la base des informations du BSO et des tickets de vente utilisés à la place des encaissements)
Obligatoire pour les entrepreneurs individuels		Non		Les entrepreneurs individuels ne sont pas tenus de documenter les transactions en espèces, mais ont le droit de le faire
Obligatoire pour les personnes morales	Oui (pour les règlements avec des particuliers)	Oui (pour les paiements en espèces)	Observé uniquement dans les règlements entre personnes morales et personnes physiques (pas les employés d'une entreprise commerciale)

Responsabilité en cas de violation

La réalisation de transactions en espèces est une procédure qui, comme nous l'avons déjà vu, est assez strictement réglementée par la loi. La violation des normes pertinentes prescrites par la loi peut entraîner de lourdes sanctions à l'encontre de l'entité commerciale. Il sera utile d’étudier quelles peuvent être les conséquences de telles violations.

Mais d'abord, regardons comment les autorités de contrôle - principalement le Service fédéral des impôts - peuvent être informées du fait de violations de la discipline de trésorerie par une entité économique.

Le principal mécanisme permettant une telle familiarisation est une inspection sur place. Ses principaux objectifs sont d'identifier les actions des responsables d'une entreprise commerciale qui suggèrent des violations de la discipline de trésorerie ou l'indiquent directement. Ces actions peuvent inclure :

• préparation intempestive des documents comptables des revenus, application incorrecte de ces documents ;
• dépassement de diverses limites - solde de trésorerie en caisse, règlements entre personnes morales ;
• utilisation de caisses enregistreuses défectueuses ou non conformes ;
• non-respect des exigences légales concernant l'utilisation de caisses enregistreuses ou l'établissement de documents alternatifs aux tickets de caisse (tels que les tickets de vente, BSO) ;
• permettre des divergences dans les documents comptables ;
• violations directes de la loi relative à l'organisation de la comptabilité des encaissements ;
• violations lorsque l'organisation a introduit des réglementations locales sur l'organisation des opérations de caisse.

Lors du contrôle des activités d'une entité économique pour la qualité du respect de la discipline de trésorerie, le Service fédéral des impôts peut demander :

• documents utilisés par une organisation ou un entrepreneur individuel dans le but de comptabiliser les transactions en espèces ;
• données fiscales stockées dans la mémoire de la caisse enregistreuse ;
• les documents liés à l'utilisation du matériel de caisse (effectuer son entretien, sa réparation) ;
• registres comptables;
• réglementations locales régissant la conduite des transactions en espèces (par exemple, une ordonnance fixant une limite de trésorerie ou une petite entreprise n'utilisant pas la limite correspondante) ;
• divers rapports sur les activités de l'entreprise.

Concernant certains documents sur l'activité économique et les faits qui la caractérisent, les inspecteurs ont le droit de demander diverses précisions sous forme libre à la direction et aux autres représentants de l'entreprise commerciale.

Parmi les sanctions les plus graves que le Service fédéral des impôts peut appliquer à une entreprise commerciale figurent celles prévues par les dispositions de l'art. 14.5 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie pour les cas de violations par les contribuables de la procédure d'utilisation des caisses enregistreuses en ligne.

Ainsi, la non-utilisation d'un nouveau type de caisse enregistreuse en ligne par un magasin peut entraîner une amende :

• au responsable du magasin - à hauteur de 25 à 50 % des revenus que le magasin a reçus, mais n'a pas payé à la caisse (en même temps, l'amende minimale est de 10 000 roubles, quels que soient les revenus) ;
• pour le magasin en tant que personne morale - à hauteur de 75 à 100 % des revenus non saisis à la caisse.

En cas de violation répétée de la loi sur l'utilisation des caisses enregistreuses, ainsi que dans le cas où le montant des revenus non saisis à la caisse atteint 1 million de roubles, des sanctions beaucoup plus sévères sont alors appliquées à l'entité commerciale sous la forme de:

• disqualification (interdiction d'effectuer activité professionnelle) un fonctionnaire pour une durée de 1 à 2 ans ;
• suspension des opérations du magasin jusqu’à 90 jours.

Les sanctions en cas d'utilisation d'une caisse enregistreuse en ligne défectueuse sont moins sévères, mais elles ne peuvent néanmoins être ignorées. On parle d'amendes :

• pour les fonctionnaires - d'un montant de 1 500 à 3 000 roubles;
• pour une organisation commerciale en tant que personne morale - d'un montant de 5 000 à 10 000 roubles.

Des sanctions distinctes sont prévues en cas de défaut de délivrance d'un reçu de caisse électronique à l'acheteur par le vendeur. Dans de tels cas, un responsable du magasin peut être condamné à une amende de 2 000 roubles et le magasin, en tant que personne morale, à 10 000 roubles.

D'autres sanctions possibles de la part du Service fédéral des impôts en cas de violation de la discipline en matière de trésorerie comprennent :

1. Application d'amendes pour violation des règles comptables par une entreprise (comme nous le savons déjà, le reflet dans ceux-ci des enregistrements des transactions en espèces est l'élément le plus important du respect de la législation sur la documentation de ces transactions).

Si des violations sont détectées dans ce domaine comptable par le Service fédéral des impôts sur la base des dispositions de l'art. 15.11 Le Code des infractions administratives de la Fédération de Russie peut :

• infliger une amende de 5 à 10 000 roubles à un responsable d'une entreprise commerciale;
• en cas de violation répétée, infliger une amende au fonctionnaire de 10 à 20 000 roubles ou le disqualifier pour une durée pouvant aller jusqu'à 2 ans.

Dans ce cas, la violation doit être qualifiée de grave. Ces violations comprennent :

• distorsion des données dans les registres comptables, qui conduit à une sous-estimation des impôts de 10 % ou plus par rapport à ceux qui auraient pu être calculés avec des inscriptions correctes dans les registres ;
• distorsion intentionnelle de 10 % ou plus de tout indicateur des états financiers ;
• reflet dans les registres comptables d'un fait d'activité économique qui n'existe pas réellement (imaginaire, feint) ;
• génération de reporting non basés sur les registres comptables ;
• utilisation de comptes non basés sur des registres comptables ;
• manque de documents primaires;
• non-utilisation des registres comptables par une organisation professionnelle.

1. Évaluation supplémentaire des impôts (avec obligation ultérieure pour l'organisation professionnelle de les payer non seulement, mais également des amendes et pénalités accumulées dans les cas prévus par la loi).

La raison d'une cotisation fiscale supplémentaire peut être, par exemple, la délivrance régulière aux employés pour déclaration grosses sommes pour les ordres de dépenses - ces paiements peuvent être assimilés à des salaires et le Service fédéral des impôts peut leur facturer l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Il est dans l'intérêt d'une organisation professionnelle d'établir des règles locales selon lesquelles l'entreprise confiera la responsabilité du respect de la discipline de trésorerie à certaines personnes. Par exemple, il peut s'agir du chef comptable ou des employés qui lui sont directement subordonnés. Mais il convient de garder à l'esprit qu'en cas de violations graves de la législation sur la comptabilité de caisse, la responsabilité incombe en premier lieu au directeur de l'organisation ou à un entrepreneur individuel propriétaire d'une entreprise commerciale.

La Banque centrale a établi de nouvelles règles pour effectuer des transactions en espèces. Leur mise en œuvre est devenue obligatoire pour toutes les personnes impliquées dans les activités commerciales.

Concept de transaction en espèces

Les transactions en espèces comprennent

• réception
• émission
• stockage
• recalcul de trésorerie,

• remplissage
• conduite
• réception
• délivrance de documents qui accompagnent les transactions monétaires.

Tout mouvement ou mouvement de fonds doit être reflété lors de la réalisation d'une transaction en espèces. Il y a un certain ordre qui doit être strictement suivi.

Théoriquement, seuls ceux qui ne manipulent pas d'espèces peuvent être dispensés des tâches de tenue d'une caisse enregistreuse et d'exécution de transactions en espèces. En conséquence, ils ne peuvent accepter de l’argent et effectuer des paiements que par virement bancaire. En réalité, cette option constitue une exception à la règle.

Dans ce cas, lors du contrôle, l'inspecteur des impôts est informé sous forme libre que seuls les paiements autres qu'en espèces sont effectués. La demande doit être documentée.

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Nouvelle commande à partir du 1er juin 2014

Le 1er juin 2014, au lieu du Règlement expiré de la Banque centrale (CB) de la Fédération de Russie du 12 octobre 2011 n° 373-P, la Directive de la Banque centrale n° 3210-U du 11 mars 2014 « Sur le "La procédure pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces" sont entrées en vigueur. opérations des entrepreneurs individuels et des petites entreprises. Le document est passé enregistrement d'état au ministère de la Justice de la Fédération de Russie.

Désormais, selon la nouvelle procédure, pour les entrepreneurs individuels (IP) et les petites entreprises (petites entreprises - SE), la limite du montant des espèces dans la caisse enregistreuse a été levée. La règle de limite ne s'applique qu'aux organisations qui ne sont pas des petites entreprises.

Là, les formules par lesquelles la limite de trésorerie est calculée restent les mêmes : soit sur la base des dépenses en espèces réelles, soit sur la base du volume des revenus. Mais la détente était quand même faite. Désormais, ces entreprises peuvent choisir la formule de calcul de la limite de trésorerie qui leur est la plus favorable.

En particulier, la règle stricte selon laquelle les entreprises qui ne disposent pas de revenus en espèces devaient fixer une limite de trésorerie uniquement sur les dépenses en espèces réelles a été supprimée. Autrement dit, ces entreprises peuvent désormais modifier la limite à leur avantage. De plus bureau des impôts est privé du droit de recalculer la limite nouvellement établie et ne peut contrôler que si elle est respectée ou non.

Cependant, afin d'éviter les conflits avec les autorités fiscales, il est préférable pour les propriétaires (ou les dirigeants exécutifs) de ces entreprises de jouer la prudence - de rendre une ordonnance faisant référence à la directive de la Banque centrale n° 3210-U stipulant qu'à partir de juin Depuis le 1er janvier 2014, une nouvelle procédure de fixation de la limite a été établie.

Innovations pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises

Ils sont les suivants :

- un entrepreneur individuel n'est plus tenu de tenir à la fois le livre de caisse lui-même et, par conséquent, les bons de caisse sortants et entrants (la règle de tenue des documents de caisse s'applique uniquement aux entrepreneurs individuels qui travaillent dans modes spéciaux fiscalité spécifiée dans la législation fiscale) ;

— un autre assouplissement s'applique aussi bien aux entrepreneurs individuels qu'aux petites entreprises : ils ont été supprimés de l'obligation d'établir un registre des sommes déposées (avant l'entrée en vigueur de la directive de la Banque centrale n° 3210-U, un entrepreneur individuel ou un caissier d'un chaque entreprise était tenue d'inscrire dans le registre, le dernier jour du décaissement, les fonds non reçus pour quelque raison que ce soit par les salariés d'un montant « en espèces »). Selon la nouvelle procédure, le dernier jour d'émission de l'argent, un entrepreneur individuel ou un caissier de député doit uniquement inscrire « déposé » sur le relevé (en face du nom de famille de l'employé) et sceller l'entrée. Ensuite, l'entrepreneur individuel affiche dans le relevé le montant « en espèces » effectivement émis et le montant à déposer, et signe le relevé. Dans une petite entreprise, la procédure est la même, seul le caissier les exécute, après quoi il transmet le relevé au chef comptable ou à une autre personne habilitée pour signature ;

- la nouvelle procédure contient un autre assouplissement pour les entrepreneurs individuels opérant sous des régimes fiscaux spéciaux et les petites entreprises - un entrepreneur individuel ou un caissier ne peut pas tenir de livre de caisse les jours où il n'y a pas eu de paiements en espèces ;

— selon la Directive de la Banque centrale n° 3210-U, les caissiers MP peuvent apporter des modifications aux documents de caisse (mais pas aux encaissements et aux ordres de débit !). Par exemple, dans un livre de caisse, vous pouvez rayer une entrée incorrecte, inscrire la bonne à côté et sceller la correction avec la signature du caissier (mais assurez-vous de déchiffrer l'essence des corrections - pourquoi, en relation avec quoi).

Types de transactions en espèces

La caisse enregistreuse effectue les opérations d'entrée et de sortie d'espèces.

1. Les opérations de réception d'espèces sont la réception d'argent à la caisse depuis n'importe quelle source.
2. Les opérations de dépenses en espèces définissent l'action associée au retrait d'espèces de la caisse enregistreuse.

Les opérations de dépenses en espèces comprennent :

• versement d'avances et de salaires aux salariés
• délivrance des frais de voyage et d'accueil
• émission d'espèces pour les besoins de l'entreprise
• transférer de l'argent à la banque
• paiements sociaux

Qui peut effectuer des transactions en espèces

Les transactions en espèces ont le droit d'être effectuées par un caissier ou une autre personne investie de ces pouvoirs par le chef de l'organisation. Dans les deux cas, il est nécessaire d'émettre un arrêté approprié.

Très probablement, dans une petite entreprise, sur la base des normes de charge de travail, un seul caissier suffira. Mais s'ils sont plusieurs, alors le poste de caissier principal est instauré selon le tableau des effectifs.

Si l'on considère une situation où il n'y a pas d'employés, alors les transactions en espèces sont effectuées par un entrepreneur individuel.

Règlement sur la conduite des transactions en espèces

La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces est déterminée par le Règlement de la Banque centrale de la Fédération de Russie. Selon cette disposition sur les transactions en espèces, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises sont tenus de se conformer à une certaine procédure d'enregistrement des transactions en espèces. Auparavant, le document ne s'appliquait pas à cette catégorie d'entrepreneurs.

Pour réguler l'ordre de circulation de l'argent, tous ceux qui utilisent de l'argent liquide doivent adhérer à la discipline en matière de trésorerie.

Documentation des transactions en espèces

1. Pour confirmer le mouvement des fonds, un reçu (PKO) et un ordre de caisse (RKO) sont utilisés. Ils font référence à documents primaires pour les transactions en espèces et avoir un formulaire approuvé généralement accepté.

Commande de réception
Il indique la source des fonds.

Selon le règlement, un bon de commande et un reçu pour cette commande doivent être remplis. Mais dans la pratique, il existe des cas où ils se limitent à remplir uniquement le reçu. Les règles de remplissage ne permettent pas cette option. Tout d'abord, le bon de commande doit être rempli, puis un reçu doit être émis.

Une fois attaché documents supplémentaires, alors ils doivent être indiqués dans la commande. De tels documents peuvent servir d'acte de travail effectué ou de services rendus.

Le bon de caisse est signé par un comptable ou une autre personne autorisée. Mais ces pouvoirs doivent être confirmés par une procuration.

L'argent doit arriver à la caisse le jour de l'établissement de l'ordre de réception. Sinon, c'est invalide. La préparation en temps opportun d'une commande est l'un des points de respect de la discipline de trésorerie.

Un bon de commande est utilisé pour émettre des espèces à partir de la caisse enregistreuse.
Il est rempli immédiatement avant l'émission des fonds. Le montant est saisi manuellement par le destinataire lui-même.

2. Toutes les informations sont inscrites dans le livre de caisse.

Il doit être rempli régulièrement et à temps. Il s'agit d'un document obligatoire. Peu importe qu'une caisse enregistreuse soit utilisée ou non.

La tenue minutieuse d'un livre de caisse est avant tout une discipline de trésorerie, qui doit être strictement respectée.

Exigences de base pour sa conception :

• Tous les détails doivent être indiqués sur la première feuille
• Le livre de caisse est destiné à tenir une seule année civile et pas plus
• Toutes les pages doivent être numérotées puis cousues. Leur nombre total est indiqué en dernière page

Le livre de caisse est rempli sur la base des ordres de caisse : entrants et sortants.

3. S'il y a des salariés, les paiements en espèces sont formalisés par paie ou feuille de paie.

Comptabilisation des transactions en espèces

La comptabilisation des transactions en espèces implique le suivi des mouvements de trésorerie.

Pour effectuer les opérations liées à la trésorerie, le compte 50 « Trésorerie » est utilisé dans le plan comptable.

Les rentrées de fonds sont comptabilisées au débit, tandis que les dépenses (paiements) sont comptabilisées au crédit. Si nécessaire, des sous-comptes sont utilisés, tels que :

• comptabilisation des recettes et des dépenses en monnaie nationale
• déplacer des fonds entre différentes caisses, s'il y en a plusieurs
• mouvement des documents monétaires

Une comptabilité synthétique des transactions est effectuée sur le compte Caisse. Il vous permet de suivre tous les mouvements de trésorerie.

Audit des transactions en espèces

L'inspecteur des impôts vérifie la procédure de discipline de trésorerie. Au cours de cela, il s'avère :

• Comment la caisse enregistreuse est-elle surveillée ?
• Le livre de caisse est-il tenu correctement ?
• vérifier la conformité des rapports avec la documentation primaire
• Dans quelle mesure les fonds reçus de la banque sont-ils entièrement comptabilisés ?
• correspondance des enregistrements avec les données bancaires
• utilisation des fonds reçus du compte courant aux fins prévues
• le contrôle du respect de la limite de trésorerie établie est vérifié

Pour éviter l'imposition de sanctions, il est nécessaire de contrôler si les éléments suivants sont correctement remplis et exécutés :

• livre de caisse
• rapports sur les ordres de réception et de débit
• les pièces justificatives nécessaires aux opérations.

Si ces règles impératives sont respectées, l'organisation de la gestion de trésorerie sera considérée comme satisfaisante et le contrôle des opérations de trésorerie se terminera par un résultat positif.

Règles pour effectuer des transactions en espèces

DANS ordre général Les transactions en espèces comprennent :

• réception, sécurité et émission des fonds
• préparation des documents joints
• audit de caisse
• respect de la discipline de trésorerie.

Sur cette base, des règles pour effectuer des transactions en espèces ont été établies.

Un représentant d'une petite entreprise ou un entrepreneur individuel doit nécessairement fixer une limite de trésorerie.

Une place particulière est réservée dans les locaux aux opérations de caisse. En fin de journée, l'argent restant est calculé et retiré. Cela doit être fait quotidiennement.

Pour fixer une limite, un document administratif est établi. Il est fixé par arrêté sous quelque forme que ce soit. Il n’est pas nécessaire d’en informer qui que ce soit. La période pour laquelle la limite est fixée est également décidée de manière indépendante.

Les entrepreneurs individuels et les petites entreprises sont tenus de :

• déterminer la limite du solde d'argent dans la caisse enregistreuse. Les fonds débloqués au-delà de la limite établie doivent être conservés sur des comptes bancaires
• Toutes les transactions en espèces doivent être documentées par un reçu (PKO) et un bon de commande (RKO). Tous les documents de caisse nécessaires doivent être disponibles
• Tenir quotidiennement un livre de caisse. Entrez-y toutes les entrées, c'est-à-dire effectuer un enregistrement complet de l'argent à la caisse
• Le chef de l'organisation (entrepreneur individuel) est tenu de fournir à l'organisation la gestion complète des transactions en espèces
• L'accumulation d'espèces au-delà de la limite établie n'est pas autorisée. Les exceptions peuvent inclure les jours de paie et les week-ends (jours non ouvrables). vacances), si des transactions en espèces ont été effectuées.

La sécurité des espèces est assurée par nous-mêmes. Le chef d'entreprise (entrepreneur individuel) est responsable du transfert d'argent en temps opportun à la banque et de la limite des fonds en caisse.

Le caissier est responsable de la tenue des documents de caisse, les transactions en espèces sont surveillées par le gérant et le comptable.

Les transactions en espèces peuvent être effectuées sous forme papier ou électroniquement. Les documents de caisse conservés sur ordinateur doivent être imprimés et classés dans le livre de caisse une fois par an.

Violations des règles de conduite des transactions en espèces

La responsabilité en cas de violation des transactions en espèces prévoit des sanctions. Pour les fonctionnaires, ils varient entre 4 000 roubles. jusqu'à 5 000 roubles, pour les entreprises – à partir de 40 000 roubles. jusqu'à 50 000 roubles.

Le respect des dispositions de base lors de la réalisation d'opérations en espèces est garanti pour vous assurer contre les erreurs liées à la discipline de trésorerie. Pour ce faire, vous devez respecter les règles en vigueur et surveiller attentivement les changements à venir.

A partir du 1er juin 2014, une nouvelle procédure pour effectuer des transactions en espèces sera mise en place. Cela deviendra beaucoup plus simple.

• Le nombre de détails dans le livre de caisse sera réduit. Il ne sera pas nécessaire de saisir les numéros de compte.
• Remplir le formulaire de commande entrante et sortante deviendra plus facile.
• La limite de liquidités sera levée.
• L'obligation de tenir un livre de caisse sera supprimée.

Mais il existe encore des règles en vigueur selon lesquelles, lors de la réalisation d'opérations en espèces, il est nécessaire de remplir un livre de caisse, de refléter toutes les opérations en espèces d'un entrepreneur individuel (SARL), d'établir des documents de caisse : ordres d'encaissement (PKO), sortie de fonds ordres (COS) et respecter la limite de règlement en espèces.