DOCUMENTATION EN COMPTABILITÉ

Un document (du latin documentum un exemple instructif, une preuve, une preuve) est une preuve écrite confirmant le fait d'une transaction commerciale, le droit de l'exécuter.

La documentation est un flux d'informations sur les activités financières et économiques de l'organisation et est utilisée dans la gestion de l'organisation pour le contrôle préliminaire, actuel et ultérieur.

La documentation sert de base aux écritures comptables ultérieures et assure l'exactitude, la fiabilité et l'incontestabilité des indicateurs comptables, ainsi que la possibilité de leur contrôle.

Selon le règlement sur comptabilité et États financiers en Fédération de Russie, toutes les transactions commerciales sont documentées par des pièces justificatives. Ces documents servent de documents comptables primaires sur la base desquels la comptabilité est tenue.

Sens documents comptables dans l'activité financière et économique est déterminée non seulement par le fait qu'elles servent de base et de confirmation de l'exactitude des données comptables. Les documents sont les moyens par lesquels l'activité financière et économique elle-même est exercée. Ils sont utilisés pour la direction opérationnelle et la gestion de l'organisation. Sur la base des documents, un suivi quotidien du mouvement des marchandises est effectué. actifs matériels, Argent organisation, la légalité et l'opportunité de certaines opérations sont établies. Les documents confirmant l'exactitude des données comptables aident à identifier les erreurs de comptabilité.

Les documents ont une signification juridique, ils sont utilisés comme preuve dans les litiges entre les organisations et les individus. Seuls les documents exécutés correctement et dans les délais ont valeur probante dans les instances arbitrales et judiciaires. Les documents servent de base à l'expertise judiciaire, réalisée sur décision du parquet, du tribunal, de l'arbitrage, sur décision des autorités d'instruction.

Les documents ont une valeur de contrôle, car ils permettent de contrôler la sécurité des objets de valeur, de prévenir les cas de vol. Grande importance avoir des documents lors de la réalisation d'audits documentaires, d'audits des activités économiques et financières de l'organisation. Les documents sont utilisés lors de l'analyse des résultats du travail

organisations. C'est le document qui est à la base du système d'information de l'organisation, qui est utilisé dans l'organisation. En loi Fédération RusseÀ propos de l'information, de l'informatisation et de la protection de l'information, il est dit : La documentation de l'information est une condition préalable à l'inclusion de l'information dans les ressources d'information. La documentation des informations est effectuée de la manière établie par les autorités de l'État chargées de l'organisation du travail de bureau, de la normalisation des documents, de leurs tableaux et de la sécurité de la Fédération de Russie.

Un document comptable est une attestation écrite attestant le fait d'une transaction commerciale.

L'objectif principal des documents comptables: une justification écrite et le reflet des transactions commerciales (actifs), la base et la source des enregistrements comptables, la mise en œuvre des fonctions de contrôle et la faisabilité des transactions commerciales. Ce contrôle est effectué par des personnes responsables lors de la réalisation des opérations (contrôle préalable), par des collaborateurs du service comptable lors du traitement des documents, ainsi que par des commissaires aux comptes lors des audits documentaires et des enquêtes.

Primaire document comptable doit être rédigé au moment de la commission du fait de la vie économique, et si cela n'est pas possible - immédiatement après son achèvement. La pièce comptable principale est établie sur support papier et (ou) sous forme de document électronique signé signature électronique.

Document électronique - informations documentées présentées sous forme électronique, c'est-à-dire sous une forme adaptée à la perception humaine à l'aide d'ordinateurs électroniques, ainsi que pour la transmission sur des réseaux d'information et de télécommunication ou le traitement dans des systèmes d'information.

La loi fédérale « sur la signature électronique » n° 63-FZ du 06.04.2011 définit une signature électronique comme une information sous forme électronique qui est jointe à d'autres informations sous forme électronique (informations signées) et qui est utilisée pour une personne spécifique signant des informations.

Si, conformément à la législation de la Fédération de Russie, des documents comptables primaires, y compris sous la forme d'un document électronique, sont retirés, des copies des documents retirés faites conformément à la procédure établie par la législation de la Fédération de Russie sont incluses dans documents comptables.

Si la législation de la Fédération de Russie ou le contrat prévoit la soumission d'un document comptable primaire à une autre personne ou à un organisme public sur papier, l'entité économique (organisation) est obligée, à la demande d'une autre personne ou organisme public, à à ses frais, de réaliser des copies papier de la pièce comptable de base établie sous forme de document électronique.

Un document comptable sous sa forme externe est un formulaire sur lequel sont enregistrés le contenu d'une transaction commerciale, l'heure et le lieu de sa réalisation, les indicateurs naturels, le montant de la transaction, etc.. Ces informations et bien d'autres enregistrées dans le document sont ses éléments constitutifs, appelés en pratique détails.

Chaque document doit répondre pleinement à son objet, il doit contenir certains indicateurs. Les indicateurs caractérisant la transaction commerciale reflétée dans le document sont appelés détails.

Les formulaires des pièces comptables primaires sont approuvés par le responsable de l'entité économique sur proposition du fonctionnaire chargé de la comptabilité. La nouvelle loi "sur la comptabilité" a aboli la notion de " formes unifiées”, les organisations peuvent désormais développer toutes les formes de documents primaires par elles-mêmes. Pour que les formulaires de documents primaires, sur la base desquels le fait d'une transaction commerciale est enregistré, deviennent légitimes, ils doivent être approuvés par l'ordre du responsable (éventuellement dans le cadre de la politique comptable) et comporter des détails obligatoires

Détails du document

Chaque document doit répondre pleinement à son objet, il doit contenir certains indicateurs. Les indicateurs caractérisant la transaction commerciale reflétée dans le document sont appelés détails. Accessoires - de lat. requisum - requis, nécessaire.

Les conditions requises sont requises, supplémentaires et spéciales. Les documents comptables primaires doivent contenir les détails obligatoires suivants.

Les détails obligatoires de la pièce comptable principale sont :

Titre du document ;

date de préparation du document;

le nom de l'entité économique qui a compilé le document;

la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire du fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;

le nom du poste de la personne (des personnes) qui a effectué (ont effectué) la transaction, l'opération et responsable (responsable) de l'exactitude de son exécution ;

signatures des personnes visées au paragraphe 6, indiquant leurs noms et initiales.

Pour plus de détails peut inclure : l'adresse et le numéro de téléphone de l'organisation, les parties impliquées dans la transaction, etc.

Les détails sont spéciaux correspondant à un domaine spécifique de la comptabilité.

Exigences pour remplir les documents

Les documents doivent être établis en temps opportun, en règle générale, au moment de la transaction, ou si cela n'est pas possible pour une raison quelconque, immédiatement après la conclusion de la transaction.

Lors de la vente de biens, produits, travaux et services à l'aide de caisses enregistreuses, il est permis d'établir un document comptable principal au moins une fois par jour après son achèvement sur la base des encaissements.

Les documents doivent contenir tous les détails qui reflètent des données fiables. Les documents peuvent être remplis avec des stylos à bille, un crayon indélébile, des machines à écrire ou entièrement automatisés. Le document doit être rédigé clairement, clairement, sans taches, prendre des notes dans les documents avec un simple crayon interdit. Les inscriptions définitives liées au transfert de valeur doivent être écrites en cursives. Les lignes libres doivent être barrées.

La liste des personnes habilitées à signer les principaux documents comptables est approuvée par le responsable de l'organisme en accord avec le chef comptable. Les documents qui établissent les faits de la vie économique liés à la trésorerie sont signés par le responsable de l'organisation et le chef comptable ou des personnes autorisées par eux.

Correction des entrées erronées dans les documents

Les corrections sont autorisées dans le document comptable principal, sauf disposition contraire des lois fédérales ou des documents réglementaires. actes juridiques organes de réglementation étatique de la comptabilité. La correction doit contenir la date de la correction, ainsi que les signatures des personnes qui ont rédigé le document, en indiquant leurs noms et initiales ou d'autres détails nécessaires à l'identification de ces personnes.

Des corrections peuvent être apportées aux pièces comptables primaires (hors pièces bancaires et de caisse). Dans le texte et les données numériques des documents primaires, les ratures et les corrections non spécifiées ne sont pas autorisées. Les erreurs dans les documents primaires créés manuellement sont corrigées comme suit : le texte ou le montant erroné est barré, le texte et (ou) le montant corrigés sont écrits. Il est barré d'une ligne pour que la ligne corrigée puisse être lue. La correction d'une erreur dans le document principal doit être indiquée par l'inscription "Corrigé", la date de correction est fixée, confirmée par la signature des personnes signant le document. (Par exemple, si le numéro 429 est écrit par erreur dans le document au lieu de 439, vous ne pouvez pas seulement barrer le numéro 2 et écrire le numéro 3 au-dessus. Le numéro 429 est complètement barré, 439 est écrit, "Corrigé" est écrit, la date est le 29 mai 20_ et les signatures : Sviridov, Zaitsev .)

La loi de la Fédération de Russie "sur la comptabilité", le règlement sur l'introduction des états comptables et financiers dans la Fédération de Russie détermine que les modifications des espèces et des documents bancaires ne sont pas autorisées. Dans ce cas, un nouveau document doit être établi.

Classement des documents

utilisé pour enregistrer les transactions commerciales. un grand nombre de documents divers. Pour la bonne application des documents, il est d'usage de les regrouper, c'est-à-dire établir des documents comptables consolidés classés selon des caractéristiques homogènes : par objet, ordre d'établissement, mode d'enregistrement des opérations, lieu d'établissement, ordre d'exécution.

Sur rendez-vous, les documents sont divisés en administratifs, exécutifs (acquittement), comptables, combinés.

Les documents administratifs contiennent une commande (instruction) pour l'exécution d'une transaction commerciale. Cependant, ils ne confirment pas le fait de sa mise en œuvre et ne constituent donc pas la base des comptes. Par exemple, les commandes, les ordres de paiement à la banque pour le transfert des taxes, etc.

Les pièces justificatives confirment le fait d'une transaction commerciale et servent de base à la comptabilité pour la réflexion des transactions commerciales. Par exemple, les factures confirmant les dépenses engagées, les actes d'acceptation et de transfert d'immobilisations, etc.

Les documents comptables sont établis par le personnel comptable dans les cas où il n'y a pas d'autres documents pour enregistrer une transaction commerciale, ou afin de préparer des documents administratifs et justificatifs à refléter dans la comptabilité. Par exemple, les relevés cumulés, l'établissement du coût réel de production, différents types certificats et calculs établis par le service comptable, etc.

Les documents combinés remplissent simultanément les fonctions d'administration et d'acquittement, d'acquittement et de comptabilité. Par exemple, une facture pour la libération d'actifs matériels contient une commande de libération de matériaux d'un entrepôt à un atelier, ainsi que l'enregistrement de la sortie réelle.

Selon l'ordre de compilation, les documents sont primaires et consolidés.

Les documents primaires sont compilés pour chaque transaction individuelle au moment de son achèvement. Par exemple, un ordre de paiement entrant, un ordre de paiement sortant, des demandes de paiement, des actes de radiation d'immobilisations, etc.

Les documents consolidés sont établis sur la base des documents primaires préalablement compilés. Leur utilisation facilite le contrôle d'opérations homogènes. Ils peuvent être exécutifs, comptables et combinés. Par exemple, les rapports d'avance et de caisse, les relevés de regroupement et cumulatifs. En particulier, le rapport préalable, étant combiné, remplit les fonctions d'un document de justification et de comptabilisation. Il donne caractéristique complète règlements avec redevables : le solde ou le dépassement de l'avance précédente, le montant de cette avance, le montant dépensé, le solde et la date de son versement à la caisse ou du dépassement et la date de son remboursement par l'entreprise. En outre, le rapport préalable fournit une description des coûts de production des comptes après vérification et approbation du rapport. Au verso du rapport, une liste des dépenses individuelles et leurs pièces justificatives est donnée.

Selon la méthode d'enregistrement des transactions, les documents sont divisés en ponctuels et cumulatifs.

Les documents uniques ne sont utilisés qu'une seule fois pour refléter une seule transaction ou plusieurs transactions effectuées simultanément. Après l'inscription, un document unique entre dans le service comptable et sert de base à la réflexion en comptabilité. Par exemple, les mandats entrants et sortants, les relevés de paie, etc.

Les documents cumulatifs sont compilés sur une certaine période (semaine, décennie, mois) pour refléter des opérations répétitives homogènes qui y sont enregistrées au fur et à mesure de leur réalisation. En fin de période, des totaux sont calculés pour les indicateurs utilisés pour les comptes. Il est à noter que les documents cumulatifs se distinguent des documents consolidés en ce que le document consolidé est constitué à partir des documents primaires, est leur résumé, et le document cumulatif est un document primaire constitué au fur et à mesure, par accumulation d'opérations. Les documents cumulatifs incluent les cartes de limites, les commandes bihebdomadaires ou mensuelles, etc.

Selon le lieu de compilation, les documents sont internes et externes.

Les documents internes sont compilés à l'entreprise pour refléter les opérations internes. Par exemple, encaisser les commandes entrantes et sortantes, les factures, les actes, les fiches de paie, etc.

Les documents externes sont remplis en dehors de l'entreprise donnée et sont reçus sous une forme formalisée. Par exemple, factures, relevés bancaires, connaissements, etc.

Selon l'ordre d'achèvement, les documents peuvent être classés en manuels et générés par ordinateur. Certains documents ne sont remplis que manuellement, par exemple, les chèques

Les documents compilés à l'aide de la technologie informatique enregistrent automatiquement des informations sur les transactions effectuées au moment où elles ont été effectuées.

Acceptation, vérification et traitement comptable des documents

Les documents reçus par le service comptable sont traités pour les préparer aux inscriptions dans les registres comptables. L'étape principale du traitement comptable des documents dans l'organisation est la vérification des documents reçus essentiellement, sous forme, arithmétiquement.

Lors de la vérification des documents sur le fond, il est nécessaire d'établir la légalité, l'exactitude et l'opportunité de la transaction commerciale. Selon la procédure comptable en vigueur, les documents primaires sur les transactions commerciales contraires à la loi et à la procédure établie pour recevoir, stocker et dépenser de l'argent, des stocks et d'autres objets de valeur ne doivent pas être acceptés pour exécution. Dans le cas où ces documents primaires sont reçus par le service comptable, le chef comptable doit informer le chef de l'organisation de l'illégalité d'une transaction commerciale particulière. En cas de désaccord entre le chef de l'organisation et le chef comptable au cours de certaines transactions commerciales, les pièces comptables primaires les concernant peuvent être acceptées pour exécution par ordre écrit du chef de l'organisation, qui, à cet égard, est chargé de l'entière responsabilité des conséquences de ces opérations et de l'intégration des données les concernant dans l'information comptable et financière. Les documents reçus servant de base au calcul des salaires ou joints aux mandats de caisse créditeurs et débiteurs font l'objet d'une annulation obligatoire avec un cachet ou une signature manuscrite « Reçu » ou « Payé » indiquant la date (jour, mois, année). La vérification des pièces au fond s'inscrit dans le prolongement du contrôle préalable qui précède l'opération. Un contrôle préalable est effectué par le service comptable lors de l'établissement des documents. C'est également important parce que la plupart des documents sont des personnes financièrement responsables, et non du personnel comptable.

La vérification du formulaire vous permet de vous assurer qu'un formulaire du formulaire approprié a été utilisé pour traiter une transaction commerciale spécifique, tous les chiffres sont clairement indiqués, le contenu de la transaction et tous les détails sont reflétés.

Après cela, le comptable procède à une vérification arithmétique, qui revient à vérifier l'exactitude des calculs arithmétiques et des calculs, la taxation des documents. La taxation se fait en multipliant la quantité par le prix. La vérification arithmétique vous permet de contrôler les calculs arithmétiques des résultats, l'exactitude de la réflexion des indicateurs quantitatifs et de coût.

Après vérification, le comptable traite les documents. La imputation des pièces consiste à déterminer les comptes sur lesquels les opérations commerciales enregistrées dans les pièces doivent être enregistrées en débit et en crédit.

Organisation du flux documentaire

Le flux de documents est le mode de déplacement du document depuis le moment des premiers enregistrements jusqu'à la date de livraison aux archives.

Le concept de flux de travail comprend la planification du passage des documents, le contrôle de l'exactitude des documents et le reflet correspondant des transactions dans les comptes comptables. L'optimisation du flux de travail vous permet de définir le nombre de documents requis et le nombre de personnes travaillant avec ces documents.

Lors de l'établissement d'un calendrier, les exigences suivantes doivent être respectées :

les documents comptables primaires acceptés par le service comptable doivent contenir tous les détails requis ;

lors de la réception des documents, l'exactitude des calculs arithmétiques doit être vérifiée;

les documents doivent être établis conformément aux exigences des actes législatifs et réglementaires (par exemple, les factures de réception des marchandises doivent indiquer le montant de la TVA afin de pouvoir accepter la TVA pour remboursement);

toutes les corrections apportées aux documents doivent être certifiées par les signatures des personnes responsables de leur préparation, indiquant la date de correction ;

pour toute transaction, tous les documents nécessaires doivent être présentés (accord et ses avenants, une facture ou un acte d'exécution, une facture, un ordre de paiement).

Sur le stade initial ordonnant le workflow, le chef comptable constitue un cercle de personnes travaillant sur les documents primaires (employés du service approvisionnement, responsables de la mise en œuvre - marketeurs). Officiellement, ils sont informés des règles de traitement des pièces primaires et des délais de remise de ces pièces au service comptable. L'ordre correspondant du responsable de l'organisation doit également établir la responsabilité de la soumission tardive des documents au service comptable.

Par son ordonnance de comptabilité, le chef comptable s'oblige à n'accepter que les documents établis dans les formes prescrites. Un comptable qui accepte des documents rédigés en violation des règles en porte la responsabilité personnelle.

Le contrôle est également subordonné à la régularité de l'enregistrement des opérations dans les comptes comptables, pour lesquels chaque pièce comptable primaire est accompagnée d'une liste des pièces comptables indiquant la date et le nom du comptable responsable. A ce stade, un contrôle est établi sur l'exactitude de l'exécution des documents comptables primaires et la réflexion sur leur base des transactions commerciales dans les comptes de comptabilité.

Le chef comptable doit optimiser le flux de travail. Cela définit :

liste des principaux documents utilisés dans l'entreprise ;

lequel des employés de l'entreprise a le droit de signer ces documents et est responsable de l'exactitude de leur exécution et de la rapidité de leur soumission au service comptable;

schéma de travail des départements actuels de l'organisation;

l'ordre de circulation de chaque document entre les services de l'organisation et le délai de soumission des documents à l'utilisateur final des informations (par exemple, la comptabilité);

le calendrier du mouvement des documents au sein du service comptable, qui vous permet d'organiser le calcul des impôts et la préparation des états financiers en temps opportun.

Après avoir établi le calendrier, chaque personne participant au flux de travail reçoit un extrait correspondant et la responsabilité en cas de non-respect des exigences du flux de travail est déterminée.

Le calendrier de flux de travail vous permet d'améliorer le contrôle du service comptable sur l'ensemble du travail de l'organisation, c'est-à-dire améliore l'efficacité de l'ensemble du travail comptable de l'organisation.

Lors de l'établissement d'un calendrier de flux de travail, les exigences d'une organisation rationnelle du flux de travail sont prises en compte: le chemin le plus court pour le mouvement des documents, l'indication d'intervenants spécifiques, le temps minimum de passage par les autorités.

L'organisation rationnelle de la circulation des documents renforce fonctions de contrôle comptabilité, accélère le temps d'établissement des états financiers, augmente l'efficacité de la comptabilité nécessaire à la gestion d'une entreprise.

La procédure et les modalités de conservation des pièces comptables

Tous les documents après le traitement comptable final sont classés dans des dossiers et transférés pour être stockés dans les archives actuelles, où leur sécurité et leur commodité de stockage sont assurées. Pour trouver rapidement le document nécessaire, une nomenclature des cas est constituée. Chaque document reçu, après traitement, est classé dans un dossier. L'ensemble des dossiers du service comptable constitue la nomenclature des cas comptables. La liste de tâches est formatée comme suit :

Index de cas (numéros de dossier) Nom de cas (titre) Nombre de cas dans le dossier Période de stockage et numéro de dossier selon la liste Notes

Le numéro de dossier se compose de deux parties - le numéro attribué à l'unité et le numéro en ordre dans le service comptable. La colonne "Nombre de cas dans le dossier" est renseignée en fin d'année.

Les notes indiquent sur la base de laquelle des listes la période de stockage du document est établie: une liste de documents standard générés dans les activités des comités d'État, ministères, départements et autres institutions, organisations, entreprises (indiquant les périodes de stockage) ou une liste des documents de gestion d'une période de conservation permanente générés dans les activités des organisations commerciales non gouvernementales.

Les cas des archives sont délivrés par ordre écrit du chef comptable. La saisie de documents ne peut être effectuée que par les organes d'enquête, l'enquête préliminaire et le parquet, les tribunaux, inspections fiscales et la police fiscale sur la base de leurs décisions conformément à la législation de la Fédération de Russie.

Le retrait est consigné dans un procès-verbal dont une copie est remise contre récépissé au responsable compétent de l'entreprise, de l'institution. Avec l'autorisation et en présence des représentants des organes qui procèdent à la saisie, le chef comptable ou un autre responsable de l'organisation a le droit de faire des copies des documents saisis, en indiquant le motif et la date de leur saisie. Si des volumes incomplets de documents sont saisis (non classés, non numérotés, etc.), alors avec l'autorisation et en présence des représentants des organes saisissants, les responsables compétents de l'entreprise, des institutions peuvent finaliser ces volumes (faire un inventaire, numéroter les feuillets, sceller, certifier de leur signature, imprimer).

Les documents comptables primaires, les registres comptables, les états comptables (financiers) sont soumis au stockage par une entité économique pour les périodes établies conformément aux règles d'organisation de l'archivage de l'État, mais pas moins de cinq ans après l'année de déclaration.

Les documents de politique comptable, les normes d'une entité économique, les autres documents relatifs à l'organisation et à la tenue de la comptabilité, y compris les outils qui assurent la reproduction de documents électroniques, ainsi que la vérification de l'authenticité d'une signature électronique, sont soumis à la conservation par un organisme économique entité pendant au moins cinq ans après l'année au cours de laquelle ils ont été utilisés pour la préparation des états comptables (financiers) dernière fois.

Une entité économique doit assurer des conditions de conservation sûres des documents comptables et leur protection contre les modifications.

En cas de cessation des activités de l'organisation, les documents sur l'accumulation et le paiement des salaires aux employés sont soumis à la soumission aux archives de l'État.

Toutes les transactions commerciales effectuées dans l'entreprise doivent être documentées sans faute. Pour chaque transaction, des pièces justificatives comptables primaires appropriées doivent être établies.

Documents comptables primaires - qu'est-ce qui s'applique à eux?

Les documents comptables primaires sont divisés en documents administratifs et disculpatoires.

Les premiers comprennent, tout d'abord, divers types d'ordres, des ordres d'effectuer diverses opérations. En règle générale, ces formulaires sont approuvés par la direction de l'entreprise.

Les acquittements comprennent des documents confirmant le fait de la transaction.

De plus, les formulaires administratifs et d'acquittement peuvent être combinés en un seul document comptable, qui contiendra à la fois un ordre d'effectuer une action et une confirmation de l'achèvement de cette action.

Les pièces comptables à décharge peuvent autrement être qualifiées de comptabilité primaire. Les formulaires comptables primaires sont la première preuve d'une transaction, et ils sont obligatoires pour refléter la transaction dans la comptabilité. Toutes les écritures dans le service comptable ne doivent être reflétées qu'après réception d'une pièce justificative correctement exécutée. Faut se rappeler règle importante: "Pas de document - pas d'affichage !"

Il est important non seulement d'avoir une forme disculpatoire, mais aussi sa conception correcte. La présence d'erreurs peut le rendre invalide, par conséquent, à la réception de tout formulaire, il est impératif de vérifier toutes les lignes pour un remplissage correct. Assurez-vous de vérifier la présence des signatures des personnes responsables, la présence d'un sceau, et celui-ci doit être clair et lisible. Ce n'est qu'avec la bonne conception que vous pouvez être sûr qu'à l'avenir, vous n'aurez plus de problèmes avec les autorités de contrôle. Les documents primaires correctement exécutés dans le service comptable doivent contenir un certain ensemble de détails.

Détails obligatoires des documents primaires :

• nom et code du formulaire ;
• Date de préparation ;
• nom de l'entreprise;
• type de transaction commerciale et son contenu;
• compteurs naturels et monétaires de l'exploitation ;
• signatures des personnes responsables.

Le Comité d'État des statistiques de Russie a établi des formulaires unifiés de documents primaires qui doivent être utilisés lors du traitement des transactions commerciales.

Des formulaires standard de documents comptables primaires sont utilisés pour la comptabilité opérations en espèces, pour , les immobilisations, les immobilisations incorporelles, les stocks, les opérations commerciales, ainsi que les opérations liées à .

S'il est nécessaire d'apporter des modifications aux formulaires unifiés existants, de les compléter avec les détails et les lignes nécessaires, l'entreprise doit émettre une commande ou une commande pour saisir des détails supplémentaires. Lors du changement de formulaire standard du document comptable principal, il convient de rappeler qu'il est impossible de supprimer des détails déjà existants, vous ne pouvez que les compléter.

Si un formulaire unifié n'est approuvé pour aucun document comptable principal, l'organisation développe indépendamment un formulaire qui lui convient, dans ce cas, les principales exigences pour les formulaires modifiés sont la présence de tous les détails obligatoires indiqués ci-dessus.

Le droit de signer des documents primaires ne peut être attribué qu'à un certain cercle de personnes, dont la liste des noms et des fonctions doit être reflétée dans le document correspondant pour le droit de signer un document particulier (par exemple, vous pouvez télécharger un exemple de pouvoir d'avocat à partir du lien).

Si une erreur est commise dans une pièce comptable primaire déjà exécutée, sa modification est autorisée s'il ne s'agit pas d'un formulaire de caisse ou bancaire. Pour ces derniers, aucune correction n'est autorisée. Si dans formes monétaires des erreurs sont commises, puis un tel formulaire est barré et jeté, après quoi il est rempli nouvelle forme. Des exemples de formulaires qui ne permettent pas de corrections comprennent un reçu de caisse et un ordre de dépenses, un chèque en espèces et une annonce pour une contribution en espèces.

Les corrections dans les documents comptables primaires sont effectuées comme suit: il est nécessaire de rayer les données incorrectement indiquées et d'écrire les informations correctes en haut, à côté de celles-ci, il est nécessaire d'indiquer la date du changement, la signature. Les corrections apportées au formulaire doivent être convenues avec les personnes qui ont rédigé ce formulaire et l'ont signé. En cas d'accord, à côté de la correction, il est nécessaire d'indiquer la phrase : "corrigé et accepté".

Principaux documents comptables. Traitement

En entrant dans l'entreprise, les documents comptables primaires sont vérifiés pour l'exactitude du remplissage: toutes les lignes sont-elles remplies, les montants sont-ils calculés correctement, y a-t-il des signatures et des sceaux, tous les détails sont-ils entrés correctement. Après cela, le formulaire doit être enregistré dans des journaux spéciaux. Par exemple, relevé de paiement le formulaire T-53 est enregistré dans le formulaire T-53a du journal d'enregistrement de la paie, et les commandes en espèces entrantes et sortantes sont enregistrées dans le registre des documents en espèces entrants et sortants, formulaire KO-3. Après enregistrement, les documents sont transférés pour stockage au service comptable, où ils sont classés dans les dossiers appropriés et y sont stockés pendant un certain temps. Après un certain temps, le document est transféré dans l'archive. La durée de conservation des documents primaires est déterminée et réglementée par la législation sur les archives. Le stockage et la systématisation des documents comptables dans l'entreprise s'appellent la gestion des documents. En savoir plus sur le stockage et la destruction de documents dans.

La loi qui détermine les conditions de stockage des documents comptables primaires s'appelle la loi fédérale du 22 octobre 2004 n ° 125-ФЗ «sur l'archivage dans la Fédération de Russie».

Le responsable de l'organisation est responsable de la bonne organisation du stockage et de la destruction. Le chef comptable est responsable de la sécurité et de la bonne exécution des documents.

Sur notre site Web, vous pouvez télécharger de nombreux formulaires et formulaires de documents comptables primaires dans la section "", vous y trouverez à la fois des formulaires vierges et des exemples de les remplir avec de brèves recommandations pour l'enregistrement. Pour faciliter la recherche du bon formulaire, ils sont divisés en sections dans lesquelles vous pouvez facilement comprendre et trouver le bon formulaire.

Leçon vidéo. Suppression de documents dans 1C Comptabilité: instructions étape par étape

Tutoriel vidéo pratique sur la suppression de documents dans 1C Comptabilité 8.3. Dirigé par Likina Olga: une experte du site «Comptabilité pour les nuls», une comptable pour les salaires OOO “Gestion M.vidéo. La leçon traite de instruction étape par étape pour supprimer des documents.

Leçon vidéo "Comment rédiger la documentation principale d'une entreprise"

Regardez la leçon vidéo de l'enseignant du site "Comptabilité pour les nuls" Gandeva N.V.

Des dizaines d'opérations sont effectuées chaque jour dans l'entreprise. Les comptables envoient de l'argent aux entrepreneurs, aux fonds et aux fondateurs, calculent les salaires, les ordinateurs et les meubles arrivent, facturent des pénalités, calculent l'amortissement, etc. Pour chacune de ces opérations, il est nécessaire d'établir un document principal (clause 1, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ «sur la comptabilité», ci-après loi n ° 402-FZ).

Le document principal est créé au moment de l'opération ou à la fin de celle-ci comme confirmation du fait de l'opération (clause 3, article 9 de la loi n° 402-FZ). Sur la base des comptables primaires faire des écritures.

Une facture, un acte de prestation de services pour la création d'un site internet, un état comptable, autant de documents primaires que les comptables utilisent dans leur travail quotidien. Il existe de nombreux types de primaires et leur variété dépend des caractéristiques de l'entreprise. Par exemple, dans une entreprise de transport, l'un des principaux types de documents primaires sera un connaissement, et dans une bibliothèque, un acte de radiation de la littérature.

Les documents primaires sont censés être conservés dans l'entreprise pendant au moins cinq ans, la période commençant à compter après l'année de déclaration (clause 1, article 29 de la loi n ° 402-FZ). C'est-à-dire qu'un document daté du 07/03/2016 doit être conservé au moins jusqu'en 2021 inclus. Des périodes de conservation distinctes pour les documents primaires sont établies par la liste approuvée par arrêté du ministère de la culture du 25 août 2010 n° 558. Pour conserver les documents comptables, des archives spéciales sont souvent créées dans l'entreprise.

Le primaire peut être papier ou électronique. En pratique, de plus en plus plus d'entreprises utiliser la gestion électronique de documents (GED). En particulier, les entreprises échangent des contrats, des factures de paiement, des actes, des lettres de voiture et des factures.

L'EDI simplifie grandement la procédure de traitement des documents primaires depuis leur création jusqu'au moment de la comptabilisation et accélère le travail entre contreparties. Grand avantage - documents électroniques n'ont pas besoin d'être imprimés, si cela n'est pas contraire à la loi ou aux termes du contrat (clause 6, article 9 de la loi n° 402).

Un document électronique est certifié par une signature électronique qualifiée. Si les parties prennent une décision appropriée, la primaire peut être signée d'une signature simple ou sans réserve (lettre du Département de la politique fiscale et douanière du ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2016 n ° 03-03-06/2 /53176).

L'absence de documents primaires dans l'entreprise peut entraîner une amende grave de 10 000 à 30 000 roubles (article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Les autorités fiscales infligeront également une amende pour les erreurs d'enregistrement. En outre, les personnes responsables de la paperasserie peuvent être condamnées à une amende en vertu de l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles. Il existe un autre danger : si lors du contrôle, l'administration fiscale ne trouve pas Document requis, ils peuvent retirer une partie des dépenses de la base imposable, par conséquent, l'entreprise devra payer un impôt supplémentaire sur le revenu.

Détails obligatoires du document principal

Seul le document principal avec tous les détails requis a force de loi (clause 4, article 9 de la loi n° 402-FZ) :

1. nom (par exemple, « Acte de services rendus », « Ordre de paiement", "Information comptable");
2. Date de préparation ;
3. le nom de l'auteur du document (par exemple, SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.) ;
4. le contenu du document ou de la transaction commerciale (par exemple, "Services d'accès à Internet", "Matériel transféré pour traitement", "Paiement sur la facture pour la papeterie", "Intérêts courus en vertu du contrat de prêt");
5. indicateurs naturels et monétaires (pièces, mètres, roubles, etc.);
6. postes à responsabilité (par exemple, « Comptable », « Magasinier », « Responsable RH », « Responsable du service commercial », etc.) ;
7. les signatures des parties.

Un document correctement exécuté aidera, si nécessaire, en cas de litige, par exemple lorsque l'acheteur ne paie pas la dette ou tente d'invalider la transaction. Mais un document contenant des erreurs ou des signatures fictives peut être une blague cruelle - vous ne devez donc jamais signer pour un fournisseur s'il a soudainement oublié de signer. Conservez soigneusement tous les documents primaires et vérifiez toujours soigneusement tous les détails des documents entrants.

Jusqu'à présent, dans la pratique, vous pouvez rencontrer des plaintes de clients concernant le manque d'impression. Rappelons qu'à partir du 04/07/2015, pour la plupart des organisations, le sceau a été annulé et vous pouvez l'utiliser à volonté (loi fédérale du 04/06/2015 n° 82-FZ). Les informations sur la présence du sceau de l'organisation doivent être précisées dans la charte. Si la contrepartie exige avec insistance un sceau, mais que vous ne l'avez pas sur motifs juridiques, vous pouvez notifier par écrit à la contrepartie son absence et fournir un extrait de la politique comptable.

Formes des documents primaires

Dans le travail, vous pouvez utiliser vos propres formulaires de documents primaires unifiés (clause 4, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ «sur la comptabilité»). Dans ce cas, une primaire faite maison doit avoir tous les détails requis. De nombreuses entreprises sont obligées de développer leur propre version de l'acte de radiation des documents, car il n'existe pas de forme unifiée du document.

Il est permis d'utiliser une forme combinée du document principal, lorsqu'une forme unifiée est prise comme base et complétée par les colonnes ou lignes nécessaires. Dans le même temps, toutes les informations obligatoires doivent être conservées (résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n ° 20).

Le choix de l'entreprise quant aux principales formes utilisées doit être précisé dans la politique comptable.

Au cours du processus d'activité, de nouveaux documents primaires peuvent être nécessaires, puis ils peuvent être développés et approuvés par la politique comptable.

Noter! Étant donné que votre contrepartie peut également utiliser des documents primaires développés de manière indépendante, il est nécessaire d'indiquer dans la politique comptable que vous acceptez également ces documents pour la comptabilité.

Pour la plupart des documents, vous avez le droit de ne pas utiliser de formulaires unifiés, mais les transactions en espèces ne doivent être exécutées que selon les formulaires de documents approuvés (informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n ° PZ-10/2012).

Types de documents primaires

Les spécialistes peuvent trouver les principales formes de documents primaires dans les albums de formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie. Jetons un coup d'œil aux plus courants.

Documents comptables commerciaux

• TORG-12;
• Étiquette du produit;
• Document de transfert universel.

Documents comptables des immobilisations

• OS-1 "Loi sur l'acceptation et le transfert des immobilisations (à l'exception des bâtiments, des structures)" ;
• OS-4 "Loi sur la radiation des immobilisations" ;
• OS-6 "Fiche d'inventaire pour la comptabilisation des immobilisations."

Compte principal de trésorerie

Les transactions en espèces sont exécutées exclusivement conformément à la Procédure pour effectuer des transactions en espèces (Instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n ° 3210-U). Il est impossible, par exemple, de délivrer un « consommable » sous forme libre ou de développer sa propre version.

Les formulaires des documents de caisse primaires sont approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n ° 88:

• KO-1 "Commande en espèces entrante" ;
• KO-2 "Ordre de trésorerie des dépenses" ;
• KO-3 "Journal d'enregistrement des documents de trésorerie entrants et sortants" ;
• KO-4 "Livre de caisse" ;
• KO-5 "Livre comptable des fonds reçus et émis par le caissier."

Les documents de trésorerie doivent être vérifiés très scrupuleusement, car une telle organisation primaire est directement liée au mouvement des espèces et attire toujours l'attention des organismes de contrôle. Par exemple, les autorités fiscales prêteront certainement attention à PKO, dont le montant dépasse 100 000 roubles. Et tout cela parce qu'il est impossible de payer en espèces avec une contrepartie pour un montant supérieur à 100 000 roubles. L'absence de signatures dans les documents en espèces deviendra également un motif de procédure auprès du Service fédéral des impôts.

Résumons. Ainsi, les documents primaires font partie intégrante de la comptabilité et comptabilité fiscale. Les opérations ne peuvent être effectuées sans pièces justificatives. Souvent, les comptables forment des écritures dans la comptabilité sur la base d'une copie ou d'une numérisation du primaire. Il est très important de remplacer les copies par les documents originaux à temps, sinon les autorités de régulation pourraient considérer la transaction ou la transaction comme fictive. Seuls les documents établis conformément à la loi sont garants de la sécurité et de la fiabilité de la comptabilité dans l'entreprise.

Aujourd'hui, en comptabilité, une place importante est occupée par la bonne exécution de la documentation primaire. Par conséquent, chaque comptable doit savoir rédiger correctement ce type de document. Cet article sera consacré à cette question.

Les documents primaires sont considérés comme la base pour effectuer une écriture comptable et l'inscrire au registre. Ces documents, utilisés en comptabilité, sont considérés comme faisant partie du système de documentation de gestion.

En comptabilité, les documents ne peuvent être enregistrés dans le registre de la documentation primaire que lorsqu'ils sont établis selon la structure, qui se trouve dans certains albums contenant des formulaires unifiés. Ils sont spécifiquement conçus pour la documentation primaire. Dans ces formulaires, vous trouverez un échantillon des documents requis. Ce formulaire est déterminé par la législation de la Fédération de Russie. Le formulaire a été confirmé en Russie par arrêté du ministère des Finances.

Ils sont classés selon la classification panrusse de la documentation de gestion, abréviation OKUD. Selon cette classification, chaque document primaire se voit attribuer un code selon OKUD.

Dans le service comptable, si nécessaire, il existe un formulaire standard pour le traitement de ces informations. Il peut inclure des lignes supplémentaires et nouvelles. Ces nouveaux détails, qui étaient prévus dans le formulaire précédemment légalisé, doivent impérativement être maintenus inchangés. Les nouvelles modifications apportées sont établies conformément à la commande existante (commande). Ces changements de formulaires liés à la comptabilité ne s'appliquent pas aux opérations en espèces.

Les formulaires qui ont été approuvés par le Comité national des statistiques de Russie contiennent certaines zones avec des informations codées. Ils sont remplis en pleine conformité avec les classificateurs adoptés dans la Fédération de Russie. Il convient de rappeler que les codes qui n'ont pas de liens conformément au classificateur accepté (ceci s'applique à la colonne avec le nom "Type de procédures" et autres) sont utilisés pour résumer et classer les informations reçues, lors du traitement des données à l'aide d'un équipement informatique . Ils sont apposés en stricte conformité avec le système de codage choisi, qui a été légalisé par cet organisme.

De plus, la documentation comptable, qui a été développée par l'entreprise indépendamment, est ignorée pour la comptabilité. Ce sont des formulaires spéciaux en comptabilité qui contiennent les détails requis. Ils sont prévus par la loi russe. La comptabilité permet un développement indépendant, mais uniquement pour les informations qui ne contiennent pas conceptions unifiées dans les albums.

Aujourd'hui, en comptabilité, les éléments suivants sont considérés comme des détails obligatoires pour le traitement des informations primaires :

• date d'enregistrement de la documentation;
• Titre;
• Nom de l'organisation. L'organisation pour le compte de laquelle ces informations ont été compilées est indiquée ;
• le titre du poste de la personne / des personnes responsables de la mise en œuvre des procédures commerciales et de l'exactitude de l'enregistrement;
• le contenu de la procédure économique est exprimé en termes de valeur, ainsi qu'en nature ;
• doivent être les signatures personnelles de toutes les personnes indiquées dans le document.

Une exécution de haute qualité et en temps opportun de tous les documents primaires (n'oubliez pas la fiabilité des données qui y sont indiquées), ainsi que le transfert ultérieur au service comptable, doivent être effectués dans les délais strictement spécifiés par la loi. Ceci est fait pour refléter la date dans la comptabilité. Ces procédures sont établies par les personnes qui ont rédigé et signé les documents.

Il faut savoir qu'au service comptabilité la liste de ces personnes qui ont le droit de signer sur le document principal ne peut être établie que par le responsable de cet organisme (avec un accord préalable avec le chef comptable). Seules ces personnes peuvent déterminer la liste des officiels qui ont le droit de signer. La documentation, selon laquelle l'exécution de diverses procédures commerciales liées à la trésorerie, ne peut être signée que par le chef et le chef comptable. En plus des personnes ci-dessus, les signatures d'autres personnes sont également autorisées. Dans le même temps, il ne faut pas oublier que tous doivent d'abord être approuvés par le chef et le chef comptable.

Par conséquent, en comptabilité, les documents primaires sont la preuve directe de la mise en œuvre des types de procédures commerciales suivants : retraits d'espèces, paiement de marchandises, etc. Ils sont établis au moment de la procédure ou après son achèvement (s'il est impossible d'établir au moment de la procédure elle-même).

Selon la classification existante, les documents comptables primaires sont divisés en types suivants :

• enregistrement comptable;
• acquittement;
• organisationnel et administratif.

Considérez deux groupes récents plus en détail:

Afin de maintenir correctement une liste de documents primaires en comptabilité, un certain calendrier de flux de travail a été élaboré puis approuvé. Il détermine le moment du mouvement, la procédure de transfert de la documentation primaire au sein de l'entreprise et l'entrée ultérieure dans le service comptable.

Tous ces documents reçus par le comptable doivent être vérifiés sur les points suivants :

• élément arithmétique. Elle implique la mise en œuvre du calcul du montant ;
• par le contenu sémantique. Le document doit retracer la relation entre ses indicateurs individuels. Il ne doit pas contenir de contradictions internes ;
• par formats. L'exactitude et l'exhaustivité du document sont vérifiées, ainsi que l'exactitude du remplissage des détails qu'il contient.

Si des incohérences sont trouvées dans le document pour des paramètres, elles doivent être corrigées. La personne qui a participé à sa conception devrait éditer. Parfois, vous devez reconstruire l'intégralité du document.

Ce n'est qu'après vérification que le transfert de la documentation au service comptable est effectué. Les informations qu'ils contiennent sont transférées aux registres comptables. Le document lui-même reçoit une marque qui vous permet d'exclure la possibilité de sa réutilisation. Cette marque peut représenter la date d'inscription et d'inscription au registre comptable.

En comptabilité, il est permis d'établir une documentation primaire sur support machine ou papier. Lorsqu'un support machine a été utilisé, une copie papier doit être réalisée.

Toutes les informations sont archivées uniquement par ordre chronologique. Il est complété, puis relié et classé dans des chemises. Cette procédure s'accompagne de la délivrance d'une attestation. Pendant le stockage dans le bâtiment des archives, les informations doivent être protégées contre les corrections non autorisées. La mise en œuvre du processus de correction n'est possible que si la validité de la cause est confirmée. Les corrections apportées sont confirmées par la signature du fonctionnaire. La date correcte doit être saisie.

Durée de conservation

La documentation principale est conservée certains délais, qui sont prescrits dans la législation de la Fédération de Russie. Selon elle, l'organisation doit conserver tous les documents primaires, ainsi que les registres comptables et de reporting pendant une période d'au moins 5 ans. Parallèlement, les informations nécessaires au paiement et au calcul des taxes doivent être conservées pendant 4 ans. De plus, la documentation confirmant la perte est conservée pendant toute la période de réduction du bénéfice imposable de la société du montant de la perte reçue précédemment. La documentation qui garde la trace du personnel, les comptes personnels de tous les employés sont archivés depuis 75 ans.

Il convient de rappeler que la période de stockage commence à courir à partir du 1er janvier de l'année suivant l'année au cours de laquelle la documentation a été délivrée.

La législation ne contient pas de règles claires concernant la mise en œuvre de la procédure de restauration de ces documents. Cet aspect est important dans une situation de dommage ou de perte de ce qui est nécessaire.

Certaines réglementations contiennent des instructions claires sur les conditions de stockage de la documentation comptable à des fins principales. Mais la procédure par étapes qui doit être effectuée en cas de perte n'est pas définie. Dans cette situation, il est nécessaire de nommer une commission par ordonnance, qui mène une enquête pour déterminer les causes des dommages, pertes, violation de l'intégrité du document. Il est possible de connecter à l'étude des représentants des autorités chargées de l'enquête, des représentants des services de sécurité et d'incendie. Ceci est suivi d'une action corrective.

Correction des erreurs

Nous avons parlé brièvement de la correction des erreurs dans la documentation principale ci-dessus. La correction des erreurs existantes dans les documents et les registres comptables est prescrite par la législation russe.

Selon ces normes législatives, il est strictement interdit d'apporter des corrections à la documentation relative aux informations bancaires et de trésorerie. Dans d'autres situations, les corrections ne sont apportées qu'en cas d'accord avec tous les participants à la procédure commerciale. Cet accord doit être certifié par les signatures de tous les participants à la correction. Assurez-vous également d'indiquer la date d'entrée de toutes les corrections.

N'oubliez pas qu'en comptabilité, les détails du document à corriger doivent être barrés d'une ligne fine et claire afin que le contenu / sens original barré de la correction apportée reste clairement visible. Près des accessoires, vous devriez faire une note "Corrigé pour croire". Après cela, la correction doit être certifiée par la signature du fonctionnaire qui a effectué cette correction. Le document doit contenir ses initiales et son nom de famille.

La connaissance des dispositions ci-dessus aidera à établir correctement et rapidement documentation principale Pour la comptabilité.

Vidéo "Que sont les principaux documents comptables"

Après avoir regardé le dossier, vous apprendrez comment soumettre la documentation principale au bureau des impôts en Russie.

À loi fédérale 402-FZ "On Accounting" décrit tous les documents comptables et primaires. Ils sont nécessaires principalement à des fins fiscales - en tant que documents confirmant les dépenses que vous avez engagées et l'exactitude de la détermination de l'assiette fiscale.

Les documents primaires doivent être conservés pendant 4 ans. Pendant ce temps, l'administration fiscale peut à tout moment lui demander de vous contrôler ou de contrôler vos contreparties. "Primaire" est également utilisé en contentieux dans les litiges avec des contreparties.

Les pièces comptables primaires sont établies lors des opérations commerciales et témoignent de leur réalisation. La liste des documents accompagnant une transaction particulière, selon le type de transaction, peut être différente. En règle générale, la préparation de tous les documents primaires nécessaires est effectuée par le fournisseur. Attention particulière vous devez faire attention aux documents qui surviennent lors de transactions où vous êtes acheteur, car ce sont vos dépenses, et donc vous êtes plus intéressé à respecter la lettre de la loi que votre fournisseur.

Séparation des documents primaires par étapes commerciales

Toutes les transactions peuvent être divisées en 3 étapes :

Étape 1. Vous acceptez les termes de la transaction

Le résultat sera :

• accord;
• une facture pour paiement.

Étape 2. La transaction est payée

Confirmer le paiement :

relevé du compte courant, si le paiement a été effectué par virement bancaire, ou par acquisition, ou via des systèmes de paiement où l'argent est transféré depuis votre compte courant ;

• Les recettes monétaires, reçus pour les mandats entrants, formulaires responsabilité stricte- si le paiement a été effectué en espèces. Dans la plupart des cas, ce mode de paiement est utilisé par vos employés lorsqu'ils prélèvent de l'argent pour un rapport. Les règlements entre organisations se font rarement sous forme d'espèces.

Étape 3. Réception des biens ou des services

Assurez-vous de confirmer que les marchandises ont bien été reçues et que le service a été fourni. Sans cela, les autorités fiscales ne vous permettront pas de réduire l'impôt sur l'argent dépensé. Confirmer la réception :

• lettre de voiture - pour les marchandises;
• reçu de vente - généralement émis conjointement avec un reçu de caisse, ou si les marchandises sont vendues par des entrepreneurs individuels ;
• acte de travail effectué / services rendus.

Documents primaires obligatoires

Malgré la variabilité des transactions, il existe une liste de documents obligatoires qui sont établis pour tout type de transaction :

• accord;
• Chèque;
• formulaires de déclaration stricts, caisse enregistreuse, reçu de vente ;
• facture d'achat;
• acte de travail effectué (services rendus).

Traité

Lors de la transaction, un contrat est conclu avec le client, qui précise tous les détails des transactions commerciales à venir: la procédure de règlement, l'expédition des marchandises, le calendrier des travaux ou les conditions de prestation de services.

Le contrat règle les droits et obligations des parties. Idéalement, chaque transaction devrait être accompagnée d'un contrat distinct pour la fourniture de biens ou de services. Cependant, avec une coopération à long terme et la mise en œuvre du même type d'opérations, un accord général peut être conclu. Le contrat est établi en deux exemplaires portant les cachets et signatures de chacune des parties.

Certaines transactions ne nécessitent pas de contrat écrit. Supposons qu'un contrat de vente à partir du moment où l'acheteur reçoit un paiement en espèces ou Facture de vente est prisonnier.

Une facture pour paiement

Une facture est un accord par lequel un fournisseur fixe le prix de ses biens ou services.

L'acheteur accepte les termes de l'accord en effectuant le paiement approprié. La forme d'une facture de paiement n'est pas strictement réglementée, par conséquent, chaque entreprise a le droit de développer sa propre forme de ce document. Dans la facture, vous pouvez prescrire les conditions de la transaction : conditions, notification de prépaiement, modalités de paiement et de livraison, etc.

Conformément à l'article 9-FZ "Sur la comptabilité", la signature du directeur ou du chef comptable et le sceau sont facultatifs pour ce document. Mais ils ne doivent pas être négligés afin d'éviter les questions des entrepreneurs et de l'État. La facture ne vous permet pas de faire des réclamations au fournisseur - elle ne fait que fixer le prix d'un produit ou d'un service. Parallèlement, l'acheteur conserve le droit d'exiger un remboursement en cas d'enrichissement injustifié du fournisseur.

Documents de paiement : chèques de banque, formulaires de déclaration stricte (BSO)

Ce groupe de documents primaires vous permet de confirmer le fait du paiement des biens ou services achetés.

Les documents de paiement comprennent les ventes et les encaissements, les BSO, les demandes de paiement et les commandes. L'acheteur peut recevoir une commande à la banque en effectuant un paiement sans numéraire. Un acheteur en espèces ou en matières premières reçoit un chèque du fournisseur lorsqu'il paie en espèces.

Connaissement ou ticket de caisse

Les reçus de vente, comme nous l'avons dit plus haut, sont émis lors de la vente de biens à des particuliers ou à des particuliers eux-mêmes.

Les factures sont principalement utilisées par les personnes morales pour enregistrer la sortie / la vente de biens ou d'articles en stock et leur affichage ultérieur par le client.

La facture doit être émise en deux exemplaires. Le premier reste chez le fournisseur en tant que document confirmant le fait du transfert de marchandises, et le second exemplaire est transféré à l'acheteur.

Les données sur la facture doivent correspondre aux numéros sur la facture.

La personne autorisée responsable de la mainlevée des marchandises doit apposer sa signature et le sceau de l'organisation sur la facture. La partie qui reçoit la marchandise est également tenue d'apposer une signature et de la certifier avec un sceau sur la lettre de voiture. L'utilisation d'un fac-similé de signature est autorisée, mais cela doit être fixé dans le contrat.

Acte de services rendus (travail effectué)

est un document principal bilatéral qui confirme le fait de la transaction, le coût et le calendrier des services ou des travaux.

L'acte est délivré par l'entrepreneur à son client en fonction des résultats de la prestation de services ou des travaux exécutés. Ce document principal confirme la conformité des services rendus (travaux exécutés) avec les termes du contrat conclu.

Facture d'achat

Une facture est un document qui est nécessaire uniquement pour contrôler le mouvement de la TVA. Les factures sont généralement émises en conjonction avec des lettres de voiture ou des actes. Il existe des factures pour l'avance payée.

Ce document primaire est strictement réglementé. Il contient :

• des informations sur le montant d'argent;
• partie texturée.

Une facture est la base pour accepter les montants de TVA présentés pour déduction. Il doit être délivré par tous les assujettis à la TVA.

À Ces derniers temps UPD est populaire - un document de transfert universel. Ce document remplace le couple facture + facture ou acte + facture.

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