L'inventaire de caisse est une procédure nécessaire à la fois en vue de la préparation de la États financiers, ainsi que dans certains autres cas. Les espèces à la caisse de l'organisation sont sur un compte spécial, car l'argent est l'actif le plus liquide de l'entreprise et il fait plus souvent l'objet de vols que d'autres types de biens. C'est pourquoi un inventaire régulier Argent dans l'intérêt de l'entreprise. Lisez l'article sur la façon de le faire correctement.

L'inventaire de la caisse enregistreuse est effectué conformément aux Arrêté du ministère des Finances de Russie du 13 juin 1995 n ° 49"Sur l'approbation des directives ..." (Directives méthodologiques).

N'oubliez pas avec les employés matériellement responsables (MOL), qui ont accès aux fonds et aux documents, de conclure des accords sur la pleine responsabilité sans faute. Si un tel accord n'est pas conclu, en cas de pénurie, l'organisation ne pourra pas retenir le montant total des dommages à l'employé ( Art. 241-244 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Quand la procédure est-elle requise ?

L'inventaire des espèces en caisse s'effectue :

• avant l'établissement des comptes annuels (article 27 du Règlement Comptable, arrêté du ministère des finances du 29 juillet 1998 n° 34n);
• avant de modifier le MOT (clause 1.5 des Directives) ;
• si un vol est détecté (clause 1.5 des Directives) ;
• si des situations d'urgence se sont produites, telles qu'un incendie, un accident, etc. (clause 1.5 des Lignes directrices);
• si l'organisation est en cours de liquidation (réorganisation) (clause 1.5 des Directives).

Dans les autres cas, l'état des lieux de la caisse (2018) est réalisé dans le délai imparti par le responsable de sa commande.

La procédure et les modalités de réalisation d'un état des lieux de la caisse enregistreuse en 5 étapes

Étape 1. Tout d'abord, un ordre est émis par le responsable, qui définit :

• Horaire;
• emplacement;
• sites et installations à inspecter;
• composition du comité d'inventaire.

Une telle ordonnance peut être établie dans le formulaire n ° INV-22 (vous pouvez télécharger son formulaire unifié à la fin de l'article).

Il ne faut pas oublier que toute solution - soit utiliser formes unifiées, ou les abandonner et développer leurs propres documents - doivent être fixés dans la politique comptable.

Si l'entreprise est assez grande et, par exemple, a des magasins dans différentes villes, puis pour le contrôle simultané de toutes les caisses enregistreuses, des commissions d'inventaire sont créées. Le comité doit être composé d'au moins deux personnes.

Il doit inclure :

• des représentants de la direction de l'organisation ;
• comptable;
• autres spécialistes.

Il est inacceptable de former une commission uniquement à partir d'employés d'une organisation tierce (par exemple, des représentants d'une société de sous-traitance ou d'un cabinet d'audit).

L'employé responsable de la sécurité des fonds n'est pas non plus inclus dans la commission. Il ne peut être que sur le lieu de réalisation de l'audit, observer son déroulement et signer la liste d'inventaire.

Si au moins un membre de la commission est absent lors de la mesure de contrôle, ses résultats seront invalidés.

Un exemple de remplir une commande pour l'inventaire de la caisse enregistreuse

Étape 2. Avant de commencer l'audit, les MOT sont tenus de signer l'acte d'inventaire de caisse sur le formulaire n° INV-15. Ainsi, ils confirmeront qu'au début de la procédure, toute la documentation a été remise au service comptable.

Étape 3. L'inventaire de l'encaisse est à recalculer billets, pièces de monnaie et documents monétaires. La commission recalcule l'argent et vérifie le montant avec le solde du livre de caisse. Si des ordres de paiement entrants et (ou) sortants ne sont pas reflétés dans le livre de caisse pendant la journée, les montants qui y sont indiqués sont également pris en compte dans le calcul.

Étape 4. Les résultats d'un tel recalcul sont consignés dans un acte rédigé par la commission sous le formulaire n ° INV-15, approuvé. Décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 18 août 1998 n ° 88. L'acte est imprimé en deux exemplaires, tous les membres de la commission et le MOL y apposant leur signature.

En cas d'audit lors d'un changement de MOT, l'acte est établi en trois exemplaires :

1. Instance de comptabilité.
2. Exemple pour l'ancien MOL.
3. Instance pour le nouveau PMO ou la personne assumant temporairement ses fonctions.

Étape 5. Si, lors de l'audit, des pénuries et (ou) des excédents de fonds ont été révélés, des informations à ce sujet doivent être inscrites dans l'acte d'inventaire. Au verso, le MOT indique les raisons des surplus et des manques identifiés.

Exemple de remplissage : inventaire de caisse (formulaire INV-15)

Dans le cas de l'inventaire proposé, un ordre approprié est d'abord émis sur le moment où il aura lieu. Échantillon fini l'ordre de réalisation d'un inventaire et une description de la procédure pour sa préparation sont décrits ci-dessous.

Aujourd'hui, la législation permet à l'entreprise de développer et d'approuver sa propre forme d'ordre d'inventaire, mais dans la pratique, il est souvent plus pratique d'utiliser un formulaire prêt à l'emploi formulaire INV-22. Il doit inclure les informations suivantes :

1. Nom de l'entreprise - une version abrégée est autorisée, par exemple, Magnit LLC ou IP Bagrova A.P.
2. Codes pour OKUD et OKPO
3. Numéro de commande - la numérotation est, en règle générale, inscrite dans un ordre continu (chronologiquement, tout au long de l'année civile). Un ordre de numérotation différent est autorisé, pratique pour une entreprise particulière.
4. La date d'établissement est à la fois la date d'émission de la commande et celle de son entrée en vigueur (sauf indication contraire).
5. L'objectif est le plus souvent en termes d'articles d'inventaire.
6. La composition de la commission qui effectuera cette procédure:

• président (intitulé complet du poste, nom, initiales);
• membres de la commission (intitulé complet des fonctions, nom, initiales).

1. Ce qui doit être inventorié exactement - par exemple, "biens en stock".
2. Dates exactes de début et de fin de la procédure (dates).
3. La raison des travaux est, par exemple, une vérification annuelle ou de contrôle programmée.
4. Une indication de l'endroit où soumettre les documents de rapport à l'issue de la procédure est également prescrite dans l'ordonnance.
5. Le poste de la personne qui a émis l'ordre est prescrit (il s'agit généralement du directeur ou du chef du département), sa signature est apposée et une transcription est donnée (nom, initiales).

Un formulaire vide d'une commande d'inventaire dans le formulaire INV-22 ressemble à ceci.

Un exemple de remplissage d'une commande d'inventaire est présenté ci-dessous :

Comment passer une commande vous-même: instruction vidéo

Si la commande d'inventaire est créée dans forme libre, il peut contenir des informations supplémentaires. Cependant, les données obligatoires doivent toujours y figurer.

Procédure de compilation

Il est important de suivre la procédure pour prendre une décision sur la comptabilité, la procédure pour compiler un document et familiariser les employés avec celui-ci. En général, la séquence d'actions ressemble à ceci :

1. La direction décide quand et sur quelle base la comptabilité sera effectuée.
2. La composition exacte de la commission est déterminée - d'abord, ils reçoivent des accords oraux avec les employés, planifient leurs quarts de travail, calculent les heures de repos conformément aux exigences du temps minimum entre les prochains quarts de travail.
3. Après avoir reçu l'accord définitif sur la date et la composition des employés, une ordonnance est émise pour effectuer un inventaire dans l'entreprise - soit selon son propre modèle, soit dans le formulaire INV-22 discuté ci-dessus.
4. Chaque employé dont le nom est mentionné dans le document doit en prendre connaissance et apposer sa signature sur le document lui-même (s'il est rédigé selon un modèle arbitraire) ou sur une feuille de familiarisation distincte. Cette fiche est jointe à la commande et en fait partie intégrante.
5. Ensuite, lorsque le document est signé par le directeur, les employés et les autres personnes responsables (si nécessaire), il doit être enregistré dans le journal approprié. L'entreprise a le droit de développer son propre échantillon, cependant, le formulaire INV-23, qui est illustré ci-dessous, est souvent utilisé.

Il reflète les informations suivantes :

• Nom de l'entreprise;
• type de son activité;
• codes selon OKUD et OKPO ;
• quand le journal a commencé (date);
• qui est responsable de la tenue du document (poste, nom complet) ;
• numérotation des enregistrements (ordre chronologique de bout en bout);
• date d'émission des ordres d'inventaire ;
• la composition complète de la commission qui a procédé à l'inventaire (nom, initiales) ;
• objet d'inventaire ;
• la date de début de la procédure - prévue (par commande) et réelle (parfois elles peuvent différer).

A l'issue de la procédure, les pièces justificatives pour vérification (états, inventaires, actes, etc.) doivent être transmises au service comptable afin de fournir les informations pertinentes. La personne qui l'a délivré ou une autre personne autorisée désignée par la direction est responsable de la sécurité des documents et de leur transmission au service comptable.

Enregistrement des résultats

Une fois l'inventaire terminé, toutes les tâches de la commande pour l'exécution des travaux ont été résolues, une étape sérieuse de récapitulation est à venir. Les principaux objectifs dans ce cas sont :

1. Consolidation stricte de toutes les données dans les documents de reporting - ceci est fait par le personnel comptable.
2. Identification des manques et/ou excédents pour toutes les catégories d'objets pour lesquels une comptabilisation a été effectuée.
3. Analyse et explication des raisons des écarts avec l'enregistrement des faits dans les documents de reporting pertinents.

En règle générale, une réunion de la même commission d'inventaire est organisée à cet effet. Il comprend les employés directement impliqués dans le travail et, si nécessaire, d'autres employés. La réunion peut durer un ou plusieurs jours, selon l'étendue des tâches. Dans le même temps, non pas une, mais plusieurs de ces commissions peuvent travailler simultanément.

Les principaux documents de reporting sont :

1. Procès-verbal(s) de la réunion.
2. Relevé des écarts (formulaire INV-26).

En conséquence, la dernière étape est la délivrance d'une ordonnance récapitulant les résultats de l'inventaire, qui a eu lieu conformément au plan initial. La forme de ce document est arbitraire. En règle générale, il est également rédigé et signé par le directeur de la société.

Tâches et cas d'inventaire

L'inventaire peut résoudre plusieurs problèmes à la fois :

1. Établissez la quantité réelle exacte de chaque unité matérielle - marchandises, matières premières, autres valeurs.
2. Établissez des écarts pour chaque groupe - à la fois dans le sens de la perte et dans le sens de l'excédent.
3. Analyser les causes des pénuries et/ou des excès.
4. Suivre la dynamique des changements dans le nombre de produits actifs matériels, tirer des conclusions sur la manière de réduire la pénurie (par exemple, changer la logistique, renforcer la sécurité, moderniser les équipements de stockage, etc.).

Dans le même temps, il est important de comprendre que l'émission d'un ordre pour effectuer un inventaire et la réalisation de cette procédure elle-même est une obligation et non un droit de l'entreprise. La loi réglemente clairement les cas où il est nécessaire de tenir une comptabilité:

1. A la veille de la préparation des documents sur les états financiers de l'année sortante.
2. Le changement de personnes responsables du stockage des marchandises est des personnes financièrement responsables. Par exemple, licenciement, transfert à un autre poste, etc.

Il existe également des motifs pour effectuer une comptabilité non planifiée.

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Les entreprises font des inventaires de temps en temps. La tâche principale de l'inventaire est de savoir si les données du comptable correspondent à la présence réelle des valeurs de l'entreprise. Le chef d'entreprise, en accord avec le chef comptable, fixe la date de l'inventaire (au cours du quatrième trimestre de l'année de déclaration). Tout d'abord, le chef d'entreprise émet un "Ordre d'inventaire".

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Comment rédiger une commande d'inventaire

Le document précise le contenu, le volume, la procédure et le calendrier de l'inventaire. En outre, le document précise la composition personnelle de la commission procédant à l'inventaire. La commission peut inclure des employés de la comptabilité, de l'administration, des spécialistes capables d'évaluer les valeurs faisant l'objet d'un inventaire. De plus, des spécialistes peuvent être amenés de l'extérieur.

Le document doit indiquer exactement ce qui fait l'objet d'un inventaire. Le document indique également : la date de début et la date de fin de l'inventaire, et bien sûr les raisons de l'inventaire. Les motifs de l'état des lieux peuvent être : réévaluation des valeurs, changement de responsable financier, vérification de contrôle.
Remplir soigneusement le document évitera toute confusion supplémentaire. Le chef signe le document et l'envoie au président de la commission.

Le président de la commission doit viser les pièces de recettes et de dépenses qui sont jointes aux procès-verbaux. Dans ces documents, le président inscrit : « Avant inventaire le __ (date) ». Ces documents serviront de base pour estimer le coût d'ici le début de l'inventaire des objets de valeur.

Le comptable, à son tour, transfère les données comptables aux membres de la commission, dans lesquelles des informations sur la liste et la valeur de la propriété doivent être fournies. Une fois l'inventaire terminé, tous les membres de la commission doivent signer le formulaire INV-22.