DOKUMENTACIJA U RAČUNOVODSTVU

Isprava (od latinskog documentum poučan primjer, dokaz, dokaz) je pisani dokaz koji potvrđuje činjenicu poslovne transakcije, pravo na njeno izvršenje.

Dokumentacija je tok informacija o finansijskim i ekonomskim aktivnostima organizacije i koristi se u upravljanju organizacijom za preliminarnu, tekuću i naknadnu kontrolu.

Dokumentacija služi kao osnova za naknadna računovodstvena knjiženja i osigurava tačnost, pouzdanost i neospornost računovodstvenih pokazatelja, kao i mogućnost njihove kontrole.

Prema uredbi o računovodstvo i finansijski izvještaji u Ruskoj Federaciji, sve poslovne transakcije su dokumentovane pratećim dokumentima. Ovi dokumenti služe kao primarni računovodstveni dokumenti na osnovu kojih se vodi računovodstvo.

Značenje računovodstvene isprave u finansijskoj i ekonomskoj djelatnosti određuje ne samo činjenica da služe kao osnova i potvrda ispravnosti računovodstvenih podataka. Dokumenti su sredstvo kojim se obavlja sama finansijska i ekonomska aktivnost. Koriste se za operativno usmjeravanje i upravljanje organizacijom. Na osnovu dokumentacije vrši se svakodnevno praćenje kretanja robe. materijalna sredstva, Novac organizacije, utvrđuje se zakonitost i svrsishodnost pojedinih poslova. Dokumenti koji potvrđuju tačnost računovodstvenih podataka pomažu u identifikaciji grešaka u računovodstvu.

Dokumenti imaju pravni značaj, koriste se kao dokazi u sporovima između organizacija i pojedinaca. Samo pravilno i blagovremeno sastavljeni dokumenti imaju dokaznu vrijednost u arbitražnim i sudskim instancama. Dokumenti služe kao osnova za forenzičko računovodstveno vještačenje, koje se sprovodi odlukom tužilaštva, suda, arbitraže, odlukom istražnih organa.

Dokumenti imaju kontrolnu vrijednost, jer omogućavaju kontrolu sigurnosti dragocjenosti, kako bi se spriječili slučajevi krađe. Velika važnost posjedovati dokumentaciju prilikom obavljanja dokumentarnih revizija, revizije ekonomskih i finansijskih aktivnosti organizacije. Prilikom analize rezultata rada koriste se dokumenti

organizacije. To je dokument koji je osnova informacionog sistema organizacije koji se koristi u organizaciji. U zakonu Ruska Federacija O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija kaže se: Dokumentacija informacija je preduslov za uključivanje informacija u informacione izvore. Dokumentovanje informacija vrši se na način koji utvrđuju državni organi nadležni za organizovanje kancelarijskog rada, standardizaciju dokumenata, njihovih nizova i bezbednost Ruske Federacije.

Računovodstvena isprava je pismena potvrda kojom se potvrđuje činjenica o poslovnoj transakciji.

Osnovna svrha računovodstvene dokumentacije: pismeno obrazloženje i odraz poslovnih transakcija (imovina), osnova i izvor računovodstvene evidencije, implementacija kontrolnih funkcija i izvodljivost poslovnih transakcija. Ovu kontrolu sprovode odgovorna lica prilikom obavljanja poslova (prethodna kontrola), službenici računovodstva prilikom obrade dokumentacije, kao i revizori prilikom revizija i pregleda dokumentacije.

Primarni knjigovodstveni dokument mora biti sastavljen u trenutku izvršenja činjenice privrednog života, a ako to nije moguće - odmah nakon njenog završetka. Primarna računovodstvena isprava sastavlja se na papiru i (ili) u obliku potpisanog elektronskog dokumenta elektronski potpis.

Elektronski dokument - dokumentovane informacije predstavljene u elektronskom obliku, tj. u obliku pogodnom za ljudsku percepciju pomoću elektronskih računara, kao i za prenos preko informacionih i telekomunikacionih mreža ili obradu u informacionim sistemima.

Federalni zakon „O elektronskom potpisu“ br. 63-FZ od 06.04.2011. definiše elektronski potpis kao informaciju u elektronskom obliku koja se prilaže drugim informacijama u elektronskom obliku (potpisane informacije) i koja se koristi za informacije o potpisivanju određenog lica.

Ako se, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, primarne računovodstvene isprave, uključujući i u obliku elektronskog dokumenta, povuku, kopije povučenih dokumenata napravljene u skladu sa postupkom utvrđenim zakonodavstvom Ruske Federacije uključuju se u računovodstvene isprave.

Ako je zakonodavstvom Ruske Federacije ili ugovorom predviđeno podnošenje primarne računovodstvene isprave drugom licu ili državnom organu na papiru, privredni subjekt (organizacija) je dužan, na zahtjev drugog lica ili državnog organa, o svom trošku, da napravi štampane kopije primarne računovodstvene isprave sastavljene u obliku elektronskog dokumenta.

Računovodstvena isprava u svom vanjskom obliku je obrazac na kojem se evidentira sadržaj poslovne transakcije, vrijeme i mjesto njenog završetka, prirodni pokazatelji, iznos transakcije itd. Ovi i mnogi drugi podaci evidentirani u dokumentu su njeni sastavni elementi, koji se u praksi nazivaju detaljima.

Svaki dokument mora u potpunosti ispuniti svoju svrhu, mora sadržavati određene pokazatelje. Indikatori koji karakterišu poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu nazivaju se detalji.

Obrasce primarnih računovodstvenih isprava odobrava rukovodilac privrednog subjekta na predlog službenika kome je povereno računovodstvo. Novim zakonom "O računovodstvu" ukinut je koncept " unificirane forme“, sada organizacije mogu samostalno razvijati sve oblike primarnih dokumenata. Da bi obrasci primarnih dokumenata, na osnovu kojih se evidentira činjenica poslovne transakcije, postali legitimni, moraju biti odobreni naredbom rukovodioca (eventualno kao dio računovodstvene politike) i imati obavezne podatke.

Detalji o dokumentu

Svaki dokument mora u potpunosti ispuniti svoju svrhu, mora sadržavati određene pokazatelje. Indikatori koji karakterišu poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu nazivaju se detalji. Rekviziti - od lat. requisitum - potreban, neophodan.

Potrebni su rekviziti, dodatni i posebni. Primarne računovodstvene isprave moraju sadržavati sljedeće obavezne podatke.

Obavezni podaci primarne računovodstvene isprave su:

Naslov dokumenta;

datum pripreme dokumenta;

naziv privrednog subjekta koji je izradio dokument;

vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice ekonomskog života, sa naznakom mjernih jedinica;

naziv pozicije osobe (lica) koja je izvršila (izvršila) transakciju, rad i odgovorna (odgovorna) za ispravnost njenog izvršenja;

potpise lica iz stava 6. sa njihovim prezimenom i inicijalima.

Za dodatne detalje može uključivati: adresu i broj telefona organizacije, strane uključene u transakciju, itd.

Detalji su posebni koji odgovaraju određenoj oblasti računovodstva.

Uslovi za popunjavanje dokumenata

Dokumenti moraju biti blagovremeno sačinjeni, po pravilu, u trenutku transakcije, ili ako to iz nekog razloga nije moguće, odmah po završetku transakcije.

Prilikom prodaje robe, proizvoda, radova i usluga korišćenjem kasa, dozvoljeno je sastavljanje primarne knjigovodstvene isprave najmanje jednom dnevno nakon njenog završetka na osnovu novčanih računa.

Dokumenti moraju sadržavati sve detalje koji odražavaju pouzdane podatke. Dokumenti se mogu popunjavati hemijskim olovkama, neizbrisivom olovkom, pisaćim mašinama ili potpuno automatizovano. Dokument mora biti sastavljen jasno, jasno, bez mrlja, praviti bilješke u dokumentima jednostavnom olovkom nije dopusteno. Završni unosi koji se odnose na prijenos vrijednosti moraju biti napisani kurzivom. Slobodne linije treba precrtati.

Spisak lica koja imaju pravo potpisivanja primarne računovodstvene dokumentacije odobrava rukovodilac organizacije u dogovoru sa glavnim računovođom. Dokumente koji sačinjavaju činjenice o ekonomskom životu u vezi s gotovinom potpisuju rukovodilac organizacije i glavni računovođa ili osobe koje oni ovlaste.

Ispravka pogrešnih unosa u dokumentima

Ispravke su dozvoljene u primarnom računovodstvenom dokumentu, osim ako saveznim zakonima ili regulatornim dokumentima nije drugačije određeno. pravni akti organi državne regulative računovodstva. Ispravka mora sadržati datum ispravke, kao i potpise lica koja su sastavila dokument, sa navođenjem njihovih prezimena i inicijala ili drugih podataka neophodnih za identifikaciju ovih lica.

Ispravke se mogu izvršiti na primarnim računovodstvenim dokumentima (osim bankovnih i gotovinskih dokumenata). U tekstualnim i digitalnim podacima primarnih dokumenata brisanja i neodređene ispravke nisu dozvoljena. Greške u primarnim dokumentima kreiranim ručno se ispravljaju na sljedeći način: pogrešan tekst ili iznos se precrtava, ispravlja se tekst i (ili) iznos. Precrtava se jednom linijom kako bi se mogla pročitati ispravljena. Ispravka greške u primarnom dokumentu mora biti označena natpisom "Ispravljeno", datum ispravke je određen, potvrđen potpisom lica koja potpisuju dokument. (Na primjer, ako je broj 429 pogrešno napisan u dokumentu umjesto 439, ne možete samo precrtati broj 2 i napisati broj 3 iznad njega. Broj 429 je potpuno precrtan, 439 je napisano, "ispravljeno" je napisano, datum je 29. maj 20_ i potpisi: Sviridov, Zaitsev .)

Zakonom Ruske Federacije "O računovodstvu", Uredbom o uvođenju računovodstvenih i finansijskih izvještaja u Rusku Federaciju, nije dozvoljeno mijenjanje gotovine i bankovnih dokumenata. U tom slučaju mora se sastaviti novi dokument.

Klasifikacija dokumenata

koristi se za evidentiranje poslovnih transakcija. veliki broj razna dokumenta. Za pravilnu primjenu dokumenata uobičajeno je da se grupišu, tj. sastavljaju konsolidovane računovodstvene isprave koje su klasifikovane prema homogenim karakteristikama: po namjeni, nalogu sastavljanja, načinu evidentiranja transakcija, mjestu sastavljanja, nalogu za popunjavanje.

Po imenovanju, dokumenti se dijele na administrativne, izvršne (oslobađajuće), računovodstvene, kombinirane.

Administrativni dokumenti sadrže nalog (instrukciju) za obavljanje poslovne transakcije. Međutim, oni ne potvrđuju činjenicu njegove implementacije, pa stoga nisu osnova za račune. Na primjer, nalozi, nalozi za plaćanje banci za transfer poreza itd.

Prateća dokumenta potvrđuju činjenicu poslovne transakcije i služe kao osnova u računovodstvu za odraz poslovnih transakcija. Na primjer, fakture kojima se potvrđuju nastali troškovi, akti prijema i prijenosa osnovnih sredstava itd.

Računovodstvene dokumente sastavljaju računovodstveni radnici u slučajevima kada ne postoje drugi dokumenti za evidentiranje poslovne transakcije, ili radi pripreme administrativnih i pratećih dokumenata za računovodstveni prikaz. Na primjer, akumulativni izvještaji, obračun troškova stvarnih troškova proizvodnje, različite vrste potvrde i kalkulacije koje sastavlja računovodstvo, itd.

Kombinovani dokumenti istovremeno obavljaju funkcije administrativne i oslobađajuće, oslobađajuće i računovodstvene. Na primjer, faktura za predaju materijalnih sredstava sadrži nalog za puštanje materijala iz skladišta u radionicu, kao i registraciju stvarne emisije.

Prema redoslijedu sastavljanja, dokumenti su primarni i konsolidovani.

Primarni dokumenti se sastavljaju za svaku pojedinačnu transakciju u trenutku njenog završetka. Na primjer, ulazni novčani nalog, izlazni nalog za gotovinu, zahtjevi za plaćanje, akti za otpis osnovnih sredstava itd.

Konsolidovani dokumenti se sastavljaju na osnovu prethodno sastavljenih primarnih dokumenata. Njihova upotreba olakšava kontrolu homogenih operacija. Mogu biti izvršni, računovodstveni i kombinovani. Na primjer, avansni i gotovinski izvještaji, grupni i akumulativni izvještaji. Konkretno, prethodni izvještaj, u kombinaciji, obavlja funkcije dokumenta opravdanja i računovodstva. To daje kompletna karakteristika obračuni sa odgovornim licima: stanje ili prekoračenje prethodnog avansa, iznos ovog avansa, potrošeni iznos, stanje i datum njegove isplate blagajniku ili prekoračenje i datum njegove nadoknade od strane preduzeća. Osim toga, avansni izvještaj daje opis troškova proizvodnje računa nakon što je izvještaj verifikovan i odobren. Na poleđini izvještaja dat je spisak pojedinačnih troškova i njihova prateća dokumentacija.

Prema načinu evidentiranja transakcija dokumenti se dijele na jednokratne i kumulativne.

Jednokratni dokumenti se koriste samo jednom za prikaz jedne transakcije ili više transakcija koje se obavljaju istovremeno. Nakon registracije, jednokratni dokument ulazi u računovodstvo i služi kao osnova za odraz u računovodstvu. Na primjer, dolazni i odlazni nalozi za gotovinu, izvode o plaćama itd.

Kumulativni dokumenti se sastavljaju tokom određenog perioda (sedmica, dekada, mesec) kako bi odražavali homogene ponavljajuće transakcije koje se u njima evidentiraju kako su završene. Na kraju perioda izračunavaju se zbroji za indikatore koji se koriste za račune. Treba napomenuti da se akumulativni dokumenti razlikuju od konsolidovanih dokumenata po tome što se konsolidovani dokument sastavlja na osnovu primarnih dokumenata, njihov je sažetak, a akumulativni dokument je primarni dokument koji se sastavlja postepeno, akumulirajućim operacijama. Kumulativni dokumenti uključuju kartice limita, dvonedeljne ili mesečne narudžbe itd.

Prema mjestu sastavljanja dokumenti su interni i eksterni.

Interni dokumenti se sastavljaju u preduzeću da odražavaju interno poslovanje. Na primjer, gotovinski dolazni i izlazni nalozi, fakture, akti, platni spiskovi itd.

Eksterni dokumenti se popunjavaju van datog preduzeća i primaju se u formalizovanom obliku. Na primjer, fakture, bankovni izvodi, tovarni listovi itd.

Prema redoslijedu popunjavanja, dokumenti se mogu podijeliti na ručne i kompjuterski generirane. Neki dokumenti se popunjavaju samo ručno, na primjer, novčani čekovi

Dokumenti sastavljeni uz pomoć kompjuterske tehnologije automatski registruju informacije o transakcijama koje su obavljene u trenutku kada su obavljene.

Prihvatanje, verifikacija i računovodstvena obrada dokumenata

Dokumenti primljeni u računovodstvenu službu se obrađuju kako bi se pripremili za upis u računovodstvene registre. Glavna faza računovodstvene obrade dokumenata u organizaciji je verifikacija primljenih dokumenata u suštini, u obliku, aritmetički.

Prilikom meritorne provjere dokumentacije potrebno je utvrditi zakonitost, ispravnost i svrsishodnost poslovne transakcije. Prema postojećoj računovodstvenoj proceduri, primarne isprave o poslovnim transakcijama koje su suprotne zakonu i utvrđenom postupku prijema, čuvanja i trošenja novca, inventara i drugih dragocjenosti ne smiju se primati na izvršenje. U slučaju da takve primarne dokumente primi računovodstvena služba, glavni računovođa mora obavijestiti šefa organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije. U slučaju neslaganja između rukovodioca organizacije i glavnog računovođe u toku određenih poslovnih transakcija, primarna knjigovodstvena dokumentacija o njima može se prihvatiti na izvršenje pismenim nalogom rukovodioca organizacije, koji je, s tim u vezi, povjerena puna odgovornost za posljedice takvih operacija i uključivanje podataka o njima u računovodstveno i finansijsko izvještavanje. Dokumenti primljeni kao osnova za obračun plata ili priloženi kreditnim i debitnim gotovinskim nalozima podliježu obaveznom poništenju pečatom ili rukom pisanim potpisom „Primljeno“ ili „Plaćeno“ sa naznakom datuma (dan, mjesec, godina). Provjera osnovanosti dokumentacije je nastavak prethodne kontrole koja prethodi transakciji. Prethodnu kontrolu vrši računovodstvena služba u pripremi dokumentacije. Takođe je važno jer su većina dokumenata finansijski odgovorna lica, a ne računovodstveni radnici.

Provjera obrasca vam omogućava da se uvjerite da je za obradu određene poslovne transakcije korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, da su svi brojevi jasno naznačeni, sadržaj transakcije i svi detalji prikazani.

Nakon toga, računovođa vrši aritmetičku provjeru koja se svodi na provjeru ispravnosti aritmetičkih obračuna i obračuna, oporezivanje dokumenata. Oporezivanje se vrši množenjem količine sa cijenom. Aritmetička verifikacija vam omogućava da kontrolišete aritmetičke proračune rezultata, ispravnost odraza kvantitativnih i troškovnih pokazatelja.

Nakon verifikacije, računovođa obrađuje dokumente. Kontonošavanje dokumenata se sastoji u određivanju računa na koje treba evidentirati poslovne transakcije evidentirane u dokumentima u zaduženju i u korist.

Organizacija toka dokumenata

Tok dokumenata je način kretanja dokumenta od trenutka prve evidencije do dana predaje u arhiv.

Koncept toka posla uključuje zakazivanje prolaska dokumenata, praćenje ispravnosti papirologije i odgovarajućeg odraza transakcija na računovodstvenim računima. Optimizacija toka posla vam omogućava da podesite broj potrebna dokumenta i broj ljudi koji rade sa ovim dokumentima.

Prilikom izrade rasporeda moraju biti ispunjeni sljedeći zahtjevi:

primarni računovodstveni dokumenti koje je prihvatila računovodstvena služba moraju imati sve tražene detalje;

prilikom prijema dokumenata treba provjeriti ispravnost aritmetičkih proračuna;

dokumenti moraju biti sastavljeni u skladu sa zahtjevima zakonodavnih i regulatornih akata (na primjer, fakture za prijem robe moraju naznačiti iznos PDV-a da bi mogli prihvatiti PDV za povraćaj);

sve ispravke u dokumentima moraju biti ovjerene potpisima osoba odgovornih za njihovu pripremu, sa naznakom datuma ispravke;

za svaku transakciju potrebno je dostaviti svu potrebnu dokumentaciju (ugovor i dopune uz njega, fakturu ili akt o izvršenju, fakturu, nalog za plaćanje).

Na početna faza zakazujući tok posla, glavni računovođa uspostavlja krug ljudi koji rade sa primarnim dokumentima (zaposleni u odjelu za nabavku, osobe odgovorne za implementaciju - trgovci). Zvanično su obaviješteni o pravilima obrade primarnih dokumenata i rokovima za predaju ovih dokumenata računovodstvu. Odgovarajući nalog šefa organizacije također treba utvrditi odgovornost za kasno podnošenje dokumenata računovodstvenom odjelu.

Svojim nalogom za računovodstvo, glavni računovođa se obavezuje da prihvata samo dokumentaciju koja je sastavljena na propisan način. Računovođa koji prihvati dokumente sastavljene suprotno pravilima snosi ličnu odgovornost.

Kontrola je podvrgnuta i ispravnosti evidentiranja transakcija na računovodstvenim računima, za koje se uz svaki primarni knjigovodstveni dokument prilaže lista računovodstvenih evidencija sa naznakom datuma i imena odgovornog računovođe. U ovoj fazi uspostavlja se kontrola ispravnosti izvršenja primarnih računovodstvenih isprava i odražavanja na osnovu njih poslovnih transakcija na računovodstvenim računima.

Glavni računovođa treba optimizirati tok posla. Ovo postavlja:

spisak primarnih dokumenata koji se koriste u preduzeću;

ko od zaposlenih u preduzeću ima pravo da potpiše ove dokumente i odgovoran je za ispravnost njihovog izvršenja i blagovremenost dostavljanja računovodstvu;

šema rada trenutnih odjela organizacije;

redoslijed kretanja svakog dokumenta između odjela organizacije i rok za podnošenje dokumenata krajnjem korisniku informacija (na primjer, računovodstvo);

raspored kretanja dokumenata unutar računovodstvenog odjela, koji vam omogućava da blagovremeno organizujete obračun poreza i sastavljanje finansijskih izvještaja.

Nakon sastavljanja rasporeda, svakoj osobi koja učestvuje u toku posla daje se odgovarajući izvod i utvrđuje se odgovornost za nepoštovanje zahtjeva toka posla.

Raspored toka posla vam omogućava da poboljšate kontrolu od strane računovodstva nad cjelokupnim radom organizacije, tj. poboljšava efikasnost cjelokupnog računovodstvenog rada organizacije.

Prilikom izrade rasporeda toka rada uzimaju se u obzir zahtjevi za racionalnu organizaciju toka posla: najkraći put za kretanje dokumenata, navođenje konkretnih izvođača, minimalno vrijeme za prolazak kroz organe.

Jača se racionalna organizacija cirkulacije dokumenata kontrolne funkcije računovodstva, ubrzava vreme za sastavljanje finansijskih izveštaja, povećava efikasnost računovodstva neophodnog za upravljanje preduzećem.

Postupak i rokovi čuvanja računovodstvene dokumentacije

Svi dokumenti nakon završne računovodstvene obrade pohranjuju se u fascikle i prenose na čuvanje u tekuću arhivu, gdje je osigurana njihova sigurnost i pogodnost skladištenja. Za brzo pronalaženje potrebnog dokumenta formira se nomenklatura predmeta. Svaki primljeni dokument, nakon obrade, pohranjuje se u fasciklu. Sve fascikle u računovodstvu čine nomenklaturu računovodstvenih predmeta. Lista obaveza je formatirana na sljedeći način:

Indeks predmeta (brojevi fascikli) Naziv predmeta (naslov) Broj predmeta u fascikli Period skladištenja i broj fascikle prema listi Napomene

Broj predmeta sastoji se iz dva dijela - broja koji je dodijeljen jedinici i broja po redu u računovodstvu. Kolona "Broj predmeta u fascikli" popunjava se na kraju godine.

U napomenama se navodi na osnovu kojih spiskova se utvrđuje rok čuvanja dokumenta: spisak standardnih dokumenata nastalih u radu državnih odbora, ministarstava, resora i drugih institucija, organizacija, preduzeća (sa naznakom rokova čuvanja) ili spisak upravljačkih dokumenata trajnog perioda skladištenja generisan u aktivnostima nevladinih komercijalnih organizacija.

Predmeti iz arhive izdaju se pismenim nalogom šefa računovodstva. Oduzimanje dokumentacije mogu izvršiti samo istražni organi, predistražni organi i tužilaštvo, sudovi, poreske inspekcije i poresku policiju na osnovu svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Povlačenje se dokumentuje protokolom, čija se kopija uz prijem uručuje nadležnom službeniku preduzeća, ustanove. Uz dozvolu i u prisustvu predstavnika organa koji vrše zapljenu, glavni računovođa ili drugi službenik organizacije ima pravo napraviti kopije dokumenata koji se oduzimaju, navodeći razlog i datum njihovog oduzimanja. Ukoliko se oduzmu nekompletne količine dokumenata (neuknjižene, nenumerisane, itd.), onda uz dozvolu i u prisustvu predstavnika organa koji vrše zaplenu, nadležni službenici preduzeća, institucije mogu da finalizuju ove sveske (izvrše popis, numerisati listove, zapečatiti, ovjeriti svojim potpisom, odštampati).

Primarna knjigovodstvena isprava, računovodstveni registri, računovodstveni (finansijski) iskazi podležu čuvanju od strane privrednog subjekta u periodima utvrđenim u skladu sa pravilima uređenja državnog arhiva, ali ne kraćim od pet godina nakon izvještajne godine.

Dokumenti računovodstvene politike, standardi privrednog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektronskih dokumenata, kao i provjeru autentičnosti elektronskog potpisa, podliježu čuvanju od strane ekonomskog entiteta najmanje pet godina nakon godine u kojoj su korišteni za izradu računovodstvenih (finansijskih) izvještaja u zadnji put.

Privredni subjekt mora obezbijediti sigurne uslove čuvanja računovodstvenih isprava i njihovu zaštitu od promjena.

U slučaju prestanka aktivnosti organizacije, dokumenti o obračunavanju i isplati plata zaposlenima podliježu državnoj arhivi.

Sve poslovne transakcije koje se obavljaju u preduzeću moraju se obavezno dokumentovati. Za svaku transakciju moraju se sastaviti odgovarajuća prateća primarna računovodstvena dokumentacija.

Primarne računovodstvene isprave - šta se na njih odnosi?

Primarne računovodstvene isprave dijele se na administrativne i oslobađajuće.

Prvi uključuju, prije svega, razne vrste naloga, naredbe za izvođenje raznih operacija. Po pravilu, ove obrasce odobrava uprava preduzeća.

Oslobađajuće presude uključuju dokumente koji potvrđuju činjenicu transakcije.

Takođe, administrativni i oslobađajući obrasci mogu se spojiti u jednu računovodstvenu ispravu, koja će sadržavati i nalog za izvršenje radnje i potvrdu o izvršenju ove radnje.

Oslobađajuće računovodstvene isprave se inače mogu nazvati primarnim računovodstvenim računovodstvom. Primarni računovodstveni obrasci su prvi dokaz transakcije i oni su obavezni da odražavaju transakciju u računovodstvu. Svi unosi u računovodstvenom odeljenju treba da se odraze tek nakon što se primi pravilno izvršena prateća dokumentacija. Treba zapamtiti važno pravilo: "Nema dokumenta - nema knjiženja!"

Važno je ne samo imati oslobađajuću formu, već i njen ispravan dizajn. Prisutnost grešaka može ga učiniti nevažećim, stoga, po prijemu bilo kojeg obrasca, neophodno je provjeriti sve redove da li su ispravno popunjeni. Obavezno provjerite prisustvo potpisa odgovornih lica, prisustvo pečata, koji mora biti jasan i čitljiv. Samo uz pravi dizajn, možete biti sigurni da u budućnosti nećete imati problema sa inspekcijskim organima. Pravilno izvršeni primarni dokumenti u računovodstvu moraju sadržavati određeni skup detalja.

Obavezni detalji primarnih dokumenata:

• naziv i šifra obrasca;
• Datum pripreme;
• naziv kompanije;
• vrsta poslovne transakcije i njen sadržaj;
• naturalni i monetarni mjerači operacije;
• potpise odgovornih lica.

Državni komitet za statistiku Rusije uspostavio je jedinstvene obrasce primarnih dokumenata koji se moraju koristiti prilikom obrade poslovnih transakcija.

Za računovodstvo se koriste standardni obrasci primarnih računovodstvenih isprava gotovinske transakcije, za , osnovna sredstva, nematerijalna ulaganja, zalihe, trgovinske poslove, kao i poslove vezane za .

Ukoliko je potrebno izvršiti bilo kakve promjene u postojećim objedinjenim obrascima, dopuniti ih detaljima i potrebnim redovima, tada preduzeće treba izdati nalog ili nalog za unos dodatnih podataka. Prilikom promjene standardnog obrasca primarnog računovodstvenog dokumenta, vrijedi zapamtiti da je nemoguće izbrisati već postojeće detalje, možete ih samo dopuniti.

Ako jedinstveni obrazac nije odobren ni za jedan primarni računovodstveni dokument, tada organizacija samostalno razvija obrazac koji je prikladan za sebe, u ovom slučaju, glavni zahtjevi za modificirane obrasce su prisustvo svih gore navedenih obaveznih detalja.

Pravo na potpisivanje primarnih dokumenata može se dodijeliti samo određenom krugu osoba, čiji spisak imena i položaja mora biti prikazan u odgovarajućem dokumentu za pravo potpisivanja određenog dokumenta (na primjer, možete preuzeti uzorak ovlaštenja advokata sa linka).

Ako se napravi greška u već izvršenom primarnom knjigovodstvenom dokumentu, tada je dozvoljeno njegovo uređivanje ako nije gotovinski ili bankovni obrazac. Za potonje nisu dozvoljene ispravke. Ako u monetarne forme se prave greške, onda se takav obrazac precrtava i baca, nakon čega se popunjava nova forma. Primjeri obrazaca koji ne dozvoljavaju ispravke uključuju novčani račun i nalog za izdavanje, gotovinski ček i oglas za gotovinski doprinos.

Ispravke u primarnim knjigovodstvenim dokumentima provode se na sljedeći način: potrebno je precrtati pogrešno navedene podatke i na vrhu upisati tačne podatke, pored njih je potrebno navesti datum promjene, potpis. Ispravke obrasca moraju biti dogovorene sa licima koja su sastavila ovaj obrazac i potpisala ga. Po dogovoru, pored ispravke potrebno je naznačiti izraz: “ispravljeno i dogovoreno”.

Primarne računovodstvene isprave. Tretman

Ulaskom u preduzeće vrši se provera ispravnosti primarne knjigovodstvene dokumentacije: da li su popunjeni svi redovi, da li su iznosi pravilno izračunati, da li postoje potpisi i pečati, da li su svi podaci ispravno uneti. Nakon toga, obrazac mora biti registrovan u posebnim časopisima. Na primjer, izvod o uplati Obrazac T-53 upisuje se u platni list obrascu T-53a, a ulazni i izlazni nalozi za gotovinu se evidentiraju u registar ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata obrasca KO-3. Nakon registracije, dokumenti se prenose na skladištenje u računovodstvo, gdje se pohranjuju u odgovarajuće fascikle i tamo čuvaju na određeno vrijeme. Nakon određenog vremenskog perioda, dokument se prenosi u arhivu. Period čuvanja primarnih dokumenata utvrđuje se i uređuje arhivskim zakonodavstvom. Čuvanje i sistematizacija računovodstvene dokumentacije u preduzeću naziva se upravljanje dokumentima. Pročitajte više o čuvanju i uništavanju dokumenata u.

Zakon koji određuje uslove za čuvanje primarnih računovodstvenih dokumenata naziva se Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“.

Za pravilnu organizaciju skladištenja i uništavanja odgovoran je rukovodilac organizacije. Za sigurnost i ispravno izvršenje dokumentacije odgovoran je šef računovodstva.

Na našoj web stranici možete preuzeti mnoge obrasce i obrasce primarnih knjigovodstvenih dokumenata u rubrici "", gdje ćete pronaći i prazne obrasce i uzorke njihovog popunjavanja sa kratkim preporukama za registraciju. Radi lakšeg pronalaženja pravog oblika, podijeljeni su u odjeljke u kojima možete lako razumjeti i pronaći pravi obrazac.

Video lekcija. Brisanje dokumenata u 1C računovodstvu: upute korak po korak

Praktični video vodič o brisanju dokumenata u 1C računovodstvu 8.3. Provodi Likina Olga: stručnjak za web stranicu „Računovodstvo za lutke“, računovođa za plate OOO “M.video management. Lekcija se bavi instrukcija korak po korak za brisanje dokumenata.

Video lekcija "Kako sastaviti primarnu dokumentaciju za preduzeće"

Pogledajte video lekciju nastavnika stranice „Računovodstvo za lutke“ Gandeva N.V.

U preduzeću se svakodnevno obavlja na desetine operacija. Računovođe šalju novac izvođačima, fondovima i osnivačima, obračunavaju plate, stižu kompjuteri i namještaj, naplaćuju penale, obračunavaju amortizaciju itd. Za svaku takvu operaciju potrebno je sastaviti primarni dokument (klauzula 1, član 9 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Primarni dokument se kreira u vrijeme operacije ili na njenom kraju kao potvrda činjenice operacije (klauzula 3, član 9 Zakona br. 402-FZ). Na osnovu primarnih računovođe vrše knjiženja.

Račun, akt za pružanje usluga za izradu web stranice, računovodstveni izvod - sve su to primarni dokumenti koje računovođe koriste u svom svakodnevnom radu. Postoji mnogo vrsta primarnih, a njihova raznolikost zavisi od karakteristika kompanije. Na primjer, u transportnom preduzeću jedna od glavnih vrsta primarne dokumentacije biće tovarni list, a u biblioteci akt o otpisu literature.

Primarni dokumenti treba da se čuvaju u preduzeću najmanje pet godina, a period počinje da se računa nakon izveštajne godine (klauzula 1, član 29 Zakona br. 402-FZ). Odnosno, dokument od 03.07.2016. mora se čuvati najmanje do 2021. godine. Odvojeni rokovi skladištenja za primarnu dokumentaciju utvrđuju se Listom odobrenom Naredbom Ministarstva kulture od 25. avgusta 2010. godine br. 558. Za očuvanje računovodstvene dokumentacije, u preduzeću se često stvaraju posebne arhive.

Primarna može biti papirna ili elektronska. U praksi sve više više kompanija koristiti elektronsko upravljanje dokumentima (EDM). Konkretno, kompanije razmjenjuju ugovore, fakture za plaćanje, akte, tovarne listove i fakture.

EDI uvelike pojednostavljuje proceduru obrade primarnih dokumenata od trenutka njihovog kreiranja do trenutka obračuna i ubrzava rad između ugovornih strana. Velika prednost - elektronski dokumenti ne treba da se štampa, ako to nije u suprotnosti sa zakonom ili uslovima ugovora (klauzula 6, član 9 Zakona br. 402).

Elektronski dokument je ovjeren kvalifikovanim elektronskim potpisom. Ako strane donesu odgovarajuću odluku, primarni se može potpisati jednostavnim ili nekvalifikovanim potpisom (pismo Odeljenja za poresku i carinsku politiku Ministarstva finansija Rusije od 12. septembra 2016. br. 03-03-06/2 /53176).

Nedostatak primarnih dokumenata u kompaniji može dovesti do ozbiljne kazne od 10.000 do 30.000 rubalja (član 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Poreska uprava će izreći i novčanu kaznu za greške u registraciji. Osim toga, osobe odgovorne za papirologiju mogu biti kažnjene novčanom kaznom prema članu 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. Postoji još jedna opasnost: ako tokom revizije poreski organi ne pronađu potreban dokument, oni mogu izbaciti dio rashoda iz oporezive osnovice, pa će kompanija morati dodatno platiti porez na dobit.

Obavezni detalji primarnog dokumenta

Pravnu snagu ima samo primarni dokument sa svim potrebnim detaljima (klauzula 4, član 9 Zakona br. 402-FZ):

1. naziv (na primjer, "Akt o pruženim uslugama", " Nalog za plaćanje", "Knjigovodstvene informacije");
2. Datum pripreme;
3. naziv autora dokumenta (na primjer, SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.);
4. sadržaj dokumenta ili poslovne transakcije (npr. „Usluge pristupa Internetu“, „Materijali preneti na obradu“, „Plaćanje na fakturi za kancelarijski materijal“, „Kamate obračunate po ugovoru o kreditu“);
5. prirodni i monetarni pokazatelji (komadi, metri, rublje, itd.);
6. odgovorne pozicije (na primjer, „Računovođa“, „Skladištar“, „Menadžer za ljudske resurse“, „Šef odjela prodaje“ itd.);
7. potpise stranaka.

Pravilno izrađen dokument pomoći će, ako je potrebno, u parnicama, na primjer, kada kupac ne plati dug ili pokuša poništiti transakciju. Ali dokument s greškama ili fiktivnim potpisima može odigrati okrutnu šalu - tako da nikada ne biste trebali potpisati za dobavljača ako je on iznenada zaboravio potpisati. Pažljivo čuvajte sve primarne dokumente i uvijek pažljivo provjerite sve detalje u pristiglim dokumentima.

Do sada, u praksi, možete naići na pritužbe kupaca na nedostatak štampe. Podsjetimo da je od 04.07.2015., za većinu organizacija, pečat ukinut i možete ga koristiti po želji (Savezni zakon od 06.04.2015. br. 82-FZ). Podaci o prisutnosti pečata organizacije moraju biti navedeni u statutu. Ako druga strana uporno traži pečat, a vi ga nemate pravne osnove, možete pismeno obavijestiti drugu stranu o njenom odsustvu i dati izvod iz računovodstvene politike.

Obrasci primarnih dokumenata

U radu možete koristiti objedinjene i vlastite obrasce primarnih dokumenata (klauzula 4, član 9 Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“). U tom slučaju, domaći primarni mora imati sve potrebne detalje. Mnoge kompanije su prisiljene razviti vlastitu verziju akta o otpisu materijala, jer ne postoji jedinstveni oblik dokumenta.

Dozvoljeno je koristiti kombinovani obrazac primarnog dokumenta, kada se kao osnova uzima jedinstveni obrazac i dopunjava potrebnim stupcima ili redovima. Istovremeno se moraju čuvati svi obavezni podaci (Rezolucija Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 24. marta 1999. br. 20).

Izbor preduzeća u pogledu primarnih oblika koji se koriste mora biti preciziran u računovodstvenoj politici.

U procesu aktivnosti može se javiti potreba za novim primarnim dokumentima, zatim se oni mogu izraditi i odobriti računovodstvenom politikom.

Bilješka! Budući da vaša druga ugovorna strana može koristiti i samostalno izrađene primarne dokumente, potrebno je u računovodstvenoj politici naznačiti da i te dokumente prihvatate za računovodstvo.

Za većinu dokumenata imate pravo da ne koristite jedinstvene obrasce, ali gotovinske transakcije treba da se obavljaju samo prema odobrenim obrascima dokumenata (informacija Ministarstva finansija Ruske Federacije br. PZ-10/2012).

Vrste primarnih dokumenata

Specijalisti mogu pronaći glavne obrasce primarnih dokumenata u albumima jedinstvenih obrazaca odobrenih rezolucijama Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije. Pogledajmo one najčešće.

Trgovinsko knjigovodstveni dokumenti

• TORG-12;
• Oznaka proizvoda;
• Univerzalni dokument za prijenos.

Računovodstveni dokumenti osnovnih sredstava

• OS-1 "Akt o prijemu i prenosu osnovnih sredstava (osim zgrada, objekata)";
• OS-4 "Akt o otpisu osnovnih sredstava";
• OS-6 "Inventarna kartica za računovodstvo osnovnih sredstava."

Primarni račun gotovine

Gotovinske transakcije se izvršavaju isključivo u skladu sa Procedurom za obavljanje gotovinskih transakcija (Uputstvo Centralne banke Ruske Federacije od 11. marta 2014. godine br. 3210-U). Nemoguće je, na primjer, izdati "potrošni materijal" u slobodnom obliku ili razviti vlastitu verziju.

Obrasci primarnih novčanih dokumenata odobreni su Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 18. avgusta 1998. br. 88:

• KO-1 "Ulazni novčani nalog";
• KO-2 "Troškovni novčani nalog";
• KO-3 "Dnevnik registracije ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata";
• KO-4 "Knjiga blagajne";
• KO-5 "Knjiga obračuna sredstava primljenih i izdatih od strane blagajnika."

Novčanu dokumentaciju potrebno je vrlo savjesno provjeravati, jer je takva primarna organizacija direktno povezana sa kretanjem gotovine i uvijek privlači pažnju inspekcijskih organa. Na primjer, porezne vlasti će svakako obratiti pažnju na PKO, u kojem iznos prelazi 100.000 rubalja. I sve zato što je nemoguće platiti gotovinom s jednom drugom stranom u iznosu većem od 100.000 rubalja. Nedostatak potpisa u novčanim dokumentima također će postati razlog za pokretanje postupka kod Federalne porezne službe.

Hajde da rezimiramo. Dakle, primarni dokumenti su sastavni dio računovodstva i poresko računovodstvo. Operacije se ne mogu izvoditi bez prateće dokumentacije. Računovođe često formiraju knjiženja u računovodstvu na osnovu kopije ili skeniranja primarnog. Vrlo je važno da se kopije na vrijeme zamijene originalnim dokumentima, u suprotnom regulatorna tijela mogu smatrati transakciju ili transakciju fiktivnom. Samo dokumenti sastavljeni u skladu sa zakonom su garant sigurnosti i pouzdanosti računovodstva u kompaniji.

Danas u računovodstvu važno mjesto zauzima pravilno izvođenje primarne dokumentacije. Stoga svaki računovođa mora znati kako pravilno sastaviti ovu vrstu dokumenta. Ovaj članak će biti posvećen ovom pitanju.

Primarne isprave se smatraju osnovom za upis u računovodstvo i upis u registar. Ovi dokumenti, koji se koriste u računovodstvu, smatraju se dijelom sistema upravljačke dokumentacije.

U računovodstvu je dozvoljeno evidentiranje dokumenata u registru primarne dokumentacije samo kada su sastavljeni prema strukturi, koja se nalazi u određenim albumima koji sadrže objedinjene obrasce. Posebno su dizajnirani za primarnu dokumentaciju. U ovim obrascima možete pronaći uzorak potrebnih dokumenata. Ovaj oblik je određen zakonodavstvom Ruske Federacije. Obrazac je potvrđen u Rusiji naredbom Ministarstva finansija.

Klasificirani su prema Sveruskoj klasifikaciji upravljačke dokumentacije, skraćenica OKUD. Prema ovoj klasifikaciji, svakom primarnom dokumentu je dodijeljena šifra prema OKUD-u.

U računovodstvu, ako je potrebno, postoji standardni obrazac za obradu takvih informacija. Može uključivati ​​dodatne i nove linije. Ovi novi detalji, koji su bili predviđeni u prethodno legalizovanom obliku, moraju se obavezno zadržati nepromenjeni. Nove izmene koje su izvršene sastavljaju se u skladu sa postojećim nalogom (nalogom). Ove promjene u obrascima koje se odnose na računovodstvo ne odnose se na gotovinske transakcije.

Obrasci koje je odobrio Državni komitet za statistiku Rusije sadrže određene zone sa šifriranim informacijama. Oni se popunjavaju u potpunosti u skladu sa klasifikatorima usvojenim u Ruskoj Federaciji. Treba imati na umu da se kodovi koji nemaju veze u skladu s prihvaćenim klasifikatorom (ovo se odnosi na kolonu s nazivom "Vrsta procedura" i druge) koriste za sumiranje i klasifikaciju primljenih informacija prilikom obrade podataka pomoću računalne opreme . Oni su postavljeni u strogom skladu sa odabranim sistemom kodiranja, koji je legalizirala ova organizacija.

Osim toga, računovodstvena dokumentacija, koju je preduzeće izradilo samostalno, preskače se za računovodstvo. To su posebni obrasci u računovodstvu koji imaju potrebne podatke. Oni su predviđeni ruskim zakonom. Računovodstvo omogućava samostalan razvoj, ali samo za informacije koje ne sadrže unificirani uzorci u albumima.

Danas se u računovodstvu sljedeći podaci smatraju obaveznim detaljima za obradu primarnih informacija:

• datum registracije dokumentacije;
• naslov;
• Naziv organizacije. Navedena je organizacija u ime koje su ove informacije sastavljene;
• naziv radnog mjesta lica/lica koje su bile odgovorne za sprovođenje poslovnih postupaka i ispravnost registracije;
• sadržaj privrednog postupka izražen je u vrijednosnom, kao iu naturi;
• moraju biti lični potpisi svih osoba navedenih u dokumentu.

Kvalitetno, blagovremeno izvršenje sve primarne dokumentacije (ne zaboravite na pouzdanost podataka navedenih u njima), kao i daljnji prijenos računovodstvenoj službi, treba izvršiti u rokovima strogo određenim zakonom. Ovo se radi kako bi se datum prikazao u računovodstvu. Ove procedure sastavljaju ljudi koji su izradili i potpisali dokumente.

Morate znati da u računovodstvenom odjelu popis ovih ljudi koji imaju pravo potpisa na primarni dokument može utvrditi samo šef ove organizacije (uz prethodni dogovor sa glavnim računovođom). Samo ti ljudi mogu odrediti spisak funkcionera koji imaju pravo potpisa. Dokumentaciju, prema kojoj se obavljaju različite poslovne procedure vezane za gotovinu, mogu potpisati samo rukovodilac i šef računovodstva. Pored navedenih osoba, dozvoljeni su i potpisi drugih lica. Istovremeno, mora se imati na umu da ih sve prvo moraju odobriti šef i glavni računovođa.

Shodno tome, u računovodstvu primarni dokumenti su direktni dokazi o sprovođenju sledećih vrsta poslovnih postupaka: podizanje gotovine, plaćanje robe i dr. Sastavljaju se neposredno u vrijeme postupka ili nakon njegovog završetka (ako je nemoguće sastaviti u vrijeme samog postupka).

Prema postojećoj klasifikaciji, primarne računovodstvene isprave se dijele na sljedeće vrste:

• računovodstvena registracija;
• oslobađajuća presuda;
• organizacione i administrativne.

Razmotrite dva nedavne grupe detaljnije:

U cilju pravilnog vođenja liste primarne dokumentacije u računovodstvu, izrađen je i odobren određeni raspored toka poslova. Određuje vreme kretanja, proceduru prenosa primarne dokumentacije unutar preduzeća i dalji ulazak u računovodstvo.

Svi ovi dokumenti koje je primio računovođa moraju se provjeriti na sljedeće točke:

• aritmetička stavka. Podrazumeva sprovođenje obračuna iznosa;
• po semantičkom sadržaju. Dokument treba da prati odnos njegovih pojedinačnih indikatora. Ne bi trebalo da sadrži unutrašnje kontradikcije;
• po formatu. Provjerava se ispravnost, kompletnost dokumenta, kao i ispravnost popunjavanja podataka u njemu.

Ako se u dokumentu pronađu nedosljednosti za bilo koje parametre, one se moraju ispraviti. Osoba koja je bila uključena u njegov dizajn bi trebala uređivati. Ponekad je potrebno rekonstruisati ceo dokument.

Tek nakon provjere vrši se prijenos dokumentacije u računovodstvo. Podaci iz njih se prenose u računovodstvene registre. Sam dokument dobiva oznaku koja vam omogućava da isključite mogućnost njegove ponovne upotrebe. Ova oznaka može predstavljati datum upisa i upisa u računovodstveni registar.

U računovodstvu je dozvoljeno sastavljanje primarne dokumentacije na mašinskim ili papirnim medijima. Kada se koristi mašinski medij, mora se napraviti papirna kopija.

Sve informacije se arhiviraju samo hronološkim redom. Završava se, zatim ukoričuje i arhivira u fascikle. Ovaj postupak prati i izdavanje sertifikata. Prilikom skladištenja u zgradi arhiva podaci moraju biti zaštićeni od neovlašćenih ispravki. Sprovođenje postupka korekcije moguće je samo ako se potvrdi valjanost uzroka. Učinjene ispravke potvrđuju se potpisom službenog lica. Mora se uneti tačan datum.

Rok trajanja

Čuva se primarna dokumentacija određene rokove, koji su propisani zakonodavstvom Ruske Federacije. Prema njemu, organizacija mora čuvati svu primarnu dokumentaciju, kao i registre računovodstva i izvještaja u periodu od najmanje 5 godina. Istovremeno, podaci potrebni za plaćanje i obračun poreza moraju se čuvati 4 godine. Takođe, dokumentacija kojom se potvrđuje gubitak čuva se tokom čitavog perioda umanjenja oporezive dobiti društva za iznos ranije ostvarenog gubitka. Dokumentacija koja vodi evidenciju o kadrovima, ličnim računima svih zaposlenih arhivirana je 75 godina.

Treba imati na umu da period skladištenja počinje teći od 1. januara godine koja slijedi nakon godine u kojoj je dokumentacija izdata.

Zakonodavstvo ne sadrži jasna pravila u vezi s provođenjem postupka za restauraciju takvih dokumenata. Ovaj aspekt je važan u situaciji oštećenja ili gubitka onoga što je potrebno.

Pojedini propisi sadrže jasna uputstva o uslovima čuvanja računovodstvene dokumentacije za primarnu namjenu. Ali fazni postupak koji bi se trebao provesti u slučaju gubitka nije definiran. U ovoj situaciji potrebno je nalogom imenovati komisiju koja sprovodi istragu radi utvrđivanja uzroka oštećenja, gubitka, povrede integriteta dokumenta. Na studiju je moguće povezati predstavnike istražnih organa, predstavnike bezbjednosne i vatrogasne službe. Nakon toga slijede korektivne mjere.

Ispravljanje greške

Kratko smo govorili o ispravljanju grešaka u primarnoj dokumentaciji iznad. Ispravljanje postojećih grešaka u dokumentima i računovodstvenim registrima propisano je zakonodavstvom Rusije.

Prema ovim zakonskim normama, strogo je zabranjeno vršiti bilo kakve ispravke u dokumentaciji vezane za bankovne i gotovinske podatke. U ostalim situacijama ispravke se vrše samo kada postoji dogovor sa svim učesnicima u poslovnom postupku. Ovaj sporazum mora biti ovjeren potpisima svih učesnika u ispravci. Također obavezno navedite datum unosa svih ispravki.

Imajte na umu da u računovodstvu detalje dokumenta koji treba ispraviti treba precrtati tankom i jasnom linijom kako bi precrtani izvorni sadržaj/značenje učinjene ispravke ostao jasno vidljiv. U blizini rekvizita treba da napišete "Ispravljeno da vjerujem". Nakon toga ispravka mora biti ovjerena potpisom službenog lica koje je izvršilo ovu ispravku. Dokument mora sadržavati njegove inicijale i prezime.

Poznavanje gore navedenih odredbi pomoći će u pravilnom i brzom sastavljanju primarnu dokumentaciju Za računovodstvo.

Video "Šta su primarni računovodstveni dokumenti"

Nakon što pogledate zapisnik, naučićete kako da predate primarnu dokumentaciju poreskoj upravi u Rusiji.

AT savezni zakon 402-FZ "O računovodstvu" opisuje sve računovodstvene i primarne dokumente. Potrebni su uglavnom u poreske svrhe – kao dokumenti koji potvrđuju troškove koje ste napravili i ispravnost utvrđivanja poreske osnovice.

Primarna dokumenta se moraju čuvati 4 godine. Tokom ovog perioda, poreski organi mogu u bilo kom trenutku zatražiti od njih da provere vas ili vaše druge ugovorne strane. "Primary" se također koristi u parnicama u sporovima sa drugim stranama.

Primarne računovodstvene isprave sastavljaju se u trenutku poslovnih transakcija i svjedoče o njihovom dovršenju. Spisak dokumenata koji prate određenu transakciju, u zavisnosti od vrste transakcije, može biti različit. Priprema svih potrebnih primarnih dokumenata, po pravilu, vrši dobavljač. Posebna pažnja morate obratiti pažnju na one dokumente koji nastaju prilikom transakcija u kojima ste kupac, jer su to vaši troškovi, pa ste zbog toga više zainteresovani da se povinujete slovu zakona nego vaš dobavljač.

Razdvajanje primarnih dokumenata po fazama poslovanja

Sve transakcije se mogu podijeliti u 3 faze:

Faza 1. Slažete se sa uslovima transakcije

Rezultat će biti:

• sporazum;
• fakturu za plaćanje.

Faza 2. Transakcija je plaćena

Potvrdite uplatu:

izvod sa tekućeg računa, ako je plaćanje bilo bankovnim transferom, ili akvizicijom, ili putem platnih sistema gde se novac prenosi sa vašeg tekućeg računa;

• gotovinski računi, potvrde o dolaznim nalozima, obrasci stroga odgovornost- ako je plaćanje izvršeno u gotovini. U većini slučajeva ovaj način plaćanja koriste vaši zaposleni kada uzimaju novac za izvještaj. Poravnanja između organizacija rijetko su u obliku gotovine.

Faza 3. Prijem robe ili usluga

Obavezno potvrdite da je roba zaista primljena i da je usluga pružena. Bez toga, porezna uprava vam neće dozvoliti da smanjite porez na potrošen novac. Potvrdite prijem:

• tovarni list - za robu;
• račun o prodaji - obično se izdaje zajedno s računom, ili ako robu prodaju samostalni poduzetnici;
• akt obavljenog posla / pruženih usluga.

Obavezni primarni dokumenti

Uprkos varijabilnosti transakcija, postoji lista obaveznih dokumenata koji se sastavljaju za bilo koju vrstu transakcije:

• sporazum;
• provjeriti;
• obrasci strogih izvještaja, kasa, račun;
• faktura;
• akt obavljenog posla (usluge).

Ugovor

Prilikom transakcije sa klijentom se zaključuje ugovor u kojem se navode svi detalji predstojećih poslovnih transakcija: postupak obračuna, otprema robe, termin izvođenja radova ili uslovi za pružanje usluga.

Ugovorom se uređuju prava i obaveze stranaka. U idealnom slučaju, svaka transakcija treba da bude praćena posebnim ugovorom o isporuci dobara ili usluga. Međutim, uz dugoročnu saradnju i realizaciju iste vrste operacija, može se zaključiti jedan generalni ugovor. Ugovor je sastavljen u dva primjerka sa pečatima i potpisima svake od strana.

Za neke transakcije nije potreban pismeni ugovor. Recimo, kupoprodajni ugovor od trenutka kada kupac dobije gotovinu ili račun o prodaji je zatvorenik.

Račun za plaćanje

Faktura je sporazum kojim dobavljač fiksira cijenu svoje robe ili usluge.

Kupac prihvata uslove ugovora odgovarajućim plaćanjem. Forma fakture za plaćanje nije striktno regulisana, stoga svako preduzeće ima pravo da izradi sopstveni obrazac ovog dokumenta. U fakturi možete propisati uslove transakcije: uslove, obaveštenje o avansnom plaćanju, procedure plaćanja i isporuke itd.

U skladu sa članom 9-FZ "O računovodstvu", potpis direktora ili glavnog računovođe i pečat nisu obavezni za ovaj dokument. Ali ne treba ih zanemariti kako bi se izbjegla pitanja izvođača i države. Faktura vam ne dozvoljava reklamaciju dobavljaču - samo fiksira cijenu proizvoda ili usluge. Ujedno, kupac zadržava pravo da zahtijeva povrat novca u slučaju neopravdanog bogaćenja dobavljača.

Dokumenti za plaćanje: blagajnički čekovi, obrasci strogih izvještaja (BSO)

Ova grupa primarnih dokumenata omogućava vam da potvrdite činjenicu plaćanja za kupljenu robu ili uslugu.

Dokumenti o plaćanju uključuju račune o prodaji i gotovini, BSO, zahtjeve za plaćanje i naloge. Kupac može primiti narudžbu u banci bezgotovinskim plaćanjem. Kupac u gotovini ili robi prima ček od dobavljača prilikom plaćanja u gotovini.

Teretnica ili račun o prodaji

Računi o prodaji, kao što smo već rekli, izdaju se prilikom prodaje robe fizičkim licima ili samim pojedincima.

Račune uglavnom koriste pravna lica za registraciju puštanja/prodaje robe ili zaliha i njihovog daljeg knjiženja od strane klijenta.

Račun mora biti izdat u dva primjerka. Prvi ostaje kod dobavljača kao dokument koji potvrđuje činjenicu prijenosa robe, a drugi primjerak se prenosi na kupca.

Podaci na računu moraju odgovarati brojevima na računu.

Ovlašćeno lice odgovorno za puštanje robe mora na račun staviti svoj potpis i pečat organizacije. Primalac robe je takođe dužan da stavi potpis i to overi pečatom na tovarnom listu. Upotreba faksimilnog potpisa je dozvoljena, ali to mora biti utvrđeno u ugovoru.

Akt o izvršenim uslugama (izvršenim radovima)

je bilateralni primarni dokument koji potvrđuje činjenicu transakcije, cijenu i vrijeme izvršenja usluga ili radova.

Akt izdaje izvođač radova svom naručiocu na osnovu rezultata izvršenih usluga ili izvršenih radova. Ovim primarnim dokumentom potvrđuje se usklađenost pruženih usluga (izvršenih radova) sa uslovima zaključenog ugovora.

Račun

Račun je dokument koji je potreban isključivo za kontrolu kretanja PDV-a. Fakture se obično izdaju zajedno sa tovarnim listovima ili aktima. Postoje računi za uplaćeni avans.

Ovaj primarni dokument je strogo regulisan. On sadrži:

• informacije o iznosu novca;
• deo teksture.

Faktura je osnova za prihvatanje iznosa PDV-a prikazanih za odbitak. Moraju ga izdati svi PDV obveznici.

AT novije vrijeme UPD je popularan - univerzalni dokument za prijenos. Ovaj dokument zamjenjuje par faktura + faktura ili akt + faktura.

Poslujte u prikladnom online servisu za obračun plata i slanje izvještaja Federalnoj poreznoj službi, Penzionom fondu Ruske Federacije i Fondu socijalnog osiguranja. Servis automatski generiše primarne dokumente i UPD.