Toată documentația principală este o confirmare a activităților financiare ale companiei. Aceste documente contabile vor fi în primul rând solicitate de autoritățile de reglementare în timpul verificării. Prin urmare, se impun cerințe sporite privind întreținerea și depozitarea unor astfel de hârtie.

Documentația primară, sau cum o numesc virtuoșii contabili, primară, este o dovadă a afacerilor financiare ale companiei. Mai mult, având forță legală, aceste documente pot fie să ajute compania să intre probleme litigioase, sau înlocuiți-i tăblia. Aceste documente sunt: ​​contract, factura, documente de plata, scrisoare de trasura, factura, bon de vanzare si altele.

Formele documentelor primare sunt unificate. Dacă este necesar, în formular se adaugă linii suplimentare, dar în același timp păstrându-le pe cele principale. Acest lucru este indicat în Regulamentul privind contabilitatea și evidența contabilă în Federația Rusă (Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 1998 nr. 34n (modificat la 26 martie 2007 nr. 26n). Excepția sunt formularele de menținere tranzactii cu numerar(Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20).

Toate modificările și completările care se fac la formularul standard sunt aprobate prin ordin al șefului companiei.

Organizația dezvoltă în mod independent forme de documente primare, dacă catalogul conține forme unificate lipsește formularul necesar. Condiție obligatorie: astfel de formulare trebuie să conțină detaliile necesare.

1. Care este numele documentului.
2. Când este compilat.
3. Informații despre organizația care întocmește documentul.
4. Indicați ce include o anumită tranzacție comercială pentru acest document, costul tranzacției (în numerar sau în natură).
5. Numărarea persoanelor responsabile cu întocmirea documentului sub semnătură obligatorie.

Detaliile de mai sus sunt menționate în Legea federală „Cu privire la contabilitate”.

Toate documentele primare trebuie depuse la departamentul de contabilitate în timp util. Respectarea cronologiei de introducere a informațiilor este una dintre condițiile principale pentru o contabilitate competentă.

Pentru o contabilitate convenabilă, întregul primar este clasificat în grupuri - un tabel:

Numele Grupului	Ce este inclus
Documente organizatorice si administrative	Acestea includ ordine, împuterniciri, instrucțiuni. Adică acestea sunt hârtii care dau „undă verde” tranzacțiilor comerciale.
documente justificative	Foi de acoperire, actele de acceptare și livrare, comenzile primite în numerar - confirmă faptul unei tranzacții comerciale. Datele înscrise în aceste documente sunt supuse înscrierii obligatorii în registrele contabile.
Documente contabile	Sunt utilizate în lipsa formularelor standard unificate, în prelucrarea agregată a documentelor justificative și administrative. De exemplu, o comandă de cheltuieli este considerată atât un document administrativ, cât și un document justificativ. Statul de plată indică simultan necesitatea plății conform listei și confirmarea plății.

Și încă o invenție de succes a serviciului de contabilitate este programul fluxului de lucru. Vă rugăm să rețineți: forma graficului ar trebui să fie reflectată în politica contabilă a organizației.

Programul fluxului de lucru

Rândurile și coloanele corespunzătoare reflectă datele privind mișcările documentelor de raportare. Un mare plus al acestui program este că toate documentele emise sunt sub control. Principalul lucru este să nu uitați să faceți înregistrările corespunzătoare.

Completem regulile

Să începem cu faptul că primarul, predat departamentului de contabilitate, trebuie verificat. Ce trebuie verificat:

1. Volumul de umplere (toate liniile și secțiunile necesare sunt umplute).
2. Corectitudinea completării (datele introduse trebuie să corespundă locului de intrare, contradicțiile în date sunt inacceptabile).
3. Fiabilitatea informațiilor (verificarea operațiunilor matematice, reconcilierea cu documentele însoțitoare).

Documentul verificat este supus înscrierii în registrele contabile.

Sfat: pentru a evita eroarea de reflectare a unui document în contabilitate, ar trebui să faceți următoarele. Pe reversul formularului sunt indicate data și numărul de înregistrare în registru.

Cum se completează documentele contabile primare în 2017

• Toate înregistrările care se fac în documentele contabile primare trebuie să aibă un termen de valabilitate lung.
• Este permisă utilizarea documentelor pe hârtie împreună cu cele electronice, care trebuie semnate semnatura digitala(Legea federală 402-FZ din 6 decembrie 2011).
• Utilizarea tipăririi este obligatorie pe acele documente la care este alocat spațiu pentru aceasta.

Din 04.07.2015 s-a primit dreptul de a lucra fara sigiliu rotund societățile pe acțiuni si societati cu raspundere limitata (Legea Federala 82-FZ din 04.06.2015). Verificați ce este scris în Cartă cu privire la utilizarea sigiliului. Dacă compania continuă să folosească sigiliul, atunci nu sunt necesare modificări ale statutului. Termenul pentru efectuarea unor astfel de modificări în actul constitutiv al societății nu este specificat de lege. Dar nu merită amânarea modificărilor, pentru a nu introduce multe contradicții în documentele financiare.

• Comparația indicatorilor monetari și naturali. Nu este necesar să le indicați pe ambele deodată, unul este suficient (Legea federală 402-FZ). Se întâmplă că este mai convenabil să indicați orice indicator (de exemplu, atunci când mutați materiale în cadrul unei companii, se folosește un indicator natural). În actul de acceptare și livrare a serviciilor, este mai convenabil să indicați doar informații despre costuri, dar pentru a evita neînțelegerile, tipurile de servicii sunt enumerate suplimentar.
• Prezența semnăturii persoanei responsabile. Legea Federației Ruse nu spune nimic despre o semnătură de facsimil pe documentele primare. În scrisoarea Serviciului Fiscal Federal al Federației Ruse nr. 3-1.11.469 din 23 septembrie 2008, este luată în considerare poziția serviciului fiscal cu privire la faxurile pe documente.
• Moneda în care este întocmit documentul. Unitatea monetară principală este rubla. Chiar și atunci când termenii contractului vorbesc de unități convenționale. Deoarece toate operațiunile din contabilitate sunt evaluate în ruble (FZ 402-FZ din 12/06/2011). Nimeni nu interzice realizarea unor coloane suplimentare care să indice sumele în valută, dar coloana care indică suma în ruble trebuie să fie obligatorie. În caz contrar, există riscul deducerilor de costuri și deducerilor de TVA.

Lista documentelor primare

tratat

Conceptul de „contract” este reglementat de art. 420 din Codul civil al Federației Ruse. Contractul este un acord privind apariția (modificarea) sau încetarea drepturilor și obligațiilor între părți. Fiecare parte trebuie să citească cu atenție termenii acordului. La acord, se pune semnătura și sigiliul fiecăreia dintre părți. Contractul ca document primar are putere legală deplină, fiecare parte trebuie să aibă un exemplar semnat. Toate punctele stipulate de conținut trebuie să fie îndeplinite de către părțile la contract în conformitate cu obligațiile lor. Litigiile se rezolva fie pe cale amiabila, fie pe calea litigiilor.

Și un moment. Nu pentru toate situațiile, încheierea unui contract este o recunoaștere a drepturilor și obligațiilor reciproce. Cecul primit la achiziționarea unui produs sau serviciu este recunoscut prin același contract.

Verifica

Factura primită de la vânzătorul de bunuri sau servicii se referă la documente contabile primare. În baza sumei indicate în factură, cumpărătorul efectuează plata. În documentele de plată, o referire de dorit la acest document (de exemplu, în plată există sintagma „plată conform facturii nr. 35/7 din 31 ianuarie 2017”). Nu sunt excluse situațiile în care va fi dificil să se dovedească că plata a fost făcută special pentru un anumit cont.

Pentru cumpărătorul bunurilor (serviciilor), factura prezentată este un fel de garanție că vânzătorul nu va modifica prețul fix în termenul prevăzut (1–5 zile). Perioada de valabilitate a facturii de plată este prescrisă de vânzător. În perioada specificată, cumpărătorul efectuează plata.

O factură pentru plată

Dacă plata din mai multe motive nu este posibilă (de exemplu, probleme cu rețeaua de calculatoare a departamentului de contabilitate, cheltuieli generale financiare), atunci este recomandabil să anunțați vânzătorul despre situație, de preferință în avans. Este posibil ca data facturii să se modifice, dar termenii de cumpărare vor rămâne aceleași.

Documente de plată

Acest fel documente contabile include: cecuri pentru plata (marfa, numerar), ordine de plată, cerințe de plată.

Când cumpărați bunuri (servicii) pentru numerar de la casieria organizației, cu siguranță ar trebui să păstrați Bon fiscalși se supune contabilității.

Bon fiscal

Dacă cecul nu indică pentru ce se face plata în numerar, atunci la cecul de casierie trebuie atașat o chitanță de vânzare. Conține un inventar al bunurilor (serviciilor) achiziționate, indică în ce cantitate și la ce preț s-a efectuat plata. Bonul de vânzare este ștampilat de vânzător, semnătura persoanei responsabile cu vânzarea mărfurilor (serviciilor).

Chitanță fără chitanță de numerar este recunoscut ca document primar, deoarece un antreprenor individual are dreptul de a lucra fără o casă de marcat (cu condiția obligatorie pentru eliberarea unei chitanțe de vânzare).

O chitanță de vânzare emisă de un antreprenor individual fără utilizarea caselor de marcat

Acest lucru este indicat în legea Federației Ruse 54-FZ „Cu privire la utilizarea caselor de marcat în implementarea plăților în numerar și a plăților cu carduri de plată” (relevant în 2017).

La plata pentru bunuri (servicii) intre entitati legale se emite un conosament prin contul curent.

Lista de ambalare

Fiecare dintre părți se întocmește după model (se cere prezența semnăturii persoanelor responsabile și a sigiliului). Sumele de bani indicate pe scrisoarea de trăsură și pe factură trebuie să corespundă. În unele cazuri, este convenabil să folosiți o semnătură fax, acest fapt ar trebui să fie cu siguranță înscris în contractul de furnizare de bunuri (servicii).

La plata conform facturii emise pentru bunuri (servicii), se emite un ordin de plata prin contul curent.

Ordin de plata

Aceasta este o formă unificată a unui document, cel mai adesea completată pe tehnologie computerizată. O plată pregătită pentru plată poate fi transferată la bancă pe hârtie sau folosind un program bancar special „Clint-Bank” (care este mult mai rapid). Înainte de a trimite, este necesar să verificați toate detaliile beneficiarului pentru a evita neînțelegerile, mai ales dacă lucrați cu o contraparte pentru prima dată. Vă rugăm să aveți grijă pentru ce plătiți. Va fi de folos descriere detaliata, cu indicarea obligatorie a detaliilor contului (data, numar).

O cerere de plată este un document primar în care creditorul solicită debitorului să ramburseze datoria prin intermediul băncii.

Cerere de plata

Există o cerere fără acceptare: în acest caz, banii sunt debitați automat din contul debitorului. Cerința acceptării presupune existența acceptării debitorului. Cu toate acestea, acordul poate prevedea condițiile de returnare a creanței rezultate, caz în care restituirea datoriei prin bancă se efectuează fără acceptare.

Formularul de factura este folosit in cazurile in care se inregistreaza TVA.

Factura fiscala

Aduceți-le la borderouri, acte. O plată în avans conform unui contract este, de asemenea, un motiv pentru emiterea unei facturi. TVA se deduce conform facturilor si facturilor anexate la facturi. Ar fi util de menționat că toți plătitorii de TVA sunt obligați să emită facturi. Completarea formularelor este mult mai convenabilă cu ajutorul programelor automate.

Făcând schimbări

Este strict interzisă modificarea numerarului și a documentelor bancare (articolul 9 din Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”).

Este permisă modificarea altor documente primare, dar cu condiția ca toți participanții la tranzacția comercială să cunoască modificările aduse. Cunoașterea modificărilor în rândul participanților este confirmată de semnăturile acestora care indică data modificărilor.

Corectarea se face după cum urmează: intrarea incorectă în document este tăiată cu grijă cu o linie subțire. În același timp, barajul este clar lizibil. Deasupra corecției sau lângă aceasta, este introdusă versiunea corectă a intrării. Lângă cea barată, sau acolo unde este suficient spațiu liber, se face inscripția „Crede corectat”. Numele complet este indicat. persoana care a făcut modificarea, data și semnătura.

Câți ani să țină evidența contabilă

Depozitare

Cel mai bun loc pentru a stoca primarul este arhiva. Este important să pregătiți corect documentele pentru arhivare:

• Sortați în ordine cronologică.
• Set complet după tip.
• Legarea și clasarea documentelor în mape.
• Completarea unei note de însoțire.

Este important să se asigure siguranța registrelor contabile împotriva corecțiilor neautorizate. Corectarea erorilor este permisă să se facă numai în mod oficial, cu semnătura persoanei care a efectuat modificarea. Pentru informarea dumneavoastră, în registre se acumulează informații despre documentele primare acceptate în contabilitate.

Aici era și un secret comercial: conținutul registrelor este acesta. Dezvăluirea informațiilor despre conținut este pedepsită de legea Federației Ruse.

Durata de stocare

Legea federală a Federației Ruse „Cu privire la contabilitate” (articolul 17), precum și legislația de arhivă (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558) prevede perioada de păstrare a documentelor companiei. . Pentru documentele contabile primare, această perioadă este de cel puțin 5 ani.

Perioada de păstrare începe să conteze de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentul a fost plasat în arhivă.

Dacă organizația a încălcat condițiile de depozitare a primarului, atunci organismele de inspecție au dreptul de a impune penalități (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Valoarea amenzii este de la 10 mii la 40 mii de ruble, în funcție de gradul de încălcare.

Apropo, doar documentele vechi de trei ani vor fi relevante pentru inspecția de către autoritățile fiscale. În absența unei organizații primare de o perioadă mai veche, inspectorii nu au dreptul la amendă în conformitate cu articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Serviciul de contabilitate al companiei este obligat nu numai să țină o evidență competentă a documentelor primare, ci și să asigure siguranța acestora. Numai în acest caz pretenții servicii fiscale se dovedesc a fi nefondate.

Toate tranzacțiile comerciale efectuate la întreprindere trebuie să fie documentate fără greșeală. Pentru fiecare tranzacție trebuie întocmite documente justificative corespunzătoare. contabilitate.

Documente contabile primare - ce se aplică acestora?

Documentele contabile primare se împart în administrative și exculpatorii.

Primele includ, în primul rând, diverse feluri de comenzi, ordine de a efectua diverse operațiuni. De regulă, aceste formulare sunt aprobate de conducerea întreprinderii.

Achitările includ documente care confirmă faptul tranzacției.

De asemenea, formularele administrative și de achitare pot fi combinate într-unul singur document contabil, care va conține atât un ordin de efectuare a unei acțiuni, cât și o confirmare a finalizării acestei acțiuni.

Documentele contabile justificative pot fi denumite altfel contabilitate contabilă primară. Formularele contabile primare sunt primele dovezi ale unei tranzacții și sunt obligatorii pentru a reflecta tranzacția în contabilitate. Toate înregistrările din departamentul de contabilitate ar trebui să fie reflectate numai după ce a fost primit un document justificativ corect executat. Ar trebui amintit regula importanta: "Fără document - fără postare!"

Este important nu numai să existe o formă de exculpație, ci și un design corect al acesteia. Prezența erorilor îl poate face invalid, prin urmare, la primirea oricărui formular, este imperativ să verificați toate rândurile pentru completarea corectă. Asigurați-vă că verificați prezența semnăturilor persoanelor responsabile, prezența unui sigiliu și trebuie să fie clar și lizibil. Doar cu un design potrivit, poți fi sigur că în viitor nu vei avea probleme cu autoritățile de control. Documentele primare executate corect în departamentul de contabilitate trebuie să conțină un anumit set de detalii.

Detalii obligatorii ale documentelor primare:

• denumirea și codul formularului;
• Data pregătirii;
• Numele companiei;
• tipul de tranzacție comercială și conținutul acesteia;
• contoare naturale și monetare ale operațiunii;
• semnăturile persoanelor responsabile.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a stabilit forme unificate de documente primare care trebuie utilizate la procesarea tranzacțiilor comerciale.

Formele standard ale documentelor contabile primare sunt utilizate pentru a contabiliza tranzacțiile cu numerar, pentru activele fixe, imobilizările necorporale, articolele de inventar, operațiunile de tranzacționare, precum și tranzacțiile aferente.

Dacă este necesar să se facă modificări la formularele unificate existente, să le completeze cu detalii și linii necesare, atunci întreprinderea trebuie să emită o comandă sau o comandă pentru a introduce detalii suplimentare. Când schimbați forma standard a documentului contabil primar, merită să ne amintim că este imposibil să ștergeți detaliile deja existente, le puteți doar completa.

Dacă un formular unificat nu este aprobat pentru niciun document contabil primar, atunci organizația dezvoltă independent un formular convenabil pentru ea însăși, în acest caz, principalele cerințe pentru formularele modificate sunt prezența tuturor detaliilor obligatorii indicate mai sus.

Dreptul de a semna documente primare poate fi atribuit doar unui anumit cerc de persoane, a căror listă de nume și funcții trebuie să fie reflectată în documentul corespunzător pentru dreptul de a semna un anumit document (de exemplu, puteți descărca un exemplu de putere de avocat din link).

Dacă se comite o eroare în documentul contabil primar deja întocmit, atunci editarea acestuia este permisă dacă nu este un formular de numerar sau bancar. Pentru acestea din urmă, nu sunt permise corecții. Dacă în forme monetare se fac greșeli, apoi un astfel de formular este tăiat și aruncat, după care este completat formă nouă. Exemple de formulare care nu permit corecții includ o chitanță de numerar și un ordin de cheltuieli, un cec de numerar și un anunț pentru o contribuție în numerar.

Corecțiile în documentele contabile primare se efectuează după cum urmează: este necesar să tăiați datele indicate incorect și să scrieți informațiile corecte deasupra, alături de aceasta este necesar să indicați data modificării, semnătura. Rectificările aduse formularului trebuie convenite cu persoanele care au întocmit acest formular și l-au semnat. La acord, lângă corectare, trebuie să indicați sintagma: „corectat și de acord”.

Documente contabile primare. Tratament

La intrarea în întreprindere, documentele contabile primare sunt verificate pentru corectitudinea completării: sunt completate toate rândurile, sunt sumele calculate corect, există semnături și sigilii, sunt toate detaliile introduse corect. După aceea, formularul trebuie înregistrat în reviste speciale. De exemplu, extras de plată Formularul T-53 este înregistrat în registrul statelor de plată formularul T-53a, iar ordinele de numerar de intrare și de ieșire sunt înregistrate în registrul de documente de numerar de intrare și ieșire formular KO-3. După înregistrare, documentele sunt transferate spre depozitare către departamentul de contabilitate, unde sunt depuse în dosarele corespunzătoare și stocate acolo pentru o anumită perioadă de timp. După anumită perioadă documentul este arhivat. Perioada de păstrare a documentelor primare este determinată și reglementată de legislația arhivistică. Stocarea și sistematizarea documentelor contabile la întreprindere se numește management document. Citiți mai multe despre stocarea și distrugerea documentelor în.

Legea care stabilește condițiile de stocare a documentelor contabile primare se numește Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-ФЗ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”.

Șeful organizației este responsabil pentru organizarea corectă a depozitării și distrugerii. Contabilul-șef este responsabil pentru siguranța și executarea corectă a documentelor.

Pe site-ul nostru puteți descărca multe formulare și formulare ale documentelor contabile primare în secțiunea „”, acolo veți găsi atât formulare goale, cât și mostre de completare cu scurte recomandări pentru înregistrare. Pentru comoditatea găsirii formei potrivite, acestea sunt împărțite în secțiuni în care puteți înțelege și găsi cu ușurință forma potrivită.

Lecție video. Ștergerea documentelor în 1C Accounting: instrucțiuni pas cu pas

Tutorial video practic despre ștergerea documentelor în 1C Accounting 8.3. Dirijată de Likina Olga: un expert al site-ului „Contabilitate pentru manechin”, un contabil pentru salariile OOO „Gestionare M.video. Lecția tratează instrucțiuni pas cu pas pentru a șterge documente.

Lecție video „Cum să întocmești documentația principală pentru o întreprindere”

Urmărește lecția video a profesorului site-ului „Contabilitatea manechinelor” Gandeva N.V.

Activitatea oricărei întreprinderi este strâns legată de întreținerea și prelucrarea documentației primare. Este necesar pentru întocmirea rapoartelor, calculul plăților impozitelor, adoptarea decizii de management. În articol, vom lua în considerare ce este - documentația primară în contabilitate - și cum este procesată.

Noțiuni de bază

Documentația primară în contabilitate - ce este? Ea este numită dovada faptului comisiei reflectată pe hârtie. În prezent, multe documente sunt compilate în sistem automatizat„1C”. Prelucrarea documentatiei primare presupune înregistrarea și contabilizarea informațiilor despre tranzacțiile comerciale finalizate.

Contabilitatea primară este etapa inițială a înregistrării evenimentelor care au loc în întreprindere. Tranzacțiile comerciale sunt acțiuni care implică schimbări în starea activelor sau a capitalului organizației.

Prelucrarea documentației primare în contabilitate: un exemplu de schemă

De regulă, în întreprinderi, conceptul de „lucrare cu documentație” înseamnă:

• Obținerea datelor primare.
• Preprocesarea informațiilor.
• Aprobarea conducerii sau a specialiștilor autorizați prin ordin al directorului.
• Se repetă.
• Efectuarea acțiunilor necesare pentru a efectua o tranzacție comercială.

Clasificare

Există o singură dată și cumulative documente primare. Tratament informațiile conținute în astfel de lucrări au o serie de caracteristici.

Documentația unică are scopul de a confirma un eveniment o singură dată. În consecință, procedura de prelucrare a acestuia este simplificată semnificativ. Documentația cumulativă este utilizată pentru o anumită perioadă de timp. De regulă, reflectă o operație efectuată de mai multe ori. În acest caz, când prelucrarea documentaţiei primare informațiile din acesta sunt transferate în registre speciale.

Cerințe de documentare

Documentația primară se întocmește în momentul efectuării operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia.

Reflectarea informațiilor se realizează pe forme speciale unificate. În lipsa formularelor aprobate, întreprinderea le poate dezvolta independent.

Etapele procesării documentației contabile primare

La fiecare întreprindere din stat există un angajat responsabil de lucrul cu informațiile primare. Acest specialist trebuie să cunoască regulile, să respecte cu strictețe cerințele legii și succesiunea acțiunilor.

Etape prelucrarea documentaţiei primare sunteți:

• Taxiuri. Este o evaluare a tranzacției reflectată pe hârtie, o indicație a sumelor asociate implementării acesteia.
• Gruparea. În această etapă, documentele sunt distribuite în funcție de caracteristicile comune.
• Alocarea contului. Aceasta implică desemnarea de debit și credit.
• Stingere. Pentru a preveni rambursarea pe documentele contabile primare r marchează „plătit”.

Erori în documente

Ele pot apărea din motive diferite. Practic, apariția lor este cauzată de atitudinea neglijentă a angajatului față de munca pe care o desfășoară, de analfabetismul specialistului și de funcționarea defectuoasă a echipamentului.

Corectarea documentelor este foarte descurajată. Cu toate acestea, în unele cazuri, este imposibil să faci fără corectarea erorilor. Defect admis pe documentația primară contabilă ar trebui să remedieze așa:

• Trimiteți intrarea incorectă cu o linie subțire, astfel încât să fie clar vizibilă.
• Scrieți informațiile corecte deasupra liniei tăiate.
• Pune un semn „Corectat pentru a crede”.
• Specificați data ajustării.
• Pune o semnătură.

Nu este permisă utilizarea agenților corectivi.

Lucrul cu documentele primite

Procesarea documentelor primite include:

• Definirea tipului de document. Documentele de contabilitate conțin întotdeauna informații despre tranzacțiile comerciale finalizate. De exemplu, acestea includ o factură, o comandă de primit Bani etc.
• Verificarea detaliilor destinatarului. Documentul trebuie adresat întreprindere specifică sau angajatul acestuia. În practică, se întâmplă ca documentele pentru achiziționarea materialelor să fie eliberate special către companie, deși contractul cu furnizorul nu a fost încheiat.
• Verificarea semnăturilor, sigiliilor. Persoanele care semnează documentul trebuie să aibă autoritatea în acest sens. Dacă aprobarea lucrărilor primare nu este de competența angajatului, atunci acestea sunt invalidate. În ceea ce privește printurile, în practică apar adesea erori în acele întreprinderi care au mai multe sigilii. Informațiile de pe amprentă trebuie să corespundă tipului de document pe care se află.
• Verificarea stării documentelor. În cazul depistarii deteriorării pe hârtii sau a lipsei oricăror foi, este necesar să se întocmească un act, a cărui copie să fie transmisă contrapartidei.
• Verificarea valabilitatii evenimentului reflectat in document. Angajații întreprinderii trebuie să confirme informațiile despre faptul tranzacției. Documentele privind acceptarea obiectelor de valoare sunt certificate de managerul depozitului, termenii contractului sunt confirmati de marketer. În practică, există situații în care un furnizor primește o factură pentru mărfuri pe care compania nu a primit-o.
• Specifică perioada căreia îi aparține documentul. La procesarea lucrărilor primare, este important să nu țineți cont de aceeași informație de două ori.
• Definitia sectiei contabile. La primirea documentației primare, este necesar să se stabilească în ce scopuri vor fi utilizate valorile livrate. Ele pot acționa ca active fixe, materiale, active necorporale, bunuri.
• Determinarea registrului în care
• Înregistrare pe hârtie. Se efectuează după toate verificările.

Lucrul cu documentele trimise

Procesarea acestui tip de documentație este oarecum diferită de cea de mai sus.

În primul rând, un angajat autorizat al întreprinderii formează o versiune schiță a documentului de ieșire. Pe baza acesteia, este în curs de elaborare un proiect de lucrare. Acesta este trimis managerului pentru aprobare. Cu toate acestea, un alt angajat care are autoritatea corespunzătoare poate aproba proiectul de document.

După certificare, proiectul este întocmit conform regulilor stabilite și trimis destinatarului.

Planificarea fluxului de lucru

Această etapă este necesară pentru a asigura primirea, trimiterea și procesarea promptă a documentației. Pentru organizarea competentă a circulației documentelor la întreprindere, diagrame speciale. Ele indică:

• Locul și data înregistrării lucrărilor primare.
• Numele complet și funcția persoanei care a întocmit și a depus documentele.
• Conturi realizate pe baza de acte.
• Ora și locul de depozitare a documentației.

Registre contabile

Sunt necesare pentru înregistrarea documentației primare. Totodată, pe documente este aplicată o marcă contabilă. Este necesar să se prevină reînregistrarea documentelor.

Titlurile de valoare primare pot fi stocate în registre electronice. Cu toate acestea, la cererea agențiilor guvernamentale sau a contrapărților, întreprinderea trebuie să furnizeze copii pe hârtie.

Caracteristici ale recuperării documentelor

În prezent, nu există o procedură clară pentru restaurarea documentelor în regulament. În practică, acest proces include următoarele activități:

• Numirea unei comisii care să investigheze motivele pierderii sau distrugerii documentelor. Dacă este necesar, șeful întreprinderii poate implica organele de drept în procedură.
• Apel la o organizație bancară, la contrapărți pentru copii ale documentelor primare.
• Rectificarea declarației de impozit pe venit. Necesitatea depunerii unui raport actualizat se datorează faptului că costurile nedocumentate nu sunt recunoscute drept cheltuieli în scopuri fiscale.

În cazul pierderii documentației primare, IFTS va calcula cuantumul deducerilor fiscale pe baza documentelor disponibile. Cu toate acestea, există o posibilitate de utilizare Autoritatea taxelor sancțiuni sub formă de amendă.

Greșeli frecvente în procesul de emitere a lucrărilor primare

De regulă, persoanele responsabile cu menținerea înregistrărilor comit următoarele încălcări:

• Completați formulare care nu sunt unificate sau aprobate de șeful întreprinderii.
• Nu indică detaliile și nu le reflectă cu erori.
• Nu aprobă documente cu semnătura lor și nu permit angajaților care nu au autoritatea să semneze acte.

Documentația care confirmă faptele tranzacțiilor comerciale este extrem de importantă pentru întreprindere. Designul său trebuie abordat cu mare atenție. Orice greșeală poate duce la consecințe negative.

Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi care afectează momentele de lucru.

Esența și sensul documentelor contabile

Cerințele legislative, în special, prevederile „Legii contabilității” fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt folosite pentru a confirma finalizarea oricăror operațiuni, servesc drept dovezi scrise ale proceselor în desfășurare.

Un document contabil este o formă în care evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială pot fi înregistrate.

După tipurile de documente financiar-contabile și scopul acestora pot fi clasificate după cum urmează:

1. Administrativ. Pe baza acestora, tranzacțiile comerciale nu sunt înregistrate. Aceste documente acționează ca instrucțiuni pentru execuție anumite actiuni. Acest grup include ordine, instrucțiuni ale conducerii.
2. Exculpator - confirma efectuarea operațiunilor efective în activitățile curente ale companiei. Ele stau la baza realizării înregistrărilor, de exemplu, acte de acceptare și transfer de valori, facturi pentru ștergere, transferuri interne. Adesea prezența lor trebuie confirmată prin documente administrative.
3. Documentele contabile sunt concepute pentru a simplifica procedura contabilă. Sunt diverse situații, situații contabile care explică procedura de realizare a acțiunilor și oportunitatea acestora.
4. Documentele combinate poartă semne administrative și exculpatorii în același timp. Ele servesc ca bază pentru apariția unei tranzacții comerciale și, de asemenea, conțin o indicație a finalizării acesteia. În acest caz, ca exemplu, putem lua în considerare documentele de numerar (comandă de numerar).

Dar documentele contabile

Documentele care reglementează contabilitatea sunt formate în ordinea întocmirii, adică sunt împărțite în primar și sumar. Pentru implementarea înregistrărilor contabile se bazează documentele contabile primare. Ele pot fi formate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alți contractori. Principalele documente contabile legate de primar sunt facturile, plata, numerarul, documentele bancare și alte documente. Consolidate sunt compilate pe baza de informații primare, conțin informații generalizate.

După conținutul lor, ele pot prelua valori materiale și bănești. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor valori. De exemplu, actele de acceptare și transfer, foile de parcurs pentru eliberarea mărfurilor oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților de proprietate mutate. De asemenea, este prezentată estimarea costului operațiunii efectuate.

Unele acte sunt exclusiv de decontare. Vorbim de fișe de plată, ordine de numerar, extrase de cont. Informațiile pe care le transportă sunt de natură exclusiv financiară - starea decontărilor cu contrapărțile, remunerarea angajaților.

Până de curând, a rămas cerința privind utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea face posibilă conducerea organizațiilor să elaboreze în mod independent forme de documente primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, documentul contabil curent este doar o formă care reflectă următoarele informații:

• denumirea și data întocmirii formularului;
• detalii despre entitate comercială;
• conținutul operațiunii și caracteristicile acesteia în termeni monetari și cantitativi;
• semnăturile persoanelor responsabile.

La ce sunt folosite documentele contabile?

Pentru organizații și chiar pentru antreprenori, importanța documentelor contabile este mare. Ele nu servesc doar ca confirmare a faptului împlinit activitate economică dar ajută și la determinarea stării financiare actuale a companiei. Pe baza acestora, subiecții efectuează calcule de impozit, în timp ce o scădere a bazei impozabile este posibilă doar dacă există documente care sunt corect întocmite din punct de vedere legislativ.

Absența documentelor primare necesare, certificatelor, declarațiilor poate crea ulterior multe probleme organizației, provocând întrebări suplimentare din partea autorităților de reglementare. Adesea, acest fapt servește drept bază pentru recalcularea bazei impozabile.

Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea curentă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrării, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - comenzi, comenzi, politici contabile. Confirmarea faptelor privind veniturile primite și cheltuielile efectuate sunt foi de parcurs, facturi, state de plată cu personalul, alte numerar și documente bancare. Pentru simplificarea procedurii contabile sunt utilizate pe scară largă cifra de afaceri, situațiile cumulative care conțin informații generalizatoare despre operațiuni omogene.

Transferul documentelor și perioada de păstrare

Având în vedere că rolul și importanța documentelor contabile sunt de netăgăduit pentru fiecare entitate economică, circulația și păstrarea acestora trebuie, de asemenea, să fie supusă unor reguli.

Organizațiile întocmesc în mod independent un program pentru fluxul de documente primare, care include următorii pași:

• acceptare sau înregistrare;
• tratament;
• depozitare;
• transfer în arhivă.

Programul specificat trebuie să conțină termenii optimi pentru prelucrarea datelor primite. Dacă este necesar, este permisă ajustarea perioadelor stabilite.

Depozitarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, la schimbarea persoanelor responsabile, este necesară întocmirea unui act de acceptare și transfer de documente contabile, un eșantion al căruia este elaborat ținând cont de caracteristicile companiei. Dar, în același timp, este necesar să se întocmească un registru detaliat al documentelor contabile în timpul transferului de cazuri, un eșantion din care va conține informații complete despre volumul existent de tranzacții.

Perioada de păstrare a documentelor este diferită, în funcție de scopul acestora. Informațiile care furnizează date de calcul al impozitelor trebuie să fie disponibile pentru cel puțin 4 ani. Formularele completate care oferă informații despre angajați se păstrează până la 75 de ani.

Registrul documentelor contabile la transferul cazurilor (eșantion)

Documentația primară servește ca bază pentru efectuarea înregistrărilor contabile în registrele contabile. Aceste formulare sunt concepute pentru a înregistra pe hârtie fiabilitatea faptului unei tranzacții comerciale care a dus la schimbarea situației economice a întreprinderii. Înregistrarea organizației primare este reglementată de lege. Fiecare șablon trebuie să respecte cerințele Legii din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ.

Forme și tipuri de documentație primară

Formele documentelor primare utilizate de entitățile comerciale pot fi unificate și dezvoltate de către părțile la tranzacție în mod independent. Lista formularelor standard care sunt obligatorii pentru utilizare în situatii specifice aprobat prin lege. În astfel de mostre, organizațiile nu au dreptul să schimbe în mod independent structura sau conținutul. Documentele neunificate pot fi create de companie, ținând cont de specificul activităților sale. Acestea sunt supuse aprobării prin actele locale ale companiei.

Clasificarea documentației primare presupune împărțirea în forme de utilizare internă și externă. Documentele interne descriu tranzacții care afectează activitățile unei instituții - compania care a întocmit acest certificat. Cele externe sunt concepute pentru a stabili tranzacțiile și rezultatele acestora între doi sau mai mulți participanți.

Pentru formele interne, împărțirea în următoarele grupuri este tipică:

1. Tip administrativ - folosit pentru a emite instrucțiuni și instrucțiuni către unitățile structurale și personalul.
2. Versiunea executivă a șabloanelor este utilizată pentru afișarea tranzacțiilor care au fost efectuate în perioada curentă.
3. Documente pentru contabilitate - scopul lor este de a sistematiza întregul complex de evenimente și de a rezuma informațiile documentare primite ( prim exemplu- registre).

Registrele de contabilitate includ cărți și jurnale, carduri de contabilitate. Acest tip de documentație poate fi împărțit în subspecii, care diferă prin modul în care sunt completate și întreținute:

• cronologic - toate operațiunile din acestea sunt afișate în strictă conformitate cu cronologia reală a evenimentelor;
• sistematic (exemplu - carte de casă);
• combinate;
• analitic;
• sintetice, implicând o defalcare a sumelor pe conturi contabile generalizate.

Documentația primară poate lua forma unui acord între contrapărți, o factură de plată, o scrisoare de însoțire, acte de acceptare și livrare a sarcinilor finalizate. Documentele primare includ un set de formulare pentru decontările cu personalul. Această categorie include foile de pontaj, statele de plată.

NOTĂ! Detașarea și cedarea activelor întreprinderii se formalizează folosind primar. Această categorie de documente se caracterizează prin prezența formularelor standard. Anterior, acestea erau obligatorii pentru toate entitățile comerciale. Acum fiecare organizație decide singură dacă folosește formularele recomandate sau își dezvoltă propriile șabloane.

O atenție deosebită în practica contabilă este acordată casei de marcat primare. Este unificat. Modificarea setului de detalii sau a structurii șablonului poate duce la privarea chiar și a unei forme semnate de forță juridică. Acest grup include toate tipurile de documente care arată primirea banilor la casierie, dispunerea acestora. Acestea includ registrul de numerar, care rezumă întreaga gamă de acțiuni cu numerar.

Clasificarea întreprinderilor primare pe etape ale antreprenoriatului

Depinde în ce stadiu acest moment se află afacerea, se folosesc anumite forme de documentație contabilă primară. De obicei, tranzacțiile, în ceea ce privește furnizarea documentelor, pot fi împărțite în trei etape.

1. Stabilirea termenilor contractului. Partenerii negociază, dezvoltând un consens care să se potrivească ambelor părți. Banii și bunurile nu își schimbă încă mâinile, serviciile nu sunt încă furnizate, nu se lucrează, dar totul este pregătit pentru începerea interacțiunii. Următoarele tipuri de primare vor fi rezultatul acestei etape:
   • contract (sunt posibile diverse forme);
   • o factură de plată.
2. Oferă recompensă. Plata se poate face sub diferite forme. Acest punct important este fixat de sursa primară care confirmă transferul de bani:
   • daca plata nu s-a facut in numerar, atunci se va confirma printr-un extras din contul curent, un cec de la terminalul de plata etc.;
   • daca banii au fost transferati prin "numerar", un cec de casierie va servi drept confirmare, un formular responsabilitate strictă sau o chitanță pentru o comandă în numerar primită.
3. Transfer de bunuri, prestare de servicii, prestare a muncii. Ea a făcut plata, acum este timpul ca cealaltă parte să-și îndeplinească obligațiile. Faptul că a făcut acest lucru cu bună-credință, iar prima parte nu are pretenții, va fi dovedit prin următoarele documente primare:
   • borderoul (dacă mărfurile au fost transferate);
   • bon de vânzare (poate fi emis împreună cu o chitanță de numerar sau poate fi prezentat ca un singur document);
   • actul de servicii prestate (sau munca prestată).

Aceste documente sunt necesare pentru furnizarea taxei, deoarece confirmă cheltuielile efectuate de prima parte, care afectează direct baza de impozitare.

Controlul, pastrarea si organizarea contabilitatii documentelor primare

Contabilitatea documentației primare ar trebui organizată astfel încât fiecare formular să treacă prin sistemul de înregistrare din cadrul întreprinderii. Acest lucru este necesar pentru a minimiza riscul pierderii certificatelor și a altor forme. Funcționarul sau altă persoană responsabilă începe jurnalele de înregistrare a documentației. Toate formularele primite sunt procesate ca primite. Outbound sunt formulare care sunt generate intern de întreprindere (indiferent dacă sunt emise către terți sau rămân în întreprindere).

Documentația primită trebuie să treacă prin mai multe etape de contabilitate și înregistrare:

1. acceptare.
2. prelucrare inițială.
3. Distribuția pe tipuri de forme și scopul acestora.
4. Înregistrarea în jurnalele contabile cu aplicarea unei ștampile pe document și atribuirea unui număr de intrare cu data acceptării.
5. Observarea de către conducerea companiei (când directorul se uită la corespondența primită, el pune rezoluții asupra acesteia).
6. Executarea documentului.

Pentru a organiza un sistem eficient de management al documentelor și pentru a asigura controlul siguranței formularelor, este necesar să se elaboreze și să se aprobe un program de flux de lucru cu o nomenclatură de cazuri. În program, este necesar să se dezvăluie etapele de înregistrare, înregistrarea documentelor, procedura de transfer al acestora la depozitare, indicând intervalul de timp, enumerarea angajaților responsabili pentru fiecare pas.

Este necesar să se păstreze documentația primară executată și reflectată în contabilitate cel puțin 5 ani. Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558 prevede o clasificare a formularelor cu referire la momentul depunerii lor la arhivă:

• documentația administrativă trebuie să rămână disponibilă timp de 75 de ani (dacă comenzile și instrucțiunile afectează desfășurarea activității de bază a companiei) sau 5 ani, cu condiția ca formularul să reflecte soluționarea problemelor administrative;
• formularele care însoțesc implementarea tranzacțiilor comerciale sunt supuse păstrării timp de 3-5 ani.

REFERINŢĂ! Legea nr. 402-FZ în art. 29 perioada de depozitare este limitată la 5 ani. Legislația fiscală prevede asigurarea siguranței și disponibilității documentației contabile pentru cel puțin 4 ani.

Pentru astfel de forme sunt prevăzute condiții speciale și perioade de depozitare:

1. Documentele cu ajutorul cărora s-a reflectat valorificarea bunurilor supuse amortizarii nu pot fi arhivate timp de 4 ani de la data radierii acestei proprietăți.
2. Dacă documentația primară a fost întocmită în perioada producerii unei pierderi, care este utilizată pentru reducerea cuantumului impozitului pe venit, atunci aceasta trebuie păstrată până la încetarea efectelor unei astfel de nerentabilități asupra bazei impozabile.
3. Operații primare de caracterizare a apariției creanţe de încasat, trebuie păstrat timp de 4 ani din momentul în care datoria restantă este recunoscută ca fiind neperformantă (dacă are loc un astfel de fapt).

Pentru formularele electronice, perioadele de păstrare sunt identice cu cele ale documentelor pe hârtie. Procedura de anulare a primarului ar trebui efectuată cu participarea unei comisii special create.

Aprobarea formularelor de documentație primară

Documentația primară neunificată poate fi dezvoltată de entitățile comerciale în mod independent. Pentru astfel de forme, principalul criteriu de conformitate cu normele legii este respectarea standardelor Legii nr. 402-FZ în ceea ce privește detaliile obligatorii:

• Titlul documentului;
• data înregistrării;
• informații despre societatea care alcătuiește formularul prin care se poate identifica întreprinderea;
• conținutul tranzacției de afaceri afișate indicând evaluarea subiectului tranzacției;
• reducerea contoarelor naturale și a valorilor cantitative;
• prezența semnăturilor funcționarilor responsabili (cu indicarea obligatorie a funcției și a numelui complet).

TINE MINTE! Pentru a utiliza șabloane dezvoltate de sine ca documentație principală, este necesar să le aprobe printr-un act local al întreprinderii.

Numerarul și documentele de plată aparțin unui grup de forme strict reglementate. Întreprinderile, prin ordinul lor sau prin orice altă comandă, nu sunt autorizate să elimine linii, celule din ele sau să modifice structura. Întreprinderile își pot face propriile ajustări la șabloanele neunificate, pot adăuga și elimina blocuri de informații. Când dezvoltați noi formulare pe cont propriu, puteți lua mostre standard ca bază.

Pentru a aproba primarul, puteți extrage exemplele sale într-o aplicație separată la politica contabilă. A doua opțiune - pentru fiecare formular, șeful emite o comandă pentru întreprindere. Textul ordinului indică informații privind introducerea de noi forme de documentare în contabilitate, care trebuie întocmite după un singur model. Formularele în sine sunt incluse în ordine sub formă de cereri independente.

Dacă o organizație va folosi formulare standard recomandate de departamentele relevante pentru a reflecta tranzacțiile individuale, atunci aceste formulare nu trebuie să fie aprobate prin acte interne. Pentru a remedia o astfel de decizie, este suficient să faceți o intrare în politica contabilă privind utilizarea șabloanelor standardizate.

La introducerea unor noi forme de documente în sistemul de management al documentelor, se recomandă aprobarea lor prin comandă.

Ce ar trebui să-și amintească întotdeauna un contabil?

Starea ideală a documentației primare - conditie necesara fara probleme cu controale fiscaleși revizuiri, dovada nevinovăției cuiva într-un litigiu cu o contraparte etc. Vă prezentăm o serie de nuanțe importante, care ar trebui să fie întotdeauna amintit de un contabil atunci când lucrează cu documente primare.

1. Primarul este singura dovadă. Fără documentație primară, este imposibil să se dovedească faptele de livrare, costuri, îndeplinirea sau neîndeplinirea termenilor tranzacției. Nici instanța nu va deveni asistent - există precedente când reclamanții au fost refuzați sau pârâții și-au părăsit pretențiile din lipsa dovezilor anumitor etape ale tranzacției din lipsa unui număr de documentație primară.

   IMPORTANT! Fără un „primar” în cazuri rare, este posibil să se dovedească faptul prestării serviciilor: instanța poate lua în considerare opiniile experților suplimentare și documentele justificative. În cazul în care se renunță la prestarea muncii, absența unui act semnat de client nu îl va scuti de plată.

2. Mai bine fără erori, dar defecte minore nu sunt pline. Coșmar orice contabil - refuz de a rambursa TVA din cauza datelor incorecte din documentele primare. Dar dacă erorile sunt minore, deducerea nu trebuie refuzată. Semnificația erorilor este reglementată de partea 2 a art. 9 lege federala din 06 decembrie 2011 Nr 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Autoritățile fiscale au confirmat acest lucru în Scrisoarea din 12 februarie 2015 Nr. GD-4-3 / [email protected]). Principalul lucru este că datele prezentate mărturisesc cu exactitate faptul plății și livrării de bunuri (prestarea de servicii). Deci, de exemplu, dacă conosamentul nu conține o referire la contract sau nu este indicată greutatea încărcăturii, acesta este un dezavantaj, dar nu un motiv pentru a refuza TVA-ul. Dar dacă lipsesc numele și data documentului, costul total al mărfurilor și o serie de alte detalii obligatorii, instanța poate considera o astfel de tranzacție nerealistă.
3. Atenție la semnătura falsă! Dacă semnăturile persoanelor responsabile de pe documente sunt falsificate, sau documentul este semnat de o persoană care nu are autoritatea să facă acest lucru, un astfel de primar nu va fi recunoscut de către autorități. În plus, este foarte important ca semnătura să fie scrisă de mână - facsimilele vor fi invalide.
4. Primarul cu o eroare nu este înlocuit. Dacă, de exemplu, facturile în care se constată o eroare pot fi rescrise prin emiterea unui document nou, corectat, cu aceleași detalii, atunci acest număr nu va funcționa cu documentația principală. În ciuda faptului că uneori instanțele recunosc documentele corective, este mai bine să corectăm greșeala conform regulilor art. 7 din „Legea contabilității” - se înscrie data corectării în document și se certifică cu semnăturile persoanelor autorizate.
5. Traducerea nu este întotdeauna necesară. Desigur, primarul este compilat pe limba de stat. Dar uneori traducerea cuvintelor individuale din limbă străină se dovedește a fi nepotrivit, de exemplu, dacă este numele unei mărci sau al unui produs.
6. Primar electronic - numai cu EDS. Astăzi nu este necesar să se limiteze la forma hârtiei a documentației primare, legea permite și media electronică. Dar va fi echivalat cu hârtie doar dacă este certificat printr-o semnătură digitală calificată. Un EDS necalificat este permis numai în anumite cazuri speciale, special specificate, iar primarul nu este inclus în acestea.