DOCUMENTARE ÎN CONTABILITATE

Un document (din latină documentum un exemplu instructiv, dovezi, dovezi) este o dovadă scrisă care confirmă faptul unei tranzacții comerciale, dreptul de a o efectua.

Documentația este un flux de informații despre activitățile financiare și economice ale organizației și este utilizată în managementul organizației pentru controlul preliminar, curent și ulterior.

Documentația servește drept bază pentru înregistrările contabile ulterioare și asigură acuratețea, fiabilitatea și incontestabilitatea indicatorilor contabili, precum și posibilitatea controlului acestora.

Conform regulamentului privind contabilitateși situațiile financiareîn Federația Rusă, toate tranzacțiile comerciale sunt documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.

Sens documente contabileîn activitatea financiară și economică este determinată nu numai de faptul că acestea servesc drept bază și confirmare a corectitudinii datelor contabile. Documentele sunt mijloacele prin care se desfășoară activitatea financiară și economică în sine. Ele sunt utilizate pentru conducerea operațională și managementul organizației. Pe baza documentelor se efectuează monitorizarea zilnică a circulației mărfurilor. valori materiale, Bani organizarea, se stabilește legalitatea și oportunitatea anumitor operațiuni. Documentele care confirmă acuratețea datelor contabile ajută la identificarea erorilor în contabilitate.

Documentele au semnificație juridică, sunt folosite ca probe în litigiile dintre organizații și persoane fizice. Doar documentele executate corect și la timp au valoare probatorie în arbitraj și instanțe judiciare. Documentele servesc ca bază pentru expertiza contabilă judiciară, efectuată prin hotărâre a parchetului, instanței de judecată, arbitrajului, prin decizie a autorităților de anchetă.

Documentele au valoare de control, deoarece fac posibilă controlul siguranței obiectelor de valoare, pentru a preveni cazurile de furt. Mare importanță deține documente atunci când efectuează audituri documentare, audituri ale activităților economice și financiare ale organizației. Documentele sunt folosite atunci când se analizează rezultatele muncii

organizatii. Este documentul care stă la baza sistemului informațional al organizației, care este utilizat în organizație. În lege Federația Rusă Despre informare, informatizare și protecția informațiilor se spune: Documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele informaționale. Documentarea informațiilor se realizează în modul stabilit de autoritățile de stat responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor, matricele acestora și securitatea Federației Ruse.

Un document contabil este un certificat scris care atestă faptul unei tranzacții comerciale.

Scopul principal al documentelor contabile: o justificare scrisă și o reflectare a tranzacțiilor comerciale (active), baza și sursa înregistrărilor contabile, punerea în aplicare a funcțiilor de control și fezabilitatea tranzacțiilor comerciale. Acest control se efectuează de către persoane responsabile la efectuarea operațiunilor (control preliminar), de către angajații departamentului de contabilitate la prelucrarea documentelor, precum și de către auditori în timpul auditurilor și anchetelor documentare.

Primar document contabil trebuie întocmit în momentul săvârșirii faptului de viață economică, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acestuia. Documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat semnatura electronica.

Document electronic - informații documentate prezentate în formă electronică, de ex. într-o formă adecvată pentru percepția umană folosind calculatoare electronice, precum și pentru transmiterea prin rețele de informație și telecomunicații sau prelucrare în sistemele informaționale.

Legea federală „Cu privire la semnătura electronică” nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 definește o semnătură electronică ca o informație în formă electronică care este atașată la alte informații în formă electronică (informații semnate) și care este utilizată pentru o anumită persoană care semnează informații.

Dacă, în conformitate cu legislația Federației Ruse, documentele contabile primare, inclusiv sub forma unui document electronic, sunt retrase, copiile documentelor retrase realizate în conformitate cu procedura stabilită de legislația Federației Ruse sunt incluse în documente contabile.

În cazul în care legislația Federației Ruse sau contractul prevede depunerea unui document contabil primar către o altă persoană sau către un organism de stat pe hârtie, entitatea economică (organizația) este obligată, la cererea altei persoane sau organism de stat, la pe cheltuiala proprie, sa realizeze copii tiparite ale documentului contabil primar intocmit sub forma unui document electronic.

Un document contabil în forma sa externă este un formular pe care se înregistrează conținutul unei tranzacții comerciale, momentul și locul finalizării acesteia, indicatorii naturali, valoarea tranzacției etc.. Acestea și multe alte informații înregistrate în document sunt elementele sale constitutive, denumite în practică detalii.

Fiecare document trebuie să-și îndeplinească pe deplin scopul, trebuie să conțină anumiți indicatori. Indicatorii care caracterizează tranzacția comercială reflectați în document se numesc detalii.

Formularele documentelor contabile primare se aprobă de către conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea. Noua lege „Cu privire la contabilitate” a abolit conceptul de „ forme unificate”, acum organizațiile pot dezvolta pe cont propriu toate formele de documente primare. Pentru ca formele documentelor primare, pe baza cărora se consemnează fapta unei tranzacții comerciale, să devină legitime, acestea trebuie să fie aprobate prin ordinul șefului (eventual ca parte a politicii contabile) și să aibă Detalii

Detalii document

Fiecare document trebuie să-și îndeplinească pe deplin scopul, trebuie să conțină anumiți indicatori. Indicatorii care caracterizează tranzacția comercială reflectați în document se numesc detalii. Recuzită - din lat. requisitum - necesar, necesar.

Sunt necesare cerințe suplimentare și speciale. Documentele contabile primare trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii.

Detaliile obligatorii ale documentului contabil primar sunt:

Titlul documentului;

data întocmirii documentului;

denumirea entității economice care a întocmit documentul;

valoarea măsurării naturale și (sau) monetare a faptului vieții economice, indicând unitățile de măsură;

denumirea funcției persoanei (persoanelor) care a efectuat (au efectuat) tranzacția, operarea și răspunde (responsabilă) de corectitudinea executării acesteia;

semnăturile persoanelor prevăzute la alin. 6, cu indicarea prenumele și parafa acestora.

Pentru detalii suplimentare pot include: adresa și numărul de telefon al organizației, părțile implicate în tranzacție etc.

Detaliile sunt speciale corespunzătoare unui domeniu specific al contabilității.

Cerințe pentru completarea documentelor

Documentele trebuie întocmite în timp util, de regulă, în momentul tranzacției, sau dacă acest lucru nu este posibil din anumite motive, imediat după finalizarea tranzacției.

La vânzarea de bunuri, produse, lucrări și servicii folosind case de marcat, este permisă întocmirea unui document contabil primar cel puțin o dată pe zi după finalizarea acestuia pe baza încasărilor de numerar.

Documentele trebuie să conțină toate detaliile care reflectă date fiabile. Documentele pot fi completate cu pixuri, creion de neșters, mașini de scris sau complet automat. Documentul trebuie întocmit clar, clar, fără pete, notează în documente cu un simplu creion nepermis. Intrările finale legate de transferul de valoare trebuie să fie scrise cu cursive. Liniile libere ar trebui tăiate.

Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Documentele care întocmesc faptele vieții economice legate de numerar sunt semnate de șeful organizației și de contabilul-șef sau de persoanele împuternicite de aceștia.

Corectarea înregistrărilor eronate în documente

Corecțiile sunt permise în documentul contabil primar, cu excepția cazului în care legile federale sau documentele de reglementare prevede altfel. acte juridice organele de reglementare a contabilității de stat. Corecția trebuie să conțină data corectării, precum și semnăturile persoanelor care au întocmit documentul, indicându-se prenumele și parafa sau alte detalii necesare identificării acestor persoane.

Se pot face corecții la documentele contabile primare (cu excepția documentelor bancare și de numerar). În textul și datele digitale ale documentelor primare nu sunt permise ștergeri și corecții nespecificate. Erorile din documentele primare create manual sunt corectate după cum urmează: textul sau suma greșită este tăiată, textul corectat și (sau) suma sunt scrise. Se taie cu o linie pentru a putea fi citită cea corectată. Corectarea unei erori din documentul primar trebuie indicată prin inscripția „Corectat”, data corectării este stabilită, confirmată prin semnătura persoanelor care semnează documentul. (De exemplu, dacă numărul 429 este scris în mod eronat în document în loc de 439, nu puteți doar să tăiați numărul 2 și să scrieți numărul 3 deasupra acestuia. Numărul 429 este complet tăiat, 439 este scris, „Corectat” este scris, data este 29 mai 20_ și semnături: Sviridov, Zaitsev .)

Legea Federației Ruse „Cu privire la contabilitate”, Regulamentul privind introducerea situațiilor contabile și financiare în Federația Rusă stabilește că nu sunt permise modificări la numerar și documente bancare. În acest caz, trebuie întocmit un nou document.

Clasificarea documentelor

utilizate pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale. un numar mare de diverse documente. Pentru aplicarea corectă a documentelor se obișnuiește gruparea acestora, adică. întocmesc documente contabile consolidate care se clasifică după caracteristici omogene: după scop, ordine de întocmire, modalitate de înregistrare a tranzacţiilor, loc de întocmire, ordine de completare.

Prin programare, documentele se împart în administrative, executive (achitare), contabile, combinate.

Documentele administrative conțin o comandă (instrucțiune) pentru efectuarea unei tranzacții comerciale. Cu toate acestea, ele nu confirmă faptul implementării sale și, prin urmare, nu sunt baza pentru conturi. De exemplu, comenzi, ordine de plată către bancă pentru transferul taxelor etc.

Documentele justificative confirmă faptul unei tranzacții comerciale și servesc drept bază în contabilitate pentru reflectarea tranzacțiilor comerciale. De exemplu, facturi care confirmă cheltuielile efectuate, acte de acceptare și transfer de mijloace fixe etc.

Documentele contabile sunt întocmite de către personalul contabil în cazurile în care nu există alte documente care să înregistreze o tranzacție comercială, sau în vederea întocmirii documentelor administrative și justificative pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, situații cumulative, costul costului real de producție, tipuri diferite certificate și calcule întocmite de departamentul de contabilitate etc.

Documentele combinate îndeplinesc simultan funcțiile administrative și de achitare, achitare și contabilitate. De exemplu, o factură pentru eliberarea bunurilor materiale conține o comandă de eliberare a materialelor dintr-un depozit într-un atelier, precum și înregistrarea emisiunii efective.

Conform ordinii de compilare, documentele sunt primare și consolidate.

Documentele primare sunt compilate pentru fiecare tranzacție individuală în momentul finalizării acesteia. De exemplu, un ordin de intrare în numerar, un ordin de numerar de ieșire, cereri de plată, acte de anulare a activelor fixe etc.

Documentele consolidate se întocmesc pe baza documentelor primare întocmite anterior. Utilizarea lor facilitează controlul operațiunilor omogene. Ele pot fi executive, contabile și combinate. De exemplu, rapoarte de avans și de numerar, situații de grupare și cumulative. În special, raportul de avans, fiind combinat, îndeplinește funcțiile de document de justificare și contabilitate. Dă caracteristică completă decontari cu persoane responsabile: soldul sau depasirea avansului anterior, suma acestui avans, suma cheltuita, soldul si data platii acestuia catre casier sau depasirea si data rambursarii acestuia de catre intreprindere. În plus, raportul în avans oferă o descriere a costurilor de producție ale conturilor după ce raportul a fost verificat și aprobat. Pe reversul raportului este prezentată o listă a cheltuielilor individuale și documentele justificative ale acestora.

Conform metodei de înregistrare a tranzacțiilor, documentele sunt împărțite în unică și cumulative.

Documentele unice sunt utilizate o singură dată pentru a reflecta o singură tranzacție sau mai multe tranzacții efectuate simultan. După înregistrare, un document unic intră în departamentul de contabilitate și servește drept bază pentru reflectarea în contabilitate. De exemplu, comenzi de numerar primite și ieșite, extrase de plată etc.

Documentele cumulate sunt compilate pe o anumită perioadă (săptămână, deceniu, lună) pentru a reflecta tranzacțiile repetitive omogene care sunt înregistrate în ele pe măsură ce sunt finalizate. La sfârșitul perioadei se calculează totalurile pentru indicatorii utilizați pentru conturi. Trebuie remarcat faptul că documentele acumulative diferă de documentele consolidate prin faptul că documentul consolidat este întocmit pe baza documentelor primare, este rezumatul acestora, iar documentul cumulativ este un document primar întocmit treptat, prin operațiuni de acumulare. Documentele cumulate includ carduri de limită, comenzi de două săptămâni sau lunare etc.

În funcție de locul de întocmire, documentele sunt interne și externe.

Documentele interne sunt întocmite la întreprindere pentru a reflecta operațiunile interne. De exemplu, comenzi de intrare și de ieșire în numerar, facturi, acte, state de plată etc.

Documentele externe sunt completate în afara granițelor întreprinderii și sunt primite într-o formă oficială. De exemplu, facturi, extrase bancare, conosament etc.

După ordinea de finalizare, documentele pot fi clasificate în manuale și generate pe calculator. Unele documente sunt completate doar manual, de exemplu, cecuri de bani

Documentele întocmite cu ajutorul tehnologiei informatice înregistrează automat informații despre tranzacțiile efectuate în momentul în care au fost efectuate.

Acceptarea, verificarea si prelucrarea contabila a documentelor

Documentele primite de departamentul de contabilitate sunt prelucrate pentru a le pregăti pentru înscrieri în registrele contabile. Etapa principală a procesării contabile a documentelor în organizație este verificarea documentelor primite în esență, în formă, aritmetic.

La verificarea documentelor pe fond, este necesar să se stabilească legalitatea, corectitudinea și oportunitatea tranzacției comerciale. Conform procedurii contabile actuale, documentele primare privind tranzacțiile comerciale contrare legii și procedura stabilită de primire, depozitare și cheltuire a banilor, inventarului și a altor valori nu ar trebui să fie acceptate pentru executare. În cazul în care departamentul de contabilitate primește astfel de documente primare, contabilul șef trebuie să notifice șeful organizației despre ilegalitatea unei anumite tranzacții comerciale. În caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef în cursul anumitor tranzacții comerciale, documentele contabile primare pentru acestea pot fi acceptate spre executare printr-un ordin scris al șefului organizației, care, în acest sens, i se încredințează întreaga responsabilitate pentru consecințele unor astfel de operațiuni și includerea datelor despre acestea în contabilitate și raportare financiară. Documentele primite ca bază pentru calculul salariului sau anexate la comenzile în numerar primite și ieșite sunt supuse anulării obligatorii cu ștampila sau semnătura de mână „Primit” sau „Plătit” care indică data (ziua, lună, an). Verificarea documentelor pe fond este o continuare a controlului preliminar care precede tranzacția. Controlul preliminar este efectuat de către departamentul de contabilitate la întocmirea documentelor. De asemenea, este important pentru că majoritatea documentelor sunt persoane responsabile din punct de vedere financiar, și nu personal contabil.

Verificarea formularului vă permite să vă asigurați că un formular al formularului corespunzător a fost utilizat pentru a procesa o anumită tranzacție comercială, toate numerele sunt indicate clar, conținutul tranzacției și toate detaliile sunt reflectate.

După aceea, contabilul efectuează o verificare aritmetică, care se rezumă la verificarea corectitudinii calculelor și calculelor aritmetice, impozitarea documentelor. Impozitarea se face prin înmulțirea cantității cu prețul. Verificarea aritmetică vă permite să controlați calculele aritmetice ale rezultatelor, corectitudinea reflectării indicatorilor cantitativi și de cost.

După verificare, contabilul prelucrează documentele. Atribuirea conturilor de documente constă în stabilirea conturilor în care tranzacțiile comerciale înregistrate în documente trebuie înregistrate în debit și credit.

Organizarea fluxului de documente

Fluxul documentelor este modalitatea de deplasare a documentului din momentul primelor înregistrări până la data predării în arhivă.

Conceptul de flux de lucru include programarea trecerii documentelor, monitorizarea corectitudinii documentelor și reflectarea corespunzătoare a tranzacțiilor în conturile contabile. Optimizarea fluxului de lucru vă permite să setați numărul de documente necesareși numărul de persoane care lucrează cu aceste documente.

La întocmirea unui program, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:

documentele contabile primare acceptate de departamentul de contabilitate trebuie să aibă toate detaliile solicitate;

la primirea documentelor, trebuie verificată corectitudinea calculelor aritmetice;

documentele trebuie întocmite în conformitate cu cerințele actelor legislative și de reglementare (de exemplu, facturile de primire a mărfurilor trebuie să indice valoarea TVA pentru a putea accepta TVA pentru rambursare);

toate corectările din documente trebuie să fie certificate prin semnăturile persoanelor responsabile cu întocmirea acestora, indicând data corectării;

pentru orice tranzacție trebuie depuse toate documentele necesare (acord și completări la acesta, o factură sau un act de executare, o factură, un ordin de plată).

Pe stadiul inițial programând fluxul de lucru, contabilul șef stabilește un cerc de persoane care lucrează cu documente primare (angajați ai departamentului de aprovizionare, persoane responsabile de implementare - marketeri). În mod oficial, aceștia sunt informați despre regulile de prelucrare a documentelor primare și termenele de depunere a acestor documente la departamentul de contabilitate. Ordinul corespunzător al șefului organizației ar trebui, de asemenea, să stabilească responsabilitatea pentru transmiterea cu întârziere a documentelor către departamentul de contabilitate.

Prin ordinul său de contabilitate, contabilul-șef se obligă să accepte numai documente întocmite în modul prescris. Un contabil care acceptă documente întocmite cu încălcarea regulilor poartă răspunderea personală.

Controlul se supune și corectitudinii înregistrării tranzacțiilor în conturile contabile, pentru care fiecare document contabil primar este însoțit de o listă de înregistrări contabile care indică data și numele contabilului responsabil. În această etapă se stabilește controlul asupra corectitudinii executării documentelor contabile primare și reflectarea pe baza acestora a tranzacțiilor comerciale în conturile contabile.

Contabilul-șef trebuie să optimizeze fluxul de lucru. Aceasta stabilește:

lista documentelor primare utilizate la întreprindere;

care dintre angajații întreprinderii are dreptul să semneze aceste documente și răspunde de corectitudinea executării acestora și de promptitudinea depunerii către departamentul de contabilitate;

schema de lucru a departamentelor actuale ale organizației;

ordinea deplasării fiecărui document între departamentele organizației și termenul limită de transmitere a documentelor către utilizatorul final al informațiilor (de exemplu, contabilitate);

graficul deplasării documentelor în cadrul departamentului de contabilitate, care vă permite să organizați în timp util acumularea impozitelor și întocmirea situațiilor financiare.

După întocmirea programului, fiecărei persoane care participă la fluxul de lucru i se dă un extras corespunzător și se determină responsabilitatea pentru nerespectarea cerințelor fluxului de lucru.

Programul fluxului de lucru vă permite să îmbunătățiți controlul de către departamentul de contabilitate asupra întregii activități a organizației, adică îmbunătățește eficiența întregii activități contabile a organizației.

La întocmirea unui program de flux de lucru, se iau în considerare cerințele pentru o organizare rațională a fluxului de lucru: calea cea mai scurtă pentru deplasarea documentelor, indicarea executorilor specifici, timpul minim de trecere prin autorități.

Organizarea rațională a circulației documentelor se întărește funcții de control contabilitate, accelereaza timpul de intocmire a situatiilor financiare, creste eficienta contabilitatii necesare conducerii unei intreprinderi.

Procedura și termenele de păstrare a documentelor contabile

Toate documentele după procesarea finală a contabilității sunt arhivate în foldere și transferate pentru stocare în arhiva curentă, unde sunt asigurate siguranța lor și comoditatea depozitării. Pentru a găsi rapid documentul necesar, se formează un nomenclator de cazuri. Fiecare document primit, după ce a fost procesat, este depus într-un folder de fișiere. Toate dosarele din departamentul de contabilitate formează nomenclatorul cazurilor contabile. Lista de sarcini este formatată după cum urmează:

Indexul cazurilor (numerele folderului) Numele cazului (titlul) Numărul de cazuri din dosar Perioada de stocare și numărul dosarului conform listei Note

Numărul cazului este format din două părți - numărul atribuit unității și numărul în ordine în departamentul de contabilitate. Coloana „Număr de cazuri din dosar” se completează la sfârșitul anului.

Notele indică pe baza cărora dintre liste se stabilește perioada de păstrare a documentului: o listă a documentelor standard generate în activitățile comitetelor de stat, ministerelor, departamentelor și altor instituții, organizații, întreprinderi (indicând perioadele de păstrare) sau o listă a documentelor de gestiune a unei perioade de păstrare permanentă generate în activitățile organizațiilor comerciale neguvernamentale.

Cazurile din arhivă se emit prin ordin scris al contabilului-șef. Sechestrul înscrisurilor poate fi efectuat numai de către organele de anchetă, de cercetare prealabilă și de parchet, instanțe, inspectoratele fiscaleși poliția fiscală pe baza deciziilor lor în conformitate cu legislația Federației Ruse.

Retragerea este documentată într-un protocol, o copie a căruia este înmânată împotriva primirii oficialului relevant al întreprinderii, instituției. Cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul, contabilul-șef sau alt funcționar al organizației are dreptul de a face copii de pe documentele aflate în sechestru, indicând motivul și data sechestrului acestora. În cazul în care sunt sechestrate volume incomplete de documente (nedepuse, nenumerotate etc.), atunci cu permisiunea și în prezența reprezentanților organelor care efectuează sechestrul, funcționarii relevanți ai întreprinderii, instituțiile pot finaliza aceste volume (realizează un inventar, numerotați foile, sigilați, certificați cu semnătura lor, tipăriți).

Documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare) sunt supuse păstrării de către o entitate economică pe perioadele stabilite în conformitate cu regulile de organizare a arhivării de stat, dar nu mai puțin de cinci ani de la anul de raportare.

Documentele de politică contabilă, standardele unei entități economice, alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv instrumentele care asigură reproducerea documentelor electronice, precum și verificarea autenticității unei semnături electronice, sunt supuse stocării de către o instituție economică. entitate timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile (financiare) în ultima data.

O entitate economică trebuie să asigure condiții de depozitare sigure pentru documentele contabile și protecția acestora împotriva modificărilor.

În cazul încetării activității organizației, documentele privind acumularea și plata salariilor către angajați sunt supuse depunerii la arhiva statului.

Toate tranzacțiile comerciale efectuate la întreprindere trebuie să fie documentate fără greșeală. Pentru fiecare tranzacție trebuie întocmite documente contabile primare justificative corespunzătoare.

Documente contabile primare - ce se aplică acestora?

Documentele contabile primare se împart în administrative și exculpatorii.

Primele includ, în primul rând, diverse feluri de comenzi, ordine de a efectua diverse operațiuni. De regulă, aceste formulare sunt aprobate de conducerea întreprinderii.

Achitările includ documente care confirmă faptul tranzacției.

De asemenea, formularele administrative și de achitare pot fi combinate într-un singur document contabil, care va conține atât ordin de efectuare a unei acțiuni, cât și confirmarea încheierii acestei acțiuni.

Documentele contabile justificative pot fi altfel numite contabilitate primară. Formularele contabile primare sunt primele dovezi ale unei tranzacții și sunt obligatorii pentru a reflecta tranzacția în contabilitate. Toate înregistrările din departamentul de contabilitate ar trebui să fie reflectate numai după ce a fost primit un document justificativ corect executat. Ar trebui amintit regula importanta: "Fără document - fără postare!"

Este important nu numai să aveți o formă de exculpație, ci și un design corect al acesteia. Prezența erorilor îl poate face invalid, prin urmare, la primirea oricărui formular, este imperativ să verificați toate rândurile pentru completarea corectă. Asigurați-vă că verificați prezența semnăturilor persoanelor responsabile, prezența unui sigiliu și trebuie să fie clar și lizibil. Doar cu un design potrivit, poți fi sigur că în viitor nu vei avea probleme cu autoritățile de control. Documentele primare executate corect în departamentul de contabilitate trebuie să conțină un anumit set de detalii.

Detalii obligatorii ale documentelor primare:

• denumirea și codul formularului;
• Data pregătirii;
• Numele companiei;
• tipul de tranzacție comercială și conținutul acesteia;
• contoare naturale și monetare ale operațiunii;
• semnăturile persoanelor responsabile.

Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei a stabilit forme unificate de documente primare care trebuie utilizate la procesarea tranzacțiilor comerciale.

Pentru contabilitate se folosesc formulare standard ale documentelor contabile primare tranzactii cu numerar, pentru , imobilizari, imobilizari necorporale, obiecte de inventar, operatiuni de tranzactionare, precum si operatiuni aferente .

Dacă este necesar să se facă modificări la formularele unificate existente, să le completeze cu detalii și liniile necesare, atunci întreprinderea trebuie să emită o comandă sau o comandă pentru a introduce detalii suplimentare. Când schimbați forma standard a documentului contabil primar, merită să ne amintim că este imposibil să ștergeți detaliile deja existente, le puteți doar completa.

Dacă un formular unificat nu este aprobat pentru niciun document contabil primar, atunci organizația dezvoltă independent un formular convenabil pentru ea însăși, în acest caz, principalele cerințe pentru formularele modificate sunt prezența tuturor detaliilor obligatorii indicate mai sus.

Dreptul de a semna documente primare poate fi atribuit doar unui anumit cerc de persoane, a căror listă de nume și funcții trebuie să fie reflectată în documentul corespunzător pentru dreptul de a semna un anumit document (de exemplu, puteți descărca un exemplu de putere de avocat din link).

Dacă se comite o eroare într-un document contabil primar deja executat, atunci editarea acesteia este permisă dacă nu este un formular de numerar sau bancar. Pentru acestea din urmă, nu sunt permise corecții. Dacă în forme monetare se fac greșeli, apoi un astfel de formular este tăiat și aruncat, după care este completat formă nouă. Exemple de formulare care nu permit corecții includ o chitanță de numerar și un ordin de cheltuieli, un cec de numerar și un anunț pentru o contribuție în numerar.

Corecțiile în documentele contabile primare se efectuează după cum urmează: este necesar să tăiați datele indicate incorect și să scrieți informațiile corecte deasupra, alături de aceasta este necesar să indicați data modificării, semnătura. Rectificările aduse formularului trebuie convenite cu persoanele care au întocmit acest formular și l-au semnat. La acord, lângă corectare, trebuie să indicați sintagma: „corectat și de acord”.

Documente contabile primare. Tratament

La intrarea în întreprindere, documentele contabile primare sunt verificate pentru corectitudinea completării: sunt completate toate rândurile, sunt sumele calculate corect, există semnături și sigilii, sunt toate detaliile introduse corect. După aceea, formularul trebuie înregistrat în reviste speciale. De exemplu, extras de plată Formularul T-53 este înregistrat în registrul statelor de plată formularul T-53a, iar ordinele de numerar de intrare și de ieșire sunt înregistrate în registrul de documente de numerar de intrare și de ieșire formular KO-3. După înregistrare, documentele sunt transferate spre depozitare către departamentul de contabilitate, unde sunt depuse în dosarele corespunzătoare și stocate acolo pentru o anumită perioadă de timp. După o anumită perioadă de timp, documentul este transferat în arhivă. Perioada de păstrare a documentelor primare este determinată și reglementată de legislația arhivistică. Stocarea și sistematizarea documentelor contabile la întreprindere se numește management document. Citiți mai multe despre stocarea și distrugerea documentelor în.

Legea care stabilește condițiile de stocare a documentelor contabile primare se numește Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-ФЗ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”.

Șeful organizației este responsabil pentru organizarea corectă a depozitării și distrugerii. Contabilul-șef este responsabil pentru siguranța și executarea corectă a documentelor.

Pe site-ul nostru puteți descărca multe formulare și formulare ale documentelor contabile primare în secțiunea „”, acolo veți găsi atât formulare goale, cât și mostre de completare cu scurte recomandări pentru înregistrare. Pentru comoditatea găsirii formei potrivite, acestea sunt împărțite în secțiuni în care puteți înțelege și găsi cu ușurință forma potrivită.

Lecție video. Ștergerea documentelor în 1C Accounting: instrucțiuni pas cu pas

Tutorial video practic despre ștergerea documentelor în 1C Accounting 8.3. Condus de Likina Olga: un expert al site-ului „Contabilitate pentru manechin”, un contabil pentru salariile OOO „Gestionare M.video. Lecția tratează instrucțiuni pas cu pas pentru ștergerea documentelor.

Lecție video „Cum să întocmești documentația principală pentru o întreprindere”

Urmărește lecția video a profesorului site-ului „Contabilitatea manechinelor” Gandeva N.V.

Zeci de operațiuni sunt efectuate la întreprindere în fiecare zi. Contabilii trimit bani contractorilor, fondurilor și fondatorilor, calculează salariile, sosesc computerele și mobilierul, percep penalități, calculează amortizarea etc. Pentru fiecare astfel de operațiune, este necesar să se întocmească un document primar (clauza 1, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, denumită în continuare Legea nr. 402-FZ).

Documentul primar este creat la momentul operațiunii sau la finalul acesteia ca confirmare a faptului operațiunii (clauza 3, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ). Pe baza contabililor primari fac postări.

O factură, un act pentru furnizarea de servicii pentru crearea unui site web, o declarație contabilă - toate acestea sunt documente primare pe care contabilii le folosesc în munca lor zilnică. Există o mulțime de tipuri de primare, iar varietatea acestuia depinde de caracteristicile companiei. De exemplu, într-o companie de transport, unul dintre principalele tipuri de documentație primară va fi conosamentul, iar într-o bibliotecă, un act de anulare a literaturii.

Documentele primare ar trebui să fie păstrate la întreprindere timp de cel puțin cinci ani, în timp ce perioada începe să conteze după anul de raportare (clauza 1, articolul 29 din Legea nr. 402-FZ). Adică un document din data de 07.03.2016 trebuie păstrat cel puțin până în 2021 inclusiv. Perioadele separate de păstrare pentru înregistrările primare sunt stabilite prin Lista aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558. Pentru păstrarea documentelor contabile, la întreprindere se creează adesea arhive speciale.

Primarul poate fi pe hârtie sau electronic. În practică, din ce în ce mai mult mai multe companii folosind managementul electronic al documentelor (EDM). În special, companiile schimbă contracte, facturi de plată, acte, borderouri și facturi.

EDI simplifică foarte mult procedura de procesare a documentelor primare din momentul creării acestora până în momentul contabilizării și accelerează lucrul între contrapărți. mare avantaj - documente electronice nu trebuie tipărite, dacă aceasta nu contravine legii sau termenilor contractului (clauza 6, articolul 9 din Legea nr. 402).

Un document electronic este certificat cu o semnătură electronică calificată. Dacă părțile iau o decizie adecvată, primarul poate fi semnat cu o semnătură simplă sau necalificată (scrisoare a Departamentului de Politică Fiscală și Vamală al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 12 septembrie 2016 Nr. 03-03-06/2 /53176).

Lipsa documentelor primare în companie poate duce la o amendă gravă de la 10.000 la 30.000 de ruble (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse). Autoritățile fiscale vor emite și o amendă pentru erorile de înregistrare. În plus, persoanele responsabile de documente pot fi amendate în temeiul articolului 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse în valoare de 2.000 până la 3.000 de ruble. Mai există un pericol: dacă în timpul auditului organele fiscale nu găsesc documentul solicitat, pot elimina o parte din cheltuieli din baza impozabilă, prin urmare, societatea va trebui să plătească impozit suplimentar pe venit.

Detalii obligatorii ale documentului primar

Doar documentul primar cu toate detaliile necesare are forță juridică (clauza 4, articolul 9 din Legea nr. 402-FZ):

1. nume (de exemplu, „Act of Services Rendered”, „ Ordin de plata", "Informații contabile");
2. Data pregătirii;
3. numele autorului documentului (de exemplu, SKB Kontur OJSC, Soyuz LLC, IP Ivanova E.V.);
4. conținutul documentului sau tranzacției comerciale (de exemplu, „Servicii de acces la internet”, „Materiale transferate în vederea procesării”, „Plata pe factura pentru articole de papetărie”, „Dobândă acumulată în baza contractului de împrumut”);
5. indicatori naturali și monetari (bucăți, metri, ruble etc.);
6. posturi responsabile (de exemplu, „Contabil”, „Magazin”, „Manager HR”, „Șef Departament Vânzări”, etc.);
7. semnăturile părților.

Un document executat corect va ajuta, dacă este necesar, în litigiu, de exemplu, atunci când cumpărătorul nu plătește datoria sau încearcă să invalideze tranzacția. Dar un document cu erori sau semnături fictive poate juca o glumă crudă - așa că nu ar trebui să semnezi niciodată pentru un furnizor dacă acesta a uitat brusc să semneze. Stocați cu atenție toate documentele primare și verificați întotdeauna cu atenție toate detaliile din documentele primite.

Până acum, în practică, puteți întâlni plângeri ale clienților cu privire la lipsa tipăririi. Amintiți-vă că din 04.07.2015, pentru majoritatea organizațiilor, sigiliul a fost anulat și îl puteți folosi după bunul plac (Legea Federală din 04.06.2015 Nr. 82-FZ). Informațiile despre prezența sigiliului organizației trebuie specificate în cartă. Dacă contrapartea cere insistent un sigiliu, dar nu îl aveți pe el temeiuri legale, puteți notifica contrapartea în scris despre absența acesteia și puteți oferi un extras din politica contabilă.

Formele documentelor primare

În lucrare, puteți utiliza forme unificate și proprii de documente primare (clauza 4, articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). În acest caz, un primar de casă trebuie să aibă toate detaliile necesare. Multe companii sunt forțate să dezvolte propria versiune a actului de anulare a materialelor, deoarece nu există o formă unificată a documentului.

Este permisă utilizarea unei forme combinate a documentului primar, atunci când o formă unificată este luată ca bază și completată cu coloanele sau rândurile necesare. În același timp, toate detaliile obligatorii trebuie păstrate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 24 martie 1999 nr. 20).

Alegerea firmei cu privire la formele primare utilizate trebuie precizata in politica contabila.

În procesul de activitate, poate fi nevoie de noi documente primare, apoi acestea pot fi elaborate și aprobate de politica contabilă.

Notă! Deoarece contrapartea dvs. poate folosi și documente primare elaborate independent, este necesar să indicați în politica contabilă că acceptați și aceste documente pentru contabilitate.

Pentru majoritatea documentelor, aveți dreptul de a nu utiliza formulare unificate, dar tranzacțiile în numerar ar trebui să fie executate numai conform documentelor aprobate (informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. PZ-10/2012).

Tipuri de documente primare

Specialiștii pot găsi principalele forme ale documentelor primare în albumele de formulare unificate aprobate prin rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse. Să aruncăm o privire la cele mai comune.

Documente contabile comerciale

• TORG-12;
• Eticheta produsului;
• Document de transfer universal.

Documente contabile mijloace fixe

• OS-1 „Lege privind acceptarea și transferul mijloacelor fixe (cu excepția clădirilor, structurilor)”;
• OS-4 „Lege privind radierea imobilizărilor”;
• OS-6 „Card de inventar pentru contabilizarea mijloacelor fixe”.

Cash primar

Tranzacțiile cu numerar sunt executate exclusiv în conformitate cu Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar (Instrucțiunea Băncii Centrale a Federației Ruse din 11 martie 2014 nr. 3210-U). Este imposibil, de exemplu, să emiteți un „consumabil” în formă liberă sau să vă dezvoltați propria versiune.

Formularele documentelor primare de numerar sunt aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88:

• KO-1 „Comandă în numerar primită”;
• KO-2 „Mandament de numerar pentru cheltuieli”;
• KO-3 „Jurnalul de înregistrare a documentelor de intrare și ieșire de numerar”;
• KO-4 „Cartea de numerar”;
• KO-5 „Cartea de contabilitate a fondurilor primite și emise de casier”.

Documentele de numerar trebuie verificate foarte scrupulos, deoarece o astfel de organizație primară este direct legată de circulația numerarului și atrage întotdeauna atenția organismelor de inspecție. De exemplu, autoritățile fiscale vor acorda cu siguranță atenție PKO, în care suma depășește 100.000 de ruble. Și totul pentru că este imposibil să plătiți în numerar cu o contraparte într-o sumă care depășește 100.000 de ruble. Lipsa semnăturilor în documentele de numerar va deveni, de asemenea, un motiv pentru proceduri cu Serviciul Fiscal Federal.

Să recapitulăm. Deci, documentele primare sunt o parte integrantă a contabilității și contabilitate fiscală. Operațiunile nu pot fi efectuate fără documente justificative. Adesea, contabilii formează postări în contabilitate pe baza unei copii sau scanări a documentului principal. Este foarte important să înlocuiți la timp copiile cu documentele originale, altfel autoritățile de reglementare pot considera tranzacția sau tranzacția ca fiind fictive. Doar documentele întocmite în condițiile legii sunt garanții securității și fiabilității contabilității în societate.

Astăzi, în contabilitate, un loc important îl ocupă executarea corectă a documentației primare. Prin urmare, fiecare contabil trebuie să știe să întocmească corect acest tip de document. Acest articol va fi dedicat acestei probleme.

Documentele primare se consideră ca bază pentru efectuarea unei înscrieri în contabilitate și înscrierea acesteia în registru. Aceste documente, care sunt utilizate în contabilitate, sunt considerate parte a sistemului de documentație de gestiune.

În contabilitate, documentele pot fi înregistrate în registrul de documentație primară numai atunci când sunt întocmite conform structurii, care se află în anumite albume care conțin formulare unificate. Sunt concepute special pentru documentația primară. În aceste formulare puteți găsi o mostră de documente solicitate. Această formă este determinată de legislația Federației Ruse. Formularul a fost confirmat în Rusia prin ordin al Ministerului de Finanțe.

Ele sunt clasificate în conformitate cu clasificarea integrală a documentației de management, abrevierea OKUD. Conform acestei clasificări, fiecărui document primar i se atribuie un cod conform OKUD.

În departamentul de contabilitate, dacă este necesar, există un formular standard pentru prelucrarea acestor informații. Poate include linii suplimentare și noi. Aceste noi detalii, care au fost prevăzute în forma legalizată anterior, trebuie păstrate neschimbate fără greșeală. Noile modificări care au fost efectuate sunt întocmite în conformitate cu comanda (comanda) existentă. Aceste modificări ale formelor legate de contabilitate nu se aplică tranzacțiilor cu numerar.

Formularele care au fost aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei conțin anumite zone cu informații codificate. Acestea sunt completate în deplină conformitate cu clasificatoarele adoptate în Federația Rusă. Trebuie amintit că codurile care nu au legături în conformitate cu clasificatorul acceptat (aceasta se aplică coloanei cu denumirea „Tipul de proceduri” și altele) sunt folosite pentru a rezuma și clasifica informațiile primite, la prelucrarea datelor cu ajutorul echipamentelor informatice. . Ele sunt aplicate în strictă conformitate cu sistemul de codificare ales, care a fost legalizat de această organizație.

În plus, documentația contabilă, care a fost elaborată de întreprindere în mod independent, este omisă pentru contabilitate. Acestea sunt formulare speciale în contabilitate care au detaliile cerute. Ele sunt prevăzute de legea rusă. Contabilitatea permite dezvoltarea independentă, dar numai pentru informații care nu conțin desene unificateîn albume.

Astăzi, în contabilitate, următoarele sunt considerate detalii obligatorii pentru prelucrarea informațiilor primare:

• data înregistrării documentației;
• titlu;
• Numele organizației. Este indicată organizația în numele căreia au fost compilate aceste informații;
• titlul funcției persoanei/persoanelor care au fost responsabile pentru implementarea procedurilor de afaceri și corectitudinea înregistrării;
• conținutul procedurii economice se exprimă în valoare, precum și în natură;
• trebuie să fie semnăturile personale ale tuturor persoanelor indicate în document.

Execuția de înaltă calitate, la timp a tuturor documentației primare (nu uitați de fiabilitatea datelor indicate în acestea), precum și transferul ulterioar către departamentul de contabilitate, ar trebui să fie efectuate în termenele strict specificate de lege. Acest lucru se face pentru a reflecta data în contabilitate. Aceste proceduri sunt întocmite de persoanele care au întocmit și semnat documentele.

Trebuie să știți că în departamentul de contabilitate lista acestor persoane care au dreptul de a semna pe documentul primar poate fi stabilită numai de șeful acestei organizații (cu acord preliminar cu contabilul șef). Doar aceste persoane pot stabili lista funcționarilor care au dreptul de a semna. Documentația, conform căreia executarea diferitelor proceduri de afaceri legate de numerar, poate fi semnată doar de către șef și contabil șef. Pe lângă persoanele de mai sus, sunt permise și semnăturile altor persoane. În același timp, trebuie amintit că toate trebuie mai întâi aprobate de șeful și contabilul șef.

În consecință, în contabilitate, documentele primare sunt dovada directă a implementării următoarelor tipuri de proceduri de afaceri: retrageri de numerar, plata mărfurilor și altele. Ele sunt întocmite chiar în momentul derulării procedurii sau după finalizarea acesteia (dacă este imposibil de întocmit la momentul procedurii în sine).

Conform clasificării existente, documentele contabile primare sunt împărțite în următoarele tipuri:

• înregistrarea contabilă;
• achitare;
• organizatorice si administrative.

Luați în considerare două grupuri recente in detaliu:

Pentru a menține în mod corespunzător o listă de documentație primară în contabilitate, a fost elaborat un anumit program de flux de lucru și apoi aprobat. Acesta determină momentul mișcării, procedura de transfer a documentației primare în cadrul întreprinderii și intrarea ulterioară în departamentul de contabilitate.

Toate aceste documente primite de contabil trebuie verificate pentru următoarele puncte:

• element aritmetic. Presupune implementarea calculului sumei;
• prin continutul semantic. Documentul ar trebui să urmărească relația dintre indicatorii săi individuali. Nu trebuie să conțină contradicții interne;
• după format. Se verifică corectitudinea, caracterul complet al documentului, precum și corectitudinea completării detaliilor din acesta.

Dacă în document sunt găsite neconcordanțe pentru orice parametri, acestea trebuie corectate. Persoana care a fost implicată în proiectarea acestuia ar trebui să editeze. Uneori trebuie să reconstruiți întregul document.

Doar după verificare se face transferul documentației către departamentul de contabilitate. Informațiile de la aceștia sunt transferate în registrele contabile. Documentul în sine primește un marcaj care vă permite să excludeți posibilitatea reutilizarii acestuia. Acest marcaj poate reprezenta data intrarii si intrarii in registrul contabil.

În contabilitate, este permisă întocmirea documentației primare pe mașină sau suport de hârtie. Când a fost utilizat un suport de mașină, trebuie făcută o copie pe hârtie.

Toate informațiile sunt arhivate numai în ordine cronologică. Este completat, apoi legat și arhivat în foldere. Această procedură este însoțită de eliberarea unui certificat. În timpul depozitării în clădirea arhivei, informațiile trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate. Implementarea procesului de corectare este posibilă numai dacă este confirmată validitatea cauzei. Rectificările efectuate sunt confirmate de semnătura funcționarului. Trebuie introdusă data corectă.

Termen de valabilitate

Se păstrează documentația primară anumite termene limită, care sunt prevăzute în legislația Federației Ruse. Potrivit acesteia, organizația trebuie să păstreze toate documentele primare, precum și registrele contabile și de raportare pe o perioadă de cel puțin 5 ani. Totodată, informațiile necesare pentru plata și calculul impozitelor trebuie păstrate timp de 4 ani. De asemenea, documentația care confirmă pierderea se păstrează pe toată perioada de reducere a profitului impozabil al companiei cu valoarea pierderii care a fost primită anterior. Documentația care ține evidența personalului, conturile personale ale tuturor angajaților a fost arhivată timp de 75 de ani.

De reținut că perioada de păstrare începe să se acumuleze de la 1 ianuarie a anului următor celui în care a fost eliberată documentația.

Legislația nu conține reguli clare privind implementarea procedurii de restaurare a unor astfel de documente. Acest aspect este important în situația de deteriorare sau pierdere a ceea ce este necesar.

Anumite reglementări conțin instrucțiuni clare cu privire la condițiile de păstrare a documentației contabile în scopul principal. Dar procedura în etape care ar trebui efectuată în caz de pierdere nu este definită. În această situație, este necesară desemnarea unei comisii prin ordin, care efectuează o anchetă pentru a stabili cauzele de deteriorare, pierdere, încălcare a integrității documentului. Este posibil să se conecteze la studiu reprezentanți ai autorităților de anchetă, reprezentanți ai serviciului de securitate și pompieri. Aceasta este urmată de măsuri de remediere.

Corectarea erorii

Am vorbit pe scurt despre corectarea erorilor din documentația principală de mai sus. Corectarea erorilor existente în documente și registre contabile este prescrisă de legislația Rusiei.

Conform acestor norme legislative, este strict interzisă efectuarea oricăror corecții la documentația referitoare la informațiile bancare și de numerar. În alte situații, corecțiile se fac numai atunci când există un acord cu toți participanții la procedura de afaceri. Acest acord trebuie să fie certificat prin semnăturile tuturor participanților la corectare. De asemenea, asigurați-vă că indicați data introducerii tuturor corecțiilor.

Amintiți-vă că în contabilitate detaliile documentului care trebuie corectat trebuie tăiate cu o linie subțire și clară, astfel încât conținutul/sensul original barat al corecției efectuate să rămână clar vizibil. Lângă recuzită, ar trebui să notați „Corect pentru a crede”. După aceea, corectarea trebuie certificată prin semnătura funcționarului care a efectuat această corectare. Documentul trebuie să conțină inițialele și numele de familie.

Cunoașterea prevederilor de mai sus va ajuta la redactarea corectă și rapidă documentatie primara Pentru contabilitate.

Videoclipul „Ce sunt documentele contabile primare”

După vizionarea înregistrării, veți învăța cum să trimiteți documentația principală la biroul fiscal din Rusia.

LA lege federala 402-FZ „Cu privire la contabilitate” descrie toate documentele contabile și primare. Sunt necesare în principal în scopuri fiscale - ca documente care confirmă cheltuielile pe care le-ați efectuat și corectitudinea determinării bazei de impozitare.

Documentele primare trebuie păstrate timp de 4 ani. În acest timp, autoritățile fiscale le pot solicita în orice moment să vă verifice dumneavoastră sau contrapărților dumneavoastră. „Primar” este folosit și în litigiile cu contrapărțile.

Documentele contabile primare sunt întocmite în momentul tranzacțiilor comerciale și mărturisesc finalizarea lor. Lista documentelor care însoțesc o anumită tranzacție, în funcție de tipul tranzacției, poate fi diferită. Pregătirea tuturor documentelor primare necesare, de regulă, este efectuată de furnizor. Atentie speciala trebuie să acordați atenție acelor documente care apar în cursul tranzacțiilor în care sunteți cumpărător, deoarece acestea sunt cheltuielile dvs. și, prin urmare, sunteți mai interesat să respectați litera legii decât furnizorul dvs.

Separarea documentelor primare pe etape de afaceri

Toate tranzacțiile pot fi împărțite în 3 etape:

Etapa 1. Sunteți de acord cu termenii tranzacției

Rezultatul va fi:

• contracta;
• o factură de plată.

Etapa 2. Tranzacția este plătită

Confirma plata:

extras din contul curent, dacă plata a fost prin transfer bancar, sau prin achiziție, sau prin sisteme de plată în care banii sunt transferați din contul dumneavoastră curent;

• încasări în numerar, chitanțe pentru comenzi de numerar primite, formulare responsabilitate strictă- daca plata s-a facut in numerar. În cele mai multe cazuri, această metodă de plată este folosită de angajații dvs. atunci când iau bani pentru un raport. Acordurile între organizații sunt rareori sub formă de numerar.

Etapa 3. Recepția de bunuri sau servicii

Asigurați-vă că confirmați că bunurile au fost efectiv primite și că serviciul a fost furnizat. Fără aceasta, autoritățile fiscale nu vă vor permite să reduceți impozitul pe banii cheltuiți. Confirma primirea:

• scrisoare de trăsură - pentru mărfuri;
• bon de vânzare - de obicei eliberat împreună cu o chitanță de numerar sau dacă bunurile sunt vândute de către antreprenori individuali;
• actul muncii prestate/serviciilor prestate.

Documente primare obligatorii

În ciuda variabilității tranzacțiilor, există o listă de documente obligatorii care se întocmesc pentru orice tip de tranzacție:

• contracta;
• Verifica;
• formulare stricte de raportare, casa de marcat, bon de vanzare;
• factura fiscala;
• act de muncă prestată (servicii prestate).

tratat

În timpul tranzacției, se încheie un contract cu clientul, care precizează toate detaliile tranzacțiilor comerciale viitoare: procedura de decontare, expedierea mărfurilor, calendarul lucrării sau condițiile de prestare a serviciilor.

Contractul reglementează drepturile și obligațiile părților. În mod ideal, fiecare tranzacție ar trebui să fie însoțită de un contract separat pentru furnizarea de bunuri sau servicii. Cu toate acestea, cu cooperarea pe termen lung și implementarea aceluiași tip de operațiuni, se poate încheia un singur acord general. Contractul se întocmește în două exemplare cu sigiliile și semnăturile fiecăreia dintre părți.

Unele tranzacții nu necesită un contract scris. Să zicem un contract de vânzare din momentul în care cumpărătorul primește numerar sau chitanță este prizonier.

O factură pentru plată

O factură este un acord prin care un furnizor fixează prețul bunurilor sau serviciilor sale.

Cumpărătorul acceptă termenii acordului efectuând plata corespunzătoare. Forma unei facturi de plată nu este strict reglementată, prin urmare, fiecare companie are dreptul să dezvolte propria formă a acestui document. În factură, puteți prescrie termenii tranzacției: termeni, notificare de plată în avans, proceduri de plată și livrare etc.

În conformitate cu articolul 9-FZ „Cu privire la contabilitate”, semnătura directorului sau contabilului șef și sigiliul sunt opționale pentru acest document. Dar nu trebuie neglijate pentru a evita întrebările contractorilor și ale statului. Factura nu vă permite să faceți pretenții către furnizor - doar fixează prețul unui produs sau serviciu. Totodată, cumpărătorul își păstrează dreptul de a cere rambursarea în cazul îmbogățirii nejustificate a furnizorului.

Documente de plată: cecuri de casierie, formulare stricte de raportare (BSO)

Acest grup de documente primare vă permite să confirmați plata pentru bunurile sau serviciile achiziționate.

Documentele de plată includ vânzări și încasări de numerar, BSO, cereri de plată și comenzi. Cumpărătorul poate primi comanda la bancă efectuând o plată fără numerar. Un cumpărător de numerar sau de mărfuri primește un cec de la furnizor atunci când plătește în numerar.

Conosament sau bon de vânzare

Bonurile de vânzare, așa cum am spus mai sus, sunt emise atunci când se vând bunuri către persoane fizice sau persoane fizice înșiși.

Facturile sunt utilizate în principal de către persoanele juridice pentru a înregistra eliberarea/vânzarea de mărfuri sau articole de inventar și postarea lor ulterioară de către client.

Factura trebuie emisă în două exemplare. Primul rămâne la furnizor ca document care confirmă faptul transferului de mărfuri, iar al doilea exemplar este transferat cumpărătorului.

Datele de pe factură trebuie să se potrivească cu numerele de pe factură.

Persoana autorizată responsabilă cu eliberarea mărfurilor trebuie să își pună semnătura și sigiliul organizației pe factură. Cel care primește mărfurile este, de asemenea, obligat să pună o semnătură și să o certifice cu sigiliu pe scrisoarea de trăsură. Utilizarea unei semnături fax este permisă, dar acest lucru trebuie stabilit în contract.

Act de servicii prestate (munca efectuată)

este un document primar bilateral care confirmă faptul tranzacției, costul și calendarul serviciilor sau lucrărilor.

Actul este emis de către antreprenor clientului său pe baza rezultatelor prestării serviciilor sau lucrărilor efectuate. Acest document primar confirmă conformitatea serviciilor prestate (lucrării efectuate) cu termenii contractului încheiat.

Factura fiscala

O factură este un document care este necesar exclusiv pentru a controla mișcarea TVA-ului. Facturile sunt de obicei emise împreună cu scrisorile de trăsură sau actele. Există facturi pentru avansul plătit.

Acest document primar este strict reglementat. El contine:

• informații despre suma de bani;
• parte textura.

O factură stă la baza acceptării sumelor de TVA prezentate spre deducere. Acesta trebuie să fie emis de toți plătitorii de TVA.

LA timpuri recente UPD este popular - un document de transfer universal. Acest document înlocuiește perechea factură + factură sau act + factură.

Faceți afaceri într-un serviciu online convenabil pentru calcularea salariilor și trimiterea de rapoarte către Serviciul Fiscal Federal, Fondul de pensii al Federației Ruse și Fondul de asigurări sociale. Serviciul generează automat documente primare și UPD.