Sähköiset viestit mahdollistavat nopean tiedonvaihdon pitkiä matkoja. Ideoiden välittämisen nopeuden kannalta tämä rinnastaa ne puhelinkeskusteluun. Sähköpostit kuitenkin tallennetaan sähköpostipalvelimille ja niitä käytetään painettuna todisteena sanoistamme. Siksi sähköinen kirjeenvaihto vaatii vastuullista asennetta.

Tehtävä muuttuu vaikeammaksi, jos kommunikoit muualla kuin äidinkielenään englanniksi muiden kulttuureiden kanssa. Artikkelissa kerron, mihin tässä tapauksessa kannattaa kiinnittää huomiota, kuinka välttää virheitä ja saavuttaa yhteisymmärrys ulkomaisten kollegoiden ja kumppaneiden kanssa.

Etiketti

Riippumatta siitä, kenen kanssa ja millä kielellä kirjoitat, älä unohda sähköpostietiketin sääntöjä.

1. Merkitse selkeästi kirjeen aihe (Subject).

Radicati Group -toimiston tutkimuksen mukaan yritysten edustajat saavat jopa 80 sähköpostia päivässä. Kuinka saada heidät lukemaan kirjeesi? Kirjoita otsikko, joka vastaa täysin sisältöä. Mitä selkeämmin sanotaan, sitä nopeammin keskustelukumppani lukee viestin.

Ei: « idea".

Joo: "H lisätä verkkomyyntiä 15 % loppu Q4 2017".

2. Käytä ammattimaista tervehdystä ja vältä tuttavuutta.

Ei:"Hei", "Jo", "Hei".

Joo: "Rakas", "Hei", "Hei".

3. Lue kirje uudelleen ennen lähettämistä. Virheet ja kirjoitusvirheet vaikuttavat negatiivisesti imagoasi keskustelukumppanin silmissä.

4. Jos otat kirjeenvaihtoon uuden keskustelukumppanin, kuvaile lyhyesti kysymyksen taustaa. Älä pakota häntä selaamaan alas ja lukemaan kaikkia aiheeseen liittyviä viestejä. Kuvaile asian ydintä, mistä keskusteltiin, mitä haluat sanoa siitä.

5. Vastaa viesteihin. Jos sinulla ei ole aikaa tutkia aihetta juuri nyt, vahvista sähköpostin vastaanottaminen ja ilmoita milloin voit tutkia asiaa.

6. Älä käytä punaista kiinnittääksesi huomion ideaan. Punainen puhuu vaarasta ja herättää negatiivisia tunteita. Käytä erityisiä sanoja ja lauseita korostamiseen, älä grafiikkaa tai värejä:

• Haluaisin alleviivata→ Haluan korostaa.
• Haluaisin kiinnittää huomionne→ Haluaisin kiinnittää huomionne.
• Ole hyvä ja keskity→ Huomaa.
• Huomaa→ Ole tietoinen.

Yleisö

Englanti on yleinen viestintäkieli eri maista tuleville ihmisille. Mutta tämä ei tarkoita, että kirjeenvaihtotyyli olisi aina sama. Mietitäänpä eroja.

Kiina, Japani, arabimaat

Kun kommunikoit näiden maiden kollegoiden ja kumppaneiden kanssa, etenkin tutustumisen alussa, käytä mitä kohteliaimpia muotoja. Aloita jokainen kirje kohteliaalla tervehdyksellä ja etiketin muodoilla, esimerkiksi:

• Toivottavasti tämä sähköposti löytää sinut hyvin→ Toivottavasti voit hyvin,
• Anteeksi, että häiritsen→ Pahoittelen häiriötä.
• Voinko käyttää hetken aikaasi? → Voinko olla kanssasi hetken?

Käytä kohteliaimpia pyyntölomakkeita:

• Olisin kiitollinen jos voisit…→ Olisin erittäin kiitollinen, jos voisitte…
• Voisitko olla niin ystävällinen… → Olisitko niin kiltti…

Saksa, Iso-Britannia

Vähennä lauseiden modaalisuutta, mutta älä luovu kohteliaista muodoista ja etiketin muodoista:

• Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.→ Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä
• Olisin kiitollinen avustasi tässä asiassa.→ Olisin kiitollinen avustasi.
• Odotan vastausta mahdollisimman pian.→ Vastaa mahdollisimman pian.

USA

Jätä pois etiketin muodot, ellet ole yhteydessä esimieheen työtoverin tai kumppanin kanssa. Kuvaile selkeästi mitä tapahtui ja mitä tarvitset. Mitä vähemmän rakenteita voisi, voisi, voisi, sitä parempi.

Afrikka, Etelä-Amerikka

Jos tunnet jo kollegan tai kumppanin näistä maista, kysy, kuinka hän voi, kuinka hänen perheensä voi. Henkilökohtaiseen vetoamista ei pidetä huonona sävynä, päinvastoin, se auttaa luomaan hyviä suhteita.

Kielen periaatteet

Harkitse sähköpostin kirjoittamisen yleisiä periaatteita.

Vähentää

Liikekirjeenvaihdossa ei ole sijaa puhehahmoille, monimutkaisille rakenteille ja yhdistelmämuotoille. Kirjeen päätehtävä on välittää viestisi menettämättä. Siksi kaikki, mikä saattaa haitata ymmärrystä, on poistettava.

Saatat muistaa Johnin, jonka tapasimme konferenssissa, hän oli hauskassa sviitissään ja puhui ääneen. Kun kysyin häneltä äskettäin, kuinka hän voi, hän sanoi työskentelevänsä erittäin mielenkiintoisen projektin parissa ja pyysi minua auttamaan häntä.→ Muistat varmaan Johnin, jonka tapasimme konferenssissa, hänellä oli edelleen yllään hauska takki ja hän puhui äänekkäästi. Hiljattain kysyin häneltä, kuinka hän voi, ja hän vastasi työskentelevänsä hyvin mielenkiintoinen projekti ja pyysi minua auttamaan häntä.

John Johnson työskentelee nyt uuden kumppaniohjelman parissa yritykselleen. Hän ehdotti meitä alihankkijakseen projektissa. → John Johnson työskentelee parhaillaan uuden kumppaniohjelman parissa yritykselleen. Hän kutsui meidät urakoitsijaksi tähän projektiin.

Vältä ammattikieltä

Kieltäydy ammattikieltä, vaikka kommunikoisit asian ymmärtävien kollegoiden kanssa. Kirjeenvaihtosi voidaan välittää henkilöille, jotka eivät tunne aihetta.

Kiinnitä huomiota keskustelukumppanin otsikkoon, nimeen ja sukupuoleen

Venäjällä kaikki on yksinkertaista: Ivanova on nainen, Ivanov on mies. Englanniksi asiat eivät ole niin yksiselitteisiä. Esimerkiksi Jody Jonson, onko hän mies vai nainen? Sukunimi ei kerro meille mitään. Lisäksi sekä miehillä että naisilla on nimi Jody:

Jos et ole varma, kuka keskustelukumppanisi on, tarkista kollegoilta, etsi hänen tilinsä sosiaalisissa verkostoissa. Soitat herra Johnsonille rouva Johnsonille, asetat itsesi epämukavaan asemaan.

Vältä vitsejä ja henkilökohtaisia ​​kommentteja

Täysin muodollista tyyliä ei vaadita, mutta on tärkeää kuulostaa ammattimaiselta.

Poista prepositiot mahdollisuuksien mukaan

Suuri määrä prepositioita vaikeuttaa ymmärtämistä ja luo tekstiin "veden" vaikutelman. Esimerkiksi sen sijaan Kokous 1. joulukuuta markkinointistrategiasta→ "Kokous 1. joulukuuta aiheesta markkinointistrategia", kirjoita Markkinointistrategiakokous 1. joulukuuta→ "Markkinointistrategiakokous 1. joulukuuta".

Fraasaaliverbien sijaan keksiä- keksiä ja selvittää- Ota selvää, käytä prepositiota sisältämättömiä synonyymejä Tuottaa Ja määrittää.

Vältä huutomerkkejä

Tunteita on vaikea välittää sähköpostitse. Tekstissä oleva huutomerkki koetaan sävyn nousuna.

Jos viestissä on paljon huutomerkkejä, ne arvostetaan. Keskustelukumppani ei enää näe niitä kehotuksena kiinnittää huomiota.

Rajoita itsesi viiteen lauseeseen

Guy Kawasakin mukaan jos viesti koostuu alle viidestä lauseesta, se kuulostaa töykeältä, jos enemmän, se on ajanhukkaa.

Käytä lyhyitä sanoja, lauseita ja kappaleita

Tämä periaate on erityisen tärkeä niille, jotka työskentelevät sähköpostin kanssa puhelimella tai tabletilla: sinun on luettava kirje nopeasti, ymmärrettävä ja vastattava, näytön koko asettaa rajoituksia. Mitä lyhyempi teksti viestissä on, sitä nopeammin se luetaan.

Vältä passiivista ääntä

Ei: Tiedot lähetti minulle Peter→ Tiedot lähetti minulle Peter.

Joo: Peter lähetti minulle tämän tiedon→ Peter lähetti minulle tämän tiedon.

Käytä luetteloita

Jos kysyt kollegasi mielipidettä johonkin asiaan ja tarjoat hänelle erilaisia ​​vaihtoehtoja, luettele ne numeroidulla listalla. Muuten voit saada yksitavuisen vastauksen. Joo. Keskustelukumppani haluaa vastata viestiin nopeasti. Hänen on helpompi sanoa kyllä, ei tai ilmoittaa haluamasi vaihtoehdon numero. Muissa tilanteissa luettelot jäsentävät tekstiä ja auttavat ymmärtämään.

Aseta määräaika

Jos tarvitset palautetta tiettyyn päivämäärään mennessä, liitä se sähköpostiisi. Tämä kurittaa keskustelukumppania, eikä hän viivytä vastausta.

Kirjeen rakenne

Sähköposti koostuu viidestä semanttisesta osasta:

1. Terveisiä.
2. Viesti.
3. Sulkeminen.
4. Jakaus.
5. Allekirjoitus.

Harkitse kunkin osan vakiolausekkeita.

Terveisiä

Käytä sanoja Rakas, hei, tervehdys(jos et jo tunne keskustelukumppania) ja Hei(lähempänä epävirallista).

Viesti

Tämä on informatiivisin osa. Siinä välitämme tietoa, annamme yksityiskohtia, väittelemme, tarjoamme ideoita ja niin edelleen. Harkitse käytännöllisiä fraaseja eri viestityypeille.

Kuinka avata viesti

Käytä neutraaleja lauseita jokapäiväistä viestintää työtovereiden kanssa ja virallisia lauseita esimiehille, asiakkaille ja kumppaneille suunnatuille viesteille.

Muodollisesti	Puolivirallinen	Neutraali
Kirjoitan… Kirjoitan...	Nopea huomautus kertoakseni, että… Lyhyt huomautus...	Kiitos postistasi… Kiitos kirjeestäsi…
Pyyntösi mukaisesti… Pyyntösi mukaan…	Tämä on… Tämä kirje on...	Kiitos viestistäsi liittyen… Kiitos kirjeestäsi koskien...
Viittaan sähköpostiimme liittyen… Viitaten kirjeemme koskien…	Halusin kertoa sinulle, että / kertoa sinulle / kysyä, jos… Halusin kertoa sinulle, että…/puhua…/kysyä…	Vastauksena sähköpostiisi… Vastauksena kirjeeseesi…
Kirjoitan liittyen… Kirjoitan aiheesta...		Viitaten sähköpostiisi, joka on päivätty… Viitaten kirjeeseenne...
Kiitos sähköpostistasi (päivämäärä) liittyen… Kiitos kirjeestäsi, joka on päivätty (päivämäärä)…
Viitaten perjantain puhelinkeskusteluomme haluan kertoa, että… Perjantain puhelinkeskustelumme perusteella haluan ilmoittaa, että...
Kirjoitan tiedustellakseni… /yhteen liittyen…/ilmoittaakseni, että…/vahvistaakseni… Kirjoitan saadakseni selville / kirjoitan liittyen / kirjoitan tiedottaakseni ... / Kirjoitan vahvistaakseni ...

Kuinka asettaa määräaika

Määritä tunti ja aikavyöhyke. Ilman tätä määräaika hämärtyy ja se nähdään toiveena:
Lähetä raporttisi (vastaus) 10. maaliskuuta, EOB CET→ Lähetä raporttisi/vastauksesi 10. maaliskuuta mennessä CET-arkipäivän loppuun mennessä.

Kuinka kysyä ja antaa lisätietoja

Annamme yksityiskohdat:
Ole hyvä ja lisätietoja:

Kuinka ilmoittaa ongelmasta

1. Tehtävän syöttämiseksi verbiä liputtaa käytetään usein merkityksessä "osoita, alleviivaa":
Ilmoitetaan ongelmasta…→ Osoittaa sinulle ongelman…
Tällä kirjeellä haluan ilmoittaa sinulle yhden ongelman…→ Kirjeelläni haluan tuoda sinulle yhden ongelman ...

2. Käytä ilmauksia selvennyksen tai kommentin saamiseksi minun/meidän/sinun puolella tai minun/meidän/sinun puolelta- "minun / meidän / sinun puoleltani."

3. Usein substantiivia käytetään keskustelun yhteydessä. kiertää- tie ulos tilanteesta, kiertotapa.

Kuinka kopioida kollegoita

1. Jos haluat pyytää kopiota, käytä ilmausta Kopio minulle, Missä CC toimii verbinä "kopioi" eli laittaa riville CC. Sanasta CC partisiippi muodostuu kopioitu- kiinnitä huomiota oikeinkirjoitukseen. Lause Minut kopioitiin käännettynä "minulle laitettiin kopio".

2. Jos haluat ilmoittaa keskustelukumppanille, että lisäät jonkun keskusteluun, kirjoita (nimi) lisääminen ketjuun- (nimen) lisääminen keskusteluun.

3. Käytä @-merkkiä, jos keskustelu on useiden kollegoiden kanssa, mutta sinun on otettava yhteyttä yhteen heistä: @Steve, uskon, että seuraava askel on sinun, eikö niin?- @Steve, luulen, että seuraava askel on sinun, eikö?

Kuinka pyytää anteeksi

Muodollisesti	Neutraali
Valitettavasti joudumme ilmoittamaan, että… Valitettavasti joudumme ilmoittamaan…	Valitettavasti… Valitettavasti…
Olen pahoillani joudun ilmoittamaan, että… Minun on vaikea kertoa sinulle, mutta...	Pelkään, että… Pelkään että…
Hyväksy anteeksipyyntömme… Hyväksy anteeksipyyntömme…	Olisin iloinen / iloinen / iloinen… Olisin onnellinen / olisin onnellinen...
Olen vilpittömästi pahoillani, että…	Olen pahoillani, mutta en pääse huomenna. Olen pahoillani, mutta en voi tulla huomenna.
Pyydän anteeksi mahdollisesti aiheutunutta vaivaa. Pahoittelen aiheutunutta vaivaa.	Kiitos ymmärryksestäsi. Kiitos ymmärryksestä.
	Pahoittelemme… Pahoittelemme…
	Olen (erittäin) pahoillani siitä, että… Pyydän anteeksi…

Kuinka pyytää ja tarjota apua

Tarjoamme apua:

Muodollisesti	Neutraali
Halutessasi tulen mielelläni… Jos haluat, niin mielelläni...	Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä. Jos sinulla on kysyttävää, voit kirjoittaa minulle.
Olemme valmiita järjestämään toisen tapaamisen… Haluamme sopia toisen ajan…	Haluaisitko minun…? Voinko (tehdä)…?
Jos tarvitset lisätietoja/apua, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä. Jos tarvitset lisätietoa/apua, ota yhteyttä.	Mitä jos tulisin auttamaan sinua? Voinko tulla auttamaan?
Jos haluat jatkaa tätä keskustelua, soita (ota yhteyttä) kanssani. Jos haluat jatkaa keskusteluamme, älä epäröi ottaa minuun yhteyttä.
Kerro minulle, jos voin olla lisäavuksi. Kerro minulle, jos tarvitset lisää apua.
Kerro minulle, haluatko minun… Kerro minulle, jos tarvitset apuani...

Auttakaa:

Neuvottelu

Usein sähköpostin kirjeenvaihto on luonteeltaan täysimittaista liikeneuvottelua. Käytä seuraavia lauseita täydentääksesi ne.

Ilmaise tyytyväisyyttä:
Tarjoamme:
Olemme samaa mieltä:

• Olen samaa mieltä kanssasi tästä asiasta.→ Olen kanssasi samaa mieltä tästä asiasta.
• Sinulla on vahva puoli siellä.→ Tässä olet oikeassa.
• Uskon, että voimme molemmat olla samaa mieltä siitä, että…→ Uskon, että voimme molemmat olla samaa mieltä siitä…
• En näe siinä mitään ongelmaa.→ En näe tätä ongelmana.

Emme ole samaa mieltä:
Kutsumme:
Ilmaisemme tyytymättömyytemme:

Kuinka liittää kirjeeseen lisämateriaalia

Jos liität kirjeeseen asiakirjan, kiinnitä keskustelukumppanin huomio tähän lauseiden avulla:

• Katso liitteenä → Liitteenä tähän kirjeeseen.
• Löydät liitteestä… → Löydät sovelluksesta...
• liitän mukaan…→ laitoin…
• Välitän sinulle…→ Lähetän sinulle…
• Olemme iloisia voidessamme liittää mukaan…→ Olemme iloisia voidessamme lähettää sinulle…
• Ohessa löydät...→ Liitteenä olevasta tiedostosta löydät…

päättäminen

Ennen kuin sanot hyvästit keskustelukumppanille, kiitä häntä hänen ajastaan, ilmaise halukkuutesi auttaa ja/tai anna selvennyksiä ja yksityiskohtia.

Muodollisesti	Neutraali
Odotan innolla kuulevani sinusta. Vastaustanne odottaen	Odotan innolla kuulevamme sinusta. Vastaustanne odottaen
Odotan vastaustanne. Vastaustanne odottaen	Toivon kuulevani sinusta pian. Toivottavasti saat pian viestin sinulta.
Älä epäröi ottaa minuun yhteyttä, jos tarvitset apua. Ota yhteyttä jos tarvitset apua.	Kerro minulle, jos tarvitset jotain muuta. Kerro minulle, jos tarvitset jotain muuta.
Jos sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä. Jos sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä.	Mukavaa päivää/viikonloppua. Mukavaa päivää/viikkoa.
Kiitos ystävällisestä avustasi. Paljon kiitoksia avustanne.	Kiitos avustasi. Kiitos avusta.
Kiitos jo etukäteen! Kiitos jo etukäteen.	Kiitos sähköpostistasi, oli ihanaa/ihana kuulla sinusta. Kiitos kirjeestäsi, oli ilo kuulla sinusta.
Pahoittelemme häiriötä! Pahoittelen aiheutunutta harmia!

Kuinka ymmärtää lyhenteitä

Kiinnitä huomiota lyhenteisiin, joita ulkomaiset keskustelukumppanit käyttävät sähköisessä kirjeenvaihdossa tyylistä riippumatta:

• EOB (arkipäivän loppu) → arkipäivän loppu.
• SOB (arkipäivän alku) → arkipäivän alku.
• EOQ (neljänneksen loppu) → vuosineljänneksen loppua kohti.
• TBD (määritettävä) tai TBA (ilmoitettava), käytämme, kun tietoja ehdoista tai päivämäärästä ei ole vielä tiedossa.
• PTO (palkkainen vapaa-aika) → loma.
• OOO (Out of office) → poissa toimistosta, ei töissä. Ilmausta käytetään automaattisissa vastauksissa.
• FUP (seuraa) → seuraa, ota hallintaasi.
• POC (yhteyspiste) → yhteyshenkilö.
• Tiedoksi (tiedoksi) → tiedoksi.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → periaatteessa.
• AFAIK (Sikäli kuin tiedän) → tietääkseni.
• BTW (By The Way) → muuten.
• CU (näkemiin) → nähdään
• F2F (kasvotusten) → yksin.
• IMHO (Minun nöyrä (rehellinen) mielipide) → minun nöyrä mielipiteeni.

Jakaus

Käytä jäähyväislauseita: ystävällisin terveisin, terveisin, terveisin, lämpimästi terveisin, vilpittömästi(muodollisesti).

Allekirjoitus

Ilmoita etunimesi, sukunimesi, asemasi ja puhelinnumerosi. Tämä antaa keskustelukumppanille mahdollisuuden ottaa sinuun suoraan yhteyttä ja selvittää tarvittavat tiedot.

Mallit

Jos et puhu sujuvasti englantia tai kirjoitat usein samantyyppisiä kirjeitä, on kätevää, että sinulla on useita valmiita malleja käsillä. Katsotaanpa joitain niistä.

Promootioilmoitus

Otsikkorivi: Etunimi Sukunimi- Uusi asema

Minulla on ilo ilmoittaa edistämisestä alkaen to . on ollut kanssa varten ja on työskennellyt . Hän saa nämä uudet vastuut .

osallistui ja tuli valmistumisen jälkeen.
Hänen täällä ollessaan on ottanut käyttöön protokollia, jotka ovat parantaneet tehokkuutta ja on usein tunnustettu erinomaisesta saavutuksesta.

Liity kanssani onnittelemaan hänen ylennyksestään ja toivottaa hänet tervetulleeksi uuteen osastoon/virkaan.

Lämpimät terveiset,
Nimi
Otsikko

Aihe: Etunimi Sukunimi- uusi asema

Olen iloinen voidessani ilmoittaa edistymisestä (Etunimi Sukunimi) toimistosta (Nimi) asentoon (Nimi). (Nimi) työskentelee yrityksessä (Yrityksen nimi) (vuosien lukumäärä) vuotta osastolla (osaston nimi).

(Nimi) opiskeli (yliopiston nimi) ja tuli (Yrityksen nimi) sen valmistumisen jälkeen.
Täällä ollessaan (Nimi) lanseerasi protokollia, jotka paransivat tehokkuutta (osaston nimi) ja sai usein tunnustusta saavutuksistaan.

Onnittelemme yhdessä (Nimi) uuteen tehtävään ja tervetuloa (osaston nimi) uudelle osastolle.

Ystävällisin terveisin,
Nimi
Työnimike

Onnittelut uudesta tehtävästäsi

Aihe: Onnittelut ylennyksestäsi

Rakas ,
onnittelut ylennyksestäsi . Kuulin hyvin ansaituista promootioistasi LinkedInin kautta. Olet tehnyt siellä hyvää työtä useiden vuosien ajan ja ansaitset asemasi tunnustuksen ja vastuun.
Onnea jatkossakin menestystä urallasi.
Ystävällisin terveisin,
Nimi
Otsikko

Aihe: Onnittelut uudesta tehtävästäsi

(Nimi) onnittelut ylennyksestäsi virkaan/osastoon (toimen/osaston nimi). Sain tietää ansaitusta promootiostasi LinkedInin kautta. Olet työskennellyt hyvin edellisessä tehtävässäsi monta vuotta ja ansaitset tunnustuksen ja vastuun uudesta tehtävästäsi.
Ystävällisin terveisin,
Nimi
Työnimike

Rekrytointi (hakijalle)

Aihe: Tervetuloa!
Rakas ,
Ilahduin kuullessani, että hyväksyit tehtävän yritykseemme ja liityit joukkoomme 7. syyskuuta. Tervetuloa mukaan!

Teet tiivistä yhteistyötä kanssani pari ensimmäistä viikkoa, kunnes opit tuntemaan täällä rutiinin.

Odotan innolla ideoitasi. Älä epäröi soittaa, tekstiviestiä tai lähettää minulle sähköpostia, jos sinulla on kysyttävää ennen ensimmäistä päivää.

toivottaen,
Nimi
Otsikko

Aihe: Tervetuloa!

(Nimi), Olen iloinen, että olet hyväksynyt kutsun yritykseemme tehtävään, ja liityt joukkoomme 7. syyskuuta. Tervetuloa!
Teemme tiivistä yhteistyötä parin ensimmäisen viikon ajan, kunnes tutustut menettelyihimme.
Odotan ideoitasi. Soita, tekstaa, lähetä sähköpostia, jos sinulla on kysyttävää ennen ensimmäistä päivää.
Ystävällisin terveisin,
Nimi
Työnimike

Palkkaus (kollegoille)

Hyvä henkilökunta:
liittyy joukkoomme 1.5. toimii a in osasto.

Joten jos näet uudet kasvot 1. toukokuuta, anna tietää että Sinä olet innoissaan hänen liittymisestä tiimiimme.

on työskennellyt kahdessa muussa yrityksissä viimeisen kymmenen vuoden aikana, joten hän tuo mukanaan runsaasti tietoa .

Kandidaatin tutkinto on peräisin jossa hän opiskeli .

on intohimo .

Olen kiitollinen siitä, että olet kanssani toivottanut sinut lämpimästi tervetulleeksi .

Jännityksellä
Osastopäällikön/pomon nimi

Hyvät kollegat,
(Etunimi Sukunimi) liittyy joukkoomme 1. toukokuuta. (Nimi) toimii kuten (työnimike) V (osaston nimi).

Joten jos näet uudet kasvot 1. toukokuuta, kerro minulle (Nimi) että olet iloinen saadessasi hänet tiimiisi.

(Nimi) työskenteli kahdessa muussa (yritysten nimet) yrityksiä viimeisen kymmenen vuoden aikana, joten hän tuo meille runsaasti tietoa (alueen nimi).

(Nimi) on kandidaatin tutkinto (tieteenalan nimi) (yliopiston nimi).

(Nimi) pitää (Nimi).

Liity lämpimästi tervetulleeksi (Nimi).

Jännityksellä
Osastonjohtajan/ohjaajan nimi.

Yhtiöstä lähteminen

Hyvät kollegat,
Haluan ilmoittaa, että jätän tehtäväni osoitteessa päällä .
Olen nauttinut toimikaudestani ja arvostan, että minulla on ollut mahdollisuus työskennellä kanssasi. Kiitos tuesta ja rohkaisusta, jonka olet antanut minulle ollessani .

Vaikka tulen kaipaamaan teitä, asiakkaita ja yritystä, odotan innolla uuden vaiheen aloittamista urallani.

Pidetään yhteyttä. Minut tavoittaa henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteestani tai kännykkääni . Voit tavoittaa minut myös LinkedInissä: linkedin.com/in/etunimisukunimi.
Kiitos taas. On ollut ilo työskennellä kanssasi.

Parhain terveisin,
Sinun

Hyvät kollegat,
Haluan ilmoittaa, että olen jättämässä tehtäväni yrityksessä (yrityksen nimi) (päivämäärä).
Olin iloinen saadessani työskennellä (Yrityksen nimi) ja arvostan tilaisuutta
Työskentely kanssasi. Kiitos tuesta ja inspiraatiosta, jonka olet antanut minulle aikana
työni sisällä (Yrityksen nimi).

Mutta vaikka tulen kaipaamaan teitä, asiakkaita ja yritystä, haluan aloittaa
uusi vaihe urallani.

Pysy yhteydessä. Minuun saa yhteyden henkilökohtaisella sähköpostilla (osoite
sähköposti) tai puhelin (määrä). Löydät minut myös LinkedInistä: (sivun osoite).
Kiitos taas. Olin iloinen saadessani työskennellä kanssasi.

Ystävällisin terveisin,
Sinun (Nimi)

Syntymäpäivä

Jos haluat toivottaa kollegallesi hyvää syntymäpäivää, on hyödyllistä, että sinulla on kädessäsi muutama päivystyslause:

• Toteutukoon kaikki toiveesi → Toteutukoot kaikki unelmasi.
• Toivotan sinulle hyvää syntymäpäivää → Toivotan sinulle hyvää syntymäpäivää.
• Hyvää syntymäpäivää! Nauti upeasta päivästäsi → Hyvää syntymäpäivää! Nauti upeasta päivästäsi.
• Haluan toivottaa sinulle kaikkea hyvää! Toivon, että se on yhtä upea kuin sinä, koska ansaitset parasta →Haluan toivottaa sinulle kaikkea hyvää! Toivon, että tämä päivä on yhtä ihana kuin sinä, koska ansaitset parasta.
• Ihanaa päivää! Toivon sinulle paljon mukavia lahjoja ja paljon hauskaa! → Hyvää päivää sinulle! Toivon sinulle paljon mukavia lahjoja ja paljon hauskaa!

Aikatauluta tai peruuta kokous/puhelu

Hei kaikki,
johdosta , aika on vaihdettu kohteesta klo sisään to klo sisään .
Jos sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä.
parhain terveisin,
Nimi

Hei kaikki!
Koska (ongelman nimi) aika (tapahtuman otsikko) muuttuu (treffiaika) V (kohtaamispaikka) päällä (treffiaika) V (kohtaamispaikka).
Jos sinulla on kysyttävää, ota rohkeasti yhteyttä.
Ystävällisin terveisin,
Nimi

Hyvät kollegat,
Joidenkin väistämättömien olosuhteiden vuoksi joudun järjestämään tapaamisemme uudelleen klo . Toivottavasti sinä/kaikki ovat tyytyväisiä tähän uuteen aikatauluun. Jos sinulla tai jollain teistä on ongelmia tämän uuden ohjelman kanssa, ilmoita siitä minulle mahdollisimman pian.
Pahoittelemme aiheutunutta haittaa!
Ystävällisin terveisin,
Nimi
Otsikko

Hyvät kollegat!
Välttämättömien olosuhteiden vuoksi joudun siirtämään tapaamisemme uudelleen (treffiaika) V (sijainti). Toivottavasti olette/kaikki tyytyväisiä uuteen aikatauluun. Jos sinä/joku ei pidä uudesta ohjelmasta, ilmoita siitä minulle mahdollisimman pian.
Pahoittelen aiheutunutta harmia!
Ystävällisin terveisin,
Nimi
Työnimike

Yksityiskohtaiset neuvot vakiokirjeiden ja muiden mallien muodostamisen periaatteista löytyvät osoitteesta https://www.thebalance.com.

Kielityötä

Sähköinen viestintä ei rajoitu vakiolausekkeiden ja -mallien käyttöön. Viestit sisältävät kuvauksen ainutlaatuisesta ongelmasta tai tilanteesta. Jos et puhu kieltä hyvin, kuinka voit olla varma, että kirje on kirjoitettu oikein ja se on suunniteltu bisnestyyliin?

Käytä selittäviä sanakirjoja

Kaksikieliset sanakirjat auttavat, jos et tiedä sanan käännöstä. Mutta niistä on vähän hyötyä tyylin suhteen. Käytä englantia selittäviä sanakirjoja: ne osoittavat tyylin (muodollinen ja epämuodollinen) ja kuvaavat tilanteita, joissa sanaa käytetään.

Ammattijulkaisijoiden englannin kielen opetussanakirjat ovat saatavilla verkossa: https://en.oxforddictionaries.com , http://dictionary.cambridge.org , http://www.ldoceonline.com , http://www.macmillanddictionary.com . Lyhennetty versio esitetään ilmaiseksi, sinun on ostettava koko, mutta liikekirjeenvaihtoa varten lyhennetty versio riittää.

Sanakirjamerkinnän rakenne:

• Osa puhetta,
• transkriptio ja kyky kuunnella ääntämistä,
• määritelmä,
• esimerkkejä käytöstä,
• synonyymit,
• usein käytetyt lauseet sanalla ja fraseologisilla yksiköillä.

Kiinnitä huomiota muistiinpanoon muodollinen/neutraali/epävirallinen(muodollinen, neutraali, epävirallinen), käytä muodollisia tai neutraaleja tyylisanoja. Jos valittu sana on merkitty epämuodolliseksi, tarkista synonyymit.

Älä jätä huomiotta esimerkkejä, ne auttavat sijoittamaan valitun sanan tai lauseen oikein lauseeseen.

Käytä aktivaattorisanakirjoja

Nämä sanakirjat eivät ole rakennettu sanojen aakkosten periaatteelle, kuten perinteiset sanakirjat, vaan käsitteiden aakkosten periaatteelle. Haluat esimerkiksi välittää käsitteen "kaunis". Etsi kaunis aktivaattorisanakirjasta. Alla on luettelo kauniin synonyymeistä sekä määritelmiä, esimerkkejä ja selityksiä niiden välisistä eroista. Kaikki mahdolliset tavat ilmaista ajatus "kauniista" on koottu yhteen paikkaan, eikä sinun tarvitse etsiä jokaista sanaa erikseen.

Nykyään aktivaattorisanakirjaa markkinoidaan tuotenimellä Longman: Longman Language Activator.

Tarkista sanan vastaavuus Google-haulla

Jos sanoja yhdistetään venäjänkieliseen lauseeseen, niiden yhteinen käännös englanniksi ei aina ole oikein. Kirjoita hakukoneeseen englanninkielisiä lauseita ja tarkista, löytyvätkö sanat vierekkäin.

Tarkista tekstin kielioppi

Jos et hallitse kieltä sujuvasti, käytä erikoispalveluita kieliopin ja välimerkkien tarkistamiseen, esimerkiksi Grammarly.

Johtopäätös

Jos käytät sähköpostikirjeenvaihtoa ulkomaisten kollegoiden, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa, mutta englannin taitosi ei ole kovin hyvä, käytä tarkistuslistaa:

• Määrittele yleisösi. Ota huomioon sen erityispiirteet viestiä kirjoittaessasi.
• Katso, voidaanko olemassa olevaa mallia mukauttaa tarkoitukseesi. Ehkä haluat toivottaa kollegallesi hyvää syntymäpäivää? Käytä mallia.
• Suunnittele kirjeesi. Luota tavalliseen sähköpostiviestirakenteeseen. Varmista, ettet menetä mitään.
• Valitse yleisiä lauseita, joita käytät. Kun valitset lausetyyliä, keskity yleisöön.
• Täydennä rakennettu rakenne omilla sanoillasi ja lauseillasi.
• Tarkista koko viestin oikea kieli palveluista, sanakirjoista ja Google-hausta. Mietitkö valittujen sanojen tyyliä? Sopivatko ne keskenään?
• Varmista, että et riko sähköpostin kirjoittamisen periaatteita. Voiko sitä lyhentää menettämättä sen merkitystä? Onko siinä ammattikieltä?
• Lue viesti uudelleen. Tarkista, että sähköpostin etikettiä noudatetaan. Onko aiherivi selkeästi mainittu? Onko kaikki kirjoitusvirheet korjattu?
• Napsauta Lähetä!

Pääomasijoitusten ja sijoitusten aikakaudella – Exploring vieras kieli se ei ole vain kansainvälisen yhteisön etu, vaan myös käytännön välttämättömyys. Monet yritykset tekevät yhteistyötä ulkomaisten kumppaneiden kanssa, ja siksi niiden on säilytettävä vakiintuneet yhteydet ja keskinäinen ymmärrys. Liikemiesten tärkein viestintäväline on virallinen kirjeenvaihto. Tänään selvitämme kuinka kirjoittaa englanninkielinen kirje oikein noudattaen yritysviestinnän sääntöjä ja puitteita. Myös materiaalissa annamme näytteitä siitä, miltä liikekirjeenvaihto näyttää englanniksi, esimerkkejä kirjaimista ja lauseista, joita tarvitaan muodolliseen viestintään.

Aluksi päätetään, mitä tekstilohkoja englanninkielinen liikekirje sisältää. Otetaan jokainen piste järjestyksessä.

Lähettäjän osoite

Vakiolomake alkaa lähettäjän tiedoilla, jotka on sijoitettu oikeaan yläkulmaan. Liikekirjeen rakenne edellyttää tietojen tiukkaa kirjoitusjärjestystä, joten kirjoittaminen tapahtuu aina määrätyssä järjestyksessä. Rivien lopussa ei ole välimerkkejä.

Päivämäärä

Kirjoita päivämäärä muistiin kolmen rivin sisennyksellä lähettäjän tietojen jälkeen. Päivämäärän kirjoittamiseen sallitaan useita muotoja:

• 29. lokakuuta 2017;
• 29. lokakuuta 2017;
• 29. lokakuuta 2017;
• 29. lokakuuta 2017;
• 29 lokakuuta 2017;

• 12.10.2017 – 12.10.2017 (Eurooppa ja Englanti)
  
• 12.10.2017 – 10.12.2017 (Amerikka)

Vastaanottajan tiedot

* Valitus on pakollinen elementti. Miehillä se on useimmiten herra, naisilla Ms. Myös naimisissa olevaan naiseen viitattaessa he käyttävät rouvaa naimattomaan neitiin.

Terveisiä

Ensimmäinen asia, joka kirjataan kirjeeseen, on tervetuloa lause. Hänen tyylinsä riippuu läheisyydestä keskustelukumppanin kanssa. Virallista kirjettä luonnehtivat vakiolausekkeet: Dear Mrs / Ms + vastaanottajan sukunimi. Jos keskustelukumppanin tiedot eivät ole tiedossa, kannattaa käyttää yhdistelmää Dear Sir tai rouva. Kun viesti on tarkoitettu usealle henkilölle, käytetään monikkoa: Hyvät herrat, hyvät kollegat jne. Epävirallisen viestinnän avulla voit käyttää nimeä: Dear Mary. On tärkeää huomata välimerkki: englannin kielessä vetoomus erotetaan pilkulla ja amerikkalaisessa kaksoispisteellä.

Pääosa

Siirrymme englanninkielisen liikekirjeen päätietokomponentin suunnitteluun.

Useimmiten pääteksti alkaa pienellä johdantolauseella, varsinkin jos tämä ei ole ensimmäinen kirjain, vaan vastauskirjeenvaihto. Tässä on esimerkkejä englanninkielisistä johdantolauseista, jotka on käännetty venäjäksi.

Jos kirjoitat tiukasti muodollista liikekirjeenvaihtoa, älä koskaan kirjoita lyhennettyjä muotoja predikaatista I'm, you're jne.

Lisäksi englanninkielisen yrityskirjeen tavoitteet ja syyt on esitetty loogisessa järjestyksessä ja niihin on lisätty mahdolliset vastaukset koskevat pyynnöt tai odotukset. Yleensä luettavuuden vuoksi teksti on jaettu useisiin pieniin kappaleisiin (ilman punaista viivaa / taulukkoa). Käsittelemme tätä lohkoa yksityiskohtaisemmin myöhemmin käytännön esimerkeissä.

Johtopäätös

Jatkamalla kohteliaan sävyn säilyttämistä, sinun tulee lopettaa kirje tavanomaisilla kiitollisuudenilmaisuilla, vakuutuksilla vastausta odottaessa, yhteistyötarjouksilla ja kutsulla myöhempään viestintään. Loppulause on tärkeä osa yritysviestintää.

Esimerkki	Käännös
Vahvista vastaanottaminen…	Vahvista vastaanotto...
Jos sinulla on kysyttävää, älä epäröi ottaa meihin yhteyttä.	Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä.
Kiitos etukäteen.	Kiitos etukäteen.
Arvostamme tilaustasi suuresti.	Meille on erittäin tärkeää tehdä yhteistyötä kanssasi.
Ota meihin yhteyttä uudelleen, jos voimme auttaa jollain tavalla.	Ota meihin yhteyttä uudelleen, jos voimme olla sinulle avuksi.
Kiitos ja odotamme innolla kuulevamme sinusta.	Kiitos, odotamme vastaustasi.

Allekirjoitus

Ennen kuin ilmoitat tietosi, sinun on käytettävä toista kohteliasta lomaketta - kaikkea hyvää tai kunnioituksen ilmaisua. Liiketoiminnan englannin kielessä on yleensä kolmenlaisia ​​samanlaisia ​​lauseita:

• Sinun Ystävällisin terveisin – Ystävällisin terveisin(tutulle keskustelukumppanille);
• Sinun uskollisesti – Ystävällisin terveisin(vieraalle vastaanottajalle);
• parhaat toiveita – Toivottaen(neutraali lausunto);

Loppulausunto erotetaan pilkulla, jonka jälkeen uudelle riville annetaan henkilökohtainen allekirjoitus, jossa näkyy nimi, sukunimi ja asema.

kunnioittaen, Samuel Frankston pääjohtaja Enc. Kopio lisenssistä

vilpittömästi sinun, Vadim Grachev myyntipäällikkö Enc. luettelo

Lisäksi tekstiin voidaan lisätä lisäliitteitä. Heidän läsnäolonsa ilmoitetaan kirjeen lopussa heti allekirjoituksen jälkeen. Lause alkaa lyhenteellä Enc. (liite - hakemus), jonka jälkeen on luettelo liitteenä olevista asiakirjoista.

Tarkastelimme teoreettisesti oikeaa viestimuotoilua liikekirjeenvaihdossa. Siirrytään nyt käytännön osaan ja analysoidaan esimerkkiä liikekirjeestä eri tarkoituksiin ja englanninkielisiin lauseisiin, jotka ovat tyypillisiä viralliselle kirjeenvaihdolle.

Yrityskirjeenvaihto englanniksi: esimerkkejä kirjaimista ja lauseista

konsepti virallinen kirje sisältää monia sävyjä. Tämä voi olla pyyntö, kaupallinen tarjous, valitus, anteeksipyyntö, työhakemus, sitoumuskirje jne. Tässä osiossa pohditaan käytännössä, miten liikekirjeet kirjoitetaan englanniksi ja mitä standardikliseitä niistä voidaan erottaa. Mukavuuden vuoksi jaamme näytteitä genren mukaan.

lausunto

Ulkomaisessa yrityksessä työskentely on monen nuoren unelma. Jotta voit vakiinnuttaa itsesi positiiviselle puolelle, sinun on laadittava oikein saatekirje - hakemus vastausta varten avoimeen työpaikkaan. Aineistossa jo esitettyjen tietojen lisäksi tällaisissa vetoomuksissa käytetään usein taulukossa esitettyjä ilmaisuja.

Täydellinen lausunto näyttää tältä:

Artem Kosarev Birmingham B48 7JN Frost logistic ltd Nimeni on Artem ja kirjoitan vastauksena tämän päivän Independent-lehden ilmoitukseesi tietokoneoperaattorista. Minulla on kokemusta Trust General Companyn tietokoneoperaattorin työstä ja soveltuva koulutus. Haluaisin hakea tätä työtä, koska päätin muuttaa Lontooseen. Olen luotettava henkilö ja olisin sinulle hyvä työntekijä. Olen valmis tulemaan haastatteluun milloin tahansa. Kiitos huomiostasi. kunnioittaen,

Pyynnöt ja pyynnöt

Tällaista kirjeenvaihtoa käytetään usein pyydettäessä tarvittavien asiakirjojen myöntämistä. Lisäksi toimialalla on lähetettävä pyyntökirjeitä Lisäinformaatio esimerkiksi tuoteluettelon, jotta voit tilata tarvikkeita. Englanninkielinen pyyntö tai pyyntö voidaan esittää käyttämällä seuraavia virallisia kirjeenvaihdon kliseitä.

Esimerkki	Käännös
Tämä on pyytää sinua myöntämään…	Tämä on pyyntö/pyyntö tarjota…
Ilmoitathan meille…	Ole hyvä ja ilmoita meille...
Kirjoitamme kysyäksemme…	Pyydämme ilmoittamaan…
Olisin kiitollinen jos voisit …	minä olinolisin kiitollinen joshaluaisitko…
Arvostamme, että lähetit meille...	Olisimme erittäin kiitollisia, jos voisit lähettää meille...
Voisitko lähettää minulle…	Voisitteko lähettää minulle...
Voitko antaa minulle tietoa…	Voisitko antaa minulle tietoa...
Voitko lähettää minulle lisätietoja…	Voitko lähettää tarkempia tietoja...

Harkitse käytännön esimerkkiä tämäntyyppisestä liikekirjeestä. Päivämäärä ja osoitteet ovat samat kaikissa kirjeissä, joten ilmoitamme vain pääosan sisällön ja allekirjoituksen.

Arvoisa herra Brams Kirjoitan viitaten mainokseesi Guardianissa. Voitko antaa minulle tietoja ehdotuksestasi? Haluaisin saada kopion uusimmasta hinnastostasi. Mietin myös, onko mahdollista saada alennettua hintaa volyymiostosta. Kiitos ja odotan innolla kuulevamme sinusta. vilpittömästi sinun, Kate Gordon myyntipäällikkö T&K Corporation

Valitus

Ei ole harvinaista, että liikekirjeessä valitetaan esimerkiksi työntekijöiden toiminnasta tai huonosta palvelusta. Jotta voit ilmaista raivostuksesi muodollisesti, Englannin kieli tarjoaa seuraavat valmiit mallit.

Kirjeen tekstissä on tarpeen ilmoittaa yksityiskohtaisesti kaikki tiedot tapahtuneesta tilanteesta ja selittää syntyneen suuttumuksen syyt.

Hyvä M's Melts, Kirjoitan valittaakseni jakelupalvelunne tehottomasta toiminnasta. 13. joulukuuta tilasin teiltä kymmenen tietokonetta ja kuusi lasertulostinta. Olin erityisesti sopinut esimiehenne kanssa toimituksesta 20. joulukuuta varmistaakseni täsmällisen saapumisen. Tänään on 22. joulukuuta ja tilaamani laitteet eivät ole vieläkään toimitettuja. Haluan saada ostokseni mahdollisimman pian. Toivon, että käsittelet ongelmani nopeasti, koska se aiheuttaa minulle huomattavaa haittaa. vilpittömästi sinun, Bob Murray

Vastaukset ja pahoittelut

Viimeiset kirjeesimerkit liittyvät vastausviesteihin. Vastauksen tulee alkaa kiitollisuudesta saadusta viestistä. Selitä sitten tahdikkaasti olosuhteet, pyydä anteeksi ja osoita tapoja ratkaista ongelma. Mieti, mitkä tämän aiheen lauseet vastaavat liiketoiminnan englantia.

Esimerkki	Käännös
Kiitos, että kiinnitit ongelman tietoomme.	Kiitos, että kiinnitit tämän ongelman tietoomme.
Olemme erittäin pahoillamme, että…	Olemme erittäin pahoillamme, että…
Hyväksy anteeksipyyntömme…	Hyväksy anteeksipyyntömme...
Voit vakuuttaa, että…	Vakuutan teille, että...
Voit olla varma, että tulemme…	Voit olla varma, että me...
Aiheutetun haitan korvaamiseksi…	Aiheutetun haitan korvaamiseksi…

Harkitse esimerkkiä.

RakasHerraMurray, Hyväksy pahoittelumme viimeaikaisista ongelmista toimituspalvelussamme. Yrityksellämme on äskettäin ollut ongelmia ohjelmiston kanssa. Myyjä on sittemmin asentanut korjaustiedoston, ja järjestelmämme ovat nyt 100 % toimivia. Voit olla varma, että saat tilauksesi viimeistään ylihuomenna. Aiheutetun haitan korvaamiseksi olemme soveltaneet 20 % alennusta tilaamistasi laitteista. Arvostamme tilaustasi suuresti. Ystävällisin terveisin, Nick Harley Asiakaspalvelupäällikkö

Kokosimme tällaisen liikesanakirjan materiaalin tutkimisen tulosten perusteella: englanninkielinen liikekirjeenvaihto, esimerkkejä kirjaimista ja lauseista muodollista viestintää varten. Toivomme, että vinkkiemme avulla parannat yritysviestintätaitojasi ja saavutat yhteisymmärryksen ulkomaisten kumppaneiden kanssa! Nähdään uusilla tunneilla!

Liikekirjeen rakenne

Vetoomus

Se sijaitsee kirjeen "otsikossa" ja sisältää vastaanottajan aseman ja koko nimen. Virallisessa liikekirjeenvaihdossa vakiokäsittely on "Dear", joka kirjoitetaan isolla kirjaimella ja arkin keskelle. Ja sitten monia vaihtoehtoja, riippuen siitä, mitä he kirjoittavat ja kenelle. Joten Venäjällä on tapana puhua nimellä ja isännimellä, länsimaisen yrityskulttuurin yrityksissä - vain nimellä. Jos tunnet kumppanisi henkilökohtaisesti, voit osoittaa sen seuraavasti: "Rakas Andrei Petrovitš", jos et tiedä - "Rakas herra Smirnov". Muuten, kun viitataan henkilöön, sanaa "herra" ei voida lyhentää "herraksi". Älä missään tapauksessa saa kirjoittaa "Hyvä herra Smirnov A.P." Joko "Andrei Petrovitš" tai "Herra Smirnov".

Jos et kirjoita kuninkaallisille, uskonnollisten kirkkokuntien edustajille, presidenteille ja eri maiden parlamenttien jäsenille, pidä itseäsi onnekkaana. Heille on olemassa virallisia muunnoskaavoja, ja jokaiselle arvolle on olemassa erityisiä. Ennen kuin lähetät tällaisen kirjeen, tarkista huolellisesti, vastaako valittu valitus vastaanottajan asemaa. On paljon helpompi muistaa, kuinka kirjoittaa sotilashenkilöstölle: "Rakas toveri eversti", vaikka tämä eversti olisi nainen. Mutta osoite "Naiset ja herrat" on maallinen, ja on parempi käyttää sitä esimerkiksi kutsuna muotisalonkiin. Jos kutsut yritysesittelyyn - esimerkiksi uusiin porauslaitteisiin - niin vakiintuneen käytännön mukaan kaikkien yhteinen osoite on "Dear Sirs". Tässä tapauksessa ei ole väliä, että myös naiset työskentelevät tässä organisaatiossa.

Esimerkki:

toimitusjohtajalle
LLC "Concord"
Dobrovolsky P.I.

Rakas Pavel Iljitš!
tai
Arvoisa herra Dobrovolsky!

Johdanto

Kirjoittaa kirjeen ensimmäisen kappaleen, jossa esitetään sen tarkoitus, syy, joka sai sinut kirjoittamaan sen. Luettuaan johdannon vastaanottajan tulee ymmärtää kirjeen olemus Esimerkki: Kirjoitan sinulle ilmaistakseni tyytymättömyyteni yrityksesi meille toimittamien huonekalujen valmistukseen käytettävien raaka-aineiden laatuun, ja odotan innolla toimenpiteitä, joilla pyritään nopeasti muuttamaan tilannetta parempaan suuntaan ja korvaamaan meille aiheutuneet tappiot.

Esimerkki: Viimeisen kuukauden aikana, kuluvan vuoden kesäkuun 2. päivästä alkaen, 10-15 % jokaisesta raaka-aineerästäsi on viallinen. Yrityksemme asiantuntijat ovat dokumentoineet nämä tosiasiat asianmukaisesti. Kopiot asiakirjoista ovat tämän kirjeen liitteenä. Yrityksemme tappiot viallisten raaka-aineiden vastaanottamisesta ovat noin miljoona ruplaa. Olemme tehneet yhteistyötä Concord LLC:n kanssa nyt viisi vuotta, eikä meillä ole toistaiseksi ollut syytä valittaa. Tässä tilanteessa vaadimme täyttä korvausta tappioistamme. Tarvittaessa olemme valmiita tekemään yhteisen tarkastuksen hylätyille raaka-aineille.

Johtopäätös

Se on tarpeen kirjeen koko kirjallisen ja loogisen päätelmän lyhyt yhteenveto.

Esimerkki: Olen varma, että ymmärrät tämän tilanteen, ja lähitulevaisuudessa yhteistyömme palaa normaaliksi.

Allekirjoitus

Kirje päättyy lähettäjän allekirjoitukseen (asema + koko nimi), jota edeltää tavallinen kohteliaisuuslomake "Kunnioittavasti". Myös vaihtoehdot ovat mahdollisia: "Ystävällisin terveisin", "Toivottavasti tulokselliseen yhteistyöhön", "Kiitoksena yhteistyöstä" jne. Kirjettä allekirjoitettaessa on tärkeää ottaa huomioon vastaanottajan ja vastaanottajan asema. Toimitusjohtajalle osoitetun kirjeen tulee myös olla toimitusjohtajan tai ainakin hänen sijaisensa allekirjoittama. Samalla allekirjoituksen on vastattava sen kopiota: ei voida hyväksyä tilannetta, jossa apulaisjohtaja laittaa kauttaviivan johtajan sukunimen viereen ja allekirjoittaa omalla nimellä.

Esimerkki: Ystävällisin terveisin, A.D. Kiseljov, Zaryan huonekalutehtaan pääjohtaja

P.S

Postscript (P.S.) - postscript kirjeen lopussa allekirjoituksen jälkeen - käytetään harvoin liikekirjeenvaihdossa. Sen tarkoituksena on ilmoittaa vastaanottajalle tärkeästä tapahtumasta, joka on tapahtunut kirjeen kirjoittamisen jälkeen, tai välittää hänelle tietoja, jotka liittyvät epäsuorasti kirjeen aiheeseen.

Esimerkki 1: P.S. Ilmoitan, että 3 tuntia sitten vastaanotetun raaka-aineerän virheprosentti on noussut 17 prosenttiin!

Esimerkki 2: P.S. Raaka-aineiden vastaanottoosastomme johtaja tapaa asiantuntijasi yrityksessänne huomenna klo 14.00.

Sovellukset

Hakemukset ovat valinnainen lisäys kirjeen päätekstiin ja siksi ne laaditaan erillisille arkeille - jokainen hakemus omalle arkille. Niiden kirjoittamiselle ei ole sääntöjä.

Vakiolausekkeet liikekirjeenvaihto

Ilmoitukset

· Haluamme ilmoittaa, että toimituksen viivästys… johtui…

· Haluamme ilmoittaa, että tehtaan johto on päättänyt…

Ilmoitamme, että ehdotuksesi on hyväksytty.

Ilmoitamme, että...

Haluamme ilmoittaa, että...

Haluamme ilmoittaa, että valitettavasti emme voi…

Motiiveja selittävien ilmaisujen mallit (Yleisimmät lauseet tavallisen liikekirjeen alussa)

Pöytäkirjan mukaan...

Omaisuuden turvallisuuden lisäämiseksi...

Vastauksena pyyntöösi...

Vahvistukseksi meidän puhelinkeskustelu…

Vahvistaaksemme sopimuksemme...

· Toimitusjärjestyksessä tekninen tuki…

Vaikean tilanteen vuoksi...

Yhteisen työn yhteydessä...

· Asiakkaan kirjeen mukaan…

1. Yksikön kolmannesta henkilöstä, esimerkiksi:

o Zarya-kasvi ei välitä...

o Venäläinen ja brittiläinen yhteisyritys Sojuz K tarjoaa…

o Osuuskunta Naiv takaa…

Valtion oppilaitos

korkeampi ammatillinen koulutus

Etäopetuksen tiedekunta

Venäjän kielen laitos

Tiivistelmä aiheesta "BUSINESS COMMUNICATION"

aiheesta: "Lauset, jotka auttavat käymään liikeneuvotteluja

ja lauseet-kiellot"

Työ valmis

4. vuoden opiskelija

FDO Group

Moskova 2009

Suunnitelma

Johdanto

1. Suullinen viestintä neuvotteluprosessissa

2. Neuvottelua helpottavat lauseet ja lausekkeet-kiellot

Johtopäätös

Luettelo käytetystä kirjallisuudesta

Johdanto

Neuvottelut ovat olennainen osa jokapäiväistä elämäämme. Neuvottelut liittyvät kaikkiin yhteisiin toimiin.

Liiketoimintaneuvottelut voidaan määritellä näkemystenvaihdoksi molempia osapuolia tyydyttävän sopimuksen saavuttamiseksi. Neuvotteluihin (liike-elämän ilmiönä) ei tulisi kuulua vain koordinoituja ja organisoituja yhteyksiä kiinnostuneiden tahojen tietyllä tavalla, vaan myös tapaaminen, keskustelu, puhelinkeskustelu (puhelinkeskustelu).

Neuvottelut aloitetaan, kun on molemminpuolinen halu löytää molempia osapuolia hyödyttävä ratkaisu ongelmaan, ylläpitää liikesuhteita, ystävällisiä suhteita, kun ei ole selkeää ja tarkkaa sääntelyä syntyneiden ongelmien ratkaisemiseksi, kun osapuolet ymmärtävät, että jokin yksipuolinen toimia ei voida hyväksyä.

Neuvottelut koostuvat puheista ja vastavuoroisista puheista, kysymyksistä ja vastauksista, vastalauseista ja todisteista.

Liikeneuvotteluissa (usein) osapuolilla on suoraan vastakkaiset tavoitteet, tässä tapauksessa jokaisen keskustelukumppanin tehtävänä on saattaa neuvottelut päätökseen hänen etujaan palvelevalla sopimuksella. Neuvottelujen päätehtävänä on olla pääosin luja, joustavuus ja toissijaisista asioista keskusteleminen. Antaa periksi merkityksettömälle ja vaatia pääasiaa, tehdä kompromissi yhdessä asiassa vastineeksi myönnytyksestä toisessa.

Neuvottelupöydän ääreen voivat kokoontua ihmiset, joilla on erilainen neuvottelukokemus, temperamentti, asema, koulutus. Tämän mukaisesti myös neuvottelujen kulku on hyvin monimuotoinen. Neuvottelut voivat olla helppoja tai kireitä, kumppanit voivat sopia keskenään helposti tai erittäin vaikeasti tai eivät pääse sopimukseen ollenkaan.

Liikeneuvottelujen taito on näyttää kumppanillesi tapa ratkaista ongelmansa sinulle hyödyllisillä toimilla. Tämä edellyttää syvällistä viestintäalan tuntemusta, yritysviestinnän tekniikoiden soveltamista ja kykyä hallita tunnetilaa.

1. Puheviestintä neuvotteluprosessissa

Mikä tahansa neuvottelu on tehokkaan ihmisten välisen kommunikoinnin prosessi, se on kommunikatiivisen retoriikan hankittujen taitojen käyttöä kumppanin persoonallisuuden luonteen huomioon ottamiseksi.

Neuvotteluprosessin tärkein osa on osapuolten kommunikointi, heidän tehokas ihmisten välinen viestintä. Ja täällä on pakollista noudattaa puheetikettiä - yhteiskunnan kehittämiä kielellisen käyttäytymisen normeja, tyypillisiä valmiita "kaavoja", joiden avulla voit järjestää tervehdyksiä, pyyntöjä, kiitosta, suostuttelua ja niin edelleen etikettitilanteita (esim. , "Hyvää iltapäivää", "Hauska tavata", "Pyydän sinua", "Kiitos hedelmällisestä tapaamisesta", "Kuvittele, että…"). Nämä kestävät rakenteet valitaan ottaen huomioon sosiaaliset, ikä, psykologiset ominaisuudet keskustelukumppanit. Neuvottelujen onnistuminen riippuu siitä, kuinka hyvin neuvottelijoiden kommunikaatiotaidot ovat kehittyneet (kyky luoda helposti ja nopeasti liikesuhteita kumppaneihin, jatkaa keskustelua).

Neuvottelujen kommunikatiivisuus on ratkaiseva, ja siksi neuvotteluprosessia pidetään kiinteänä osana puheviestintää (ensisijaisesti dialogia ja argumentointia), kykynä käyttää puheen vaikuttavuutta tehokkaasti tavoitteiden saavuttamiseksi.

Neuvottelijoiden kommunikaatiokykyä pidetään siis kykynä säilyttää sanallinen vakaus (oikea ja psykologisesti oikea sanallinen viestintä) ja luottamus missä tahansa tilanteessa, dialogin teoriaan ja käytäntöön perustuvan ihmisten välisen kommunikoinnin tekniikan hallussapito, keskustelun taito, argumentoinnin hallussapito liiketoiminnassa.

Onnistunutta kommunikaatiota neuvotteluprosessissa helpottaa pitkälti se, että neuvottelijoilla on tehokkaan verbaalisen viestinnän taidot. Se, mitä lauseita keskustelukumppanit käyttävät neuvotteluprosessissa, riippuu: alkuperäisestä asenteesta kumppania kohtaan, keskustelukumppanien tiedon vastaanottamisesta, väittelyn vakuuttavuudesta, saavuttavatko keskustelukumppanit tavoitteensa. Osoittautuu, että ilman yleisesti hyväksyttyjen puheviestinnän normien tuntemista edes alansa taitavin asiantuntija ei pysty menestymään neuvotteluissa.

2. Neuvottelua helpottavat lauseet ja lausekkeet-kiellot

Kaikissa neuvotteluvaiheissa molempia osapuolia hyödyttävän sopimuksen tekemiseksi, suhteiden luomiseksi on tärkeää noudattaa yleisesti hyväksyttyjä puheviestinnän normeja. Tässä työn osassa tarkastellaan joitain lauseita - neuvotteluja helpottavia, sekä lauseita, jotka estävät neuvotteluprosessin kumppanien välistä ymmärrystä.

Kokouksen alussa sinun tulee välttää lauseita, jotka ilmaisevat:

1. epävarmuus, anteeksipyyntöjen runsaus

"Anteeksi, jos keskeytin sinut", "Jos sinulla on aikaa kuunnella minua..."

2. epäkunnioitus, kumppanin laiminlyönti

"Katsotaanpa sinua nopeasti", "Satuin kulkemaan ohitse ja piipahdin luoksesi"

3. lauseet "hyökkäykset" - "Millaista häpeää on meneillään?"

Kokouksen suotuisaa aloitusta helpottavat:

1. muutama miellyttävä persoonallinen lause, kevyt vitsi

"Ivan Ivanovich, olen erittäin iloinen nähdessäni sinut / iloinen tapaamisestani";

2. epätavallinen kysymys, anekdoottinen tapaus, vertailut, henkilökohtaiset vaikutelmat;

3. kysymyksiä, joiden tarkoituksena on herättää kiinnostusta tulevaa keskustelunaihetta kohtaan.

Tervehdysten ja muutaman oikean lauseen vaihdon jälkeen osallistujat siirtyvät neuvottelujen päävaiheeseen. Tämä vaihe koostuu keskusteluista ja oman kannan argumentoinnista. Kaikissa neuvotteluissa petoksen mahdollisuutta ei kuitenkaan suljeta pois ja voi käydä ilmi, että kumppanisi on taitava manipulaattori, eli henkilö, joka käyttää "heikkouksiasi" saavuttaakseen tavoitteensa. Tätä varten hän käyttää seuraavia yleisiä menetelmiä:

1. tahallinen petos

Jos sinusta tuntuu, että kumppanisi kertoo vääriä faktoja:

Et voi käyttää lauseita, jotka voivat loukata häntä "Tosiasi ovat epäluotettavia!", "Yrität johtaa minua harhaan"

Selitä kumppanillesi, että neuvottelet, luotatko häneen vai et, mutta aiot tarkistaa kaikki hänen tosiseikat. Tällaiset lausunnot on esitettävä erittäin oikeassa muodossa ja tässä tapauksessa asianmukainen anteeksipyyntö.

2. epäselvät valtuudet

Ennen kuin aloitat neuvottelut, kysy kumppaniltasi:

"Mitä valtaa sinulla on tässä tapauksessa?"

Saatuasi välttelevän vastauksen, varoita kumppaniasi:

"Tällaisessa tapauksessa pidätämme oikeuden harkita uudelleen mitä tahansa kohtaa neuvotteluissa" tai

”Niissä olosuhteissa emme voi puhua sopimuksen allekirjoittamisesta. Pyydän sinua järjestämään tapaamisen henkilön kanssa, jolla on todellisia oikeuksia”;

Samanlainen tilanne syntyi neuvottelujen lopussa:

"Jos johtonne hyväksyy tämän hankkeen, katsomme, että olemme sopineet. Muuten jokainen meistä voi vapaasti tehdä muutoksia projektiin."

3. Tietoisesti huonon paikan valinta neuvotella

Yleensä käytetään siihen, että haluat saada neuvottelut päätökseen nopeasti ja olla valmis antamaan periksi pyynnöstä. Tässä tapauksessa sinun tulee ymmärtää, että tunnet olosi epämukavaksi ja kerro siitä kumppanillesi. Esimerkiksi,

”Täällä ei ole tarpeeksi tilaa kaikille neuvottelijoille…. Pidetään tauko ja siirrytään neuvotteluille sopivampaan paikkaan" tai "ehdotan tapaamisen siirtämistä ensi tiistai/keskiviikko/kuukausi; aika ja paikka voidaan sopia myöhemmin.

Yritä keskustella ongelmasta, äläkä "hyökkää" kumppaniasi, seuraavat lauseet eivät ole hyväksyttäviä!

"Kutsuit meidät erityisesti sellaiseen epämukavaan / meluisaan paikkaan,"

"Et kutsunut osaavaa henkilökuntaa."

Jos huomaat, että kumppanisi käyttää manipulatiivisia neuvottelutaktiikoita, sinun on kerrottava siitä hänelle avoimesti ja kyseenalaistava tällaisten taktiikkojen laillisuus ja toivottavuus käydessään rakentavaa vuoropuhelua.

Tilanteessa, jossa kumppanisi pyrkii tekemään vain sitä, mikä tuottaa hänelle suurimman hyödyn, neuvottelut tulisi aloittaa ottamalla huomioon ne asiat, joita sinä ja kumppanisi ette vastusta.

Keskustelun ja kantansa argumentoinnin aikana ei pidä yrittää vakuuttaa kumppania hänen näkemyksensä virheellisyydestä tai hämmentää häntä. Tällainen käytös voi vain ärsyttää häntä.

Yritä olla käyttämättä puheessa kohtuuttomasti:

Erikois- ja vierassanat; ne ovat mahdollisia vain, kun lausut ne oikein, tiedät niiden merkityksen tarkasti ja olet varma, että myös kumppanisi tietää ne;

slangi sanat;

Mallilausekkeet: "Rehellisesti!", "Tällaista on elämä", muut;

kansankielet ja murteet;

Pienennäiset jälkiliitteet - on kiellettyä käyttää neuvotteluissa!

"Siirrytään sopimuksen allekirjoittamiseen";

Kyyniset ilmaisut, vulgaarit vitsit;

Yleinen lainaus: "Olla vai ei olla, se on kysymys."

On välttämätöntä mukauttaa argumentti kumppanisi persoonallisuuden mukaan, käyttää terminologiaa, jota kumppanisi ymmärtää, ja välttää yksinkertaisesti faktojen luetteloimista.