Vrste elektronskih dokumenata. Šta je elektronski dokument

Prije navođenja postojećeg vrste elektronskih dokumenata Hajde da pogledamo definiciju.

Šta je elektronski dokument napisano je u Federalnom zakonu od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“. To je dokumentovana informacija predstavljena u elektronskom obliku, odnosno u obliku pogodnom za ljudsku percepciju pomoću elektronskih računara, kao i za prenos preko informacionih i telekomunikacionih mreža ili obradu u informacionim sistemima.

Vrste elektronskih dokumenata

Postoji mnogo više od jedne klasifikacije koja izdvaja određene vrste elektronskih dokumenata. Pogledajmo one najčešće.

Po vrsti sadržaja. Elektronski dokumenti se najčešće klasifikuju prema kriterijumu kao što je vrsta sadržaja. U ovom slučaju, dodijelite tekst, grafika, animacija, zvuk, multimedija datoteke.

Po dostupnosti. U zavisnosti od stepena dostupnosti, elektronski dokument može biti otvoren i skriveno. Otvoreni elektronski dokumenti su javni, dostupni širokom krugu ljudi, jer ne nose nikakve tajne. Obično tako izgledaju informacije na web stranicama, ugovorima o licenci, cjenovnicima itd. Skrivene elektronske dokumente može vidjeti samo ograničen broj ljudi, jer sadrže povjerljive informacije, ponekad predstavljaju komercijalnu ili čak državnu tajnu.

Prisutnošću elektronskog potpisa. Svi elektronski dokumenti se mogu podijeliti na one potpisane elektronskim potpisom i nepotpisane. Vjerovatno znate da zahvaljujući elektronskom potpisu (u daljem tekstu – ES) možete identificirati osobu koja je potpisala elektronski dokument. Stoga se može utvrditi i autorstvo. Osim toga, ES garantuje integritet i nepromjenjivost elektronskog dokumenta.

Klasifikacija elektronskih dokumenata po industrijama se takođe dešava, posebno danas, kada elektronski dokument promet pokriva sve više područja našeg djelovanja. Svaka industrija koristi općeprihvaćene i vlastite specifične dokumente. Na primjer, u maloprodaji - fakture, akti obavljenih radova, tovarni listovi TORG-12, akti o utvrđenom neskladu TORG-2, korektivni računi. U energetskom kompleksu - isti primarni plus akti usaglašavanja, fakture za plaćanje itd.

Vrste računovodstvenih elektronskih dokumenata

Najčešće kompanije razmjenjuju primarne dokumente. Razmotrite detaljnije vrste primarnih:

  • faktura, prema stavu 1 čl. 169 drugog dijela Poreskog zakonika Ruske Federacije, može se sastaviti i prikazati u elektronskom obliku. U skladu sa Naredbom Federalne poreske službe od 05.03.2012. N MMV-7-6/ [email protected] elektronska faktura (u daljem tekstu ESF) mora biti u skladu sa .XML formatom. Kada je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom rukovodioca kompanije ili ovlašćenog lica, ESF dobija pravni značaj.

    Detaljne informacije o korištenju elektronskih računa, njihovoj razmjeni između ugovornih strana i regulatornim suptilnostima možete pronaći u publikaciji „Elektronski račun. Uputstvo za upotrebu".

  • Akt izvrsenih radova (usluga) trenutno nema obavezan format u elektronskom obliku. Postoji preporučeni format za upotrebu - .XML. Uprkos činjenici da zakon ne predviđa posebnu proceduru za rad sa elektronskim aktom, razmjenu podataka vrsta elektronskog dokumenta moguće bez pomoći operatera.

    Koristite bilo koji format koji volite - na primjer, .PDF. Međutim, tamo važna nijansa: ako je zahtjev primljen od Federalne porezne službe u elektronskom obliku, tada ćete morati dostaviti akte o obavljenom radu u .XML formatu.

  • tovarni list (TORG-12) u elektronskom obliku se takođe sve više koristi. Sastavite ga, po pravilu, u jednom od tri formata - .XML, .JPG ili .TIF. U ovom slučaju, organizacije same mogu razviti oblik tovarnog lista. Ali glavni uvjet mora biti ispunjen: određeni broj detalja mora biti prikazan u dokumentu (naziv proizvoda i njegova količina, PDV i iznos PDV-a, itd.). Više o tome možete pročitati u našem materijalu "Elektronski tovarni list".

Sumirajući gore navedeno, želio bih još jednom napomenuti:

Elektronski dokument je prodro u različite oblasti djelovanja

Sa pojavom elektronskih dokumenata, životi ljudi su postali mnogo lakši, posebno u pogledu njihovog radna aktivnost. Za izradu elektroničkog dokumenta potrebno je nekoliko puta manje vremena, praktičnije ga je pohraniti, a traženje potrebnih informacija predstavljenih u digitalnom obliku traje nekoliko minuta. Jednom riječju, elektronski dokumenti imaju mnogo prednosti, a danas ljudi koji rade u raznim oblastima, od računovodstva do trgovine, od energetskih kompanija do osiguranja, mogu ih cijeniti sve. Glavna stvar je da se ne zbunite, jer vremenom postoji sve više vrsta elektronskih dokumenata, a država nameće stroge zahtjeve za izvršenje nekih od njih (na primjer, fakture).

Danas postoji mnogo načina za kreiranje kopije papirnog dokumenta, prijenos sa papirnog na elektronski format itd. Ako je za kreiranje kopija papirnih dokumenata potreban samo fotokopir, onda nije potrebna samo posebna oprema, već i softver za pretvaranje papirnog dokumenta u njegov elektronski format.

Kako napraviti elektronsku verziju dokumenta?

Za izradu elektronske kopije dokumenta korisniku će biti potreban skener ili MFP (multifunkcionalni uređaj). Naravno, ako nema potrebe za MFP-om, onda ga ne vrijedi kupiti, lakše je proći sa skenerom. Prvo, koštat će mnogo manje, a drugo, obavljat će upravo onu funkciju koja je potrebna korisniku, odnosno skenirati dokument i prevesti ga u elektronički format.

Da bi skener radio, trebat će vam poseban softver - drajver. Obično dolazi uz uređaj, ali ako ga nema, uvijek ga možete pronaći na internetu. Možete koristiti univerzalni program ABBY Finereader koji direktno skenira i prepoznaje tekst.

Cijeli postupak pretvaranja papirnog dokumenta u elektronski format svodi se na ova dva postupka (skeniranje i prepoznavanje teksta). Da biste napravili elektronsku kopiju dokumenta, potrebno je da: uđete u meni Start i na listi svih programa pronađete ili drajver za skener ili MFP ili program ABBY Finereader i pokrenete ga. Nakon pokretanja programa i skenera, možete otvoriti poklopac i na njega staviti papirni dokument sa tekstom nadole. Dokument treba postaviti na površinu skenera što je moguće ravnomjernije u odnosu na rubove radne površine uređaja. Zatim morate pritisnuti poklopac što je čvršće moguće da osvjetljenje ne padne na radnu površinu. U suprotnom će se ispostaviti da je elektronski dokument osvijetljen, odnosno dio teksta koji je izložen svjetlosti neće biti vidljiv.

Zatim u postavkama treba odabrati optimalne parametre skeniranja, kao što su boja, veličina izlaza, izlazna rezolucija itd. Kada je sve spremno, možete kliknuti na dugme "Skeniraj". Kada je procedura završena, potrebno je kliknuti na "Prepoznavanje", čime će se tekst konvertovati u elektronski format, kao što je .doc, a dokument se može otvoriti u uređivaču teksta radi unošenja izmjena.


Uvod

Zaključak


Uvod


Problem upotrebe elektronskog upravljanja dokumentima u oblasti upravljanja je izuzetno višestruk i nije ograničen samo na mogućnosti tehnologije. Velika pažnja se skreće na aspekte informacione sigurnosti i zaštite informacija, potvrde pouzdanosti elektronskih dokumenata. Istovremeno, postoji prilično veliki skup organizacionih i metodoloških pitanja u vezi sa aspektom informacija i dokumentacije. Postignuti nivo upotrebe novih informacionih tehnologija u kancelarijskom radu omogućava nam da izgradimo ne samo hipotetičke pretpostavke o „elektronskoj kancelariji budućnosti“, već i da identifikujemo stvarne načine prelaska sa tradicionalnog toka posla na automatizovani i elektronski.

Relevantnost teme objašnjava se činjenicom da su trenutno pitanja korištenja elektronskih dokumenata i prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima postala veoma veliki značaj. Mnogo je kontroverzi oko njih.

S obzirom na nedovoljno razvijenu temu, prilikom pisanja ovoga seminarski rad Korišten je širok spektar izvora koji se mogu podijeliti u dvije kategorije. Oni bi trebali uključivati ​​publikacije koje sadrže nacionalni regulatorni okvir za upravljanje dokumentima, arhive, kancelarijski rad i standardizaciju.

.Državni sistem podrška za upravljanje dokumentacijom.

1.Federalni zakon "O elektronskom digitalnom potpisu" od 10. januara 2002. br. 1-FZ. Ovim zakonom su definisani uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa, karakteristike njegovog korišćenja.

Prilikom pisanja seminarskog rada proučavani su radovi stručnjaka iz oblasti upravljanja dokumentima: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. i drugi.

Pored toga, korišćene su i brojne periodične publikacije u časopisima Deloproizvodstvo i Sekretarski poslovi.

Svrha ovog kursa je proučavanje karakteristika elektronskog dokumenta i upravljanja elektronskim dokumentima.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

1)Odaberite optimalnu definiciju pojma "elektronski dokument";

2)Uporedite elektronsko upravljanje dokumentima sa tradicionalnim;

)Razmotrite glavne probleme elektronskog upravljanja dokumentima.

Struktura nastavnog rada odgovara zadacima i sastoji se od sljedećih poglavlja:

Pojam elektronskog dokumenta, njegove karakteristike;

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima, njegove prednosti u odnosu na tradicionalno;

Glavni problemi elektronskog upravljanja dokumentima.

Pojam elektronskog dokumenta, njegove karakteristike


U savremenom društvu u kojem dominiraju kompjuteri i informaciona tehnologija, elektronski dokumenti su od velikog značaja.

Mnogo je lakše raditi sa elektronskim dokumentima: nema papirologije, potraga za dokumentima je znatno pojednostavljena zahvaljujući upotrebi elektronske baze podataka.

Osim toga, čini mi se da elektronski dokument ima značajnu prednost u odnosu na papirni – mogućnost izmjene teksta dokumenta bez trošenja papira. Ali raniji rad sa dokumentima je potrebno vrijeme i mnogo truda zbog potrebe ručnog prekucavanja cijelog dokumenta, čak i uz najmanje izmjene.

Ali da bismo razumeli šta je elektronski dokument, potrebno je, pre svega, definisati sam pojam „dokumenta“.

Nažalost, do danas, među stručnjacima iz oblasti upravljanja dokumentima, arhiviranja i bibliotekarstva, ne postoji jedinstvo u razumijevanju pojma "dokument", unatoč prisutnosti niza definicija sadržanih u zakonodavnim aktima i GOST-ovima.

Nauka o dokumentima smatra dokument kao alat za upravljanje ili arhivsko skladištenje; arhivska i izvorna istraživanja smatraju da je dokument nosilac informacija o prošlosti ili sadašnjosti.

Proces razvoja opti mala definicija pojma dokumenta koji bi zadovoljio potrebe praktične aktivnosti ogleda se u domaćim vojni državni standardi termina i definicija.

U prvom državnom standardu, takav dokument je definisan kao „sredstvo za fiksiranje na različite načine na posebne materijalne informacije o činjenicama, događajima, pojavama objektivne stvarnosti i ljudskoj mentalnoj aktivnosti.

Nakon obrade 1983. godine, pojavio se novi Državni standard u kojem je stajalo da je „dokument materijalni objekat sa informacijama koje je fiksirao kreirani ljudski način za njegovo prenošenje u vremenu i prostoru.

Tako, kao rezultat evolucije, koncept dokumenta dolazi do svoje moderne službene interpretacije: „dokumentirana informacija (dokument) je informacija snimljena na materijalnom nosaču s detaljima koji omogućavaju da se ona identifikuje”

Postoji i široko tumačenje pojma "dokument": objekt interakcije u društvenom okruženju, dizajniran da formalno izrazi društvene odnose između drugih objekata ovog okruženja.

Ali u Nacionalnom standardu Ruske Federacije pojavljuje se još jedno tumačenje koncepta „dokumenta“: podaci koji se mogu identifikovati, snimljeni na materijalnom nosaču, stvoreni, primljeni i pohranjeni od strane organizacije ili pojedinca kao dokaz prilikom potvrđivanja zakonskih obaveza ili poslovnih aktivnosti. Štaviše, za pojam "dokument" koristi se termin record, što u prevodu znači "zapis".

Upoređivanje i razumijevanje različitih koncepata sadržanih u naučnim i edukativna literatura, možemo se zadržati na sljedećoj definiciji pojma dokumenta, koja najbolje odgovara ciljevima i zadacima nauke o upravljanju dokumentima: dokument je informacija fiksirana na materijalnom nosaču u stabilnom znakovnom obliku koju osoba daje na način za njeno prenošenje u prostoru i vremenu.

Na osnovu navedenog, možemo zaključiti da je dokument i informacija i materijalni nosilac. Štaviše, ove dvije komponente su sastavni dio dokumenta.

Ali za razliku od papirnog dokumenta, za elektronski dokument materijalni nosač ne igra odlučujuću ulogu. Tokom čitavog svog životnog ciklusa, elektronski dokument se može prenositi sa jednog medija na drugi, ili čak može biti pohranjen u memoriji računara.

Ali šta je elektronski dokument?

Formiranje koncepta "elektronskog dokumenta" u zakonodavnim i regulatornim i metodološkim aktima Ruske Federacije odvijalo se postepeno.

Prema mišljenju ruskih stručnjaka iz oblasti prava, prvi pokušaji da se razvije pravni okvir za elektronske dokumente u našoj zemlji učinjeni su od sredine 70-ih godina, kada je usvojen niz resornih akata o zahtjevima za unutarindustrijske mašinske dokumente. .

Godine 1981. odobrene su "Privremene smjernice za cijelu industriju o validaciji kompjuterski generiranih dokumenata". Ovim aktom je stajalo da se „...dokument na mašinskom mediju koristi bez pretvaranja u čoveku čitljiv (vizuelni) oblik prilikom prenosa informacija preduzećima, organizacijama i institucijama ili za razmenu informacija između njih” (klauzula 3).

U septembru 1986. godine, Smjernice za implementaciju i primjenu GOST 6.10.4-84 “USD. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom nosaču i mašinogramu kreiranom kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe” (RD 50-613-86). Poglavlje 2 “Zahtjevi za originalne dokumente” navodi da dokumenti na mašinskim medijima uključuju dokumente na magnetnim mašinskim medijima (magnetne trake i diskovi, flopi magnetni diskovi) i dokumente na papirnim mašinama (bušene trake, bušene kartice).

U GSDOU, usvojenom 1991. godine, postoji definicija pojma "mašinski čitljiv dokument" - "dokument pogodan za automatsko čitanje informacija sadržanih u njemu, čiji su glavni nosioci: bušene kartice, bušene trake i magnetne trake."

Istraživač M.V. Larin je uspio identificirati oko 40 definicija pojma "elektronski dokument". Prema istraživaču, „elektronski dokument je informacija snimljena na elektronskom mediju koja se snima, pohranjuje, prenosi i predstavlja u obliku prihvatljivom za osobu koja koristi tehnologije koje podržavaju elektronski računari, a koji sadrži detalje koji omogućavaju njegovu identifikaciju. "

Prema Federalnom zakonu "O elektronskom digitalnom potpisu", elektronski dokument je dokument u kojem su informacije predstavljene u elektronskom digitalnom obliku.

U skladu sa Saveznim zakonom iz 2000. godine "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija", elektronski dokument je informacija predstavljena u obliku skupa stanja elemenata elektronske računarske opreme (ECE), drugih elektronskih sredstava obrade, pohranjivanje i prenošenje informacija koje se mogu pretvoriti u oblik pogodan za nedvosmislenu percepciju od strane osobe, a imaju atribute za identifikaciju dokumenta.

Također, elektronski dokument se može definirati kao oblik pripreme, slanja, primanja ili pohranjivanja informacija korištenjem elektronskih tehnička sredstva fiksiran na magnetni disk, magnetnu traku, laserski disk i drugi elektronski materijalni nosač.

Informacija snimljena na nosaču elektronskog materijala priznaje se kao elektronski dokument ako:

kreirani, obrađeni, pohranjeni i preneseni korištenjem elektronskih tehničkih sredstava;

potpisan u skladu sa zahtjevima propisanim važećim zakonodavstvom;

može se predstaviti u obliku pogodnom za percepciju od strane osobe koja nema posebne tehničke vještine;

ako je prilikom njegovog sastavljanja, skladištenja, prenosa korišćen metod predviđen državnim ili međunarodnim standardima ili sporazumom strana, koji omogućava pouzdanu identifikaciju autora elektronskog dokumenta.

Evropska specifikacija MoReq-2 definiše elektronsku javnu ispravu (elektronski zapis) kao javnu ispravu koja postoji u elektronskom obliku. Štaviše, službeni dokument može biti predstavljen u elektronskom obliku kao rezultat činjenice da je prvobitno kreiran pomoću aplikativnog softvera ili kao rezultat digitalizacije, na primjer, skeniranjem.

Elektronski dokument se može definisati i kao informacija predstavljena u obliku skupa stanja elemenata elektronske računarske tehnologije, drugih elektronskih sredstava za obradu, skladištenje i prenošenje informacija, koji se mogu pretvoriti u oblik pogodan za nedvosmislenu percepciju od strane osobe. i imaju atribute za identifikaciju dokumenta.

Mogu se razlikovati sljedeće karakteristične karakteristike elektronskih dokumenata:

· Elektronski dokument osoba ne može uočiti direktno u fizičkom obliku u kojem je pričvršćen na nosač: tek nakon prolaska niza propisanih procedura podaci se pojavljuju u obliku koji je prilagođen korisniku;

· Elektronski dokument je povezan s tehnologijama s kojima je stvoren i ne može se koristiti odvojeno od njih ( tehnička podrška, programski format, standard prezentacije podataka); jer tehnologije koje kreiraju elektronski dokument su podložne zastarelosti i brzim promenama, postoji veliki rizik od gubitka elektronskih dokumenata zbog nemogućnosti čitanja podataka u nedostatku zastarele opreme ili softvera;

· Elektronski dokumenti imaju svoju fizičku i logičku strukturu. Za razliku od papirnih dokumenata, kod kojih su forma i sadržaj jedno, pojedinačni elementi elektronskog dokumenta pohranjuju se u bazu podataka i tek nakon zahtjeva, obrade podataka i prikaza na monitoru mogu postati tradicionalni dokument;

· Elektronski dokumenti, za razliku od papirnih, nisu striktno vezani za određeni medij. Na primjer, informacije na tvrdom disku mogu se lako promijeniti i uništiti bez gotovo nikakvog traga na mediju; elektronski dokumenti su implementirani samo u ram memorija kompjuter;

· Elektronske dokumente odlikuje neograničena reprodukcija originala, mnoštvo oblika i kopija postojanja dokumenata, pa to dovodi do zamagljivanja pojmova „kopija“, „original“ i „original“ u odnosu na elektronske dokumente , što dovodi do problema provjere pravne snage i autentičnosti elektronskog dokumenta;

· Neophodno je zaštititi medije od neovlašćenog pristupa;

· Elektronski dokumenti zahtijevaju posebna pravila opisa, a izrada prateće dokumentacije za njih povećava obim dokumenata.

Elektronski i papirni dokumenti imaju svoje prednosti i nedostatke vezane za medij. Razmotrimo ih detaljnije.

Vrijeme transporta dokumenta

Bez sumnje, elektronski dokumenti ovdje imaju neospornu prednost, jer elektronski komunikacijski kanali omogućavaju vam da šaljete poruke u sekundi.

Referentno-informativni rad (traganje informacija u informativnom fondu po atributima i sadržaju dokumenta)

U nedostatku optimalnog sistema za klasifikaciju dokumenata i informacija, ovaj zadatak može biti prilično naporan za papirna dokumenta.

Za elektronske dokumente, ovaj zadatak je što je više moguće pojednostavljen i vremenski skraćen zbog upotrebe veza koje vam omogućavaju da pronađete ne samo jedan dokument, već i druge povezane s njim tematski ili formalno.

Zahtjevi za dokumentaciju

Uslovi za izvođenje papirnih dokumenata definisani su standardima i unificirane forme. Ponekad mogu postojati neke varijacije u dizajnu koje ne utiču na detalje koji određuju pravnu snagu dokumenta.

A zahtjevi za dizajn elektronskih dokumenata još uvijek nisu standardizirani. Ali ovi zahtjevi mogu biti stroži nego za papirnate dokumente, jer pri prijenosu informacija putem komunikacijskih kanala u prisustvu različitih sistema i softvera i hardvera, prijenos se možda neće dogoditi ili informacije neće biti dostupne ljudskoj percepciji.

Davanje pravne snage dokumentu

Za papirna dokumenta riješena su gotovo sva pitanja vezana za davanje pravne snage.

Za elektronske dokumente od posebne je važnosti Savezni zakon „O elektronskom digitalnom potpisu“, koji predviđa zakonske uslove za korišćenje EDS-a:

period važenja sertifikata ključa koji se odnosi na ovaj EDS;

potvrda autentičnosti digitalnog potpisa;

korišćenje EDS-a u odnosima u kojima on ima pravni značaj.

Ako su ovi uslovi ispunjeni, EDS se priznaje kao ekvivalentan svojeručnom potpisu u dokumentu na papiru. Istovremeno, implementacija ovog zakona podrazumeva donošenje relevantnih podzakonskih akata, stvaranje posebnih sertifikacionih centara koji izdaju sertifikate EDS ključeva.

Lakoća percepcije informacija

Ovaj kvalitet je izraženiji kod papirnih dokumenata.

Što se tiče percepcije, elektronski dokumenti su uporedivi sa srednjovjekovnim svicima: da biste pogledali dokument, njegov fajl se „pomiče“ pred očima. Prema američkim istraživačima, tekst sa ekrana računara (monitora) percipira se 25% sporije nego kada se čita sa komada papira.

Mogućnost rada sa više dokumenata u isto vrijeme

Prilikom rada sa dokumentima i štampanim publikacijama, upoređujući informacije iz njih, često se otkrivaju karakteristike i detalji koji izmiču percepciji kada se dokumenti gledaju jedan po jedan.

„Multi-window” rad sa fajlovima takođe omogućava istovremeni rad sa više dokumenata, ali je istovremeno samo deo informacija na monitoru vidljiv u svakom trenutku. Percepcija je pretežno logične prirode i ne postoji uvijek holistički pogled na dokument.

Mogućnost isticanja željenog fragmenta prilikom čitanja dokumenata

I papirni i elektronski mediji dokumenta pružaju takvu mogućnost. Ali postoje i karakteristike. Na papirnom dokumentu postoje tragovi oznaka napravljenih mastilom, pastom, olovkom itd. obično ostaju.

A kada radite s elektroničkim dokumentom, ako njegov format snimanja dopušta, željeni fragment se može istaknuti u boji ili drugim fontom, a zatim se ovaj odabir može ukloniti. U tom slučaju na dokumentu neće biti tragova.

Mogućnost izrade kopije dokumenta

Na papiru se kopije mogu dobiti reprografijom i operativnim štampanjem. Fotografiranjem i mikrofilmiranjem mogu se dobiti kopije na fotografskom, mikrofotografskom filmu. Elektronska kopija papirnog dokumenta se dobija skeniranjem.

U slučaju elektronskog dokumenta, trud i vrijeme utrošeno na dobijanje kopije su mnogo manji. Možete kopirati datoteku, dodatno odštampati dokument ili poslati informacije na mikrofotografske medije itd. Datoteka dokumenta se može poslati putem e-mail, nalazi se u informacionom sistemu, gde je zaposlenima moguće omogućiti pristup njemu. Dakle, nema potrebe za pravljenjem papirnih kopija dokumenta na pregled velikom broju zaposlenih.

Umor pri radu sa dokumentima (bez uzimanja u obzir prirode i sadržaja informacija)

Možete raditi s papirnim dokumentima nekoliko sati zaredom i mijenjati položaj. U ovom slučaju nije uključen samo vid, već i dodir, a ponekad čak i miris.

Zamor pri radu sa računarom je veći nego pri radu sa papirnim dokumentima. Glavno opterećenje pada na vid. Morate da napravite pauzu od posla.

Posebno opremljen radno mjesto za percepciju informacija

Za percepciju informacija papirnog dokumenta dovoljno je samo prihvatljivo osvetljenje i nisu potrebni posebni uslovi.

Za rad sa elektronskim dokumentima potreban je računar, a po potrebi i njihov prenos do primaoca, telekomunikacionim kanalima. Trenutno korištenje prijenosnih računara i mobilnih komunikacija otklanja neke od problema.

Sigurnost informacija i zaštita informacija

Papirni dokument moguće je zaštititi od neovlaštenog pristupa osiguravanjem njegove fizičke nedostupnosti (na primjer, pohranjivanjem u sef), evidentiranjem činjenice prijenosa dokumenta u posebne računovodstvene obrasce (prijenos uz prijem) i drugim organizacione mjere.

Kod elektronskih dokumenata, ovaj problem se rešava korišćenjem sredstava za regulisanje pristupa korisnika računarima i bazama podataka, alata kriptografske zaštite, evidentiranja radnji korisnika itd. Potrebna je i tehnička zaštita, uključujući i od kompjuterskih virusa i hakera.

Sigurnost informacija i njihova dostupnost za ljudsku percepciju

Papirne dokumente karakteriše dug period starenja i uništavanja, što zavisi od kvaliteta papira (na primer, trajnost papira „bez kiseline“ se računa vekovima). Ništa manje važan je i kvalitet sredstava za nanošenje informacija na papir (tinta, pasta, alati koji se koriste u matričnim, inkjet i laserskim štampačima, itd.). Za percepciju informacija kasnije dugo vrijeme za konvertovanje nisu potrebni posebni uređaji, dovoljno je samo poznavanje jezika na kojem je napisan tekst dokumenta.

U slučaju elektronskog dokumenta, treba uzeti u obzir da životni ciklus softvera i medija za snimanje (moralna i fizička zastarelost) može biti kraći od potrebnog perioda skladištenja dokumenta. Postoji problem prepisivanja informacija na drugi medij i način njihove autentifikacije (u suprotnom dokument gubi svoju pravnu snagu). Ponekad se predlaže čuvanje odgovarajućeg hardvera i softvera za reprodukciju informacija (i, shodno tome, obučavanje osoblja za korištenje ovih alata) ili štampanje elektronskih dokumenata na papiru i ovjeravanje napravljenih kopija. Postoje i problemi sa sigurnošću EDS-a i rokom važenja sertifikata za potpis. Takođe, da biste osigurali sigurnost i povećali stabilnost računarskog sistema, možete napraviti rezervnu kopiju informacija.

Područje primjene (domaćinski) dokumenti

Papirna dokumenta su sveprisutna.

Elektronske dokumente koriste oni učesnici u komunikacijama (organizacije i pojedinci) koji posjeduju odgovarajuću kompjutersku opremu. Obim elektronskih dokumenata se stalno širi razvojem tehničke opreme, akumulacijom iskustva i stvaranjem regulatornog okvira.

Može se zaključiti da iako elektronski dokumenti imaju značajne prednosti u odnosu na papirnate (brz prenos dokumenta, bez papirologije, brzo traženje dokumenta u bazi), oni imaju i značajne nedostatke - probleme davanja pravne snage dokumentu i treba ga zaštititi od neovlaštenog pristupa dokumentima.

Pravna težina povezana sa upotrebom tradicionalnih papirnih dokumenata predstavlja veliku prepreku razvoju upotrebe elektronskog dokumenta.

upravljanje dokumentima elektronsko arhiviranje dokumenata

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima, njegove prednosti u odnosu na tradicionalno


Potrebno je razdvojiti dva pojma koja se često brkaju – kancelarijski rad i radni tok. Kancelarijski rad je delatnost kreiranja dokumenata i organizovanja rada sa njima. Pod organizacijom rada sa dokumentima podrazumijeva se stvaranje uslova koji osiguravaju kretanje, pretragu i čuvanje dokumenata. Tok dokumenata je kretanje dokumenata između tačaka njihove obrade od trenutka kada su primljeni ili kreirani do završetka izvršenja ili slanja. Na osnovu ove podjele postoji klasifikacija elektronskih sistema. To su sistemi kancelarijske automatizacije - CAD, i sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima - EDMS. JCD prvenstveno obezbjeđuje računovodstvo elektronskih dokumenata. Njihove funkcije obuhvataju evidentiranje ulaznih, izlaznih, internih i organizacionih i administrativnih dokumenata, evidentiranje izdatih rješenja i primljenih odgovora o izvršenju. Baze podataka čuvaju ne samo detalje dokumenata, već i njihovu tekstualnu sliku. SAD vam omogućavaju kontrolu izvršenja, pohranjivanje podataka o predmetima i brzu pretragu dokumenta po jednom atributu ili skupu. EDMS su fokusirani na rad sa elektronskim dokumentima, njihovo kretanje unutar organizacije ili između organizacija. Ovdje je važan proces kolektivne pripreme dokumenta, njegovo višestruko odobravanje, održavanje verzija dokumenata. EDMS kombinuje funkcije kancelarijske automatizacije i elektronskog upravljanja dokumentima – tako ovi sistemi pokrivaju sve kancelarijske procese i češće se koriste u velikim organizacijama.

Dugi niz godina u Rusiji je cijeli tok dokumenata bio papir. Tek danas postepeno prelazi u mješovitu fazu. Ovo je rezultat napora kako državnih službenika tako i komercijalnih organizacija. Međutim, proces informatizacije je spor.

Ispod elektronsko upravljanje dokumentimaPodrazumjeva se način organizovanja rada sa dokumentima, u kojem se najveći dio dokumenata organizacije (preduzeća) koristi u elektronskom obliku i centralno pohranjuje u tzv. elektronske arhive, svojevrsna skladišta informacija, odnosno skladišta podataka.

Može se izdvojiti još jedna optimalna definicija elektronskog upravljanja dokumentima: „elektronsko upravljanje dokumentima je jedinstven mehanizam za rad sa dokumentima koji se dostavljaju u elektronskom obliku, uz implementaciju koncepta „kancelarijskog rada bez papira“.

Elektronsko upravljanje dokumentima može biti interno i eksterno, što nameće određene specifičnosti razmjeni informacija. Interno upravljanje elektronskim dokumentima karakteriše razmena informacija ili kretanje elektronskih dokumenata unutar organizacije. Eksterno elektronsko upravljanje dokumentima karakteriše razmjena prepiske između organizacija.

Shodno tome, sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) u užem smislu se odnosi na softver ( kompjuterski program, sistem), koji vam omogućava da organizujete rad sa elektronskim dokumentima (kreiranje, modifikacija, pretraga, skladištenje), kao i interakciju između zaposlenih: prenos dokumenata, izdavanje zadataka (naredbi, instrukcija) i kontrola nad njima, slanje obaveštenja, itd. u širem smislu, EDMS se shvata kao moderna organizaciona i tehnološka struktura koja prožima čitav proizvodni organizam, uključujući softverske, tehničke i metodološke komponente, kao i organizacione i regulatorne aspekte. Ovaj sistem se može uporediti sa "cirkulacijskim sistemom" kompanije.

Trenutno, elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija može u velikoj mjeri zamijeniti papirnate dokumente, a automatizacija procesa razmjene dokumenata nije danak modi, već naredba brzog vremena, jer za dostavu papirnog dokumenta putem pošte može potrajati nekoliko dana. ili kurira, a elektronski dokument se dostavlja u roku od nekoliko sekundi bez obzira na lokaciju primaoca. Pretvaranje toka posla u elektronski format može uštedjeti ne samo vrijeme i trud, već i prostor. U nekim kompanijama papirna arhiva dugi niz godina zauzima površinu koja je uporediva s površinom trgovačkih podova. Međutim, može li elektronsko upravljanje dokumentima u potpunosti zamijeniti papirnate dokumente ili se pravno značajni dokumenti moraju čuvati u papirnoj formi, ovjereni svojeručnim potpisom i pečatom?

Mnogi i dalje smatraju da je pravno značajan dokument papir sastavljen po određenim pravilima, potpisan svojeručnim potpisom i ovjeren pečatom organizacije koja je izdala ovaj dokument (potvrda, potvrda, izvod itd.). Ali tehnološke mogućnosti se razvijaju, a danas elektronski dokumenti mogu biti i pravno značajni, budući da se koriste elektronski digitalni potpis(EDS), koji je elektronski analog svojeručnog potpisa. EDS je atribut elektronskog dokumenta dizajniranog da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja, dobijenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektronskog digitalnog potpisa i koji omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrditi odsustvo izobličenja informacija u elektronskom dokumentu. Prema ruskom zakonodavstvu, EDS je priznat kao ekvivalent rukom pisanom potpisu. U skladu sa normom utvrđenom u Federalnom zakonu od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“, „elektronski dokument sa elektronskim digitalnim potpisom ima pravni značaj u implementaciji odnosa navedenih u ključu potpisa sertifikat”.

EDS tehnologija je kreirana kao pouzdan način zaštite dokumenta (fajla) koji se šalje. Da biste to učinili, prije svega, na svakom računalu pošiljatelja i primatelja instalira se poseban kriptografski program. Za svakog korisnika generira individualni EDS ključ, koji je složena korisnička lozinka za pristup šifriranju i dešifriranju dokumenata - ? jedinstveni niz znakova dužine do 1000 karaktera, tačnije dva reda međusobno povezana, jer svaki pojedinačni EDS ključ je dvostruk: sastoji se od javnog ključa koji trebate reći svojim korespondentnim partnerima i privatnog (tajnog) ključa koji se čuva u tajnosti. Dokument je šifrovan korišćenjem javnog ključa primaoca. Ako je dokument namijenjen za slanje više primatelja, tada šifriranje koristi javne ključeve svakog od primatelja istovremeno. Svaki primalac dešifruje dokument koristeći svoj privatni ključ. Dakle, svako ko zna javni ključ primaoca može da šifruje i pošalje dokument, ali samo primalac može da ga dešifruje. Prilikom potpisivanja dokumenta sve se dešava obrnuto - pošiljalac potpisuje dokument sopstvenim EDS privatnim ključem, koji je tajan, pa je nemoguće krivotvoriti potpis pošiljaoca. Da biste provjerili da li je šifrirana poruka zaista poslana od osobe koja ju je potpisala, morate znati njen javni ključ. Program će "provjeriti" da li se javni ključ podudara s privatnim ključem korištenim u šifriranju. Takav sistem šifriranja pomoću parova privatnih i javnih EDS ključeva naziva se asimetrična kriptografija.

Osobe koje su instalirale kriptografski program su objedinjene u jedan sistem. Oni međusobno razmjenjuju javne ključeve, a svaki od njih čuva tajnu privatnog ključa. Takav sistem kriptografske enkripcije pruža rješenje problema zaštite prenesenih datoteka, ali ne dozvoljava rješavanje problema davanja pravnog značaja dokumentima. Stoga su stvoreni certifikacijski centri - organizacije koje imaju ovlaštenja da izdaju i uzimaju u obzir certifikate koji potvrđuju da je vlasnik ovog EDS ključa određeno fizičko lice koje predstavlja pravno lice.

Treba napomenuti da EDS ima i druge prednosti u odnosu na svojeručni potpis. Na primjer, moguće je izvršiti izmjene u potpisanom papirnom dokumentu: otkucati pasus na slobodnom mjestu ili promijeniti iznos po ugovoru, ali je nemoguće promijeniti barem jedan znak u elektronskom dokumentu ovjerenom od EDS-a. Ovo svojstvo nam omogućava da kažemo da digitalni potpis potvrđuje integritet elektronskog dokumenta jednom za svagda.

Jedan od čisto tehničkih faktora koji ometaju širenje EDMS-a je nesavršenost mehanizama koji jedinstveno identifikuju dokumente. Ako osoba stavi svoj potpis na komad papira ispod teksta, to automatski znači punu odgovornost te osobe za ono što je gore napisano. Nemoguće je staviti "lični potpis" u tradicionalnom smislu pod elektronski dokument - potreban je moćan i pouzdan mehanizam identifikacije, koji je danas digitalni potpis - element elektronskog dokumenta dizajniran da ga jedinstveno identifikuje da pripada nekom konkretnu osobu i zaštitu od falsifikata. Vrlo je jednostavno provjeriti autentičnost potpisa bilo koje osobe pod bilo kojim elektronskim dokumentom - otvara se potpisani elektronski dokument, pritisne se odgovarajuće dugme i provjera se odvija automatski.

Digitalni potpis je apsolutno identičan običnom potpisu, čak i na zakonodavnom nivou, i eliminiše mogućnost krivotvorenja kako samog potpisa, tako i potpisanih dokumenata, a to je već vrlo ozbiljno. Digitalni potpis po svojoj prirodi praktički ne podliježe postupcima dešifriranja nakon kojih slijedi razbijanje, barem danas nema dovoljno računarske snage da se digitalni potpis „probije“ grubom silom u razumnom roku – druge metode su ovdje neostvarive.

Što se funkcionalnosti tiče, poznate su tradicionalne funkcije domaćeg kancelarijskog posla i upravljanja dokumentima: one uključuju primanje i slanje dokumenata, njihovo evidentiranje, pregled i obradu odluka, donošenje izvršiocima, kontrolu kretanja i izvršenja dokumenata, njihovo uništavanje ili prijenos. u arhivu. Ali u poređenju sa tradicionalnim kancelarijskim radom na papiru, elektronski sistem za upravljanje dokumentima mora da obezbedi implementaciju niza novih funkcija. Najvažnije od njih su:

podrška za rad sa datotekama elektronskih dokumenata, osiguravanje njihovog kreiranja i uređivanja, skeniranja i štampanja, primanja i slanja, čuvanja i pretraživanja;

distribucija tehnologija toka posla razvijenih za organizacione i administrativne dokumente (naredbe, uputstva, itd.) koji prolaze kroz kancelariju ili sekretarijat do šireg spektra dokumenata (idealno, do svih dokumenata organizacije). Da bi se to postiglo, sistem mora biti u mogućnosti da kreira određeni skup detalja za dokumente svake vrste (na primjer, ugovori moraju sadržavati informacije o ugovornim stranama, fazama, itd.);

razvoj i implementacija tehnologija u organizacionoj skali vezanih za kolektivni rad na kreiranju i implementaciji dokumenata u okviru računarskih mreža. Tradicionalno regulisane kancelarijske tehnologije, po pravilu, nisu važile za proces pripreme dokumenta i rada na njegovim projektima;

stvaranje "jedinstvene kancelarije". Tradicionalni radni tok lokaliziran je unutar posebnog ureda. Interakcija između ureda jedne ili različitih organizacija odvija se na nivou razmjene dolazne/odlazne pošte. Kao rezultat toga, praktično je isključena mogućnost stvaranja jedinstvenog prostora za dokumente i sveobuhvatne kontrole prolaska i izvršavanja dokumenata kako unutar jedne distribuirane organizacije tako i između različitih organizacija. Ogroman menadžerski efekat - u vrlo bliskoj budućnosti - obećava prelazak sa elektronskog upravljanja dokumentima u odvojenim lokalnim kancelarijskim mrežama na jedinstveni sistem upravljanja dokumentima geografski distribuiranog sistema organizacija, koji se sa stanovišta upravljanja dokumentima može smatrati jedna jedina kancelarija;

interakcija osoblja i eksternih korisnika sa sistemom upravljanja dokumentima preduzeća ili organizacije zasnovanim na web tehnologijama. Riječ je o važnoj komponenti interfejsa savremenog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima – tzv. dokument portalu;

pružanje sigurnosti koja garantuje autentičnost elektronskog dokumenta i njegovu zaštitu od neovlašćenog pristupa (na primer, sredstva digitalnog potpisa i enkripcije zasnovane na kriptografskim algoritmima).

Elektronsko upravljanje dokumentima može uključivati ​​sljedeće faze:

formiranje paketa dokumenata;

slanje paketa elektronskih dokumenata;

isporuka paketa elektronskih dokumenata;

provjera integriteta, autentičnosti i formata elektronskog dokumenta;

potvrda o prijemu paketa elektronskih dokumenata;

arhiviranje elektronskih dokumenata

O potrebi da se sa papirnog kancelarijskog posla pređe na sisteme elektronskog upravljanja dokumentima se već dugo priča, ali koje su stvarne prednosti uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima?

EDMS Prednost #1: Povećanje produktivnosti kompanije

U prisustvu elektronskog sistema za upravljanje dokumentima, mnogo manje vremena se troši na traženje potrebnih dokumenata i informacija u odnosu na tradicionalnu papirologiju.Pristup elektronskom upravljanju dokumentima može se dobiti sa bilo kog računara organizacije.

EDMS Prednost #2: Trenutni pristup ažuriranim informacijama

Glavna prednost elektronskog upravljanja dokumentima je mogućnost brzog i jednostavnog pronalaženja najnovijih verzija dokumenata. Time je riješen problem relevantnosti toka posla, odnosno, čak i ako isti dokument postoji u više verzija, korisnik će moći pronaći najnoviju verziju datoteke i već raditi s njom.

Prednost ERMS-a #3: Smanjenje grešaka u vezi sa ljudskim faktorima

Pravilna organizacija elektronskog upravljanja dokumentima omogućava vam da eliminišete greške uzrokovane ljudskim faktorom. Uz rad na papiru, traženje nedostajućih dokumenata traje satima, dok se EDMS sa sličnim zadatkom nosi za samo nekoliko sekundi.

EDMS Prednost #4: Smanjenje troškova materijala

Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima značajno smanjuju troškove organizacije. Kao prvo, povećava se produktivnost zaposlenih u kompaniji zbog automatizacije rada, a drugo, smanjuju se troškovi potrošnog materijala koji se koristi u procesu papira.

EDMS Prednost #5: Bolja komunikacija

Jedna od ključnih prednosti elektronskog upravljanja dokumentima je poboljšana komunikacija između odjela i odjela unutar organizacije. Uvođenje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima olakšava komunikaciju, razmjenu informacija, a također pomaže u rušenju barijera između različitih odjela.

EDMS Prednost #6: Saradnja u dokumentima

Automatizacija toka rada omogućava da nekoliko korisnika istovremeno radi sa istim fajlom, kao i da pretražuje jednu bazu podataka dokumenata.

Korist br. 7: Smanjenje potrebe za dodatnim osobljem

Povećanje obima proizvodnje uz elektronsko upravljanje dokumentima ne zahtijeva značajno proširenje osoblja, dovoljno je uz pomoć sistema efektivno upravljanje automatizovati rad postojećeg tima.

EDMS Prednost #8: Smanjeni troškovi skladištenja dokumenata

Zakonodavstvo Ruske Federacije predviđa period skladištenja dokumenata od 5 godina, uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će smanjiti troškove skladištenja dokumenata.

EDMS Prednost #10: Zaštita dokumenata od oštećenja

Upotreba EDMS-a smanjuje rizike od požara ili druge više sile.

Nažalost, nije moguće u potpunosti preći na elektronsko upravljanje dokumentima i riješiti se papirnog kancelarijskog posla, jer se prema zakonodavstvu Ruske Federacije papir još uvijek smatra značajnim oblikom dokumenta, ali postotak takvih dokumenata u ukupna zapremina je relativno mala.

EDMS Prednost #12: Podizanje korporativne svijesti

Jedan od neočekivanih rezultata uvođenja elektronskog sistema za upravljanje dokumentima može se nazvati povećanjem korporativne svijesti.

Svaki zaposlenik počinje da se osjeća dijelom jedinstvenog tima, jasno razumijevajući zajedničke ciljeve i ciljeve.

Efekat korišćenja elektronskih sistema za upravljanje dokumentima je očigledan:

· direktni ekonomski efekat (uštede u radnim i materijalnim troškovima za rad sa dokumentima: troškovi za kopiranje, za dostavljanje informacija u papirnom obliku, za resurse (ljudi i oprema), za papir);

· efekat zbog objedinjavanja dokumentacionih aktivnosti organizacije i smanjenja zavisnosti od individualnog tehnološkog iskustva osoblja;

· smanjenje vremenskih ciklusa za rad sa dokumentima i stvaranje jedinstvenog dokumentarnog prostora;

· potpuna kontrola nad dokumentima, njihovim kretanjem i disciplinom izvođenja.

Pa, glavni rezultat automatizacije toka posla je, naravno, dovođenje stvari u red u radu sa dokumentima, smanjenje vremena za usvajanje upravljačke odluke i poboljšanje efikasnosti organizacije u cjelini.

Glavni problemi elektronskog upravljanja dokumentima


AT novije vrijeme Elektronski dokumenti postaju sve popularniji. Mnogo je lakše raditi sa elektronskim dokumentima: nema papirologije, potraga za dokumentima je znatno pojednostavljena zahvaljujući upotrebi elektronske baze podataka. I sve više, moderno društvo razmišlja o prelasku sa tradicionalnog papirnog toka rada na elektronski. Ali sljedeći problemi sprečavaju potpunu zamjenu tradicionalnog upravljanja dokumentima elektronskim:

problem zakonodavna regulativa elektronsko upravljanje dokumentima;

problem ovjere elektronskih dokumenata;

problem dugotrajnog skladištenja elektronskih dokumenata;

problemi implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

Problemi zakonska regulativa elektronsko upravljanje dokumentima trenutno postaje sve važnije zbog uvođenja efikasnih informacionih i računarskih tehnologija u gotovo svim oblastima društvenih i proizvodnih aktivnosti (od interakcije stanovništva sa državnim organima, podrške finansijskim i robnim tržištima do uslužnog sektora, maloprodaja, obrazovanje i slobodno vrijeme).

Mnogi problemi u korišćenju sistema za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS) nastaju zbog činjenice da se najnovije tehnologije uvode u kontekstu zakonodavstva zasnovanog na papiru. Razlog za slabu državnu podršku novim tehnologijama u kancelarijskom radu i upravljanju dokumentima je očigledan: i dalje je moguće i jeftinije upravljati na stari način, koristeći papirnu dokumentaciju.

Nedovoljna pažnja države za uvođenje EDMS-a očituje se u slabom interesu za razvoj zakonodavnog i regulatornog okvira koji bi omogućio mnogo širu upotrebu elektronskih dokumenata i savremenih tehnologija, kako u javne uprave kao iu komercijalnim aktivnostima. danas:

· nije uspostavljena procedura za priznavanje pravne snage elektronskih dokumenata od strane državnih organa i sudova;

· ne postoje zakoni koji istinski izjednačavaju prava papirnih i elektronskih dokumenata. Kao rezultat toga, organizacije koje implementiraju EDMS prinuđene su da istovremeno održavaju dva sistema za upravljanje dokumentima - papirni i elektronski, i ne mogu nadoknaditi troškove uvođenja modernih tehnologija drastičnim smanjenjem "papirnog" sistema.

· ne postoje pravni akti koji dozvoljavaju prenošenje neoperativnih dokumenata prije isteka roka njihovog skladištenja na analogne i/ili elektronske medije, uz uništavanje papirnih originala.

Začudo, niko ne postavlja pitanje izrade zakona o prenosu papirnih dokumenata drugim medijima sa pravom uništavanja njihovih originala. Ali upravo odsustvo ovog zakona ne dozvoljava široko uvođenje modernih tehnologija u kancelarijski rad i upravljanje dokumentima. U stranoj praksi troškovi uvođenja EDMS i/ili sistema za mikrofilmovanje plaćaju se uglavnom oslobađanjem prostora za arhivu i smanjenjem broja zaposlenih koji se bave papirologijom.

Širokom upotrebom elektronskih dokumenata i sredstava za njihovu obradu u savremenom svetu, posebno je aktuelan problem utvrđivanja autentičnosti i autorstva takvih dokumenata.

Šta je problem? Na kraju običnog pisma ili dokumenta izvršilac ili odgovorno lice stavlja svoj potpis za postizanje dva cilja. Prvo, primalac ima mogućnost da provjeri autentičnost dokumenta upoređujući potpis sa uzorkom koji ima. Drugo, lični potpis je pravni garant autorstva dokumenta. Naravno, trenutno postoji elektronski digitalni potpis, koji je dizajniran da zameni svojeručni potpis u elektronskim dokumentima. Ali ako je korištenjem modernih forenzičkih metoda krivotvorenje potpisa na papiru vrlo težak zadatak, onda je s elektroničkim potpisom situacija drugačija.

Za razliku od konvencionalnog rukom pisanog potpisa, EDS je otuđiv od svog vlasnika. Odnosno, ako je potpis ispod papirnog dokumenta neodvojiv od osobe i praktički ga niko drugi ne može krivotvoriti tako da ne bude otkriven forenzičkim pregledom, onda svaki napadač koji preuzme ključ tajnog potpisa može samo napraviti EDS lako i uvjerljivo kao pravi vlasnik ovog ključa.

Svaki korisnik može lažirati bitstring jednostavnim kopiranjem ili tiho napraviti nezakonite ispravke u elektronskom dokumentu.

Neophodno je kreirati set mjera u svim fazama nastanka i života dokumenta da bi se elektronski dokumenti dokazali.

Posebnu pažnju potrebno je obratiti na uspostavljanje mehanizma za obezbjeđivanje zakonskih garancija autentičnosti i integriteta sadržaja informacija u elektronskom dokumentu i usklađenosti oblika prikaza ovih informacija i detalja. Neophodno je regulisati ova pitanja.

Razmotrimo još jedan jednako važan problem. Slažem se sa mišljenjem Hramcovske N.A., koja smatra da je besmisleno govoriti o ozbiljnom upravljanju elektronskim dokumentima ako se ne uspostavi arhivski rad sa elektronskim dokumentima, a da se zadrži njihova pravna i druga snaga. Arhivska agencija Ruske Federacije, savezni arhivi, državni arhivi subjekata federacije tek počinju da razmatraju mogućnost kontinuiranog popunjavanja elektronskih dokumenata. Skoro nula iskustva. Ipak, posljednjih godina stvoreni su specijalizirani arhivi za državno skladištenje elektronskih dokumenata:

Centar za elektronsku dokumentaciju Republike Čuvaške, Čeboksari (osnovan 1996. godine);

Centralni arhiv dokumenata o elektronskim medijima Moskve (CADENM) (nastao 2002.);

Centar za elektronsku dokumentaciju Republike Kalmikije (osnovan 2002).

EDMS sistemi tek počinju da se koriste za organizovanje skladištenja dokumenata i informacija i za uspostavljanje efektivnog pristupa nagomilanim nizovima dokumenata. Pojavljuju se i drugi problemi: osiguranje integriteta i autentičnosti elektronskih dokumenata na duži vremenski period.

Neki EDMS uopće ne predviđaju arhivsku pohranu elektroničkih dokumenata, dok su drugi konfigurirani tako da je jednostavno nemoguće izbrisati dokumente iz njih (na primjer, zbog isteka roka čuvanja).

Tradicionalni sistemi za upravljanje bazama podataka nisu pogodni za skladištenje elektronskih dokumenata, jer su fokusirani na rad sa pojedinačnim podacima, a ne dokumentima.

Osim toga, brza zastarjelost kompjuterske opreme i medija stvara prijetnju gubitka informacija i elektronskih dokumenata zbog nemogućnosti njihovog čitanja.

Osiguranje sigurnosti elektronskih dokumenata – skup mjera za stvaranje materijalno-tehničke baze, optimalnih uslova, usklađenosti sa regulatornim režimima i pravilne organizacije skladištenja elektronskih dokumenata koji bi isključili gubitak elektronskih medija i osigurali njihovo održavanje u ispravnom fizičkom i fizičkom stanju. tehničko stanje, kao i mogućnost reprodukcije elektronskih dokumenata u formi dostupnom percepciji i razumijevanju od strane osobe bez dodatnih tehničkih uređaja.

Prilikom organizovanja dugotrajnog skladištenja elektronskih dokumenata, promena softverske platforme može dovesti do potpunog gubitka dokumenta zbog nemogućnosti pregleda. Od 1950-ih Predloženo je nekoliko mogućih rješenja za ovaj problem:

migracija - pravovremeni transfer baza podataka i drugih elektronskih dokumenata na modernu tehnološku platformu, najčešće u formate koji se koriste u organizaciji za operativno upravljanje informacionim resursima (tzv. "prilagođeni formati")

emulacija softverskog okruženja. Ovaj pristup se zasniva na kriteriju "idealne konzervacije". D. Rotenberg smatra da je to najbolji način, jer. omogućava vam korištenje originalnog softvera;

enkapsulacija - uključivanje elektronskih dokumenata u datoteke višeplatformskih formata, na primjer, u XML. Trenutno američki arhivisti ovu metodu smatraju najoptimalnijom za razmjenu i dugotrajno skladištenje elektronskih dokumenata.

Drugi problem koji zahtijeva pažnju je problem uvođenja elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciju.

Za uspješnu implementaciju EDMS-a u preduzeću potrebno je izbjeći neke tipične greške: nepažnju na organizaciona pitanja, klađenje samo na vlastitu snagu pri razvoju sistema, uštedu na "pilot" projektu. Nedovoljna priprema propisa za rad sa EDMS-om i nizak nivo obučenosti zaposlenih takođe mogu ometati efektivnu implementaciju.

Jedna od tipičnih grešaka u prelasku na elektronsko upravljanje dokumentima je nedovoljna proučenost organizacionih pitanja, što za posledicu ima neefikasan rad sistema. Vrlo često menadžment kompanije smatra da je organizacija upravljanja dokumentima beznačajna, neisplativa posebnu pažnju, ali na kraju upravo te "sitnice" postaju odlučujuće u poboljšanju efikasnosti poslovnih procesa kompanije. Nedovoljna zainteresovanost menadžmenta za projekat može dovesti do toga da implementacija može biti odložena veoma dugo.

Još jedna prepreka je način na koji je EDMS izgrađen. Prema mišljenju stručnjaka, samostalan razvoj korporativnog EDMS-a od strane IT odjela unaprijed osuđuje organizaciju na dug proces poboljšanja i, osim toga, cijeli projekat čini zavisnim od programera sistema. Ovaj način se ispostavlja kao najneisplativiji u smislu finansijskih troškova implementacije. Sam razvoj EDMS-a može dovesti do toga da će trenutna situacija sa protokom dokumenata biti zatvorena.

Nakon odabira proizvoda potrebno je razraditi one poslovne procese koji će biti automatizirani, testirati rješenje u radu i identifikovati sve nedostatke. Pilot projekt vam omogućava da se uvjerite da rješenje ispunjava postavljene zadatke, a ako ne ispunjava sve zahtjeve, odbijete ga implementirati bez gubitka značajnih sredstava. Stoga je još jedna greška tokom implementacije ušteda novca na preliminarnom izvođenju "pilot".

Moguće je još nekoliko poteškoća u narednim fazama implementacije EDMS-a. Među njima, nedostatak razrade internih korporativnih dokumenata koji regulišu procese toka rada u organizaciji i slaba pažnja rukovodstva na pitanja obuke krajnjih korisnika. Priprema regulatornih pravila za procese elektronskog upravljanja dokumentima treba da se odvija paralelno sa probnim radom i podrazumeva izradu detaljnih uputstava za kancelarijski rad zaposlenih, relevantnih naredbi i propisa.

Obuka zaposlenih bi takođe trebalo da bude glavni prioritet prilikom postavljanja EDMS-a. U isto vrijeme, obuku treba provoditi na stalnoj osnovi iu svim fazama implementacije.


Zaključak


Osnovni zaključak koji proizilazi iz sadržaja rada je sljedeći: uspostavljeni oblici i metode rada sa dokumentacijom u organizacijama u okviru tradicionalnog kancelarijskog rada i upravljanja dokumentacijom ne zadovoljavaju savremene uslove. Globalna informatizacija društva, široka upotreba novih informaciono-komunikacionih tehnologija, postepeno uvođenje tržišnih mehanizama i savremenog upravljanja doveli su do povećanja uloge informacija u društveno-ekonomskim procesima i njihovog prepoznavanja kao važnog strateškog resursa. S obzirom na to da je glavni dio informacionog resursa dokumentacija, možemo pretpostaviti da su u sadašnjoj fazi sazreli neophodni preduslovi za prelazak na novi način rada sa dokumentima u organizacijama – upravljanje dokumentima zasnovanim na elektronskim sistemima upravljanja dokumentima. .

Uprkos problemima (zakonodavna priroda, sertifikacija, dugotrajno skladištenje elektronskih dokumenata, implementacija), upravljanje elektronskim dokumentima ima niz neospornih prednosti u odnosu na tradicionalne (povećana produktivnost organizacije, trenutni pristup informacijama, brza pretraga dokumenata itd. .), što u ovom trenutku čini neophodnom implementaciju SED-a. Pa, glavna prednost EDMS-a, zahvaljujući kojoj organizacije nastoje da pređu na automatizovani radni tok, jeste povećanje efikasnosti organizacije u celini.

Sistemi koji olakšavaju rad samo sa originalnim papirnim dokumentima (kreiranjem elektronskih registarskih kartica i/ili elektronskih kopija ovih dokumenata), po mom mišljenju, osuđeni su na nestanak. Ali i dalje je teško zamisliti organizaciju koja cirkuliše i čuva samo elektronske dokumente. Dakle, budućnost pripada složenim sistemima koji rade sa bilo kojim primarnim dokumentima - i papirnim i elektronskim. Interes za EDMS koji podržava pravno značajno elektronsko upravljanje dokumentima i funkcije EDS-a stalno raste. Istovremeno, elektronski originali koji se nalaze u stvarnom kancelarijskom radu ili pohranjeni u arhivama su prije izuzetak nego pravilo. Ali to neće uvijek biti tako i vrlo brzo se situacija može promijeniti na potpuno suprotnu.


Spisak korištene literature i izvora


1.GOST 16487-70. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije.

2.GOST 16487-83. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije.

.GOST R 51141-98. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije.

.GOST R 52292-2004. Elektronska razmjena informacija. Termini i definicije.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi.

.Larkov N.S. Upravljanje dokumentima. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Formiranje pojmova "elektronski dokument" i "elektronski digitalni potpis" u zakonodavnim i regulatornim i metodološkim aktima Ruske Federacije // Deloproizvodstvo. - 2003. - br. 1. - S. 43-44.

.“Smjernice za implementaciju i primjenu GOST 6.10.4-84 “USD. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom nosaču i mašinogramu kreiranom kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe” RD 50-613-86: odobren. Uredba Državnog standarda SSSR-a od 24. septembra 1986. br. 2781 [Elektronski izvor] // Referentne informacije i pravni sistem "konsultant-Plus". URL: #"justify">. Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i usluge dokumentarne podrške menadžmenta. Moskva: Glavarchiv SSSR, 1991.

.Larin M.V. Upravljanje dokumentima u organizacijama: problemi istorije i metodologije. Abstract dis. za zvanje doktora istorije M., 2000. URL: #"justify">. Federalni zakon Ruske Federacije od 10. januara 2002. br. 1-FZ "O elektronskom digitalnom potpisu".

.Nacrt federalnog zakona Ruske Federacije "O elektronskom dokumentu". [Elektronski izvor] // Agencija za konsultacije i poslovne informacije. Ekonomija i život. URL: #"justify">. Evropska specifikacija MoReq-2 "Zahtjevi modela za upravljanje elektronskim javnim dokumentima" (ažurirana i dopunjena verzija, 2008).

.Dekret penzioni fond RF od 26. januara 2001. br. 15 „O uvođenju kriptografske zaštite informacija i elektronskog digitalnog potpisa u sistem Penzionog fonda Ruske Federacije“. Art. 2 [Elektronski izvor] // Kompanija za elektronske uredske sisteme. URL: #"justify">. Afanasyeva L.P. Elektronski dokumenti u prometu dokumenata i arhivi organizacije // Sekretarski poslovi. - 2006. - br. 1. - S. 26-34.

.Bobyleva M.P. Efikasno upravljanje dokumentima: od tradicionalnog do elektronskog. Moskva: Izdavačka kuća MPEI, 2004.

.Fedorova V. Da li je papirologija stvar prošlosti? [Elektronski izvor] // Kompanija za elektronske uredske sisteme. URL: #"justify">. Balasanyan V. Od tradicionalnog uredskog rada do elektronskog upravljanja dokumentima [Elektronski izvor] // Tvrtka za elektroničke uredske sisteme. URL: #"justify">. Pravila za elektronsko upravljanje dokumentima putem e-pošte [Elektronski izvor] // KIT Fortis Investment Management (OAO). URL: www.kfim.ru

.Romanov D.A. Istina o elektronskom upravljanju dokumentima. Moskva: DMK Press, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS u Rusiji: prvi plodovi „puzajuće revolucije“ [Elektronski izvor] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Kuznjecov S.L. Smjernice o organizaciji pohrane elektroničkih dokumenata // Papirologija. - 2006. - br. 4. - S. 49-52.

.Tikhonov V.I. Organizacija arhivskog čuvanja elektronskih dokumenata // Idejni krug Algoritmi i tehnologije istorijske informatike: Zbornik radova IX konferencije Udruženja "Istorija i računar". Moskva: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Kratak pregled stranih iskustava u strategijama elektronskih arhiva // Deloproizvodstvo. - 2004. - br. 4. - S. 101-104.

.Koshelev I. Pet glavnih problema implementacije EDMS-a [Elektronski izvor] // CNews. Izdavaštvo o visokim tehnologijama. URL: #"justify">. Sistem za automatizaciju toka rada [Elektronski izvor] // Wikipedia - slobodna enciklopedija. URL: #"justify">. Anuchin M. "Kontur-Estamp": osiguravanje interkorporativnog elektroničkog pravno značajnog toka dokumenata [Elektronski izvor] // SKB Kontur - Automatizacija računovodstva i upravljanja. URL: #"justify">. Patiy E. Izgradnja efikasnog toka dokumenata [Elektronski izvor] // Delovaya Gazeta. URL: #"justify">. Prednosti sustava za elektroničko upravljanje dokumentima [Elektronski izvor] // bb radni prostor. Efikasan sistem upravljanja. URL: #"justify">. naznačivši temu upravo sada kako biste saznali o mogućnosti dobivanja konsultacija.

Sve češće se mnoge sekretarice moraju baviti radom s elektronskim dokumentima. Međutim, nažalost, samo rijetki znaju pravila i osnove rada s njima. Kako elektronski dokumenti više ne bi izazivali zbunjenost i zbunjenost na licima zaposlenih, preporučujemo da ih upoznate s ovim člankom.

Iz ovog članka ćete naučiti:

  • spisak dokumenata koji su u elektronskom obliku;
  • kako se registruju elektronski dokumenti;
  • osnove rada sa elektronskim dokumentima;
  • koje vrste elektronskih nosača dokumenata postoje;
  • kako pohraniti dokumente u elektronskom obliku;
  • pravilno izvođenje elektronskih dokumenata.

Dokumenti u elektronskom obliku sve više zamjenjuju konvencionalne papirne dokumente. To se objašnjava vrlo jednostavno - s njima je lakše raditi, lakše im je organizirati pristup i ne zahtijevaju puno prostora za njihovo skladištenje. Međutim, nije dozvoljeno da se sve vrste pohranjuju elektronski.

Spisak dokumenata u elektronskom obliku

Postoji određena lista dokumenata u elektronskom obliku, koja se formira od pristigle korespondencije i elektronskih dokumenata kreiranih u organizaciji. Pored toga, dozvoljeno je i elektronsko skladištenje. primarnih dokumenata, registre budžetskog računovodstva i budžetsko izvještavanje. To je zbog činjenice da većina računovodstvene operacije sprovedeno kroz specijalni programi, koji vam omogućavaju da kreirate i pohranite relevantnu dokumentaciju.

Dokumenti o osoblju mogu se pohraniti iu elektronskom obliku. Na primjer, ako organizacija angažuje zaposlenika za rad na daljinu, onda se ugovor o radu može zaključiti elektronski i na isti način primanjem svih potrebnih dokumenata od zaposlenika. Međutim, u svakom slučaju, poslodavac mora poštom poslati štampanu kopiju zaključenog ugovora o radu.

Registracija dokumenata u elektronskoj formi

U većini slučajeva, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS) koriste sistem registracije kartica. Zasniva se na principu kreiranja registarske kartice (RC) ili registraciono-kontrolne kartice (RCC) dokumenta. Sadrži sve osnovne podatke o poslovnom papiru i po pravilu kopiju ili sam elektronski dokument. Nadalje, kartica i prilozi uz nju se pohranjuju u bazi podataka elektronskog sistema za upravljanje dokumentima.

Treba napomenuti da se skup polja (detalja) registracijskih kartica u različitim EDMS-ima može razlikovati. Najpogodniji su oni sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima koji korisnicima omogućavaju da samostalno dodaju potrebne detalje na listu ili odaberu vrstu RC-a i sastav njegovih detalja.

Rad sa dokumentima u elektronskoj formi

Mnogi rukovodioci organizacija već vode evidenciju, uključujući računovodstvenu i poresku, u elektronskom obliku. I iako trenutno još nije moguće potpuno napustiti papirnate primarne dokumente, sve više dokumenata se obrađuje elektronski. Da, i interakcija sa poreskim organima štedi mnogo vremena i truda korišćenjem ED sistema.

Što se tiče elektronskih dokumenata, na osnovu normi Federalnog zakona br. 63-FZ, potpisanih jednostavnim elektronskim potpisom ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom, takvi dokumenti se priznaju u računovodstvene i poreske svrhe kao ekvivalentni papirnim dokumentima potpisanim svojeručnim potpisom. .

U slučajevima utvrđenim Poreskim zakonikom Ruske Federacije, obavezno je korištenje kvalifikovanog elektronskog potpisa (za elektronske fakture, tokom elektronske interakcije sa poreskim organom, uključujući podnošenje poreskih prijava).

Postoje dvije vrste elektronskih potpisa: poboljšani nekvalifikovani elektronski potpis(u daljem tekstu – NEP) i poboljšani kvalifikovani elektronski potpis (u daljem tekstu – CEP). Istovremeno, radi interakcije sa drugim ugovornim stranama, učesnici u elektronskom upravljanju dokumentima sklapaju odgovarajući ugovor, kojim se utvrđuje postupak elektronske interakcije i vrsta elektronskog potpisa.

Vrste medija elektronskih dokumenata

Jedna od glavnih prednosti elektronske dokumentacije je to što se pomoću nje može organizovati brz i kvalitetan rad sa dokumentima. Materijale u ovom formatu je lako potpisati, čak i ako su zaposleni koji ih moraju ovjeriti udaljeni jedni od drugih. Ovo štedi ogromnu količinu vremena i truda. Osim toga, prisustvo elektronske arhive izbjegava potrebu da se u organizaciji odvoji dosta prostora za papirnu arhivu. Za skladištenje akumuliranog papira biće potrebno izdvojiti odgovarajući prostor na teritoriji preduzeća, kao i angažovati visokokvalifikovanog arhivista koji može da organizuje kvalifikovan rad sa raspoloživom građom. Za pohranu elektronske arhive dovoljni su samo kompaktni prenosivi medij ili nekoliko tvrdih diskova.

Na primjer, upotreba diskova kao nosača nameće prilično stroge zahtjeve u pogledu uslova temperature i vlažnosti. Pravi izbor ovih parametara omogućava da se decenijama osigura fizička sigurnost medija.

Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku

Čuvanje elektronskih dokumenata u arhivi podrazumeva prisustvo medija velikog kapaciteta, jer se čini neprikladnim narušavanje integriteta dokumentacije koja čini jedan semantički blok ili pripada jednoj celini.

Praksa pokazuje da sistem koji se razvio u velikom broju preduzeća karakterišu sledeće karakteristike: dokumenti, za kojima se periodično javlja (tj. stalno su traženi), pohranjuju se na računarima izvođača, čiji je pristup njima omogućen. otvoren u vezi sa obavljanjem službenih dužnosti. Dokumentacija, za kojom se potreba javlja znatno rjeđe, pohranjuje se na backup server ili na vanjski medij različitog (potrebnog) kapaciteta.

Registracija dokumenta u elektronskoj formi

Registracija dokumenta u elektronskom obliku vrši se po analogiji sa papirnim nosačima. Po pravilu, mnogi EDMS imaju niz standardnih obrazaca za elektronske dokumente. Ovo se posebno odnosi na rad sa računovodstvenom i poreskom dokumentacijom, gde je postupak registracije jasno definisan i regulisan.

Pored toga, svaka organizacija ima pravo da kreira svoje lične formulare u elektronskom obliku. Njihova upotreba je preporučljiva uz veliku količinu elektronskog upravljanja dokumentima, jer uvelike pojednostavljuje potrebu za stalnim popunjavanjem detalja.

Koncept "elektronskog dokumenta"

Razvojem informacionih tehnologija uveliko se koriste tzv. elektronski dokumenti, čija upotreba korisnicima pruža brojne prednosti:

  • 1. Ubrzanje procesa rada;
  • 2. Mogućnost prenošenja dokumenta preko digitalni kanali komunikacije;
  • 3. Lako promjenjiv sadržaj (uređivanje);
  • 4. Teorijska mogućnost vječnog čuvanja;
  • 5. Neograničen broj primjeraka koji imaju pravnu snagu itd.

Međutim, koncept "elektronskog dokumenta" nije uvijek bio jednoznačan i još uvijek izaziva kontroverze.

Termin "elektronski dokument" pojavio se početkom 1990-ih, ali se u domaćoj dokumentotehnici počeo aktivno koristiti tek kasnih 1990-ih. Prije toga, u domaćem i strane književnosti Općenito su prihvaćeni termini „mašinski čitljiv dokument“, „dokument na mašinskom mediju.“ Konkretno, definicija pojma „dokument na mašinskom mediju“ data je u važećem GOST R 51141-98: „ovo je dokument kreiran korišćenjem medija i metoda snimanja koje obezbeđuju njegovu obradu informacija elektronskim računarom"

Treba napomenuti da je elektronski dokument mašinski čitljiv, ali nije svaki mašinski čitljiv dokument elektronski. Razvoj kompjuterske tehnologije 1990-ih učinio je pojam "mašinski čitljiv dokument" i njegovu glavnu karakteristiku - pogodnost za mašinsko čitanje - neodrživim: u savremenim uslovima informacije se mogu čitati mašinom iz bilo kog papirnog dokumenta. Potreban je novi koncept koji se odnosi na dokumente koji prolaze kroz sve faze svog životnog ciklusa – od stvaranja do uništenja ili prenošenja u vječno arhivsko skladištenje – u elektronskom obliku. To je bio koncept "elektronskog dokumenta".

Većina postojećih definicija pojma "elektronski dokument" naglašava sličnost pojmova "dokument" i "elektronski dokument". Istovremeno, akcenat je na informacionoj komponenti koncepta: elektronski dokument se definiše, pre svega, kao informacija. U specifičnim slučajevima baze podataka (registri, katastri, spiskovi itd.) i digitalizovane kopije papirnih dokumenata mogu se klasifikovati kao elektronski dokumenti.

U ruskom zakonodavstvu, regulatorna definicija elektronskog dokumenta prvi put se pojavila u Federalnom zakonu od 10. januara 2002. br. 1-FZ „O elektronskom digitalnom potpisu“: „elektronski dokument je dokument čije su informacije predstavljene u elektronskom obliku. digitalnom obliku." Koncept je takođe dat u Federalnom zakonu od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija": "elektronski dokument - informacije predstavljene u obliku skupa stanja elemenata elektronske računarske opreme (ECE), druga elektronska sredstva za obradu, pohranjivanje i prenošenje informacija koja se mogu pretvoriti u oblik pogodan za nedvosmislenu percepciju od strane osobe i koji ima atribute za identifikaciju dokumenta.

“Odlika elektronskih dokumenata je da se njihove informacije prikazuju u elektronskom digitalnom obliku i kao rezultat toga mogu biti percipirane od strane osobe samo uz pomoć odgovarajućeg hardvera i softvera. Međutim, elektronski dokumenti obavljaju iste funkcije i imaju istu vrijednost kao tradicionalni dokumenti. Zato je u arhivskom zakonodavstvu nekih razvijene države u definiciji pojmova "dokument" i "elektronski dokument" akcenat nije na formi dokumenata, već na njihovoj funkciji.

Prema ovom zakonu, elektronski dokument mora biti kreiran, obrađen, prenet i uskladišten korišćenjem softvera i hardvera; imaju strukturu utvrđenu zakonom i sadrže detalje koji omogućavaju njenu identifikaciju; biti predstavljen u ljudskom čitljivom obliku.

U skladu sa zakonom, elektronski dokument na mašinskom mediju jednak je dokumentu na papiru i ima istu pravnu snagu kao i on. Dakle, zakon eliminiše svaku nesigurnost tako što elektronski dokumenti stavlja u niz drugih tehnotronskih dokumenata i fokusira se na generički koncept – dokument.

Dakle, prema definiciji Nacionalnog arhiva SAD, elektronski dokumenti su dokumenti koji sadrže digitalne, grafičke i tekstualne informacije koji se mogu snimiti na bilo koji računarski medij (odnosno koji sadrže bilo koju informaciju snimljenu u obliku dostupnom za obradu samo uz pomoć kompjuter) i koji zadovoljava definiciju "dokumenta": "sve knjige, papir, kartografski, fotografski, mašinski čitljivi i drugi pisani materijali, bez obzira na njihov fizički oblik ili svojstva, kreirana ili pribavljena od strane savezne agencije Sjedinjenih Država u skladu sa sa saveznim zakonom ili u vezi sa obavljanjem vladinih aktivnosti i pohranjeni ili će biti zadržani od strane ove savezne institucije ili njenog sljednika kao dokaz o aktivnostima (organizacija, funkcije, pravila, odluke, procedure, radnje, itd.) savezne vlade ili zbog informativne vrijednosti podataka sadržanih u njima.

Međutim, elektronski dokumenti, za razliku od tradicionalnih dokumenata, nisu fizički, već logički integritet. Disketa ili datoteka se ne mogu smatrati elektronskim dokumentom. Elektronski zapis se priznaje kao elektronski dokument samo ako je rezultat i dokaz aktivnosti.

Specifičnost elektronskih dokumenata je i u tome što imaju svoju fizičku i logičku strukturu, koja se ne poklapa sa našim dosadašnjim tradicionalnim shvatanjima o dokumentu. Zavisi od načina postavljanja podataka na mašinski medij i od softvera i hardvera koji se koristi. Logička struktura elektronskih dokumenata određuje semantičke odnose između delova dokumenata u obliku podataka razne vrste: tekst, tabele, grafike, animacije, multimedijalni zapisi, itd. Štampanje i reprodukcija dokumenta vrši se uz pomoć odgovarajućih informacionih tehnologija na modularnoj osnovi.

Elektronski dokumenti su direktno zavisni od informacionih tehnologija, koje imaju nepovratnu tendenciju zastarevanja (promena) sa naučno-tehnološkim napretkom u oblasti tehnologije i softvera. Specifičnosti elektronskih dokumenata, kao i masovna upotreba novih informacionih tehnologija, upad u oblast upravljanja dokumentima i arhiviranja od strane stručnjaka iz oblasti računarske tehnologije, izazvali su izvesnu terminološku zbrku i zbrku pojmova „elektronski zapis“. ", "dokument", "videogram" itd.

U jednom slučaju se pod elektronskim dokumentom podrazumijeva kompjuterski generirani medij za pohranu, u drugom kao zasebna datoteka na ovom mediju, u trećem kao ispis na papiru, u četvrtom kao neka vrsta „matrice u memoriji računara“. Ponekad slika na ekranu, uključujući i onu dobijenu e-poštom, sa Interneta i drugih mreža (virtuelni dokument). I.L. Bachilo o tome piše da je moguće klasificirati elektronske dokumente u vrste prema njihovom ciljnom atributu:

„Elektronski dokument je metoda skladištenja tradicionalnog dokumenta u elektronskom obliku uz identifikaciju identiteta primarnog dokumenta;

Elektronski dokument - kao primarni dokument, kreiran u elektronskom sistemu, uključen u informaciono-komunikacioni sistem bez papirne forme (računarski programi, podaci duž linije sever-sever, kompjuter-kompjuter)

Elektronski dokument - način direktnog informisanja korisnika; displej, kartoteka, televizijski kartoteci, elektronsko izdanje - CDROM, itd.;

Elektronski dokument - kao sredstvo izražavanja volje učesnika u elektronskom obliku pravnih odnosa - pravno značajna činjenica, pravni akt (sredstvo za prenos izražavanja volje) u transakcijama, razmjeni naučnih informacija itd. .).

„Naučna analiza upravljanja dokumentima ove situacije u istorijskom aspektu zahteva, pre svega, da se okrenemo proučavanju definicija elektronskih dokumenata dostupnih u literaturi. Tako je bilo moguće identifikovati preko četrdeset takvih definicija, formulisanih od strane stručnjaka i predstavljenih u zvaničnim dokumentima. Njihova analiza pokazuje da se uz svu raznolikost pristupa mogu razlikovati tri glavne grupe definicija:

  • 1. Elektronski dokument je mašinski čitljiv dokument, dokument na mašinskom mediju;
  • 2. Elektronski dokument je posebna vrsta dokumenta;
  • 3. Elektronski dokument je elektronski oblik;

Uprkos masovnoj upotrebi pojma "elektronski dokument" u literaturi i praksi, kao i njegovoj zakonskoj konsolidaciji, definicija još nije utvrđena. Primer za to su podaci ankete praktičnih arhivista sprovedene u okviru istraživačke teme VNIIDAD „Dokumentarni i arhivski problemi elektronskih dokumenata”. Ovi podaci su od velikog nezavisnog interesa za istraživanje. Međutim, oni ukazuju na nedostatak arhivske ustanove opšte ideje o predmetu istraživanja, što je pokazatelj nestabilnosti, terminološke nesigurnosti pojma „elektronski dokument“. U nedavno objavljenom radu stručnjaka za korporativne informacione sisteme takođe se napominje da je elektronski dokument „dokument čiji je nosilac elektronski medij – magnetni disk, magnetna traka, kompakt disk itd.“.

Prema A.P. Kurilo, elektronski dokument je predstavljen kao „na izvestan način organizacioni ansambl posebnih simbola, kodova i električnih signala koji međusobno odgovaraju, koji postoji samo u računarskom telekomunikacionom okruženju, fizički je nematerijalan i nedostupan je osobi ako ne koristi specijalnu opremu." Za elektronski dokument, prema A.P. Kuril, za razliku od papira, nema svoju drugu najvažniju komponentu - materijalni nosač koji je u strogom skladu sa informacijama sadržanim na njemu

Takvo shvatanje odražava samo fizičke i tehničke karakteristike elektronskog dokumenta, izostavljajući ono što zanima stručnjaka za dokumente i svakog praktičnog kancelarijskog radnika - ciljeve, zadatke i funkcije dokumenta.

Možete razmotriti i drugu definiciju elektronskog dokumenta. S.I. Semiletov ga shvata kao „pisani dokument, napravljen ili u vidu objektivnog oblika snimanja digitalnog mašinskog koda na materijalnom nosaču koji je deo elektronskih tehničkih sredstava, ili u obliku fizičkog polja različitih vrsta signala ( elektromagnetne, električne, optičke i akustičke) koje se prenose preko telekomunikacionih kanala veza u vremenu i prostoru. U ovoj definiciji pozitivno je to što autor vlastiti dokument ne prelazi dalje od definicije, već samo modernizuje definiciju materijalnog nosioca informacija.

Posljednja tačka gledišta o definiciji elektronskog dokumenta pripada M.N. Kostomarov, koji smatra da termin „elektronska forma dokumenta“ najtačnije odražava suštinu ovog novog fenomena, a „elektronski dokument“ je samo međustanje, privremeni oblik skladištenja elemenata koji čine dokument u memoriji računara. .

Dakle, u tekstu se analizira pojam "elektronskog dokumenta". Pokazuje da se u njima mogu razlikovati sljedeće komponente: to je informacija fiksirana na određeni način na nosaču sa mogućnošću identifikacije; elektronski dokumenti obavljaju iste funkcije i imaju isti značaj kao tradicionalni dokumenti; elektronski dokumenti imaju svoju fizičku i logičku strukturu.

Iz navedenog također proizilazi da još uvijek ne postoji tačan pojam „elektronskog dokumenta“. Uz tradicionalni dokument, "elektronski dokument" ima niz karakteristika: masovnu upotrebu novih informacionih tehnologija; elektronski digitalni potpis; nedostatak krutog vezivanja za nosač; slanje dokumenata u elektronsku arhivu odmah po završetku rada sa njima u kancelarijskom radu.

Povezani sadržaj:

  1. Scenario vojno sportske igre "munja" za mlađe učenike Scenario Vojno sportske igre u školi
  2. Volumetrijska primjena papirnatih kepica za vrtić
  3. Kako profesionalno rezati hranu Nema uslova - nemojte jesti
  4. Tajna ekspedicija KGB-a na poluostrvo Kola!