Avant de répertorier existant types de documents électroniques Voyons la définition.
Ce qu'est un document électronique est écrit dans la loi fédérale du 27 juillet 2006 n ° 149-ФЗ «sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information». Il s'agit d'informations documentées présentées sous forme électronique, c'est-à-dire sous une forme adaptée à la perception humaine à l'aide d'ordinateurs électroniques, ainsi qu'à la transmission sur les réseaux d'information et de télécommunication ou au traitement dans les systèmes d'information.
Types de documents électroniques
Il existe bien plus d'une classification qui distingue certains types de documents électroniques. Jetons un coup d'œil aux plus courants.
Par type de contenu. Le plus souvent, les documents électroniques sont classés selon un critère tel que le type de contenu. Dans ce cas, attribuez texte, graphisme, animation, son, multimédia des dossiers.
Selon disponibilité. Selon le degré d'accessibilité, un document électronique peut être ouvert et caché. Les documents électroniques ouverts sont publics, accessibles à un large éventail de personnes, car ils ne portent aucun secret. C'est généralement à cela que ressemblent les informations sur les sites Web, les contrats de licence, les listes de prix, etc.. Les documents électroniques cachés ne peuvent être vus que par un nombre limité de personnes, car ils contiennent des informations confidentielles, représentant parfois un secret commercial ou même d'État.
Par la présence d'une signature électronique. Tous les documents électroniques peuvent être divisés en ceux signés avec une signature électronique et non signés. Vous savez probablement que grâce à la signature électronique (ci-après - ES), vous pouvez identifier la personne qui a signé le document électronique. Par conséquent, la paternité peut également être déterminée. De plus, ES garantit l'intégrité et l'immuabilité du document électronique.
La classification des documents électroniques par industrie a également lieu, surtout aujourd'hui, alors que document électronique chiffre d'affaires couvre de plus en plus de domaines de notre activité. Chaque industrie utilise à la fois des documents généralement acceptés et ses propres documents spécifiques. Par exemple, dans le commerce de détail - factures, actes de travail effectués, lettres de voiture TORG-12, actes sur l'écart établi TORG-2, factures correctives. Dans le complexe de vente d'énergie - le même primaire plus les actes de rapprochement, les factures de paiement, etc.
Types de documents électroniques comptables
Le plus souvent, les entreprises échangent des documents primaires. Considérez plus en détail les types de primaires:
- Facture d'achat, conformément au paragraphe 1 de l'art. 169 de la deuxième partie du Code fiscal de la Fédération de Russie, peuvent être compilés et exposés sous forme électronique. Conformément à l'arrêté du Service fédéral des impôts du 05.03.2012 N ММВ-7-6/ [courriel protégé] une facture électronique (ci-après dénommée l'ESF) doit respecter le format .XML. Lorsqu'il est signé d'une signature électronique qualifiée du chef d'entreprise ou d'une personne habilitée, le FSE acquiert une valeur juridique.
Vous trouverez des informations détaillées sur l'utilisation des factures électroniques, leur échange entre contreparties et les subtilités réglementaires dans la publication « Facture électronique. Mode d'emploi ".
- Acte de travaux achevés (services) n'a actuellement pas de format obligatoire sous forme électronique. Il existe un format recommandé pour l'utilisation - .XML. Bien que la loi ne prévoie pas de procédure spécifique pour travailler avec un acte électronique, l'échange de données type de document électronique possible sans l'aide des opérateurs.
Utilisez n'importe quel format que vous aimez - par exemple, .PDF. Cependant, il y a nuance importante: si une réclamation est reçue du Service fédéral des impôts sous forme électronique, vous devrez alors soumettre les actes de travail effectués au format .XML.
- Lettre de transport (TORG-12) sous forme électronique est également de plus en plus utilisé. Composez-le, en règle générale, dans l'un des trois formats - .XML, .JPG ou .TIF. Dans ce cas, les organisations elles-mêmes peuvent développer une forme de lettre de voiture. Mais la condition principale doit être remplie : un certain nombre de détails doivent être reflétés dans le document (le nom du produit et sa quantité, la TVA et le montant de la TVA, etc.). Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre matériel "Lettre de voiture électronique".
En résumant ce qui précède, je voudrais noter une fois de plus :
Le document électronique a pénétré dans divers domaines d'activité
Avec l'avènement des documents électroniques, la vie des gens est devenue beaucoup plus facile, notamment en ce qui concerne leur activité de travail. Il faut plusieurs fois moins de temps pour créer un document électronique, il est plus pratique de le stocker et la recherche des informations nécessaires présentées sous forme numérique prend quelques minutes. En un mot, les documents électroniques présentent de nombreux avantages, et aujourd'hui, les personnes travaillant dans divers domaines, de la comptabilité au commerce, des sociétés de vente d'énergie à l'assurance, peuvent tous les apprécier. L'essentiel est de ne pas s'embrouiller, car au fil du temps, il existe de plus en plus de types de documents électroniques et l'État impose des exigences strictes à l'exécution de certains d'entre eux (par exemple, les factures).
Aujourd'hui, il existe de nombreuses façons de créer une copie d'un document papier, de passer du format papier au format électronique, etc. Si seul un copieur est nécessaire pour créer des copies de documents papier, non seulement un équipement spécial, mais également un logiciel est nécessaire pour convertir un document papier en son format électronique.
Comment créer une version électronique d'un document ?
Afin de créer une copie électronique d'un document, l'utilisateur aura besoin d'un scanner ou d'un MFP (appareil multifonctionnel). Bien sûr, s'il n'y a pas besoin d'un MFP, cela ne vaut pas la peine de l'acheter, il est plus facile de s'en sortir avec un scanner. Premièrement, cela coûtera beaucoup moins cher, et deuxièmement, il remplira exactement la fonction dont l'utilisateur a besoin, à savoir numériser un document et le traduire au format électronique.
Pour que le scanner fonctionne, vous aurez besoin d'un logiciel spécial - un pilote. Habituellement, il est fourni avec l'appareil, mais s'il n'y est pas, vous pouvez toujours le trouver sur Internet. Vous pouvez utiliser le programme universel ABBY Finereader, qui numérise et reconnaît directement le texte.
Toute la procédure de conversion d'un document papier en format électronique se résume à ces deux procédés (scan et reconnaissance de texte). Pour faire une copie électronique d'un document, vous devez : aller dans le menu Démarrer, et dans la liste de tous les programmes, trouver soit le pilote du scanner ou du MFP, soit le programme ABBY Finereader et l'exécuter. Après avoir démarré le programme et le scanner, vous pouvez ouvrir le capot et y placer un document papier avec le texte vers le bas. Le document doit être placé sur la surface du scanner aussi uniformément que possible par rapport aux bords de la surface de travail de l'appareil. Ensuite, vous devez appuyer le plus fort possible sur le couvercle afin que l'éclairage ne tombe pas sur la surface de travail. Sinon, le document électronique se révélera éclairé, c'est-à-dire que la partie du texte exposée à la lumière ne sera pas visible.
Ensuite, dans les paramètres, vous devez sélectionner les paramètres de numérisation optimaux, tels que la couleur, la taille de sortie, la résolution de sortie, etc. Lorsque tout est prêt, vous pouvez cliquer sur le bouton "Numériser". Lorsque la procédure est terminée, vous devez cliquer sur "Reconnaissance", avec laquelle le texte sera converti en un format électronique, tel que .doc, et le document pourra être ouvert dans un éditeur de texte pour apporter des modifications.
Introduction
Conclusion
Introduction
La problématique de l'utilisation de la gestion électronique de documents dans le domaine de la gestion est extrêmement multiforme et ne se limite pas aux capacités de la technologie. Une attention particulière est portée aux aspects de la sécurité de l'information et de la protection de l'information, à la confirmation de la fiabilité des documents électroniques. Dans le même temps, il existe un ensemble assez important de problèmes organisationnels et méthodologiques liés à l'aspect information et documentation. Le niveau atteint d'utilisation des nouvelles technologies de l'information dans le travail de bureau nous permet non seulement de formuler des hypothèses sur le "bureau électronique du futur", mais également d'identifier de véritables moyens de passer du flux de travail traditionnel à l'automatisation et à l'électronique.
La pertinence du sujet s'explique par le fait qu'à l'heure actuelle les enjeux de l'utilisation des documents électroniques et du passage à la gestion électronique des documents sont devenus très grande importance. Il y a beaucoup de controverse autour d'eux.
Compte tenu du développement insuffisant du sujet, lors de la rédaction de ce dissertation Un large éventail de sources a été utilisé, qui peut être divisé en deux catégories. Ils devraient inclure des publications contenant un cadre réglementaire national pour la gestion des documents, les archives, le travail de bureau et la normalisation.
.Système d'état aide à la gestion documentaire.
1.Loi fédérale "sur la signature numérique électronique" du 10 janvier 2002 n° 1-FZ. Cette loi définit les conditions d'utilisation d'une signature numérique électronique, les caractéristiques de son utilisation.
Lors de la rédaction d'un mémoire, les travaux de spécialistes dans le domaine de la gestion de documents ont été étudiés: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. et d'autres.
En outre, de nombreuses publications périodiques dans les revues Deloproizvodstvo et Secretarial Affairs ont également été utilisées.
L'objectif de ce travail de cours est d'étudier les caractéristiques d'un document électronique et de la gestion électronique des documents.
Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre les tâches suivantes :
1)Sélectionnez la définition optimale du terme "document électronique" ;
2)Comparez la gestion électronique des documents avec la gestion traditionnelle ;
)Considérons les principaux problèmes de la gestion électronique des documents.
La structure du travail de cours correspond aux tâches et se compose des chapitres suivants :
Le concept de document électronique, ses caractéristiques ;
Le concept de gestion électronique de documents, ses avantages par rapport aux traditionnels ;
Les principaux problèmes de la gestion électronique des documents.
Le concept de document électronique, ses caractéristiques
Dans une société moderne dominée par les ordinateurs et les technologies de l'information, les documents électroniques revêtent une grande importance.
Il est beaucoup plus facile de travailler avec des documents électroniques : il n'y a pas de paperasse, la recherche de documents est grandement simplifiée grâce à l'utilisation d'une base de données électronique.
De plus, il me semble qu'un document électronique présente un avantage significatif par rapport à un document papier - la possibilité d'apporter des modifications au texte d'un document sans gaspiller de papier. Mais travaux antérieurs avec des documents nécessitant du temps et beaucoup de travail en raison de la nécessité de retaper manuellement l'intégralité du document, même avec les plus petites modifications.
Mais pour comprendre ce qu'est un document électronique, il faut tout d'abord définir la notion même de « document ».
Malheureusement, à ce jour, parmi les spécialistes du domaine de la gestion de documents, de l'archivage et de la bibliothéconomie, il n'y a pas d'unité dans la compréhension du terme "document", malgré la présence d'un certain nombre de définitions inscrites dans les actes législatifs et les GOST.
La science du document considère le document comme un outil de gestion ou d'archivage ; les études d'archives et de sources considèrent le document comme porteur d'informations sur le passé ou le présent.
Le processus de développement d'un opti une petite définition du concept de document qui répondrait aux besoins des activités pratiques se reflète dans le normes militaires de l'État en matière de termes et de définitions.
Dans la première norme d'État, un tel document était défini comme « un moyen de fixation de diverses manières sur des informations matérielles spéciales sur les faits, les événements, les phénomènes de la réalité objective et l'activité mentale humaine.
Après traitement en 1983, une nouvelle norme d'État est apparue, qui stipulait qu'"un document est un objet matériel avec des informations fixées par le voie humaine pour sa transmission dans le temps et dans l'espace.
Ainsi, par suite d'évolution, la notion de document en vient à son interprétation officielle moderne : « une information documentée (document) est une information enregistrée sur un support matériel avec des détails qui permettent de l'identifier »
Il existe également une interprétation large du concept de « document » : un objet d'interaction dans un environnement social, destiné à exprimer formellement des relations sociales entre d'autres objets dans cet environnement.
Mais dans la norme nationale de la Fédération de Russie, une autre interprétation du concept de «document» apparaît: des informations identifiables enregistrées sur un support matériel, créées, reçues et stockées par une organisation ou un individu comme preuve lors de la confirmation d'obligations légales ou d'activités commerciales. De plus, pour le concept de "document", le terme record est utilisé, ce qui signifie "record" en traduction.
Comparer et appréhender les différents concepts contenus dans la littérature scientifique et littérature éducative, on peut s'attarder sur la définition suivante de la notion de document, qui répond le mieux aux buts et objectifs de la science de la gestion documentaire : un document est une information fixée sur un support matériel sous forme de signe stable donné par une personne d'une manière pour sa transmission dans l'espace et le temps.
Sur la base de ce qui précède, nous pouvons conclure qu'un document est à la fois un support d'information et un support matériel. De plus, ces deux éléments font partie intégrante du document.
Mais contrairement à un document papier, pour un document électronique, le support matériel ne joue pas un rôle déterminant. Tout au long de son cycle de vie, un document électronique peut être transféré d'un support à un autre, voire être stocké dans la mémoire d'un ordinateur.
Mais qu'est-ce qu'un document électronique ?
La formation du concept de "document électronique" dans les actes législatifs, réglementaires et méthodologiques de la Fédération de Russie s'est produite progressivement.
Selon des experts russes dans le domaine du droit, les premières tentatives de développement d'un cadre juridique pour les documents électroniques dans notre pays ont été faites depuis le milieu des années 70, lorsqu'un certain nombre d'actes ministériels sur les exigences relatives aux documents machine intra-industriels ont été adoptés. .
En 1981, des "Lignes directrices provisoires à l'échelle de l'industrie sur la validation des documents générés par ordinateur" ont été approuvées. Cette loi stipulait que "... un document sur un support machine est utilisé sans être converti en une forme lisible par l'homme (visuelle) lors du transfert d'informations vers des entreprises, des organisations et des institutions ou pour l'échange d'informations entre eux" (clause 3).
En septembre 1986, les Directives pour la mise en œuvre et l'application de GOST 6.10.4-84 "USD. Donner force de loi à des documents sur un support machine et un machinogramme créé par informatique. Dispositions fondamentales » (RD 50-613-86). Le chapitre 2 « Exigences relatives aux documents originaux » indique que les documents sur support machine comprennent les documents sur support machine magnétique (bandes et disques magnétiques, disquettes magnétiques) et les documents sur support machine à papier (bandes perforées, cartes perforées).
Dans le GSDOU, adopté en 1991, il existe une définition du terme "document lisible par machine" - "un document adapté à la lecture automatique des informations qu'il contient, dont les principaux supports sont : les cartes perforées, les bandes perforées et les bandes magnétiques bandes."
Le chercheur M.V. Larin a réussi à identifier une quarantaine de définitions du concept de "document électronique". Selon le chercheur, "un document électronique est une information enregistrée sur un support électronique qui est enregistrée, stockée, transmise et présentée sous une forme acceptable pour une personne utilisant des technologies supportées par des ordinateurs électroniques, et qui contient des détails permettant de l'identifier. "
Selon la loi fédérale "sur la signature numérique électronique", un document électronique est un document dans lequel des informations sont présentées sous forme numérique électronique.
Conformément à l'édition 2000 de la loi fédérale "Sur l'information, l'informatisation et la protection des informations", un document électronique est une information présentée sous la forme d'un ensemble d'états d'éléments d'un équipement informatique électronique (ECE), d'autres moyens électroniques de traitement, stocker et transmettre des informations qui peuvent être converties en une forme adaptée à une perception sans ambiguïté par une personne, et ayant des attributs pour l'identification de document.
En outre, un document électronique peut être défini comme une forme de préparation, d'envoi, de réception ou de stockage d'informations au moyen de moyens techniques fixé sur un disque magnétique, une bande magnétique, un disque laser et un autre support de matériel électronique.
Une information enregistrée sur un support matériel électronique est reconnue comme un document électronique si elle :
sont créés, traités, stockés et transmis par des moyens techniques électroniques ;
signé conformément aux exigences prévues par la législation en vigueur ;
peut être présenté sous une forme adaptée à la perception par une personne ne possédant pas de compétences techniques particulières ;
si lors de sa compilation, stockage, transfert, la méthode prévue par les normes nationales ou internationales ou par accord des parties a été utilisée, ce qui permet d'identifier de manière fiable l'auteur du document électronique.
La spécification européenne MoReq-2 définit un document public électronique (enregistrement électronique) comme un document public qui existe sous forme électronique. Par ailleurs, un document officiel peut être présenté sous forme électronique du fait qu'il est initialement créé à l'aide d'un logiciel d'application ou du fait d'une numérisation, par exemple par numérisation.
Un document électronique peut également être défini comme une information présentée sous la forme d'un ensemble d'états d'éléments de calcul électronique, d'autres moyens électroniques de traitement, de stockage et de transmission d'informations, qui peuvent être convertis en une forme se prêtant à une perception sans ambiguïté par une personne et ayant des attributs pour l'identification du document.
Les caractéristiques suivantes des documents électroniques peuvent être distinguées :
· Un document électronique ne peut pas être perçu par une personne directement sous la forme physique dans laquelle il est fixé sur le support : ce n'est qu'après avoir suivi une série de procédures prescrites que les données apparaissent sous une forme conviviale ;
· Un document électronique est associé aux technologies avec lesquelles il a été créé et ne peut être utilisé isolément de celles-ci ( soutien technique, format du programme, norme de présentation des données) ; car les technologies qui créent un document électronique sont sujettes à l'obsolescence et à l'évolution rapide, il existe un risque élevé de perte de documents électroniques en raison de l'impossibilité de lire les données en l'absence d'équipements ou de logiciels obsolètes ;
· Les documents électroniques ont leur propre structure physique et logique. Contrairement aux documents papier, pour lesquels la forme et le contenu ne font qu'un, les éléments individuels d'un document électronique sont stockés dans une base de données et ce n'est qu'après une demande, un traitement des données et un affichage sur un moniteur qu'ils peuvent devenir un document traditionnel ;
· Les documents électroniques, contrairement aux documents papier, ne sont pas strictement liés à un support de stockage spécifique. Par exemple, les informations sur un disque dur peuvent être facilement modifiées et détruites avec presque aucune trace sur le support ; il existe des documents électroniques mis en œuvre uniquement dans mémoire vive l'ordinateur;
· Les documents électroniques se distinguent par la reproduction illimitée de l'original, la pluralité des formes et des copies de l'existence des documents, donc, cela entraîne un brouillage des notions de « copie », « original » et « original » par rapport aux documents électroniques , ce qui pose le problème de la vérification de la force juridique et de l'authenticité d'un document électronique ;
· Il est nécessaire de protéger les médias contre tout accès non autorisé ;
· Les documents électroniques nécessitent des règles de description spécifiques et la création d'une documentation d'accompagnement augmente le volume de documents.
Les documents électroniques et papier ont leurs propres avantages et inconvénients associés au support. Considérons-les plus en détail.
Temps de transport des documents
Sans aucun doute, les documents électroniques ont ici un avantage indéniable, car les canaux de communication électroniques vous permettent d'envoyer des messages en quelques secondes.
Travail de référence et d'information (recherche d'informations dans le fonds d'information par attributs et contenu du document)
En l'absence d'un système optimal de classement des documents et des informations, cette tâche peut être assez laborieuse pour les documents papier.
Pour les documents électroniques, cette tâche est simplifiée au maximum et réduite dans le temps grâce à l'utilisation de liens qui permettent de retrouver non seulement un document, mais aussi d'autres qui lui sont liés thématiquement ou formellement.
Exigences documentaires
Les exigences d'exécution des documents papier sont définies par des normes et formes unifiées. Parfois, il peut y avoir des variations dans la conception qui n'affectent pas les détails qui déterminent la force juridique du document.
Et les exigences relatives à la conception des documents électroniques n'ont pas encore été normalisées. Mais ces exigences peuvent être plus strictes que pour les documents papier, car lors de la transmission d'informations via des canaux de communication en présence de divers systèmes, logiciels et matériels, la transmission peut ne pas avoir lieu ou les informations ne seront pas disponibles pour la perception humaine.
Donner force de loi au document
Pour les documents papier, presque tous les problèmes liés à leur donner force de loi ont été résolus.
Pour les documents électroniques, la loi fédérale "Sur la signature numérique électronique" est d'une importance particulière, qui prévoit les conditions juridiques pour l'utilisation d'EDS :
période de validité du certificat de clé lié à cette EDS ;
confirmation de l'authenticité de l'EDS ;
l'utilisation d'EDS dans des relations dans lesquelles il a une signification juridique.
Si ces conditions sont remplies, l'EDS est reconnu comme équivalent à une signature manuscrite dans un document sur papier. Dans le même temps, la mise en œuvre de cette loi implique la publication de règlements pertinents, la création de centres de certification spéciaux qui délivrent des certificats de clés EDS.
Facilité de perception des informations
Cette qualité est plus prononcée dans les documents papier.
En termes de perception, les documents électroniques sont comparables aux parchemins médiévaux : pour visualiser un document, son dossier « défile » sous les yeux. Selon des chercheurs américains, le texte d'un écran d'ordinateur (moniteur) est perçu 25% plus lentement que lors de la lecture d'un morceau de papier.
Capacité à travailler avec plusieurs documents en même temps
Lorsque vous travaillez avec des documents et des publications imprimées, en comparant les informations qu'ils contiennent, on trouve souvent des caractéristiques et des détails qui échappent à la perception lors de la visualisation des documents un par un.
Le travail "multi-fenêtres" avec des fichiers permet également de travailler simultanément avec plusieurs documents, mais en même temps, seule une partie des informations sur le moniteur est visible à un moment donné. La perception est principalement de nature logique et il n'y a pas toujours une vue holistique du document.
La possibilité de mettre en évidence le fragment souhaité lors de la lecture de documents
Les supports papier et électronique du document offrent une telle opportunité. Mais il y a aussi des fonctionnalités. Sur un document papier, il y a des traces de marques faites à l'encre, à la pâte, au crayon, etc. restent généralement.
Et lorsque vous travaillez avec un document électronique, si son format d'enregistrement le permet, le fragment souhaité peut être mis en évidence en couleur ou dans une police différente, puis cette sélection peut être supprimée. Dans ce cas, il n'y aura aucune trace sur le document.
Possibilité de faire une copie d'un document
Sur papier, des copies peuvent être obtenues par reprographie et impression opérationnelle. Des copies sur film photographique et microphotographique peuvent être obtenues par photographie et microfilmage. Une copie électronique d'un document papier est obtenue par numérisation.
Dans le cas d'un document électronique, la pénibilité et le temps consacrés à l'obtention d'une copie sont bien moindres. Vous pouvez copier un fichier, imprimer en plus un document ou imprimer des informations sur un support microphotographique, etc. Le fichier du document peut être envoyé via e-mail, est placé dans le système d'information, où il est possible d'y donner accès aux employés. Ainsi, il n'est pas nécessaire de faire des copies papier du document pour examen par un grand nombre d'employés.
Fatigue lors du travail avec des documents (sans tenir compte de la nature et du contenu des informations)
Vous pouvez travailler avec des documents papier plusieurs heures d'affilée et changer de position. Dans ce cas, non seulement la vision est impliquée, mais aussi le toucher, et parfois même l'odorat.
La fatigue lorsque l'on travaille avec un ordinateur est plus grande que lorsqu'on travaille avec des documents papier. La charge principale incombe à la vision. Vous devez faire une pause dans votre travail.
Spécialement équipé lieu de travail pour la perception de l'information
Pour percevoir les informations d'un document papier, seul un éclairage acceptable suffit, et aucune condition particulière n'est requise.
Pour travailler avec des documents électroniques, un ordinateur est nécessaire et, si nécessaire, leur transfert au destinataire, des canaux de télécommunication. À l'heure actuelle, l'utilisation d'ordinateurs portables et de communications mobiles élimine certains des problèmes.
Sécurité des informations et protection des informations
Il est possible de protéger un document papier d'un accès non autorisé en assurant son inaccessibilité physique (par exemple en le conservant dans un coffre-fort), en enregistrant le fait du transfert du document dans des formulaires comptables spéciaux (virement contre récépissé) et par d'autres mesures d'organisation.
Pour les documents électroniques, ce problème est résolu en utilisant des moyens de régulation de l'accès des utilisateurs aux ordinateurs et aux bases de données, des moyens de cryptoprotection, de journalisation des actions des utilisateurs, etc. Une protection technique est également nécessaire, y compris contre les virus informatiques et les pirates.
La sécurité de l'information et sa disponibilité pour la perception humaine
Les documents papier se caractérisent par une longue période de vieillissement et de destruction, qui dépend de la qualité du papier (par exemple, la durabilité du papier "sans acide" est calculée pour des siècles). Non moins importante est la qualité des moyens d'application des informations sur le papier (encre, pâte, outils utilisés dans les imprimantes matricielles, à jet d'encre et laser, etc.). Pour la perception de l'information plus tard longue durée aucun dispositif spécial n'est requis pour le convertir, seule la connaissance de la langue dans laquelle le texte du document est écrit est suffisante.
Dans le cas d'un document électronique, il convient de tenir compte du fait que le cycle de vie des logiciels et des supports d'enregistrement (obsolescence morale et physique) peut être inférieur à la durée de conservation requise du document. Il y a un problème de réécriture de l'information sur un autre support et des moyens de son authentification (sinon le document perdra sa force juridique). Parfois, il est proposé de conserver le matériel et les logiciels appropriés pour la reproduction des informations (et, en conséquence, de former le personnel à l'utilisation de ces outils) ou d'imprimer des documents électroniques sur papier et de certifier les copies réalisées. Il y a aussi des problèmes avec la sécurité de l'EDS et la période de validité du certificat de signature. De plus, pour assurer la sécurité et augmenter la stabilité du système informatique, vous pouvez sauvegarder les informations.
Champ d'application (ménage) documents
Les documents papier sont omniprésents.
Les documents électroniques sont utilisés par les participants aux communications (organisations et individus) qui disposent de l'équipement informatique approprié. Le périmètre des documents électroniques ne cesse de s'élargir avec le développement des équipements techniques, l'accumulation d'expériences et la création d'un cadre réglementaire.
On peut conclure que si les documents électroniques présentent des avantages significatifs par rapport aux documents papier (transfert rapide d'un document, pas de paperasse, recherche rapide d'un document dans la base de données), ils présentent également des inconvénients importants - problèmes de donner force juridique à un document et besoin de le protéger contre tout accès non autorisé aux documents.
Le poids juridique associé à l'utilisation de documents papier traditionnels représente un obstacle majeur au développement de l'utilisation d'un document électronique.
gestion de documents archivage électronique de documents
Le concept de gestion électronique de documents, ses avantages par rapport à la gestion traditionnelle
Il est nécessaire de séparer deux concepts souvent confondus - travail de bureau et flux de travail. Le travail de bureau est l'activité de création de documents et d'organisation du travail avec eux. L'organisation du travail avec des documents est comprise comme la création de conditions qui assurent le mouvement, la recherche et le stockage des documents. Le flux de documents est le mouvement des documents entre les points de leur traitement à partir du moment où ils sont reçus ou créés jusqu'à la fin de l'exécution ou de l'envoi. Sur la base de cette division, il existe une classification des systèmes électroniques. Il s'agit de systèmes bureautiques - CAO, et de systèmes de gestion électronique de documents - EDMS. SAD assure principalement la comptabilité des documents électroniques. Leurs fonctions comprennent l'enregistrement des documents entrants, sortants, internes et organisationnels et administratifs, la comptabilité des résolutions émises et les réponses reçues sur l'exécution. Les bases de données stockent non seulement les détails des documents, mais également leur image textuelle. SAD vous permet de contrôler l'exécution, de stocker des données sur les cas et de fournir une recherche rapide d'un document par un attribut ou un ensemble d'entre eux. Les EDMS se concentrent sur le travail avec des documents électroniques, leur mouvement au sein d'une organisation ou entre organisations. L'important ici est le processus de préparation collective du document, son approbation multiple, le maintien des versions des documents. Les GED combinent les fonctions de bureautique et de gestion électronique des documents - ainsi, ces systèmes couvrent tous les processus de bureau et sont plus souvent utilisés dans les grandes organisations.
Pendant de nombreuses années en Russie, tout le flux de documents était papier. Seulement aujourd'hui, il entre progressivement dans une phase mixte. C'est le résultat des efforts des responsables gouvernementaux et des organisations commerciales. Cependant, le processus d'informatisation est lent.
En dessous de gestion électronique des documentsest compris comme une méthode d'organisation du travail avec des documents, dans laquelle la majeure partie des documents d'une organisation (entreprise) sont utilisés sous forme électronique et stockés de manière centralisée dans les soi-disant archives électroniques, une sorte d'entrepôts d'informations ou d'entrepôts de données.
Une autre définition optimale de la gestion électronique des documents peut être distinguée: «la gestion électronique des documents est un mécanisme unique permettant de travailler avec des documents soumis sous forme électronique, avec la mise en œuvre du concept de« travail de bureau sans papier ».
La gestion électronique des documents peut être interne et externe, ce qui impose certaines spécificités à l'échange d'informations. La gestion électronique interne des documents se caractérise par l'échange d'informations ou la circulation de documents électroniques au sein de l'organisation. La gestion électronique externe des documents se caractérise par l'échange de correspondance entre les organisations.
Ainsi, le système de gestion électronique de documents (EDMS) au sens étroit désigne un logiciel ( Programme d'ordinateur, système), qui vous permet d'organiser le travail avec des documents électroniques (création, modification, recherche, stockage), ainsi que l'interaction entre les employés : transfert de documents, émission de tâches (commandes, instructions) et contrôle sur celles-ci, envoi de notifications, etc. dans un sens plus large, EDMS est compris comme une structure organisationnelle et technologique moderne qui imprègne l'ensemble de l'organisme de production, y compris les composants logiciels, techniques et méthodologiques, ainsi que les aspects organisationnels et réglementaires. Ce système peut être comparé au "système circulatoire" de l'entreprise.
À l'heure actuelle, la gestion électronique des documents entre organisations peut largement remplacer les documents papier, et l'automatisation du processus d'échange de documents n'est pas un hommage à la mode, mais une maîtrise du temps rapide, car la livraison d'un document papier par courrier peut prendre plusieurs jours. ou par coursier, et un document électronique est livré en quelques secondes, quel que soit l'endroit où se trouve le destinataire. La conversion du flux de travail au format électronique peut non seulement économiser du temps et des efforts, mais également de l'espace. Dans certaines entreprises, les archives papier occupent depuis de nombreuses années une surface comparable à celle des parquets. Cependant, la gestion électronique des documents peut-elle complètement remplacer les documents papier, ou les documents juridiquement significatifs doivent-ils être conservés sous forme papier, certifiés par une signature manuscrite et un cachet ?
Beaucoup croient encore qu'un document juridiquement significatif est un document rédigé selon certaines règles, signé d'une signature manuscrite et certifié par le sceau de l'organisme qui a délivré ce document (certificat, certificat, extrait, etc.). Mais les possibilités technologiques se développent, et aujourd'hui les documents électroniques peuvent aussi avoir une portée juridique, puisqu'ils utilisent des signature numérique(EDS), qui est un analogue électronique d'une signature manuscrite. EDS est un attribut d'un document électronique destiné à protéger ce document électronique contre la falsification, obtenu à la suite d'une transformation cryptographique d'informations utilisant la clé privée d'une signature numérique électronique et permettant d'identifier le propriétaire du certificat de clé de signature, ainsi que d'établir l'absence de déformation de l'information dans le document électronique. Selon la législation russe, un EDS est reconnu comme équivalent à une signature manuscrite. Conformément à la norme fixée dans la loi fédérale du 10 janvier 2002 n ° 1-FZ «sur la signature numérique électronique», «un document électronique avec une signature numérique électronique a une signification juridique dans la mise en œuvre des relations spécifiées dans la clé de signature certificat".
La technologie EDS a été créée comme un moyen fiable de protéger le document (fichier) envoyé. Pour ce faire, tout d'abord, un programme cryptographique spécial est installé sur chaque ordinateur de l'expéditeur et du destinataire. Pour chaque utilisateur, il génère une clé EDS individuelle, qui est un mot de passe utilisateur complexe permettant d'accéder au chiffrement et au déchiffrement des documents - ? une unique rangée de caractères pouvant aller jusqu'à 1000 caractères, plus précisément deux rangées interconnectées, car chaque clé EDS individuelle est double : elle se compose d'une clé publique que vous devez communiquer à vos correspondants et d'une clé privée (secrète) qui est gardée secrète. Le document est crypté à l'aide de la clé publique du destinataire. Si le document est destiné à être envoyé à plusieurs destinataires, alors le chiffrement utilise simultanément les clés publiques de chacun des destinataires. Chaque destinataire déchiffre le document à l'aide de sa propre clé privée. Ainsi, toute personne connaissant la clé publique du destinataire peut chiffrer et envoyer le document, mais seul le destinataire lui-même peut le déchiffrer. Lors de la signature d'un document, tout se passe dans l'autre sens - l'expéditeur signe le document en utilisant sa propre clé privée EDS, qui est secrète, il est donc impossible de falsifier la signature de l'expéditeur. Pour vérifier si un message chiffré a bien été envoyé par la personne qui l'a signé, vous devez connaître sa clé publique. Le programme "vérifiera" si la clé publique correspond à la clé privée utilisée dans le cryptage. Un tel système de cryptage utilisant des paires de clés EDS privées et publiques est appelé cryptographie asymétrique.
Les personnes qui ont installé le programme cryptographique sont regroupées dans un seul système. Ils échangent des clés publiques entre eux, et chacun d'eux garde la clé privée secrète. Un tel système de cryptage cryptographique apporte une solution aux problèmes de protection des fichiers transmis, mais ne permet pas de résoudre les problèmes de donner une signification juridique aux documents. Par conséquent, des centres de certification ont été créés - des organisations qui ont le pouvoir d'émettre et de prendre en compte des certificats confirmant que le propriétaire de cette clé EDS est une certaine personne physique représentant une personne morale
Il convient de noter que l'EDS présente d'autres avantages par rapport à une signature manuscrite. Par exemple, il est possible d'apporter des modifications dans un document papier signé : taper un paragraphe dans un espace libre ou modifier le montant du contrat, mais il est impossible de modifier au moins un caractère dans un document électronique certifié par EDS. Cette propriété nous permet de dire que la signature numérique confirme une fois pour toutes l'intégrité du document électronique.
L'un des facteurs purement techniques qui entravent la diffusion de l'EDMS est l'imperfection des mécanismes d'identification unique des documents. Si une personne appose personnellement sa signature sur un morceau de papier sous le texte, cela signifie automatiquement l'entière responsabilité de cette personne pour ce qui est écrit ci-dessus. Il est impossible d'apposer une « signature personnelle » au sens traditionnel sous un document électronique - il faut un mécanisme d'identification puissant et fiable, qui est aujourd'hui une signature numérique - un élément d'un document électronique conçu pour l'identifier de manière unique comme appartenant à un personne déterminée et protection contre la falsification. La vérification de l'authenticité de la signature de toute personne sous n'importe quel document électronique est très simple - un document électronique signé est ouvert, le bouton correspondant est enfoncé et la vérification s'effectue automatiquement.
Une signature numérique est absolument identique à une signature ordinaire, même au niveau législatif, et élimine la possibilité de falsification de la signature elle-même et des documents signés, ce qui est déjà très grave. De par sa nature, une signature numérique n'est pratiquement pas soumise à des procédures de déchiffrement suivies de craquage, du moins aujourd'hui il n'y a pas assez de puissance de calcul pour "craquer" une signature numérique par force brute dans un délai raisonnable - d'autres méthodes sont irréalisables ici.
Quant à la fonctionnalité, les fonctions traditionnelles du travail de bureau domestique et de la gestion des documents sont connues : elles comprennent la réception et l'envoi des documents, leur enregistrement, la révision et le traitement des décisions, leur transmission aux exécuteurs testamentaires, le contrôle du mouvement et de l'exécution des documents, leur destruction ou transfert aux archives. Mais par rapport au travail de bureau traditionnel sur papier, un système de gestion électronique de documents doit permettre la mise en œuvre d'un certain nombre de nouvelles fonctions. Les plus importants d'entre eux sont :
assistance pour travailler avec des fichiers de documents électroniques, assurer leur création et leur édition, leur numérisation et leur impression, leur réception et leur envoi, leur stockage et leur recherche ;
diffusion des technologies de flux de travail développées pour les documents organisationnels et administratifs (commandes, instructions, etc.) transitant par le bureau ou le secrétariat vers un plus large éventail de documents (idéalement, vers tous les documents de l'organisation). Pour ce faire, le système doit pouvoir créer un ensemble spécifique de détails pour les documents de chaque type (par exemple, les contrats doivent contenir des informations sur les contreparties, les étapes, etc.) ;
développement et mise en œuvre de technologies à l'échelle de l'organisation liées au travail collectif sur la création et la mise en œuvre de documents au sein de réseaux informatiques. En règle générale, les technologies de bureau traditionnellement réglementées ne s'appliquaient pas au processus de préparation d'un document et de travail avec ses projets;
création d'un "bureau unique". Le flux de travail traditionnel est localisé dans un bureau séparé. L'interaction entre les bureaux d'une ou plusieurs organisations s'effectue au niveau de l'échange de courrier entrant/sortant. En conséquence, la possibilité de créer un espace documentaire unique et un contrôle de bout en bout du passage et de l'exécution des documents à la fois au sein d'une organisation distribuée et entre différentes organisations est pratiquement exclue. Un énorme effet de gestion - dans un avenir très proche - promet la transition de la gestion électronique des documents dans des réseaux de bureaux locaux séparés à un système de gestion des documents unique d'un système d'organisations géographiquement distribué, qui, du point de vue de la gestion des documents, peut être considéré comme un seul bureau;
interaction du personnel et des utilisateurs externes avec le système de gestion de documents d'une entreprise ou d'une organisation basée sur les technologies Web. Nous parlons d'un composant d'interface important d'un système moderne de gestion électronique de documents - le soi-disant portail de documents ;
fournir une sécurité qui garantit l'authenticité d'un document électronique et sa protection contre tout accès non autorisé (par exemple, des moyens de signature numérique et de cryptage basés sur des algorithmes cryptographiques).
La gestion électronique des documents peut comprendre les étapes suivantes :
formation d'un ensemble de documents;
envoi d'un paquet de documents électroniques ;
livraison d'un paquet de documents électroniques;
vérifier l'intégrité, l'authenticité et le format d'un document électronique ;
accusé de réception d'un paquet de documents électroniques ;
archivage de documents électroniques
La nécessité de passer du travail de bureau basé sur le papier aux systèmes de gestion électronique des documents a longtemps été évoquée, mais quels sont les réels avantages de l'introduction de la gestion électronique des documents ?
Avantage EDMS #1 : Augmenter la productivité de l'entreprise
En présence d'un système de gestion électronique de documents, on passe beaucoup moins de temps à rechercher les documents et informations nécessaires, par rapport à la paperasserie traditionnelle.L'accès à la gestion électronique de documents peut être obtenu à partir de n'importe quel PC de l'organisation.
Avantage EDMS #2 : Accès instantané à des informations à jour
Le principal avantage de la gestion électronique des documents est la possibilité de trouver rapidement et facilement les dernières versions des documents. Ainsi, le problème de la pertinence du workflow est résolu, c'est-à-dire que même si le même document existe en plusieurs versions, l'utilisateur pourra trouver la dernière version du fichier et travailler avec.
Avantage ERMS n° 3 : réduire les erreurs liées aux facteurs humains
Une bonne organisation de la gestion électronique des documents vous permet d'éliminer les erreurs causées par le facteur humain. Avec le workflow papier, la recherche de documents manquants prend des heures, tandis que le GED fait face à une tâche similaire en quelques secondes seulement.
Avantage EDMS #4 : Réduction des coûts de matériel
Les systèmes de gestion électronique de documents réduisent considérablement les coûts de l'organisation. Premièrement, la productivité des employés de l'entreprise augmente grâce à l'automatisation du travail, et deuxièmement, les coûts des consommables utilisés dans le flux de travail papier sont réduits.
Avantage EDMS #5 : Meilleure communication
L'un des principaux avantages de la gestion électronique des documents est l'amélioration de la communication entre les départements et les divisions au sein d'une organisation. La mise en place d'un système de gestion électronique des documents facilite la communication, l'échange d'informations et contribue également à faire tomber les barrières entre les différents services.
Avantage EDMS #6 : Collaboration documentaire
L'automatisation du flux de travail permet à plusieurs utilisateurs de travailler avec le même fichier en même temps, ainsi que de rechercher dans une seule base de données de documents.
Avantage ERMS #7 : Réduction du besoin de personnel supplémentaire
L'augmentation des volumes de production avec la gestion électronique des documents ne nécessite pas une augmentation significative du personnel, cela suffit avec l'aide du système Gestion efficace automatiser le travail d'une équipe existante.
Avantage EDMS #8 : Réduction des coûts de stockage des documents
La législation de la Fédération de Russie prévoit une période de stockage des documents de 5 ans, l'introduction de la gestion électronique des documents réduira le coût de stockage des documents.
Avantage EDMS #10 : Protection des documents contre les dommages
L'utilisation d'un EDMS réduit les risques dus à un incendie ou autre cas de force majeure.
Malheureusement, il n'est pas possible de passer complètement à la gestion électronique des documents et de se débarrasser du travail de bureau sur papier, car selon la législation de la Fédération de Russie, le papier est toujours considéré comme une forme importante de document, mais le pourcentage de ces documents dans le le volume total est relativement faible.
Avantage EDMS #12 : Sensibilisation de l'entreprise
L'un des résultats inattendus de l'introduction d'un système de gestion électronique de documents peut être appelé une augmentation de la conscience de l'entreprise.
Chaque employé commence à se sentir membre d'une seule équipe, comprenant clairement les buts et objectifs communs.
L'effet de l'utilisation de systèmes de gestion électronique de documents est évident :
· effet économique direct (économies de coûts de main-d'œuvre et de matériel pour travailler avec des documents : coûts de copie, de fourniture d'informations sous forme papier, de ressources (personnes et équipement), de papier) ;
· effet dû à l'unification des activités de documentation de l'organisation et à la réduction de la dépendance à l'expérience technologique individuelle du personnel;
· réduction des cycles de temps de travail sur les documents et création d'un espace documentaire unique ;
· un contrôle total sur les documents, leur mouvement et la discipline d'exécution.
Eh bien, le principal résultat de l'automatisation du flux de travail est, bien sûr, de mettre de l'ordre dans le travail avec les documents, de réduire le temps d'adoption décisions de gestion et l'amélioration de l'efficacité de l'organisation dans son ensemble.
Les principaux problèmes de la gestion électronique des documents
À Ces derniers temps Les documents électroniques sont de plus en plus populaires. Il est beaucoup plus facile de travailler avec des documents électroniques : il n'y a pas de paperasse, la recherche de documents est grandement simplifiée grâce à l'utilisation d'une base de données électronique. Et de plus en plus, la société moderne réfléchit à la transition du flux de travail papier traditionnel vers l'électronique. Mais les problèmes suivants empêchent le remplacement complet de la gestion traditionnelle des documents par une gestion électronique :
problème réglementation législative gestion électronique de documents;
le problème de la certification des documents électroniques ;
le problème du stockage à long terme des documents électroniques ;
problèmes de mise en œuvre de systèmes de gestion électronique de documents.
Problèmes réglementation juridique la gestion électronique des documents prend actuellement de plus en plus d'importance dans le cadre de l'introduction de technologies de l'information et de l'informatique efficaces dans presque tous les domaines de l'activité sociale et industrielle (de l'interaction de la population avec les pouvoirs publics, du soutien aux marchés financiers et des matières premières au secteur des services, détail, éducation et loisirs).
De nombreux problèmes liés à l'utilisation des systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) surviennent du fait que les dernières technologies sont introduites dans le contexte d'une législation axée sur les documents papier. La raison du faible soutien de l'État aux nouvelles technologies dans le travail de bureau et la gestion des documents est évidente : il est toujours possible et moins coûteux de gérer à l'ancienne, en utilisant des documents papier.
L'attention insuffisante de l'État à l'introduction de l'EDMS se manifeste par un faible intérêt pour le développement d'un cadre législatif et réglementaire qui permettrait une utilisation beaucoup plus large des documents électroniques et des technologies modernes, tant dans administration publique ainsi que dans les activités commerciales. Aujourd'hui:
· la procédure de reconnaissance de la valeur juridique des documents électroniques par les organes de l'État et les tribunaux n'a pas été établie ;
· il n'y a pas de lois qui égalisent véritablement les droits des documents papier et électroniques. En conséquence, les organisations mettant en œuvre l'EDMS sont obligées de maintenir simultanément deux systèmes de gestion de documents - papier et électronique, et ne peuvent pas récupérer les coûts d'introduction des technologies modernes en réduisant considérablement le système "papier".
· il n'existe pas d'actes juridiques permettant de transférer des documents non opérationnels avant l'expiration de leur période de stockage vers des supports analogiques et/ou électroniques, tout en détruisant les originaux papier.
Étonnamment, personne ne soulève la question de l'élaboration d'une législation sur le transfert de documents papier vers d'autres médias avec le droit de détruire leurs originaux. Mais c'est précisément l'absence de cette loi qui ne permet pas l'introduction généralisée des technologies modernes dans le travail de bureau et la gestion des documents. Dans la pratique étrangère, les coûts d'introduction d'un système EDMS et / ou de systèmes de microfilmage sont amortis principalement en raison de la libération d'espace d'archivage et d'une réduction du nombre d'employés impliqués dans le travail de bureau papier.
Avec l'utilisation généralisée des documents électroniques et des moyens de leur traitement dans le monde moderne, le problème de l'établissement de l'authenticité et de la paternité de ces documents est devenu particulièrement pertinent.
Quel est le problème? À la fin d'une lettre ou d'un document ordinaire, l'exécuteur testamentaire ou la personne responsable appose sa signature pour atteindre deux objectifs. Premièrement, le destinataire a la possibilité de vérifier l'authenticité du document en comparant la signature avec l'échantillon dont il dispose. Deuxièmement, une signature personnelle est un garant légal de la paternité du document. Bien sûr, il existe actuellement une signature numérique électronique, qui est conçue pour remplacer la signature manuscrite dans les documents électroniques. Mais si, en utilisant des méthodes médico-légales modernes, falsifier une signature sur papier est une tâche très difficile, alors avec une signature électronique, la situation est différente.
Contrairement à une signature manuscrite conventionnelle, un EDS est aliénable de son propriétaire. Autrement dit, si la signature sous un document papier est indissociable d'une personne et que pratiquement personne d'autre ne peut la falsifier afin qu'elle ne soit pas détectée par un examen médico-légal, alors tout attaquant qui prend possession de la clé de signature secrète peut créer un EDS comme facilement et de manière plausible en tant que propriétaire légitime de cette clé.
Tout utilisateur peut falsifier une chaîne de bits en la copiant simplement, ou apporter discrètement des corrections illégales à un document électronique.
Il est nécessaire de créer un ensemble de mesures à toutes les étapes de la création et de la vie d'un document pour donner la preuve aux documents électroniques.
Il convient d'accorder une attention particulière à la mise en place d'un mécanisme assurant les garanties légales de l'authenticité et de l'intégrité du contenu des informations d'un document électronique et de la conformité de la forme de présentation de ces informations et détails. Il est nécessaire de légiférer sur ces questions.
Considérons un autre problème tout aussi important. Je suis d'accord avec l'opinion de Khramtsovskaya N.A., qui soutient qu'il est inutile de parler de gestion électronique sérieuse des documents si le travail d'archivage avec des documents électroniques n'est pas établi, tout en conservant leur force juridique et autre. L'agence d'archives de la Fédération de Russie, les archives fédérales, les archives d'État des sujets de la fédération commencent seulement à envisager la possibilité de compléter des documents électroniques de manière continue. Expérience quasi nulle. Néanmoins, ces dernières années, des archives spécialisées ont été créées pour le stockage étatique des documents électroniques :
Centre de documentation électronique de la République tchouvache, Cheboksary (créé en 1996) ;
Archives centrales des documents sur les médias électroniques de Moscou (TsADENM) (créées en 2002) ;
Centre de documentation électronique de la République de Kalmoukie (créé en 2002).
Les systèmes EDMS commencent à peine à être utilisés pour organiser le stockage des documents et des informations et pour établir un accès efficace aux ensembles de documents accumulés. D'autres problèmes se posent : assurer l'intégrité et l'authenticité des documents électroniques sur de longues périodes.
Certains EDMS ne prévoient pas du tout de stockage d'archives de documents électroniques, tandis que d'autres sont configurés de telle manière qu'il est tout simplement impossible d'en supprimer des documents (par exemple, en raison de l'expiration de la période de stockage).
Les systèmes de gestion de base de données traditionnels ne conviennent pas au stockage de documents électroniques, car ils se concentrent sur le travail avec des données individuelles et non sur des documents.
De plus, l'obsolescence rapide des équipements et supports informatiques crée une menace de perte d'informations et de documents électroniques du fait de l'impossibilité de les lire.
Assurer la sécurité des documents électroniques - un ensemble de mesures visant à créer une base matérielle et technique, des conditions optimales, le respect des régimes réglementaires et une bonne organisation du stockage des documents électroniques qui excluraient la perte de supports électroniques et assureraient leur maintien en bon état physique et condition technique, ainsi que la capacité de reproduire des documents électroniques sous une forme accessible à la perception et à la compréhension par une personne sans dispositifs techniques supplémentaires.
Lors de l'organisation du stockage à long terme de documents électroniques, le changement de plate-forme logicielle peut entraîner la perte complète du document en raison de l'impossibilité de le visualiser. Depuis les années 1950 Plusieurs solutions possibles à ce problème ont été proposées :
la migration est le transfert en temps opportun de bases de données et d'autres documents électroniques vers une plate-forme technologique moderne, le plus souvent vers les formats utilisés dans l'organisation pour la gestion opérationnelle des ressources d'information (les "formats personnalisés")
émulation de l'environnement logiciel. Cette approche est basée sur le critère de "conservation idéale". D. Rotenberg pense que c'est la meilleure façon, car. vous permet d'utiliser le logiciel d'origine ;
encapsulation - l'inclusion de documents électroniques dans des fichiers de formats multiplateformes, par exemple en XML. Actuellement, les archivistes américains considèrent cette méthode comme la plus optimale pour l'échange et le stockage à long terme de documents électroniques.
Un autre problème nécessitant une attention est le problème de l'introduction de la gestion électronique des documents dans l'organisation.
Pour réussir la mise en place d'un GED dans une entreprise, il faut éviter quelques erreurs typiques : inattention aux enjeux organisationnels, ne miser que sur ses propres forces lors du développement d'un système, économiser sur un projet "pilote". Une préparation insuffisante des réglementations pour travailler avec l'EDMS et le faible niveau de formation des employés peuvent également interférer avec une mise en œuvre efficace.
L'une des erreurs typiques de la transition vers la gestion électronique des documents est l'étude insuffisante des problèmes d'organisation, qui à son tour conduit à un fonctionnement inefficace du système. Bien souvent, la direction de l'entreprise considère que l'organisation de la gestion documentaire est insignifiante, ne vaut attention particulière, mais au final ce sont ces "petites choses" qui deviennent décisives pour améliorer l'efficacité des processus métiers de l'entreprise. Un intérêt insuffisant de la direction pour le projet peut entraîner le fait que la mise en œuvre peut être retardée pendant très longtemps.
Un autre obstacle est la façon dont l'EDMS est construit. Selon les experts, le développement indépendant d'un EDMS à l'échelle de l'entreprise par le service informatique condamne d'avance l'organisation à un long processus d'améliorations et, de plus, rend l'ensemble du projet dépendant des développeurs du système. Cette voie s'avère la moins rentable en termes de coûts financiers de mise en œuvre. Le développement d'un EDMS seul peut conduire au fait que la situation actuelle avec le flux de documents sera mise sous cocon.
Après avoir choisi un produit, il est nécessaire d'élaborer les processus métier qui vont être automatisés, de tester la solution en fonctionnement et d'identifier toutes les lacunes. Un projet pilote vous permet de vous assurer que la solution répond aux tâches définies, et si elle ne répond pas à toutes les exigences, de refuser de la mettre en œuvre sans perdre des fonds importants. Par conséquent, une autre erreur lors de la mise en œuvre consiste à économiser de l'argent sur l'exécution préliminaire du "pilote".
Quelques difficultés supplémentaires sont possibles lors des prochaines étapes de la mise en œuvre de l'EDMS. Parmi eux, le manque d'élaboration de documents internes d'entreprise régissant les processus de gestion des documents dans l'organisation et la faible attention de la part de la direction aux problèmes de formation des utilisateurs finaux. La préparation de règles réglementaires pour les processus de gestion électronique des documents doit être effectuée parallèlement à l'opération d'essai et implique l'élaboration d'instructions détaillées pour le travail de bureau pour les employés, les ordonnances et réglementations pertinentes.
La formation des employés doit également être une priorité absolue lors du déploiement d'un EDMS. Dans le même temps, la formation doit être dispensée de manière continue et à toutes les étapes de la mise en œuvre.
Conclusion
La principale conclusion qui découle du contenu du travail est la suivante: les formes et méthodes établies de travail avec la documentation dans les organisations dans le cadre du travail de bureau traditionnel et de la gestion de la documentation ne répondent pas aux conditions modernes. L'informatisation globale de la société, l'utilisation généralisée des nouvelles technologies de l'information et de la communication, l'introduction progressive des mécanismes du marché et la gestion moderne ont conduit à une augmentation du rôle de l'information dans les processus socio-économiques et à sa reconnaissance comme la ressource stratégique la plus importante. Étant donné que la majeure partie de la ressource d'information est la documentation, nous pouvons supposer qu'au stade actuel, les conditions préalables nécessaires ont mûri pour la transition vers une nouvelle façon de travailler avec les documents dans les organisations - la gestion des documents basée sur des systèmes de gestion électronique des documents .
Malgré les problèmes (caractère législatif, certification, stockage à long terme des documents électroniques, mise en œuvre), la gestion électronique des documents présente un certain nombre d'avantages indéniables par rapport à la gestion traditionnelle (productivité accrue de l'organisation, accès instantané à l'information, recherche rapide des documents, etc.), ce qui rend pour le moment nécessaire la mise en place du SED. Eh bien, le principal avantage de l'EDMS, grâce auquel les organisations s'efforcent de passer à un flux de travail automatisé, est d'augmenter l'efficacité de l'organisation dans son ensemble.
Les systèmes qui facilitent le travail uniquement avec des documents papier originaux (en créant des cartes d'enregistrement électroniques et / ou des copies électroniques de ces documents), à mon avis, sont voués à l'extinction. Mais il est encore difficile d'imaginer une organisation qui ne fasse circuler et stocker que des documents électroniques. Par conséquent, l'avenir appartient aux systèmes complexes qui fonctionnent avec tous les documents primaires - à la fois papier et électronique. L'intérêt pour l'EDMS prenant en charge la gestion des documents électroniques juridiquement significatifs et les fonctions EDS ne cesse de croître. Dans le même temps, les originaux électroniques qui se trouvent dans de véritables travaux de bureau ou stockés dans des archives sont l'exception plutôt que la règle. Mais ce ne sera pas toujours le cas et très bientôt la situation pourrait changer exactement à l'opposé.
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De plus en plus, de nombreuses secrétaires doivent travailler avec des documents électroniques. Cependant, malheureusement, seuls quelques-uns connaissent les règles et les bases du travail avec eux. Pour que les documents électroniques ne provoquent plus la confusion et la perplexité sur le visage des employés, nous vous recommandons de les familiariser avec cet article.
De cet article, vous apprendrez:
- une liste des documents sous forme électronique ;
- comment les documents électroniques sont enregistrés ;
- les bases du travail avec des documents électroniques ;
- quels types de supports de documents électroniques existent ;
- comment stocker des documents sous forme électronique ;
- bonne exécution des documents électroniques.
Les documents sous forme électronique remplacent de plus en plus les documents papier conventionnels. Ceci s'explique très simplement - ils sont plus faciles à utiliser, il est plus facile d'organiser leur accès et ils ne nécessitent pas beaucoup d'espace pour les stocker. Cependant, tous les types ne sont pas autorisés à être stockés électroniquement.
Liste des documents sous forme électronique
Il existe une certaine liste de documents sous forme électronique, qui est formée à partir de la correspondance entrante et des documents électroniques créés au sein de l'organisation. En outre, le stockage électronique est également autorisé. documents primaires, registres de comptabilité budgétaire et de reporting budgétaire. Cela est dû au fait que la plupart des opérations comptables réalisé à travers programmes spéciaux, qui vous permettent de créer et de stocker la documentation pertinente.
Les documents sur le personnel peuvent également être stockés sous forme électronique. Par exemple, si une organisation embauche un employé pour un travail à distance, le contrat de travail peut être exécuté par voie électronique et en recevant tous les documents nécessaires de l'employé de la même manière. Cependant, dans tous les cas, l'employeur doit envoyer par courrier une copie imprimée du contrat de travail dûment rempli.
Enregistrement de documents sous forme électronique
Dans la plupart des cas, les systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) utilisent un système d'enregistrement par carte. Elle repose sur le principe de la création d'une carte d'enregistrement (RC) ou d'une carte d'enregistrement et de contrôle (RCC) d'un document. Il contient toutes les données de base sur le papier commercial et, en règle générale, une copie ou le document électronique lui-même. De plus, la carte et les pièces jointes qui y sont attachées sont stockées dans la base de données du système de gestion électronique de documents.
Il convient de noter que l'ensemble des champs (détails) des cartes d'enregistrement dans différents EDMS peut différer. Les plus pratiques sont les systèmes de gestion électronique de documents qui permettent aux utilisateurs d'ajouter indépendamment les détails nécessaires à la liste ou de sélectionner le type de RK et la composition de ses détails.
Travailler avec des documents sous forme électronique
De nombreux dirigeants d'organisations tiennent déjà des registres, y compris comptables et fiscaux, sous forme électronique. Et bien qu'il ne soit pas encore possible d'abandonner complètement les documents primaires papier pour le moment, de plus en plus de documents sont traités par voie électronique. Oui, et l'interaction avec les autorités fiscales permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts en utilisant les systèmes ED.
En ce qui concerne les documents électroniques, basés sur les normes de la loi fédérale n ° 63-FZ, signés avec une signature électronique simple ou une signature électronique non qualifiée renforcée, ces documents sont reconnus à des fins comptables et fiscales comme équivalents aux documents papier signés avec une signature manuscrite. .
Dans les cas établis par le Code fiscal de la Fédération de Russie, il est obligatoire d'utiliser une signature électronique qualifiée (pour les factures électroniques, pour l'interaction électronique avec l'administration fiscale, y compris la soumission des déclarations de revenus).
Il existe deux types de signatures électroniques : enrichie sans réserve signature électronique(ci-après - NEP) et la signature électronique qualifiée renforcée (ci-après - CEP). Dans le même temps, afin d'interagir avec les contreparties, les participants à la gestion électronique des documents concluent un accord approprié, qui détermine la procédure d'interaction électronique et le type de signature électronique.
Types de supports de documents électroniques
L'un des principaux avantages de la documentation électronique est qu'elle peut être utilisée pour organiser un travail rapide et de haute qualité avec des documents. Les documents de ce format sont faciles à signer, même si les employés qui doivent les endosser sont éloignés les uns des autres. Cela permet d'économiser énormément de temps et d'efforts. De plus, la présence d'une archive électronique évite d'avoir à allouer beaucoup d'espace dans l'organisation à une archive papier. Pour le stockage des papiers accumulés, il sera nécessaire d'allouer une zone appropriée sur le territoire de l'entreprise, ainsi que d'embaucher un archiviste hautement qualifié capable d'organiser un travail qualifié avec les matériaux disponibles. Pour stocker une archive électronique, seuls des supports amovibles compacts ou plusieurs disques durs suffisent.
Par exemple, l'utilisation de disques comme supports impose des exigences assez strictes sur les conditions de température et d'humidité. Bon choix de ces paramètres permet d'assurer la sécurité physique des milieux pendant des décennies.
Stockage de documents sous forme électronique
Le stockage de documents électroniques dans une archive implique la présence de supports de grande capacité, car il semble inapproprié de violer l'intégrité d'une documentation qui constitue un bloc sémantique unique ou appartient à une unité.
La pratique montre que le système qui s'est développé dans un certain nombre d'entreprises se caractérise par les caractéristiques suivantes: les documents dont le besoin se fait périodiquement sentir (c'est-à-dire qui sont constamment demandés) sont stockés sur les ordinateurs des artistes interprètes, dont l'accès est ouvert dans le cadre de l'exercice de fonctions officielles. La documentation, dont le besoin est beaucoup moins fréquent, est stockée sur un serveur de sauvegarde ou sur des supports externes de différentes capacités (nécessaires).
Enregistrement d'un document sous forme électronique
L'enregistrement du document sous forme électronique s'effectue par analogie avec les supports papier. En règle générale, de nombreux EDMS ont un certain nombre de formulaires standard pour les documents électroniques. Cela est particulièrement vrai lorsque vous travaillez avec des documents comptables et fiscaux, où la procédure d'enregistrement est clairement définie et réglementée.
En outre, chaque organisation a le droit de créer ses propres formulaires personnels sous forme électronique. Leur utilisation est recommandée avec une grande quantité de gestion électronique de documents, car elle simplifie grandement le besoin de remplir constamment les détails.
La notion de "document électronique"
Avec le développement des technologies de l'information, les documents dits électroniques se sont largement répandus, dont l'utilisation offre de nombreux avantages aux utilisateurs :
- 1. Accélération des processus de workflow ;
- 2. Possibilité de transférer un document à travers chaînes numériques communications ;
- 3. Contenu facilement modifiable (édition);
- 4. Possibilité théorique de stockage éternel ;
- 5. Copies illimitées ayant force de loi, etc.
Cependant, la notion de "document électronique" n'a pas toujours été univoque et suscite encore la controverse.
Le terme "document électronique" est apparu vers le début des années 1990, mais dans la science documentaire nationale, il n'a commencé à être utilisé activement qu'à la fin des années 1990. Avant cela, dans le domaine domestique et littérature étrangère les termes « document lisible par machine », « document sur un support machine » étaient généralement acceptés. En particulier, la définition du terme « document sur un support machine » est donnée par l'actuel GOST R 51141-98 : « il s'agit d'un document créé à l'aide de supports et de méthodes d'enregistrement qui assurent son traitement des informations par un ordinateur électronique"
Il convient de noter qu'un document électronique est lisible par machine, mais que tous les documents lisibles par machine ne sont pas électroniques. Le développement de la technologie informatique dans les années 1990 a rendu le terme "document lisible par machine" et sa principale caractéristique - l'aptitude à la lecture par machine - non viable : en conditions modernes les informations peuvent être lues par machine à partir de n'importe quel document papier. Il faut un nouveau concept lié aux documents qui traversent toutes les étapes de leur cycle de vie - de la création à la destruction ou au transfert vers un archivage éternel - sous forme électronique. Telle était la notion de "document électronique".
La plupart des définitions existantes du terme "document électronique" soulignent la similitude des concepts "document" et "document électronique". Parallèlement, l'accent est mis sur la composante informationnelle du concept : un document électronique se définit avant tout comme une information. Dans des cas particuliers, les bases de données (registres, cadastres, listes, etc.) et les copies numérisées de documents papier peuvent être qualifiées de documents électroniques.
Dans la législation russe, la définition réglementaire d'un document électronique est apparue pour la première fois dans la loi fédérale du 10 janvier 2002 n ° 1-FZ "sur la signature numérique électronique": "un document électronique est un document dont les informations sont présentées sous forme électronique forme numérique." Le concept est également donné dans la loi fédérale du 27 juillet 2006 n ° 149-FZ "sur l'information, les technologies de l'information et la protection de l'information": "document électronique - information présentée sous la forme d'un ensemble d'états d'éléments d'équipement informatique électronique (ECT), autres moyens électroniques de traitement, de stockage et de transmission d'informations pouvant être converties en une forme adaptée à une perception sans ambiguïté par une personne et possédant des attributs pour l'identification des documents.
"Une caractéristique des documents électroniques est que leurs informations sont présentées sous forme numérique électronique et, par conséquent, ne peuvent être perçues par une personne qu'à l'aide d'un matériel et d'un logiciel appropriés. Cependant, les documents électroniques remplissent les mêmes fonctions et ont la même valeur que les documents traditionnels. C'est pourquoi, dans la législation archivistique de certains pays développés dans la définition des concepts "document" et "document électronique", l'accent n'est pas mis sur la forme des documents, mais sur leurs fonctions.
Selon cette loi, les exigences suivantes sont imposées à un document électronique : il doit être créé, traité, transmis et stocké à l'aide de logiciels et de matériel informatique ; avoir une structure établie par la loi et contenir des détails permettant de l'identifier ; être présenté sous une forme lisible par l'homme.
Conformément à la loi, un document électronique sur support machine est égal à un document papier et a la même valeur juridique que celui-ci. Ainsi, la loi élimine toute incertitude en plaçant les documents électroniques dans un certain nombre d'autres documents technotroniques et en se concentrant sur un concept générique - un document.
Ainsi, selon la définition des Archives nationales des États-Unis, les documents électroniques sont des documents contenant des informations numériques, graphiques et textuelles pouvant être enregistrées sur tout support informatique (c'est-à-dire contenant toute information enregistrée sous une forme accessible uniquement pour un traitement par un ordinateur) et qui répond à la définition de "document": "tous les livres, papiers, cartes, photographies, lisibles par machine et autres documents écrits, quelle que soit leur forme physique ou leurs propriétés, créés ou obtenus par une agence fédérale des États-Unis en vertu de la loi fédérale ou dans le cadre de l'exercice de l'activité gouvernementale et conservées ou à conserver par cette institution fédérale ou son successeur comme preuve des activités (organisation, fonctions, règles, décisions, procédures, actions ou autres) du gouvernement fédéral ou en raison de valeur informative des données qui y sont contenues.
Cependant, les documents électroniques, contrairement aux documents traditionnels, ne sont pas physiques, mais logiquement intègres. Une disquette ou un fichier ne peut être considéré comme un document électronique. Un enregistrement électronique n'est reconnu comme un document électronique que s'il est le résultat et la preuve d'une activité.
La spécificité des documents électroniques réside également dans le fait qu'ils ont leur propre structure physique et logique, ce qui ne coïncide pas avec nos idées traditionnelles antérieures sur un document. Cela dépend de la méthode de placement des données sur les supports de la machine et des logiciels et matériels utilisés. La structure logique des documents électroniques détermine les relations sémantiques entre les parties des documents sous forme de données divers types: textes, tableaux, graphiques, animations, enregistrements multimédias, etc. L'impression et la reproduction du document sont réalisées à l'aide de technologies de l'information appropriées sur une base modulaire.
Les documents électroniques sont directement dépendants des technologies de l'information, qui ont une tendance irréversible à devenir obsolètes (changer) au fur et à mesure des progrès scientifiques et technologiques dans le domaine de la technologie et des logiciels. La spécificité des documents électroniques, ainsi que l'utilisation massive des nouvelles technologies de l'information, l'intrusion dans le domaine de la gestion documentaire et de l'archivage par des spécialistes du domaine de l'informatique a généré une certaine confusion terminologique et confusion des notions de « dossier électronique », « document », « vidéogramme », etc.
Dans un cas, un document électronique s'entend comme un support de stockage généré par ordinateur, dans un autre, un fichier séparé sur ce support, dans un troisième, une impression sur papier, dans un quatrième, une sorte de « matrice en mémoire informatique ». Parfois une image à l'écran, dont une obtenue par e-mail, à partir d'Internet et d'autres réseaux (document virtuel). I.L. Bachilo écrit à ce propos qu'il est possible de classer les documents électroniques en types selon leur attribut cible :
« Un document électronique est une méthode de stockage d'un document traditionnel sous forme électronique tout en identifiant l'identité du document principal ;
Document électronique - en tant que document principal, créé dans un système électronique, inclus dans le système d'information et de communication sans formulaire papier (programmes informatiques, données le long de la ligne nord-nord, ordinateur à ordinateur)
Document électronique - un moyen d'informer directement l'utilisateur ; affichage, fichier, classeurs de télévision, édition électronique - CDROM, etc. ;
Un document électronique - en tant que moyen d'exprimer la volonté d'un participant à une forme électronique de relations juridiques - est un fait juridiquement significatif, un acte juridique (un moyen de transport d'une expression de volonté) dans les transactions, l'échange d'informations scientifiques, etc.).
« L'analyse documentaire scientifique de cette situation dans l'aspect historique nécessite, en premier lieu, de se tourner vers l'étude des définitions des documents électroniques disponibles dans la littérature. Ainsi, il a été possible d'identifier plus de quarante de ces définitions, formulées par des spécialistes et présentées dans des documents officiels. Leur analyse montre qu'avec toute la variété des approches, trois grands groupes de définitions peuvent être distingués :
- 1. Un document électronique est un document lisible par machine, un document sur un support machine ;
- 2. Un document électronique est un type particulier de document ;
- 3. Un document électronique est un formulaire électronique ;
Malgré l'utilisation massive du terme « document électronique » dans la littérature et la pratique, ainsi que sa consolidation par la loi, la définition n'est pas encore arrêtée. Un exemple en est les données d'une enquête auprès d'archivistes pratiques menée dans le cadre du thème de recherche VNIIDAD "Problèmes documentaires et archivistiques des documents électroniques". Ces données sont d'un grand intérêt indépendant pour la recherche. Cependant, ils indiquent un manque de institutions d'archives idées générales sur le sujet de l'enquête, qui est un indicateur d'instabilité, d'incertitude terminologique de la notion de « document électronique ». Dans un ouvrage récemment publié de spécialistes des systèmes d'information d'entreprise, il est également noté qu'un document électronique est "un document dont le support est un support électronique - un disque magnétique, une bande magnétique, un disque compact, etc."
Selon A.P. Kurilo, un document électronique est présenté comme « d'une certaine manière, un ensemble organisationnel de symboles, de codes et de signaux électriques spéciaux correspondant les uns aux autres, qui n'existe que dans un environnement informatique de télécommunications, est physiquement immatériel et inaccessible à une personne si elle n'utilise pas d'équipement spécial." Pour un document électronique, selon A.P. Le kuril, contrairement au papier, n'a pas son deuxième composant le plus important - un support matériel qui est en stricte conformité avec les informations qu'il contient
Une telle compréhension ne reflète que les caractéristiques physiques et techniques du document électronique, laissant de côté ce qui intéresse le spécialiste du document et tout employé de bureau pratique - les buts, les objectifs et les fonctions du document.
Vous pouvez également envisager une autre définition d'un document électronique. SI. Semiletov le comprend comme "un document écrit, réalisé soit sous la forme d'une forme objective d'enregistrement d'un code machine numérique sur un support matériel faisant partie de moyens techniques électroniques, soit sous la forme d'un champ physique de divers types de signaux ( électromagnétique, électrique, optique et acoustique) transmis sur un canal de télécommunication connexions dans le temps et dans l'espace. Dans cette définition, le point positif est que l'auteur ne porte pas son propre document au-delà de la définition, mais modernise seulement la définition d'un support matériel d'information.
Le dernier point de vue sur la définition d'un document électronique appartient à M.N. Kostomarov, qui estime que le terme "forme électronique d'un document" reflète le plus fidèlement l'essence de ce nouveau phénomène, et "document électronique" n'est qu'un état intermédiaire, une forme temporaire de stockage des éléments qui composent un document dans la mémoire de l'ordinateur .
Ainsi, le texte analyse la notion de « document électronique ». Elle montre qu'on peut y distinguer les éléments suivants : il s'agit d'informations fixées d'une certaine manière sur un support avec possibilité de son identification ; les documents électroniques remplissent les mêmes fonctions et ont la même signification que les documents traditionnels ; les documents électroniques ont leur propre structure physique et logique.
Il résulte également de ce qui précède qu'il n'existe toujours pas de concept exact de "document électronique". A côté du document traditionnel, le « document électronique » présente plusieurs caractéristiques : l'utilisation massive des nouvelles technologies de l'information ; signature numérique électronique; absence de liaison rigide au support; envoyer des documents aux archives électroniques immédiatement après la fin du travail avec eux dans le travail de bureau.
