Ennen olemassa olevien listaamista sähköisten asiakirjojen tyypit Katsotaanpa määritelmää.

Mikä on sähköinen asiakirja, on kirjoitettu liittovaltion laissa 27. heinäkuuta 2006 nro 149-ФЗ "Tiedosta, tietotekniikasta ja tietosuojasta". Tämä on dokumentoitua tietoa, joka esitetään sähköisessä muodossa eli sellaisessa muodossa, joka soveltuu ihmisen havainnointiin sähköisten tietokoneiden avulla sekä siirtoon tieto- ja tietoliikenneverkkojen kautta tai käsittelyyn tietojärjestelmissä.

Sähköisten asiakirjojen tyypit

On paljon enemmän kuin yksi luokittelu, joka erottaa tietyt sähköisten asiakirjojen tyypit. Katsotaanpa yleisimpiä.

Sisältötyypin mukaan. Useimmiten sähköiset asiakirjat luokitellaan sellaisen kriteerin mukaan kuin sisällön tyyppi. Tässä tapauksessa jaa teksti, grafiikka, animaatio, ääni, multimedia tiedostot.

Saatavuuden mukaan. Käytettävyyden asteesta riippuen sähköinen asiakirja voi olla avata ja piilotettu. Avoimet sähköiset asiakirjat ovat julkisia, laajan ihmisten saatavilla, koska ne eivät sisällä salaisuuksia. Yleensä tiedot verkkosivuilla, lisenssisopimuksissa, hinnastoissa jne. näyttävät tältä: Piilotetut sähköiset asiakirjat voivat nähdä vain rajallinen määrä ihmisiä, koska ne sisältävät luottamuksellisia tietoja, jotka edustavat joskus kaupallista tai jopa valtiosalaisuutta.

Sähköisen allekirjoituksen avulla. Kaikki sähköiset asiakirjat voidaan jakaa sähköisellä allekirjoituksella allekirjoitettuihin ja allekirjoittamattomiin. Tiedät todennäköisesti, että sähköisen allekirjoituksen (jäljempänä ES) ansiosta voit tunnistaa sähköisen asiakirjan allekirjoittajan. Siksi myös kirjoittaja voidaan määrittää. Lisäksi ES takaa sähköisen asiakirjan eheyden ja muuttumattomuuden.

Sähköisten asiakirjojen luokittelu toimialoittain tapahtuu myös varsinkin nykyään, kun sähköinen asiakirja liikevaihto kattaa yhä useampia toiminta-alueitamme. Jokainen toimiala käyttää sekä yleisesti hyväksyttyjä että omia erityisiä asiakirjoja. Esimerkiksi vähittäiskaupassa - laskut, suoritetut työt, rahtikirjat TORG-12, toimenpiteet todetun eron TORG-2 perusteella, korjaavat laskut. Energian myyntikompleksissa - sama ensisijainen plus täsmäytysasiakirjat, laskut maksuista jne.

Kirjanpidon sähköisten asiakirjojen tyypit

Useimmiten yritykset vaihtavat ensisijaisia ​​asiakirjoja. Harkitse yksityiskohtaisemmin ensisijaisia ​​​​tyyppejä:

• Lasku, artiklan 1 kohdan mukaisesti. Venäjän federaation verolain toisen osan 169, voidaan koota ja esittää sähköisessä muodossa. Liittovaltion verohallinnon määräyksen mukaisesti, päivätty 05.03.2012 N ММВ-7-6/ [sähköposti suojattu] sähköisen laskun (jäljempänä ESR) on oltava .XML-muodon mukainen. ESR saa oikeudellisen merkityksen, kun se allekirjoitetaan yrityksen johtajan tai valtuutetun henkilön pätevällä sähköisellä allekirjoituksella.

  Yksityiskohtaiset tiedot sähköisten laskujen käytöstä, niiden vaihdosta vastapuolten välillä ja sääntelyn yksityiskohdista löytyvät julkaisusta ”Sähköinen lasku. Käyttöohjeet ".

• Valmistettujen töiden (palveluiden) teko tällä hetkellä ei ole pakollista muotoa sähköisessä muodossa. Käytettäväksi on suositeltu muoto - .XML. Huolimatta siitä, että laissa ei säädetä erityisestä menettelystä sähköisen säädöksen kanssa työskennellessä, tietojen vaihtamisessa sähköisen asiakirjan tyyppi mahdollista ilman operaattoreiden apua.

  Käytä mitä tahansa haluamaasi muotoa - esimerkiksi .PDF. Kuitenkin siellä tärkeä vivahde: jos liittovaltion veroviranomainen saa hakemuksen sähköisessä muodossa, sinun on toimitettava suoritetut työt .XML-muodossa.

• Rahtikirja (TORG-12) myös sähköisessä muodossa käytetään yhä enemmän. Kirjoita se yleensä johonkin kolmesta formaatista - .XML, .JPG tai .TIF. Tässä tapauksessa organisaatiot voivat itse kehittää rahtikirjalomakkeen. Mutta pääedellytyksen on täytyttävä: asiakirjassa on oltava useita yksityiskohtia (tuotteen nimi ja määrä, ALV ja arvonlisäveron määrä jne.). Voit lukea tästä lisää materiaalistamme "Sähköinen rahtikirja".

Yhteenvetona edellisestä haluaisin vielä kerran huomauttaa:

Sähköinen asiakirja on tunkeutunut useille toiminta-aloille

Sähköisten asiakirjojen myötä ihmisten elämä on tullut paljon helpommaksi, erityisesti heidän omansa työtoimintaa. Sähköisen asiakirjan luomiseen menee useita kertoja vähemmän aikaa, sen säilyttäminen on kätevämpää ja tarvittavan tiedon etsiminen digitaalisessa muodossa kestää muutaman minuutin. Sanalla sanoen sähköisissä asiakirjoissa on paljon etuja, ja nykyään eri aloilla työskentelevät ihmiset kirjanpidosta kauppaan, energianmyyntiyrityksistä vakuutuksiin osaavat arvostaa niitä kaikkia. Tärkeintä ei ole hämmentyä, sillä ajan myötä sähköisiä asiakirjoja on yhä enemmän ja valtio asettaa tiukkoja vaatimuksia joidenkin niistä (esimerkiksi laskujen) toteuttamiselle.

Nykyään on monia tapoja luoda kopio paperiasiakirjasta, siirtää paperilta sähköiseen muotoon jne. Jos paperiasiakirjojen kopioiden luomiseen tarvitaan vain kopiokone, paperiasiakirjan muuntamiseen sähköiseen muotoon ei vaadita vain erikoislaitteita, vaan myös ohjelmistoja.

Kuinka luoda asiakirjasta sähköinen versio?

Luodakseen asiakirjasta sähköisen kopion käyttäjä tarvitsee skannerin tai MFP-laitteen (monitoimilaite). Tietysti jos MFP:tä ei tarvita, niin ei sitä kannata ostaa, skannerilla pärjää helpommin. Ensinnäkin se maksaa paljon vähemmän, ja toiseksi se suorittaa täsmälleen käyttäjän tarvitseman toiminnon, nimittäin asiakirjan skannaamisen ja sen kääntämisen sähköiseen muotoon.

Jotta skanneri toimisi, tarvitset erityisen ohjelmiston - ohjaimen. Yleensä se tulee laitteen mukana, mutta jos sitä ei ole, voit aina löytää sen Internetistä. Voit käyttää yleisohjelmaa ABBY Finereader, joka skannaa ja tunnistaa tekstin suoraan.

Koko paperiasiakirjan muuntaminen sähköiseen muotoon perustuu näihin kahteen menettelyyn (skannaus ja tekstintunnistus). Jos haluat tehdä asiakirjasta sähköisen kopion, sinun on: siirryttävä Käynnistä-valikkoon ja etsittävä kaikkien ohjelmien luettelosta joko skannerin tai monitoimilaitteen ohjain tai ABBY Finereader -ohjelma ja suoritettava se. Ohjelman ja skannerin käynnistämisen jälkeen voit avata kannen ja laittaa sen päälle paperiasiakirjan teksti alaspäin. Asiakirja tulee sijoittaa skannerin pinnalle mahdollisimman tasaisesti laitteen työpinnan reunoihin nähden. Seuraavaksi sinun on painettava kansi mahdollisimman tiukasti, jotta valaistus ei putoa työtasolle. Muuten sähköinen asiakirja osoittautuu valaistuksi, eli valolle altistunut tekstin osa ei ole näkyvissä.

Seuraavaksi sinun tulee valita asetuksista optimaaliset skannausparametrit, kuten väri, tulostuskoko, tulostusresoluutio jne. Kun kaikki on valmis, voit napsauttaa "Skannaa"-painiketta. Kun toimenpide on suoritettu, klikkaa "Tunnistaminen", jolla teksti muunnetaan sähköiseen muotoon, kuten .doc, ja dokumentti voidaan avata tekstieditorissa muutoksia varten.

Johdanto

Johtopäätös

Johdanto

Sähköisen dokumentinhallinnan käytön ongelma hallinnon alalla on erittäin monitahoinen eikä rajoitu tekniikan kykyihin. Kiinnitetään huomiota tietoturvaan ja tietoturvaan sekä sähköisten asiakirjojen luotettavuuden varmistamiseen. Samaan aikaan on olemassa melko suuri joukko organisatorisia ja metodologisia kysymyksiä, jotka liittyvät tiedotus- ja dokumentointinäkökulmaan. Saavutettu uusien tietoteknologioiden käyttöaste toimistotyössä mahdollistaa paitsi hypoteettisten oletusten rakentamisen "tulevaisuuden sähköisestä toimistosta" myös tunnistaa todellisia tapoja siirtyä perinteisestä työnkulusta automatisoituun ja sähköiseen.

Aiheen relevanssi selittyy sillä, että tällä hetkellä sähköisten asiakirjojen käyttökysymykset ja siirtyminen sähköiseen asiakirjahallintaan ovat muuttuneet hyvin tärkeä. Niiden ympärillä on paljon kiistaa.

Aiheen riittämättömän kehityksen vuoksi tätä kirjoitettaessa tutkielma Käytössä oli laaja valikoima lähteitä, jotka voidaan jakaa kahteen luokkaan. Niihin tulisi kuulua julkaisuja, jotka sisältävät valtakunnallisen sääntelykehyksen asiakirjojen hallinnasta, arkistoista, toimistotyöstä ja standardoinnista.

.Valtion järjestelmä dokumentaation hallinnan tuki.

1.Liittovaltion laki sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta, päivätty 10. tammikuuta 2002 nro 1-FZ. Tässä laissa määritellään sähköisen digitaalisen allekirjoituksen käytön ehdot, sen käytön ominaisuudet.

Kurssityötä kirjoitettaessa tutkittiin dokumenttien hallinnan asiantuntijoiden töitä: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. ja muut.

Lisäksi käytettiin lukuisia määräaikaisia ​​julkaisuja Deloproizvodstvo- ja Secretarial Affairs -lehdissä.

Tämän kurssityön tarkoituksena on perehtyä sähköisen dokumentin ominaisuuksiin ja sähköiseen dokumenttien hallintaan.

Tämän tavoitteen saavuttamiseksi on tarpeen ratkaista seuraavat tehtävät:

1)Valitse termille "sähköinen asiakirja" optimaalinen määritelmä;

2)Vertaa sähköistä dokumenttien hallintaa perinteiseen;

)Harkitse sähköisen asiakirjahallinnan tärkeimpiä ongelmia.

Kurssityön rakenne vastaa tehtäviä ja koostuu seuraavista luvuista:

Sähköisen asiakirjan käsite, sen ominaisuudet;

Sähköisen dokumentinhallinnan käsite, sen edut perinteisiin verrattuna;

Sähköisen dokumentinhallinnan pääongelmat.

Sähköisen asiakirjan käsite, sen ominaisuudet

Modernissa tietokoneiden ja tietotekniikan hallitsemassa yhteiskunnassa sähköiset asiakirjat ovat erittäin tärkeitä.

Sähköisten asiakirjojen kanssa työskentely on paljon helpompaa: paperityötä ei ole, asiakirjojen haku yksinkertaistuu huomattavasti sähköisen tietokannan käytön ansiosta.

Lisäksi minusta vaikuttaa siltä, ​​että sähköisellä asiakirjalla on merkittävä etu paperiin verrattuna - kyky tehdä muutoksia dokumentin tekstiin paperia tuhlaamatta. Mutta aikaisempi työ asiakirjojen kanssa, jotka vaativat aikaa ja paljon työtä, koska koko asiakirja on kirjoitettava manuaalisesti uudelleen, jopa pienimmillä muutoksilla.

Mutta ymmärtääksemme, mikä sähköinen asiakirja on, on ensinnäkin määriteltävä "asiakirjan" käsite.

Valitettavasti tähän mennessä asiakirjahallinnan, arkistoinnin ja kirjastotieteen asiantuntijoiden keskuudessa ei ole yhtenäisyyttä käsitteen "asiakirja" ymmärtämisessä, vaikka säädöksissä ja GOST:issa on useita määritelmiä.

Dokumenttitiede pitää asiakirjaa hallinta- tai arkistointityökaluna; arkisto- ja lähdetutkimukset pitävät asiakirjaa tiedon kantajana menneisyydestä tai nykyisyydestä.

Opin kehittämisprosessi kotimaiseen heijastuu pieni määritelmä asiakirjan käsitteestä, joka vastaisi käytännön toiminnan tarpeita sotilasvaltion termien ja määritelmien standardit.

Ensimmäisessä valtion standardissa tällainen asiakirja määriteltiin "keinoksi kiinnittäminen eri tavoin erityiseen aineelliseen tietoon tosiseikoista, tapahtumista, objektiivisen todellisuuden ilmiöistä ja ihmisen henkisestä toiminnasta.

Käsittelyn jälkeen vuonna 1983 ilmestyi uusi valtion standardi, jossa todettiin, että "asiakirja on aineellinen esine, jonka tiedot ovat vahvistaneet luodulla ihmisen tapa välittää se ajassa ja tilassa.

Siten evoluution seurauksena asiakirjan käsite tulee nykyaikaiseen viralliseen tulkintaan: "dokumentoitu tieto (asiakirja) on materiaalin kantajalle tallennettua tietoa yksityiskohdista, jotka mahdollistavat sen tunnistamisen"

Käsitteellä "asiakirja" on myös laaja tulkinta: vuorovaikutuksen kohde sosiaalisessa ympäristössä, joka on suunniteltu ilmaisemaan muodollisesti sosiaalisia suhteita tämän ympäristön muiden objektien välillä.

Mutta Venäjän federaation kansallisessa standardissa "asiakirjan" käsitteelle ilmestyy toinen tulkinta: tunnistettavat tiedot, jotka on tallennettu materiaalikantajalle, jonka organisaatio tai henkilö on luonut, vastaanottanut ja tallentanut todisteeksi oikeudellisia velvoitteita tai liiketoimintaa vahvistaessaan. Lisäksi "asiakirjan" käsitteelle käytetään termiä tietue, joka tarkoittaa käännöksessä "tietuetta".

Vertaamalla ja ymmärtämällä erilaisia ​​käsitteitä, jotka sisältyvät tieteelliseen ja opetuskirjallisuutta, voimme jäädä seuraavaan asiakirjan käsitteen määritelmään, joka parhaiten vastaa dokumentinhallintatieteen päämääriä ja tavoitteita: dokumentti on materiaalin kantajalle kiinteässä merkkimuodossa kiinnitettyä tietoa. henkilön antamalla tavalla sen välittämiseksi tilassa ja ajassa.

Edellä olevan perusteella voimme päätellä, että asiakirja on sekä tieto että materiaalin kantaja. Lisäksi nämä kaksi osaa ovat olennainen osa asiakirjaa.

Mutta toisin kuin paperiasiakirjassa, sähköisessä asiakirjassa materiaalin kantajalla ei ole ratkaisevaa roolia. Sähköinen dokumentti voidaan siirtää koko elinkaarensa ajan välineeltä toiselle tai se voidaan jopa tallentaa tietokoneen muistiin.

Mutta mikä on sähköinen asiakirja?

"Sähköisen asiakirjan" käsitteen muodostuminen Venäjän federaation lainsäädännöllisissä ja sääntely- ja metodologisissa säädöksissä tapahtui vähitellen.

Venäläisten oikeusalan asiantuntijoiden mukaan ensimmäiset yritykset sähköisten asiakirjojen oikeudellisen kehyksen kehittämiseksi maassamme on tehty 70-luvun puolivälistä lähtien, jolloin hyväksyttiin joukko osastolakeja teollisuuden sisäisten koneasiakirjojen vaatimuksista. .

Vuonna 1981 hyväksyttiin "Tietokoneella luotujen asiakirjojen validointia koskevat väliaikaiset alan laajuiset ohjeet". Laissa todettiin, että "...koneella olevaa asiakirjaa käytetään muuntamatta sitä ihmisen luettavaan (visuaaliseen) muotoon siirrettäessä tietoa yrityksille, organisaatioille ja laitoksille tai vaihdettaessa tietoja niiden välillä" (3 kohta).

Syyskuussa 1986 GOST:n 6.10.4-84 "USD. Lainvoiman antaminen konetelineellä oleville asiakirjoille ja tietokonetekniikalla luodulle konegrammille. Perussäännökset” (RD 50-613-86). Luvussa 2 "Alkuperäisiä asiakirjoja koskevat vaatimukset" todetaan, että koneella oleviin asiakirjoihin kuuluvat magneettisilla konevälineillä (magneettinauhat ja -levyt, magneettilevykkeet) sekä paperikoneen tietovälineillä (rei'itetyt nauhat, rei'itetyt kortit) olevat asiakirjat.

Vuonna 1991 hyväksytyssä GSDOU:ssa on määritelmä käsitteelle "koneellisesti luettava asiakirja" - "asiakirja, joka soveltuu sen sisältämien tietojen automaattiseen lukemiseen ja jonka tärkeimmät kantajat ovat: reikäkortit, rei'itetyt nauhat ja magneetti nauhat."

Tutkija M.V. Larin onnistui tunnistamaan noin 40 määritelmää käsitteelle "sähköinen asiakirja". Tutkijan mukaan "sähköinen asiakirja on sähköiselle välineelle tallennettua tietoa, joka tallennetaan, tallennetaan, välitetään ja esitetään sähköisten tietokoneiden tukemien teknologioiden avulla henkilön hyväksyttävässä muodossa ja joka sisältää sen tunnistamisen mahdollistavia tietoja. "

Liittovaltion sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta annetun lain mukaan sähköinen asiakirja on asiakirja, jossa tiedot esitetään sähköisessä digitaalisessa muodossa.

Vuoden 2000 liittovaltion lain "Tiedoista, tietojenkäsittelystä ja tietojen suojasta" mukaan sähköinen asiakirja on tieto, joka esitetään elektronisten tietokonelaitteiden (ECE), muiden sähköisten käsittelykeinojen, elementtien tilojen muodossa, tallentaa ja välittää tietoa, joka voidaan muuntaa sellaiseen muotoon, joka soveltuu henkilön yksiselitteiseen havaitsemiseen ja jolla on attribuutteja asiakirjan tunnistamista varten.

Sähköinen dokumentti voidaan myös määritellä muodoksi tietojen valmistelemiseksi, lähettämiseksi, vastaanottamiseksi tai tallentamiseksi sähköisesti teknisiä keinoja kiinnitetty magneettilevylle, magneettinauhalle, laserlevylle ja muulle elektroniselle materiaalivälineelle.

Sähköiselle aineistovälineelle tallennetut tiedot tunnistetaan sähköiseksi asiakirjaksi, jos se:

luotu, käsitelty, tallennettu ja siirretty käyttäen sähköisiä teknisiä välineitä;

allekirjoitettu voimassa olevan lainsäädännön edellyttämien vaatimusten mukaisesti;

voidaan esittää sellaisen henkilön havainnointiin sopivassa muodossa, jolla ei ole erityisiä teknisiä taitoja;

jos sen laatimisen, tallennuksen, siirron aikana on käytetty valtion tai kansainvälisten standardien tai osapuolten sopimuksen mukaista menetelmää, jonka avulla voidaan luotettavasti tunnistaa sähköisen asiakirjan lähde.

Eurooppalainen eritelmä MoReq-2 määrittelee sähköisen julkisen asiakirjan (sähköisen tietueen) julkiseksi asiakirjaksi, joka on olemassa sähköisessä muodossa. Lisäksi virallinen asiakirja voidaan esittää sähköisessä muodossa sen seurauksena, että se on alun perin luotu sovellusohjelmistolla tai digitoinnin tuloksena, esimerkiksi skannaamalla.

Sähköinen asiakirja voidaan määritellä myös tietoksi, joka esitetään elektronisen laskentatekniikan elementtien, muiden sähköisten tietojen käsittelyn, tallentamisen ja välittämisen tilojen joukkona, joka voidaan muuntaa sellaiseen muotoon, joka soveltuu henkilön yksiselitteisesti havaittavaksi. ja jolla on attribuutit asiakirjan tunnistamista varten.

Sähköisille asiakirjoille voidaan erottaa seuraavat ominaispiirteet:

· Henkilö ei voi havaita sähköistä asiakirjaa suoraan siinä fyysisessä muodossa, jossa se on kiinnitetty kantajaan: vasta määrättyjen menettelyjen jälkeen tiedot näkyvät käyttäjäystävällisessä muodossa;

· Sähköinen asiakirja liittyy tekniikoihin, joilla se on luotu, eikä sitä voida käyttää niistä erillään ( tekninen tuki, ohjelmamuoto, tietojen esitysstandardi); koska sähköisen asiakirjan luovat tekniikat vanhenevat ja muuttuvat nopeasti, sähköisten asiakirjojen katoamisen riski on suuri, koska tietoja ei voida lukea vanhentuneiden laitteiden tai ohjelmistojen puuttuessa;

· Sähköisillä asiakirjoilla on oma fyysinen ja looginen rakenne. Toisin kuin paperiasiakirjoissa, joiden muoto ja sisältö ovat yksi, sähköisen asiakirjan yksittäiset elementit tallennetaan tietokantaan ja vasta pyynnöstä, tietojen käsittelyn ja monitorille näyttämisen jälkeen niistä voi tulla perinteinen asiakirja;

· Sähköisiä asiakirjoja, toisin kuin paperiasiakirjoja, ei ole tiukasti sidottu tiettyyn tallennusvälineeseen. Esimerkiksi kiintolevyllä olevia tietoja voidaan helposti muuttaa ja tuhota lähes ilman jälkiä tietovälineessä; sähköisiä asiakirjoja on toteutettu vain RAM-muisti tietokone;

· Sähköisille asiakirjoille on tunnusomaista alkuperäisen rajaton jäljentäminen, asiakirjojen olemassaolon monimuotoisuus ja jäljennökset, joten tämä johtaa käsitteiden "kopio", "alkuperäinen" ja "alkuperäinen" hämärtymiseen suhteessa sähköisiin asiakirjoihin. , mikä aiheuttaa ongelman sähköisen asiakirjan oikeudellisen voiman ja aitouden tarkistamisessa;

· Media on suojattava luvattomalta käytöltä;

· Sähköiset asiakirjat edellyttävät erityisiä kuvaussääntöjä, ja niihin liittyvien asiakirjojen luominen lisää asiakirjojen määrää.

Sähköisillä ja paperisilla asiakirjoilla on omat tietovälineeseen liittyvät etunsa ja haittansa. Tarkastellaanpa niitä tarkemmin.

Asiakirjojen kuljetusaika

Epäilemättä sähköisillä asiakirjoilla on tässä kiistaton etu, koska sähköisten viestintäkanavien avulla voit lähettää viestejä sekunneissa.

Viite- ja tiedotustyö (etsi tietoa tietorahastosta asiakirjan ominaisuuksien ja sisällön mukaan)

Optimaalisen asiakirjojen ja tietojen luokittelujärjestelmän puuttuessa tämä tehtävä voi olla melko työläs paperiasiakirjoissa.

Sähköisten asiakirjojen osalta tätä tehtävää yksinkertaistetaan mahdollisimman paljon ja lyhennetään aikaa, koska käytetään linkkejä, joiden avulla voit löytää paitsi yhden asiakirjan myös muita siihen liittyviä temaattisesti tai muodollisesti.

Asiakirjavaatimukset

Paperiasiakirjojen toteuttamisen vaatimukset on määritelty standardeilla ja yhtenäisiä muotoja. Joskus suunnittelussa voi olla vaihtelua, joka ei vaikuta asiakirjan juridisen voiman määrääviin yksityiskohtiin.

Eikä sähköisten asiakirjojen suunnittelua koskevia vaatimuksia ole vielä standardoitu. Mutta nämä vaatimukset voivat olla tiukempia kuin paperiasiakirjoille, koska siirrettäessä informaatiota viestintäkanavien kautta erilaisten järjestelmien ja ohjelmistojen ja laitteistojen läsnä ollessa, siirto ei välttämättä tapahdu tai tieto ei ole ihmisen havaittavissa.

Asiakirjan lainvoiman antaminen

Paperiasiakirjojen osalta lähes kaikki lainvoiman antamiseen liittyvät kysymykset on ratkaistu.

Sähköisten asiakirjojen osalta liittovaltion laki "Sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta" on erityisen tärkeä, joka tarjoaa oikeudelliset ehdot EDS:n käytölle:

tähän EDS:ään liittyvän avainvarmenteen voimassaoloaika;

EDS:n aitouden vahvistus;

EDS:n käyttöä suhteissa, joissa sillä on oikeudellista merkitystä.

Jos nämä ehdot täyttyvät, EDS tunnistetaan vastaavaksi paperilla olevan asiakirjan käsinkirjoitettua allekirjoitusta. Samanaikaisesti tämän lain täytäntöönpanoon kuuluu asiaankuuluvien ohjesäännösten antaminen, erityisten sertifiointikeskusten perustaminen, jotka myöntävät EDS-avaimien varmenteita.

Tiedon havaitsemisen helppous

Tämä laatu on selvempi paperiasiakirjoissa.

Havainnoinnin kannalta sähköiset asiakirjat ovat verrattavissa keskiaikaisiin kääröihin: asiakirjaa katsottaessa sen tiedosto "rullaa" silmien edessä. Amerikkalaisten tutkijoiden mukaan tietokoneen näytöltä (monitorilta) tuleva teksti havaitaan 25 % hitaammin kuin paperilta luettaessa.

Kyky työskennellä useiden asiakirjojen kanssa samanaikaisesti

Asiakirjojen ja painettujen julkaisujen parissa työskennellessä ja niistä saatuja tietoja verrattaessa löytyy usein ominaisuuksia ja yksityiskohtia, jotka jäävät huomaamatta asiakirjoja yksitellen tarkasteltaessa.

"Moniikkunainen" työskentely tiedostojen kanssa mahdollistaa myös useiden dokumenttien samanaikaisen työskentelyn, mutta samalla vain osa näytön tiedoista on näkyvissä kulloinkin. Havainto on luonteeltaan pääosin loogista, eikä asiakirjasta aina ole kokonaisvaltaista näkemystä.

Mahdollisuus korostaa haluttua fragmenttia asiakirjoja luettaessa

Sekä paperilla että sähköisellä asiakirjalla on tällainen mahdollisuus. Mutta on myös ominaisuuksia. Paperiasiakirjassa on musteella, tahnalla, kynällä jne. tehtyjä jälkiä. yleensä jäädä.

Ja kun työskentelet sähköisen asiakirjan kanssa, jos sen tallennusmuoto sallii, haluttu fragmentti voidaan korostaa värillä tai eri fontilla, ja sitten tämä valinta voidaan poistaa. Tässä tapauksessa asiakirjaan ei jää jälkiä.

Kyky tehdä kopio asiakirjasta

Paperille voidaan saada kopioita reprografian ja operatiivisen tulostuksen avulla. Kopioita valokuva-, mikrovalokuvafilmille voidaan saada valokuvaamalla ja mikrofilmaamalla. Paperiasiakirjasta saadaan sähköinen kopio skannaamalla.

Sähköisen asiakirjan tapauksessa kopion hankkimiseen kuluva työ ja aika on paljon vähemmän. Voit kopioida tiedoston, lisäksi tulostaa asiakirjan tai tulostaa tietoja mikrovalokuvausvälineille jne. Asiakirjatiedosto voidaan lähettää kautta sähköposti, sijoitetaan tietojärjestelmään, josta on mahdollista tarjota työntekijöille pääsy siihen. Näin ollen asiakirjasta ei tarvitse tehdä paperikopioita suuren joukon työntekijöitä varten.

Väsymys työskennellessäsi asiakirjojen kanssa (ottamatta huomioon tiedon luonnetta ja sisältöä)

Voit työskennellä paperiasiakirjojen kanssa useita tunteja peräkkäin ja vaihtaa sijaintiasi. Tässä tapauksessa ei ole mukana vain näkö, vaan myös kosketus ja joskus jopa haju.

Väsymys tietokoneella työskenneltäessä on suurempi kuin paperiasiakirjojen kanssa työskenneltäessä. Pääpaino kohdistuu näkökykyyn. Sinun täytyy pitää tauko työstä.

Erityisesti varustettu työpaikka tiedon havaitsemiseksi

Paperiasiakirjan tietojen havaitsemiseen riittää vain hyväksyttävä valaistus, eikä erityisehtoja tarvita.

Sähköisten asiakirjojen käsittelyyn tarvitaan tietokone ja tarvittaessa niiden siirto vastaanottajalle, tietoliikennekanavia. Tällä hetkellä kannettavien tietokoneiden käyttö ja matkaviestintä poistavat osan ongelmista.

Tietoturva ja tietoturva

Paperiasiakirjaa voidaan suojata luvattomalta käytöltä varmistamalla sen fyysinen saavutettavuus (esimerkiksi säilyttämällä se kassakaapissa), kirjaamalla asiakirjan siirto erityisiin kirjanpitolomakkeisiin (siirto kuittia vastaan) ja muulla organisatoriset toimenpiteet.

Sähköisten asiakirjojen osalta tämä ongelma ratkaistaan ​​säätelemällä käyttäjien pääsyä tietokoneisiin ja tietokantoihin, salaussuojaustyökaluja, kirjaamalla käyttäjän toimintoja jne. Tarvitaan myös teknistä suojausta, myös tietokoneviruksia ja hakkereita vastaan.

Tiedon turvallisuus ja saatavuus ihmisen havainnolle

Paperiasiakirjoille on ominaista pitkä vanhenemis- ja tuhoutumisaika, joka riippuu paperin laadusta (esim. ”hapoton” paperin kestävyys lasketaan vuosisatoja). Yhtä tärkeää ei ole tiedon levittämismenetelmien laatu paperille (muste, tahna, matriisi-, mustesuihku- ja lasertulostimissa käytettävät työkalut jne.). Tietojen havainnoimiseksi myöhemmin pitkä aika sen muuntamiseen ei tarvita erityisiä laitteita, riittää, kun tietää kielen, jolla asiakirjan teksti on kirjoitettu.

Sähköisen asiakirjan tapauksessa tulee ottaa huomioon, että ohjelmistojen ja tallennusvälineiden elinkaari (moraalinen ja fyysinen vanheneminen) voi olla vaadittua asiakirjan säilytysaikaa lyhyempi. Ongelmana on tietojen uudelleenkirjoittaminen toiselle välineelle ja sen todentamiskeinot (muuten asiakirja menettää lainvoimansa). Joskus ehdotetaan tallennettavaksi sopivat laitteistot ja ohjelmistot tietojen toistoa varten (ja vastaavasti henkilöstön kouluttaminen käyttämään näitä työkaluja) tai tulostaa sähköisiä asiakirjoja paperille ja varmentaa tehdyt kopiot. Ongelmia on myös EDS:n turvallisuudessa ja allekirjoitusvarmenteen voimassaoloajassa. Voit myös varmuuskopioida tiedot turvallisuuden varmistamiseksi ja tietokonejärjestelmän vakauden lisäämiseksi.

Soveltamisala (kotitalousasiakirjat).

Paperiset asiakirjat ovat kaikkialla.

Sähköisiä asiakirjoja käyttävät ne viestinnän osallistujat (organisaatiot ja yksityishenkilöt), joilla on asianmukaiset tietokonelaitteet. Sähköisten asiakirjojen soveltamisala laajenee jatkuvasti teknisten laitteiden kehittymisen, kokemuksen kertymisen ja sääntelykehyksen luomisen myötä.

Voidaan päätellä, että vaikka sähköisillä asiakirjoilla on merkittäviä etuja paperiin verrattuna (asiakirjan nopea siirto, ei paperityötä, asiakirjan nopea haku tietokannasta), niillä on myös merkittäviä haittoja - ongelmia asiakirjan laillisen voiman antamisessa ja se on suojattava asiakirjojen luvattomalta käytöltä.

Perinteisten paperiasiakirjojen käyttöön liittyvä oikeudellinen painotus on suuri este sähköisen asiakirjan käytön kehittymiselle.

dokumenttien hallinta sähköinen asiakirjojen arkistointi

Sähköisen dokumentinhallinnan käsite, sen edut perinteisiin verrattuna

On tarpeen erottaa kaksi käsitettä, jotka usein sekoitetaan - toimistotyö ja työnkulku. Toimistotyö on asiakirjojen luomista ja niiden kanssa työskentelyn organisointia. Asiakirjojen kanssa työskentelyn organisointi ymmärretään olosuhteiden luomiseksi, jotka varmistavat asiakirjojen liikkumisen, etsimisen ja säilyttämisen. Asiakirjavirta on asiakirjojen liikkumista niiden käsittelypisteiden välillä niiden vastaanottamisesta tai luomisesta suorituksen tai lähettämisen loppuun asti. Tämän jaon perusteella on olemassa elektronisten järjestelmien luokitus. Näitä ovat toimistoautomaatiojärjestelmät - CAD ja sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät - EDMS. SAD huolehtii ensisijaisesti sähköisten asiakirjojen kirjanpidosta. Heidän tehtäviinsä kuuluu saapuvien, lähtevien, sisäisten ja organisaatio- ja hallintoasiakirjojen rekisteröinti, annettujen päätösten ja vastaanotettujen täytäntöönpanovastausten kirjanpito. Tietokannat eivät tallenna vain asiakirjojen yksityiskohtia, vaan myös niiden tekstikuvaa. SAD:n avulla voit hallita suoritusta, tallentaa tietoja tapauksista ja tarjota nopean asiakirjahaun yhden määritteen tai niiden joukon perusteella. EDMS keskittyy sähköisten asiakirjojen käsittelyyn, niiden liikkumiseen organisaation sisällä tai organisaatioiden välillä. Tärkeää tässä on asiakirjan kollektiivinen valmistelu, sen moninkertainen hyväksyminen, asiakirjojen versioiden ylläpito. EDMS yhdistää toimistoautomaation ja sähköisen dokumentinhallinnan toiminnot – näin ollen nämä järjestelmät kattavat kaikki toimistoprosessit ja niitä käytetään useammin suurissa organisaatioissa.

Useiden vuosien ajan Venäjällä koko asiakirjavirta oli paperia. Vasta tänään se on vähitellen siirtymässä sekavaiheeseen. Tämä on tulosta sekä valtion virkamiesten että kaupallisten järjestöjen ponnisteluista. Informatisointiprosessi on kuitenkin hidasta.

Alla sähköinen asiakirjojen hallintaAsiakirjatyön organisointimenetelmäksi ymmärretään menetelmä, jossa suurin osa organisaation (yrityksen) asiakirjoista käytetään sähköisessä muodossa ja tallennetaan keskitetysti niin sanottuihin sähköisiin arkistoihin, eräänlaisiin tietovarastoihin tai tietovarastoihin.

Vielä yksi optimaalinen sähköisen dokumentinhallinnan määritelmä voidaan nostaa esiin: "sähköinen dokumenttien hallinta on yksi mekanismi sähköisessä muodossa toimitettujen asiakirjojen kanssa työskentelyyn, jossa toteutetaan "paperittoman toimistotyön" käsite.

Sähköinen dokumenttien hallinta voi olla sisäistä ja ulkoista, mikä asettaa tiettyjä erityispiirteitä tiedonvaihdolle. Sisäiselle sähköiselle dokumenttien hallitukselle on ominaista tiedonvaihto tai sähköisten asiakirjojen liikkuminen organisaation sisällä. Ulkoiselle sähköiselle dokumenttien hallinnalle on ominaista organisaatioiden välinen kirjeenvaihto.

Vastaavasti elektronisella dokumenttien hallintajärjestelmällä (EDMS) suppeassa merkityksessä tarkoitetaan ohjelmistoja ( tietokoneohjelma, järjestelmä), jonka avulla voit organisoida työtä sähköisten asiakirjojen kanssa (luominen, muokkaaminen, haku, tallennus) sekä työntekijöiden välistä vuorovaikutusta: asiakirjojen siirto, tehtävien (määräysten, ohjeiden) antaminen ja niiden hallinta, ilmoitusten lähettäminen, jne. Laajemmassa merkityksessä EDMS ymmärretään nykyaikaiseksi organisaatio- ja teknologiseksi rakenteeksi, joka läpäisee koko tuotanto-organismin sisältäen sekä ohjelmistot, tekniset ja metodologiset komponentit että organisaatio- ja sääntelynäkökohdat. Tätä järjestelmää voidaan verrata yrityksen "verenkiertojärjestelmään".

Tällä hetkellä organisaatioiden välinen sähköinen dokumentinhallinta voi suurelta osin korvata paperiasiakirjoja, ja dokumenttien vaihtoprosessin automatisointi ei ole kunnianosoitus muodille, vaan nopean ajan käsky, sillä paperiasiakirjan toimittaminen postitse voi kestää useita päiviä. tai kuriiri, ja sähköinen asiakirja toimitetaan muutamassa sekunnissa vastaanottajan sijainnista riippumatta. Työnkulun muuntaminen sähköiseen muotoon voi säästää paitsi aikaa ja vaivaa myös tilaa. Joissakin yrityksissä paperiarkistot ovat useiden vuosien ajan vieneet alueen, joka on verrattavissa kauppakerrosten pinta-alaan. Voiko sähköinen dokumentinhallinta kuitenkin korvata kokonaan paperiasiakirjat vai pitääkö juridisesti merkittävät asiakirjat säilyttää paperimuodossa käsin kirjoitetulla allekirjoituksella ja sinetillä varmennettuna?

Monet uskovat edelleen, että oikeudellisesti merkittävä asiakirja on tiettyjen sääntöjen mukaisesti laadittu paperi, joka on allekirjoitettu käsinkirjoitetulla allekirjoituksella ja varmennettu tämän asiakirjan myöntäneen organisaation sinetillä (todistus, todistus, ote jne.). Mutta tekniset mahdollisuudet kehittyvät, ja nykyään sähköiset asiakirjat voivat olla myös juridisesti merkittäviä, koska ne käyttävät sähköistä digitaalinen allekirjoitus(EDS), joka on käsinkirjoitetun allekirjoituksen elektroninen analogi. EDS on sähköisen asiakirjan attribuutti, joka on suunniteltu suojaamaan tätä sähköistä asiakirjaa väärentämiseltä ja joka saadaan tiedon salausmuunnoksen seurauksena käyttämällä sähköisen digitaalisen allekirjoituksen yksityistä avainta ja jonka avulla voidaan tunnistaa allekirjoitusavaimen varmenteen omistaja sekä todetakseen, ettei sähköisessä asiakirjassa ole vääristymiä. Venäjän lainsäädännön mukaan EDS tunnustetaan käsinkirjoitettua allekirjoitusta vastaavaksi. Liittovaltion 10. tammikuuta 2002 annetussa laissa nro 1-FZ ”Sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta” vahvistetun normin mukaisesti ”sähköisellä digitaalisella allekirjoituksella varustetulla sähköisellä asiakirjalla on oikeudellinen merkitys allekirjoitusavaimessa määriteltyjen suhteiden toteuttamisessa todistus".

EDS-tekniikka luotiin luotettavaksi tapaksi suojata lähetettävä asiakirja (tiedosto). Tätä varten ensinnäkin erityinen salausohjelma asennetaan sekä lähettäjän että vastaanottajan jokaiseen tietokoneeseen. Jokaiselle käyttäjälle se luo yksilöllisen EDS-avaimen, joka on monimutkainen käyttäjäsalasana asiakirjojen salaamiseen ja salauksen purkamiseen - ? ainutlaatuinen merkkirivi jopa 1000 merkkiä pitkä, tarkemmin sanottuna kaksi riviä toisiinsa, koska jokainen yksittäinen EDS-avain on kaksinkertainen: se koostuu julkisesta avaimesta, joka sinun on kerrottava kirjeenvaihtokumppaneillesi, ja yksityisestä (salaisesta) avaimesta, joka pidetään salassa. Asiakirja salataan vastaanottajan julkisella avaimella. Jos asiakirja on tarkoitettu lähetettäväksi useille vastaanottajille, salaus käyttää samanaikaisesti jokaisen vastaanottajan julkisia avaimia. Jokainen vastaanottaja purkaa asiakirjan salauksen omalla yksityisellä avaimellaan. Näin ollen jokainen, joka tietää vastaanottajan julkisen avaimen, voi salata ja lähettää asiakirjan, mutta vain vastaanottaja itse voi purkaa sen. Asiakirjaa allekirjoitettaessa kaikki tapahtuu päinvastoin - lähettäjä allekirjoittaa asiakirjan omalla EDS-yksityisavaimellaan, joka on salainen, joten lähettäjän allekirjoitusta on mahdotonta väärentää. Jotta voit tarkistaa, onko salattu viesti todella lähetetty sen allekirjoittajalta, sinun on tiedettävä sen julkinen avain. Ohjelma "tarkistaa", vastaako julkinen avain salauksessa käytettyä yksityistä avainta. Tällaista salausjärjestelmää, jossa käytetään yksityisten ja julkisten EDS-avaimien pareja, kutsutaan epäsymmetriseksi salaukseksi.

Salausohjelman asentaneet henkilöt yhdistetään yhdeksi järjestelmäksi. He vaihtavat julkisia avaimia keskenään, ja kukin heistä pitää yksityisen avaimen salassa. Tällainen kryptografinen salausjärjestelmä tarjoaa ratkaisun lähetettyjen tiedostojen suojausongelmiin, mutta ei salli asiakirjojen juridisen merkityksen antamiseen liittyvien ongelmien ratkaisemista. Siksi luotiin varmennekeskuksia - organisaatioita, joilla on valtuudet myöntää ja ottaa huomioon varmenteita, jotka vahvistavat, että tämän EDS-avaimen omistaja on tietty oikeushenkilöä edustava henkilö.

On huomattava, että EDS:llä on muita etuja käsinkirjoitettuun allekirjoitukseen verrattuna. Esimerkiksi allekirjoitettuun paperiasiakirjaan on mahdollista tehdä muutoksia: kirjoittaa kappale vapaaseen tilaan tai muuttaa sopimuksen mukaista summaa, mutta EDS:n varmentamassa sähköisessä asiakirjassa on mahdotonta muuttaa vähintään yhtä merkkiä. Tämän ominaisuuden avulla voimme sanoa, että EDS vahvistaa sähköisen asiakirjan eheyden lopullisesti.

Yksi puhtaasti teknisistä tekijöistä, jotka estävät EDMS:n leviämisen, on asiakirjoja yksilöivien mekanismien epätäydellisyys. Jos henkilö laittaa oman allekirjoituksensa paperille tekstin alle, tämä tarkoittaa automaattisesti tämän henkilön täyttä vastuuta yllä kirjoitetusta. On mahdotonta laittaa "henkilökohtaista allekirjoitusta" perinteisessä mielessä sähköisen asiakirjan alle - tarvitaan tehokas ja luotettava tunnistusmekanismi, joka nykyään on digitaalinen allekirjoitus - sähköisen asiakirjan elementti, joka on suunniteltu yksilöimään se kuuluvaksi tiettyä henkilöä ja suojella sitä väärentämiseltä. Jokaisen henkilön allekirjoituksen aitouden tarkistaminen minkä tahansa sähköisen asiakirjan alla on erittäin helppoa - allekirjoitettu sähköinen asiakirja avataan, vastaavaa painiketta painetaan ja vahvistus tapahtuu automaattisesti.

Digitaalinen allekirjoitus on ehdottoman identtinen tavallisen allekirjoituksen kanssa, jopa lainsäädäntötasolla, ja se eliminoi sekä itse allekirjoituksen että allekirjoitettujen asiakirjojen väärentämisen, ja tämä on jo erittäin vakavaa. Digitaaliseen allekirjoitukseen ei luonteeltaan käytännössä kohdistu salauksenpurkutoimenpiteitä, joita seuraa murtaminen, ainakaan nykyään ei ole tarpeeksi laskentatehoa digitaalisen allekirjoituksen "murtamiseen" raa'alla voimalla kohtuullisessa ajassa - muut menetelmät ovat tässä toteutumattomia.

Toiminnallisuuden osalta tunnetaan perinteiset kotitaloustyön ja dokumenttien hallinnan toiminnot: niitä ovat asiakirjojen vastaanottaminen ja lähettäminen, rekisteröinti, päätösten tarkastelu ja käsittely, toimeenpanijalle tuominen, asiakirjojen liikkumisen ja toteutuksen valvonta, niiden tuhoaminen tai siirtäminen. arkistoon. Mutta perinteiseen paperipohjaiseen toimistotyöskentelyyn verrattuna sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän on pystyttävä toteuttamaan useita uusia toimintoja. Tärkeimmät niistä ovat:

tuki sähköisten asiakirjojen tiedostojen kanssa työskentelyyn, niiden luomisen ja muokkaamisen varmistamiseen, skannaukseen ja tulostamiseen, vastaanottamiseen ja lähettämiseen, tallentamiseen ja etsimiseen;

toimiston tai sihteeristön kautta kulkeville organisatorisille ja hallinnollisille asiakirjoille (määräykset, ohjeet jne.) kehitettyjen työnkulkuteknologioiden jakelu laajemmalle asiakirjoille (mieluiten kaikkiin organisaation asiakirjoihin). Tätä varten järjestelmän on kyettävä luomaan erityinen tietojoukko kunkin tyyppisille asiakirjoille (esimerkiksi sopimuksissa on oltava tiedot vastapuolista, vaiheista jne.);

teknologian kehittäminen ja käyttöönotto organisaation mittakaavassa, joka liittyy kollektiiviseen työhön asiakirjojen luomiseksi ja toteuttamiseksi tietokoneverkoissa. Perinteisesti säännelty toimistotekniikka ei pääsääntöisesti soveltunut asiakirjan valmisteluun ja sen projektien kanssa työskentelyyn;

"yhden toimiston" perustaminen. Perinteinen työnkulku on lokalisoitu erilliseen toimistoon. Yhden tai eri organisaation toimipisteiden välinen vuorovaikutus tapahtuu saapuvan/lähtevän postin vaihdon tasolla. Tämän seurauksena mahdollisuus luoda yksi asiakirjatila ja päästä päähän -hallinta dokumenttien kulkuun ja suorittamiseen sekä yhden hajautetun organisaation sisällä että eri organisaatioiden välillä on käytännössä poissuljettu. Valtava johtamisvaikutus - aivan lähitulevaisuudessa - lupaa siirtymisen sähköisestä dokumentinhallinnasta erillisissä paikallistoimistoverkoissa yhdeksi maantieteellisesti hajautetun organisaatiojärjestelmän dokumentinhallintajärjestelmään, jota asiakirjanhallinnan näkökulmasta voidaan pitää esim. yksi toimisto;

henkilöstön ja ulkopuolisten käyttäjien vuorovaikutus yrityksen tai organisaation dokumenttien hallintajärjestelmän kanssa verkkoteknologioihin pohjautuvan. Puhumme nykyaikaisen sähköisen asiakirjanhallintajärjestelmän tärkeästä käyttöliittymäkomponentista - ns. asiakirjaportaalista;

turvallisuuden tarjoaminen, joka takaa sähköisen asiakirjan aitouden ja sen suojan luvattomalta käytöltä (esimerkiksi digitaalinen allekirjoitus ja salausalgoritmeihin perustuva salaus).

Sähköinen asiakirjojen hallinta voi sisältää seuraavat vaiheet:

asiakirjapaketin muodostaminen;

sähköisten asiakirjojen paketin lähettäminen;

elektronisten asiakirjojen paketin toimitus;

sähköisen asiakirjan eheyden, aitouden ja muodon tarkistaminen;

vahvistus sähköisten asiakirjojen paketin vastaanottamisesta;

sähköisten asiakirjojen arkistointi

Tarpeesta siirtyä paperipohjaisesta toimistotyöstä sähköisiin dokumentinhallintajärjestelmiin on puhuttu jo pitkään, mutta mitä todellisia hyötyjä sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönotosta on?

EDMS:n etu 1: Yrityksen tuottavuuden lisääminen

Sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän olemassaolossa tarvittavien asiakirjojen ja tiedon etsimiseen kuluu paljon vähemmän aikaa verrattuna perinteiseen paperityöhön.Pääsy sähköiseen dokumentinhallintaan on mahdollista saada miltä tahansa organisaation PC:ltä.

EDMS-etu #2: Välitön pääsy ajantasaisiin tietoihin

Sähköisen dokumentinhallinnan tärkein etu on kyky löytää nopeasti ja helposti uusimmat versiot asiakirjoista. Siten työnkulun relevanssiongelma on ratkaistu, eli vaikka sama asiakirja olisi olemassa useissa versioissa, käyttäjä voi löytää tiedoston uusimman version ja jo työskennellä sen kanssa.

ERMS-etu 3: Vähennä inhimillisten tekijöiden aiheuttamia virheitä

Sähköisen dokumentinhallinnan asianmukaisella organisoinnilla voit eliminoida inhimillisestä tekijästä johtuvat virheet. Paperityönkulussa puuttuvien asiakirjojen etsiminen kestää tunteja, kun taas EDMS selviää vastaavasta tehtävästä muutamassa sekunnissa.

EDMS:n etu 4: Materiaalikustannusten aleneminen

Sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät vähentävät merkittävästi organisaation kustannuksia. Ensinnäkin yrityksen työntekijöiden tuottavuus kasvaa työn automatisoinnin ansiosta, ja toiseksi paperityönkulussa käytettävien kulutustarvikkeiden kustannukset pienenevät.

EDMS:n etu 5: Parempi viestintä

Yksi sähköisen dokumenttien hallinnan tärkeimmistä eduista on organisaation osastojen ja osastojen välinen parempi viestintä. Sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönotto helpottaa kommunikaatiota, tiedonvaihtoa ja auttaa myös murtamaan esteitä eri osastojen välillä.

EDMS:n etu 6: Asiakirjayhteistyö

Työnkulun automatisoinnin avulla useat käyttäjät voivat työskennellä saman tiedoston kanssa samanaikaisesti sekä tehdä hakuja yhdestä asiakirjatietokannasta.

ERMS-etu 7: Vähentää lisähenkilöstön tarvetta

Tuotantovolyymien lisääminen sähköisellä dokumentinhallinnalla ei vaadi merkittävää henkilöstön lisäystä, se riittää järjestelmän avulla tehokas hallinta automatisoida olemassa olevan tiimin työtä.

EDMS-etu 8: Pienemmät asiakirjojen säilytyskustannukset

Venäjän federaation lainsäädännössä säädetään asiakirjojen säilytysajasta 5 vuotta, sähköisen asiakirjahallinnan käyttöönotto vähentää asiakirjojen säilytyskustannuksia.

EDMS:n etu 10: Asiakirjojen suojaaminen vaurioilta

EDMS:n käyttö vähentää tulipalon tai muun ylivoimaisen esteen aiheuttamia riskejä.

Valitettavasti ei ole mahdollista siirtyä kokonaan sähköiseen asiakirjahallintaan ja päästä eroon paperityöstä, koska Venäjän federaation lainsäädännön mukaan paperia pidetään edelleen merkittävänä asiakirjamuotona, mutta tällaisten asiakirjojen prosenttiosuus kokonaismäärä on suhteellisen pieni.

EDMS-etu #12: Yritysten tietoisuuden lisääminen

Yhtenä sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönoton odottamattomista tuloksista voidaan kutsua yritysten tietoisuuden kasvuksi.

Jokainen työntekijä alkaa tuntea olevansa osa yhtä tiimiä, joka ymmärtää selkeästi yhteiset tavoitteet ja tavoitteet.

Sähköisten asiakirjanhallintajärjestelmien käytön vaikutus on ilmeinen:

· välitön taloudellinen vaikutus (säästöt työ- ja materiaalikustannuksissa asiakirjojen kanssa työskentelyssä: kopiointikustannukset, tiedon toimittaminen paperimuodossa, resurssit (henkilöt ja laitteet), paperi);

· vaikutus, joka johtuu organisaation dokumentointitoimintojen yhtenäistämisestä ja riippuvuuden vähentämisestä henkilöstön yksilöllisestä teknologisesta kokemuksesta;

· aikajaksojen lyhentäminen asiakirjojen kanssa työskentelyssä ja yhtenäisen dokumenttitilan luominen;

· täysin hallita asiakirjoja, niiden liikkumista ja suorituskuria.

No, työnkulun automatisoinnin tärkein tulos on tietysti asiakirjojen saattaminen järjestykseen, mikä lyhentää hyväksymisaikaa johdon päätöksiä ja koko organisaation tehokkuuden parantaminen.

Sähköisen dokumentinhallinnan pääongelmat

AT viime aikoina Sähköiset asiakirjat ovat yhä suositumpia. Sähköisten asiakirjojen kanssa työskentely on paljon helpompaa: paperityötä ei ole, asiakirjojen haku yksinkertaistuu huomattavasti sähköisen tietokannan käytön ansiosta. Ja yhä useammin moderni yhteiskunta ajattelee siirtymistä perinteisestä paperityönkulusta sähköiseen. Mutta seuraavat ongelmat estävät perinteisen asiakirjanhallinnan korvaamisen kokonaan sähköisillä:

ongelma lainsäädännöllinen asetus sähköinen asiakirjojen hallinta;

sähköisten asiakirjojen varmentamiseen liittyvät ongelmat;

sähköisten asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen ongelma;

sähköisten asiakirjojen hallintajärjestelmien käyttöönoton ongelmat.

Ongelmia oikeudellinen sääntely sähköinen asiakirjojen hallinta on tällä hetkellä yhä tärkeämpää, koska tehokas tieto- ja tietotekniikka otetaan käyttöön lähes kaikilla yhteiskunnallisen ja teollisen toiminnan aloilla (väestön vuorovaikutuksesta viranomaisten kanssa, rahoitus- ja hyödykemarkkinoiden tukemisesta palvelusektoriin, jälleenmyynti, koulutus ja vapaa-aika).

Monia ongelmia sähköisten asiakirjanhallintajärjestelmien (EDMS) käytössä syntyy siitä, että uusimmat tekniikat otetaan käyttöön paperipohjaisen lainsäädännön yhteydessä. Syy heikkoon valtion tukeen uusille teknologioille toimistotyössä ja dokumenttien hallinnassa on ilmeinen: se on edelleen mahdollista ja halvempaa hoitaa vanhalla tavalla paperiasiakirjoilla.

Valtion riittämätön huomio EDMS:n käyttöönotossa näkyy heikkona kiinnostuksena sellaisen lainsäädäntö- ja sääntelykehyksen kehittämiseen, joka mahdollistaisi sähköisten asiakirjojen ja modernin teknologian paljon laajemman käytön sekä julkishallinto sekä kaupallisessa toiminnassa. Tänään:

· menettelyä, jolla valtion elimet ja tuomioistuimet tunnustavat sähköisten asiakirjojen oikeudellisen voiman, ei ole vahvistettu;

· ei ole olemassa lakeja, jotka todella tasaisivat paperin ja sähköisen asiakirjan oikeudet. Tämän seurauksena EDMS:ää käyttävät organisaatiot joutuvat ylläpitämään samanaikaisesti kahta asiakirjanhallintajärjestelmää - paperia ja sähköistä, eivätkä ne voi saada takaisin nykyaikaisten teknologioiden käyttöönoton kustannuksia vähentämällä rajusti "paperijärjestelmää".

· ei ole säädöksiä, jotka mahdollistaisivat ei-toiminnallisten asiakirjojen siirtämisen analogisille ja/tai elektronisille tietovälineille ennen niiden säilytysajan umpeutumista tuhoten samalla paperialkuperäisiä.

Yllättäen kukaan ei ota esiin kysymystä sellaisen lainsäädännön kehittämisestä, joka koskee paperiasiakirjojen siirtoa muille tiedotusvälineille, joilla on oikeus tuhota niiden alkuperäiskappaleet. Mutta juuri tämän lain puuttuminen ei salli nykyaikaisten teknologioiden laajaa käyttöönottoa toimistotyössä ja asiakirjojen hallinnassa. Ulkomaisessa käytännössä EDMS:n ja/tai mikrofilmausjärjestelmien käyttöönoton kustannukset maksavat pääosin arkistotilan vapautumisen ja paperitoimistotyössä olevien työntekijöiden määrän vähenemisen vuoksi.

Kun sähköisiä asiakirjoja ja niiden käsittelykeinoja on käytetty laajasti nykymaailmassa, tällaisten asiakirjojen aitouden ja tekijän määrittämisen ongelma on tullut erityisen tärkeäksi.

Mikä on ongelma? Tavallisen kirjeen tai asiakirjan loppuun toimeenpanija tai vastuuhenkilö allekirjoittaa kahden tavoitteen saavuttamiseksi. Ensinnäkin vastaanottajalla on mahdollisuus tarkistaa asiakirjan aitous vertaamalla allekirjoitusta hänellä olevaan näytteeseen. Toiseksi henkilökohtainen allekirjoitus on asiakirjan tekijän laillinen tae. Tietenkin tällä hetkellä on olemassa sähköinen digitaalinen allekirjoitus, joka on suunniteltu korvaamaan käsinkirjoitettu allekirjoitus sähköisissä asiakirjoissa. Mutta jos allekirjoituksen väärentäminen paperille on nykyaikaisilla oikeuslääketieteellisillä menetelmillä erittäin vaikea tehtävä, niin sähköisellä allekirjoituksella tilanne on toinen.

Toisin kuin perinteinen käsinkirjoitettu allekirjoitus, EDS on luovutettavissa omistajaltaan. Eli jos paperiasiakirjan alla oleva allekirjoitus on erottamaton henkilöstä eikä käytännössä kukaan muu voi väärentää sitä niin, ettei sitä havaita oikeuslääketieteellisessä tutkimuksessa, niin jokainen salaisen allekirjoitusavaimen haltuunsa saava hyökkääjä voi tehdä EDS:n helposti ja uskottavasti tämän avaimen laillisena omistajana.

Kuka tahansa voi väärentää bittijonon yksinkertaisesti kopioimalla sen tai tehdä hiljaa laittomia korjauksia sähköiseen asiakirjaan.

On tarpeen luoda toimenpiteitä asiakirjan luomisen ja elinkaaren kaikissa vaiheissa sähköisten asiakirjojen todistamiseksi.

Erityistä huomiota on kiinnitettävä sellaisen mekanismin luomiseen, jolla varmistetaan oikeudelliset takeet sähköisessä asiakirjassa olevan tiedon sisällön aitoudesta ja eheydestä sekä näiden tietojen ja yksityiskohtien esitystavan yhdenmukaisuudesta. Näistä asioista on säädettävä lainsäädäntöön.

Tarkastellaanpa toista yhtä tärkeää ongelmaa. Olen samaa mieltä Khramtsovskaya N.A.:n kanssa, joka väittää, että on turhaa puhua vakavasta sähköisestä asiakirjahallinnasta, jos sähköisten asiakirjojen arkistointityötä ei perusteta säilyttäen samalla niiden oikeudellinen ja muu voima. Venäjän federaation arkistovirasto, liittovaltion arkistot, federaation subjektien valtionarkistot ovat vasta alkamassa harkita mahdollisuutta täydentää sähköisiä asiakirjoja jatkuvasti. Melkein nolla kokemusta. Siitä huolimatta viime vuosina on luotu erikoisarkistoja sähköisten asiakirjojen valtion varastointiin:

Tšuvashin tasavallan sähköisen dokumentaation keskus, Cheboksary (perustettu vuonna 1996);

Moskovan sähköisten viestimien keskusarkisto (TsADENM) (perustettu vuonna 2002);

Kalmykian tasavallan sähköisen dokumentoinnin keskus (perustettu vuonna 2002).

EDMS-järjestelmiä aletaan juuri käyttää asiakirjojen ja tietojen tallennuksen järjestämiseen ja tehokkaan pääsyn luomiseen kerääntyneisiin asiakirjoihin. Muita ongelmia syntyy: sähköisten asiakirjojen eheyden ja aitouden varmistaminen pitkäksi ajaksi.

Jotkut EDMS:t eivät tarjoa sähköisten asiakirjojen arkistointia ollenkaan, kun taas toiset on konfiguroitu siten, että asiakirjoja on yksinkertaisesti mahdotonta poistaa niistä (esimerkiksi säilytysajan päättymisen vuoksi).

Perinteiset tietokannanhallintajärjestelmät eivät sovellu sähköisten asiakirjojen tallentamiseen, koska ne keskittyvät yksittäisten tietojen, ei asiakirjojen, käsittelyyn.

Lisäksi tietokonelaitteiden ja tietovälineiden nopea vanheneminen luo uhan tietojen ja sähköisten asiakirjojen katoamisesta niiden lukukyvyttömyyden vuoksi.

Sähköisten asiakirjojen turvallisuuden varmistaminen - joukko toimenpiteitä materiaalisen ja teknisen perustan luomiseksi, optimaaliset olosuhteet, säännösten noudattaminen ja sähköisten asiakirjojen säilytyksen asianmukainen järjestäminen, joka estää sähköisten tietovälineiden katoamisen ja varmistaa niiden ylläpidon asianmukaisessa fyysisessä ja tekninen kunto sekä kyky jäljentää sähköisiä asiakirjoja sellaisessa muodossa, että henkilö voi havaita ja ymmärtää ilman muita teknisiä laitteita.

Kun järjestät sähköisten asiakirjojen pitkäaikaista säilytystä, ohjelmistoalustan vaihtaminen voi johtaa asiakirjan täydelliseen katoamiseen, koska sitä ei voida tarkastella. 1950-luvulta lähtien Tähän ongelmaan on ehdotettu useita mahdollisia ratkaisuja:

migraatio on tietokantojen ja muiden sähköisten asiakirjojen oikea-aikainen siirto nykyaikaiselle teknologiselle alustalle, useimmiten organisaatiossa tietoresurssien operatiiviseen hallintaan käytettyihin formaatteihin (ns. "mukautetut muodot")

ohjelmistoympäristön emulointi. Tämä lähestymistapa perustuu "ihanteellisen suojelun" kriteeriin. D. Rotenberg uskoo, että tämä on paras tapa, koska. antaa sinun käyttää alkuperäistä ohjelmistoa;

kapselointi - sähköisten asiakirjojen sisällyttäminen eri alustojen tiedostomuotoihin, esimerkiksi XML-muodossa. Tällä hetkellä amerikkalaiset arkistonhoitajat pitävät tätä menetelmää optimaalisimpana sähköisten asiakirjojen vaihtoon ja pitkäaikaiseen säilyttämiseen.

Toinen huomiota vaativa ongelma on sähköisen dokumentinhallinnan käyttöönotto organisaatiossa.

EDMS:n onnistuneen toteuttamisen kannalta yrityksessä on vältettävä joitain tyypillisiä virheitä: huomioimattomuus organisaatioon liittyvissä asioissa, panostaminen vain omiin voimiin järjestelmää kehitettäessä, säästäminen "pilottiprojektissa". Myös EDMS:n kanssa työskentelyä koskevien määräysten riittämätön valmistelu ja työntekijöiden alhainen koulutus voivat häiritä tehokasta täytäntöönpanoa.

Yksi tyypillisistä virheistä sähköiseen dokumenttienhallintaan siirtymisessä on riittämätön organisatoristen asioiden tutkiminen, mikä puolestaan ​​johtaa järjestelmän tehottomuuteen. Hyvin usein yrityksen johto pitää dokumenttien hallinnan järjestämistä merkityksettömänä, ei kannattavana erityistä huomiota, mutta lopulta nämä "pienet asiat" ovat ratkaisevia yrityksen liiketoimintaprosessien tehostamisessa. Johdon riittämätön kiinnostus projektia kohtaan voi johtaa siihen, että toteutus voi viivästyä hyvin pitkään.

Toinen este on tapa, jolla EDMS on rakennettu. Asiantuntijoiden mukaan IT-osaston itsenäinen yrityskokoisen EDMS:n kehittäminen tuo organisaation etukäteen pitkälle parannusprosessille ja tekee lisäksi koko projektin riippuvaiseksi järjestelmän kehittäjistä. Tämä tapa osoittautuu toteutuksen taloudellisten kustannusten kannalta kannattavimmaksi. EDMS:n kehittäminen yksinään voi johtaa siihen, että nykyinen asiakirjojen kulkutilanne tulee olemaan koiri.

Tuotteen valinnan jälkeen on tarpeen selvittää ne liiketoimintaprosessit, jotka aiotaan automatisoida, testata ratkaisua toiminnassa ja tunnistaa kaikki puutteet. Pilottiprojektin avulla voit varmistaa, että ratkaisu täyttää asetetut tehtävät, ja jos se ei täytä kaikkia vaatimuksia, kieltäytyä sen toteuttamisesta menettämättä merkittäviä varoja. Siksi toinen virhe toteutuksen aikana on säästää rahaa "pilotin" alustavassa suorittamisessa.

Muutamia lisävaikeuksia on mahdollista EDMS:n toteutuksen seuraavissa vaiheissa. Niistä puuttuu organisaation työnkulkuprosesseja säätelevien sisäisten yritysasiakirjojen laatiminen ja johdon huono huomio loppukäyttäjien kouluttamiseen. Sähköisen dokumentinhallinnan prosesseja koskevien säännösten valmistelu tulisi tehdä rinnakkain pilottitoiminnan kanssa, ja siihen sisältyy yksityiskohtaisten ohjeiden laatiminen työntekijöiden toimistotyötä varten, asiaa koskevat määräykset ja määräykset.

Työntekijöiden koulutuksen tulisi myös olla etusijalla EDMS:ää käytettäessä. Samaan aikaan koulutusta tulisi toteuttaa jatkuvasti ja kaikissa täytäntöönpanon vaiheissa.

Johtopäätös

Työn sisällöstä seuraava pääjohtopäätös on seuraava: vakiintuneet muodot ja menetelmät dokumentaation työskentelyssä organisaatioissa perinteisen toimistotyön ja dokumentaation hallinnan puitteissa eivät vastaa nykyaikaisia ​​olosuhteita. Yhteiskunnan globaali informatisoituminen, uusien tieto- ja viestintätekniikoiden laaja käyttö, markkinamekanismien asteittainen käyttöönotto ja nykyaikainen johtaminen ovat johtaneet tiedon roolin kasvuun sosioekonomisissa prosesseissa ja sen tunnustamiseen tärkeäksi strategiseksi resurssiksi. Koska pääosa tietoresurssista on dokumentaatiota, voidaan olettaa, että tässä vaiheessa tarvittavat edellytykset ovat kypsyneet siirtymiselle organisaatiossa uuteen tapaan työskennellä dokumenttien kanssa - sähköisiin dokumentinhallintajärjestelmiin perustuvaan dokumentinhallintaan. .

Huolimatta ongelmista (lainsäädännöllinen luonne, sertifiointi, sähköisten asiakirjojen pitkäaikainen säilytys, toteutus), sähköisellä asiakirjojen hallinnalla on monia kiistattomia etuja perinteiseen verrattuna (organisaation tuottavuuden kasvu, tiedon välitön pääsy, asiakirjojen nopea haku, jne.), minkä vuoksi SED:n täytäntöönpano on tällä hetkellä välttämätöntä. No, EDMS:n tärkein etu, jonka ansiosta organisaatiot pyrkivät siirtymään automatisoituun työnkulkuun, on koko organisaation tehokkuuden lisääminen.

Järjestelmät, jotka helpottavat työskentelyä vain alkuperäisten paperiasiakirjojen kanssa (luomalla sähköisiä rekisteröintikortteja ja/tai sähköisiä kopioita näistä asiakirjoista), ovat mielestäni tuomittu sukupuuttoon. Mutta silti on vaikea kuvitella organisaatiota, joka kierrättää ja säilyttää vain sähköisiä asiakirjoja. Siksi tulevaisuus kuuluu monimutkaisille järjestelmille, jotka toimivat kaikkien ensisijaisten asiakirjojen kanssa - sekä paperisten että sähköisten. Kiinnostus juridisesti merkittäviä sähköisiä dokumenttien hallintaa ja EDS-toimintoja tukevaa EDMS:ää kohtaan kasvaa tasaisesti. Samaan aikaan todellisessa toimistotyössä tai arkistoissa olevat sähköiset alkuperäiskappaleet ovat pikemminkin poikkeus kuin sääntö. Mutta näin ei aina tapahdu, ja hyvin pian tilanne voi muuttua täysin päinvastaiseksi.

Luettelo käytetystä kirjallisuudesta ja lähteistä

1.GOST 16487-70. Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät.

2.GOST 16487-83. Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät.

.GOST R 51141-98. Toimistotyöt ja arkistointi. Termit ja määritelmät.

.GOST R 52292-2004. Sähköinen tiedonvaihto. Termit ja määritelmät.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Asiakirjojen hallinta. Yleiset vaatimukset.

.Larkov N.S. Asiakirjojen hallinta. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Käsitteiden "sähköinen asiakirja" ja "sähköinen digitaalinen allekirjoitus" muodostuminen Venäjän federaation lainsäädännöllisissä ja sääntely- ja metodologisissa säädöksissä // Deloproizvodstvo. - 2003. - Nro 1. - S. 43-44.

."Ohjeet GOST 6.10.4-84 "USD. Lainvoiman antaminen konetelineellä oleville asiakirjoille ja tietokonetekniikalla luodulle konegrammille. Perussäännökset” RD 50-613-86: hyväksytty. Neuvostoliiton valtion standardin asetus 24. syyskuuta 1986 nro 2781 [Sähköinen lähde] // Viitetiedot ja oikeusjärjestelmä "konsultti-Plus". URL-osoite: #"justify">. Valtion hallinnon dokumentointitukijärjestelmä. Perussäännökset. Yleiset vaatimukset dokumenteille ja johdon dokumentaarisille tukipalveluille. Moskova: Glavarchiv Neuvostoliitto, 1991.

.Larin M.V. Asiakirjanhallinta organisaatioissa: historian ja metodologian ongelmat. Abstrakti dis. historian tohtorin tutkintoa varten M., 2000. URL: #"justify">. Venäjän federaation liittovaltion laki, annettu 10. tammikuuta 2002, nro 1-FZ "Sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta".

.Luonnos Venäjän federaation liittovaltioksi "Sähköisestä asiakirjasta". [Sähköinen resurssi] // Konsultaatio- ja yritystietotoimisto. Talous ja elämä. URL-osoite: #"justify">. Eurooppalainen spesifikaatio MoReq-2 "Sähköisten julkisten asiakirjojen hallinnan mallivaatimukset" (päivitetty ja täydennetty versio, 2008).

.asetus eläkerahasto RF päivätty 26. tammikuuta 2001 nro 15 "Salauksen tietosuojan ja sähköisen digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta Venäjän federaation eläkerahaston järjestelmässä". Taide. 2 [Sähköinen resurssi] // Sähköisiä toimistojärjestelmiä valmistava yritys. URL-osoite: #"justify">. Afanasjeva L.P. Sähköiset asiakirjat organisaation asiakirjakierrossa ja arkistossa // Sihteeritoiminta. - 2006. - Nro 1. - S. 26-34.

.Bobyleva M.P. Tehokas asiakirjojen hallinta: perinteisestä sähköiseen. Moskova: MPEI Publishing House, 2004.

.Fedorova V. Onko paperityö menneisyyttä? [Sähköinen resurssi] // Sähköisiä toimistojärjestelmiä valmistava yritys. URL-osoite: #"justify">. Balasanyan V. Perinteisestä toimistotyöstä sähköiseen asiakirjahallintaan [Sähköinen resurssi] // Sähköisiä toimistojärjestelmiä valmistava yritys. URL-osoite: #"justify">. Säännöt sähköiseen dokumenttien hallintaan sähköpostitse [Sähköinen resurssi] // KIT Fortis Investment Management (OAO). URL-osoite: www.kfim.ru

.Romanov D.A. Totuus sähköisestä dokumentinhallinnasta. Moskova: DMK Press, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS Venäjällä: "hiipivän vallankumouksen" ensimmäiset hedelmät [Sähköinen resurssi] // Electronic Office Systems Company. URL-osoite: #"justify">. Kuznetsov S.L. Ohjeita sähköisten asiakirjojen säilytyksen järjestämisestä // Paperityöt. - 2006. - nro 4. - S. 49-52.

.Tikhonov V.I. Sähköisten asiakirjojen arkistoinnin järjestäminen // Ideapiiri Historiallisen informatiikan algoritmit ja tekniikat: Historia ja tietokone -yhdistyksen IX konferenssin aineistoa. Moskova: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Lyhyt katsaus ulkomaisiin kokemuksiin elektronisten arkiston strategioista // Deloproizvodstvo. - 2004. - nro 4. - S. 101-104.

.Koshelev I. EDMS:n toteutuksen viisi pääongelmaa [Sähköinen resurssi] // CNews. Korkean teknologian julkaisuja. URL-osoite: #"justify">. Työnkulun automaatiojärjestelmä [Elektroninen resurssi] // Wikipedia - vapaa tietosanakirja. URL-osoite: #"justify">. Anuchin M. "Kontur-Estamp": yritysten välisen sähköisen juridisesti merkittävän asiakirjavirran tarjoaminen [Sähköinen resurssi] // SKB Kontur - Kirjanpidon ja hallinnan automatisointi. URL-osoite: #"justify">. Patiy E. Tehokkaan asiakirjavirran rakentaminen [Sähköinen resurssi] // Delovaya Gazeta. URL-osoite: #"justify">. Sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän edut [Sähköinen resurssi] // bb-työtila. Tehokas hallintajärjestelmä. URL-osoite: #"justify">. ilmoittamalla aiheen juuri nyt saadaksesi selville mahdollisuudesta saada konsultaatio.

Monet sihteerit joutuvat yhä useammin käsittelemään sähköisiä asiakirjoja. Valitettavasti vain harvat tietävät heidän kanssaan työskentelyn säännöt ja perusteet. Jotta sähköiset asiakirjat eivät enää aiheuta hämmennystä ja hämmennystä työntekijöiden kasvoille, suosittelemme, että tutustut heihin tähän artikkeliin.

Tästä artikkelista opit:

• luettelo asiakirjoista, jotka ovat sähköisessä muodossa;
• kuinka sähköiset asiakirjat rekisteröidään;
• sähköisten asiakirjojen kanssa työskentelyn perusteet;
• minkä tyyppisiä sähköisiä asiakirjavälineitä on olemassa;
• kuinka asiakirjoja tallennetaan sähköisessä muodossa;
• sähköisten asiakirjojen oikea toteutus.

Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat syrjäyttävät yhä enemmän perinteiset paperiasiakirjat. Tämä selitetään hyvin yksinkertaisesti - niiden kanssa on helpompi työskennellä, niihin pääsy on helpompi järjestää, eivätkä ne vaadi paljon tilaa niiden säilyttämiseen. Kaikkia tyyppejä ei kuitenkaan saa säilyttää sähköisesti.

Luettelo asiakirjoista sähköisessä muodossa

Sähköisessä muodossa olevista asiakirjoista on tietty luettelo, joka muodostuu saapuvasta kirjeenvaihdosta ja organisaatiossa luoduista sähköisistä asiakirjoista. Lisäksi sähköinen tallennus on sallittua. ensisijaiset asiakirjat, budjettikirjanpidon ja budjettiraportoinnin rekisterit. Tämä johtuu siitä, että suurin osa kirjanpitotoiminnot läpi erityisiä ohjelmia, joiden avulla voit luoda ja tallentaa asiaankuuluvia asiakirjoja.

Henkilöstöä koskevia asiakirjoja voidaan säilyttää myös sähköisessä muodossa. Jos organisaatio esimerkiksi palkkaa työntekijän etätyöhön, niin työsopimus voidaan tehdä sähköisesti ja vastaanottamalla työntekijältä samalla tavalla kaikki tarvittavat asiakirjat. Työnantajan on kuitenkin joka tapauksessa lähetettävä tulostettu kopio täytetystä työsopimuksesta postitse.

Asiakirjojen rekisteröinti sähköisessä muodossa

Useimmissa tapauksissa sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät (EDMS) käyttävät korttirekisteröintijärjestelmää. Se perustuu periaatteeseen luoda asiakirjan rekisteröintikortti (RC) tai rekisteröinti- ja valvontakortti (RCC). Se sisältää kaikki perustiedot yrityspaperista ja pääsääntöisesti kopion tai itse sähköisen asiakirjan. Lisäksi kortti ja siihen liitetyt liitteet tallennetaan sähköisen dokumentinhallintajärjestelmän tietokantaan.

On huomattava, että eri EDMS:ien rekisteröintikorttien kentät (tiedot) voivat vaihdella. Kätevimpiä ovat ne sähköiset asiakirjanhallintajärjestelmät, joiden avulla käyttäjät voivat itsenäisesti lisätä tarvittavat tiedot luetteloon tai valita RK-tyypin ja sen tietojen koostumuksen.

Asiakirjojen käsittely sähköisessä muodossa

Monet organisaatioiden johtajat pitävät jo nyt kirjanpitoa, mukaan lukien kirjanpitoa ja verotusta, sähköisessä muodossa. Ja vaikka paperisista perusasiakirjoista ei tällä hetkellä voi täysin luopua, asiakirjoja käsitellään yhä enemmän sähköisesti. Kyllä, ja vuorovaikutus veroviranomaisten kanssa säästää paljon aikaa ja vaivaa ED-järjestelmien avulla.

Mitä tulee sähköisiin asiakirjoihin, jotka perustuvat liittovaltion lain nro 63-FZ normeihin ja jotka on allekirjoitettu yksinkertaisella sähköisellä allekirjoituksella tai tehostetulla laadukkaalla sähköisellä allekirjoituksella, tällaiset asiakirjat tunnustetaan kirjanpidon ja verotuksen kannalta vastaaviksi paperisia asiakirjoja, jotka on allekirjoitettu käsinkirjoitetulla allekirjoituksella. .

Venäjän federaation verolaissa säädetyissä tapauksissa on pakollista käyttää hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (sähköisissä laskuissa, sähköisessä vuorovaikutuksessa veroviranomaisen kanssa, mukaan lukien veroilmoitusten toimittaminen).

Sähköisiä allekirjoituksia on kahta tyyppiä: tehostettu määrittelemätön Sähköinen allekirjoitus(jäljempänä - NEP) ja tehostettu hyväksytty sähköinen allekirjoitus (jäljempänä - CEP). Samanaikaisesti sähköisen dokumentinhallinnan osallistujat tekevät vuorovaikutuksessa vastapuolten kanssa asianmukaisen sopimuksen, jossa määritellään sähköisen vuorovaikutuksen menettely ja sähköisen allekirjoituksen tyyppi.

Sähköisten asiakirjojen tyypit

Yksi sähköisen dokumentaation tärkeimmistä eduista on, että sen avulla voidaan järjestää nopeaa ja laadukasta asiakirjojen käsittelyä. Tämän muodon materiaalit on helppo allekirjoittaa, vaikka niitä tukevat työntekijät ovat kaukana toisistaan. Tämä säästää valtavasti aikaa ja vaivaa. Lisäksi sähköisen arkiston olemassaolo välttää tarpeen varata organisaatiossa paljon tilaa paperiarkistolle. Kertyvien papereiden varastointia varten on tarpeen varata asianmukainen alue yrityksen alueelle sekä palkata erittäin pätevä arkistonhoitaja, joka pystyy järjestämään pätevää työtä käytettävissä olevilla materiaaleilla. Sähköisen arkiston tallentamiseen riittää vain pienikokoinen siirrettävä tietoväline tai useita kiintolevyjä.

Esimerkiksi levyjen käyttö kantoaineina asettaa melko tiukkoja vaatimuksia lämpötila- ja kosteusolosuhteille. Oikea valinta Näistä parametreista voidaan varmistaa välineiden fyysinen turvallisuus vuosikymmeniä.

Asiakirjojen säilytys sähköisessä muodossa

Sähköisten asiakirjojen säilyttäminen arkistossa tarkoittaa suuren kapasiteetin omaavien tietovälineiden läsnäoloa, koska ei vaikuta tarkoituksenmukaiselta loukata sellaisen dokumentaation eheyttä, joka muodostaa yhden semanttisen lohkon tai kuuluu yhteen yksikköön.

Käytäntö osoittaa, että useissa yrityksissä kehittyneelle järjestelmälle on ominaista seuraavat ominaisuudet: dokumentit, joiden tarve ilmaantuu ajoittain (eli ovat jatkuvasti kysyttyjä), tallennetaan esiintyjien tietokoneille, joiden pääsy niihin on avoinna virkatehtävien hoitamisen yhteydessä. Dokumentaatio, jota tarvitaan paljon harvemmin, tallennetaan varmuuskopiopalvelimelle tai ulkoisille tietovälineille, joilla on eri (tarvittava) kapasiteetti.

Asiakirjan rekisteröinti sähköisessä muodossa

Asiakirjan rekisteröinti sähköisessä muodossa tapahtuu analogisesti paperikantoihin. Yleensä monilla EDMS:illä on useita vakiolomakkeita sähköisiä asiakirjoja varten. Tämä pätee erityisesti työskenneltäessä kirjanpito- ja veroasiakirjojen kanssa, joissa rekisteröintimenettely on selkeästi määritelty ja säännelty.

Lisäksi jokaisella organisaatiolla on oikeus luoda omat henkilökohtaiset lomakkeensa sähköisessä muodossa. Niiden käyttö on suositeltavaa suuren sähköisen dokumentinhallinnan kanssa, koska se yksinkertaistaa huomattavasti jatkuvan tietojen täytön tarvetta.

Käsite "sähköinen asiakirja"

Tietotekniikan kehityksen myötä ns. sähköiset asiakirjat ovat yleistyneet, joiden käyttö tarjoaa käyttäjille paljon etuja:

• 1. Työnkulkuprosessien nopeuttaminen;
• 2. Kyky siirtää asiakirja poikki digitaalisia kanavia viestintä;
• 3. Helposti vaihdettava sisältö (editointi);
• 4. Teoreettinen mahdollisuus ikuiseen varastointiin;
• 5. Rajoittamaton määrä laillisia kopioita jne.

Käsite "sähköinen asiakirja" ei kuitenkaan aina ollut yksiselitteinen ja aiheuttaa edelleen kiistaa.

Termi "sähköinen asiakirja" ilmestyi noin 1990-luvun alussa, mutta kotimaisessa dokumenttitieteessä sitä alettiin käyttää aktiivisesti vasta 1990-luvun lopulla. Tätä ennen kotimaisissa ja ulkomaista kirjallisuutta Yleisesti hyväksyttiin käsitteet "koneella luettava asiakirja", "asiakirja koneella". Erityisesti käsitteen "asiakirja koneella" määritelmä on annettu nykyisessä GOST R 51141-98:ssa: "tämä on asiakirja, joka on luotu käyttämällä mediaa ja tallennusmenetelmiä, jotka varmistavat sen tietojen käsittelyn sähköisellä tietokoneella"

On huomattava, että sähköinen asiakirja on koneellisesti luettava, mutta kaikki koneellisesti luettava asiakirja eivät ole sähköisiä. Tietotekniikan kehitys 1990-luvulla teki käsitteen "koneellisesti luettava asiakirja" ja sen pääominaisuuden - soveltuvuuden koneelliseen lukemiseen - käyttökelvottomaksi: nykyaikaiset olosuhteet tiedot voidaan lukea koneella mistä tahansa paperiasiakirjasta. Tarvitaan uusi konsepti, joka liittyy asiakirjoihin, jotka käyvät läpi elinkaarensa kaikki vaiheet - luomisesta tuhoutumiseen tai siirtämiseen ikuiseen arkistointiin - sähköisessä muodossa. Tämä oli käsite "sähköinen asiakirja".

Suurin osa termin "sähköinen asiakirja" nykyisistä määritelmistä korostaa käsitteiden "asiakirja" ja "sähköinen asiakirja" samankaltaisuutta. Samalla painotetaan käsitteen tietokomponenttia: sähköinen asiakirja määritellään ennen kaikkea tiedoksi. Tietyissä tapauksissa tietokannat (rekisterit, maarekisterit, luettelot jne.) ja paperiasiakirjojen digitoidut kopiot voidaan luokitella sähköisiksi asiakirjoiksi.

Venäjän lainsäädännössä sähköisen asiakirjan säädösmääritelmä esiintyi ensimmäistä kertaa liittovaltion laissa 10. tammikuuta 2002 nro 1-FZ "Sähköisestä digitaalisesta allekirjoituksesta": "sähköinen asiakirja on asiakirja, jonka tiedot esitetään sähköisesti digitaalisessa muodossa." Käsite on myös annettu liittovaltion laissa 27. heinäkuuta 2006 nro 149-FZ "Tiedoista, tietoteknologioista ja tietosuojasta": "sähköinen asiakirja - tieto, joka esitetään elektronisten tietojenkäsittelylaitteiden elementtien tilojen muodossa (ECT), muut sähköiset tiedon käsittely-, tallennus- ja siirtovälineet, jotka voidaan muuntaa sellaiseen muotoon, joka sopii henkilön yksiselitteisesti havaittavaksi ja jolla on asiakirjan tunnistamisen attribuutteja.

”Sähköisten asiakirjojen ominaisuus on, että niiden tiedot esitetään sähköisessä digitaalisessa muodossa ja sen seurauksena ne ovat henkilön havaittavissa vain asianmukaisten laitteistojen ja ohjelmistojen avulla. Sähköisillä asiakirjoilla on kuitenkin samat toiminnot ja sama arvo kuin perinteiset asiakirjat. Siksi joidenkin arkistolainsäädännössä kehitysmaat käsitteiden "asiakirja" ja "sähköinen asiakirja" määrittelyssä ei painoteta asiakirjojen muotoa, vaan niiden tehtäviä.

Tämän lain mukaan sähköiselle asiakirjalle asetetaan seuraavat vaatimukset: se on luotava, käsiteltävä, siirrettävä ja tallennettava ohjelmistojen ja laitteistojen avulla; niillä on oltava lailla vahvistettu rakenne ja sen tunnistamisen mahdollistavia yksityiskohtia; esitettävä ihmisen luettavassa muodossa.

Lain mukaan koneella oleva sähköinen asiakirja rinnastetaan paperille ja sillä on sama oikeusvoima. Siten laki poistaa kaiken epävarmuuden sijoittamalla sähköisiä asiakirjoja useisiin muihin teknotronisiin asiakirjoihin ja keskittymällä yleiseen käsitteeseen - asiakirjaan.

Joten Yhdysvaltain kansallisarkiston määritelmän mukaan sähköiset asiakirjat ovat asiakirjoja, jotka sisältävät digitaalista, graafista ja tekstillistä tietoa, joka voidaan tallentaa mille tahansa tietokoneelle (eli jotka sisältävät mitä tahansa tietoa, joka on tallennettu muodossa, joka on käytettävissä vain tietokoneella käsiteltäväksi). ja joka täyttää "asiakirjan" määritelmän: "kaikki kirjat, paperit, kartografiset, valokuvat, koneellisesti luettavat ja muut kirjoitetut materiaalit niiden fyysisestä muodosta tai ominaisuuksista riippumatta, jotka Yhdysvaltain liittovaltion virasto on luonut tai vastaanottanut liittovaltion lain mukaisesti tai hallituksen toimintojen harjoittamisen yhteydessä ja tämän liittovaltion laitoksen tai sen seuraajan tallentamia tai säilyttämiä todisteina liittovaltion hallituksen toimista (organisaatio, tehtävät, säännöt, päätökset, menettelyt, toimet tai muut) tai sen sisältämien tietojen informaatioarvo.

Sähköiset asiakirjat eivät kuitenkaan ole fyysisiä, vaan loogisia, toisin kuin perinteiset asiakirjat. Levykettä tai tiedostoa ei voida pitää sähköisenä asiakirjana. Sähköinen tietue tunnustetaan sähköiseksi asiakirjaksi vain, jos se on toiminnan tulos ja todiste.

Sähköisten asiakirjojen erikoisuus piilee myös siinä, että niillä on oma fyysinen ja looginen rakenne, joka ei vastaa aikaisempia perinteisiä käsityksiämme asiakirjasta. Se riippuu menetelmästä, jolla tiedot asetetaan koneen tietovälineille, sekä käytetystä ohjelmistosta ja laitteistosta. Sähköisten asiakirjojen looginen rakenne määrää asiakirjan osien väliset semanttiset suhteet datamuodossa erilaisia ​​tyyppejä: tekstiä, taulukoita, grafiikkaa, animaatioita, multimediatietueita jne. Asiakirjan painaminen ja jäljentäminen suoritetaan asianmukaisten tietotekniikoiden avulla modulaarisesti.

Sähköiset asiakirjat ovat suoraan riippuvaisia ​​tietotekniikasta, jolla on peruuttamaton taipumus vanhentua (muuttua) tekniikan ja ohjelmistojen tieteen ja teknologian kehityksen myötä. Sähköisten asiakirjojen erityispiirteet sekä uusien tietoteknologioiden massiivinen käyttö, tietotekniikan asiantuntijoiden tunkeutuminen asiakirjanhallinnan ja arkistoinnin alalle on synnyttänyt tietyn terminologisen hämmennyksen ja käsitteiden "sähköisen tietueen" hämmennystä. ", "asiakirja", "videogrammi" jne.

Toisessa tapauksessa sähköinen asiakirja ymmärretään tietokoneella luotavaksi tallennusvälineeksi, toisessa erilliseksi tiedostoksi tällä välineellä, kolmannessa tulosteena paperille, neljännessä eräänlaisena "matriisina tietokoneen muistissa". Joskus kuva näytöllä, mukaan lukien sähköpostilla saatu kuva, Internetistä ja muista verkoista (virtuaalinen asiakirja). I.L. Bachilo kirjoittaa tästä, että sähköiset asiakirjat voidaan luokitella tyyppeihin niiden kohdeattribuutin mukaan:

”Sähköinen asiakirja on tapa säilyttää perinteinen asiakirja sähköisessä muodossa ja samalla tunnistaa ensisijaisen asiakirjan henkilöllisyys;

Sähköinen asiakirja - ensisijaisena asiakirjana, joka luodaan sähköiseen järjestelmään, sisältyy tieto- ja viestintäjärjestelmään ilman paperilomaketta (tietokoneohjelmat, pohjois-pohjoinen data, tietokoneelta tietokoneelle)

Sähköinen asiakirja - tapa tiedottaa suoraan käyttäjälle; näyttö, tiedostot, televisio-arkistokaapit, elektroniset julkaisut - CDROM-levyt jne.;

Sähköinen asiakirja - välineenä osanottajan tahdon ilmaisemiseksi sähköisessä oikeussuhteessa - on oikeudellisesti merkittävä tosiasia, oikeustoimi (tahdonilmaisun välittämisväline) liiketoimissa, tieteellisen tiedon vaihdossa, jne.).

”Tämän tilanteen tieteellinen dokumentinhallinta-analyysi historiallisesta näkökulmasta edellyttää ennen kaikkea siirtymistä kirjallisuudessa saatavilla olevien sähköisten asiakirjojen määritelmien tutkimiseen. Siten oli mahdollista tunnistaa yli neljäkymmentä tällaista määritelmää, jotka asiantuntijat ovat muotoilleet ja jotka esitettiin virallisissa asiakirjoissa. Heidän analyysinsä osoittaa, että kaikilla eri lähestymistapoilla voidaan erottaa kolme päämääritelmien ryhmää:

• 1. Sähköinen asiakirja on koneellisesti luettava asiakirja, asiakirja koneella;
• 2. Sähköinen asiakirja on asiakirjan erityinen tyyppi;
• 3. Sähköinen asiakirja on sähköinen muoto;

Huolimatta käsitteen "sähköinen asiakirja" laajasta käytöstä kirjallisuudessa ja käytännössä sekä sen konsolidoinnista lailla, määritelmää ei ole vielä ratkaistu. Esimerkkinä tästä ovat VNIIDAD-tutkimusprojektin "Sähköisten asiakirjojen dokumentti- ja arkistointiongelmat" puitteissa tehdyn käytännön arkistonhoitajien kyselyn tiedot. Nämä tiedot kiinnostavat suurta riippumatonta tutkimusta. Ne kuitenkin osoittavat puutteen arkistolaitokset yleisiä ajatuksia tutkimuksen aiheesta, joka on osoitus "sähköisen asiakirjan" käsitteen epävakaudesta ja terminologisesta epävarmuudesta. Yritystietojärjestelmien asiantuntijoiden äskettäin julkaistussa työssä todetaan myös, että sähköinen asiakirja on "asiakirja, jonka kantaja on elektroninen tietoväline - magneettilevy, magneettinauha, CD-levy jne."

Mukaan A.P. Kurilo, sähköinen asiakirja esitetään "tietyllä tavalla toisiaan vastaavien erikoissymbolien, koodien ja sähköisten signaalien organisatorisena kokonaisuutena, joka on olemassa vain tietoliikenteen laskentaympäristössä, on fyysisesti aineeton ja johon henkilö ei pääse käsiksi, jos hän ei käytä erikoislaitteita." Sähköisen asiakirjan osalta A.P. Kurililta, toisin kuin paperilla, puuttuu toiseksi tärkein komponentti - materiaalin kantaja, joka on tiukasti sen sisältämien tietojen mukainen

Tällainen ymmärrys heijastaa vain sähköisen asiakirjan fyysisiä ja teknisiä ominaisuuksia, jättäen huomioimatta asiakirjaasiantuntijaa ja käytännöllistä toimistotyöntekijää kiinnostavat asiat - asiakirjan tavoitteet, tavoitteet ja toiminnot.

Voit myös harkita toista sähköisen asiakirjan määritelmää. SI. Semiletov ymmärtää sen "kirjallisena asiakirjana, joka on tehty joko objektiivisena muodossa, jossa digitaalinen konekoodi tallennetaan materiaalivälineelle, joka on osa elektronisia teknisiä välineitä, tai erilaisten signaalien fyysisen kentän muodossa ( sähkömagneettiset, sähköiset, optiset ja akustiset) lähetetyt tietoliikennekanavan yhteydet ajassa ja tilassa. Tässä määritelmässä positiivista on, että kirjoittaja ei vie omaa dokumenttiaan määritelmän pidemmälle, vaan vain modernisoi materiaalin tiedonvälittäjän määritelmää.

Viimeinen näkemys sähköisen asiakirjan määritelmästä kuuluu M.N. Kostomarov, joka uskoo, että termi "dokumentin sähköinen muoto" kuvastaa tarkimmin tämän uuden ilmiön olemusta, ja "sähköinen asiakirja" on vain välitila, väliaikainen muoto asiakirjan muodostavien elementtien tallentamiseksi tietokoneen muistiin .

Joten teksti analysoi käsitettä "sähköinen asiakirja". Se osoittaa, että niistä voidaan erottaa seuraavat komponentit: tämä on tietyllä tavalla kantoaaltoon kiinnitettyä tietoa ja sen tunnistamismahdollisuus; sähköisillä asiakirjoilla on samat toiminnot ja sama merkitys kuin perinteisillä asiakirjoilla; sähköisillä asiakirjoilla on oma fyysinen ja looginen rakenne.

Edellä esitetystä seuraa myös, että "sähköisen asiakirjan" tarkkaa käsitettä ei vielä ole olemassa. Perinteisen asiakirjan ohella "sähköisessä asiakirjassa" on useita ominaisuuksia: uuden tietotekniikan massiivinen käyttö; sähköinen digitaalinen allekirjoitus; jäykän sitomisen puute kantoaineeseen; asiakirjojen lähettäminen sähköiseen arkistoon välittömästi toimistotyön päätyttyä.