Fiecare entitate comercială are periodic nevoia de a suporta cheltuieli de afaceri pentru a asigura funcționarea întreprinderii. Practic, acestea se realizează în numerar prin contabili, care se stabilesc prin ordin special al managerului. În acest caz, cheltuielile trebuie efectuate în scopurile pentru care au fost emisi banii.

Un raport de avans este un document întocmit de o persoană responsabilă financiar în cazul în care aceasta suportă cheltuieli de producție sau de afaceri pentru care banii firmei au fost eliberați anterior din casa de marcat sau prin virament.

Acest formular trebuie completat dacă fondurile au fost emise în scopuri de raportare. Rosstat recomandă utilizarea formularului de document AO-1.

Lista persoanelor din întreprindere cărora li se permite să emită bani este stabilită printr-un ordin special. Este recomandabil să se reflecte lista de nume a persoanelor responsabile, suma sumelor care le pot fi emise și, de asemenea, să se stabilească scopurile cheltuirii acestor fonduri.

Atât persoanele care lucrează la întreprindere, cât și persoanele implicate în temeiul acordurilor contractuale pot răspunde.

Legea prevede ca angajații cărora li se acordă fonduri pentru a efectua cheltuieli să le efectueze în scopurile stabilite, iar managerul, după verificarea tuturor documentelor depuse pentru raportul de cheltuieli, aprobă aceste cheltuieli.

Numai după ce raportul de cheltuieli a trecut de procedura de aprobare, aceste cheltuieli pot fi incluse în cheltuielile întreprinderii. Astfel, acest formular este documentul principal care confirmă cheltuielile în numerar ale companiei.

Atenţie! La întocmirea și acceptarea unui raport prealabil, trebuie să rețineți că în timpul inspecției acesta va fi cu siguranță examinat de autoritățile de reglementare, iar dacă este întocmit cu inexactități sau documentele anexate nu îndeplinesc cerințele stabilite, atunci costurile acestui document vor fi excluse de la impozitare.

În ce cazuri se utilizează un raport prealabil?

Fondurile eliberate angajatului trebuie folosite strict în scopurile stabilite sau returnate la casieria companiei. Documentul principal pentru plata sumelor în cont este documentul pe care trebuie aplicată viza de manager.

Actele locale ale întreprinderii stabilesc termenele în care angajatul responsabil trebuie să raporteze sau să restituie banii eliberați anterior. Dacă au fost efectuate cheltuieli, trebuie întocmit un raport în avans. Acest document vă permite să anulați sumele emise de contabil drept cheltuieli.

Fiecare angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri trebuie să întocmească un raport în avans pentru o călătorie de afaceri. În acest sens, rolul său este în creștere, deoarece multe documente compilate anterior au devenit opționale. De fapt, raportul prealabil a rămas singurul raport transmis de călători conducerii acestora.

Întocmirea unui raport prealabil este obligatorie; această regulă este consacrata în Procedura de menținere tranzactii cu numerar. Numai întreprinzătorii care țin evidența printr-o procedură simplificată sunt scutiți de la întocmirea acestui document.

bukhproffi

Important! Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că există o limită a plăților în numerar între organizații sau întreprinzători individuali în valoare de 100.000 de ruble. Peste această sumă, ar trebui utilizate numai plăți fără numerar, ceea ce exclude raportarea.

Ce poate fi luat în considerare

Fiecare specialist contabil și angajatul însuși ar trebui să cunoască lista documentelor care pot fi atașate ca dovezi de cheltuieli la raportul de cheltuieli.

Acestea includ:

• Bonuri de vânzare cu chitanțe de casă de marcat atașate acestora. Este permisa folosirea acestor documente fara casa de marcat daca firma care le-a eliberat functioneaza pe imputare. Totodată, bonul de vânzare trebuie să conțină toate detaliile cerute de lege care să permită identificarea furnizorului.
• Chitanțe împreună cu cecuri. În acest caz, este necesară, de asemenea, fie o factură, fie un act pentru muncă sau serviciu. În același timp, cele mai recente documente trebuie eliberate organizației sau antreprenorului individual care a stoars bani în contul angajatului său, și nu acestuia.
• Chitanțe, comenzi de lucru și alte BSO, care confirmă cheltuirea fondurilor întreprinderii.
• Bilete și alte documente de transport eliberate pentru transportul de pasageri sau mărfuri. Aceasta include și polițele de asigurare emise de companiile de pasageri și transportatorii.

Atenţie!În acest caz, documentele pot fi impuse cerințe suplimentare. De exemplu, documentele întocmite în limbă străină, ar trebui tradus în limba rusă în partea care se referă la decodarea cheltuielilor suportate de angajat. Documentele care au fost eliberate în weekend la întreprindere sunt supuse unor verificări amănunțite.

Formular de raport în avans, descărcare exemplu 2018

Exemplu de completare a unui raport prealabil în 2018

Să aruncăm o privire mai atentă la un exemplu despre cum să completați un raport în avans.

Partea frontală

Formularul de raportare în avans este completat din rândul de sus, unde este introdus numele companiei sau numele complet. antreprenor. În dreapta trebuie să indicați dacă este alocat.

Mai jos, în câmpurile situate lângă titlul documentului, introduceți număr de serieși data la care a fost emis.

Blocul din dreapta începe cu expresia „Sunt de acord”. Acesta trebuie completat de directorul companiei. Suma este scrisă acolo cu cuvinte, nume complet. și denumirea funcției de manager, data aprobării. Mai jos, directorul trebuie să-și pună semnătura, aprobând astfel cheltuielile și permițând să fie luate în considerare.

În următoarele câmpuri trebuie să introduceți numele unității structurale în care lucrează contabilul, numele complet, denumirea funcției și numărul conform buletinului.

bukhproffi

Important! Anterior, scopul indicat în raportul de avans trebuia să coincidă cu scopul din cererea de eliberare în raport. În prezent, cererile nu au voie să fie completate, astfel încât obiectivul este stabilit în funcție de direcția cheltuielilor efectuate (pentru comunicații celulare, achiziție de materiale etc.).

După aceasta, documentul este împărțit în două tabele. Informațiile sunt introduse în ele de un contabil. Cel din stânga reflectă mișcarea fondurilor responsabile pentru angajat - soldul din emisiunea anterioară sau depășirea cheltuielilor, suma emisă, suma cheltuită, soldul curent.

Atenţie! Din 19 august 2017, un angajat poate primi sume în cont fără a se raporta pentru avansul anterior.

Tabelul din dreapta conține intrări contabile.

Mai jos, contabilul ar trebui să noteze numărul de documente pe care angajatul le-a furnizat și pe câte foi se află acestea.

După finalizarea verificării, contabilul trebuie să semneze și să indice în cuvinte suma aprobată. Formularul este apoi transmis contabilului șef pentru examinare.

Dacă, după depunerea unui raport, un angajat a identificat sume de bani care trebuie returnate acestuia sau invers, trebuie să fie compensat pentru ceea ce a cheltuit excesiv, atunci detaliile documentului de numerar sunt introduse mai jos.

Atenţie!În timpul verificării raportului de avans, angajatului i se înmânează o chitanță care confirmă acceptarea acestuia. Acesta rezumă pe scurt informațiile document adoptat.

Partea inversă

Pe aceasta parte se afla un tabel in care contabilul introduce toate documentele atasate. Pentru fiecare formular este alocată o linie.

Coloana 1 conține numărul de serie al liniei. Coloanele 2 și 3 reflectă numărul și data documentului de raportare. Dacă nu există niciun număr, se adaugă o liniuță sau „B/N”.

Coloana 4 conține titlul documentului.

Coloanele 5 și 6 sunt rezervate pentru indicarea sumei documentului. În coloana 5 se înscrie în ruble, iar în coloana 6 - în valută (dacă este emisă în ea).

Toate liniile care rămân goale trebuie tăiate cu simbolul „Z”. Apoi, în ultimul rând „Total”, suma totală pentru toate documentele este însumată, iar mai jos contabilul își pune semnătura.

La verificare, contabilul se uită la documente și la valabilitatea cheltuielilor, iar în coloanele 7 și 8 înscrie suma acceptată în contabilitate conform documentului. Coloana 9 conține contul contabil căruia sunt alocate costurile.

Informații generale dintre aceste trei grafice după verificare completă transferat în fața documentului.

Ce se întâmplă dacă nu există documente justificative

Dacă angajatul a atașat la raportul de avans documente cu deficiențe fatale (de exemplu, deteriorate) sau nu le-a atașat deloc ( Bon fiscal pierdut, este imposibil să obțineți un duplicat), aceasta nu înseamnă că raportul de cheltuieli nu poate fi acceptat.

Trebuie amintit că bunurile sau munca pentru care s-au dat bani pot fi efectiv primite. Într-o astfel de situație, contabilul mai trebuie să verifice documentul depus, iar managerul însuși decide dacă îl aprobă sau nu.

Dacă managerul ia o decizie pozitivă și îndrumă persoana responsabilă să ramburseze fondurile cheltuite fără documente care să confirme acest lucru, trebuie să rețineți că toate aceste costuri nu pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pentru această perioadă. Dacă o organizație lucrează cu TVA, atunci impozitul aferent nu poate fi dedus.

Inregistrari contabile

Tranzacțiile efectuate după completarea raportului de avans depind de scopul primirii avansului:

D08, 10, 41 - K71 - materialele achizitionate de persoana responsabila sunt valorificate

Dacă angajatul a lăsat o plată în avans fără a primi efectiv mărfurile, atunci se efectuează următoarea afișare:

D60, 76 - K71 - plata anticipată efectuată către furnizor

Inregistrari contabile pe baza rezultatelor călătoriei:

D20 - K71 - cheltuielile pentru o călătorie de afaceri, al cărei scop era efectuarea de lucrări în baza unui contract cu clientul, au fost anulate;

D44 - K71 - cheltuieli pentru o călătorie de afaceri care a fost legată de publicitatea sau vânzarea bunurilor companiei;

D08 - K71 - cheltuieli de călătorie de afaceri asociate cu achiziționarea de noi echipamente, mașini etc.

D28 - K71 - călătoria de afaceri a fost legată de returnarea bunurilor defecte către furnizor.

Daca firma foloseste modul general, atunci trebuie să alocați TVA pentru cheltuielile de călătorie:

D19 - K71 - se ia în considerare valoarea TVA pentru cheltuielile de călătorie de afaceri;

D68 - K19 - TVA creditat.

Dacă un angajat are un avans neutilizat pentru o călătorie de afaceri, trebuie să îl returneze:

D50 – K71 - plata în avans neutilizată pentru o călătorie de afaceri a fost returnată în numerar la casierie folosind o comandă de primire în numerar;

D51 - K71 - plata în avans neutilizată transferată în contul curent

D70 - K71 - avansul neutilizat este reținut din salariile acumulate

În viața de zi cu zi activitate economică Aproape toate întreprinderile cumpără bunurile necesare cu numerar. Pentru a face acest lucru, angajaților li se oferă numerar în avans (în avans), pentru care trebuie să dea socoteală. Angajații companiei care pleacă în călătorii de afaceri primesc și ei bani în avans și trebuie informați ulterior cum să facă un raport în avans. Dacă un angajat are restanțe la un avans anterior, nu i se vor da bani în cont.

Persoane responsabile și termene limită

Angajații unei întreprinderi care primesc bani și apoi raportează pentru ei sunt numiți persoane responsabile. O comandă specială de la șeful organizației trebuie să indice o listă a persoanelor îndreptățite să primească sume de bani pentru raportare în departamentul de contabilitate al întreprinderii. Când un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, managerul emite o comandă specială, în baza căreia călătorul primește și bani pentru cheltuieli de călătorie.

De asemenea, comanda trebuie să stabilească termene limită pentru raportarea cheltuielilor. Daca nu sunt specificate, salariatul trebuie sa se prezinte in termen de 3 zile lucratoare de la incheierea perioadei pentru care a fost acordat avansul. Un angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri trebuie să raporteze pentru sumele cheltuite în cel mult 3 zile lucrătoare de la întoarcere. Întocmirea corectă și la timp a rapoartelor anticipate vă permite să evitați amenzile din partea autorităților de reglementare.

Pentru a confirma cheltuielile, persoanele responsabile sunt obligate să completeze și să trimită rapoarte anticipate, care sunt documente contabile primare, către departamentul de contabilitate al întreprinderii. Forma unificată a raportului prealabil nr. AO-1 a fost aprobată de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei. Documentul poate fi eliberat pe hârtie sau în format electronic, dar numai într-un singur exemplar.

Cum să pregătiți corect un raport în avans pentru un angajat

Pe fața formularului, angajatul care raportează pentru fondurile cheltuite indică numărul și data completării raportului de avans, denumirea organizației, numele, prenumele, patronimul și funcția, unitatea structurală și numărul de personal. De asemenea, trebuie indicat scopul avansului.

Pe spatele formularului persoană responsabilă completează un tabel care conține detaliile documentelor care confirmă cheltuielile. Toate cecurile, certificatele de călătorie, chitanțele și biletele de călătorie indicate în tabel sunt numerotate în ordine și atașate documentului. Trebuie indicate data emiterii și numărul. Rândul de lângă fiecare document justificativ indică suma cheltuielilor efectuate. Suma totală a cheltuielilor este introdusă în rândul „Total”.

Contabilitate: cum să întocmești corect un raport în avans

Raportul completat cu documente justificative este prezentat de către persoana responsabilă la departamentul de contabilitate al întreprinderii pentru verificare. Contabilul care primește raportul emite salariatului o chitanță cu numărul și data primirii documentului, suma totală a cheltuielilor și numărul documentelor justificative anexate.

În continuare, raportul de cheltuieli este completat de departamentul de contabilitate al întreprinderii. Pe partea din față a formularului, în tabel sunt introduse datele privind avansul anterior și suma de fonduri emise pentru raportare și cheltuite. Rezultatul calculului este introdus în coloana „depășire” dacă angajatul a cheltuit mai mulți bani decât avansul primit. Dacă fondurile cheltuite sunt mai mici decât suma avansului, rezultatul calculului este plasat în coloana „rămase”. Al doilea tabel de pe fața formularului indică conturile corespunzătoare cărora le sunt alocate sumele de cheltuieli.

După verificarea corectitudinii documentelor, a calculelor aritmetice și a destinației sumelor cheltuite, departamentul de contabilitate transmite un raport în avans semnat de contabilul șef spre aprobare șefului întreprinderii. Raportul semnat de manager este baza pentru anularea sumelor contabile.

ÎN conditii moderneÎn desfășurarea proceselor de afaceri la întreprinderi, practica utilizării rapoartelor anticipate este destul de răspândită.

Reguli generale pentru întocmirea unui raport prealabil

Funcția principală a raportului de cheltuieli este de a confirma cheltuielile care au fost efectuate în legătură cu necesitatea de productie persoana care a primit această sumă de la Baniîntreprinderi pentru scopuri specifice. Adesea, aceste obiective sunt fie cheltuieli de călătorie pentru un angajat, fie nevoia de a plăti pentru un produs sau serviciu comandat de întreprindere în procesul de desfășurare a activităților de afaceri.

În întocmirea raportului de cheltuieli sunt implicate mai multe persoane în modul și în termenele stabilite de documentația de conducere și de reglementare a întreprinderii. În primul rând, raportul de avans este completat de către angajatul care a primit numerarul. Când angajatul a completat partea sa de raport, acesta trebuie să o înainteze specialistului departamentului contabilitate astfel încât raportul să fie verificat și acceptat pentru prelucrare ulterioară.

Forma documentației primare poate fi fie forma general acceptată AO-1, ​​fie una creată individual pentru o anumită organizație.

În orice caz, formularul de raport în avans trebuie să îndeplinească anumite criterii și să conțină date de bază:

• Numărul și numerotarea raportului de avans;
• Denumirea organizației - persoană juridică;
• Suma de bani emisă în cont;
• Suma de bani cheltuită;
• O listă de documente care justifică toate cheltuielile cu documentele în sine atașate. Acestea ar putea fi verificări case de marcat, chitanțe de plată, facturi, facturi și certificate de finalizare a lucrărilor sau prestări de servicii.

Există două moduri de a pregăti un raport de cheltuieli: completarea lui pe hârtie sau electronic.

Dacă raportul este întocmit pe hârtie, există două tipuri de completare:

• Pe antet cu mana;
• Folosind program de calculatorși tipărirea documentului.

În ambele cazuri, semnăturile funcționarilor responsabili pe document sunt aplicate cu cerneală albastră, cu propriul scris de mână.

A doua metodă de întocmire a raportului de cheltuieli este mai puțin intensivă în muncă, dar necesită prezența unui sistem electronic specializat de gestionare a documentelor, la care accesul este disponibil tuturor persoanelor implicate în pregătirea și semnarea acestui document. Întrucât un document creat în acest mod este electronic, acesta trebuie să conţină semnături digitale toate persoanele responsabile.

Raportul prealabil este completat de funcționarul responsabil într-o singură copie și apoi transmis departamentului de contabilitate pentru a verifica completarea documentului și acuratețea reflectării tranzacțiilor comerciale. La studierea raportului de avans, o atenție deosebită este acordată de către departamentul de contabilitate cheltuielilor vizate a sumei contabile.

Cel mai adesea, emiterea de numerar în cont are loc fie în cazul călătoriei de afaceri a unui angajat, fie pentru diverse cheltuieli de producție care necesită participarea personală a angajatului. De exemplu, acestea ar putea fi cheltuieli de divertisment sau costuri asociate cu obținerea oricăror materiale.

Raport în avans - întocmește pas cu pas

Primul pas este completarea acelei părți a raportului de avans în care trebuie să fie indicate toate documentele atașate pentru cheltuielile rezultate pentru perioada pentru care au fost eliberați numerar persoanei responsabile.

Prima coloană înregistrează numărul de ordine pentru fiecare document justificativ. A doua coloană conține data întocmirii documentului de confirmare a cheltuielii. A treia coloană conține numărul documentului. Dacă nu există un număr în document, atunci în coloana 3 trebuie să indicați B/N, ceea ce înseamnă un document fără număr.

În a patra coloană, trebuie să indicați numele documentului, de exemplu, o chitanță a casei de marcat, și să descifrați în două sau trei cuvinte exact ce cheltuieli au fost efectuate. A cincea coloană conține suma totală a documentului în ruble și copeici. Dacă calculele au fost făcute nu în ruble rusești, ci în valută străină, atunci suma indicată în documentul de plată ar trebui inclusă în coloana a șasea a raportului de avans.

Rândul final conține suma totală a tuturor cheltuielilor efectuate, care este suma sumelor tuturor documentelor enumerate în raport.

În etapa următoare, după completarea întregii liste de documente anexate, persoana responsabilă depune raportul prealabil la departamentul de contabilitate, unde trebuie să compare toate datele din raport cu datele din documentele de raportare atașate acestuia, și să emită persoana responsabilă un cupon de tip tear-off pentru acceptarea documentelor în contabilitate.

Numărul raportului anticipat trebuie completat, iar data documentului este data eliberării fondurilor pentru angajatul întreprinderii.

Sumele pentru fiecare document trebuie indicate în ruble și copeici cu un rezumat. Ulterior, contabilul introduce contul corespunzător pentru toate cheltuielile enumerate în această parte a documentului.

Apoi, contabilul sau angajatul însuși completează partea din față a documentului, indicând toate detaliile și informațiile necesare despre natura și valoarea cheltuielilor viitoare. Dacă un angajat are un sold reportat dintr-un raport de avans anterior, acesta trebuie să fie indicat în coloana „Avans anterior”.

Este important de reținut că persoana responsabilă nu poate scoate bani noi din raport dacă are o datorie din raportul de avans anterior. Dacă apare situația inversă și angajatul a trebuit să cheltuiască bani personali pentru nevoile întreprinderii, atunci excesul de cheltuială declarat este rambursat angajatului în totalitate.

Când toate câmpurile principale sunt completate și au fost verificate, raportul este semnat de persoana responsabilă, apoi de contabilul responsabil de acest domeniu de activitate sau de contabilul șef. În etapa finală, managerul aprobă raportul cu propria semnătură.

Este important de avut în vedere că perioada de întocmire a unui raport în avans este limitată la trei zile lucrătoare de la data la care se încheie perioada de utilizare a numerarului, aprobată de manager, sau de la data revenirii salariatului la locul de muncă.

Serviciul de contabilitate si raportare este obligat sa asigure pastrarea rapoartelor anticipate impreuna cu documentele de plata originale atasate timp de cinci ani.

Raport avansat - caracteristici de proiectare

Pe baza definiției tipului de cheltuieli, în rândul „Scopul avansului” trebuie să indicați în ce scopuri au fost primiți banii pentru raport. Informatii despre direcția țintei cheltuielile trebuie să coincidă cu formularea din ordinul de eliberare a banilor în cont.

Într-o situație în care motivul pentru primirea unui avans au fost cheltuielile de călătorie, un astfel de raport de avans are unele caracteristici de design și necesită atentie speciala la compilarea acestuia.

Perioada de întocmire a unui astfel de raport nu poate depăși trei zile lucrătoare din momentul în care persoana care raportează se întoarce dintr-o călătorie de afaceri.

La raportarea cheltuielilor de călătorie, angajatul, pe lângă cecurile și chitanțele de plată, trebuie să includă: un certificat de călătorie cu toate mărcile, bilete la locul de sosire și la călătoria de întoarcere, precum și documente pentru asigurarea obligatorie a pasagerilor în timpul transport.

Certificatul de călătorie trebuie să indice data, luna și anul sosirii și plecării persoanei aflate într-o călătorie de afaceri. Evidențele sunt certificate prin semnătura persoanelor responsabile la locul de sosire și sigilate cu sigiliul organizației.

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, contabilul companiei calculează suma cheltuielilor zilnice așteptate ale angajatului. În mod obișnuit, indemnizațiile zilnice sunt plătite separat, folosind o chitanță de numerar sau în formă diferită de numerar, pe cardul de plastic al unui angajat, deoarece acestea sunt cheltuieli personale ale angajatului care nu fac obiectul unei confirmări documentare. Cu toate acestea, în unele cazuri, plata diurnei se face prin întocmirea unui raport în avans și este inclusă în alte cheltuieli.

Se întâmplă ca un angajat să plece într-o călătorie de afaceri în străinătate, apoi formularul de raport conține date atât în ​​ruble rusești, cât și în valută. După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri în străinătate, toate documentele justificative întocmite într-o limbă străină trebuie traduse. Traducerea oficială este întocmită pe o foaie separată de hârtie și atașată raportului ca parte a documentelor justificative rămase.

În caz contrar, atunci când pregătiți un raport prealabil, utilizați reguli generaleși cerințe.

In contact cu

Un raport de avans este un document primar care este întocmit pentru a raporta unui angajat cu privire la cheltuirea banilor pentru achiziționarea de bunuri, servicii și muncă. Să completăm împreună raportul de cheltuieli: luați în considerare întregul lanț de operațiuni, al cărui rezultat va fi compoziția corectă raport prealabil. Puteți descărca formularul de raportare în avans la sfârșitul acestui articol.

Organizația trebuie să elaboreze și să aprobe reglementări locale care reglementează circulația numerarului, inclusiv emiterea acestora către persoanele responsabile. Astfel de documente sunt:

• reglementări privind decontările cu persoane responsabile, elaborate ținând cont de cerințele Directivei Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2014 (denumită în continuare Procedura nr. 3210-U);
• o listă a angajaților îndreptățiți să primească fonduri responsabile, aprobată de șeful organizației;
• comenzi pentru călătorii de afaceri;
• cererea angajatului pentru emiterea de sume contabile (indicarea contului de transfer de bani prin transfer bancar).

Astfel, sumele contabile sunt emise doar într-o anumită ordine în baza ordinului directorului companiei și/sau a cererii angajatului.

Emiterea de sume contabile

Procedura generală de emitere a fondurilor pentru raportare este stabilită în clauza 6.3 din Procedura nr. 3210-U. Prin urmare, o organizație poate emite fonduri responsabile în următoarele moduri:

• numerar din casa de marcat;
• prin transfer bancar către card bancar(vezi Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 25 august 2014 Nr. 03-11-11/42288).

Puteți emite numerar angajaților cu care aveți un contract contract de muncă sau un acord de drept civil (a se vedea Scrisoarea Băncii Centrale a Federației Ruse din 2 octombrie 2014 nr. 29-R-R-6/7859).

Imediat înainte de a emite fonduri unui angajat al departamentului de contabilitate al întreprinderii, este necesar să se verifice dacă angajatul are vreo datorie la avansurile emise anterior. Dacă nu există astfel de informații (angajatul nu a raportat cu privire la fondurile emise anterior), acesta nu are dreptul de a primi alte sume contabile (paragraful 3, clauza 6.3 din Ordinul nr. 3210-U).

Raport în avans

Formularul de raport prealabil pentru 2019 rămâne neschimbat. Nu uitați că documentele justificative trebuie atașate la raportul prealabil.

Legea nu conține cerințe pentru utilizarea obligatorie a formelor unificate de documente contabile primare. Totodată, fiecare fapt de viață economică este supus înregistrării cu un document contabil primar, care este determinat de clauza 1 a art. 9 din Legea nr.402-FZ. Organizațiile au dreptul de a alege:

• elaborează în mod independent formulare de raport;
• utilizați formularul unificat nr. AO-1 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 nr. 55).

Puteți descărca gratuit formularul de raportare în avans în Formularul nr. AO-1 în format Excel tabelar la sfârșitul articolului, iar un exemplu de completare este prezentat în figura de mai jos.

Toate aplicabile documente sursă trebuie aprobate în politica contabilă (Legea nr. 402-FZ, clauza 4 PBU 1/2008 „Politica contabilă a organizației”).

După primirea fondurilor, persoana responsabilă este obligată, într-un termen care nu depășește trei zile lucrătoare de la data expirării pentru care au fost emise fondurile pentru raport, sau de la data reîntoarcerii la muncă, să depună un raport prealabil cu justificarea anexată. documente (clauza 6.3 din Instrucțiunea nr. 3210-U) către compartimentul de contabilitate. Dacă raportul în avans nu este întocmit în timp util, aceasta este o încălcare a disciplinei în numerar (articolul 15.1 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Procedura de umplere

Să ne uităm la cum să completați un raport în avans (vezi exemplul pentru 2019 de mai jos). De exemplu, formularul unificat AO-1 „Raport anticipat” este potrivit.

Persoana care raportează introduce date în următoarele câmpuri.

Completarea față a formularului nr. AO-1:

• numele organizației care a emis fonduri în cont;
• Data pregătirii;
• subdiviziune structurală;
• detalii despre persoana responsabilă: nume complet, funcție, filă. număr;
• scopul avansului, de exemplu: cheltuieli de deplasare, cheltuieli casnice. nevoi etc.;
• În partea de jos trebuie să indicați numărul de documente justificative atașate.

Completarea reversului formularului nr. AO-1:

• toate detaliile documentelor justificative care confirmă cheltuielile efectuate;
• valoarea cheltuielilor efectuate este reflectată în coloana „Suma cheltuielilor conform raportului”.

Un angajat al serviciului financiar sau contabil verifică câmpurile completate de persoana responsabilă și completează suplimentar următoarele câmpuri:

• număr;
• informatii despre fondurile emise, defalcate pe suma: avansuri anterioare (sold sau supracheltuieli); emis de la casierie pentru cheltuieli curente (de referință indicând valutele);
• „cheltuit” - trebuie indicată suma aprobată;
• „cheltuieli rămase/supracheltuieli”—se calculează suma fondurilor rămase;
• „înregistrare contabilă” - trebuie să conțină înregistrări care vor fi postate la aprobarea raportului.

După verificarea corectitudinii completării documentului, acuratețea, precum și utilizarea intenționată a fondurilor emise, formularul este trimis spre aprobare șefului organizației.

După aprobarea raportului de cheltuieli, pe reversul acestuia sumele sunt indicate în coloana „Suma cheltuială acceptată în contabilitate” indicând conturile contabile cărora li se vor atribui cheltuielile persoanei responsabile. Raportul de avans si inscrierile de pe acesta trebuie sa corespunda cu inscrierile efectuate in registrele contabile. În continuare, se fac decontări definitive cu persoana responsabilă.

Partea detașată a raportului de avans este returnată angajatului. Acest contrafoil este dovada raportării privind fondurile responsabile.

Proba de umplere AO-1

Documente justificative

Documentele justificative pot fi împărțite în două grupe:

• financiar - confirmă faptul plății fondurilor și cheltuirea sumelor contabile pentru scopul propus;
• documente de expediere - confirma faptul primirii bunuri materiale.

Toate documentele justificative trebuie să conțină detaliile solicitate: numele contrapărții, data, conținutul faptului de viață economică, cantitatea, costul, precum și numele complet, funcția și semnătura persoanei care a întocmit raportul.

Să ne uităm la caracteristicile umplerii tipuri variate documente justificative.

Chitanță de numerar și formular strict de raportare

Cec de casierie sau formular raportare strictă(denumit în continuare BSO) confirmă plata efectivă (adică faptul că persoana responsabilă a cheltuit banii primiți). Formularele trebuie să conțină detaliile obligatorii prevăzute la art. 4,7 54-FZ.

Ținând cont de specificul activităților lor sau de caracteristicile locației acestora, contrapărțile efectuează calcule fără a utiliza case de marcat (clauzele 2, 3, 5-7 ale art. 2 din Legea nr. 54-FZ).

Detaliile necesare BSO sunt:

• Nume;
• serie;
• numerotare BSO;
• data plății și data înregistrării BSO;
• numele furnizorului de servicii indicând numărul de identificare fiscală și adresa;
• denumirea și costul serviciilor;
• funcția, semnătura personală și numele complet. angajat furnizor;
• ștampila (dacă este disponibilă);
• amprenta tipografiei care a produs formularul.

BSO trebuie să conțină informații despre tipografie (nume, adresă, TIN); Seria și numărul formularului trebuie tipărite într-o linie specială.

Bon de vânzare și facturi

Nu există chitanță de vânzare formă unificată. În consecință, fiecare organizație are dreptul de a dezvolta formulare în mod independent. Acest lucru se aplică și facturilor. Trebuie doar să verificați formularul pentru prezența detaliilor solicitate.

De reținut că aceste documente sunt documente de expediere și nu conțin confirmarea plății în consecință, ele nu reduc cuantumul sumelor contabile, cu excepția cazurilor în care achiziția de bunuri și materiale se realizează de la plătitorii UTII care nu folosesc; case de marcat. În acest caz, dovada costurilor va fi chitanță(vezi Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 19 ianuarie 2010 Nr. 03-03-06/4/2, din 11 noiembrie 2009 Nr. 03-01-15/10-499, din 6 noiembrie 2009 Nr. 03-01-15/10-492 , din 01.09.2009 Nr.03-01-15/9-436).

Facturi și UPD

O factura este un document fiscal, care in acest caz ofera posibilitatea de a accepta TVA ca deducere din buget. Vă rugăm să rețineți că facturi indivizii Cei care cumpără bunuri (lucrări, servicii) cu numerar se eliberează numai dacă au împuternicire pentru a primi acest formular (clauza 7 din art. 168 din Codul fiscal).

Documentul de transfer universal este atât un document fiscal, cât și un document de expediere. Potrivit UPD, puteți accepta simultan articole de inventar și puteți lua în considerare TVA pentru deducere din buget.

Factura și UPD nu sunt documente care confirmă plata bunurilor materiale și, în consecință, nu reduc valoarea sumelor contabile.

În 2019 au fost introduse noi forme de factură și UPD!

Documente justificative pentru tranzacțiile individuale

Comanda necesită o atenție specială documentație cheltuieli de călătorie și ospitalitate. Mai jos notăm puncte cheie pentru aceste grupuri de costuri.

Cheltuieli de calatorie

După intrarea în vigoare a modificărilor adoptate prin Hotărârea Guvernului nr. 749 „Cu privire la specificul trimiterii salariaților în deplasări de afaceri” (denumit în continuare Decretul nr. 749), formularele certificatului de călătorie, a mandatului oficial și a raportului asupra muncii efectuate la nu este necesar să se completeze o călătorie de afaceri. Organizațiile au dreptul să stipuleze în reglementările locale necesitatea completării acestor formulare.

Dacă organizația decide să nu folosească certificate de călătorie, atunci pentru a confirma diurna este necesar să atașați un certificat contabil la raportul de avans pentru călătoria de afaceri liber de la. Forma certificatului trebuie aprobată ca parte a politicii contabile.

Legislația nu limitează cuantumul plăților sub formă de diurne către angajații organizației. Valoarea plății diurnei trebuie aprobată prin ordin sau indicată în regulamentul privind cheltuielile de călătorie. Indemnizațiile zilnice sunt scutite de plata primelor de asigurare în sumă care nu depășește 700 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în Federația Rusă și nu mai mult de 2500 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în străinătate (clauza 2 din Articolul 422 din Codul fiscal). În aceeași sumă, indemnizațiile zilnice nu sunt incluse în venitul angajatului la calcularea impozitului pe venitul personal (clauza 3 a articolului 217 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Nu trebuie să uităm că atunci când se deplasează într-o zonă în care angajatul are posibilitatea de a se întoarce acasă în fiecare zi, sau când trimite un angajat într-o călătorie de o zi, nu se plătesc diurnele (clauza 11 din Hotărârea nr. 749).

E-bilet

Raportul prealabil pentru călătoria de afaceri 2019 trebuie completat ținând cont de avizul Ministerului Finanțelor prezentat în scrisoarea nr.03-03-06/1/35214 din data de 06.06.2017. Această scrisoare clarifică faptul că, în cazul în care un bilet de avion este achiziționat electronic, chitanța electronică a biletului și cartea de îmbarcare sunt dovezile documentare în scopul impozitului pe venit.

În acest caz, cartea de îmbarcare trebuie să confirme persoanei responsabile faptul că serviciile de transport aerian sunt efectuate. De regulă, această cerință este o ștampilă de inspecție.

Dacă nu există ștampila de inspecție pe cartea de îmbarcare electronică tipărită, contribuabilul trebuie să confirme faptul că persoana responsabilă a prestat servicii de transport aerian în alt mod.

Contabilitatea serviciilor furnizate de transportatori

Foarte des, un bilet de călătorie de lux include costul serviciilor (mese, produse de primă necesitate și articole de igienă, inclusiv lenjerie de pat, materiale tipărite etc.).

Ministerul Finanțelor în scrisoarea nr. 03-03-РЗ/37488 din 16 iunie 2017 a explicat cum se ia în considerare costul serviciilor suplimentare.

Costul serviciilor suplimentare atunci când călătoriți cu mașini de lux nu este supus impozitului pe venitul personal (clauza 3 din articolul 217 din Codul fiscal).

În scopul impozitării profiturilor organizațiilor, costul serviciilor suplimentare este luat în considerare în întregime ca parte a altor cheltuieli (clauza 12, clauza 1, articolul 264 din Codul fiscal).

Dar în ceea ce privește TVA-ul, opinia este inversă: dacă valoarea taxelor și serviciilor suplimentare se formează ținând cont de costul serviciilor alimentare, valoarea TVA-ului nu este deductibilă (clauza 7 a articolului 171 din Codul fiscal al Federației Ruse). ).

Cheltuieli de distractie

Niciuna dintre reglementările actuale nu conține instrucțiuni privind volumul și procedura de procesare a cheltuielilor de divertisment. Pe baza acestui fapt, organizația trebuie să elaboreze și să aprobe în mod independent în politicile sale contabile sau într-un act de reglementare special o listă de documente justificative care confirmă valabilitatea și scopurile de afaceri ale cheltuielilor de divertisment efectuate de persoane responsabile.

Pentru a reflecta corect costurile de primire și deservire a delegațiilor ruse și străine, recomandăm întocmirea următoarelor documente (vezi Scrisorile Ministerului Finanțelor nr. 03-03-06/4/26 din 22.03.2010 și nr. 03). -03-06/1/807 din 13/11/2007 ):

• un ordin de numire a unei comisii pentru verificarea legalității anulării cheltuielilor de divertisment;
• deviz general de primire a delegației semnat de șeful organizației în care se indică persoana responsabilă de primirea delegației și o listă de cheltuieli (detaliată);
• un document care indică: scopul sosirii delegației (de exemplu, o invitație), programul întâlnirii, componența delegației indicând pozițiile atât ale părții invitate, cât și ale organizației;
• certificat de suveniruri sau mostre cheltuite produse terminate indicând ce, cui și cât a fost predat;
• calculul serviciului bufet efectuat: cu indicarea tipului produselor, pretului, cantitatii si sumei totale, semnat de responsabil si persoana care a servit masa.

Documentele care confirmă achiziția de produse, suveniruri și alte articole de inventar trebuie atașate la rapoarte.

Cheltuielile de reprezentare includ cheltuieli într-o sumă care nu depășește 4% din cheltuielile contribuabilului pentru salarii pentru perioada de raportare (de impozitare). Următoarele cheltuieli nu sunt recunoscute drept cheltuieli de divertisment:

• cheltuieli pentru organizarea divertismentului;
• cheltuieli legate de concediu.

Data recunoașterii cheltuielilor de divertisment emise printr-o persoană responsabilă este data aprobării raportului de avans de către șeful organizației.

Stocarea rapoartelor de cheltuieli

Pentru scopuri contabilitate fiscală documentele trebuie păstrate timp de 4 ani (clauza 8, clauza 1, articolul 23 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Trebuie remarcat faptul că, dacă se produce o pierdere, atunci documentele care confirmă cheltuielile trebuie păstrate timp de 10 ani (clauza 4

Un raport de avans este un document care confirmă cheltuirea fondurilor emise angajaților responsabili. Se intocmeste de catre destinatarul banilor si se depune la departamentul de contabilitate pentru verificare. După aceasta, raportul de cheltuieli este înaintat managerului spre aprobare. Cheltuielile reflectate în document pot fi anulate în modul stabilit de PBU. În continuare, să luăm în considerare caracteristicile și eșantionul de completare a unui raport în avans.

Emiterea de fonduri

Angajatul raportor primește numerar la casieria întreprinderii. Baza pentru aceasta este un ordin de cheltuieli. Trebuie să indice motiv special fonduri.

Șeful întreprinderii emite un ordin în care stabilește o listă a angajaților care au dreptul de a primi fonduri pentru nevoile afacerii. Același act local stabilește termenele pentru care se pot emite sume.

Trimiterea unui raport prealabil

Acest document se depune la departamentul de contabilitate în termen de trei zile de la încheierea perioadei pentru care au fost emise fondurile. Formularul se depune împreună cu documentele care confirmă cheltuirea banilor. În același timp, angajatul calculează costurile și fondurile rămase.

Exemplu de completare a unui raport prealabil: față

Documentul este furnizat într-un singur exemplar.

Dacă luați o mostră dintr-un raport de cheltuieli, veți vedea că acesta este completat pe ambele părți. Pe partea din față, angajatul raportor indică:

• Numarul documentului.
• Data finalizării raportului de avans.
• Numele complet, funcția și departamentul în care lucrează.
• Număr de personal (dacă este disponibil).
• Stabilirea plății în avans.

În partea stângă a aceleiași părți trebuie să completați tabelul. Acesta oferă informații despre avansul anterior, fondurile primite în prezent, suma cheltuielilor, cheltuielile excesive și soldul.

Partea inversă

Partea inversă a eșantionului de raport de cheltuieli este menită să indice o listă de documente care confirmă costurile. Ei pot fi:

• Certificat de călătorie.
• Verificări KKM.
• Chitanțe.
• Facturi de mărfuri și transport.
• Facturi etc.

Salariatul raportor indică și cuantumul cheltuielilor conform documentelor. Numerotarea lucrărilor anexate raportului se efectuează în ordinea în care sunt indicate pe formular.

Nuanţă

Pe față este linia 1a, iar pe spate - 6 și 8. În raportul de avans, aceste câmpuri sunt completate dacă fondurile au fost emise persoanei responsabile în valută străină. De exemplu, un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate.

Specialistul completează mai întâi partea din față a formularului. În primul rând, în tabelul „Inregistrare contabilă” trebuie să introduceți informații despre numerele de conturi și sumele corespunzătoare.

Pe partea din spate Formularul reflectă cheltuielile acceptate pentru contabilitate. În raportul de avans, aceste informații sunt înscrise în coloanele 7 și 8. În plus, conturile (subconturile) sunt indicate pe debitul cărora sunt înregistrate sumele de cost (coloana 9).

După aceasta, se întocmesc documentele justificative, se verifică corectitudinea formularului și utilizarea prevăzută a fondurilor. După ce a finalizat toate procedurile, contabilul pune un semn pe raport. Acesta indică faptul că documentul a fost verificat și suma costurilor a fost aprobată (este scris cu cifre și cu cuvinte).

O chitanță este, de asemenea, completată pe față și dată angajatului raportor.

Formularul trebuie să poarte semnăturile angajatului care verifică documentul și capul. contabil cu stenograme.

La nevoie, formularul de raportare contine informatii despre sumele soldului sau supracheltuielii, detalii despre documentele (comenzile) pentru care se va efectua plata finala.

Aprobarea de către manager și anularea sumelor

Raportul verificat se înaintează directorului organizației. El trebuie să o semneze. Pentru a face acest lucru, există o coloană corespunzătoare în partea de sus a părții frontale a documentului. Nu doar managerul, ci și un alt angajat cu autoritate poate semna formularul. După aprobare, raportul este acceptat pentru înregistrare pentru debitarea fondurilor.

Restul plății în avans merge la casieria companiei.

Interdictii

În cazul în care persoana responsabilă are restanțe la avansurile acordate anterior, nu este permisă emiterea de fonduri. În plus, este interzis să transferați banii primiți de angajați către terți.

Termen de valabilitate

Ele sunt stabilite prin lege. Diferitele documente au propriile perioade de păstrare. De regulă, întreprinderile aleg perioada maximă.

Pe baza sub. 8 1 alin. 23 din Codul fiscal, actele fiscale și contabile și alte certificate trebuie păstrate cel puțin 4 ani. Clauza 4.283 din Cod prevede o perioadă de 10 ani pentru documentele care confirmă pierderile. Merită spus că informațiile despre cheltuieli sunt folosite de organizații pentru a reduce baza de impozitare.

Legea federală nr. 402 stabilește ce trebuie depozitat documentatie primara aveți nevoie de cel puțin 5 ani de la sfârșitul perioadei de raportare.

Lucrează în „1C”

Pe computer. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza Excel sau 1C. Acesta din urmă este utilizat în majoritatea întreprinderilor. Să luăm în considerare pe scurt schema de proiectare din „1C”.

Pentru a funcționa, trebuie să deschideți documentul „Raport anticipat”. Este creat din fila „Producție” sau „Casiera”. Selectați elementul dorit din meniu.

După aceasta, se va deschide jurnalul de documentație. Datele despre toate rapoartele sunt stocate aici. Pentru a crea un document nou, faceți clic pe butonul „Adăugați”. Apoi, trebuie să selectați „Individual”.

După aceasta, este selectat tipul de document necesar. De exemplu, „Emiterea de fonduri la casierie pentru servicii de decontare în numerar”. Apoi se va deschide aici selectați documentul necesar.

Partea tabelară afișează informațiile prezente în comenzi.

După aceasta, a doua filă este completată. Aici trebuie să indicați produsele achiziționate de angajatul raportor. De exemplu, acestea ar putea fi forme. Făcând clic pe „+”, puteți adăuga o nouă poziție.

Dacă în timpul achiziției au fost folosite ambalaje returnabile, aceste informații trebuie reflectate în coloana corespunzătoare.

La înregistrarea materialelor și bunurilor folosind un cont. 631 se folosește fila „Plată”. Coloana „Altele” afișează informații despre costuri adiționale. De exemplu, acestea ar putea fi costurile combustibili si lubrifianti, utilizarea internetului etc.

Pentru a scoate documentul pe hârtie, trebuie să faceți clic pe butonul „Imprimare”.