Organizacija hrambe papirnih dokumentov nikoli ni bila moja močna stran, saj me razburjenje s papirji različnih vrst in pomembnosti žalosti. Vendar se vsako leto zdi, da se njihovo število podvoji in jim ni ubežati, zato sem se brez odlašanja odločil, da jih enkrat za vselej pospravim v takšen red, da bom v prihodnje zanje porabil najmanj truda in časa. vzdrževanje. In glavna stvar je natančno vedeti, kje in kaj se nahaja, da vam ne bo treba hiteti iskati pomembnega dokumenta in se ohladiti z mislijo, "kaj pa, če sem se izgubil." Glavna merila pri izbiri optimalnega sistema za shranjevanje zame, verjetno kot za mnoge, sta bila zanesljivost shranjevanja in hitrost iskanja tistega, kar potrebujem.

Prej, ko sem še načrtoval veliko pospravljanje, sem si zelo želel kupiti škatle, ki so danes zelo popularne za shranjevanje vseh dokumentov hkrati. Izgledajo estetsko in vam omogočajo, da vanje shranite vse obstoječe dokumente naenkrat.

Ko pa sem se lotila posla in pretehtala prednosti in slabosti, sem ugotovila, da to zame ni najboljša možnost. Prvič, ti sistemi za shranjevanje so precej
impresivne velikosti (vsaj tiste, ki so mi ustrezale s svojo zmogljivostjo), in jih v mojem majhnem stanovanju ni nikamor postaviti na vidno mesto, pa tudi dajanje škatle z dokumenti na ogled javnosti sploh ni najboljša možnost. Nekateri dokumenti so shranjeni v predalih moje mize, kamor ne gre nobena škatla.

Drugič, vsi moji dokumenti se razlikujejo po stopnji pomembnosti. So takšni, ki jih mirne vesti hranim v predalih pisalne mize. In obstajajo zelo pomembni dokumenti, katerih izguba bo polna težav. Vsi so shranjeni na bolj varnem mestu, za katerega vedo le najbližji. V primeru višje sile moji domači vedo, katero mapo z dokumenti je treba prijeti pred odhodom iz stanovanja. Takih dokumentov ni nujno hraniti zraven, recimo, računov za komunalne storitve, če imate omejen prostor za shranjevanje.

Ker se je v naši družini nabralo veliko dokumentov, sem jih razdelila v kategorije in za vsako naredila svoj rokovnik.

• Osebni dokumenti (potni listi, različna potrdila itd.).
• Nepremičnina (vsi dokumenti za stanovanje in avto)
• Medicinski
• Dokumentacija za gospodinjske aparate, aparate in pohištvo (garancije, navodila za uporabo)
• Komunalna plačila

• Mape na obročih (za vsako vrsto dokumenta - svojo barvo).
• Transparentne datoteke za dokumente.
• Plastične ovojnice z zaskočnimi gumbi ali zapiranjem na zadrgo.
• Luknjač.
• Samolepilne etikete.
• Razdelilniki (lahko jih izdelate sami iz barvnega kartona).

Vsak dokument in njegovo fotokopijo (za vsak slučaj) dam v posebno datoteko in jo dam v mapo z obročem.

Različne "neformat" dokumente (kot so potni listi, diplome, plastične kartice) je bolj priročno shraniti v plastične žepe z gumbi ali z zadrgo. Če želite to narediti, morate na njihovem dnu narediti luknje z luknjačem in jih vstaviti v obroček za vezavo.

Po potrebi in zaradi lažjega iskanja dokumentov lahko vsaki mapi dodate večbarvna ločila, ki jih prodajajo tudi številne trgovine s pisarniškim materialom. V ta namen sem uporabila navaden A4 barvni karton, ki sem si ga izposodila od sina.

Pozneje, tako da ne samo vi, ampak tudi vsi družinski člani zlahka najdejo potrebne dokumente, jih označite. To prihrani čas pri iskanju pravega dokumenta; ni vam treba brati in jemati iz datoteke ali žepa.

POMEMBNA INFORMACIJA: poskrbite za kopije za vas najpomembnejših dokumentov, ki jih boste za primer nepredvidenih situacij hranili izven svojega doma. Na star način lahko naredite fotokopije in jih daste v hrambo svojim najbližjim sorodnikom. Če pa ste raje v koraku s časom, potem je bolje izbrati shranjevanje podatkov v oblaku, kot so Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, Yandex disc, [email protected]. Dokumente sem fotografiral in jih poslal v svojo shrambo. Zdaj imam dostop do njih kadarkoli in povsod na svetu, kjer je internet.

Poleg tega je ta metoda idealna za shranjevanje potrdil, od bančnih potrdil do potrdil, ki sčasoma zbledijo. In tako jih fotografirate in pošljete v skladišče ter vsaki datoteki dodelite jasno ime, po katerem jo je mogoče hitro najti.

Ločeno vam bom povedal o shranjevanju potrdil o plačilu komunalnih in stanovanjskih storitev. Po mojih skromnih ocenah dobimo vsak mesec od 5 do 7 takšnih papirčkov, ki morajo biti shranjeni vsaj 3 leta. Za shranjevanje vsega tega bogastva sem izbrala aktovko z 12 plastičnimi žepi. Vsak žep popolnoma drži vse enoletne račune. Račune, ki so enaki po namenu plačila, pritrdim z eno sponko, da ne pride do zmede med številnimi papirji v enem žepu. Vsak žep imam označen, da vem, kje so računi shranjeni za katero obdobje.

»Navsezadnje red in samo red ustvarja svobodo. Nered ustvarja suženjstvo"
Charles Peguy

S tem člankom odpiram nov razdelek na spletnem mestu - "Spravimo stvari v red!"
Tukaj bomo objavljali članke o organiziranju, optimizaciji in razbremenitvi prostora okoli nas – doma, službene pisarne, elektronskega prostora (računalnik itd.), papirjev, garderobe itd.

Julia Morgenstern v svoji knjigi "Samoorganizacija od znotraj navzven" trdi, da se človek obda s kaosom samo zato, ker se ni naučil biti organiziran. Biti organiziran je preprosto veščina, ki se je je mogoče in treba naučiti.

Algoritem za organiziranje gospodinjskih dokumentov

1. Popis vseh papirjev.
Na tej stopnji zberite vse dokumente v hiši na enem mestu in jih razvrstite v dve skupini:
-smeti - oddaj v koš (nepomembne informacije, rok uporabnosti je potekel, je brez vrednosti ipd.)
- pomembno in potrebno - je treba shraniti.
2. Razvrščanje po kategorijah.
Dokumente, ki smo jih pustili v hrambo, razvrstimo v kategorije:
-finančni dokumenti (računi za komunalne storitve, posojilni dokumenti, davki)
-premičnine (premičnine in nepremičnine: dokumenti za stanovanje, zemljišče, avto itd.)
-osebni dokumenti ali dokumenti družinskih članov (potni listi, potrdila o zavarovanju, diplome, priznanja, zdravstvene listine itd.)
- navodila, potni listi, računi in garancije za kupljeno blago
- dokumenti o področjih dejavnosti (hobiji, gospodinjstvo, usposabljanje, razvoj itd.)
V primeru velike količine dokumentov v eni od predlaganih kategorij je možno izbrati ločene podkategorije. Na primer, če družina hrani veliko zdravstvenih ali izobraževalnih dokumentov, je bolje organizirati ločeno kategorijo »Medicina«, »Izobraževanje«, »Portfelj« itd.
Tako sem v svoji različici v ločene kategorije shranjevanja ločil dokumente, ki sestavljajo portfelj mojih družinskih članov (nagrade, certifikati itd.)
3. Nakup pisarniškega materiala in izdelava sistema za shranjevanje dokumentov.
Po razvrščanju dokumentov postane jasen obseg, ki ga želite shraniti. Postavlja se vprašanje: "Kateri je najboljši način za organizacijo shranjevanja dokumentov?"
Sistem za shranjevanje mora izpolnjevati zahteve:
- prilagodi zahtevani obseg dokumentov;
- Enostavno namestitev in odstranitev zahtevanega dokumenta iz sistema.

»Glavno pravilo: vaš sistem za shranjevanje podatkov naj bo preprosta knjižnica, ne pa opomniki na dejanja, projekte, prioritete.« David Allen

Po tem pravilu naj bodo opomniki o plačilu računov ali izpolnjevanju določenih dokumentov vgrajeni v vaše rokovnike in ne v sistem za shranjevanje dokumentov.

Danes je ponudba pisarniškega materiala za shranjevanje dokumentov zelo obsežna. Zase sem se odločil za odlagalne mape z dvema obročema in mape za kuverte, ki olajšajo vstavljanje in jemanje dokumenta iz mape.

4. Organiziranje dokumentov v kategorije.
Dokumente sem obdelal v vsaki kategoriji: posamezne dokumente sem zložil v mape, ki sem jih združil v mapo za shranjevanje z imenom posamezne kategorije.
Na vsako mapo sem napisal, kaj točno je v njej shranjeno. V svoj dnevnik sem vnašala roke plačila računov in druge opomnike.

5. Prevod dokumentov v elektronsko obliko.
Danes postaja shranjevanje informacij v elektronski obliki vse bolj aktualno. To skrajša čas, potreben za dostop do informacij (ni potrebe po brskanju po mapah), in omogoča dostop do informacij brez vezave na določeno lokacijo, kjer je dokument shranjen.
Ko končate z organiziranjem dokumentov, se vprašajte: Katere dokumente lahko shranim v elektronski obliki, ne da bi ogrozili dostopnost teh informacij?
Zase sem se odločil, da bom odslej hranil finančne dokumente za spletna plačila samo v elektronski obliki.

Različne prispevke o hobijih in področjih delovanja sem prenašal v zapiske v Evernote. Prispevki o vrtnarjenju so na primer zavzeli dostojno količino prostora in so bili shranjeni v mapi. Sem spadajo ročno napisani zapiski in tiskani dokumenti, slike itd. Celotno množico sem še enkrat pregledal glede njene vrednosti in jo sestavil v zapiske, združene v en zvezek v Evernote. Zdaj so mi te informacije na voljo ne samo doma, ampak tudi kjerkoli drugje, kar je povečalo mojo sposobnost uporabe informacij.

Kulinaričnih receptov sem se prej znebila na papirju, o tem sem pisala v. Zdaj vse več receptov dodajam tudi v Evernote. Uporabna gradiva o zdravem življenjskem slogu in osebnem razvoju so bila pretvorjena tudi v elektronsko obliko.

Skenirali osebne dokumente za namene hitre obdelave storitev in jih postavili na zunanji medij (izmenljivi disk).

Stopnjo prehoda na shranjevanje informacij v elektronski obliki se mora vsak odločiti sam glede na svoje želje in zmožnosti. Iz lastnih izkušenj bom rekel, da je tudi uporaba digitaliziranih dokumentov veščina, ki jo je mogoče trenirati in prinaša številne dodatne koristi v naša življenja. Ampak to je posebna tema za razpravo ...

Vesela bom, če bo moja izkušnja PO VAŠI ODLOČITVIživljenjske naloge!

Učinkovito čiščenje vključuje le dva bistvena koraka:

znebite se nepotrebnega in določite, kam boste shranili tisto, kar potrebujete.

Marie Kondo

Takoj se odločimo, komu je članek namenjen. Predvsem za tiste, ki imate nakopičeno veliko različnih papirjev, potrdil, brošur in podobnega. Glasbeniki, pesniki, novinarji in oblikovalci vseh vrst berite in se ne pritožujete ob pogledu na gore raznoraznih časopisov. Še kdo si postavlja vprašanja: kako shraniti dokumente? kje shraniti dokumente? Predlagam, da z njimi (gorami) opravimo enkrat za vselej. Članek o tem, kako narediti red, kje shraniti dokumente in na splošno o sistematizaciji česar koli.

1. del

Če kdo ne ve, se nič v tem življenju ne zgodi zastonj. Tudi če je naključno presenečenje. Ena na videz zanikrna okoliščina, tako majhna epizoda, včasih potegne za seboj verigo usodnih dogodkov. Tudi meni se je to zgodilo. torej.

Izgubil sem visokošolsko diplomo. Ne spomnim se, kdaj, kje in v kakšnih okoliščinah sem ga videl zadnjič. Že vrsto let se nikjer ne hvalim s tem, delam na enem mestu, nikjer nisem izvoljen. Obstaja izvleček iz njega, obstajajo fotokopije, obstaja kopija, ki jo je overil notar. Brez diplome. Pred mesecem dni sem posebej pregledal vse svoje papirje in jih nisem našel. Ampak stvari sem spravil v red (kot se mi je takrat zdelo). Pred dnevi, ko se mi je posvetilo, da sem ga za vedno izgubila, mi je bilo zelo hudo. Zaskrbljena, kot da je pozabila narediti nekaj zelo pomembnega. In z dobrim razlogom, kot se je izkazalo. Sledil je niz dogodkov, ki so postali povod za pisanje tega opusa.

Digresija št. 1. Nelogično.

Ker se zanimam za pisanje in včasih obiščem samostojne borze, kjer sem videl članek z naslovom “Priporočila za shranjevanje dokumentov”. Nekaj ​​mi je kliknilo v glavi. Mislim, da je to ravno tisto, kar potrebujem. Ker podpiram to čudovito stran za mlade (in manj mlade) gospodinje, sem se odločila, da članek o pravilnem shranjevanju dokumentov tukaj ne bo odveč.

Napoved članka je bila standardna: obljubljala je, da bo informativna in zanimiva, zanimiva s prisotnostjo pismenega besedila, razdeljenega na logične odstavke. Kot kupec, ki so ga ogrele okoliščine, sem ga kupil. Članek je bil poceni. Za tiste, ki niso seznanjeni, lahko celotno besedilo članka preberete šele po plačilu, kar sem storil v minuti.

Samo besedilo me je najprej presenetilo. Čista nepismenost je obstajala ob popolnem nesmislu. Iskreno povedano, nisem človek, ki bi živel v ujetništvu iluzij, veliko vem o ljudeh in delo na področju selekcije kadrov me je rešilo rožnatih očal. Ampak niti jaz nisem vedel, da lahko na tem mestu ljudje "nabijajo" take stvari. Načeloma bi bilo tukaj mogoče postaviti celotno besedilo, verjemite, vredno je. Vendar ga ne bom pretiraval in vas bom razveselil le z nekaj stavki. "Pogosto morajo ljudje, ko poskušajo najti dokument, dolgo iskati potrebne papirje." Ni zanikati, da ko ga poskušate najti, morate iskati. »Potrebovali bomo tudi majhne mape v obliki ovojnic in nekaj luknjačev.« Kul. Če bi šlo samo za "luknjače", sem se odločil, da je samo tipkarska napaka, vendar več! "Naslednje je še lažje - preprosto vzemite luknjače in preluknjajte ovojnice." »Poleg tega lahko zaradi oblike ovojnic preprosto izvlečete potrebne papirje. Palice ne bo treba potegniti iz ringa.” Brez komentarja. In za zaključek: "Dobra možnost je, da dokumente hranite pri sorodnikih." Nasvet je dvomljiv, ne vem, koliko ljudi ga je pripravljenih uporabiti.

Kupil sem ta smešni članek za penije, a veselje, ki sem ga dobil, je bilo dvajset dolarjev, nič manj.

Umik št. 2. Logično.

Ker bi bila objava članka v tej obliki do vas, dragi bralci, vrhunec nespoštovanja, sem se odločil, da bom sam razumel temo in napisal članek. Ne da bi odlašala, sem še isti dan odprla iskalnik Google in vtipkala besedno zvezo »Kako shraniti dokumente«. Zasut sem bil z obilico najrazličnejših nasvetov, video posnetkov in fotografij. Ko sem porabil približno dve uri za pregled, vam želim povedati naslednje: internet je grozna stvar, vsi kradejo drug od drugega, ne samo teme in fotografije, skoraj povsod je nenehno poceni prepisovanje. In to je grozno. Mimogrede, besedilo, ki sem ga kupila, čeprav v primernejši različici, sem našla na treh drugih straneh. Ne vem, kdo je koga udaril.

Bolj ali manj zanimiva spletna mesta in blogi na to temo so se začeli veliko dlje od prve vrste v Googlu. Vedite to (!). Nekateri so mi bili celo všeč. Na primer ta http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Takoj je očitno, da se z njim ukvarja bistra, poštena in ustvarjalna oseba. Ime mi je Masha. Vendar se mi je zdelo, da je večina člankov na temo shranjevanja papirjev predvsem motivacijske narave. Ampak tudi to je dobro.

Umik št. 3. Osebno.

Če sta v bližini dve trgovini, ena z modnimi, lepimi oblačili in velikimi popusti, druga pa pisarniški material, grem najprej v drugo. Ker obožujem trgovina s papirnico s. Papirnata duša. To je zato, da bo jasno, od kod imam toliko pisarniškega materiala doma. A kljub temu moji papirji, vključno z dokumenti, čeprav so bili vedno na enem mestu in so se zdeli celo razvrščeni, včasih ni bilo lahko hitro najti, kar potrebujem. Usoda se je odločila, da me nauči lekcijo, in že po dveh dneh sem storil, kar bi moral že zdavnaj.

Poleg tega včasih pišem članke za lokalne časopise, tako da ima mestna tiskarna že dolgo svojega človeka, od tam imam kup narezanih majhnih samolepilk (tam v smeteh so v paketih), ki ga uporabljam povsod. Ne vem, kako ljudje živijo brez njih.

Na podlagi vsega navedenega sem se odločil napisati to precej monumentalno delo. To ni le pregled. Tu sem skušal ne le povzeti vsega, ampak vnesti tudi veliko svoje osebne izkušnje in jo zaostril s čustvenimi vložki. Upam, da bo članek našel odziv tistih, ki zaradi obilice papirjev »ne vidijo bele luči«, ne vedo, kje začeti in kam teči, pa tudi tistih, ki želijo najti kakšen dokument ali zgolj kos papirja z dragocenimi informacijami v globinah njihovih miz, omar in škatel. Za vse spodaj napisano seveda niso zahtevane avtorske pravice, a verjemite, česa takega ne boste našli nikjer. Torej, kar naprej.

Glavne faze na poti do naročila

Nikoli ne boš uredil svoje hiše,

če čistiš na pol.

Marie Kondo

Ocenite obseg katastrofe

Najprej morate najti površino, kamor se bodo prilegali vsi papirji. Vsekakor boste potrebovali mizico, morda več, ali tabure, primeren je tudi kavč, ali pa bi bilo bolje, da bi sedeli na tleh. In tudi ocenite, kako dolgo lahko traja razčlenjevanje. Če ugotovite, da analize ne boste mogli opraviti naenkrat, je bolje, da dogodek prestavite. In najpomembnejši pogoj je, da se nihče ne vmešava.

Papirji vseh vrst – na kup!

Na pripravljeno ploščad takoj postavite vse, kar ste načrtovali. Na primer, če je s fotografijami ali recepti vse v redu, naj ostanejo tam in se jih ne dotikajte. Zakaj delati dodatno!

Umik št. 3 Čustveno.

Oh dekleta, imate srečo. No, o tem nihče ne zna bolje pisati kot jaz. Zakaj? Pametni ne bodo izgubljali časa z opisovanjem shranjevanja papirjev (pomislite: znanja), ostali pa preprosto nimajo dovolj papirjev, da bi lahko ponudili kaj uporabnega. Skratka berite naprej.

Iskreno povedano, če je ne bi prebral in gledal en teden prej (in s kakšnim naslovom!), se ne bi lotil tako velikega dogodka. In zagotovo ne bi bilo podlage za ta članek. Pristop k poslu, načela in metode, ki jih je Marie predlagala v svoji uspešnici, so v moji duši našli živ odziv. Čeprav priznam, nikoli nisem bila obsedena s čiščenjem in zdaj ne razumem perfekcionistov različnih kalibrov, ki svojo mladostno energijo zapravljajo za tako dolgočasne stvari. Vendar spoštujem in ljubim red.

Torej, Marie piše: "Čiščenje je poseben dogodek, ki se zgodi enkrat v življenju." Nenavadna in nič manj kontroverzna izjava. Za Japonce so stvari očitno nekoliko drugačne. Če v hiši živita več kot dve osebi, obstaja velika verjetnost, da se vsi ne bodo držali strogih pravil. A za to si je treba prizadevati. Enkrat za vselej vse postavim na svoje mesto in potem ostane le še vse postaviti na svoje mesto.

Težko je verjeti, toda to čiščenje je zame postalo pravi praznik in zagotovo stvari še nikoli nisem takole spravil v red. Svoje stanje duha lahko primerjam s pripravami na veliko noč ali novo leto 31. decembra. V vsakem primeru vam radostni občutek prihodnjih počitnic napolni dušo in ustvarjate brez utrujenosti. Da, nisem rekel, da se je vse to zgodilo v ozadju nesmrtnih stvaritev skupine Scorpions. "Ljubezen, ljubezen nas bo ohranila pri življenju," že vrsto let govori Klaus Meine, kar v prevodu pomeni "ljubezen, ljubezen nas bo ohranila pri življenju." Preoblikujemo: red in le red nam bo rešil življenja.

Z vrednostnimi papirji je treba ravnati previdno, saj lahko poškodbe povzročijo številne negativne posledice. Za okrevanje bo potreben čas. Da bi to preprečili, je treba zagotoviti ustrezno hrambo dokumentov doma. Če želite to narediti, lahko uporabite različne metode.

Funkcije shranjevanja

Organiziranje shranjevanja dokumentov doma ima svoje značilnosti. Treba je poskrbeti za varnost. Papirji naj bodo skriti očem in tudi zaščiteni pred poškodbami. Če v hiši živijo otroci, je treba dokumente postaviti tako, da jim niso dostopni. Izberete lahko sefe za vaš dom, pa tudi medetaže in zgornje police omar.

Upoštevajte, da namizje ni varno mesto. Nenamerno razlita kava ali prepih lahko povzročita poškodbe papirja. Če pa jih položite v škatle s ključem ali skrivnim dnom, jih bo to zaščitilo pred poškodbami.

Kam hraniti dokumente doma? Možnosti je veliko, vendar ne pozabite, da mora biti lokacija dostopna lastniku. Pogosto so situacije, ko morate nujno dobiti nekaj papirjev. V nujnih primerih šteje vsaka sekunda. Zdaj za to obstajajo funkcionalni notranji elementi, vključno s posebnimi skrivališči. To so police s predali, varne knjige, lažne vtičnice.

Razvrščanje dokumentov

Prispevke lahko razdelimo po naslednjih kriterijih:

• V stanovanje. Tam bodo shranjeni računi za vodo, plin in elektriko.
• Povezava. Ta del bo vseboval pogodbe in račune za telefon, televizijo in internet.
• Posojila. To vključuje pogodbe in čeke.
• Socialne storitve. Če se uporabljajo storitve teh organizacij, je treba njihove dokumente postaviti ločeno.
• Kopije. Priporočljivo je narediti 5 kopij dokumentov. Še bolje, skenirajte jih.
• Osebni dokumenti. To vključuje potne liste in potrdila.
• Zdravilo. Papirje, povezane z zdravjem, je treba zložiti posebej.
• Fotografije. Dati jih je treba v ovojnico.
• Navodila in garancije. Če je potrebno, lahko vedno najdete papir, ki ga potrebujete;
• Redko uporabljeni dokumenti.

Dokumenti majhnega formata imajo običajno trdo vezavo. Če se pogosto uporabljajo, na primer potni listi, osebne izkaznice, jih shranite v majhno mapo z razdelilniki.

Možnosti shranjevanja dokumentov

Če imate veliko vrednostnih papirjev, se postavlja vprašanje: kako hraniti dokumente doma? Ideje so lahko različne, glavna stvar je, da je vse v redu. V nasprotnem primeru bo iskanje porabilo veliko časa.

Za shranjevanje se uporabljajo sefi, mape in omare. Prispevke vanje umestimo po želenem kriteriju: namenu, datumu ali vrsti. Tako boste veliko lažje našli papir, ki ga potrebujete.

Mape

Za odlično izbiro velja mapa za shranjevanje dokumentov doma. Vanj bo šlo veliko datotek in papirjev. Večina teh izdelkov je formata A4, zato so kot nalašč za shranjevanje certifikatov, certifikatov in pogodb.

Za udobje lahko dokumente označite z napisi, na primer "delo", "banka", "stanovanje". Tako boste veliko lažje našli zahtevani dokument. V prvo datoteko lahko vključite seznam vse vsebine. Čeke in račune je priporočljivo lepiti na liste A4. Bolje je popraviti vogal, da ne pokvarite dokumenta.

Aktovka

Shranjevanje dokumentov doma je mogoče s posebno aktovko. Običajno ima veliko predelkov. Izdelek lahko kupite v papirnici. Te naprave so na voljo v različnih oblikah, vključno s klasičnimi in izvirnimi vrstami. Pravega ne bo težko izbrati.

Aktovska mapa za shranjevanje dokumentov doma lahko vsebuje različne papirje. Pomanjkljivost je nezmožnost obračanja strani in prostega brskanja. Zato je za udobje priporočljivo ustvariti napise in opombe.

Foto albumi

V teh napravah je možno tudi shranjevanje dokumentov doma. Imeti morajo magnetne liste. Vsebujejo lahko na primer potrdila o plačilu, za zavarovanje katerih ni potrebno lepilo. Vsak kos papirja bo imel prostor za zapiske, kar je zelo priročno.

Ovojnice

Papirnati žepi so odlični za shranjevanje dokumentacije, ki jo je treba poslati v arhiv. Takšni papirji so redko potrebni, pa še prezgodaj je ali pa jih ne želite zavreči. Ko je označen, ga lahko postavite v predal ali na polico.

Kuverte lahko naredite sami. Za to se uporabljajo močan papir, lepilo in dodatki. Rezultat bo praktičen, če boste uporabili svojo domišljijo in delo opravili učinkovito. S takšno ovojnico vam ni treba skrbeti za neoporečnost papirjev.

Škatle

Uporabljajo se za shranjevanje marsičesa in dokumenti niso izjema. Vanje lahko položite veliko papirjev, le pravilno jih morate razporediti, da boste kadarkoli našli nekaj, kar potrebujete. Priporočljivo je, da jih najprej razvrstite v mape.

Za shranjevanje potnih listov, diplomatov in drugih nestandardnih dokumentov v trdih platnicah je bolje uporabiti debelo ovojnico. Dandanes je v prodaji veliko drugih pripomočkov, med katerimi so številni celo zaklenjeni. Škatla za shranjevanje dokumentov doma velja tudi za priročno zadevo, saj ščiti papirje pred lahkim dostopom.

sefi

Domači sefi veljajo za najbolj zanesljive naprave. Tam lahko položite delovne knjižice, denar in znamke. Nekateri modeli imajo več celic, kar vam bo omogočilo, da postavite veliko dragocenosti.

Pri nakupu te naprave upoštevajte naslednje:

• Prostornina, prisotnost polic, predal za denar.
• Dimenzije, teža.
• Pogled na grad.

Obstajajo sefi z elektronskimi ključavnicami ali ključavnicami na ključ, zaradi česar je shranjevanje dokumentov doma varno. Kodo morate vnesti sami. Nekoliko nižji so stroški sefov, ki se odpirajo s ključem. Če bo imelo dostop do naprave veliko ljudi, izberite tisto s ključi.

Trefi imajo več polic, ki jih je mogoče pritrditi na različne višine za priročno shranjevanje map. Nekatere naprave imajo notranje predelke za znamke. Izbrati morate naprave s certifikati, saj to potrjuje njihovo skladnost s kakovostjo.

Preden ustvarite glavno zbirko podatkov svojih dokumentov, ustvarite varnostno kopijo. Najpomembnejše pri shranjevanju elektronskih dokumentov je shranjevanje vseh datotek za primer, če se trdi disk pokvari, vam ukradejo računalnik ali izgubijo geslo. Kupite prenosni disk ali sistem za shranjevanje v oblaku.

• Najbolje je ustvariti dve varnostni bazi podatkov za shranjevanje dokumentov. Če ne uporabljate papirnatih dokumentov, boste želeli imeti lokalno in oddaljeno varnostno kopijo, če se kaj zgodi vaši pisarni ali računalniku.

Vsak dan posodobite celoten računalnik in/ali sistem varnostnega kopiranja spletnega mesta. Tisti, ki naložijo veliko informacij na dan, morajo vsako uro vnesti podatke v varnostni sistem.

Kupite skener, ki ga lahko povežete z računalnikom. Skenirajte vsak nov pomemben dokument, ustvarite elektronsko različico in jo postavite v elektronsko bazo podatkov. Če morate elektronsko shraniti veliko število dokumentov, kupite optični bralnik s samodejnim podajalnikom dokumentov in programsko opremo za shranjevanje dokumentov, da prihranite čas.

Geslo za elektronsko bazo podatkov hranite na varnem mestu. Ne pozabite, da ga je varneje zapisati na kos papirja in dati v denarnico ali na mizo, kot pa shraniti v dokument v računalniku. Obstaja več možnosti, da heker vstopi v vaš računalnik kot v vašo pisarno.

Odločite se, ali želite uporabljati programsko opremo ali ne.Če želite neposredno upravljati vse svoje datoteke, preprosto ustvarite in organizirajte mape in podmape na trdem disku računalnika. Če želite uporabljati že pripravljen sistem za upravljanje dokumentov, kupite program za skeniranje in organiziranje dokumentov OCR.

• Funkcija optičnega prepoznavanja znakov omogoča iskanje ustvarjenih dokumentov. Računalnik lahko bere dokumente, ko v program vnesete iskalne izraze.
• Sistemi za optično prepoznavanje znakov vam bodo omogočili iskanje dokumentov z uporabo besed, ki so lahko v njih, kot je ime trgovine ali podnaslov.

Ustvarite standardni sistem poimenovanja dokumentov. Vsak dokument naslovite na enak način, vključno z zadevo, datumom in drugimi pomembnimi informacijami. Na primer, račun mora vključevati ime trgovine, datum in kupljeni izdelek.

Organizirajte svoje mape in podmape.Če za shranjevanje podatkov namesto sistema za upravljanje dokumentov uporabljate mape, jih boste morali ločiti po datumu, predmetu ali projektu. Ustvarite nov podrazred map, da organizirate tiste, ki imajo preveč dokumentov.

Sorodni materiali:

1. Rastoča luna za maj. Rastoči polmesec
2. Značilnosti horoskopskega znaka dekle Lev
3. Prenos točk enotnega državnega izpita: Podroben opis sistema ocenjevanja
4. Obrazec za izplačilo plače