Paperiasiakirjojen säilytyksen järjestäminen ei ole koskaan ollut vahvin puoleni, sillä erityyppisten ja tärkeysasteiden paperien kanssa hörhtely saa minut surulliseksi. Kuitenkin joka vuosi niiden määrä näyttää kaksinkertaistuvan, eikä niistä ole paeta, joten päätin viipymättä laittaa ne lopullisesti sellaiseen järjestykseen, että jatkossa käytän mahdollisimman vähän vaivaa ja aikaa. sen ylläpitäminen. Ja tärkeintä on tietää tarkalleen missä ja mitä sijaitsee, jotta sinun ei tarvitse kiirehtiä etsimään jotain tärkeää asiakirjaa, jäähtyen ajatuksesta "mitä jos eksyisin". Tärkeimmät kriteerit optimaalisen säilytysjärjestelmän valinnassa minulle, luultavasti, kuten monille, olivat säilytyksen luotettavuus ja tarvitsemani nopeus.

Aikaisemmin, kun vielä suunnittelin suurenmoista siivousta, halusin todella ostaa laatikoita, jotka ovat nykyään erittäin suosittuja kaikkien asiakirjojen säilyttämiseen kerralla. Ne näyttävät esteettisesti miellyttäviltä ja niiden avulla voit tallentaa kaikki olemassa olevat asiakirjasi niihin kerralla.

Kuitenkin, kun aloin työskennellä ja punnisin etuja ja haittoja, tajusin, että tämä ei ollut paras vaihtoehto minulle. Ensinnäkin nämä säilytysjärjestelmät ovat melkoisia
vaikuttavan kokoisia (ainakin ne, jotka sopisivat minulle kapasiteettillaan), eikä niitä ole pienessä asunnossani missään laittaa pois näkyvistä, eikä asiakirjalaatikon laittaminen julkiseen näytteillepanoon ole ollenkaan paras vaihtoehto. Osa asiakirjoista on säilytetty pöytäni laatikoissa, joihin ei mahdu yksikään laatikko.

Toiseksi kaikki asiakirjani vaihtelevat tärkeysasteen mukaan. On niitä, joita säilytän puhtaalla omallatunnolla työpöytäni laatikoissa. Ja on erittäin tärkeitä asiakirjoja, joiden menettäminen on täynnä vaikeuksia. Ne kaikki säilytetään turvallisemmassa paikassa, josta vain lähimmät ihmiset tietävät. Ylivoimaisen esteen sattuessa perheeni jäsenet tietävät, mihin asiakirjakansioon tulee tarttua ennen asunnosta poistumista. Tällaisia ​​asiakirjoja ei välttämättä tarvitse säilyttää esimerkiksi sähkölaskujen vieressä, jos säilytystilaa on rajoitetusti.

Koska perheeseemme on kertynyt paljon asiakirjoja, jaoin ne luokkiin ja tein jokaiselle oman järjestäjän.

• Henkilöasiakirjat (passit, erilaiset todistukset jne.).
• Kiinteistö (kaikki asiakirjat asunnosta ja autosta)
• Lääketieteellinen
• Kodinkoneiden, kodinkoneiden ja huonekalujen asiakirjat (takuut, käyttöohjeet)
• Yhteiset maksut

• Kansiot renkailla (jokaiselle asiakirjatyypille - oma väri).
• Läpinäkyvät tiedostot asiakirjoille.
• Muoviset kirjekuoret painonapeilla tai vetoketjulla.
• Rei'ittäjä.
• Itsekiinnittyvät etiketit.
• Jakajat (voit tehdä ne itse värillisestä pahvista).

Laitoin jokaisen asiakirjan ja sen valokopion (varmuuden vuoksi) erilliseen tiedostoon ja laitoin rengaskansioon.

Erilaisia ​​"ei-muotoisia" asiakirjoja (kuten passeja, diplomeja, muovikortteja) on helpompi säilyttää muovitaskuissa, joissa on napit tai vetoketju. Tätä varten sinun on tehtävä reiät niiden pohjaan rei'itysrei'illä ja asetettava ne rengaskansioon.

Tarvittaessa ja asiakirjojen etsimisen helpottamiseksi voit lisätä jokaiseen kansioon monivärisiä erottimia, joita myydään myös monissa toimistotarvikekaupoissa. Tätä tarkoitusta varten käytin tavallista A4-väristä pahvia, joka oli lainattu pojaltani.

Myöhemmin, jotta et vain sinä, vaan myös kaikki perheenjäsenet voivat helposti löytää tarvittavat asiakirjat, merkitse ne. Tämä säästää aikaa oikean asiakirjan etsimiseen; sinun ei tarvitse lukea ja ottaa niitä esiin tiedostosta tai taskusta.

TÄRKEÄÄ TIETOA: huolehdi kopiot sinulle tärkeimmistä asiakirjoista, jotka säilytät kodin ulkopuolella odottamattomien tilanteiden varalta. Voit tehdä valokopioita vanhanaikaisesti ja antaa ne lähimmille sukulaisillesi säilytettäväksi. Mutta jos haluat pysyä ajan tasalla, on parempi valita pilvitallennus, kuten Google drive, Dropbox, iCloud, Evernote, Yandex disc, [email protected]. Otin kuvia asiakirjoista ja lähetin ne varastohuoneeseeni. Nyt minulla on pääsy niihin milloin tahansa ja missä tahansa päin maailmaa, missä on Internet.

Lisäksi tämä menetelmä soveltuu ihanteellisesti kuittien tallentamiseen pankkikuitteista säilytyskuitteihin, jotka yleensä haalistuvat ajan myötä. Ja niin valokuvaat ne ja lähetät ne tallennustilaan antamalla jokaiselle tiedostolle selkeän nimen, jolla se voidaan löytää nopeasti.

Kerron sinulle erikseen kuntien säilyttämisestä apu- ja asumispalveluista. Varovaisten arvioideni mukaan saamme kuukausittain 5-7 tällaista paperia, jotka on säilytettävä vähintään 3 vuotta. Kaiken tämän omaisuuden säilyttämiseksi valitsin salkkukansion, jossa on 12 muovitaskua. Jokaiseen taskuun mahtuu täydellisesti kaikki yhden vuoden kuitit. Kiinnitän samassa maksutarkoituksessa olevat kuitit yhdellä paperiliittimellä välttääkseni sekaannuksia useiden papereiden välillä samassa taskussa. Minulla on jokaisessa taskussa tarra, jotta tiedän, missä kuitit on säilytetty millekin ajanjaksolle.

"Lopulta järjestys ja vain järjestys luo vapautta. Epäjärjestys luo orjuutta"
Charles Peguy

Tällä artikkelilla avaan sivustolle uuden osion - "Otetaan asiat järjestykseen!"
Täällä julkaisemme artikkeleita ympärillämme olevan tilan järjestämisestä, optimoinnista ja purkamisesta - koti, työtoimisto, sähköinen tila (tietokone, jne.), paperit, vaatekaappi jne.

Julia Morgenstern väittää kirjassaan "Itseorganisaatio sisältä ulospäin", että ihminen ympäröi itsensä kaaoksella vain siksi, ettei hän ole oppinut järjestäytymään. Järjestäytyminen on yksinkertaisesti taito, joka voidaan ja pitäisi opetella.

Algoritmi kotitalouksien asiakirjojen järjestämiseen

1. Kaikkien papereiden luettelo.
Kerää tässä vaiheessa kaikki talon asiakirjat yhteen paikkaan ja lajittele ne kahteen ryhmään:
-roskat - lähetä roskakoriin (epäoleelliset tiedot, viimeinen käyttöpäivä on vanhentunut, arvoton jne.)
- tärkeä ja välttämätön - tulee säilyttää.
2. Lajittelu luokan mukaan.
Lajittelemme säilytykseen jättämämme asiakirjat luokkiin:
-rahoitusasiakirjat (käyttölaskut, lainaasiakirjat, verot)
-omaisuus (irtaimet ja kiinteät: asuntoasiakirjat, maa, auto jne.)
- henkilökohtaiset asiakirjat tai perheenjäsenten asiakirjat (passit, vakuutustodistukset, tutkintotodistukset, palkinnot, terveysasiakirjat jne.)
-ostettujen tavaroiden ohjeet, passit, kuitit ja takuut
-asiakirjat toiminta-alueista (harrastukset, taloudenhoito, koulutus, kehitys jne.)
Jos jossakin ehdotetuista luokista on suuri määrä asiakirjoja, on mahdollista valita erilliset alaluokat. Jos esimerkiksi perheellä on paljon lääketieteellisiä tai koulutusasiakirjoja, on parempi järjestää erillinen luokka "Lääketiede", "Koulutus", "Portfolio" jne.
Joten omassa versiossani erotin erillisiin säilytysluokkiin asiakirjat, jotka muodostavat perheeni jäsenten portfolion (palkinnot, todistukset jne.)
3. Toimistotarvikkeiden hankinta ja asiakirjojen säilytysjärjestelmän luominen.
Asiakirjojen lajittelun jälkeen tallennettava tilavuus selviää. Herää kysymys: "Mikä on paras tapa järjestää asiakirjojen tallennus?"
Varastointijärjestelmän on täytettävä seuraavat vaatimukset:
- mahtuu tarvittava määrä asiakirjoja;
-Helppo sijoittaa ja poistaa tarvittava asiakirja järjestelmästä.

"Pääsääntö: tietotallennusjärjestelmän tulee olla yksinkertainen kirjasto, ei muistutuksia toimista, projekteista, prioriteeteista." David Allen

Tämän säännön mukaisesti muistutukset laskujen maksamisesta tai tiettyjen asiakirjojen täyttämisestä tulee sisällyttää päiväkirjoihin, ei asiakirjojen säilytysjärjestelmään.

Nykyään asiakirjojen säilytykseen tarkoitettujen toimistotarvikkeiden valikoima on erittäin laaja. Itselleni päädyin säilytyskansioihin, joissa on kaksi rengasta ja kirjekuorikansiot, joiden avulla on helppo laittaa asiakirja kansioon ja ottaa se sieltä pois.

4. Asiakirjojen järjestäminen luokkiin.
Käsittelin jokaisen kategorian asiakirjoja: laitoin yksittäiset asiakirjat kansioihin, jotka yhdistin tietyn luokan nimen sisältäväksi tallennuskansioksi.
Jokaiseen kansioon kirjoitin, mitä siihen tarkalleen on tallennettu. Kirjasin päiväkirjaani laskun maksuajat ja muut muistutukset.

5. Asiakirjojen kääntäminen sähköiseen muotoon.
Nykyään tiedon tallentaminen sähköiseen muotoon on yhä tärkeämpää. Tämä vähentää tietojen käsittelyyn kuluvaa aikaa (ei tarvitse selata kansioita) ja mahdollistaa tietojen käytön ilman, että se on sidottu tiettyyn paikkaan, jossa asiakirja on tallennettu.
Kun olet järjestänyt asiakirjojasi, kysy itseltäsi: Mitä asiakirjoja voin tallentaa sähköisesti vaarantamatta näiden tietojen saatavuutta?
Itselleni päätin, että tästä lähtien säilytän verkkomaksujen talousasiakirjoja vain sähköisessä muodossa.

Siirsin Evernoteen muistiinpanoiksi erilaisia ​​harrastuksia ja toiminta-aloja käsitteleviä papereita. Esimerkiksi puutarhanhoitoa koskevat paperit veivät reilusti tilaa ja ne säilytettiin kansiossa. Näitä olivat käsinkirjoitetut muistiinpanot ja painetut asiakirjat, kuvat jne. Tarkistin tämän koko massan arvon vielä kerran ja koonnut sen muistiinpanoiksi, jotka yhdistettiin yhdeksi muistikirjaksi Evernotessa. Nyt tämä tieto on minun saatavilla paitsi kotona, myös missä tahansa muualla, mikä on lisännyt kykyäni käyttää tietoja.

Pääsin eroon kulinaarisista resepteistä paperilla aiemmin, kirjoitin siitä. Nyt laitan myös yhä enemmän reseptejä Evernoteen. Myös hyödyllisiä materiaaleja terveellisistä elämäntavoista ja henkilökohtaisesta kehityksestä muutettiin sähköiseen muotoon.

Skannattu henkilökohtaisia ​​asiakirjoja palvelujen nopeaa käsittelyä varten ja sijoitettu ulkoiselle tietovälineelle (siirrettävälle levylle).

Jokaisen on itse päätettävä mieltymystensä ja kykyjensä mukaan, missä määrin siirtyy tiedon tallentamiseen sähköiseen muotoon. Omasta kokemuksestani sanon, että digitoitujen asiakirjojen käyttö on myös koulutettava taito ja tuo elämäämme monia lisähyötyjä. Mutta tämä on erillinen keskustelunaihe...

Olen iloinen, jos kokemukseni muuttuu PÄÄTÖKSESSÄSI elämän tehtäviä!

Tehokas puhdistus sisältää vain kaksi tärkeää vaihetta:

päästä eroon siitä, mitä et tarvitse, ja päätä, missä säilytät tarvitsemasi.

Marie Kondo

Päätetään heti, kenelle artikkeli on osoitettu. Se on tarkoitettu ensisijaisesti niille, joille on kertynyt paljon erilaisia ​​papereita, kuitteja, esitteitä ja muuta vastaavaa. Kaikentyyppiset muusikot, runoilijat, toimittajat ja suunnittelijat lukevat eivätkä valita katsoessaan erilaisten lehtien vuoria. Kuka muu kysyy itseltään kysymyksiä: miten asiakirjoja säilytetään? missä asiakirjoja säilytetään? Ehdotan, että käsittelen ne (vuoret) lopullisesti. Artikkeli asioiden laittamisesta järjestykseen, asiakirjojen säilyttämiseen ja yleensä kaiken systematisoinnista.

Osa 1

Jos joku ei tiedä, mikään tässä elämässä ei tapahdu turhaan. Vaikka se on satunnainen yllätys. Yksi näennäisesti nuhjuinen seikka, niin pieni episodi, sisältää joskus kohtalokkaita tapahtumia. Tämä tapahtui myös minulle. Niin.

Menetin korkeakoulututkintoni. En muista milloin, missä ja missä olosuhteissa näin hänet viimeksi. Monen vuoden ajan en ylpeile siitä missään, työskentelen yhdessä paikassa, minua ei ole valittu mihinkään. Siitä on ote, on valokopioita, on notaarin oikeaksi todistama kopio. Ei diplomia. Kuukausi sitten tarkastin kaikki paperini läpi enkä löytänyt niitä. Mutta laitoin asiat järjestykseen (kuten minusta silloin näytti). Eräänä päivänä, kun minulle valkeni, että olin menettänyt hänet lopullisesti, olin hyvin järkyttynyt. Ahdistunut, ikään kuin hän olisi unohtanut tehdä jotain hyvin tärkeää. Ja hyvästä syystä, kuten kävi ilmi. Sitten seurasi tapahtumaketju, josta tuli syy tämän opuksen kirjoittamiseen.

Poikkeama nro 1. Epäloogista.

Koska olen kiinnostunut tekstinkirjoittamisesta ja käyn joskus freelance-pörsseissä, joissa näin artikkelin "Suosituksia asiakirjojen säilyttämiseen". Jokin napsahti päässäni. Tämä on mielestäni juuri sitä mitä tarvitsen. Koska kannatan tätä upeaa sivustoa nuorille (ja ei niin nuorille) kotiäidille, päätin, että artikkeli asiakirjojen oikeasta säilyttämisestä ei olisi tarpeeton täällä.

Artikkelin ilmoitus oli tavanomainen: se lupasi olla informatiivinen ja kiinnostava, kiehtova lukutaitoisella tekstillä, joka on jaettu loogisiin kappaleisiin. Olosuhteiden lämmittämänä ostajana ostin sen. Artikkeli oli edullinen. Niille, jotka eivät tiedä, artikkelin koko teksti on luettavissa vasta maksun jälkeen, minkä tein minuutissa.

Itse teksti yllätti minut aluksi. Suora lukutaidottomuus esiintyi rinnakkain täydellisen hölynpölyn kanssa. Rehellisesti sanottuna en ole sellainen ihminen, joka elää illuusioiden vankeudessa, tiedän ihmisistä paljon ja henkilöstövalinnalla työskentely on pelastanut minut ruusunvärisiltä lasilta. Mutta minäkään en tiennyt, että tässä paikassa ihmiset pystyivät "työntämään" sellaisia ​​asioita. Periaatteessa koko teksti olisi mahdollista sijoittaa tänne, usko minua, se kannattaa. Mutta en käytä sitä liikaa ja ilahdun sinua muutamalla lauseella. "Usein asiakirjaa etsiessään joutuu etsimään tarvittavia papereita pitkään." Ei voi kiistää, että kun yrität löytää sitä, sinun on etsittävä. "Tarvitaan myös pieniä kirjekuoren muotoisia kansioita ja joitain rei'ittäjiä." Viileä. Jos se oli vain "rei'itys", päätin, että se oli vain kirjoitusvirhe, mutta useita! "Seuraavaksi se on vieläkin helpompaa - tee vain rei'itys ja lävistä kirjekuoret." ”Lisäksi kirjekuorien muodon ansiosta voit helposti vetää tarvittavat paperit esiin. Keppiä ei tarvitse vetää ulos renkaasta." Ei kommentteja. Ja lopuksi: "Hyvä vaihtoehto on pitää asiakirjat sukulaisten luona." Neuvo on kyseenalainen, en tiedä kuinka moni on valmis käyttämään sitä.

Ostin tämän hauskan artikkelin penneillä, mutta ilo, jonka sain, oli kaksikymmentä dollaria, ei vähempää.

Retriitti nro 2. Looginen.

Joten koska artikkelin lähettäminen tässä muodossa olisi epäkunnioituksen huippu teitä kohtaan, hyvät lukijat, päätin ymmärtää aiheen itse ja kirjoittaa artikkelin. Asiaa viivyttelemättä avasin samana päivänä Google-hakukoneen ja kirjoitin lauseen "Kuinka tallentaa asiakirjoja". Olin täynnä kaikenlaisia ​​neuvoja, videoita ja valokuvia. Vietettyään noin kaksi tuntia arvosteluun, haluan kertoa sinulle seuraavan: Internet on kauhea asia, kaikki varastavat toisiltaan, ei vain teemoja ja valokuvia, melkein kaikkialla on jatkuva halpa uudelleenkirjoitus. Ja se on kauheaa. Muuten, löysin ostamani tekstin, vaikkakin sopivammassa versiossa, kolmelta muulta sivustolta. En tiedä kuka löi ketä.

Enemmän tai vähemmän kiinnostavat sivustot ja blogit tästä aiheesta alkoivat paljon kauempana Googlen eturivistä. Tiedä tämä (!). Pidin jopa joistakin niistä. Esimerkiksi tämä http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. On heti selvää, että valoisa, rehellinen ja luova henkilö on mukana siinä. Nimeni on Masha. Mutta suurin osa paperien säilytystä käsittelevistä artikkeleista minusta näytti olevan pääasiassa motivoivaa. Mutta tämä on myös hyvä.

Retriitti nro 3. Henkilökohtainen.

Jos lähellä on kaksi kauppaa, joista toisessa on muodikkaita, kauniita vaatteita ja suuria alennuksia ja toisessa toimistotarvikeliike, menen ensin toiseen. Koska ihailen paperitavaramyymälä s. Paperinen sielu. Tämän tarkoituksena on tehdä selväksi, missä minulla on niin paljon toimistotarvikkeita kotona. Mutta tästä huolimatta paperini, mukaan lukien asiakirjat, vaikka ne olivat aina yhdessä paikassa ja näyttivät olevan jopa lajiteltuja, joskus ei ollut helppoa löytää nopeasti tarvitsemaani. Kohtalo päätti antaa minulle oppitunnin, ja jo kahden päivän jälkeen tein sen, mikä olisi pitänyt tehdä kauan sitten.

Lisäksi kirjoitan joskus artikkeleita paikallisiin sanomalehtiin, joten kaupunkipainolla on jo pitkään ollut oma henkilö, sieltä minulla on kasa leikattuja pienikokoisia itseliimautuvia (ne ovat pakkauksissa siellä roskakorissa), jota käytän kaikkialla. En tiedä kuinka ihmiset elävät ilman niitä.

Kaiken edellä mainitun perusteella päätin kirjoittaa tämän melko monumentaalisen teoksen. Tämä ei ole vain arvostelu. Täällä yritin tiivistää kaiken, mutta myös tuoda esiin paljon henkilökohtaista kokemustani ja pahentanut sitä emotionaalisilla lisäyksillä. Toivon, että artikkeli löytää vastauksen niiltä, ​​jotka "eivät näe valkoista valoa" papereiden runsauden vuoksi, eivät tiedä mistä aloittaa ja mihin juosta, sekä niiltä, ​​jotka haluavat löytää jonkin asiakirjan tai vain paperille arvokasta tietoa pöytänsä, kaappiensa ja laatikoidensa syvyyksissä. Kaikkeen alla kirjoitettuun ei tietenkään vaadita tekijänoikeuksia, mutta usko minua, tällaista ei löydy mistään. Joten mene eteenpäin.

Päävaiheet matkalla tilaukseen

Et koskaan saa kotiasi kuntoon,

jos siivoat puolimielisesti.

Marie Kondo

Arvioi katastrofin laajuus

Ensin sinun on löydettävä pinta, johon kaikki paperit mahtuvat. Ehdottomasti tarvitset pöydän, tai ehkä useammankin, tai jakkarat, myös sohva sopii, tai ehkä olisi parempi istua lattialla. Ja myös arvioi, kuinka kauan jäsennystyö voi kestää. Jos huomaat, että et pysty suorittamaan analyysiä yhdellä kertaa, on parempi ajoittaa tapahtuma uudelleen. Ja tärkein ehto on, ettei kukaan puutu.

Kaikenlaiset paperit - pinossa!

Aseta kaikki suunnittelemasi valmiille alustalle kerralla. Esimerkiksi, jos kaikki on kunnossa valokuvien tai reseptien kanssa, anna niiden olla siellä äläkä koske niihin. Miksi tehdä ylimääräistä työtä!

Retriitti nro 3 Emotionaalinen.

Oi tytöt, teillä on onnea. No, kukaan ei voi kirjoittaa tästä paremmin kuin minä. Miksi? Älykkäät eivät tuhlaa aikaansa kuvailemaan, kuinka he säilyttävät papereita (ajattele: osaamista), kun taas muilla ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi papereita tarjotakseen jotain hyödyllistä. Lyhyesti sanottuna, lue eteenpäin.

Rehellisesti sanottuna, jos en olisi lukenut ja katsonut sitä viikkoa aikaisemmin (ja mikä otsikko!), en olisi aloittanut näin laajaa tapahtumaa. Ja tälle artikkelille ei varmasti olisi mitään perustetta. Lähestymistapa liiketoimintaan, periaatteet ja menetelmät, joita Marie ehdotti bestsellerissään, saivat elävän vastauksen sielussani. Vaikka myönnänkin, en ole koskaan ollut pakkomielle siivoamiseen, enkä nyt ymmärrä eritasoisia perfektionisteja, jotka tuhlaavat nuoruuden energiaansa näin tylsisiin asioihin. Mutta kunnioitan ja rakastan järjestystä.

Joten Marie kirjoittaa: "Siivous on erityinen, kerran elämässä tapahtuva tapahtuma." Outo ja yhtä kiistanalainen lausunto. Japanilaisilla asiat ovat ilmeisesti hieman erilaisia. Jos talossa asuu enemmän kuin kaksi ihmistä, kaikki eivät todennäköisesti noudata tiukkoja sääntöjä. Mutta tähän on pyrittävä. Kerran ja ikuisesti laitan kaiken paikoilleen, ja sitten jää vain laittaa kaikki paikoilleen.

Vaikea uskoa, mutta tästä siivouksesta tuli minulle todellinen loma, enkä tietenkään ole koskaan laittanut asioita näin järjestykseen. Voin verrata mielentilaani pääsiäiseen tai uuteen vuoteen valmistautumiseen 31. joulukuuta. Joka tapauksessa tulevan loman iloinen tunne täyttää sielusi ja luot väsymättä. Kyllä, en sanonut, että kaikki tämä tapahtui Scorpions-ryhmän kuolemattomien luomusten taustalla. "Rakkaus, rakkaus pitää meidät hengissä", Klaus Meine on sanonut monta vuotta, mikä käännettynä tarkoittaa "rakkaus, rakkaus pitää meidät hengissä". Ilmaistakaamme uudelleen: järjestys, ja vain järjestys pelastaa henkemme.

Arvopapereita on käsiteltävä varoen, koska vauriot voivat johtaa moniin haitallisiin seurauksiin. Kestää aikaa toipua. Tämän estämiseksi on varmistettava asiakirjojen asianmukainen säilytys kotona. Voit tehdä tämän käyttämällä erilaisia ​​​​menetelmiä.

Tallennusominaisuudet

Asiakirjojen säilytyksen järjestämisellä kotona on omat ominaisuutensa. Turvallisuudesta tulee pitää huolta. Paperit tulee piilottaa näkyviltä ja suojata myös vaurioilta. Jos lapset asuvat talossa, asiakirjat on sijoitettava niin, etteivät he pääse niihin käsiksi. Voit valita kotiisi kassakaapit sekä välitasot ja yläkaappihyllyt.

Huomaa, että työpöytä ei ole turvallinen paikka. Vahingossa läikkynyt kahvi tai vedot voivat vahingoittaa paperia. Mutta jos ne sijoitetaan laatikoihin, joissa on avain tai salainen pohja, tämä suojaa niitä vaurioilta.

Missä asiakirjoja säilytetään kotona? Vaihtoehtoja on monia, mutta muista, että sijainnin on oltava omistajan saatavilla. Usein tulee tilanteita, joissa on kiireesti hankittava paperit. Hätätilanteessa joka sekunti on tärkeä. Nyt tähän on toiminnallisia sisustuselementtejä, mukaan lukien erityiset piilopaikat. Ne ovat hyllyjä laatikoineen, kassakaapit, hyllyt.

Asiakirjojen lajittelu

Paperit voidaan jakaa seuraavien kriteerien mukaan:

• Asuntoon. Siellä säilytetään kuitit vedestä, kaasusta ja sähköstä.
• Yhteys. Tämä osio sisältää puhelimen, television ja Internetin sopimukset ja kuitit.
• Lainat. Tämä sisältää sopimukset ja shekit.
• Sosiaalipalvelut. Jos näiden organisaatioiden palveluita käytetään, niiden asiakirjat tulee sijoittaa erikseen.
• Kopioita. Asiakirjoista kannattaa tehdä 5 kopiota. Vielä parempi, skannaa ne.
• Henkilökohtaiset asiakirjat. Tämä sisältää passit ja todistukset.
• Lääke. Terveyteen liittyvät paperit on taitettava erikseen.
• Kuvat. Ne on asetettava kirjekuoreen.
• Ohjeet ja takuut. Tarvittaessa löydät aina tarvitsemasi paperin;
• Harvoin käytetyt asiakirjat.

Pienkokoiset asiakirjat ovat yleensä kovakantisia. Jos niitä käytetään usein, esimerkiksi passeja, henkilöllisyystodistuksia, sinun tulee tallentaa ne pieneen kansioon, jossa on välilevyt.

Asiakirjojen säilytysvaihtoehdot

Jos sinulla on paljon arvopapereita, herää kysymys: kuinka asiakirjoja säilytetään kotona? Ideat voivat olla erilaisia, tärkeintä on, että kaikki on kunnossa. Muuten etsimiseen kuluu paljon aikaa.

Säilytykseen käytetään kassakaapit, kansiot ja kaapit. Paperit tulee sijoittaa niihin halutun kriteerin mukaan: käyttötarkoitus, päivämäärä tai tyyppi. Tämä helpottaa tarvitsemasi paperin löytämistä.

Kansiot

Kansiota asiakirjojen säilyttämiseen kotona pidetään erinomaisena valintana. Siihen mahtuu paljon tiedostoja ja papereita. Suurin osa näistä tuotteista on A4-kokoisia, joten ne sopivat erinomaisesti sertifikaattien, sertifikaattien ja sopimusten säilyttämiseen.

Mukavuuden vuoksi voit merkitä asiakirjoihin merkintöjä, esimerkiksi "työ", "pankki", "asunto". Tämä helpottaa vaaditun asiakirjan löytämistä. Voit sisällyttää luettelon ensimmäisen tiedoston kaikesta sisällöstä. Sekit ja kuitit kannattaa liimata A4-arkeille. On parempi korjata kulma, jotta asiakirja ei pilaa.

Salkku

Asiakirjojen säilyttäminen kotona voidaan tehdä käyttämällä erityistä salkkua. Siinä on yleensä monta lokeroa. Tuotteen voi ostaa paperitavaraliikkeestä. Näitä laitteita on saatavana eri malleina, mukaan lukien klassiset ja alkuperäiset. Ei tule olemaan vaikeaa valita oikea.

Salkkukansio asiakirjojen säilyttämiseen kotona voi sisältää erilaisia ​​papereita. Haittapuolena on kyvyttömyys kääntää sivuja ja selata vapaasti. Siksi mukavuuden vuoksi on suositeltavaa luoda merkintöjä ja muistiinpanoja.

Valokuva-albumit

Asiakirjojen säilyttäminen kotona on myös mahdollista näissä laitteissa. Niissä on oltava magneettilevyt. Ne voivat sisältää esimerkiksi maksukuitit, joiden kiinnittämiseen ei tarvita liimaa. Jokaisella paperilla on paikka muistiinpanoille, mikä on erittäin kätevää.

Kirjekuoret

Paperiset "taskut" sopivat erinomaisesti arkistoon lähetettävän dokumentaation säilyttämiseen. Tällaisia ​​papereita tarvitaan harvoin, ja on liian aikaista tai et halua heittää niitä pois. Kun merkintä on tehty, voit asettaa sen laatikkoon tai hyllylle.

Voit tehdä kirjekuoria itse. Tätä varten käytetään vahvaa paperia, liimaa ja tarvikkeita. Lopputulos on käytännöllinen, jos käytät mielikuvitustasi ja teet työn tehokkaasti. Tällaisella kirjekuorella sinun ei tarvitse huolehtia paperien eheydestä.

Laatikot

Niitä käytetään monien asioiden säilyttämiseen, eivätkä asiakirjat ole poikkeus. Niihin voi laittaa paljon papereita, sinun on vain järjestettävä ne oikein, jotta löydät tarvitsemasi milloin tahansa. On suositeltavaa lajitella ne ensin kansioihin.

Passien, diplomaattien ja muiden epätyypillisten asiakirjojen säilyttämiseksi kovissa kansissa on parempi käyttää paksua kirjekuorta. Nykyään myynnissä on monia muita lisävarusteita, joista monet ovat jopa lukittuja. Kotona olevaa asiakirjojen säilytyslaatikkoa pidetään myös kätevänä asiana, sillä se suojaa papereita helpolta pääsyltä.

Kassakaapit

Kodin kassakaapit pidetään luotettavimpina laitteina. Sinne voi laittaa työkirjoja, rahaa ja postimerkkejä. Joissakin malleissa on useita soluja, joiden avulla voit sijoittaa paljon arvoesineitä.

Kun ostat tämän laitteen, ota huomioon seuraavat seikat:

• Tilavuus, hyllyt, kassalaatikko.
• Mitat, paino.
• Näkymä linnalle.

On kassakaapit elektronisilla tai avainlukoilla, mikä tekee asiakirjojen säilyttämisestä kotona turvallista. Sinun on syötettävä koodi itse. Avaimella avautuvan kassakaapin hinta on hieman halvempi. Jos useat ihmiset pääsevät käyttämään laitetta, sinun tulee valita avaimilla varustettu laite.

Kassakaapeissa on useita hyllyjä, jotka voidaan kiinnittää eri korkeuksille kansioiden kätevää säilytystä varten. Joissakin laitteissa on sisäiset lokerot postimerkkejä varten. Sinun tulisi valita laitteet, joilla on sertifikaatti, koska tämä vahvistaa niiden laadun.

Ennen kuin luot asiakirjojen päätietokannan, luo varmuuskopio. Sähköisten asiakirjojen tallentamisessa tärkeintä on tallentaa kaikki tiedostot siltä varalta, että kovalevy hajoaa, tietokone varastetaan tai salasana katoaa. Osta kannettava levyasema tai pilvitallennusjärjestelmä.

• On parasta luoda kaksi varmuuskopioiden tallennustietokantaa. Jos et käytä paperisia asiakirjoja, tarvitset sekä paikallisen että etävarmuuskopion siltä varalta, että toimistollesi tai tietokoneellesi tapahtuu jotain.

Päivitä koko tietokoneesi ja/tai verkkosivustosi varmuuskopiojärjestelmä joka päivä. Niiden, jotka lataavat paljon tietoa päivässä, on syötettävä tiedot varmuuskopiojärjestelmään tunnin välein.

Osta skanneri, jonka voit liittää tietokoneeseen. Skannaa jokainen uusi tärkeä asiakirja, luo sähköinen versio ja sijoita se sähköiseen tietokantaan. Jos haluat tallentaa suuren määrän asiakirjoja sähköisesti, säästä aikaa ostamalla skanneri, jossa on automaattinen asiakirjansyöttölaite ja asiakirjan tallennusohjelmisto.

Säilytä sähköisen tietokannan salasana turvallisessa paikassa. Muista, että on turvallisempaa kirjoittaa se paperille ja laittaa se lompakkoon tai työpöydällesi kuin tallentaa asiakirjaan tietokoneellesi. On suurempi mahdollisuus, että hakkeri pääsee tietokoneellesi kuin toimistoosi.

Päätä, haluatko käyttää ohjelmistoa vai et. Jos haluat hallita kaikkia tiedostojasi suoraan, sinun tulee yksinkertaisesti luoda ja järjestää kansioita ja alikansioita tietokoneesi kiintolevylle. Jos haluat käyttää valmiiksi rakennettua asiakirjanhallintajärjestelmää, osta OCR-asiakirjojen skannaus- ja järjestelyohjelma.

• Optinen merkintunnistusominaisuus tarjoaa mahdollisuuden etsiä luotuja asiakirjoja. Tietokone pystyy lukemaan asiakirjoja, kun syötät hakutermejä ohjelmaan.
• Optisten merkintunnistusjärjestelmien avulla voit etsiä asiakirjoja niissä mahdollisesti olevien sanojen avulla, kuten myymälän nimi tai tekstitys.

Luo standardi asiakirjan nimeämisjärjestelmä. Nimeä jokainen asiakirja samalla tavalla, mukaan lukien aihe, päivämäärä ja muut tärkeät tiedot. Kuitissa tulee esimerkiksi olla liikkeen nimi, päivämäärä ja ostettu tuote.

Järjestä kansiosi ja alikansiosi. Jos käytät kansioita tietojen tallentamiseen dokumentinhallintajärjestelmän sijaan, sinun on erotettava ne päivämäärän, aiheen tai projektin mukaan. Luo uusi kansioiden alaluokka järjestääksesi ne, joissa on liikaa asiakirjoja.

Aiheeseen liittyvät materiaalit:

1. Poista roska kotoa: Järjestelmä tärkeiden asiakirjojen tallentamiseen
2. Missä asiakirjoja säilytetään kotona
3. Miksi haaveilet vauvoista?
4. Visuaalisen havainnon kehittäminen vanhemmilla esikouluikäisillä lapsilla, joilla on näkövamma, didaktisten pelien avulla