Zamjenik generalnog direktora Taxkom doo
Velika većina računovođa koristi specijalizovane kompjuterske programe i podnosi elektronske izvještaje poreznoj upravi i fondovima. Pa zašto ne komunicirate „elektronski“ sa svojim partnerima? Zašto štampati hrpe papira kada možete kreirati i čuvati elektronske dokumente? Kako to učiniti, rekla nam je kompanija koja pruža usluge elektronskog upravljanja dokumentima.
Igore Vladimiroviču, recite nam šta je elektronsko upravljanje dokumentima?
I.V. Murashkintsev: Elektronsko upravljanje dokumentima je način organizovanja rada sa dokumentima, kada se najveći deo njihovih originala generiše u elektronskom obliku, bez upotrebe papirnih medija. Napominjemo da se takvim protokom dokumenata stvaraju originali u elektronskom obliku, a ne samo elektronske kopije papirnih dokumenata. Elektronski dokumenti u odobrenim formatima mogu se sastaviti u većini računovodstvenih programa. Ali da bi elektronski dokument bio pravno značajan, ne samo da mora biti u skladu sa odobrenim formatima i imati obavezne podatke, već mora biti i potpisan elektronskim potpisom.
Nakon kreiranja dokumenta, možete ga odmah potpisati elektronskim potpisom u mnogim, iako ne svim, računovodstvenim programima.
Ako se elektronski dokument šalje drugoj strani, isti se mora poslati u skladu sa procedurom za razmjenu elektronskih dokumenata.
Kakva je to procedura za razmjenu elektronskih dokumenata? Koju vrstu elektronskog potpisa treba potpisati elektronski dokument?
Zahvaljujemo se glavnom računovođi DOO “Firma “ANIS-98”” na predloženoj temi intervjua Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva grad.
I.V. Murashkintsev: Ovaj redoslijed će se razlikovati za različite dokumente. Elektronske fakture imaju posebne, strože zahtjeve. Moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom i poslati preko operatera za upravljanje elektronskim dokumentima Narudžba, odobreno. Naredbom Ministarstva finansija od 25. aprila 2011. godine broj 50n.
Unaprijeđeni kvalifikovani elektronski potpis je analogni pečatu organizacije uz potpis odgovorne osobe. Prati ga kvalifikovani sertifikat ključa za verifikaciju. Samo akreditovani sertifikacioni centri mogu da izdaju takve elektronske potpise Zakon od 04.06.2011. br. 63-FZ. Dokumenti koji su potpisani elektronskim digitalnim potpisom po starom Zakonu o EDS-u, koji više neće važiti od 1. Zakon od 10. januara 2002. br. 1-FZ, smatraju se potpisanim poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom.
U određenim industrijama, na primjer u proizvodnji nakita, preporučljivo je prenijeti preko operatera ne samo eksterne, već i neke interne dokumente organizacije. Interni dokumenti obično ne moraju biti potpisani poboljšanim kvalifikovanim potpisom. Po nahođenju same organizacije, pojačan nekvalifikovani ili čak jednostavan elektronski potpis može biti dovoljan.
Unaprijeđene nekvalifikovane potpise izdaju i certifikacijski centri, a oni mogu biti jeftiniji od kvalifikovanih. Jednostavan potpis je šifra ili lozinka koja vam omogućava da identifikujete kreatora dokumenta. Takav potpis možete dodati pomoću kompjuterskog programa, a to će zahtijevati manje troškova od kupovine poboljšanog potpisa.
Eksterni dokumenti, osim faktura, mogu se slati drugim ugovornim stranama jednostavnom e-poštom. Po dogovoru strana, mogu se potpisati ili poboljšanim kvalifikovanim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom. Ali korištenje posebnog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima je praktičnije, jer vam omogućava da odmah primite obavijest da je vaš partner primio dokument. On, pak, može to odmah potpisati i poslati vam.
Koji je najbolji način za početak implementacije elektronskog upravljanja dokumentima?
I.V. Murashkintsev: Tipično, kompanije koje imaju mnogo partnera i veliki obim eksternog toka dokumenata odlučuju da pređu na korišćenje elektronskih dokumenata. Budući da je razmjena elektronskih dokumenata, posebno faktura, moguća samo uz zajednički dogovor strana klauzula 1 čl. 169 Poreski zakon Ruske Federacije, zatim prvo trebate razgovarati o mogućnosti prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima sa svojim redovnim partnerima. Zatim morate odabrati operatera za upravljanje elektronskim dokumentima i sklopiti ugovor s njim. Spisak operatera za upravljanje elektronskim dokumentima uključenih u Mrežu poverenja Federalne poreske službe je objavljen na Web stranica Federalne porezne službe .
Na koje kriterije treba obratiti pažnju pri odabiru operatera?
I.V. Murashkintsev: Operatori za upravljanje elektronskim dokumentima u pravilu pružaju mogućnost razmjene elektronskih dokumenata sa nekoliko strana u test modu. Tokom ovakvog „probnog rada“ moći ćete da shvatite koji interfejs vam je pogodniji i da li će biti lako kombinovati vaš računovodstveni program sa sistemom upravljanja dokumentima operatera.
Što je teže kombinovati računovodstveni program sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima, to će biti veći trošak implementacije sistema. Obratite pažnju i na cijenu slanja elektronskih dokumenata. Obično se prosljeđivanje plaća na isti način kao u mobilnim komunikacijama: plaća „pozivalac“, odnosno pošiljalac elektronskog dokumenta. Elektronski dokumenti se često moraju slati u kompletu. U tom slučaju može doći do naknade za slanje paketa dokumenata, na primjer računa i potvrde o završenom poslu ili fakture.
Da li je potrebno istovremeno sklapati ugovor sa certifikacijskim centrom - organizacijom koja izdaje elektronske potpise?
I.V. Murashkintsev: Ovo je obavezno za eksterni protok dokumenata. Certifikacijski centar mora svim učesnicima u toku dokumenata obezbijediti elektronske potpise. Kompanije koje dostavljaju izvještaje elektronskim putem već su zaključile takve ugovore. Ako koristite samo interni tok dokumenata, onda to zavisi od vaše želje. Interni dokumenti se mogu potpisati jednostavnim elektronskim potpisom iu tom slučaju nema potrebe za sklapanjem ugovora sa sertifikacionim tijelom.
Mogu li druge strane koristiti različite sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima? Ili je moguće primiti dokumente samo ako ih je partner poslao preko istog operatera?
I.V. Murashkintsev: Trenutno, nažalost, ne postoji interni roming između operatera. Stoga, da biste primili dokumente, morate se povezati na istog operatera kao i kompanija koja šalje dokumente. Dakle, ako vaše druge ugovorne strane rade preko različitih operatera, da biste razmijenili dokumente sa drugim ugovornim stranama, morat ćete sklopiti ugovor sa svakim od operatera.
Nadamo se da će roming raditi u toku ove godine i tada će biti moguće prihvatiti dokumente poslate preko drugih operatera.
Da li je potrebno posebno predvideti upotrebu elektronskog sistema za upravljanje dokumentima u ugovorima sa drugim ugovornim stranama?
I.V. Murashkintsev: Ne, ne morate ovo da radite. Dovoljno je razmjenjivati redovne mejlove (ne moraju biti ovjereni elektronskim potpisom) ili papirna pisma faksom, gdje je potvrđena saglasnost za korištenje elektronskih dokumenata Dopis Ministarstva finansija od 01.08.2011. godine broj 03-07-09/26. Ili, na primjer, jedna od ugovornih strana može pozvati drugu preko svog operatera, kao što se dešava kada poziva "prijatelje" na društvenim mrežama, a druga može prihvatiti ovaj poziv. Međutim, ako vaša druga ugovorna strana ne želi da prima dokumente elektronskim putem, moraćete da nastavite da im šaljete papirna dokumenta.
Pa, dogovorili smo se sa našim partnerima, izabrali operatera ili čak nekoliko operatera. Šta dalje?
I.V. Murashkintsev: Sada moramo prilagoditi poslovne procese kompanije implementaciji elektronskog upravljanja dokumentima pri radu sa izvođačima:
izradi i odobri proceduru za elektronsko upravljanje dokumentima;
imenovati odgovorne za njegovo održavanje;
organizovati elektronsku arhivu primljenih i poslatih dokumenata;
u računovodstvenoj politici propisati pravila za kreiranje, prijem i čuvanje elektronskih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektronskih dokumenata.Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektronskih dokumenata mora imati elektronski potpis, jer ne možete prenijeti svoj potpis na druga lica.
Da li trebam da štampam i čuvam elektronske dokumente u papirnom obliku?
I.V. Murashkintsev: Ne, nije neophodno, iako mnogi to i dalje rade na starinski način. Svi poslani i primljeni elektronski dokumenti čuvaju se u elektronskoj arhivi. A vaša elektronska arhiva treba da bude organizovana tako da po potrebi, na primer, na zahtev poreske inspekcije, možete brzo pronaći tražena dokumenta i poslati ih inspekciji elektronski, na isti način na koji se sada prenosi elektronsko prijavljivanje .
A ako poreska uprava ili revizor zatraže papirnu kopiju elektronskog dokumenta, da li će biti jasno da se radi o kopiji elektronskog dokumenta i da je elektronski dokument potpisan od strane stranaka?
I.V. Murashkintsev: Možete odštampati elektronski dokument i dobiti kopiju na papiru. Ova kopija će se automatski odštampati da je papirna kopija elektronskog dokumenta i original je elektronski potpisan od strane strana. Papirna kopija, ako je pravilno sačinjena, odnosno ovjerena potpisom i pečatom organizacije ili notarsko ovjerena, može se koristiti na isti način kao i kopija originalnog papirnog dokumenta.
Mogu li se svi dokumenti kreirati elektronskim putem?
I.V. Murashkintsev: Dokumenti se mogu kreirati u papirnom i elektronskom obliku. Ako je elektronski dokument potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, on je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom klauzula 5 čl. 9 Zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ; klauzula 1 čl. 6 Zakona od 04.06.2011. br. 63-FZ. Postoje elektronski formati koje je odobrila Federalna porezna služba za fakturu, tovarni list TORG-12 i potvrdu o završetku radova. Ostali dokumenti se mogu kreirati u bilo kojem formatu, kao što su tekst ili pdf.
Ali postoji dokument koji se mora sastaviti na papiru. Ovo je tovarni list. Još nije moguće obezbijediti mogućnost elektronskog čitanja tokom putovanja.
Osim toga, dokumenti koji regulišu odnos između poslodavca i zaposlenog, na primjer, prijava za posao, ugovor o radu, također moraju biti sastavljeni u papirnom obliku.
Koji su zahtjevi za opremu i računare priključene na sistem elektronskog upravljanja dokumentima?
I.V. Murashkintsev: Isto kao i za računare sa kojih se elektronsko prijavljivanje šalje poreskoj upravi i drugim regulatornim organima. Svako radno mjesto povezano sa sistemom za upravljanje elektronskim dokumentima mora imati stabilan internet kanal i instaliran program Crypto-Pro ili drugi sličan program za rad sa elektronskim ključevima.
Koje opasnosti mogu nastati prilikom kreiranja i slanja elektronskih dokumenata i kako ih izbjeći?
I.V. Murashkintsev: Po mom mišljenju, nema ozbiljnih opasnosti. Jedina stvar je da morate biti veoma oprezni, sve raditi na vreme i ne praviti greške u elektronskim dokumentima, posebno u fakturama. Propisi za izdavanje i slanje računa su veoma strogi. A da biste ispravili grešku u dostavljenoj fakturi, morate ponovo poslati ispravljenu fakturu.
Ali ne možete knjižiti novu fakturu koristeći datum koji je već prošao.
Kontinuirano numerisanje faktura se dešava u računovodstvenom programu. Nije bitno da li šaljete papirne ili elektronske račune i da li koristite jednog ili više operatera.
Koliki je okvirni trošak slanja i prijema elektronskog dokumenta?
I.V. Murashkintsev: Stabilna cijena ovih usluga na tržištu tek se pojavljuje. Danas se može kretati od 1 do 5 rubalja. za slanje jednog elektronskog dokumenta. Neki operateri dodatno naplaćuju pretplatu. Primanje elektronskih dokumenata je obično besplatno.
U svakom slučaju, jeftinije je od slanja dokumenata običnom poštom, posebno na velike udaljenosti. Plus, smanjenje troškova štampanja i skladištenja papirnih dokumenata.
Prema recenzijama kompanija koje su počele sa implementacijom elektronskog upravljanja dokumentima, uštede pri prelasku na razmjenu dokumenata sa drugim ugovornim stranama elektronski mogu iznositi oko 2% bruto prometa kompanije.
Interkorporativni tok dokumenata (eksterni elektronski tok dokumenata)Poglavlje 1. Prelazak na razmjenu elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama: odakle početi, šta treba da znate
Ekaterina MikheevaKarina Kassis
17. maj 2017. 14:43
Često se mnogo priča o elektronskom upravljanju dokumentima, ali je teško snaći se u velikom broju novih pojmova, a još teže razumjeti kako sve to funkcionira. Serija članaka “Računovođa i elektronski dokument” osmišljena je posebno da na pristupačnom jeziku ispriča sve što računovođa treba da zna o ovoj vrsti interakcije. Kako započeti razmjenu? Kako raditi sa elektronskim primarnim dokumentima i podnositi izvještaje u novom obliku? Odgovore na ova i druga pitanja naći ćete u našim izdanjima.
U prvom poglavlju ćemo govoriti o tome kako preći na elektronsku interakciju sa drugim ugovornim stranama i šta je potrebno za pokretanje razmjene.
Pogled odozgo: da li je potrebna promjena?
Računovodstvo je neraskidivo povezano sa protokom dokumenata. Šeme za rad sa papirnim dokumentima usavršavane su decenijama. Danas su ih zamijenili elektronski.
Pogledajmo trenutnu situaciju odozgo: mnoge kompanije djelimično ili potpuno automatizuju svoje interne poslovne procese implementacijom informacionih sistema. Ali funkcionisanje organizacije nije ograničeno na interne procese, takođe je neophodna interakcija sa partnerima.
Na primjer, nakon završetka poslovne transakcije, računovođa sastavlja izvještaj o završenom poslu u svom računovodstvenom sistemu, štampa ga i šalje poštom ili kurirskom službom. Druga strana, nakon što je primila dokument, skenira ga i unosi u informacioni sistem, ako postoji. Zatim računovođa ručno vrši unose u računovodstveni sistem i bez greške čuva original papira. Udoban?
Situacija je paradoksalna: unutrašnji procesi su optimizovani, ali eksterni nisu. Štaviše, ovo drugo dovodi do stvarnog minimiziranja troškova, kako materijalnih tako i vremenskih. Dostava papirnih dokumenata traje dragocjene dane i sedmice, dok se elektronski dokumenti prenose u roku od nekoliko minuta.
Metode razmjene
Dakle, odlučili ste da prenesete elektronske dokumente na svoju drugu stranu. Obje strane samostalno odlučuju kako će interakcija biti strukturirana. Postoje dvije glavne opcije:
● Razmijenite direktno sa drugom stranom Možete započeti sklapanjem predugovora koji detaljno opisuje proceduru i uslove postupka. Ukoliko obe ugovorne strane koriste poboljšani kvalifikovani elektronski potpis, onda ugovor ne mora biti zaključen u skladu sa tim, u drugim slučajevima je neophodan. Očigledna prednost ove opcije je da ne morate plaćati operaterima za slanje dokumenata, možete koristiti običnu e-poštu. Ali nije dozvoljeno slanje svih datoteka direktno drugoj strani.
● Druga opcija je razmjena faktura preko operatera elektronskog upravljanja dokumentima (EDO operater SF). Ova metoda je bolja, makar samo zato što se jednom povežete na mrežu operatera, pridružite se propisima razmjene i radite u servisu. Predstavnici EDI-ja Sjeverne flote imaju tehnološke, kadrovske i pravne mogućnosti da osiguraju legitimnu interakciju sa bilo kojim elektronskim dokumentima, i, što je najvažnije, da rade sa fakturama.
Često nas pitaju zašto nam je potreban operater ako možemo direktno zamijeniti? Prva i najvažnija stvar je da pri direktnoj razmjeni, odnosno bez učešća operatera, nećete moći razmjenjivati elektronske račune. Prema Naredbi Ministarstva finansija Rusije od 10. novembra 2015. br. 174n „O odobravanju Procedure za izdavanje i primanje računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala korišćenjem poboljšanog kvalifikovanog elektronskog potpisa“, razmjena elektronskih računa mora biti vrši preko EDI operatera SF, od kada po potrebi operater može potvrditi činjenicu izdavanja ili prijema ESF-a i drugih dokumenata.
Karina Kassis, analitičarSynerdocs.
Tri jednostavna koraka do EDI-ja
Razmjena elektronskih dokumenata preko EDF operatera SF je najprihvatljivija opcija, pa ćemo je detaljnije razmotriti. Da biste počeli raditi u odgovarajućoj službi, potrebno vam je:
● povežite se sa operaterom;
● kupite sertifikat elektronskog potpisa i alate za kriptografsku zaštitu (CIPF) ili elektronski potpis u oblaku (prilikom kupovine CIPF nije potreban), za detalje o njegovom korišćenju obratite se svom operateru;
● povežite druge strane uz pomoć operatera ili sami.
Stručnjaci EDO SF brinu o većini organizacijskih pitanja. Pružanje udobnog iskustva korisnicima je njihov glavni zadatak.
Povezivanje sa operaterom
Prije svega, kontaktirajte operatera, razgovarajte o cijeni i uvjetima povezivanja. Da biste se povezali na uslugu, morate se registrovati koristeći prijavu i lozinku ili certifikat za elektronski potpis. Za početak rada klijent mora prihvatiti pravila, potpisati licencni ugovor (javnu ponudu), odabrati tarifu i platiti fakturu.
Kupovina sertifikata elektronskog potpisa i sredstava kriptografske zaštite
Odgovarajuću dokumentaciju možete dobiti od bilo kojeg centra za sertifikaciju akreditovanog od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije (Lista akreditovanih CA). Često su to sami SF operateri protoka e-dokumenta. Druga opcija je da pružaju usluge certificiranja preko svojih partnera.
Prema Federalnom zakonu br. 63 „O elektronskom potpisu“, sertifikat elektronskog potpisa koji koristi kompanija (pravno lice) takođe identifikuje određenog pojedinca, ali deluje u ime kompanije na osnovu Povelje ili punomoćja. Naravno, sertifikati se ne mogu prenositi na druga lica. Ne možete dati da vam neko potpisuje autogram na dokumentima. Takođe, u skladu sa Naredbom broj 174n od 10. novembra 2015. godine, račun u elektronskom obliku koji se prenosi telekomunikacionim kanalima „smatra se da potiče od učesnika u elektronskom upravljanju dokumentima ako je potpisan pojačanim kvalifikovanim elektronskim potpisom ovlašćenog lica. koji pripada ovlaštenoj osobi učesnika.”
Karina Kassis, analitičarSynerdocs.
Elektronski potpis je određeni niz znakova koji je priložen dokumentu. Postoje tri vrste ES-a: jednostavni, poboljšani nekvalifikovani, poboljšani kvalifikovani.
Prema Federalnom zakonu br. 63 „O elektronskim potpisima“, dokument sa jednostavnim ili poboljšanim nekvalifikovanim elektronskim potpisom priznaje se kao ekvivalent papirnom dokumentu potpisanom rukom.
Unaprijeđeni kvalifikovani elektronski potpis je analogan rukom pisanom ili štampanom na papiru. To je u njegovom prisustvu Federalna poreska služba priznaje pravnu snagu dokumenta.
Alat za kriptografsku zaštitu informacija (CIPF) je poseban program koji šifrira i dešifruje prenesene podatke. U servisima razmjene potrebno je kreirati i verifikovati elektronske potpise. Licenca za pravo korištenja može se kupiti preko operatera. Takođe, neki od njih imaju mogućnost rada sa elektronskim potpisima u oblaku. Na primjer, Synerdocs pretplatnici ga mogu naručiti i aktivno ga koristiti za potpisivanje dokumenata u servisu.
Povezivanje ugovornih strana
Naravno, možete razmjenjivati elektronske dokumente samo sa onim suradnicima koji su već povezani na uslugu razmjene. Slično je i sa društvenim mrežama: nema smisla registrirati se ako tamo nema prijatelja. Međutim, drugi mogu pratiti vašu kompaniju u eksperimentiranju. Postoje situacije kada je ugovornim stranama potrebna samo dodatna motivacija, preferencijalni ili slobodan pristup neko vrijeme. EDO SF operater će vam pomoći da riješite sva vaša pitanja, jer je i sam zainteresiran za kvalitetnu podršku svojim korisnicima i povezivanje novih pretplatnika.
Nije važno koji EDF operator SF-a koristi druga strana, možete biti povezani s jednim operaterom, a druga strana s drugim. Danas brojni vodeći operateri razvijaju i aktivno koriste tehnologiju rominga. Također možete koristiti druge opcije za organiziranje interakcije sa drugim stranama.
Ako ste vi i vaša druga strana povezani na različite usluge i iz nekog razloga ne želite da koristite usluge nekoliko operatera za elektronsko upravljanje dokumentima, obratite pažnju na ovaj metod - možete kontaktirati svoje operatere s prijedlogom za uspostavljanje razmjene između njih.
Druga opcija je rad sa više operatera . Niko ne zabranjuje učesnicima berze da koriste usluge nekoliko kompanija. Vi se sami možete povezati sa brojnim operaterima ili ponuditi ovaj način rada drugoj strani, ako je to prikladno, naravno.
Umjesto zaključka
Hajde da ukratko sumiramo: šta računovođa treba da zna o tome kako započeti razmjenu elektronskih dokumenata sa drugim ugovornim stranama? Prvo, pravni značaj dokumenta je obezbeđen poboljšanim kvalifikovanim elektronskim potpisom. Drugo, EDF operater SF garantuje brzu isporuku i integritet elektronskog dokumenta. Treće, da biste pokrenuli razmjenu preko operatera, dovoljno je pristupiti propisima, kao i kupiti certifikat za elektronički potpis i, ako je potrebno, alat za kriptografsku zaštitu. Rješenje ostalih problema zapravo pada na ramena operatera. Četvrto, da biste započeli razmjenu putem njega, dovoljno je da se registrujete u servisu pomoću certifikata elektronskog potpisa, odaberete i platite odgovarajuću tarifu. Takođe možete da se registrujete koristeći login i lozinku, ova opcija registracije je besplatna, ne zahteva sertifikat i omogućava vam da procenite ključne mogućnosti Synerdocs web klijenta. Ali potpisivanje i slanje dokumenata moguće je samo u prvom slučaju.
U sljedećem broju
U drugom poglavlju, „Za računovođu o elektroničkim potpisima“, naučit ćete u kojim slučajevima još uvijek možete koristiti elektronski potpis. Također ćemo govoriti o tome kako razlikovati tri vrste potpisa jedan od drugog. Pogledajmo bliže mehanizam potpisivanja i saznajmo koji se elektronski dokument smatra pravno značajnim. A mi ćemo saznati šta učiniti da zadržimo njegovu snagu.
Home Implementirana rješenjaRazmjena elektronskih dokumenata između informacionih sistema prema CommerceML standardima
Prelaskom trgovinskih organizacija na računovodstvo korišćenjem računarske tehnologije, povećava se uloga razmene informacija u elektronskom obliku. Kompanija 1C, uz podršku tehničkih stručnjaka iz Microsoft Corporation, razvila je standarde za razmjenu komercijalnih informacija i XML shemu razmjene CommerceML. Upotreba otvorenih, općeprihvaćenih standarda za elektronsku razmjenu informacija može značajno smanjiti troškove organizacije informacijske interakcije objedinjavanjem razmjene komercijalnih informacija između različitih organizacija: kako onih koje posluju na tržištu internetske trgovine, tako i onih koje rade u oblasti tradicionalnih (off). -line) trgovina.
U programskim sistemima 1C:Enterprise 8 u skladu sa CommerceML standardima pripremljeni su elektronski katalozi, cjenovnici i dokumenti koji prate radnju trgovine narudžbama.
Katalozi, cjenovnici i dokumenti koji prate nalog trgovačke transakcije, primljeni elektronski i usklađeni sa CommerceML standardima, mogu se brzo učitati u informacijsku bazu podataka. Time se izbjegava dugotrajan ručni unos velikih količina informacija.
Programski sistem 1C:Enterprise 8 vam omogućava:
- Generirajte komercijalne ponude koristeći sam sistem na osnovu asortimana dostupnih u bazi informacija
- Objavite komercijalne ponude i kataloge na bilo kojoj web prodavnici koja podržava CommerceML standarde
- Analizirajte tržište na osnovu obrade strukturiranih informacija o proizvodu, ugovornim stranama, cijenama itd.
- Priprema i slanje elektronskih dokumenata u XML formatu razumljivom većini sistema
- Pošaljite cjenovnike organizacijama (klijentima, partnerima, itd.)
Mehanizmi za pripremu i objavljivanje komercijalnih ponuda i kataloga na web izlozima implementirani su u skladu sa CommerceML standardom, kako prvog tako i drugog izdanja. Ovo omogućava preduzećima da sačuvaju tehnologije koje već koriste prilikom implementacije konfiguracije i odaberu najpogodniji format.
Moguće je preuzeti podatke u formatu CommerceML standarda u XML fajl ili poslati takve podatke e-poštom.
Svaka kompanija, a posebno geografski raspoređena, snosi teret troškova kada koristi papirne medije u dokumentacionom toku sa svojim klijentima. Prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima (EDF) je logičan i važan korak u razvoju svakog preduzeća.
Prema studiji Mail.ru Group, oko 60% uredskih radnika koristi mobilne uređaje ne samo u lične svrhe, već i za obavljanje određenih radnih zadataka. Rad u kancelariji sa stolovima zatrpanim papirom postaje prošlost. Glavna prednost EDI sistema: kompanija smanjuje materijalne i vremenske troškove. Kada su svi dokumenti elektronski, nema smisla kopirati i štampati hrpe papira.
Danas je prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima korak na koji se neće odlučiti svaki menadžer. Prema mnogima, i dalje ima više „protiv“ nego „za“.
U našem materijalu sakupili smo najčešće argumente protiv prelaska na elektronsku razmjenu dokumenata. A o stvarnom stanju stvari i prednostima prelaska na elektronsko upravljanje dokumentima pokušali smo razgovarati sa izvođačima.
Mit 1. Rad na papiru je pouzdaniji. Ima pečat i potpis
Češće je raditi na papiru. Da, danas je dokument u ruci simbol zaključenog ugovora koji se može "dodirnuti". Mnogi ljudi iz vlastitog tužnog iskustva znaju da se papirni dokumenti mogu krivotvoriti. Rezultat: finansijski gubici, parnice i potrošeni živci i, na kraju, krah poslovanja.
Danas je elektronski potpis moderniji i sigurniji analog papirnog dokumenta. Elektronski potpis (ES) pravnog lica je šifrovani podatak koji se prilaže digitalnim dokumentima kako bi se potvrdilo autorstvo i autentičnost informacija. Zapravo, zamjenjuje uobičajeni svojeručni potpis i plavi pečat pravnog lica.
Uz pomoć digitalnih potpisa pravna lica mogu sklapati i raskinuti ugovore, razmjenjivati primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju sa klijentima i partnerima putem mreže podataka, dostavljati izvještaje državnim organima putem interneta, potvrđivati svoje autorstvo prilikom ovjeravanja raznih informacija itd.
Šta je važno znati pri odabiru prodavca elektronskog potpisa? Glavna stvar je dati prednost akreditovanim centrima za sertifikaciju, koji su među vodećima na ruskom tržištu. Obratite pažnju na sledeće: koliko godina sertifikacioni centar posluje na tržištu; saznati koliko je certifikata ključeva za elektronski potpis izdao u prošloj godini; ako na desetine hiljada, onda se niste prevarili.
Mit 2. Lakše mi je da ostanem organizovan sa papirnim dokumentima.
Koliko god optimisti i skeptici raspravljali o elektronskim dokumentima, niko ne poriče činjenicu da se velika većina kancelarijskih dokumenata kreira na kompjuterima. Razlozi za takvu bezuslovnu pobjedu informatičke tehnologije potpuno su jasni:
- elektronski dokumenti se lako kreiraju, uređuju, reprodukuju, distribuiraju i prosleđuju;
- u elektronskom obliku mnogo je lakše tražiti potrebne informacije, a kontekstualna pretraga pruža mogućnosti o kojima se može samo sanjati kada se radi o papirologiji;
- lakše i uz manje napora rješavaju se pitanja rezervacije informacija i dokumenata, kreiranje arhiva i fondova osiguranja itd.;
- U komercijalnim aktivnostima elektronski dokumenti, kada se pravilno koriste, omogućavaju značajno ubrzanje donošenja odluka i poboljšanje njihovog kvaliteta.
Mit 3. Bojim se da bi moja dokumenta mogla biti ukradena od strane kriminalaca ili da bi ih operater EDF-a mogao prenijeti trećim licima bez mog znanja.
Ako govorimo o elektronskom sistemu upravljanja dokumentima "Transkript" koji je razvio Taxnet, onda se u njemu podaci od jedne druge ugovorne strane prenose preko Interneta putem sigurnog HTTPS protokola. Pristup korisnika sistemu vrši se na dva načina - korišćenjem sertifikata kvalifikovanog elektronskog potpisa i upotrebom lozinke za prijavu. Isključeno je curenje podataka sa sistemskog servera: lozinke korisničkih naloga pohranjuju se u šifriranom obliku, a privatne ključeve certifikata za pristup pohranjuju sami korisnici. Dakle, ako korisnik sistema nikome ne prenese pristupne informacije, curenje informacija koje su mu prenesene biće isključeno.
Što se tiče skladištenja i prenosa posebno poverljivih informacija, specijalizovaniji proizvod u ovom slučaju je „cloud“ usluga „CRYPTOGRAMM“, koju je takođe razvio Taxnet. Usluga vam omogućava pohranjivanje dokumenata u sigurno skladište u oblaku, razmjenu informacija putem sigurnih komunikacijskih kanala, a također ima mogućnost daljinskog obavljanja kripto operacija. Takve operacije uključuju potpisivanje i šifriranje elektronskih dokumenata upućenih jednom ili više adresata, dešifriranje podataka i provjeru potpisa.
To znači da korisnik može lako provjeriti autentičnost i ispravnost bilo kojeg potpisanog elektronskog dokumenta. Osim toga, kao dodatni sigurnosni alat, servis koristi dvofaktorski sistem autentifikacije pomoću mobilnog uređaja, koji koristi dvije vrste faktora za pristup sistemu ili izvođenje posebno osjetljivih operacija.
Ali u svakom slučaju, svaki operater EDF-a odgovoran je za curenje informacija u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
Mit 4. EDI nije prikladan za nas, moji dobavljači koriste elektronske potpise različitih tijela za sertifikaciju
Za elektronsko upravljanje dokumentima potrebno je koristiti samo kvalifikovani elektronski potpis (Savezni zakon 63 „O elektronskom potpisu“). To što druge ugovorne strane imaju sertifikate izdate od strane različitih CA nije problem za implementaciju EDI. Na primjer, u sistemu "Transkript" moguće je koristiti kvalifikovane sertifikate koje izdaje bilo koje sertifikaciono telo (u daljem tekstu: CA) koje je uključeno u listu akreditovanih od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija.
Mit 5. Nećemo moći uspostaviti rad sa našim partnerima - ima ih oko hiljadu i nalaze se širom Ruske Federacije
Elektronska razmjena dokumenata je najbolje rješenje za kompanije sa velikim brojem stranaka.
prvo: Prelazak na elektronske dokumente sa papira će smanjiti vrijeme obrade i slanja dokumenata za 80%.
drugo: Elektronsko upravljanje dokumentima povećaće produktivnost vaših zaposlenih u radu sa dokumentima za 25%.
Treće, prilikom prelaska na sistem elektronske razmjene dokumenata Transkript, vrijeme obrade dokumenata i usklađivanja dokumenata od strane računovođa i menadžera će se smanjiti za 75%.
Ovi pokazatelji ukazuju da je ovo pravo rješenje za moderno poslovanje. Za rad u sistemu potreban vam je samo elektronski potpis i internet. Za početak, pozovite svoje partnere u sistem i priložite podsjetnik za registraciju u sistemu.
Svojim klijentima pružamo uzorke pozivnih pisama, upute za početak rada i potpuno besplatno pomažemo u postavljanju procesa razmjene dokumenata.
Mit 6. U EDI sistemima plaćate za svaki poslani dokument, pa zašto je to jeftinije od pošte?
Zaista, neke kompanije naplaćuju naknadu za svaki poslani dokument. U svojoj odluci uzeli smo u obzir činjenicu da bi prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima trebao biti finansijski koristan za naše klijente. U sistemu transkripta naplaćuje se naknada za paket poslanih dokumenata, što vam omogućava da značajno uštedite na razmjeni dokumenata.
Ali do 31. oktobra možete iskoristiti specijalnu ponudu i besplatno raditi u sistemu. Detalje možete pronaći na linku.
Mit 7. Ne vidim smisao u prelasku na EDI radi prijenosa akata i faktura
Kao što je već više puta napomenuto, prelazak na EDI je zaista zgodan i isplativ. Više ne morate gubiti vrijeme na pripremu i slanje dokumenata, a možete i mnogo uštedjeti eliminacijom veoma skupog procesa papirologije. Moći ćete uštedjeti na vremenu provedenom u razmjeni korespondencije, što će također povećati mobilnost i produktivnost Vaše kompanije. Budući da se EDI provodi vrlo brzo, osim toga neće biti ljudskog faktora, što smanjuje broj grešaka u elektronskim dokumentima na minimum.
Gotovo svaki dokument se može napraviti elektronski. Sistem transkripta omogućava im neformalni tok dokumenata (ugovori, važne komercijalne informacije, procjene i još mnogo toga).
Datoteke takvih dokumenata mogu biti bilo kog formata i dostaviti se drugoj strani u jednoj od sljedećih vrsta datoteka: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. U principu, u sistemu možete primati i prenositi bilo koje elektronske dokumente.
Ne zaboravite na faktor sigurnosti i sigurnosti dokumenata - u sistemu "Transkript" svi elektronski dokumenti se prenose u šifriranom obliku, što eliminiše presretanje i zamjenu. A korištenje elektronskog potpisa je pouzdanije od bilo kojeg fizičkog potpisa.
Mit 8. Nemam dovoljno partnera da pređem na EDI. Ovo je skupo zadovoljstvo, čini mi se
Čak i ako je vaš posao danas mali, to ne znači da ne biste trebali optimizirati financijske troškove i voditi računa o produktivnosti svojih zaposlenika. Ako su poslovni procesi u kompaniji inicijalno pravilno postavljeni i odgovaraju savremenim tržišnim trendovima, Vaše poslovanje će rasti i razvijati se mnogo ugodnije!
Svi specijalni projektni materijali:
Elektronski dokument - je informacija snimljena na materijalnom mediju u obliku skupa simbola, zvučnih zapisa ili slika, namijenjena za prenos u vremenu i prostoru korištenjem računarske tehnologije i telekomunikacija za pohranu i javnu upotrebu.
Informacija na kompjuterskom mediju može se prepoznati kao predmet pravnog odnosa (dokument u pravnom smislu) samo kada je data digitalni potpis . Istovremeno, softver i hardver koji osiguravaju generiranje i provjeru takvog potpisa moraju biti certificirani.
Elektronski dokument mora ispunjavati sljedeće uslove:
kreirani, prenošeni i pohranjeni pomoću softvera i hardvera;
imaju strukturu utvrđenu ovim saveznim zakonom;
biti u stanju da se predstavi u formi razumljivoj ljudskoj percepciji.
Elektronsko izdanje - elektronski dokument ili grupa elektronskih dokumenata koji je prošao uređivačku i izdavačku obradu, namijenjen distribuciji u nepromijenjenom obliku, a koji ima i podatke o tisku.
3. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima
Svi kreirani upravljački dokumenti „služe“ određenim upravljačkim funkcijama, na primjer: planiranje, računovodstvo, finansiranje, izvještavanje, operativno upravljanje, kadrovsko popunjavanje itd.
Dokumenti koji se odnose na jednu upravljačku funkciju obično se nazivaju dokumentacioni sistem, na primjer: sistem organizacijske i administrativne dokumentacije.
Sistem dokumentacije – to je skup dokumenata međusobno povezanih na osnovu njihovog porekla, namene, vrste, obima delatnosti i jedinstvenih uslova za njihovo izvršenje.
Funkcije upravljanja u svim organizacijama su istog tipa, stoga dokumenti za svaku funkciju trebaju biti isti po vrsti i obliku. Dovođenje dokumenata do optimalne jednoobraznosti u sastavu i formi se zove ujedinjenje dokumenata. Jedinstvena forma dokumenta je skup detalja utvrđenih u skladu sa zadacima koji se rešavaju u datoj oblasti delatnosti i smešteni određenim redosledom na medijumu za skladištenje.
Unifikacija dokumenata je jedan od načina njihove standardizacije. Standardizacija - ovo je aktivnost uspostavljanja pravila i karakteristika u cilju njihove dobrovoljne ponovne upotrebe, u cilju postizanja uređenosti u sferi proizvodnje i prometa proizvoda i povećanja konkurentnosti proizvoda, radova ili usluga.
Standardi za upravljačku dokumentaciju utvrđuju sastav pojedinih elemenata dokumenta (detalja), njihovu lokaciju i pravila projektovanja.
Brojne vrste i vrste dokumenata, složenost njihovog sastava, postojanje posebnih pravila za davanje pravne snage dokumentima i drugi ozbiljni problemi povezani sa upravljačkom dokumentacijom zahtijevaju identifikaciju posebne grane djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumenata. Ova grana djelatnosti se zove rad u kancelariji ili dokumentacione podrške za upravljanje .
Termin "kancelarijski rad" u Rusiji je nastao u drugoj polovini 18. veka.
Od tada je njegova upotreba zabilježena u lingvističkim rječnicima. Izraz je nastao od kombinacije riječi “postupak”.
Nacionalni standard GOST R 51141-98 „Kancelarski rad, arhiviranje. Termini - definicije" pojam rad u kancelariji i njegov terminološki sinonim, dokumentovana podrška menadžmenta (DMS), definiše se kao grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima.
Rad u kancelariji ili sistem tok dokumenata , odnosi se na praktične aktivnosti kako osoba koje upravljaju dokumentima, tako i svih drugih osoba koje kreiraju ili koriste dokumente u okviru poslovnih aktivnosti.
Sistem upravljanja dokumentima ili sistem upravljanja dokumentima stvara izvor informacija o aktivnostima organizacije koji može podržati naredne aktivnosti i pojedinačne upravljačke odluke, kao i osigurati odgovornost svim zainteresovanim stranama.
Pojavom kompjuterske tehnologije došlo je do iskora u metodama upravljanja dokumentima postalo je moguće raditi s dokumentima mnogo efikasnije, lakše i brže nego prije. Ne radi se samo o zamjeni gotovih tipografskih formi elektronskim predlošcima pohranjenim na računalu. Iako samo ovo može povećati produktivnost ureda za redove veličine.
Istovremeno, došlo je do proboja u nekoliko pravaca odjednom. Prvi talas izazvao je internet. E-pošta, ogroman broj dostupnih lokacija sa širokim spektrom informacija zahtijevao je sistem strukturiranja podataka drugačiji od DBMS-a. “Poruka”, HTML, XML, “tražilica” itd. – pojmovi iz potpuno drugačijeg područja od DBMS-a.
Istovremeno su se počeli razvijati sistemi za vođenje evidencije i kontrolu izvršenja naloga. U ovim sistemima koncept dokumenta je glavni, iako se u stvarnosti kreću samo sekundarne informacije – registracijske i kontrolne kartice. I konačno, fundamentalno opravdanje za „dokumentarni“ pogled na informacije proizilazilo je iz pokušaja da se uvede upravo tehnologija bez papira za koju se činilo da je ukida. Ispostavilo se da za prenošenje značajnih informacija preko mreže one moraju biti “ovjerene” potpisom. Ali potpis, čak i elektronski, ne stavlja se ispod nekog podatka ili skupa podataka, već samo ispod dokumenta, analognog papirnom.
Tako se postepeno formira čitavo područje - sistemi za upravljanje dokumentima (DMS). Moglo bi se reći tok dokumenata, i to bi bilo tačno, ali, nažalost, ova riječ se često shvata u vrlo uskom smislu kao svojevrsno proširenje kancelarijskog posla. Područje se formira, iako se još nije uobličilo, nije postalo razumljivo svima, „svareno“ u svojoj posebnosti, sa jasno izraženim konceptom, spektrom pojmova, zadataka itd. Nešto od navedenog je već dovoljno razrađeno, drugo tek počinje da se realizuje.
Elektronsko upravljanje dokumentima - proces formiranja, obrade, skladištenja i razmjene elektronskih dokumenata;
Alati za elektronsko upravljanje dokumentima - softver i/ili hardver koji se koristi u elektronskom upravljanju dokumentima;
Učesnici u razmjeni elektronskih dokumenata - fizička i pravna lica, kao i državni organi Ruske Federacije i organi lokalne uprave i drugi organi koji učestvuju u razmjeni elektronskih dokumenata;
Pošiljalac elektronskog dokumenta - učesnik u razmjeni elektronskih dokumenata koji kreira elektronski dokument, potpisuje ga elektronskim digitalnim potpisom ili drugim elektronskim analogom potpisa i šalje ga primaocu direktno ili preko informacionog posrednika;
Primalac elektronskog dokumenta - učesnik u razmjeni elektronskih dokumenata koji je primio elektronski dokument koji mu je adresiran;
Posrednik u razmjeni elektronskih dokumenata (informacioni posrednik) - pravno lice ili individualni preduzetnik koji pruža usluge u vezi sa razmjenom elektronskih dokumenata između pošiljaoca i primaoca elektronskih dokumenata;
Elektronska arhiva - niz elektronskih dokumenata koji se čuvaju na način utvrđen regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije;
Prije svega, elektronsko upravljanje dokumentima je korisno sa stanovišta kretanja dokumenata. Na kraju krajeva, dokument u kompjuterskom obliku je samo skup kodova koji se lako mogu slati preko računarskih mreža i e-pošte, lako replicirati, uređivati i dopunjavati.
Elektronski dokumenti se lako kombinuju u baze podataka i baze znanja. Elektronske biblioteke su praktično već zamijenile nezgodne, nekompletne, ograničene biblioteke papirnih dokumenata. Elektronski katalozi omogućavaju pristup potrebnim informacijama stotinama puta brže nego što je to moguće pri radu s papirnim ili kartonskim katalozima.
Osnovni principi elektronskog upravljanja dokumentima:
Jedinstvena registracija dokumenta, koja vam omogućava jedinstvenu identifikaciju dokumenta.
Mogućnost paralelnog izvršavanja operacija, što omogućava smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje efikasnosti njihovog izvršenja.
Kontinuitet kretanja dokumenata, koji omogućava identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku u životu dokumenta (procesa).
Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza podataka o dokumentima, koja eliminiše mogućnost dupliranja dokumenata.
Efikasno organizovan sistem pretraživanja dokumenata koji vam omogućava da pronađete dokument sa minimalnim informacijama o njemu.
Razvijen sistem izveštavanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućava da kontrolišete kretanje dokumenata kroz procese toka dokumenata i donosite upravljačke odluke na osnovu podataka iz izveštaja.
Praksa elektroničke razmjene informacija odavno je uspostavljena. U najopštijem slučaju, tok dokumenata bez papira lako je podržan od strane Microsoft Office programa. Word uređivač teksta, Excel tabele i PowerPoint prezentacijski paket pomažu vam da kreirate elektronske dokumente. Outlook mail klijent ih prenosi.
Dakle, čak i sa standardnim kancelarijskim softverom, moguće je organizovati elektronski protok dokumenata unutar preduzeća, pa čak i između preduzeća. No, sve veći broj programera također ne ostaje po strani i povremeno ulazi u igru s prijedlozima za vlastite sisteme razrađene do detalja.
Ustanovljena je čak i posebna skraćenica za takav razvoj događaja - ASDOU(Automatski sistemi upravljanja dokumentacijom). One obezbjeđuju ozbiljne baze podataka koje zahtijevaju dugotrajno proučavanje, brojne i višestepene provjere i ponovne provjere kako bi se održala povjerljivost stvorenih i prenošenih informacija.
Elektronski dokument može dobiti punopravni status ako je ovjeren elektronski potpis (ES). Elektronski potpis je skup kodova koji na jedinstven način identificiraju vlasnika. Tehnologija izrade digitalnog potpisa je prilično složena, a sredstva za kreiranje digitalnih potpisa mogu biti različita. Njihova nadležnost je utvrđena zakonom. O elektronskim potpisima ćemo detaljnije govoriti u narednom predavanju.
Savremeni sistemi za automatizaciju dokumenata podržavaju objedinjenu (integrisanu) tehnologiju obrade informacija, koja sadrži sledeće komponente:
višekorisnički DBMS;
Alati za pripremu dokumenata (tekstualnih, grafičkih, multimedijalnih) u obliku izvještaja, tablica, dijagrama, obrazaca, praznina;
lokalne mreže;
sredstva eksterne komunikacije - e-mail, faks;
alati za administraciju sistema - određivanje hardverske i softverske konfiguracije, postavljanje prava pristupa sistemu i njegovim pojedinačnim komponentama, kontrola verzija i prava pristupa, obavještavanje o kršenjima;
alati za makro programiranje koji osiguravaju proširivost i prilagođavanje sistema specifičnim zahtjevima i mogućnostima kupaca.
Očigledno, distribuirana obrada informacija pretpostavlja postojanje komunikacijskog okruženja koje pruža potrebne transakcije i višestruki pristup zajedničkim informacijskim resursima. TO komunikacioni sistem , obavljajući funkcije dostavljanja informacija, nameću se sljedeći zahtjevi:
pouzdanost isporuke (isključujući mogućnost gubitka dokumenata);
povećane karakteristike vjerovatnoće vremena;
pouzdanost dostavljenih dokumenata;
povjerljivost dokumenata;
kontrola dostave poruka i registracije saobraćaja;
mogućnost pristupa eksternim telematskim uslugama za prenos i primanje informacija od eksternih sistema;
Tolerancija grešaka sistema (rezervacija resursa) 1.
Postoje različiti sistemi za upravljanje dokumentima koji obavljaju, u jednoj ili drugoj mjeri, navedene funkcije. Prilikom odabira sistema potrebno je voditi se i ekonomskim i tehničkim kriterijima. Kontinuitet postojećih tehnologija je od velikog značaja, kao i mogućnost daljeg razvoja i unapređenja sistema zasnovanog na jedinstvenoj bazi. Pitanje upravljanja i administracije sistema je takođe bitno.
Sistemi za upravljanje dokumentima (DMS)
Sistemi za upravljanje dokumentima (DMS) obezbeđuju proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucije velikih količina dokumenata na računarskim mrežama, a takođe obezbeđuju i kontrolu toka dokumenata u organizaciji. Često se ovi dokumenti čuvaju u posebnim repozitorijumima ili u hijerarhiji sistema datoteka. Tipovi datoteka koje DMS sistemi obično podržavaju uključuju tekstualne dokumente, slike, proračunske tabele, audio, video i web dokumente. Uobičajene mogućnosti ICS sistema su kreiranje dokumenata, kontrola pristupa, transformacija i sigurnost.
Struktura sistema elektronskog upravljanja dokumentima obično uključuje sledeće: moduli , naime:
Modul za elektronsko odobravanje dokumenata;
Inicijalna registracija svih ulaznih dokumenata i pažljiva kontrola izvršenja;
Detaljan dnevnik odlaznih dokumenata;
Elektronska arhiva dokumenata;
Korporativni forum;
Različiti imenici organizacija;
Administrativni modul za cijeli sistem.
Zauzvrat odgovarajući modul elektronski dokumenti dizajnirani su za obavljanje sljedećih zadataka:
Izrada elektronskih dokumenata prema šablonima prihvaćenim u organizaciji;
Kreiranje rute za prolazak elektronskog dokumenta;
Odobrenje elektronskih dokumenata od strane svih zainteresovanih lica koji učestvuju u odobravanju;
Preraspodjela ovlasti sa jednog zaposlenika kompanije na drugog;
Odobrenje dokumenta;
Čuvanje odluka svih osoba koje su odobrile dokument;
Zatvorena odobrenja.
Modul za obradu obavlja sljedeće operacije za odlaznu i dolaznu korespondenciju:
Registracija odlazne i ulazne elektronske dokumentacije;
Klasifikacija sve prepiske;
Instalacija kontrole;
Izdavanje instrukcija za odlazne i dolazne elektronske dokumente;
Vođenje detaljne korespondencije;
Slanje dolaznog elektronskog dokumenta duž već kreiranih ili novih ruta dokumenata;
Čuvanje svih veza između odlaznih i dolaznih dokumenata u elektronske arhive;
Kontrola prolaska elektronskih dokumenata duž kreiranih ruta;
Popunjavanje dnevnika u elektronskim verzijama dokumenata organizacije.
Za pohranjivanje informacijskih proizvoda kreirana je elektronska arhiva u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima, detaljna pretraga, odabir kopija potrebnih materijala i tačan oporavak izbrisanih ili greškom izgubljenih dokumenata.
Modul za kontrolu i izdavanje naloga obavlja sljedeće operacije:
Unosi naloge u sistem, podatke odjeljenja u administrativne elektronske dokumente organizacije, zapisnike sa sastanaka;
Šalje uputstva zaposlenima od rukovodioca preduzeća, njegovog pomoćnika, a takođe obezbeđuje kontrolu rokova za ispunjavanje instrukcija;
Održava elektronsku arhivu dokumentacije organizacije.
Administrativni modul obavlja sljedeće poslove:
Ograničavanje prava pristupa zaposlenima u organizaciji;
Provjera svih radnji korisnika.
Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima koji implementiraju gore opisanu strukturu čine novu generaciju sistema organizacione automatizacije.
Trenutno postojeći sistemi na tržištu, na osnovu tehnologija na kojima se nalaze, mogu se podijeliti u tri grupe:
1. Sistemi zapadne proizvodnje. Razvojna okruženja.
2. Lokalni proizvodni sistemi (Rusija, Ukrajina), bazirani na Lotus Domino/Notes.
3. Potpuno lokalni razvoj.
Prva grupa uključuje sljedeća tri zapadna sistema (razvojna okruženja):
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc
U drugu grupu spadaju sledeće kompanije i sistemi:
CompanyMedia - InterTrust
OfficeMedia - InterTrust
BOSS Referent - IT Co.
CINDERELLA STC - IRM
Eskado Interprokom - LAN
Sistemi koji se mogu svrstati u treću grupu:
1C:Arhiva - 1C
RBC dokumenti - RBC SOFT
DocsVision - Digitalni dizajn
IIG Intravert - IIG
IT-Inco - IncoFlow
LanDocs - Lanit
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - CenterInvest Soft
Gran Doc - Granit
Case - EOS
DocManager - SoftIntegro
Eufrat Cognitive - Technologies
Effect-Office IKK - Garant International
Sistem Delo je namenjen uglavnom za automatizaciju dokumentacione podrške aktivnosti upravljanja državnim organizacijama;
kontrola svih faza kancelarijskog poslovanja i rezultata rada na glavnim funkcionalnim procesima preduzeća;
jedinstvena registracija sve pristigle interne korespondencije, uključujući pisma i žalbe građana, kreiranjem registracionih kartica.
traženje registarskih kartica i rješenja za praćenje izvršenja dokumenata u svrhu obavljanja referentno-analitičkih poslova;
praćenje toka dokumenata organizacije, uključujući kretanje papirnih originala i kopija dokumenata, rezolucija, izvještaja o izvršenju, odobrenja dokumenata;
kontrolu blagovremenog izvršavanja uputstava, zahtjeva institucija, organizacija, rješenja i uputstava rukovodstva; provjeravanje rokova za izvršenje dokumenata;
pribavljanje informacija i statističkih materijala, sažetaka, izvještaja za prezentaciju menadžmentu;
– skladištenje elektronskih dokumenata.
Softversko-tehnološki kompleks “CinderellaWIN” - elektronska kancelarija
registracija odlazne i dolazne pošte, kao i prateće dokumentacije priložene uz glavni dokument, ponovljenih i sporednih dokumenata;
kontrola izvedbene discipline tokom vremena i od strane izvođača uz podsjećanje na kontrolnu dokumentaciju i rokove za njihovo izvršenje;
priprema sertifikata, sažetaka i spiskova o celokupnom obimu dokumenata, po tematskim naslovima i sl.;
pretražiti bilo koji dokument (uključujući odgovor i ponovljeni) koristeći sve poznate detalje ili skup detalja, uključujući kontekstualno pretraživanje po sadržaju (nazivu) dokumenta;
organizovanje pristupa elektronskim kopijama dokumenata.
