Organiziranje skladištenja papirnih dokumenata nikada mi nije bila jača strana, jer me rastužuje gužva sa papirima raznih vrsta i stepena važnosti. Međutim, svake godine, čini se, njihov se broj udvostručuje i od njih nema spasa, pa sam odlučio, bez odlaganja, da ih jednom za svagda postavim u takav red da ću ubuduće trošiti minimum truda i vremena na održavajući ga. A najvažnije je da znate tačno gde i šta se nalazi, da ne morate žuriti da tražite neki važan dokument, hlađeni mišlju „šta ako se izgubim“. Glavni kriterijumi pri odabiru optimalnog sistema skladištenja za mene, verovatno kao i za mnoge, bili su pouzdanost skladištenja i brzina pronalaženja onoga što mi je potrebno.
Ranije, kada sam još planirao grandiozno čišćenje, zaista sam želeo da kupim kutije koje su danas veoma popularne za skladištenje svih dokumenata odjednom. Izgledaju estetski ugodno i omogućavaju vam da u njih pohranite sve postojeće dokumente odjednom.
Međutim, kada sam prionuo na posao i odmjerio prednosti i nedostatke, shvatio sam da to nije najbolja opcija za mene. Prvo, ovi sistemi za skladištenje su prilično
impresivnih dimenzija (barem onih koji su mi svojim kapacitetom odgovarali), a u mom malom stanu ih nema gdje skloniti iz vida, a izlaganje kutije s dokumentima nije nimalo najbolja opcija. Neki od dokumenata su pohranjeni u ladicama mog stola, gdje ne stane ni jedna kutija.
Drugo, svi moji dokumenti se razlikuju po stepenu važnosti. Ima ih koje mirne savjesti držim u ladicama svog stola. A tu su i vrlo važni dokumenti, čiji će gubitak biti prepun poteškoća. Svi su pohranjeni na sigurnijem mjestu, za koje znaju samo najbliži. U slučaju više sile, moji ukućani znaju koji folder sa dokumentima treba uzeti prije izlaska iz stana. Takve dokumente ne morate nužno držati pored, recimo, računa za komunalije ako imate ograničen prostor za pohranu.
Pošto je naša porodica nakupila dosta dokumenata, podijelio sam ih u kategorije i za svaku napravio svoj organizator.
- Lična dokumenta (pasoši, razne potvrde, itd.).
- Nekretnina (sva dokumentacija za stan i auto)
- Medicinski
- Dokumenti za kućanske aparate, aparate i namještaj (garancije, uputstva za upotrebu)
- Komunalna plaćanja
- Fascikle na prstenovima (za svaku vrstu dokumenta - svoju boju).
- Transparentni fajlovi za dokumente.
- Plastične koverte sa dugmadima ili patent zatvaračem.
- Probijač rupa.
- Samoljepljive etikete.
- Razdjelnici (možete ih napraviti sami od kartona u boji).
Svaki dokument i njegovu fotokopiju (za svaki slučaj) stavljam u poseban fajl i stavljam u registrator.
Pogodnije je čuvati razne dokumente „neformata“ (kao što su pasoši, diplome, plastične kartice) u plastičnim džepovima sa dugmadima ili sa patent zatvaračem. Da biste to učinili, trebate napraviti rupe na njihovoj bazi pomoću bušilice i staviti ih u prstenasto vezivo.
Ako je potrebno i radi lakšeg traženja dokumenata, možete dodati raznobojne separatore u svaku fasciklu, koji se takođe prodaju u mnogim prodavnicama kancelarijskog materijala. Za tu svrhu koristio sam običan A4 karton u boji, posuđen od mog sina.
Nakon toga, kako biste ne samo vi, već i svi članovi porodice mogli lako pronaći potrebne dokumente, označite ih. Ovo štedi vrijeme u potrazi za pravim dokumentom; ne morate ih čitati i vaditi iz datoteke ili džepa.
VAŽNA INFORMACIJA: vodite računa o kopijama dokumenata koji su Vam najvažniji, a koje ćete čuvati izvan Vašeg doma, u slučaju nepredviđenih situacija. Možete napraviti fotokopije na starinski način i dati ih najbližoj rodbini na čuvanje. Ali ako više volite da idete u korak s vremenom, onda je bolje odabrati pohranu podataka u oblaku, poput Google diska, Dropboxa, iClouda, Evernotea, Yandex diska, [email protected]. Fotografirao sam dokumente i poslao ih u svoju ostavu. Sada im imam pristup u bilo koje vrijeme i bilo gdje u svijetu gdje postoji internet.
Osim toga, ova metoda je idealna za pohranjivanje računa, od bankovnih računa do računa iz trgovine, koji imaju tendenciju da izblijede tokom vremena. I tako ih fotografišete i šaljete u skladište, dajući svakoj datoteci jasno ime po kojem se može brzo pronaći.
Zasebno ću vam reći o čuvanju računa za plaćanje komunalnih i stambenih usluga. Prema mojim konzervativnim procjenama, svakog mjeseca dobijemo od 5 do 7 takvih papirića koji moraju biti uskladišteni najmanje 3 godine. Za spremanje svega ovog bogatstva odabrao sam fasciklu za aktovke sa 12 plastičnih džepova. Svaki džep savršeno drži sve jednogodišnje račune. Račune koji su identični po namjeni plaćanja pričvršćujem jednom spajalicom kako ne bi došlo do zabune među mnoštvom papira u jednom džepu. Svaki džep imam označen tako da znam gdje se čuvaju računi za koji period.
„Na kraju krajeva, red i samo red stvara slobodu. Nered stvara ropstvo"
Charles Peguy
Ovim člankom otvaram novu sekciju na sajtu - "Hajde da dovedemo stvari u red!"
Ovdje ćemo postavljati članke o organizaciji, optimizaciji i rasterećenju prostora oko nas - kuće, radnog ureda, elektronskog prostora (računar, itd.), papira, garderobe itd.
Julia Morgenstern u svojoj knjizi “Samoorganizacija iznutra prema van” tvrdi da se osoba okružuje haosom samo zato što nije naučila da bude organizovana. Biti organizovan je jednostavno vještina koja se može i treba naučiti.
Algoritam za sređivanje kućnih dokumenata
1. Popis svih papira.
U ovoj fazi sakupite sve dokumente u kući na jednom mjestu i razvrstajte ih u dvije grupe:
-smeće - poslati u kantu za otpatke (nebitne informacije, istekao je rok trajanja, nema vrijednost itd.)
- važno i neophodno - treba čuvati.
2. Sortiranje po kategoriji.
Dokumente koje smo ostavili za pohranu sortiramo u kategorije:
-finansijska dokumenta (računi za komunalije, kreditna dokumenta, porezi)
- imovina (pokretna i nepokretna: dokumenti za stanovanje, zemljište, automobil i sl.)
-lična dokumenta ili dokumenti članova porodice (pasoši, potvrde o osiguranju, diplome, nagrade, zdravstvene isprave itd.)
-uputstva, pasoši, računi i garancije za kupljenu robu
-dokumenti o oblastima aktivnosti (hobi, održavanje, obuka, razvoj, itd.)
U slučaju velikog obima dokumenata u jednoj od predloženih kategorija, moguće je odabrati posebne potkategorije. Na primjer, ako porodica pohranjuje puno medicinskih ili obrazovnih dokumenata, bolje je organizirati zasebnu kategoriju "Medicina", "Obrazovanje", "Portfolio" itd.
Tako sam u svojoj verziji u posebne kategorije skladištenja izdvojio dokumente koji čine portfolio članova moje porodice (nagrade, sertifikati, itd.)
3. Nabavka kancelarijskog materijala i izrada sistema za skladištenje dokumenata.
Nakon sortiranja dokumenata, volumen koji treba pohraniti postaje jasan. Postavlja se pitanje: "Koji je najbolji način da se organizuje skladištenje dokumenata?"
Sistem za skladištenje mora da ispunjava uslove:
- smesti potrebnu količinu dokumenata;
-Lako se postavlja i uklanja potreban dokument iz sistema.
“Glavno pravilo: vaš sistem za skladištenje podataka treba da bude jednostavna biblioteka, a ne podsetnici na akcije, projekte, prioritete.” David Allen
Poštujući ovo pravilo, podsjetnike o plaćanju računa ili popunjavanju određenih dokumenata treba ugraditi u vaše dnevnike, a ne u sistem za skladištenje dokumenata.
Danas je asortiman kancelarijskog materijala za skladištenje dokumenata veoma širok. Za sebe sam se odlučio na fascikle za skladištenje sa dva prstena i fascikle za koverte, koje olakšavaju stavljanje i uklanjanje dokumenta iz fascikle.
4. Organiziranje dokumenata u kategorije.
Obrađivao sam dokumente u svakoj kategoriji: stavljao pojedinačne dokumente u fascikle, koje sam kombinovao u fasciklu za skladištenje sa nazivom određene kategorije.
Na svakom folderu sam napisao šta je tačno u njemu pohranjeno. Uneo sam rokove plaćanja računa i ostale podsjetnike u svoj dnevnik.
5. Prevod dokumenata u elektronski oblik.
Danas pohranjivanje informacija u elektronskom obliku postaje sve relevantnije. Ovo smanjuje vrijeme potrebno za pristup informacijama (nema potrebe za preturanjem po fasciklama) i omogućava pristup informacijama bez vezivanja za određenu lokaciju na kojoj je dokument pohranjen.
Kada završite sa organiziranjem svojih dokumenata, zapitajte se: Koje dokumente mogu pohraniti elektronski bez ugrožavanja dostupnosti tih informacija?
Za sebe sam odlučio da ću od sada finansijske dokumente za online plaćanja pohranjivati samo u elektronskom obliku.
Prebacio sam razne vrste radova o hobijima i oblastima aktivnosti u bilješke u Evernoteu. Na primjer, papiri o vrtlarstvu zauzimali su pristojnu količinu prostora i bili su pohranjeni u fascikli. To su uključivale rukom pisane bilješke i štampane dokumente, slike itd. Još jednom sam pregledao cijelu ovu masu zbog njene vrijednosti i sastavio je u bilješke, spojene u jednu bilježnicu u Evernoteu. Sada su mi ove informacije dostupne ne samo kod kuće, već i na bilo kojem drugom mjestu, što je povećalo moju mogućnost korištenja informacija.
Ranije sam se riješio kulinarskih recepata na papiru, pisao sam o tome. Sada također stavljam sve više i više recepata u Evernote. Korisni materijali o zdravom načinu života i ličnom razvoju također su pretvoreni u elektronski oblik.
Skenirao lična dokumenta u svrhu promptne obrade usluga i stavio ih na eksterni medij (removable disk).
Svako mora sam da odluči o stepenu prelaska na skladištenje informacija u elektronskom obliku, u zavisnosti od svojih preferencija i mogućnosti. Iz vlastitog iskustva reći ću da je korištenje digitaliziranih dokumenata također vještina koja se može obučiti i donosi mnoge dodatne pogodnosti u naše živote. Ali ovo je posebna tema za diskusiju...
Biće mi drago ako moje iskustvo postane VAŠOM ODLUKOMživotni zadaci!
Učinkovito čišćenje uključuje samo dva bitna koraka:
riješite se onoga što vam nije potrebno i odredite gdje ćete pohraniti ono što vam treba.
Marie Kondo
Odmah da odlučimo kome je članak naslovljen. Prvenstveno je za one koji su nakupili puno raznih papira, računa, brošura i drugih sličnih stvari. Muzičari, pjesnici, novinari i dizajneri svih vrsta, čitajte i ne žalite se gledajući planine raznih novina. Ko još sebi postavlja pitanja: kako pohraniti dokumente? gdje pohraniti dokumente? Predlažem da se s njima (planinama) obračunamo jednom za svagda. Članak o tome kako dovesti stvari u red, gdje pohraniti dokumente i općenito o sistematizaciji bilo čega.
Dio 1
Ako neko ne zna, ništa se u ovom životu ne dešava uzalud. Čak i ako je to slučajno iznenađenje. Jedna naizgled otrcana okolnost, tako mala epizoda, ponekad povlači lanac sudbonosnih događaja. I meni se to desilo. Dakle.
Izgubio sam diplomu visokog obrazovanja. Ne sećam se kada, gde i pod kojim okolnostima sam ga poslednji put video. Dugi niz godina se nigde ne hvalim time, radim na jednom mestu, nigde me ne biraju. Postoji izvod iz njega, postoje fotokopije, postoji kopija ovjerena kod notara. Bez diplome. Prije mjesec dana sam posebno pregledao sve svoje papire i nisam ih mogao pronaći. Ali ja sam stvari doveo u red (kako mi se tada činilo). Pre neki dan, kada mi je sinulo da sam ga zauvek izgubila, bila sam veoma uznemirena. Uznemireno, kao da je zaboravila da uradi nešto veoma važno. I to s dobrim razlogom, kako se ispostavilo. Zatim je uslijedio niz događaja koji su postali povod za pisanje ovog opusa.
Digresija br. 1. Nelogično.
Zato što me zanima copywriting i ponekad posjećujem freelance burze, gdje sam vidio članak pod naslovom “Preporuke za čuvanje dokumenata”. Nešto mi je škljocnulo u glavi. Mislim da je ovo upravo ono što mi treba. Pošto podržavam ovu divnu stranicu za mlade (i ne tako mlade) domaćice, odlučila sam da članak o tome kako pravilno čuvati dokumente ovdje neće biti suvišan.
Najava članka bila je standardna: obećavala je da će biti informativna i zanimljiva, intrigantna uz prisustvo pismenog teksta razbijenog u logične pasuse. Kao kupac zagrijan okolnostima, kupio sam ga. Članak je bio jeftin. Za one koji nisu upoznati, cijeli tekst članka može se pročitati tek nakon uplate, što sam i učinio za minut.
Sam tekst me je na prvu iznenadio. Čista nepismenost je koegzistirala s potpunom glupošću. Iskreno, nisam osoba koja živi u zatočeništvu iluzija, znam dosta o ljudima i rad na polju kadrovske selekcije me je spasio od ružičastih naočara. Ali ni ja nisam znao da su na ovom mestu ljudi u stanju da "guraju" takve stvari. U principu, ovdje bi bilo moguće smjestiti cijeli tekst, vjerujte, isplati se. Ali neću ga pretjerati i zadovoljit ću vas sa samo nekoliko fraza. “Često, kada pokušavaju pronaći dokument, ljudi moraju dugo tražiti potrebne papire.” Ne može se poreći da kada pokušate da ga pronađete, morate tražiti. “Male fascikle u obliku koverte i neki bušači za rupe će također biti potrebni.” Cool. Ako su to bili samo „probijanje rupa“, odlučio sam da je to samo greška u kucanju, ali nekoliko! „Dalje, još je lakše - samo probušite rupe i probušite koverte.“ “Osim toga, zahvaljujući obliku koverti, lako možete izvući potrebne papire. Neće biti potrebe da izvlačite štap iz ringa.” Bez komentara. I u zaključku: „Dobra opcija je čuvanje dokumenata kod rođaka.“ Savjet je sumnjiv, ne znam koliko je ljudi spremno da ga iskoristi.
Kupio sam ovaj smiješni članak za novčiće, ali radost koju sam dobio bila je dvadeset dolara, ni manje ni više.
Povlačenje br. 2. Logično.
Dakle, pošto bi objavljivanje članka u ovoj formi predstavljalo vrhunac nepoštovanja prema vama, dragi čitaoci, odlučio sam da i sam shvatim temu i napišem članak. Ne odgađajući stvar, istog dana sam otvorio Google pretraživač i ukucao frazu “Kako pohraniti dokumente”. Bila sam preplavljena obiljem svih vrsta savjeta, videa i fotografija. Pošto sam proveo oko dva sata na recenziji, želim da vam kažem sledeće: Internet je užasna stvar, svi kradu jedni od drugih, ne samo teme i fotografije, skoro svuda postoji kontinuirano jeftino prepisivanje. I to je užasno. Inače, tekst koji sam kupio, doduše u adekvatnijoj verziji, našao sam na još tri sajta. Ne znam ko je koga udario.
Više ili manje zanimljivi sajtovi i blogovi na ovu temu počeli su mnogo dalje od prvog reda u Guglu. Znajte ovo (!). Čak su mi se i svidjele neke od njih. Na primjer, ovaj http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Odmah je vidljivo da se time bavi bistra, poštena i kreativna osoba. Moje ime je Masha. Ali, većina članaka na temu skladištenja papira, čini mi se, uglavnom je motivacijske prirode. Ali i ovo je dobro.
Povlačenje br. 3. Lični.
Ako su u blizini dvije radnje, jedna sa modernom, lijepom odjećom i velikim sniženjima, a druga prodavnica kancelarijskog materijala, ja ću prvo otići u drugu. Jer obožavam prodavnica kancelarijskog materijala s. Duša od papira. Ovo je da bude jasno gdje imam toliko kancelarijskog materijala kod kuće. No, uprkos tome, moji papiri, uključujući i dokumente, iako su uvijek bili na jednom mjestu i činilo se da su čak i razvrstani, ponekad nije bilo lako brzo pronaći ono što mi treba. Sudbina je odlučila da me nauči lekciju i nakon samo dva dana uradio sam ono što je odavno trebalo.
Osim toga, ponekad pišem članke za lokalne novine, tako da gradska štamparija odavno ima svoju osobu, odatle imam gomilu isečenih malih samolepljivača (oni su u paketima tamo u smeću), koju koristim svuda. Ne znam kako ljudi žive bez njih.
Na osnovu svega navedenog, odlučio sam da napišem ovo prilično monumentalno djelo. Ovo nije samo recenzija. Ovdje sam pokušao ne samo da sumiram sve, već i da unesem dosta svog ličnog iskustva, i to otežao emotivnim umetcima. Nadam se da će članak naići na odaziv onih koji zbog obilja papira „ne vide belo svetlo“, ne znaju odakle da krenu i kuda da pobegnu, kao i onih koji žele da pronađu neki dokument ili samo komad papira sa vrijednim informacijama u dubini njihovih stolova, ormarića i kutija. Naravno, autorska prava nisu potrebna za sve dole napisano, ali vjerujte, ovako nešto nećete nigdje naći. Dakle, samo naprijed.
Glavne faze na putu po narudžbi
Nikada nećeš dovesti u red svoju kuću,
ako čistite polovično.
Marie Kondo
Procijenite razmjere katastrofe
Prvo morate pronaći površinu na koju će svi papiri stati. Definitivno će vam trebati sto, ili možda više, ili tabure, prikladna je i sofa, ili bi bilo bolje da sednete na pod. I također procijenite koliko dugo može trajati raščlanjivanje. Ako shvatite da nećete moći završiti analizu u jednom potezu, bolje je odgoditi događaj. A najvažniji uslov je da se niko ne meša.
Papiri svih vrsta - na gomilu!
Sve što ste planirali postavite odjednom na pripremljenu platformu. Na primjer, ako je sve u redu sa fotografijama ili receptima, neka ostanu tu i ne dirajte ih. Zašto raditi dodatni posao!
Retreat br. 3 Emocionalni.
O devojke, imate sreće. Pa, o ovome niko ne može pisati bolje od mene. Zašto? Oni pametni neće gubiti vrijeme opisujući kako pohranjuju papire (mislite: know-how), dok ostali jednostavno nemaju dovoljno papira da bi mogli ponuditi nešto korisno. Ukratko, čitajte dalje.
Da budem iskren, da ga nisam čitao i gledao nedelju dana ranije (i to kakav je naslov!), ne bih započeo tako veliki događaj. I sigurno ne bi bilo osnova za ovaj članak. Pristup poslu, principi i metode koje je Marie predložila u svom bestseleru naišli su na živ odjek u mojoj duši. Iako priznajem, nikad nisam bila opsjednuta čišćenjem, a sada ne razumijem perfekcioniste raznih kalibara koji svoju mladalačku energiju rasipaju na tako dosadne stvari. Ali poštujem i volim red.
Dakle, Mari piše: “Čišćenje je poseban događaj koji se dešava jednom u životu.”Čudna i ništa manje kontroverzna izjava. Za Japance, očigledno, stvari stoje malo drugačije. Ako u kući živi više od dvije osobe, velike su šanse da se neće svi pridržavati strogih pravila. Ali tome je potrebno težiti. Jednom zauvek stavljam sve na svoje mesto, a onda ostaje samo da sve stavim na svoje mesto.
Teško je povjerovati, ali ovo čišćenje je za mene postalo pravi praznik i sigurno, nikada do sada nisam ovako posložila stvari. Svoje stanje uma mogu uporediti sa pripremama za Uskrs ili Novu godinu 31. decembra. U svakom slučaju, radosni osjećaj budućeg praznika ispunjava vašu dušu i stvarate bez osjećaja umora. Da, nisam rekao da se sve ovo dogodilo u pozadini besmrtnih kreacija grupe Scorpions. “Ljubav, ljubav će nas održati u životu”, već dugi niz godina govori Klaus Meine, što u prijevodu znači “ljubav, ljubav će nas održati u životu”. Preformulirajmo: red, i samo red će nam spasiti živote.
S hartijama od vrijednosti treba postupati pažljivo, jer šteta može dovesti do mnogih štetnih posljedica. Trebat će vremena da se oporavi. Da biste to spriječili, potrebno je osigurati pravilno skladištenje dokumenata kod kuće. Da biste to učinili, možete koristiti različite metode.
Storage Features
Organiziranje skladištenja dokumenata kod kuće ima svoje karakteristike. O sigurnosti treba voditi računa. Papiri treba da budu skriveni od pogleda i zaštićeni od oštećenja. Ako djeca žive u kući, onda dokumente treba postaviti tako da im nisu dostupni. Možete odabrati sefove za svoj dom, kao i međukatne i gornje police za ormare.
Imajte na umu da radna površina nije sigurno mjesto. Slučajno prolivena kafa ili propuh mogu uzrokovati oštećenje papira. Ali ako se stave u kutije s ključem ili tajnim dnom, to će ih zaštititi od oštećenja.
Gdje pohraniti dokumente kod kuće? Postoji mnogo opcija, ali imajte na umu da lokacija mora biti dostupna vlasniku. Često se dešavaju situacije kada hitno trebate dobiti neke papire. U hitnim slučajevima svaka sekunda se računa. Sada za to postoje funkcionalni elementi interijera, uključujući posebna skrovišta. To su police sa fiokama, sigurne knjige, lažne utičnice.
Razvrstavanje dokumenata
Radovi se mogu podijeliti prema sljedećim kriterijima:
- U stan. Tu će biti pohranjeni računi za vodu, plin i struju.
- Veza. Ovaj odjeljak će sadržavati ugovore i račune za telefon, televiziju i internet.
- Krediti. Ovo uključuje ugovore i čekove.
- Socijalne usluge. Ako se koriste usluge ovih organizacija, dokumente iz njih treba staviti odvojeno.
- Kopije. Preporučljivo je napraviti 5 kopija dokumenata. Još bolje, skenirajte ih.
- Lični dokumenti. Ovo uključuje pasoše i potvrde.
- Lijek. Potrebno je posebno presavijati papire koji se odnose na zdravlje.
- Fotografije. Moraju se staviti u kovertu.
- Uputstva i garancije. Ako je potrebno, uvijek možete pronaći papir koji vam je potreban;
- Rijetko korišteni dokumenti.
Dokumenti malog formata obično imaju tvrdi korice. Ako se često koriste, na primjer, pasoši, lične karte, trebali biste ih pohraniti u malu mapu s razdjelnicima.
Opcije skladištenja dokumenata
Ako imate puno vrijednosnih papira, postavlja se pitanje: kako pohraniti dokumente kod kuće? Ideje mogu biti različite, najvažnije je da sve bude u redu. U suprotnom, dosta vremena će biti potrošeno na traženje.
Za skladištenje se koriste sefovi, fascikle i ormari. Radove treba staviti u njih prema željenom kriterijumu: namjeni, datumu ili vrsti. Ovo će znatno olakšati pronalaženje papira koji vam je potreban.
Fascikle
Fascikla za čuvanje dokumenata kod kuće smatra se odličnim izborom. U njega će stati mnogo dokumenata i papira. Većina ovih proizvoda je u A4 formatu, tako da su savršeni za čuvanje sertifikata, sertifikata i ugovora.
Radi praktičnosti, dokumente možete označiti natpisima, na primjer, "posao", "banka", "stanovanje". To će znatno olakšati pronalaženje traženog dokumenta. Možete uključiti listu svih sadržaja u prvi fajl. Preporučljivo je zalijepiti čekove i račune na A4 listove. Bolje je popraviti ugao kako ne biste pokvarili dokument.
aktovka
Čuvanje dokumenata kod kuće može se obaviti pomoću posebne aktovke. Obično ima mnogo pregrada. Proizvod se može kupiti u prodavnici kancelarijskog materijala. Ovi uređaji dolaze u različitim dizajnima, uključujući klasične i originalne tipove. Neće biti teško odabrati pravi.
Fascikla za aktovke za čuvanje dokumenata kod kuće može sadržavati razne papire. Nedostatak je nemogućnost okretanja stranica i slobodnog pretraživanja. Stoga je, radi praktičnosti, preporučljivo kreirati natpise i bilješke.
Foto albumi
U ovim uređajima moguće je i čuvanje dokumenata kod kuće. Moraju imati magnetne ploče. Na primjer, mogu sadržavati priznanice o plaćanju koje ne zahtijevaju ljepilo za njihovo osiguranje. Svaki komad papira će imati mjesto za bilješke, što je vrlo zgodno.
Koverte
“Džepovi” za papir su odlični za čuvanje dokumentacije koju treba poslati u arhivu. Takvi papiri su rijetko potrebni, a prerano je ili ih ne želite baciti. Kada je označen, možete ga staviti u fioku ili na policu.
Koverte možete napraviti sami. Za to se koristi jak papir, ljepilo i pribor. Rezultat će biti praktična stvar ako upotrijebite svoju maštu i efikasno obavite posao. Sa takvom kovertom ne morate da brinete o integritetu papira.
Kutije
Koriste se za pohranjivanje mnogih stvari, a dokumenti nisu izuzetak. U njih možete staviti mnogo papira, samo ih trebate pravilno rasporediti kako biste u svakom trenutku pronašli nešto što vam treba. Preporučljivo je da ih prvo sortirate u fascikle.
Za čuvanje pasoša, diplomata i drugih nestandardnih dokumenata u tvrdim koricama, bolje je koristiti debelu kovertu. Danas postoji mnogo drugih dodataka u prodaji, od kojih su mnogi čak i zaključani. Kutija za čuvanje dokumenata kod kuće takođe se smatra zgodnom stvari, jer štiti papire od lakog pristupa.
Sefovi
Kućni sefovi smatraju se najpouzdanijim uređajima. Tu možete staviti radne knjižice, novac i markice. Neki dizajni imaju nekoliko ćelija, što će vam omogućiti da stavite puno vrijednih stvari.
Prilikom kupovine ovog uređaja obratite pažnju na sljedeće:
- Zapremina, prisustvo polica, fioka za novac.
- Dimenzije, težina.
- Pogled na dvorac.
Postoje sefovi sa elektronskim bravama ili bravama na ključ, što čini čuvanje dokumenata kod kuće sigurnim. Šifru morate unijeti sami. Trošak sefova koji se otvaraju ključem je nešto manji. Ako će više ljudi imati pristup uređaju, onda biste trebali odabrati onaj s ključevima.
Sefovi imaju nekoliko polica koje se mogu pričvrstiti na različite visine za praktično skladištenje fascikli. Neki uređaji imaju unutrašnje pregrade za markice. Trebali biste odabrati uređaje s certifikatima, jer to potvrđuje njihovu usklađenost s kvalitetom.
Prije kreiranja glavne baze podataka vaših dokumenata, napravite rezervnu. Najvažnija stvar u čuvanju elektronskih dokumenata je da se sačuvaju svi fajlovi u slučaju da se hard disk pokvari, ukrade računar ili izgubi lozinku. Kupite prenosivi disk ili sistem za skladištenje u oblaku.
- Najbolje je kreirati dvije baze podataka za pohranu sigurnosnih kopija dokumenata. Ako ne koristite papirnate dokumente, poželjet ćete imati i lokalnu i udaljenu sigurnosnu kopiju u slučaju da se nešto dogodi vašoj kancelariji ili računaru.
Ažurirajte cijeli sistem sigurnosne kopije vašeg računala i/ili web stranice svaki dan. Oni koji preuzimaju mnogo informacija dnevno moraju svaki sat unositi podatke u backup sistem.
Kupite skener koji možete povezati sa svojim računarom. Skenirajte svaki novi važan dokument, kreirajte elektronsku verziju i stavite je u elektronsku bazu podataka. Ako trebate elektronski spremiti veliki broj dokumenata, kupite skener s automatskim ulagačem dokumenata i softverom za spremanje dokumenata kako biste uštedjeli svoje vrijeme.
Čuvajte lozinku svoje elektronske baze podataka na sigurnom mjestu. Zapamtite da je sigurnije da to zapišete na komad papira i stavite u novčanik ili na sto nego da ga pohranite u dokument na računaru. Veće su šanse da haker uđe u vaš računar nego u vašu kancelariju.
Odlučite da li želite da koristite softver ili ne. Ako želite direktno upravljati svim datotekama, jednostavno kreirajte i organizirate mape i podfoldere na tvrdom disku vašeg računara. Ako želite da koristite unapred izgrađen sistem za upravljanje dokumentima, kupite OCR program za skeniranje i organizovanje dokumenata.
- Funkcija optičkog prepoznavanja karaktera pruža mogućnost pronalaženja kreiranih dokumenata. Računar može čitati dokumente kada unesete pojmove za pretraživanje u program.
- Sistem optičkog prepoznavanja znakova omogućit će vam da tražite dokumente koristeći riječi koje se mogu nalaziti u njima, kao što su naziv radnje ili podnaslov.
Kreirajte standardni sistem imenovanja dokumenata. Imenujte svaki dokument na isti način, uključujući temu, datum i druge važne informacije. Na primjer, račun treba sadržavati naziv trgovine, datum i kupljeni proizvod.
Organizirajte svoje foldere i podfoldere. Ako koristite fascikle za skladištenje podataka umesto sistema za upravljanje dokumentima, moraćete da ih odvojite po datumu, predmetu ili projektu. Kreirajte novu podklasu fascikli da organizujete one koji imaju previše dokumenata.
