Gdje pohraniti dokumente kod kuće. Skladištenje dokumenata

Kako kažu: Bez papirića si buba. Stoga svaka kuća pohranjuje širok izbor dokumenata - od računa o plaćanju usluga do potvrda o vlasništvu. U ovom članku pokušao sam shvatiti kako pohraniti važne papire bez ugrožavanja vašeg prostora.

Koliko god se trudili da se na vrijeme riješimo nepotrebnih dokumenata, neke vrste izjava, garancijskih listova, čekova, obavještenja i dalje stalno stižu, a bez određenog reda količina papira bi otišla. dakle, potreban sistem za skladištenje dokumenata koji će omogućiti:

Zgodno čuvajte važne dokumente
Oslobodite se brda nepotrebnih papira
Izbjegnite njihov gubitak.

Čuvanje važnih dokumenata po vrsti

Da bismo shvatili kako i šta je za nas bolje da skladištimo i organizujemo, razmislite nekoliko klasifikacija dokumenata, sa kojima možemo da radimo. Jedna od ovih klasifikacija sve dokumente dijeli tematski.

Porodica(pasoši, potvrde, testamenti)
Nekretnine i transport(dokumenti za stan,telefon,struja,kucu,dacu,auto)
Obrazovanje(sertifikati, diplome, sertifikati)
Posao(ugovori, penzione štednje, ugovori, radne knjižice)
Lijek(izvodi, pregledi, osiguranje)
Garantne kartice i provjere
Ostalo(ugovori o uslugama, slučajevi osiguranja).

Svaki folder mogu se podijeliti po stanovnicima stan, ako zaista ima puno dokumenata i biće zgodnije.

Dokumenti o dugoročnom čuvanju

Postoje važni dokumenti koje trebamo čuvati cijeli život, ali postoje papiri koji Možete ga baciti nakon nekoliko mjeseci kao nepotrebnu. Ovisno o tome, određene mape se moraju češće sortirati kako bi se riješili nepotrebnih stvari.

Dokumenti koje uvijek trebate čuvati(Izvod iz matične knjige venčanih i ostali porodični dokumenti, izvod iz matične knjige rođenih, diplome, svedočanstva, svedočanstva i uverenja, dokumenti o pregledu, bolnički izvodi, testamenti, notarizovano papiri, penzijski dokumenti).
Dokumente koje treba čuvati sve dok ste vlasnik ili dok su aktuelni(dokumenti za nekretnine, auto, posebno važne i skupe kupovine; sva dokumenta vezana za rad moraju se čuvati do penzije)

Računi za kupovinu vrijednih stvari Najbolje ih je zadržati dok ih posjedujete. U slučaju krađe, nesreće ili hirova prirode, ovi dokumenti će vam poslužiti kao dokaz da dobijete odštetu. Preporučuje se i fotografisanje posebno vrijednih predmeta. i pohraniti njihov snimak.

dokumentacija,koje je potrebno čuvati duže od godinu dana(neke garancije, potvrde, čekovi, medicinska dokumenta, izvodi)
To dokumentuje može se čuvati do godinu dana(garancije, potvrde, čekovi, neki ugovori).

Sistem skladištenja dokumenata prema učestalosti upotrebe

Dokumente koje rijetko koristite možete presaviti zasebno i staviti na drugo mjesto kako vam ne bi došli pri ruci.

papiri, koji potrebno 2 do 5 puta godišnje(medicinska dokumentacija, osiguranje)
To dokumentuje potrebno manje od jednom godišnje(garancije, ugovori)
To dokumentuje uvijek treba biti pri ruci(pasoši, auto dokumenti).

Dovođenje vaših dokumenata u red: Save vs. baciti

Tako možete kreirati oko 4 foldera i staviti 2 druge u svaki za dokumente koji će se čuvati duže od godinu dana i za kratkotrajno skladištenje. Fascikle za kratkotrajno skladištenje mogu se razvrstati nekoliko puta godišnje i izbaciti sve nepotrebno.

Igraj na sigurno

Naravno, najvažnije dokumente, poput imovinskih prava, izvoda iz matične knjige rođenih i pasoša, najbolje je čuvati u specijalnoj vatrostalnoj kutiji. Ako takva stvar ne postoji i ne čini se da je potrebno kreirati, možete jednostavno pohraniti važne dokumente na suvom i čistom mestu nedostupni onima koji mogu bilo šta sa njima.

trag: Skenirajte ili fotografirajte sve važne papire i pohranite kopije u oblak za svaki slučaj.

Čuvajte dokumente sa stilom

Ako dokumente čuvate na otvorenom mestu, za njih možete kupiti elegantne fascikle, meke ili tvrde. Mlada smo porodica, tako da još nemamo puno papira. Nekad smo ih držali u drvenim tacnama, a onda smo kupovali one od tvrdog kartona od IKEA-e. To nam olakšava dolazak do potrebnih papira, a ovakav sistem skladištenja dokumenata ne šteti dizajnu našeg stana.

Trebale su nam 4 ladice za spremanje svih papira. Svaki sadrži još 2-3 foldera.

Aktuelni dokumenti koji treba da bude pri ruci (ugovori za skoru budućnost, pasoši, obaveštenja)
Dokumenti o nekretninama i radovi u vezi sa obrazovanje.
Medicinska dokumenta, osiguranje.
Garanti i ugovore.

Sve ostalo je uspješno pohranjeno elektronski.

Takođe, da biste organizovali skladištenje dokumenata, možete kupiti plastičnu fasciklu sa datotekama priloženim unutra u prodavnici kancelarijskog materijala. Mogu sadržavati od 10 do 100 datoteka. Ako ima puno dokumenata, može biti nekoliko foldera.

Nemojte gomilati i čistiti

Trebalo bi jednom godišnje pregledajte fascikle sa dokumentima i bacite ih sve što nije relevantno. Ako ste zabrinuti da bi papiri koje želite baciti mogli biti korisni, stavite ih u jednu fasciklu i stavite u podrum.

Nadam se da su savjeti bili korisni. Uskoro moja omiljena tema: .

Da li imate poseban sistem za čuvanje važnih porodičnih dokumenata?

Dokumenti moraju biti pohranjeni na mjestu koje je za njih posebno određeno: fascikla, kutija, kutija, sef. Cijela porodica bi trebala imati pristup njima, osim male djece. Stoga je dobro ako se papiri čuvaju u kutiji koja se može zaključati ključem. Izbjegavajte kontakt s vlagom ili jakom svjetlošću kako biste ih održali u dobrom stanju.

Sortirajte svoje dokumente

Kupite fascikle, registratore ili plastične koverte u prodavnici kancelarijskog materijala. Pogodni su za organiziranje dokumenata u kategorije, na primjer:

main(pasoši, izvod iz matične knjige rođenih i vjenčanih, lične karte itd.)

obrazovanje(diplome, svedočanstva, diplome)

zdravlje(medicinske kartice, polise, potvrde)

automobil(osiguranje, servisna evidencija, računi od autoservisa)

Posao(radna knjižica, životopis, ugovori sa poslodavcima)

nekretnina(dokumenti za stan, uplatnice, ugovor o zakupu)

Aparati(uputstva, računi, garantni listovi).

Kreirajte folder za privremenu pohranu

Možete kreirati privremenu fioku ili fasciklu za papire u koju možete staviti dokumente koje ste koristili neki dan, ali niste imali vremena da ih odložite. Samo nemojte biti lijeni, čim budete imali vremena, sortirajte papire odatle u prave fascikle.

Poredaj po dodacima

Svaka kategorija dokumenata može se sortirati i po pripadnosti. Da biste to učinili, stavite papire svakog člana porodice u posebnu kovertu s njihovim imenom ili označite odgovarajući odabir ljepljivom notom, markerom ili komadom papira u boji. Ovo je neophodno kako bi vaša porodica bez vaše pomoći mogla pronaći potrebne dokumente.

Napravite fotokopije dokumenata

Napravite fotokopije pasoša, izvoda iz matične knjige rođenih, ličnih karata, potvrda o registraciji vozila i vozačkih dozvola. Dobro će doći ako se originali izgube ili ukradu. U tom slučaju kopije čuvajte odvojeno od glavnih dokumenata.

Čuvajte račune i račune

Čuvajte račune za manje-više velike kupovine godinu dana. Ako garancija za neke proizvode prelazi 12 meseci, čuvajte račune u periodu koji je naveden u garantnom listu.

Računi za komunalne usluge

Držite ugovore za priključenje svih komunalija: plin, struja, voda, telefon, internet, kablovska, itd. Računi za komunalne usluge ne mogu se baciti pet godina.

Nemojte miješati važne dokumente sa nepotrebnim papirima

Mnogi ljudi čuvaju karte za koncerte, menije za vlastito vjenčanje, pozivnice, pisma i ispise troškova kreditnih kartica za prošlu godinu kao suvenire. Ali među ovim otpadom od papira može biti teško pronaći zaista važan dokument. Zato uzmite za pravilo bacanje nepotrebnih papira koje se ne usuđujete baciti i čuvajte ih odvojeno.

Učinkovito čišćenje uključuje samo dva bitna koraka:

riješite se onoga što vam nije potrebno i odredite gdje ćete pohraniti ono što vam treba.

Marie Kondo

Odmah da odlučimo kome je članak naslovljen. Prvenstveno je za one koji su nakupili puno raznih papira, potvrda, brošura i drugih sličnih stvari. Muzičari, pjesnici, novinari i dizajneri svih vrsta, čitajte i ne žalite se gledajući planine raznih novina. Ko još sebi postavlja pitanja: kako pohraniti dokumente? gdje pohraniti dokumente? Predlažem da se s njima (planinama) obračunamo jednom za svagda. Članak o tome kako dovesti stvari u red, gdje pohraniti dokumente i općenito o sistematizaciji bilo čega.

Dio 1

Ako neko ne zna, ništa se u ovom životu ne dešava uzalud. Čak i ako je to slučajno iznenađenje. Jedna naizgled otrcana okolnost, tako mala epizoda, ponekad povlači lanac sudbonosnih događaja. I meni se to desilo. Dakle.

Izgubio sam diplomu visokog obrazovanja. Ne sećam se kada, gde i pod kojim okolnostima sam ga poslednji put video. Dugi niz godina se nigde ne hvalim time, radim na jednom mestu, nigde me ne biraju. Postoji izvod iz njega, postoje fotokopije, postoji kopija ovjerena kod notara. Bez diplome. Prije mjesec dana sam posebno pregledao sve svoje papire i nisam ih mogao pronaći. Ali ja sam stvari doveo u red (kako mi se tada činilo). Pre neki dan, kada mi je sinulo da sam ga zauvek izgubila, bila sam veoma uznemirena. Uznemireno, kao da je zaboravila da uradi nešto veoma važno. I to s dobrim razlogom, kako se ispostavilo. Zatim je uslijedio niz događaja koji su postali povod za pisanje ovog opusa.

Digresija br. 1. Nelogično.

Zato što me zanima copywriting i ponekad posjećujem freelance burze, gdje sam vidio članak pod naslovom “Preporuke za čuvanje dokumenata”. Nešto mi je škljocnulo u glavi. Mislim da je ovo upravo ono što mi treba. Pošto podržavam ovu divnu stranicu za mlade (i ne tako mlade) domaćice, odlučila sam da članak o tome kako pravilno čuvati dokumente ovdje neće biti suvišan.

Najava članka bila je standardna: obećavala je da će biti informativna i zanimljiva, intrigantna uz prisustvo pismenog teksta razbijenog u logične pasuse. Kao kupac zagrijan okolnostima, kupio sam ga. Članak je bio jeftin. Za one koji nisu upoznati, cijeli tekst članka može se pročitati tek nakon uplate, što sam i učinio za minut.

Sam tekst me je na prvu iznenadio. Čista nepismenost je koegzistirala s potpunom glupošću. Iskreno, nisam osoba koja živi u zatočeništvu iluzija, znam dosta o ljudima i rad na polju kadrovske selekcije me je spasio od ružičastih naočara. Ali ni ja nisam znao da su na ovom mestu ljudi u stanju da "guraju" takve stvari. U principu, ovdje bi bilo moguće smjestiti cijeli tekst, vjerujte, isplati se. Ali neću ga pretjerati i zadovoljit ću vas sa samo nekoliko fraza. “Često, kada pokušavaju pronaći dokument, ljudi moraju dugo tražiti potrebne papire.” Ne može se poreći da kada pokušate da ga pronađete, morate tražiti. “Male fascikle u obliku koverte i neki bušači za rupe će također biti potrebni.” Cool. Ako su to bili samo „probijanje rupa“, odlučio sam da je to samo greška u kucanju, ali nekoliko! „Dalje, još je lakše - samo probušite rupe i probušite koverte.“ “Osim toga, zahvaljujući obliku koverti, lako možete izvući potrebne papire. Neće biti potrebe da izvlačite štap iz ringa.” Bez komentara. I u zaključku: „Dobra opcija je čuvanje dokumenata kod rođaka.“ Savjet je sumnjiv, ne znam koliko je ljudi spremno da ga iskoristi.

Kupio sam ovaj smiješni članak za novčiće, ali radost koju sam dobio bila je dvadeset dolara, ni manje ni više.

Povlačenje br. 2. Logično.

Dakle, pošto bi objavljivanje članka u ovoj formi predstavljalo vrhunac nepoštovanja prema vama, dragi čitaoci, odlučio sam da i sam shvatim temu i napišem članak. Ne odgađajući stvar, istog dana sam otvorio Google pretraživač i ukucao frazu “Kako pohraniti dokumente”. Bila sam preplavljena obiljem svih vrsta savjeta, videa i fotografija. Pošto sam proveo oko dva sata na recenziji, želim da vam kažem sledeće: Internet je užasna stvar, svi kradu jedni od drugih, ne samo teme i fotografije, skoro svuda postoji kontinuirano jeftino prepisivanje. I to je užasno. Inače, tekst koji sam kupio, doduše u adekvatnijoj verziji, našao sam na još tri sajta. Ne znam ko je koga udario.

Više ili manje zanimljivi sajtovi i blogovi na ovu temu počeli su mnogo dalje od prvog reda u Guglu. Znajte ovo (!). Čak su mi se i svidjele neke od njih. Na primjer, ovaj http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Odmah je vidljivo da se time bavi bistra, poštena i kreativna osoba. Moje ime je Masha. Ali, većina članaka na temu skladištenja papira, čini mi se, uglavnom je motivacijske prirode. Ali i ovo je dobro.

Povlačenje br. 3. Lični.

Ako su u blizini dvije radnje, jedna sa modernom, lijepom odjećom i velikim sniženjima, a druga prodavnica kancelarijskog materijala, ja ću prvo otići u drugu. Jer obožavam prodavnica kancelarijskog materijala s. Duša od papira. Ovo je da bude jasno gdje imam toliko kancelarijskog materijala kod kuće. No, uprkos tome, moji papiri, uključujući i dokumente, iako su uvijek bili na jednom mjestu i činilo se da su čak i razvrstani, ponekad nije bilo lako brzo pronaći ono što mi treba. Sudbina je odlučila da me nauči lekciju i nakon samo dva dana uradio sam ono što je odavno trebalo.

Osim toga, ponekad pišem članke za lokalne novine, tako da gradska štamparija odavno ima svoju osobu, odatle imam gomilu isečenih malih samolepljivača (oni su u paketima tamo u smeću), koju koristim svuda. Ne znam kako ljudi žive bez njih.

Na osnovu svega navedenog, odlučio sam da napišem ovo prilično monumentalno djelo. Ovo nije samo recenzija. Ovdje sam pokušao ne samo da sumiram sve, već i da unesem dosta svog ličnog iskustva, i to otežao emotivnim umetcima. Nadam se da će članak naići na odaziv onih koji zbog obilja papira „ne vide belo svetlo“, ne znaju odakle da krenu i kuda da pobegnu, kao i onih koji žele da pronađu neki dokument ili samo komad papira sa vrijednim informacijama u dubini njihovih stolova, ormarića i kutija. Naravno, autorska prava nisu potrebna za sve dole napisano, ali vjerujte, ovako nešto nećete nigdje naći. Dakle, samo naprijed.

Glavne faze na putu do narudžbe

Nikada nećeš dovesti u red svoju kuću,

ako čistite polovično.

Marie Kondo

Procijenite razmjere katastrofe

Prvo morate pronaći površinu na koju će svi papiri stati. Definitivno će vam trebati sto, ili možda više, ili tabure, prikladna je i sofa, ili bi bilo bolje da sednete na pod. I također procijenite koliko dugo može trajati raščlanjivanje. Ako shvatite da nećete moći završiti analizu u jednom potezu, bolje je odgoditi događaj. A najvažniji uslov je da se niko ne meša.

Papiri svih vrsta - na gomilu!

Sve što ste planirali postavite odjednom na pripremljenu platformu. Na primjer, ako je sve u redu sa fotografijama ili receptima, neka ostanu tu i ne dirajte ih. Zašto raditi dodatni posao!

Retreat br. 3 Emocionalni.

O devojke, imate sreće. Pa, o ovome niko ne može pisati bolje od mene. Zašto? Oni pametni neće gubiti vrijeme opisujući kako pohranjuju papire (mislite: know-how), dok ostali jednostavno nemaju dovoljno papira da bi mogli ponuditi nešto korisno. Ukratko, čitajte dalje.

Da budem iskren, da ga nisam čitao i gledao nedelju dana ranije (i to kakav je naslov!), ne bih započeo tako veliki događaj. I sigurno ne bi bilo osnova za ovaj članak. Pristup poslu, principi i metode koje je Marie predložila u svom bestseleru naišli su na živ odjek u mojoj duši. Iako priznajem, nikad nisam bila opsjednuta čišćenjem, a sada ne razumijem perfekcioniste raznih kalibara koji svoju mladalačku energiju rasipaju na tako dosadne stvari. Ali poštujem i volim red.

Dakle, Mari piše: “Čišćenje je poseban događaj koji se dešava jednom u životu.”Čudna i ništa manje kontroverzna izjava. Za Japance, očigledno, stvari stoje malo drugačije. Ako u kući živi više od dvije osobe, velike su šanse da se neće svi pridržavati strogih pravila. Ali tome je potrebno težiti. Jednom zauvek stavljam sve na svoje mesto, a onda ostaje samo da sve stavim na svoje mesto.

Teško je povjerovati, ali ovo čišćenje je za mene postalo pravi praznik i sigurno, nikada do sada nisam ovako posložila stvari. Svoje stanje uma mogu uporediti sa pripremama za Uskrs ili Novu godinu 31. decembra. U svakom slučaju, radosni osjećaj budućeg praznika ispunjava vašu dušu i stvarate bez osjećaja umora. Da, nisam rekao da se sve ovo dogodilo u pozadini besmrtnih kreacija grupe Scorpions. “Ljubav, ljubav će nas održati u životu”, već dugi niz godina govori Klaus Meine, što u prijevodu znači “ljubav, ljubav će nas održati u životu”. Preformulirajmo: red, i samo red će nam spasiti živote.

Čuvati svoju porodičnu istoriju organizovanom znači čuvati je prema određenim pravilima. U ovom članku ćemo ukratko opisati 5 jednostavnih koraka koji će vam pomoći da organizirate svoju "porodičnu arhivu" dokumenata i fotografija i osigurate da možete lako pronaći potrebnu stavku ako je potrebno.

Korak 1. Prikupite sve na jednom mjestu

Prije nego počnete arhivirati svoju historiju ili porodičnu arhivu, morate identificirati prilično prostrano mjesto (sobu). Ovdje možete skupiti sve što tražite. To će vam pomoći da vidite sve stvari odjednom i da ne žurite po kući u potrazi za ovim ili onim dokumentom, albumom sa fotografijama, suvenirom itd. U ovom slučaju, trebali biste se pridržavati pravila: ako se stvari stavljaju u određene koverte, kutije ili foldere, prvo ih držite tamo gdje su u početku. Dok su neke od ovih kutija, koverti i fascikli bile popunjene bez ikakve organizacije, većina ih je sigurno bila ispunjena nekom svrhom. Na primjer, koverta sadrži fotografije određenog datuma, mjesta, događaja itd.

Dakle, prvi korak je upoznavanje sa sadržajem svake koverte, fascikle i kutije. U većini slučajeva ćete najvjerovatnije naići na slučaj u kojem se stvari raspadaju bez ikakvog sistema. A vaš zadatak je sada da sredite ovaj haos i odredite budući sistem skladištenja za katalogizaciju stvari.

Korak 2: Skenirajte dokumente i fotografije. Vodite bilješke, organizirajte stvari po vrsti

Grupirajte fotografije, dokumente, stvari po vrsti, datumu itd. Rasporedite ih redosledom koji odredite. Odmah vodite bilješke u koje „gomilate“ ono što je prikupljeno. Sada možete započeti skeniranje fotografija i dokumenata.

Kada skenirate dokumente i fotografije, odmah postavite njihove skenirane slike u odgovarajuće fascikle na računaru, striktno poštujući „hijerarhiju“ ovih fascikli. Imenujte dijeljenu mapu “Porodična arhiva” i napravite stablo hijerarhije unutar nje.

Korak 3. Odaberite kutije, mape i organizatore za pohranjivanje stvari

Važan korak je odabir prave vrste kutija i mapa za smještaj vaših sortiranih stavki.

Preporučljivo je prikupljati fotografije u albume ovisno o veličini fotografija i strogo se pridržavati prihvaćenih pravila: po temama, datumima, starosti subjekta itd.

Važne papirne dokumente u lošem stanju treba laminirati, to će ih sačuvati duže od fajla. Ali ako to nije moguće, stavite ih u prozirnu datoteku zajedno sa listom običnog suhog papira, iscijedite zrak i stavite datoteke unutra. hard folder.
Stari papirni novac se takođe čuva sa listom čistog, suvog papira, po jedna novčanica po fajlu. Postoje fajlovi upola manji od običnog lista. Računovođe ih obično koriste za bankovne izvode.

Vrlo dobro mjesto za čuvanje dokumenata i fotografija su posebni ormarići ili kutije. Kutije za skladištenje treba da budu čvrste, sa čvrstim poklopcima, različitih veličina za predmete različitih veličina.

Stavite pakete silika gela u kutije kako biste spriječili vlagu. Za papirnu porodičnu arhivu, vlaga i suvoća su neprijatelji broj jedan. Predmeti koji su Vam posebno vrijedni čuvajte u sefovima.

Korak 4: Odaberite mjesto gdje ćete staviti svoje stvari

Sada kada ste sortirali svoje stvari i stavili ih u odgovarajuće kutije, albume itd., trebali biste razmisliti gdje ćete ih spremiti. Glavni prioritet bi trebao biti sigurnost stvari. Pridržavajte se sljedećih pravila skladištenja:

Izbjegavajte skladišta kao što su hladni tavan i vlažni podrum kuće;
ne postavljajte ormare sa stvarima u blizini vodovodnih cijevi ili kišnih uspona;
Nemojte ništa skladištiti u negrijanim garažama ili šupama.

Korak 5: Porodična arhiva - Podijelite dokumente i stvari sa drugim članovima porodice

Budući da ne želite da vaš istinski titanski rad morate ponovo da ponavljate vi ili vaši voljeni, uradite dvije važne stvari:

Snimite fotografije većine predmeta za pohranu i podijelite fotografije s drugim članovima porodice;
kreirajte zajedničku bazu podataka svih stavki na vašem računaru. Za to su prikladni standardni programi Excel, Access i drugi.

Sačuvaj

Očigledno je da svaka hartija od vrijednosti zahtijeva izuzetno pažljiv i pažljiv tretman. Uostalom, njihovo slučajno oštećenje ili gubitak prepun je daleko od ružičastih posljedica. Iscrpljujuće trčanje oko vlasti u cilju vraćanja dragocjenih potvrda i identifikacija ne samo da može oduzeti puno vremena osobi, već i pokvariti živce. U ovom članku ćemo vam reći kako pohraniti dokumente kod kuće.

Odabir odgovarajuće lokacije

Prilikom traženja optimalnog skrovišta za papire, prije svega morate se voditi principom sigurnosti. Važno je osigurati da dokumenti ne budu oštećeni i skriveni od očiju stranaca, bilo da su zaposleni ili lopovi. Ako u kući ima male djece, papiri stavljeni u donju ladicu stola mogu biti naslikani ili pocijepani od strane mladih vrpoljaca. Stoga, u ovom slučaju, trebate odabrati najnepristupačnije mjesto za keš memoriju. Sef, mezanin ili gornja polica police za knjige će dobro doći.

Prikladno je reći da desktop neće biti najsigurnije mjesto za pohranjivanje dokumenata. Slučajno prolivena kafa ili neočekivani propuh najvjerovatnije će dovesti do oštećenja vrijednosnih papira. Osim toga, dokumentacija koja se nalazi na istaknutom mjestu odličan je nalaz za provalnika. Jedini izuzetak su kutije sa ključem ili sa tajnim dnom. Međutim, ako želite, izdvajanje njihovog sadržaja također neće biti teško. Zato bi vlasnik stana trebao dobro razmisliti o pitanju gdje pohraniti dokumente kod kuće.

Međutim, ne biste trebali biti previše sofisticirani pri uređenju odgovarajućeg "skloništa" za papire. Uostalom, odabrano mjesto ne samo da bi trebalo biti sigurno, već i dostupno vlasniku. Složite se da su situacije različite i da ponekad vrijedni dokumenti mogu biti potrebni u najneočekivanijem trenutku. U slučaju požara, zemljotresa ili bilo koje druge vanredne situacije, bukvalno svaka sekunda je bitna. Pronalaženje kompromisa između sigurnosti i dostupnosti je, iako prilično složen, potpuno rješiv zadatak. Ovdje u pomoć posebno opreznim ljudima priskaču moderni funkcionalni predmeti interijera opremljeni posebnim skrovištima. Njihova kategorija uključuje police s ladicama, sefove za knjige, lažne utičnice i druge lukave uređaje (fotografija).

Metode čuvanja dokumenata

Nepotrebno je reći da se papiri moraju održavati u redu. Inače, potraga za ovim ili onim dokumentom oduzet će puno dragocjenog vremena osobe. Mnogi od nas mjesečno prebiraju hrpe iste vrste listova, pokušavajući pronaći svježu račun među računima koji su već dugo plaćeni. Detaljan pristup distribuciji radova pomaže u rješavanju ovog problema. Kao primjer, dat ćemo najuspješnije ideje i metode za pohranu dokumenata.

U folderima

Optimalno rješenje bi bila kupovina proizvoda s prstenovima koji mogu držati impresivan broj datoteka s papirima (fotografija). Većina ovih fascikli je u formatu A4, što je idealno za čuvanje sertifikata, ugovora, dokumenata o nekretninama itd. Ako želite, nabavite nekoliko tankih kancelarijskih materijala dizajniranih za svako polje delatnosti. Zalijepite bilješke na fascikle s natpisima "posao", "porodica", "stanovanje", "banka", uvelike možete olakšati zadatak pronalaženja potrebnog papira. Takođe bi bilo korisno uključiti u prvi fajl kompletnu listu dokumenata sa naznakom stranica na kojima se nalaze. Preporučljivo je da račune i čekove zalijepite na listove formata A4 prije stavljanja u fasciklu.Samo gornji lijevi ugao treba fiksirati kako ne bi došlo do oštećenja dokumenata.

Dostojna alternativa glomaznoj fascikli je posebna aktovka s mnogo pretinaca, koja se može kupiti u bilo kojoj prodavnici kancelarijskog materijala. Takvi uređaji predstavljeni su u širokom spektru dizajna, od strogih klasičnih do elegantnih ženstvenih. Odabir opcije po vašem ukusu neće biti težak. Jedini nedostatak fascikle za aktovku leži u nemogućnosti okretanja stranica i slobodnog pregleda dokumenata. Stoga će vlasnik „trezora vrijednosnih papira“ morati da se pobrine za odgovarajuće natpise i bilješke kako bi osigurao svoju udobnost. Vizualni primjer stavljanja dokumenata u fasciklu aktovke predstavljen je u videu:

U foto albumima

Koliko god bilo iznenađujuće, takvi dodaci s magnetskim listovima mogu obavljati i druge funkcije osim pohranjivanja nezaboravnih fotografija. Na primjer, u njih možete staviti potvrde o plaćanju, koje ne morate koristiti ljepilom za osiguranje. Osim toga, svaki list ima prostor za natpise i bilješke, što je također vrlo zgodno.

U kovertama

“Džepovi” za papir su optimalni za pohranjivanje starih računa, čekova i drugih papira za koje je vrijeme za arhiviranje. Takvi dokumenti su izuzetno rijetko korisni, ali mnogi još uvijek ne riskiraju da ih bace. Označavanjem koverte na odgovarajući način, možete je bezbedno staviti u krajnji ugao fioke ili police.

U kutijama

U njih možete pohraniti gotovo sve, a dokumenti nisu izuzetak. Međutim, nasumično pohranjivanje papira u kartonsku kutiju dovest će do problema povezanih s njihovim kasnijim pretraživanjem. Stoga, prije stavljanja dokumenata u kutiju, bilo bi korisno da ih rasporedite u zasebne mape ili više foldera, ovisno o njihovoj namjeni. Što se tiče pasoša, diploma i drugih nestandardnih papira u tvrdim koricama, bolje je imati posebnu debelu kovertu za njih. Inače, danas postoji vrlo zgodan pribor napravljen u obliku ormarića za dokumente s pregradama (fotografija). Neki od njih se mogu zaključati ključem i koristiti kao sef.

Kako biste izbjegli oštećenje ili blijeđenje, dokumente treba držati podalje od vode i sunčeve svjetlosti.
Bilo bi dobro da zadržite fasciklu sa fotokopijama svih važnih papira, a zatim je prenesite rođacima koji žive odvojeno ili stavite u sef. Modernije rješenje bi bilo prijenos informacija na posebno kupljenu flash karticu. Ovo će pomoći osobi da brzo povrati originale izgubljene kao rezultat hitne situacije (požar, poplava, krađa, itd.).
Ne biste trebali držati ambulantnu karticu kod kuće, jer je to kršenje zakona Ruske Federacije. Pošto je pravni dokument, treba ga čuvati u registru, a ne u rukama pacijenta.
Budući da su papirni računi skloni blijeđenju, preporučuje se da ih fotokopirate prilikom velikih kupovina.
Trebali biste početi sortirati papire odmah iz poštanskog sandučeta. Nema potrebe pohranjivati beskorisne reklamne letke, novine besplatnih oglasa i vizitkarte kod kuće - bolje ih je odmah poslati u kantu za smeće. Ako nemate slobodnog vremena, korisne papire treba staviti na kutiju ili fasciklu s dokumentima, obećavajući sebi da ćete u toku dana odvojiti nekoliko minuta da ih sortirate. Kada primite pozivnicu za događaj ili obavijest o paketu putem pošte, preporučuje se da u svom dnevniku zabilježite odgovarajući podsjetnik.
Za organizaciju dokumenata potrebno je izvršiti reviziju najmanje jednom godišnje. U tom slučaju, svaki papir treba procijeniti samo jednom, ili ostaviti ga za skladištenje ili ga odmah baciti.

Dakle, odgovor na pitanje kako pohraniti dokumente kod kuće ovisi o ukusu i preferencijama osobe. Dok se neki ljudi ograničavaju na obične kartonske kutije, drugi kupuju skupe sefove ili čak opremaju lukava skrovišta u svojim stanovima. Na ovaj ili onaj način, važni papiri trebaju biti na dostupnom i pogodnom mjestu za vlasnika. Također ne treba zaboraviti na održavanje reda u svojim dokumentima. Racionalnom raspodjelom radova u zavisnosti od njihove namjene i redovnim revizijama izbjeći će se problemi vezani za dugotrajno traženje potrebnih informacija.