Zástupca generálneho riaditeľa Taxkom LLC

Prevažná väčšina účtovníkov používa špecializované počítačové programy a daňovému úradu a fondom podáva elektronické výkazy. Prečo teda nekomunikovať „elektronicky“ so svojimi protistranami? Prečo tlačiť stohy papiera, keď môžete vytvárať a ukladať elektronické dokumenty? Ako na to nám povedala spoločnosť, ktorá poskytuje služby elektronickej správy dokumentov.

Igor Vladimirovič, povedzte nám, prosím, čo je elektronická správa dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Elektronická správa dokumentov je spôsob organizácie práce s dokumentmi, kedy sa väčšina ich originálov generuje v elektronickej podobe, bez použitia papierových médií. Upozorňujeme, že pri takomto toku dokumentov sa originály vytvárajú v elektronickej forme, a nie iba elektronické kópie papierových dokumentov. Elektronické dokumenty v schválených formátoch je možné zostaviť vo väčšine účtovných programov. Ale na to, aby bol elektronický dokument právne významný, musí spĺňať nielen schválené formáty a mať povinné náležitosti, ale musí byť aj podpísaný elektronickým podpisom.

Po vytvorení dokumentu ho môžete okamžite podpísať elektronickým podpisom v mnohých, aj keď nie vo všetkých, účtovných programoch.

Ak je elektronický dokument zaslaný protistrane, musí byť zaslaný v súlade s postupom pre výmenu elektronických dokumentov.

Aký je to postup pri výmene elektronických dokumentov? Aký typ elektronického podpisu by mal byť podpísaný elektronický dokument?

Ďakujeme hlavnému účtovníkovi LLC „Firma „ANIS-98““ za navrhovanú tému rozhovoru Oľga Vladimirovna Saltyková, Mesto Moskva.

I.V. Murashkintsev: Toto poradie bude pre rôzne dokumenty odlišné. Elektronické faktúry majú špeciálne, prísnejšie požiadavky. Musia byť podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom a odoslané prostredníctvom prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov Objednávka, schválená. Výnosom Ministerstva financií z 25. apríla 2011 č. 50n.

Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis je obdobou pečate organizácie spolu s podpisom zodpovednej osoby. Je sprevádzaný certifikátom kvalifikovaného overovacieho kľúča. Takéto elektronické podpisy môžu vydávať iba akreditované certifikačné centrá Zákon zo dňa 04.06.2011 č. 63-FZ. Dokumenty, ktoré boli podpísané elektronickým digitálnym podpisom podľa starého zákona EDS, ktorý od 1. júla už nebude platný Zákon z 10. januára 2002 č.1-FZ, sa považujú za podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom.

V určitých odvetviach, napríklad pri výrobe šperkov, je vhodné preniesť cez operátora nielen externé, ale aj niektoré interné dokumenty organizácie. Interné dokumenty zvyčajne nie je potrebné podpisovať vylepšeným kvalifikovaným podpisom. Podľa uváženia samotnej organizácie môže postačovať posilnený nekvalifikovaný alebo dokonca jednoduchý elektronický podpis.

Vylepšené nekvalifikované podpisy vydávajú aj certifikačné centrá a môžu byť lacnejšie ako kvalifikované. Jednoduchý podpis je šifra alebo heslo, ktoré umožňuje identifikovať tvorcu dokumentu. Takýto podpis môžete pridať pomocou počítačového programu a bude to vyžadovať menšie náklady ako nákup vylepšeného podpisu.

Externé dokumenty, okrem faktúr, je možné poslať protistranám jednoduchým e-mailom. Po dohode zmluvných strán môžu byť podpísané buď vylepšeným kvalifikovaným alebo vylepšeným nekvalifikovaným elektronickým podpisom. Používanie špeciálneho systému elektronickej správy dokumentov je však pohodlnejšie, pretože vám umožňuje okamžite dostať upozornenie, že váš partner dokument dostal. Ten ju zase môže okamžite podpísať a poslať vám.

Aký je najlepší spôsob, ako začať s implementáciou elektronickej správy dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Spoločnosti, ktoré majú veľa protistrán a veľký objem toku externých dokumentov, sa zvyčajne rozhodnú prejsť na používanie elektronických dokumentov. Keďže výmena elektronických dokumentov, najmä faktúr, je možná len po vzájomnej dohode zmluvných strán odsek 1 čl. 169 Daňového poriadku Ruskej federácie, potom musíte najskôr prediskutovať možnosť prechodu na elektronickú správu dokumentov s vašimi bežnými protistranami. Potom si musíte vybrať prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov a uzavrieť s ním zmluvu. Zoznam prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov zahrnutých v Trust Network Federálnej daňovej služby je zverejnený na Webová stránka Federálnej daňovej služby .

Aké kritériá by ste mali hľadať pri výbere operátora?

I.V. Murashkintsev: Operátori elektronickej správy dokumentov spravidla poskytujú možnosť výmeny elektronických dokumentov s viacerými protistranami v testovacom režime. Počas takejto „skúšobnej prevádzky“ budete vedieť pochopiť, ktoré rozhranie je pre vás pohodlnejšie a či bude ľahké skombinovať váš účtovný program so systémom správy dokumentov operátora.

Čím ťažšie je skombinovať účtovný program so systémom elektronickej správy dokumentov, tým vyššie budú náklady na implementáciu systému. Venujte prosím pozornosť aj cene zasielania elektronických dokumentov. Preposielanie sa zvyčajne platí rovnakým spôsobom ako pri mobilnej komunikácii: platí „volajúci“, teda odosielateľ elektronického dokumentu. Elektronické dokumenty je často potrebné posielať ako súpravu. V tomto prípade môže byť spoplatnené zaslanie balíka dokumentov, napríklad faktúry a potvrdenia o vykonaní práce alebo faktúry.

Je potrebné súčasne uzavrieť zmluvu s certifikačným centrom - organizáciou, ktorá vydáva elektronické podpisy?

I.V. Murashkintsev: Toto je povinné pre externý tok dokumentov. Certifikačné centrum musí poskytnúť všetkým účastníkom toku dokumentov elektronické podpisy. Spoločnosti, ktoré podávajú výkazy elektronicky, už takéto zmluvy uzavreli. Ak používate iba interný tok dokumentov, závisí to od vášho želania. Interné dokumenty je možné podpisovať jednoduchým elektronickým podpisom, pričom v tomto prípade nie je potrebné uzatvárať zmluvu s certifikačnou autoritou.

Môžu protistrany používať rôzne systémy elektronickej správy dokumentov? Alebo je možné prijímať dokumenty iba vtedy, ak ich váš partner poslal prostredníctvom rovnakého operátora?

I.V. Murashkintsev: V súčasnosti žiaľ interný roaming medzi operátormi neexistuje. Preto, aby ste mohli prijímať dokumenty, musíte sa pripojiť k rovnakému operátorovi ako spoločnosť, ktorá odosiela dokumenty. Ak teda vaše protistrany pracujú prostredníctvom rôznych operátorov, na výmenu dokumentov s protistranami budete musieť uzavrieť dohodu s každým operátorom.

Dúfame, že roaming bude fungovať ešte v tomto roku a následne bude možné akceptovať dokumenty zasielané cez iných operátorov.

Je potrebné v zmluvách s protistranami osobitne upravovať používanie systému elektronickej správy dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Nie, toto robiť nemusíte. Stačí si vymieňať bežné emaily (nemusia byť certifikované elektronickými podpismi) alebo papierové listy faxom, kde je potvrdený súhlas s používaním elektronických dokumentov. List Ministerstva financií zo dňa 01.08.2011 č. 03-07-09/26. Alebo napríklad jedna z protistrán môže prostredníctvom svojho operátora pozvať ďalšiu, ako sa to stáva pri pozývaní „priateľov“ na sociálne siete, a druhá môže toto pozvanie prijať. Ak však vaša protistrana nechce dostávať dokumenty elektronicky, budete jej musieť naďalej posielať papierové dokumenty.

No dohodli sme sa s partnermi, vybrali operátora alebo aj viacerých operátorov. Čo urobiť ďalej?

I.V. Murashkintsev: Teraz musíme prispôsobiť obchodné procesy spoločnosti implementácii elektronickej správy dokumentov pri práci s dodávateľmi:

vypracovať a schváliť postup pre správu elektronických dokumentov;
vymenovať osoby zodpovedné za jej údržbu;
organizovať elektronický archív prijatých a odoslaných dokumentov;
predpísať v účtovnej politike pravidlá pre vytváranie, prijímanie a uchovávanie elektronických dokumentov, určiť osoby zodpovedné za generovanie a podpisovanie elektronických dokumentov.

Každý zamestnanec, ktorý je oprávnený podpisovať elektronické dokumenty, musí byť vybavený elektronickým podpisom, pretože svoj podpis nemôžete preniesť na iné osoby.

Potrebujem tlačiť a uchovávať elektronické dokumenty v papierovej forme?

I.V. Murashkintsev: Nie, nie je to potrebné, hoci mnohí to naďalej robia staromódnym spôsobom. Všetky odoslané a prijaté elektronické dokumenty sú uložené v elektronickom archíve. A váš elektronický archív by mal byť usporiadaný tak, aby ste v prípade potreby, napríklad na žiadosť daňovej inšpekcie, mohli rýchlo nájsť požadované dokumenty a poslať ich inšpekcii elektronicky, rovnako ako sa teraz prenáša elektronické hlásenie .

A ak daňový úrad alebo audítor požiada o papierovú kópiu elektronického dokumentu, bude zrejmé, že ide o kópiu elektronického dokumentu a že elektronický dokument je podpísaný zmluvnými stranami?

I.V. Murashkintsev: Môžete si vytlačiť elektronický dokument a získať papierovú kópiu. Táto kópia bude automaticky vytlačená, že ide o papierovú kópiu elektronického dokumentu a originál podpísali strany elektronicky. Papierová kópia, ak je riadne vyhotovená, t. j. overená podpisom a pečiatkou organizácie alebo notársky overená, sa môže použiť rovnako ako kópia originálu papierového dokumentu.

Môžu byť všetky dokumenty vytvorené elektronicky?

I.V. Murashkintsev: Dokumenty je možné vytvárať v papierovej aj elektronickej forme. Ak je elektronický dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom, je ekvivalentom papierového dokumentu podpísaného rukou odsek 5 čl. 9 zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ; odsek 1 čl. 6 zákona zo dňa 04.06.2011 č. 63-FZ. Existujú elektronické formáty schválené Federálnou daňovou službou pre faktúru, nákladný list TORG-12 a osvedčenie o vykonaní práce. Ostatné dokumenty môžu byť vytvorené v ľubovoľnom formáte, ako je text alebo pdf.

Existuje však dokument, ktorý musí byť vypracovaný na papieri. Toto je nákladný list. Možnosť elektronického čítania počas cestovania zatiaľ nie je možné poskytnúť.

Okrem toho dokumenty upravujúce vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom, napríklad žiadosť o zamestnanie, pracovná zmluva, musia byť vyhotovené aj v papierovej forme.

Aké sú požiadavky na zariadenia a počítače pripojené k systému elektronickej správy dokumentov?

I.V. Murashkintsev: Rovnako ako pri počítačoch, z ktorých sa elektronické hlásenia posielajú na daňový úrad a iné regulačné úrady. Každé pracovisko pripojené k systému elektronickej správy dokumentov musí mať stabilný internetový kanál a musí byť nainštalovaný program Crypto-Pro alebo iný podobný program na prácu s elektronickými kľúčmi.

Aké nebezpečenstvá môžu vzniknúť pri vytváraní a odosielaní elektronických dokumentov a ako sa im vyhnúť?

I.V. Murashkintsev: Podľa mňa žiadne vážne nebezpečenstvo nehrozí. Jedine, že si treba dávať veľký pozor, robiť všetko načas a nerobiť chyby v elektronických dokumentoch, najmä faktúrach. Predpisy pre vystavovanie a zasielanie faktúr sú veľmi prísne. A na opravu chyby v predloženej faktúre musíte znova odoslať opravenú faktúru.

Nemôžete však zaúčtovať novú faktúru s dátumom, ktorý už uplynul.

V účtovnom programe prebieha priebežné číslovanie faktúr. Nezáleží na tom, či posielate papierové alebo elektronické faktúry a či využívate jedného alebo viacerých prepravcov.

Aké sú približné náklady na odoslanie a prijatie elektronického dokumentu?

I.V. Murashkintsev: Stabilná cena na trhu týchto služieb sa len rodí. Dnes sa môže pohybovať od 1 do 5 rubľov. na odoslanie jedného elektronického dokumentu. Niektorí operátori si navyše účtujú predplatné. Prijímanie elektronických dokumentov je zvyčajne bezplatné.

V každom prípade je to lacnejšie ako posielanie dokumentov klasickou poštou, najmä na veľké vzdialenosti. Navyše znižuje náklady na tlač a skladovanie papierových dokumentov.

Podľa recenzií od spoločností, ktoré začali implementovať elektronickú správu dokumentov, úspory pri prechode na elektronickú výmenu dokumentov s protistranami môžu predstavovať približne 2 % hrubého obratu spoločnosti.

Medzipodnikový tok dokumentov (externý tok elektronických dokumentov)

Kapitola 1. Prechod na výmenu elektronických dokumentov s protistranami: kde začať, čo potrebujete vedieť

Jekaterina Mikheeva
Karina Kassisová
17. mája 2017 14:43 hod

O elektronickej správe dokumentov sa často hovorí veľa, no orientovať sa vo veľkom množstve nových pojmov je náročné a ešte ťažšie je pochopiť, ako to celé funguje. Séria článkov „Účtovník a elektronický dokument“ bola navrhnutá špeciálne tak, aby v prístupnom jazyku povedala všetko, čo účtovník potrebuje vedieť o tomto type interakcie. Ako začať s výmenou? Ako pracovať s elektronickými primárnymi dokladmi a podávať výkazy v novej forme? Odpovede na tieto a ďalšie otázky nájdete v našich číslach.

V prvej kapitole si povieme, ako prejsť na elektronickú interakciu s protistranami a čo je potrebné na spustenie burzy.

Pohľad zhora: je potrebná zmena?

Účtovníctvo je neoddeliteľne spojené s tokom dokladov. Schémy na prácu s papierovými dokumentmi boli zdokonaľované už desaťročia. Dnes ich nahradili elektronické.

Pozrime sa na súčasnú situáciu z nadhľadu: mnohé spoločnosti čiastočne alebo úplne automatizujú svoje interné obchodné procesy implementáciou informačných systémov. Fungovanie organizácie sa však neobmedzuje len na interné procesy, ale je potrebné aj interakcie s protistranami.

Napríklad po dokončení obchodnej transakcie účtovník vypracuje vo svojom účtovnom systéme správu o dokončení práce, vytlačí ju a odošle poštou alebo kuriérom. Protistrana po obdržaní dokumentu ho naskenuje a vloží do informačného systému, ak existuje. Potom účtovník manuálne vykoná zápisy do účtovného systému a papierový originál bez problémov uloží. Pohodlne?

Situácia je paradoxná: interné procesy sú optimalizované, ale externé nie. Navyše práve to posledné vedie k skutočnej minimalizácii nákladov, materiálnych aj časových. Doručovanie papierových dokumentov trvá vzácne dni a týždne, zatiaľ čo elektronické dokumenty sa prenášajú v priebehu niekoľkých minút.

Výmenné metódy

Takže ste sa rozhodli preniesť elektronické dokumenty na vašu protistranu. Obe strany sa nezávisle rozhodujú, ako bude interakcia štruktúrovaná. Existujú dve hlavné možnosti:

● Výmena priamo s protistranou Môžete začať uzavretím predbežnej dohody, ktorá podrobne popisuje postup a podmienky konania. Ak obe zmluvné strany používajú vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis, zmluvu nie je potrebné uzatvárať, v ostatných prípadoch je to potrebné. Zjavnou výhodou tejto možnosti je, že za prenos dokumentov nemusíte platiť operátorom, môžete použiť bežný e-mail. Nie všetky súbory však môžu byť odoslané priamo protistrane.

● Ďalšou možnosťou je výmena faktúr prostredníctvom prevádzkovateľa elektronickej správy dokumentov (operátor EDO SF). Táto metóda je lepšia, už len preto, že sa raz pripojíte k sieti operátora, pripojíte sa k pravidlám výmeny a budete pracovať v službe. Zástupcovia EDI Severnej flotily majú technologické, personálne a právne možnosti na zabezpečenie legitímnej interakcie s akýmikoľvek elektronickými dokumentmi, a čo je najdôležitejšie, na prácu s faktúrami.

Často sa nás pýtajú, prečo potrebujeme operátora, ak si môžeme vymeniť priamo? Prvou a najdôležitejšou vecou je, že pri priamej výmene, teda bez účasti operátora, si nebudete môcť vymieňať elektronické faktúry. Podľa vyhlášky Ministerstva financií Ruska z 10. novembra 2015 č. 174n „O schválení postupu pri vystavovaní a prijímaní faktúr v elektronickej forme prostredníctvom telekomunikačných kanálov s použitím vylepšeného kvalifikovaného elektronického podpisu“ musí byť výmena elektronických faktúr vykonáva prostredníctvom EDI prevádzkovateľa SF, odkedy V prípade potreby môže prevádzkovateľ potvrdiť skutočnosť vystavenia alebo prijatia ESF a iných dokladov.

Karina Kassis, analytičkaSynerdocs.

Tri jednoduché kroky k EDI

Výmena elektronických dokumentov prostredníctvom prevádzkovateľa EDF SF je najprijateľnejšou možnosťou, preto ju zvážime podrobnejšie. Ak chcete začať pracovať v príslušnej službe, potrebujete:

● pripojiť sa k operátorovi;

● zakúpiť si certifikát elektronického podpisu a nástroje kryptografickej ochrany (CIPF) alebo cloudový elektronický podpis (pri jeho kúpe nie je CIPF potrebný), podrobnosti o jeho použití vám poskytne váš operátor;

● spojiť protistrany s pomocou operátora alebo sami.

O väčšinu organizačných záležitostí sa starajú špecialisti EDO SF. Poskytovanie pohodlného zážitku pre používateľov je ich hlavnou úlohou.

Pripojenie k operátorovi

Najprv kontaktujte operátora, prediskutujte náklady a podmienky pripojenia. Pre pripojenie k službe sa musíte zaregistrovať pomocou prihlasovacieho mena a hesla alebo certifikátu elektronického podpisu. Na začatie práce musí klient prijať pravidlá, podpísať licenčnú zmluvu (verejnú ponuku), vybrať tarifu a zaplatiť faktúru.

Zakúpenie certifikátu elektronického podpisu a prostriedkov kryptografickej ochrany

Príslušné dokumenty môžete získať v akomkoľvek certifikačnom stredisku akreditovanom Ministerstvom telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie (Zoznam akreditovaných CA). Často sú to samotní operátori toku elektronických dokumentov SF. Ďalšou možnosťou je poskytovanie certifikačných služieb prostredníctvom svojich partnerov.

Podľa spolkového zákona č. 63 „O elektronickom podpise“ certifikát elektronického podpisu používaný spoločnosťou (právnickou osobou) identifikuje aj konkrétnu fyzickú osobu, ktorá však koná v mene spoločnosti na základe zakladateľskej listiny alebo plnej moci. Certifikáty samozrejme nie je možné preniesť na iné osoby. Nemôžete nechať niekoho, kto sa vám podpíše na dokumenty. Taktiež v súlade s príkazom č. 174n zo dňa 10.11.2015 sa faktúra v elektronickej forme prenášaná prostredníctvom telekomunikačných kanálov „považuje za pôvodnú od účastníka správy elektronických dokumentov, ak je podpísaná vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom oprávnenej osoby. patriace oprávnenej osobe účastníka.“

Karina Kassis, analytičkaSynerdocs.

Elektronický podpis je určitý sled znakov, ktorý je pripojený k dokumentu. Existujú tri typy ES: jednoduché, rozšírené nekvalifikované, rozšírené kvalifikované.

Podľa federálneho zákona č. 63 „O elektronických podpisoch“ sa dokument s jednoduchým alebo vylepšeným nekvalifikovaným elektronickým podpisom považuje za rovnocenný s papierovým dokumentom podpísaným rukou.

Vylepšený kvalifikovaný elektronický podpis je obdobou vlastnoručného podpisu a tlačeného na papieri. Je v jeho prítomnosti Federálna daňová služba uznáva právnu silu dokumentu.

Nástroj na ochranu kryptografických informácií (CIPF) je špeciálny program, ktorý šifruje a dešifruje prenášané údaje. Pri výmenných službách je potrebné vytvárať a overovať elektronické podpisy. Licenciu na právo na používanie je možné zakúpiť prostredníctvom operátorov. Niektoré z nich majú tiež možnosť pracovať s cloudovými elektronickými podpismi. Predplatitelia Synerdocs si ho môžu objednať a aktívne ho využívať na podpisovanie dokumentov v službe.

Spájanie protistrán

Elektronické dokumenty si samozrejme môžete vymieňať len s tými protistranami, ktoré sú už k výmennej službe pripojené. Podobne so sociálnymi sieťami: nemá zmysel sa registrovať, ak tam nie sú žiadni priatelia. Iní však môžu nasledovať vašu spoločnosť pri experimentovaní. Sú situácie, keď protistrany potrebujú iba dodatočnú motiváciu, preferenčný alebo voľný prístup na chvíľu. Operátor EDO SF vám pomôže vyriešiť všetky vaše otázky, pretože sám má záujem o kvalitnú podporu pre svojich používateľov a pripájanie nových predplatiteľov.

Nezáleží na tom, ktorého EDF operátora SF protistrana používa, môžete byť pripojení k jednému operátorovi a protistrana k druhému. V súčasnosti sa mnoho popredných operátorov rozvíja a aktívne využíva roamingovú technológiu. Na organizovanie interakcie s protistranami môžete použiť aj iné možnosti.

Ak ste vy a vaša protistrana pripojení k rôznym službám a z nejakého dôvodu nechcete využívať služby viacerých prevádzkovateľov elektronickej správy dokumentov, potom venujte pozornosť tento spôsob - môžete kontaktovať svojich operátorov s návrhom na zriadenie výmeny medzi nimi.

Druhou možnosťou je práca s viacerými operátormi . Účastníkom burzy nikto nezakazuje využívať služby viacerých spoločností. Sami sa môžete pripojiť k viacerým operátorom alebo ponúknuť tento spôsob práce protistrane, ak je to samozrejme vhodné.

Namiesto záveru

Stručne si to zhrňme: čo potrebuje vedieť účtovník o tom, ako začať s výmenou elektronických dokumentov s protistranami? Po prvé, právny význam dokumentu je zabezpečený vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom. Po druhé, prevádzkovateľ EDF SF garantuje rýchle doručenie a integritu elektronického dokumentu. Po tretie, na spustenie výmeny prostredníctvom operátora stačí pripojiť sa k predpisom, ako aj zakúpiť certifikát elektronického podpisu a v prípade potreby nástroj na ochranu kryptografie. Riešenie iných záležitostí vlastne leží na pleciach operátorov. Po štvrté, na začatie výmeny cez ňu sa stačí zaregistrovať v službe pomocou certifikátu elektronického podpisu, vybrať a zaplatiť príslušnú tarifu. Registrovať sa môžete aj pomocou prihlasovacieho mena a hesla, táto možnosť registrácie je bezplatná, nevyžaduje certifikát a umožňuje vám vyhodnotiť kľúčové schopnosti webového klienta Synerdocs. Podpisovanie a odosielanie dokumentov je však možné iba v prvom prípade.

V budúcom čísle

V druhej kapitole „Pre účtovníka o elektronickom podpise“ sa dozviete, v akých prípadoch ešte môžete použiť elektronický podpis. Povieme si aj o tom, ako odlíšiť tri typy podpisov od seba. Pozrime sa bližšie na mechanizmus podpisovania a zistime, ktorý elektronický dokument sa považuje za právne významný. A zistíme, čo robiť, aby sme si udržali jeho silu.

Home Implementované riešenia

Výmena elektronických dokumentov medzi informačnými systémami podľa štandardov CommerceML

S prechodom obchodných organizácií na účtovníctvo pomocou výpočtovej techniky sa zvyšuje úloha výmeny informácií v elektronickej forme. Spoločnosť 1C s podporou technických špecialistov z Microsoft Corporation vyvinula štandardy na výmenu komerčných informácií a schému výmeny XML CommerceML. Používanie otvorených, všeobecne akceptovaných štandardov pre elektronickú výmenu informácií môže výrazne znížiť náklady na organizáciu interakcie informácií zjednotením výmeny komerčných informácií medzi rôznymi organizáciami: tak tými, ktoré pôsobia na trhu internetového obchodu, ako aj tými, ktoré pôsobia v oblasti tradičných (off -line) obchod.

Elektronické katalógy, cenníky a dokumenty sprevádzajúce obchodnú operáciu Order sú pripravené v programových systémoch 1C:Enterprise 8 v súlade so štandardmi CommerceML.

Katalógy, cenníky a dokumenty sprevádzajúce obchodnú transakciu Objednávku prijaté elektronicky a spĺňajúce štandardy CommerceML je možné rýchlo načítať do informačnej databázy. Vyhnete sa tak časovo náročnému manuálnemu zadávaniu veľkého množstva informácií.

Programový systém 1C:Enterprise 8 vám umožňuje:

• Vytvárajte obchodné ponuky pomocou samotného systému na základe sortimentu dostupného v informačnej databáze
• Zverejňujte komerčné ponuky a katalógy na akomkoľvek webovom obchode, ktorý podporuje štandardy CommerceML
• Analyzujte trh na základe spracovania štruktúrovaných informácií o produkte, protistranách, cenách atď.
• Pripravte a odošlite elektronické dokumenty vo formáte XML zrozumiteľnom pre väčšinu systémov
• Zasielanie cenníkov organizáciám (klientom, partnerom atď.)

Mechanizmy na prípravu a zverejňovanie obchodných ponúk a katalógov na webových výkladoch sú implementované v súlade so štandardom CommerceML, a to v prvom aj druhom vydaní. To umožňuje podnikom uložiť technológie, ktoré už používajú pri implementácii konfigurácie, a vybrať si najvhodnejší formát.

Dáta vo formáte štandardov CommerceML je možné stiahnuť do súboru XML alebo poslať e-mailom.

Každá spoločnosť, najmä geograficky distribuovaná, znáša náklady na používanie papierových médií v toku dokumentov so svojimi klientmi. Prechod na elektronickú správu dokumentov (EDF) je logickým a dôležitým krokom vo vývoji každého podniku.

Podľa štúdie Mail.ru Group asi 60 % kancelárskych pracovníkov používa mobilné zariadenia nielen na osobné účely, ale aj na vykonávanie určitých pracovných úloh. Práca v kancelárii so stolmi posiatymi papierom sa stáva minulosťou. Hlavná výhoda EDI systémov: spoločnosť znižuje materiálové a časové náklady. Keď sú všetky dokumenty elektronické, nemá zmysel kopírovať a tlačiť stohy papiera.

Prechod na elektronickú správu dokumentov je dnes krokom, ku ktorému sa neodhodlá každý manažér. Podľa mnohých je stále viac „proti“ ako „za“.

V našom materiáli sme zozbierali najčastejšie argumenty proti prechodu na elektronickú výmenu dokumentov. A o skutočnom stave vecí a výhodách prechodu na elektronickú správu dokumentov sme sa pokúsili porozprávať s dodávateľmi.

Mýtus 1. Práca na papieri je spoľahlivejšia. Má pečiatku a podpis

Je bežnejšie pracovať na papieri. Áno, dnes je dokument v ruke symbolom uzatvorenej zmluvy, na ktorú sa dá „siahnuť“. Mnoho ľudí z vlastnej smutnej skúsenosti vie, že papierové dokumenty sa dajú sfalšovať. Výsledok: finančné straty, súdne spory a premárnené nervy a v konečnom dôsledku krach podniku.

Elektronický podpis je dnes modernejším a bezpečnejším analógom papierového dokumentu. Elektronický podpis (ES) právnickej osoby sú zašifrované údaje pripojené k digitálnym dokumentom na potvrdenie autorstva a pravosti informácií. V skutočnosti nahrádza bežný vlastnoručný podpis a modrú pečať právnickej osoby.

Pomocou digitálnych podpisov môžu právnické osoby uzatvárať a vypovedať zmluvy, vymieňať si primárne účtovné doklady s klientmi a partnermi cez dátovú sieť, podávať správy orgánom štátnej správy cez internet, potvrdzovať svoje autorstvo pri osvedčovaní rôznych informácií a pod.

Čo je dôležité vedieť pri výbere predajcu elektronického podpisu? Hlavnou vecou je uprednostniť akreditované certifikačné centrá, ktoré patria medzi lídrov na ruskom trhu. Venujte pozornosť nasledujúcim bodom: koľko rokov certifikačné centrum pôsobí na trhu; zistiť, koľko certifikátov kľúča elektronického podpisu vydala za posledný rok; ak desaťtisíce, tak si sa nemýlil.

Mýtus 2. Je pre mňa jednoduchšie udržať si poriadok s papierovými dokumentmi.

Bez ohľadu na to, ako sa optimisti a skeptici hádajú o elektronických dokumentoch, nikto nepopiera skutočnosť, že drvivá väčšina kancelárskych dokumentov je vytvorená na počítačoch. Dôvody takéhoto bezpodmienečného víťazstva informačných technológií sú úplne jasné:

• elektronické dokumenty sa dajú ľahko vytvárať, upravovať, reprodukovať, distribuovať a posielať ďalej;
• v elektronickej forme je oveľa jednoduchšie vyhľadať potrebné informácie a kontextové vyhľadávanie poskytuje možnosti, o ktorých by sa pri papierovaní mohlo len snívať;
• problémy s rezervovaním informácií a dokumentov, vytváraním poistných archívov a fondov atď. sa riešia jednoduchšie as menším úsilím;
• V komerčných činnostiach umožňujú elektronické dokumenty pri správnom používaní výrazne urýchliť rozhodovanie a zlepšiť ich kvalitu.

Mýtus 3. Obávam sa, že moje dokumenty môžu byť odcudzené zločincami alebo že ich prevádzkovateľ EDF môže bez môjho vedomia previesť na tretie strany.

Ak hovoríme o elektronickom systéme správy dokumentov „Transcript“ vyvinutom spoločnosťou Taxnet, potom sa v ňom údaje od jednej protistrany k druhej prenášajú cez internet prostredníctvom zabezpečeného protokolu HTTPS. Používateľský prístup do systému je realizovaný v dvoch režimoch – pomocou kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu a pomocou prihlasovacieho hesla. Únik dát zo systémového servera je vylúčený: heslá používateľských účtov sú uložené v zašifrovanej forme a súkromné ​​kľúče certifikátov pre prístup si ukladajú samotní používatelia. Ak teda používateľ systému nikomu neprenesie prístupové informácie, únik jemu prenesených informácií bude vylúčený.

Čo sa týka uchovávania a prenosu obzvlášť dôverných informácií, špecializovanejším produktom je v tomto prípade „cloudová“ služba „CRYPTOGRAMM“, ktorú vyvinul aj Taxnet. Služba vám umožňuje ukladať dokumenty v zabezpečenom cloudovom úložisku, vymieňať si informácie prostredníctvom zabezpečených komunikačných kanálov a má tiež schopnosť vykonávať krypto operácie na diaľku. Takéto operácie zahŕňajú podpisovanie a šifrovanie elektronických dokumentov adresovaných jednému alebo viacerým adresátom, dešifrovanie údajov a overovanie podpisov.

To znamená, že používateľ si môže jednoducho overiť pravosť a správnosť akéhokoľvek podpísaného elektronického dokumentu. Okrem toho služba ako doplnkový bezpečnostný nástroj využíva dvojfaktorový autentifikačný systém pomocou mobilného zariadenia, ktorý využíva dva typy faktorov na prístup do systému alebo na vykonávanie obzvlášť citlivých operácií.

Ale v každom prípade každý prevádzkovateľ EDF je zodpovedný za únik informácií v súlade s legislatívou Ruskej federácie.

Mýtus 4. EDI nie je pre nás vhodné, moji dodávatelia používajú elektronické podpisy od rôznych certifikačných autorít

Na správu elektronických dokumentov je potrebné používať výlučne kvalifikovaný elektronický podpis (federálny zákon 63 „O elektronickom podpise“). To, že protistrany majú certifikáty vydané rôznymi CA, nie je problém pre implementáciu EDI. Napríklad v systéme „Prepis“ je možné použiť kvalifikované certifikáty vydané ktoroukoľvek Certifikačnou autoritou (ďalej len CA) zaradenou do zoznamu akreditovaných Ministerstvom telekomunikácií a masových komunikácií.

Mýtus 5. Nebudeme môcť nadviazať spoluprácu s našimi protistranami - je ich asi tisíc a nachádzajú sa po celej Ruskej federácii

Elektronická výmena dokumentov je najlepším riešením pre spoločnosti s veľkým počtom protistrán.

Po prvé: Prechod na elektronické dokumenty z papiera skráti čas na spracovanie a odosielanie dokumentov o 80 %.

Po druhé: Elektronická správa dokumentov zvýši produktivitu vašich zamestnancov pri práci s dokumentmi o 25 %.

Po tretie, pri prechode na systém elektronickej výmeny dokumentov Transcript sa čas na spracovanie dokladov a úpravu dokladov účtovníkom a manažérom skráti o 75 %.

Tieto ukazovatele naznačujú, že ide o správne riešenie pre moderné podnikanie. Na prácu v systéme vám stačí elektronický podpis a internet. Ak chcete začať, pozvite svoje protistrany do systému a pripojte pripomienku na registráciu v systéme.

Našim klientom poskytujeme vzorové pozývacie listy, pokyny na začiatok a pomáhame s nastavením procesu výmeny dokumentov úplne zadarmo.

Mýtus 6. V systémoch EDI platíte za každý odoslaný dokument, tak prečo je to lacnejšie ako pošta?

Niektoré spoločnosti skutočne účtujú poplatok za každý odoslaný dokument. Pri našom rozhodnutí sme zohľadnili skutočnosť, že prechod na elektronickú správu dokumentov by mal byť pre našich klientov finančne výhodný. V systéme Transcript sa účtuje poplatok za odoslaný balík dokumentov, čo umožňuje výrazne ušetriť na výmene dokumentov.

Do 31. októbra však môžete využiť špeciálnu ponuku a pracovať v systéme zadarmo. Podrobnosti nájdete na odkaze.

Mýtus 7. Nevidím žiadny zmysel v prechode na EDI kvôli prenosu úkonov a faktúr

Ako už bolo uvedené viac ako raz, prechod na EDI je skutočne pohodlný a ziskový. Už nemusíte tráviť čas prípravou a odosielaním dokumentov a navyše môžete veľa ušetriť tým, že sa zbavíte veľmi drahého papierovania. Ušetríte čas strávený výmenou korešpondencie, čím sa zároveň zvýši mobilita a produktivita vašej spoločnosti. Keďže EDI prebieha veľmi rýchlo, navyše nebude chýbať ľudský faktor, čo znižuje počet chýb v elektronických dokumentoch na minimum.

Takmer každý dokument môže byť vyhotovený elektronicky. Systém Transcript im zabezpečuje neformálny tok dokumentov (zmluvy, dôležité obchodné informácie, odhady a mnoho ďalšieho).

Súbory takýchto dokumentov môžu byť akéhokoľvek formátu a poskytnuté protistrane v jednom z nasledujúcich typov súborov: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Vo všeobecnosti môžete v systéme prijímať a odosielať akékoľvek elektronické dokumenty.

Nezabudnite na faktor bezpečnosti a ochrany dokumentov - v systéme „Transcript“ sa všetky elektronické dokumenty prenášajú v šifrovanej forme, čo eliminuje zachytenie a nahradenie. A použitie elektronického podpisu je spoľahlivejšie ako akýkoľvek fyzický podpis.

Mýtus 8. Nemám dostatok protistrán na prechod na EDI. Zdá sa mi, že je to drahé potešenie

Aj keď je vaša firma dnes malá, neznamená to, že by ste nemali optimalizovať finančné výdavky a starať sa o produktivitu svojich zamestnancov. Ak sú obchodné procesy vo firme spočiatku správne nastavené a zodpovedajú moderným trendom na trhu, váš biznis bude rásť a rozvíjať sa oveľa pohodlnejšie!

Všetky špeciálne projektové materiály:

Elektronický dokument - je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči vo forme súboru symbolov, zvukových záznamov alebo obrazov, určená na prenos v čase a priestore pomocou výpočtovej techniky a telekomunikácií na uchovávanie a verejné použitie.

Informácie na počítačových médiách môžu byť uznané za predmet právnych vzťahov (dokument v právnom zmysle) až vtedy, keď sú poskytnuté digitálny podpis . Zároveň musí byť certifikovaný softvér a hardvér, ktorý zabezpečuje generovanie a overovanie takéhoto podpisu.

Elektronický dokument musí spĺňať tieto požiadavky:

vytvorené, prenášané a uložené pomocou softvéru a hardvéru;

mať štruktúru ustanovenú týmto federálnym zákonom;

byť schopný podať vo forme zrozumiteľnej pre ľudské vnímanie.

Elektronické vydanie - elektronický dokument alebo skupina elektronických dokumentov, ktoré prešli redakčným a publikačným spracovaním, určené na šírenie v nezmenenej podobe a majú aj tiráž.

3. Elektronický systém správy dokumentov

Všetky vytvorené riadiace dokumenty „slúžia“ určitým riadiacim funkciám, napríklad: plánovanie, účtovníctvo, financovanie, výkazníctvo, prevádzkové riadenie, personálne zabezpečenie atď.

Dokumenty súvisiace s jednou riadiacou funkciou sa zvyčajne nazývajú dokumentačný systém, napríklad: systém organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Dokumentačný systém – ide o súbor dokumentov navzájom prepojených podľa pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti a jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie.

Riadiace funkcie vo všetkých organizáciách sú rovnakého typu, preto by dokumenty pre každú funkciu mali byť rovnakého typu a formy. Priviesť dokumenty k optimálnej jednotnosti v zložení a forme je tzv zjednotenie Dokumenty. Jednotná forma dokumentu je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami riešenými v danej oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na pamäťovom médiu.

Unifikácia dokumentov je jednou z metód ich štandardizácie. Štandardizácia - ide o činnosť na stanovenie pravidiel a charakteristík za účelom ich dobrovoľného opakovaného používania s cieľom dosiahnuť usporiadanosť v oblasti výroby a obehu výrobkov a zvýšiť konkurencieschopnosť výrobkov, prác alebo služieb.

Normy pre riadiacu dokumentáciu stanovujú skladbu jednotlivých prvkov dokumentu (podrobnosti), ich umiestnenie a pravidlá návrhu.

Početné typy a rozmanitosti dokumentov, zložitosť ich zloženia, prítomnosť osobitných pravidiel pre udeľovanie právnej sily dokumentov a ďalšie vážne problémy spojené s riadiacou dokumentáciou si vyžadujú určenie špeciálneho odvetvia činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými orgánmi. Dokumenty. Toto odvetvie činnosti je tzv kancelárska práca alebo dokumentačná podpora pre manažment .

Pojem „kancelárska práca“ v Rusku vznikol v druhej polovici 18. storočia.

Odvtedy je jeho používanie zaznamenané v lingvistických slovníkoch. Termín vznikol spojením slov „zborník“.

Národná norma GOST R 51141-98 „Kancelárske práce, archivácia. Termíny – definície“ termín kancelárska práca a jeho terminologické synonymum, dokumentačná podpora manažmentu (DMS), je definovaný ako odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi.

Kancelárska práca alebo systém tok dokumentov , sa vzťahuje na praktickú činnosť tak osôb spravujúcich dokumenty, ako aj akýchkoľvek iných osôb, ktoré dokumenty vytvárajú alebo používajú v rámci podnikateľskej činnosti.

Systém správy záznamov alebo systém správy dokumentov vytvára zdroj informácií o činnostiach organizácie, ktorý môže podporiť následné činnosti a individuálne rozhodnutia manažmentu, ako aj zabezpečiť zodpovednosť voči všetkým zainteresovaným stranám.

S nástupom výpočtovej techniky nastal prelom v metódach správy dokumentov, bolo možné pracovať s dokumentmi oveľa efektívnejšie, jednoduchšie a rýchlejšie ako predtým. Nejde len o nahradenie hotových typografických formulárov elektronickými šablónami uloženými v počítači. Aj keď to samo o sebe môže zvýšiť produktivitu kancelárie rádovo.

Zároveň nastal prelom v niekoľkých smeroch naraz. Prvú vlnu vyvolal internet. E-mail, obrovské množstvo prístupných stránok so širokou škálou informácií si vyžadovalo systém štruktúrovania údajov odlišný od systému DBMS. „Správa“, HTML, XML, „vyhľadávač“ atď. – termíny z úplne inej oblasti ako DBMS.

Zároveň sa začali rozvíjať systémy na evidenciu a kontrolu plnenia objednávok. V týchto systémoch je hlavným konceptom doklad, aj keď v skutočnosti sa pohybujú len sekundárne informácie – evidenčné a kontrolné karty. A napokon, základné opodstatnenie pre „dokumentárny“ pohľad na informácie pochádza z pokusov zaviesť veľmi bezpapierovú technológiu, ktorá sa zdalo, že to odstraňuje. Ukázalo sa, že na prenos dôležitých informácií cez sieť musí byť „certifikovaná“ podpisom. Ale podpis, dokonca aj elektronický, nie je umiestnený pod nejakým údajom alebo súborom údajov, ale iba pod dokumentom, analógom papierového.

Postupne tak vzniká celá oblasť - systémy správy dokumentov (DMS). Dalo by sa povedať tok dokumentov a bolo by to správne, ale, žiaľ, toto slovo sa často chápe vo veľmi úzkom zmysle ako akési rozšírenie kancelárskej práce. Oblasť sa formuje, hoci sa ešte neutvorila, nie je pre všetkých pochopená, „strávená“ vo svojej osobitosti, s jasne vyjadreným pojmom, okruhom pojmov, úloh atď. Niektoré z vyššie uvedených sú už dostatočne rozpracované, iné sa len začínajú realizovať.

Elektronická správa dokumentov - proces tvorby, spracovania, uchovávania a výmeny elektronických dokumentov;

Elektronické nástroje na správu dokumentov - softvér a/alebo hardvér používaný pri správe elektronických dokumentov;

Účastníci výmeny elektronických dokumentov - fyzické a právnické osoby, ako aj vládne orgány Ruskej federácie a orgány miestnej samosprávy a iné orgány podieľajúce sa na výmene elektronických dokumentov;

Odosielateľ elektronického dokumentu - účastník výmeny elektronických dokumentov, ktorý vygeneruje elektronický dokument, podpíše ho elektronickým digitálnym podpisom alebo iným elektronickým analógom podpisu a odošle ho príjemcovi priamo alebo prostredníctvom informačného sprostredkovateľa;

Príjemca elektronického dokumentu - účastník výmeny elektronických dokumentov, ktorý obdržal jemu adresovaný elektronický dokument;

Sprostredkovateľ výmeny elektronických dokumentov (sprostredkovateľ informácií) - právnická osoba alebo fyzická osoba podnikateľ, ktorá poskytuje služby súvisiace s výmenou elektronických dokumentov medzi odosielateľom a príjemcom elektronických dokumentov;

Elektronický archív - súbor elektronických dokumentov podliehajúcich uchovávaniu spôsobom stanoveným regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie;

V prvom rade je elektronická správa dokumentov prínosom z pohľadu pohybu dokumentov. Dokument v počítačovej podobe je predsa len súbor kódov, ktoré možno jednoducho posielať cez počítačové siete a e-maily, jednoducho replikovať, upravovať a dopĺňať.

Elektronické dokumenty sa dajú ľahko kombinovať do databáz a znalostných báz. Elektronické knižnice už prakticky nahradili nepohodlné, neúplné, obmedzené knižnice papierových dokumentov. Elektronické katalógy poskytujú prístup k potrebným informáciám stokrát rýchlejšie, ako je to možné pri práci s papierovými alebo lístkovými katalógmi.

Základné princípy správy elektronických dokumentov:

Jedna registrácia dokumentu, ktorá vám umožní jednoznačne identifikovať dokument.

Možnosť paralelného vykonávania operácií, čo umožňuje skrátiť čas pohybu dokumentov a zvýšiť efektivitu ich vykonávania.

Kontinuita pohybu dokumentu, ktorá umožňuje identifikovať osobu zodpovednú za vykonanie dokumentu (úlohy) v každom okamihu životnosti dokumentu (procesu).

Jednotná (alebo koordinovane distribuovaná) databáza informácií o dokumentoch, ktorá eliminuje možnosť duplikovania dokumentov.

Efektívne organizovaný systém vyhľadávania dokumentov, ktorý vám umožní nájsť dokument s minimálnymi informáciami o ňom.

Vyvinutý systém reportingu pre rôzne stavy a atribúty dokumentov, ktorý vám umožňuje kontrolovať pohyb dokumentov prostredníctvom procesov toku dokumentov a robiť manažérske rozhodnutia na základe údajov z reportov.

Prax elektronickej výmeny informácií je už dlho zaužívaná. Vo všeobecnosti je tok dokumentov bez papiera jednoducho podporovaný programami balíka Microsoft Office. Textový editor Word, tabuľky Excel a prezentačný balík PowerPoint vám pomôžu vytvárať elektronické dokumenty. Prenáša ich poštový klient Outlook.

Takže aj so štandardnou sadou kancelárskeho softvéru je možné organizovať tok elektronických dokumentov v rámci podniku a dokonca aj medzi podnikmi. Ale stále väčší počet programátorov tiež nezostáva bokom a pravidelne vstupuje do hry s detailne vypracovanými návrhmi vlastných systémov.

Dokonca bola vytvorená špeciálna skratka pre takýto vývoj - ASDOU(Automatizované systémy manažérskej dokumentácie). Poskytujú seriózne databázy, ktoré si vyžadujú zdĺhavé štúdium, početné a viacstupňové kontroly a opakované kontroly, aby sa zachovala dôvernosť vytvorených a prenášaných informácií.

Elektronický dokument môže získať plnohodnotný štatút, ak je certifikovaný elektronický podpis (ES). Elektronický podpis je súbor kódov, ktoré jednoznačne identifikujú vlastníka. Technológia vytvárania digitálneho podpisu je pomerne zložitá a prostriedky na vytváranie digitálnych podpisov môžu byť rôzne. Ich kompetenciu ustanovuje zákon. O elektronickom podpise si povieme podrobnejšie v ďalšej prednáške.

Moderné systémy automatizácie dokumentov podporujú jednotnú (integrovanú) technológiu spracovania informácií, ktorá obsahuje nasledujúce komponenty:

DBMS pre viacerých používateľov;

nástroje na prípravu dokumentov (textových, grafických, multimediálnych) vo forme správ, tabuliek, diagramov, formulárov, polotovarov;

miestne siete;

prostriedky externej komunikácie - e-mail, fax;

nástroje na správu systému - určenie hardvérovej a softvérovej konfigurácie, nastavenie prístupových práv do systému a jeho jednotlivých komponentov, kontrola verzií a prístupových práv, upozorňovanie na porušenia;

makro programovacie nástroje, ktoré zabezpečujú rozšíriteľnosť a prispôsobenie systémov špecifickým požiadavkám a možnostiam zákazníka.

Je zrejmé, že distribuované spracovanie informácií predpokladá prítomnosť komunikačného prostredia, ktoré poskytuje potrebné transakcie a viacnásobný prístup k zdieľaným informačným zdrojom. TO komunikačný systém , ktoré vykonávajú funkcie doručovania informácií, sa ukladajú tieto požiadavky:

spoľahlivosť doručenia (s výnimkou možnosti straty dokumentov);

zvýšené pravdepodobnostné časové charakteristiky;

spoľahlivosť prenášaných dokumentov;

dôvernosť dokumentov;

kontrola doručovania správ a registrácie prevádzky;

schopnosť prístupu k externým telematickým službám na prenos a príjem informácií z externých systémov;

tolerancia systémových chýb (rezervácia zdrojov) 1.

Existujú rôzne systémy správy dokumentov, ktoré v tej či onej miere vykonávajú uvedené funkcie. Pri výbere systému je potrebné riadiť sa ekonomickými a technickými kritériami. Veľký význam má kontinuita existujúcich technológií, ako aj možnosť ďalšieho rozvoja a zdokonaľovania systému na jednej základni. Podstatná je aj otázka riadenia a správy systému.

Systémy správy dokumentov (DMS)

Systémy správy dokumentov (DMS) zabezpečujú proces vytvárania, riadenia prístupu a distribúcie veľkých objemov dokumentov v počítačových sieťach a tiež zabezpečujú kontrolu nad tokom dokumentov v organizácii. Tieto dokumenty sú často uložené v špeciálnych úložiskách alebo v hierarchii súborového systému. Typy súborov, ktoré sú zvyčajne podporované systémami DMS, zahŕňajú textové dokumenty, obrázky, tabuľky, audio, video a webové dokumenty. Spoločnými schopnosťami systémov ICS sú vytváranie dokumentov, riadenie prístupu, transformácia a bezpečnosť.

Štruktúra elektronických systémov správy dokumentov zvyčajne zahŕňa: modulov , menovite:

Modul elektronického schvaľovania dokumentov;

Počiatočná registrácia všetkých prichádzajúcich dokumentov a starostlivá kontrola vykonania;

Podrobný protokol odchádzajúcich dokumentov;

Elektronický archív dokumentov;

Firemné fórum;

Rôzne organizačné adresáre;

Administračný modul pre celý systém.

Vo svojom poradí zodpovedajúci modul elektronické dokumenty sú určené na vykonávanie nasledujúcich úloh:

Tvorba elektronických dokumentov podľa šablón akceptovaných v organizácii;

Vytvorenie trasy na prechod elektronického dokumentu;

Schvaľovanie elektronických dokumentov všetkými zainteresovanými stranami, ktoré sa podieľajú na schvaľovaní;

Prerozdelenie právomocí z jedného zamestnanca spoločnosti na druhého;

Schválenie dokumentov;

Uloženie uznesení všetkých osôb, ktoré dokument schválili;

Uzavreté schvaľovania.

Modul spracovania vykonáva nasledujúce operácie pre odchádzajúcu a prichádzajúcu korešpondenciu:

Registrácia odchádzajúcej a prichádzajúcej elektronickej dokumentácie;

Klasifikácia všetkej korešpondencie;

Inštalácia ovládania;

Vydávanie pokynov pre odchádzajúce a prichádzajúce elektronické dokumenty;

Vedenie podrobnej korešpondencie;

Odoslanie prichádzajúceho elektronického dokumentu po už vytvorených alebo nových cestách dokumentov;

Ukladanie všetkých spojení medzi odchádzajúcimi a prichádzajúcimi dokumentmi v elektronických archívoch;

Kontrola prechodu elektronických dokumentov po vytvorených trasách;

Vypĺňanie logov do elektronických verzií organizačných dokumentov.

Na uchovávanie informačných produktov bol vytvorený elektronický archív v systéme elektronickej správy dokumentov, podrobné vyhľadávanie, výber kópií potrebných materiálov a presné obnovenie vymazaných alebo omylom stratených dokumentov.

Modul pre kontrolu a vystavovanie objednávok vykonáva nasledujúce operácie:

Umiestňuje objednávky do systému, údaje oddelení v administratívnych elektronických dokumentoch organizácie, zápisnice zo stretnutí;

Posiela zamestnancom pokyny od šéfa firmy, jeho asistenta a zabezpečuje aj kontrolu nad termínmi plnenia pokynov;

Vedie elektronické archívy organizačnej dokumentácie.

Administračný modul vykonáva tieto úlohy:

Obmedzenie prístupových práv zamestnancov organizácie;

Kontrola všetkých akcií používateľa.

Elektronické systémy správy dokumentov, ktoré implementujú vyššie opísanú štruktúru, tvoria novú generáciu systémov automatizácie organizácie.

V súčasnosti existujúce systémy na trhu, založené na technológiách, na ktorých sú založené, možno rozdeliť do troch skupín:

1. Systémy západnej výroby. Vývojové prostredia.

2. Lokálne produkčné systémy (Rusko, Ukrajina), založené na Lotus Domino/Notes.

3. Úplne miestny rozvoj.

Prvá skupina zahŕňa nasledujúce tri západné systémy (vývojové prostredia):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Druhá skupina zahŕňa nasledujúce spoločnosti a systémy:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia – InterTrust

Referent BOSS - IT Co.

CINDERELLA STC - IRM

Eskado Interprokom - LAN

Systémy, ktoré možno zaradiť do tretej skupiny:

1C:Archív - 1C

RBC Docs - RBC SOFT

DocsVision – digitálny dizajn

IIG Intravert - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc - Žula

Puzdro - EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufratské kognitívne technológie

Effect-Office IKK - Garant International

Systém Delo je určený najmä na automatizáciu dokumentačnej podpory riadiacich činností vládnych organizácií, poskytuje:

kontrola všetkých etáp kancelárskych operácií a výsledkov práce na hlavných funkčných procesoch podniku;

zjednotená evidencia všetkej prichádzajúcej internej korešpondencie, vrátane listov a odvolaní občanov, vytvorením evidenčných kariet.

vyhľadávanie registračných kariet a uznesení na sledovanie vykonávania dokumentov za účelom vykonávania referenčných a analytických prác;

sledovanie toku dokumentov organizácie vrátane pohybu papierových originálov a kópií dokumentov, uznesení, správ o vykonaní, schvaľovania dokumentov;

kontrola včasného plnenia pokynov, žiadostí inštitúcií, organizácií, uznesení a pokynov vedenia; kontrola termínov vyhotovenia dokumentov;

získavanie informácií a štatistických materiálov, súhrnov, správ na poskytovanie manažmentu;

– uchovávanie elektronických dokumentov.

Softvérový a technologický komplex „CinderellaWIN“ - elektronická kancelária

evidencia odchádzajúcej a prichádzajúcej pošty, ako aj sprievodných dokumentov pripojených k hlavnému dokumentu, opakovaným a vedľajším dokumentom;

kontrola výkonovej disciplíny v čase a zo strany vykonávateľa s pripomienkou kontrolných dokladov a termínov ich vykonania;

príprava certifikátov, súhrnov a zoznamov o celom objeme dokumentov, podľa tematických okruhov a pod.;

vyhľadať akýkoľvek dokument (vrátane odpovede a opakovanej) pomocou akýchkoľvek známych detailov alebo súboru podrobností, vrátane kontextového vyhľadávania podľa obsahu (názvu) dokumentu;

organizovanie prístupu k elektronickým kópiám dokumentov.