Unde să depozitați documentele acasă. Depozitarea documentelor

După cum se spune: Fără o bucată de hârtie, ești un bug. Prin urmare, fiecare casă stochează o mare varietate de documente - de la chitanțe pentru plata serviciilor până la certificate care confirmă proprietatea. În acest articol, am încercat să-mi dau seama cum să depozitezi hârtiile importante fără a-ți compromite spațiul.

Oricât ne-am strădui să scăpăm la timp de documentele inutile, un fel de declarații, carduri de garanție, cecuri, avize tot sosesc în mod constant, iar fără o anumită ordine cantitatea de hârtie s-ar dezamăgi. Prin urmare, Necesar un sistem de stocare a documentelor care va permite:

Stocați convenabil documentele importante
Scapă de munții de hârtii inutile
Evitați pierderea lor.

Stocarea documentelor importante după tip

Pentru a înțelege cum și ce este mai bine pentru noi să stocăm și să organizăm, luați în considerare mai multe clasificări de documente, cu care putem lucra. Una dintre aceste clasificări împarte toate documentele tematic.

Familie(pașapoarte, certificate, testamente)
Imobiliare si transport(documente pentru un apartament, telefon, electricitate, casa, casa, masina)
Educaţie(certificate, diplome, certificate)
Loc de munca(contracte, economii de pensii, acorduri, carnete de muncă)
Medicament(declarații, examinări, asigurări)
Carduri de garanțieși verificări
Alte(acorduri de servicii, cazuri de asigurare).

Fiecare folder poate fi împărțit pe rezidenți apartament, dacă într-adevăr sunt multe documente și va fi mai convenabil.

Documente privind depozitarea pe termen lung

Sunt documente importante pe care trebuie să-l păstrăm toată viața, dar există hârtii care Puteți să-l aruncați după câteva luni ca fiind inutil. În funcție de aceasta, anumite foldere trebuie sortate mai des pentru a scăpa de lucrurile inutile.

Documente pe care ar trebui să le păstrați întotdeauna(certificat de căsătorie și alte acte de familie, certificat de naștere, diplome, certificate, certificate și atestări, acte de examen, extrase de spital, testamente, legalizat acte, acte de pensie).
Documente de păstrat atâta timp cât sunteți proprietar sau atâta timp cât sunt la zi(documente pentru bunuri imobiliare, o mașină, achiziții deosebit de importante și costisitoare; toate documentele legate de muncă trebuie păstrate până la pensionare)

Facturi pentru achiziționarea de obiecte de valoare Cel mai bine este să le păstrați cât timp le dețineți. În caz de furt, accident sau capriciile naturii, aceste documente vă vor servi drept dovezi pentru a primi despăgubiri. De asemenea, este recomandat să fotografiați obiecte deosebit de valoroase.și stocați un instantaneu al acestora.

Documentație,care trebuie păstrate mai mult de un an(unele garanții, certificate, cecuri, documente medicale, extrase)
Documente care poate fi păstrat până la un an(garantii, certificate, cecuri, unele contracte).

Sistem de stocare a documentelor în funcție de frecvența de utilizare

Documentele pe care le folosești rar pot fi pliate separat și puse în alt loc pentru a nu ajunge la îndemână.

Hârtii, care necesare de 2 până la 5 ori pe an(documente medicale, asigurare)
Documente care necesare mai puțin de o dată pe an(garantii, contracte)
Documente care ar trebui să fie mereu la îndemână(pașapoarte, acte auto).

Punerea în ordine a documentelor: Salvați vs. arunca

Astfel, puteți crea aproximativ 4 foldere și pune încă 2 în fiecare pentru documente care vor fi stocate mai mult de un an și pentru stocare pe termen scurt. Folderele pentru stocarea pe termen scurt pot fi sortate de câteva ori pe an și aruncate orice nu este necesar.

Joacă în siguranță

Desigur, cele mai importante documente, precum drepturile de proprietate, certificatele de naștere și pașapoartele, sunt cel mai bine păstrate într-o cutie specială ignifugă. Dacă nu există așa ceva și nu pare necesar să creați unul, puteți stoca pur și simplu documente importante într-un loc uscat, curat inaccesibile celor care pot face orice cu ei.

Cheie: Scanați sau fotografiați toate documentele importante și stocați copii în cloud pentru orice eventualitate.

Păstrați documentele în stil

Dacă depozitați documente într-un loc deschis, puteți cumpăra dosare elegante pentru ele, moi sau dure. Suntem o familie tânără, așa că încă nu avem multe documente. La un moment dat le-am depozitat în tăvi de lemn, apoi le-am cumpărat de la IKEA din carton dur. Acest lucru ne face mai ușor să ajungem la actele necesare și un astfel de sistem de stocare a documentelor nu dăunează designului apartamentului nostru.

Aveam nevoie de 4 tăvi pentru a depozita toate hârtiile. Fiecare conține încă 2-3 foldere.

Documente curente care ar trebui să fie la îndemână (contracte pentru viitorul apropiat, pașapoarte, avize)
Documente imobiliareși lucrări legate de educaţie.
Acte medicale, asigurare.
Garanții si contracte.

Orice altceva este stocat cu succes electronic.

De asemenea, pentru a organiza depozitarea documentelor, puteți achiziționa o mapă din plastic cu fișiere atașate în interior de la un magazin de articole de birou. Ele pot conține de la 10 la 100 de fișiere. Dacă există o mulțime de documente, pot exista mai multe foldere.

Nu acumulați și clarificați

O dată pe an ar trebui revizuiți dosarele cu documente și aruncați-le tot ceea ce nu este relevant. Dacă ești îngrijorat că hârtiile pe care vrei să le arunci ar putea fi în continuare utile, pune-le într-un singur dosar și pune-le la subsol.

Sper că sfaturile au fost utile. Foarte curând subiectul meu preferat: .

Aveți un sistem special pentru păstrarea documentelor importante de familie?

Documentele trebuie depozitate într-un loc special destinat lor: un dosar, o cutie, o cutie, un seif. Întreaga familie ar trebui să aibă acces la ele, cu excepția copiilor mici. Prin urmare, este bine dacă hârtiile sunt depozitate într-o cutie care poate fi încuiată cu o cheie. Evitați contactul cu umezeala sau lumina puternică pentru a le menține în stare bună.

Sortați-vă documentele

Cumpărați mape, legături sau plicuri de plastic de la un magazin de articole de birou. Sunt convenabile pentru organizarea documentelor pe categorii, de exemplu:

principal(pașapoarte, certificate de naștere și de căsătorie, cărți de identitate etc.)

educaţie(diplome, certificate, diplome)

sănătate(carduri medicale, polite, certificate)

auto(asigurări, evidențe de service, chitanțe de la atelierele de reparații auto)

Loc de munca(carte de munca, CV, contracte cu angajatorii)

imobiliare(documente pentru apartament, bonuri de plata, contract de inchiriere)

Aparate(instrucțiuni, chitanțe, carduri de garanție).

Creați un folder de stocare temporară

Puteți crea o tavă sau un folder temporar pentru hârtii în care puteți pune documente pe care le-ați folosit zilele trecute, dar nu ați avut timp să le puneți deoparte. Doar nu fi leneș, de îndată ce ai timp, sortează hârtiile de acolo în dosarele corecte.

Sortați după accesoriu

Fiecare categorie de documente poate fi sortată și după afiliere. Pentru a face acest lucru, puneți hârtiile fiecărui membru al familiei într-un plic separat, cu numele lor pe el sau marcați selecția corespunzătoare cu un bilețel, un marker sau o bucată de hârtie colorată. Acest lucru este necesar pentru ca familia ta să poată găsi documentele necesare fără ajutorul tău.

Faceți fotocopii ale documentelor

Faceți fotocopii ale pașapoartelor, certificatelor de naștere, cărților de identitate, certificatelor de înmatriculare a vehiculelor și permiselor de conducere. Acestea vor fi utile dacă originalele sunt pierdute sau furate. În acest caz, păstrați copiile separat de documentele principale.

Păstrați chitanțele și chitanțele

Păstrați chitanțele pentru achiziții mai mult sau mai puțin mari timp de un an. În cazul în care garanția pentru unele produse depășește 12 luni, păstrați bonurile pentru perioada specificată în cardul de garanție.

Depozitați facturile de utilități

Păstrați contracte pentru racordarea tuturor utilităților: gaz, electricitate, apă, telefon, internet, cablu TV etc. Bonurile de utilități nu pot fi aruncate timp de cinci ani.

Nu amestecați documentele importante cu documentele inutile

Mulți oameni păstrează bilete la concert, meniuri pentru propria nuntă, invitații, scrisori și tipărite ale cheltuielilor cu cardul de credit pentru anul trecut ca suveniruri. Dar printre aceste nedorite de hârtie poate fi dificil să găsești un document cu adevărat important. Prin urmare, faceți o regulă să aruncați hârtiile inutile pe care nu îndrăzniți să le aruncați și depozitați-le separat.

Curățarea eficientă implică doar doi pași esențiali:

scapă de ceea ce nu ai nevoie și stabilește unde să depozitezi ceea ce ai nevoie.

Marie Kondo

Să decidem imediat cui i se adresează articolul. Este în primul rând pentru cei care au acumulat o mulțime de hârtii diferite, chitanțe, broșuri și alte lucruri similare. Muzicieni, poeți, jurnaliști și designeri de orice tip, citesc și nu se plâng când se uită la munții diferitelor ziare. Cine își mai pune întrebări: cum să păstrezi documentele? unde se depoziteaza documentele? Îmi propun să ne ocupăm de ei (muntii) odată pentru totdeauna. Un articol despre cum să puneți lucrurile în ordine, unde să depozitați documentele și, în general, despre sistematizarea oricăror.

Partea 1

Dacă cineva nu știe, nimic în viața asta nu se întâmplă degeaba. Chiar dacă este o surpriză întâmplătoare. O împrejurare aparent ponosită, un episod atât de mic, implică uneori un lanț de evenimente fatidice. Asta mi s-a întâmplat și mie. Asa de.

Mi-am pierdut diploma de studii superioare. Nu-mi amintesc când, unde și în ce circumstanțe l-am văzut pentru ultima oară. De mulți ani, nu mă laud cu asta nicăieri, lucrez într-un singur loc, nu sunt ales nicăieri. Există un extras din el, există fotocopii, există o copie certificată de notar. Fara diploma. Acum o lună, m-am uitat în mod special prin toate hârtiile mele și nu le-am putut găsi. Dar am pus lucrurile în ordine (cum mi s-a părut atunci). Zilele trecute, când mi-am dat seama că l-am pierdut pentru totdeauna, am fost foarte supărat. Anxioasă, de parcă ar fi uitat să facă ceva foarte important. Și din motive întemeiate, așa cum sa dovedit. Apoi a urmat un lanț de evenimente, care a devenit motivul pentru care a scris acest opus.

Digresiunea nr 1. Ilogic.

Pentru că sunt interesat de copywriting și, uneori, vizitez schimburi de liber profesioniști, unde am văzut un articol intitulat „Recomandări pentru stocarea documentelor”. Ceva mi-a declanșat capul. Cred că asta este exact ceea ce am nevoie. Deoarece susțin acest site minunat pentru tinere (și nu atât de tinere) gospodine, am decis că un articol despre cum să păstrați corect documentele nu ar fi de prisos aici.

Anunțul articolului a fost standard: promitea a fi informativ și interesant, intrigant prin prezența unui text alfabetizat împărțit în paragrafe logice. Ca un cumpărător încălzit de circumstanțe, l-am cumpărat. Articolul a fost ieftin. Pentru cei care nu sunt la curent, textul integral al articolului poate fi citit doar dupa plata, ceea ce am facut intr-un minut.

Textul în sine m-a surprins la început. Analfabetismul de-a dreptul coexistat cu prostii complete. Sincer, nu sunt genul de persoană care trăiește în captivitatea iluziilor, știu multe despre oameni și munca în domeniul selecției personalului m-a salvat de ochelarii trandafirii. Dar nici măcar eu nu știam că în acest loc oamenii erau capabili să „împingă” astfel de lucruri. În principiu, ar fi posibil să plasăm întregul text aici, credeți-mă, merită. Dar nu o voi folosi excesiv și vă voi mulțumi doar cu câteva fraze. „Adesea, când încearcă să găsească un document, oamenii trebuie să caute mult timp documentele necesare.” Nu se poate nega că atunci când încerci să-l găsești, trebuie să cauți. „Vor fi necesare și dosare mici în formă de plic și niște perforatoare.” Misto. Dacă ar fi fost doar „pomoane”, am decis că este doar o greșeală de tipar, dar mai multe! „În continuare, este și mai ușor - doar luați perforații și perforați plicurile.” „În plus, datorită formei plicurilor, puteți scoate cu ușurință hârtiile necesare. Nu va fi nevoie să scoateți bățul din ring.” Fara comentarii. Și în concluzie: „O opțiune bună este să păstrați documentele la rude.” Sfatul este dubios, nu știu câți oameni sunt dispuși să-l folosească.

Am cumpărat acest articol amuzant cu bănuți, dar bucuria pe care am primit-o a fost de douăzeci de dolari, nu mai puțin.

Retragerea nr. 2. Logic.

Așadar, deoarece postarea unui articol în această formă ar fi culmea lipsei de respect pentru voi, dragi cititori, am decis să înțeleg singur subiectul și să scriu un articol. Fără a întârzia problema, în aceeași zi am deschis un motor de căutare Google și am tastat expresia „Cum se stochează documentele”. Am fost inundat cu o mulțime de tot felul de sfaturi, videoclipuri și fotografii. După ce am petrecut aproximativ două ore pe recenzie, vreau să vă spun următoarele: Internetul este un lucru groaznic, toată lumea se fură unul de la celălalt, nu doar teme și fotografii, aproape peste tot există o rescriere ieftină continuă. Și este groaznic. Apropo, textul pe care l-am cumpărat l-am găsit, deși într-o versiune mai adecvată, pe alte trei site-uri. Nu știu cine a trântit pe cine.

Site-urile și blogurile mai mult sau mai puțin interesante pe această temă au început mult mai departe din primul rând în Google. Stiu asta (!). Chiar și unele dintre ele mi-au plăcut. De exemplu, acesta http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Este imediat evident că o persoană strălucitoare, cinstită și creativă este angajată în asta. Numele este Masha. Dar, majoritatea articolelor pe tema depozitării lucrărilor, mi s-a părut, sunt în principal de natură motivațională. Dar și asta este bine.

Retragerea nr. 3. Personal.

Dacă în apropiere sunt două magazine, unul cu haine la modă, frumoase și reduceri mari, iar celălalt un magazin de articole de birou, voi merge mai întâi la al doilea. Pentru că ador magazin de papetărie s. Suflet de hârtie. Asta pentru a clarifica unde am atâtea rechizite de birou acasă. Dar, în ciuda acestui fapt, actele mele, inclusiv documentele, deși erau mereu la un loc și păreau chiar sortate, uneori nu era ușor să găsesc rapid ceea ce aveam nevoie. Soarta a decis să-mi dea o lecție și după doar două zile am făcut ceea ce ar fi trebuit făcut cu mult timp în urmă.

În plus, uneori scriu articole pentru ziarele locale, așa că tipografia orașului are de multă vreme propria ei persoană, de acolo am o grămadă de autoadezivi de dimensiuni mici decupate (sunt în pachete acolo, la gunoi), pe care le folosesc peste tot. Nu știu cum trăiesc oamenii fără ele.

Pe baza tuturor celor de mai sus, am decis să scriu această lucrare destul de monumentală. Aceasta nu este doar o recenzie. Aici am încercat nu numai să rezumă totul, ci și să aduc o mulțime din experiența mea personală și am agravat-o cu inserții emoționale. Sper că articolul să găsească un răspuns de la cei care „nu văd lumina albă” din cauza abundenței de hârtii, nu știu de unde să înceapă și unde să alerge, precum și de la cei care vor să găsească vreun document sau doar un bucată de hârtie cu informații prețioase în adâncurile birourilor, dulapurilor și cutiilor lor. Desigur, drepturile de autor nu sunt necesare pentru tot ce este scris mai jos, dar credeți-mă, nu veți găsi așa ceva nicăieri. Deci, mergeți înainte.

Etape principale pe drumul spre comanda

Niciodată nu-ți vei pune casa în ordine,

dacă cureți cu jumătate de inimă.

Marie Kondo

Evaluați amploarea dezastrului

Mai întâi trebuie să găsiți o suprafață în care să se potrivească toate hârtiile. Cu siguranta, vei avea nevoie de o masa, sau poate de mai multe, sau de taburete, este potrivita si o canapea, sau poate ar fi mai bine sa stai pe jos. Și, de asemenea, estimați cât de mult ar putea dura munca de analiză. Dacă vă dați seama că nu veți putea finaliza analiza dintr-o singură mișcare, este mai bine să reprogramați evenimentul. Și cea mai importantă condiție este ca nimeni să nu intervină.

Hârtii de tot felul - într-o grămadă!

Pune tot ce ai planificat pe platforma pregătită deodată. De exemplu, dacă totul este în ordine cu fotografiile sau rețetele, lăsați-le să rămână acolo și nu le atingeți. De ce să faci muncă suplimentară!

Retragere nr. 3 Emoțional.

O, fetelor, sunteți norocoase. Ei bine, nimeni nu poate scrie despre asta mai bine decât mine. De ce? Cei deștepți nu își vor pierde timpul descriind modul în care stochează hârtiile (gândiți-vă: know-how), în timp ce ceilalți pur și simplu nu au suficiente hârtii pentru a putea oferi ceva util. Pe scurt, citiți mai departe.

Sincer să fiu, dacă nu l-aș fi citit și vizionat cu o săptămână mai devreme (și ce titlu!), nu aș fi început un eveniment atât de mare. Și cu siguranță nu ar exista nicio bază pentru acest articol. Abordarea afacerilor, principiile și metodele pe care Marie le-a propus în bestsellerul său au găsit un răspuns viu în sufletul meu. Deși recunosc, nu am fost niciodată obsedat de curățenie, iar acum nu-i înțeleg pe perfecționiști de diferite calibre care își irosesc energia tinerească în lucruri atât de plictisitoare. Dar respect și iubesc ordinea.

Deci, Marie scrie: „Curățenia este un eveniment special, o dată în viață.” O declarație ciudată și nu mai puțin controversată. Pentru japonezi, aparent, lucrurile stau puțin diferit. Dacă într-o casă locuiesc mai mult de două persoane, atunci sunt șanse ca nu toată lumea să respecte reguli stricte. Dar este necesar să ne străduim pentru asta. Odată pentru totdeauna pun totul la locul lui, și atunci nu rămâne decât să pun totul la locul lui.

Este greu de crezut, dar această curățenie a devenit o adevărată vacanță pentru mine și, cu siguranță, nu am mai pus lucrurile așa ordine până acum. Pot compara starea mea de spirit cu pregătirea pentru Paște sau Anul Nou pe 31 decembrie. În toate cazurile, sentimentul de bucurie al viitoarei vacanțe îți umple sufletul și creezi fără să te simți obosit. Da, nu am spus că toate acestea s-au întâmplat pe fundalul creațiilor nemuritoare ale grupului Scorpions. „Dragostea, iubirea ne va ține în viață”, spune Klaus Meine de mulți ani, ceea ce tradus înseamnă „dragoste, iubirea ne va ține în viață”. Să reformulam: ordine și numai ordinea ne va salva viețile.

A-ți păstra istoricul familial organizat înseamnă a-l păstra după anumite reguli. În acest articol, vom descrie pe scurt 5 pași simpli care vă vor ajuta să vă organizați „arhiva de familie” de documente și fotografii și să vă asigurați că puteți găsi cu ușurință articolul solicitat, dacă este necesar.

Pasul 1. Colectați totul într-un singur loc

Înainte de a începe să arhivați istoria sau arhiva familiei, trebuie să identificați un loc (camera) destul de spațios. Aici puteți colecta împreună tot ce căutați. Acest lucru vă va ajuta să vedeți toate lucrurile deodată și să nu vă grăbiți prin casă în căutarea unui document, album foto, suvenir etc. În acest caz, ar trebui să respectați regula: dacă lucrurile sunt plasate în anumite plicuri, cutii sau foldere, mai întâi păstrați-le acolo unde sunt inițial. Deși unele dintre aceste cutii, plicuri și dosare au fost umplute fără nicio organizare, cele mai multe dintre ele au fost cu siguranță umplute cu un anumit scop. De exemplu, un plic conține fotografii cu o anumită dată, loc, eveniment etc.

Deci, primul pas este să vă familiarizați cu conținutul fiecărui plic, folder și cutie. În majoritatea cazurilor, cel mai probabil veți întâlni un caz în care lucrurile se destramă fără niciun sistem. Și sarcina ta acum este să rezolvi acest haos și să stabilești viitorul sistem de stocare pentru catalogarea lucrurilor.

Pasul 2: Scanați documente și fotografii. Luați notițe, organizați lucrurile după tip

Grupați fotografii, documente, lucruri după tipul lor, dată etc. Aranjați-le în ordinea pe care o stabiliți. Ia imediat notițe în care „îngrămădești” ceea ce este colectat. Acum puteți începe să scanați fotografii și documente.

Când scanați documente și fotografii, plasați imediat scanările acestora în folderele corespunzătoare de pe computer, respectând cu strictețe „ierarhia” acestor foldere. Denumiți folderul partajat „Arhivă de familie” și construiți un arbore ierarhic în interiorul acestuia.

Pasul 3. Alegeți cutii, foldere și organizatoare pentru stocarea lucrurilor

Un pas important este alegerea tipului potrivit de cutii și foldere pentru a găzdui articolele sortate.

Este indicat să colectați fotografii în albume în funcție de dimensiunea fotografiilor și să respectați cu strictețe regulile acceptate: pe subiecte, date, vârsta subiectului etc.

Documentele importante de hârtie în stare proastă ar trebui să fie laminate, acest lucru le va păstra mai mult decât un dosar. Dar dacă acest lucru nu este posibil, puneți-le într-un fișier transparent împreună cu o coală de hârtie uscată obișnuită, stoarceți aerul și puneți fișierele în folder dur.
Banii de hârtie vechi se păstrează și cu o coală de hârtie curată și uscată, câte o bancnotă pe dosar. Există fișiere de jumătate de dimensiunea unei foi obișnuite. Ele sunt utilizate în mod obișnuit de contabili pentru extrasele bancare.

Un loc foarte bun pentru depozitarea documentelor și a fotografiilor sunt dulapurile sau cutiile speciale. Cutiile de depozitare trebuie să fie puternice, cu capace strânse, de diferite dimensiuni pentru articole de diferite dimensiuni.

Puneți pachete de silicagel în interiorul cutiilor pentru a preveni umezeala. Pentru o arhivă de familie de hârtie, umezeala și uscăciunea sunt inamicii numărul unu. Articolele care sunt deosebit de valoroase pentru tine ar trebui depozitate în cutii de valori.

Pasul 4: Alegeți un loc unde veți pune lucrurile

Acum că ți-ai sortat lucrurile și le-ai pus în cutiile, albumele etc. corespunzătoare, ar trebui să te gândești unde să le depozitezi. Prioritatea principală ar trebui să fie siguranța lucrurilor. Respectați următoarele reguli de depozitare:

Evitați locurile de depozitare precum podul rece și subsolul umed al casei;
nu așezați dulapuri cu lucruri în apropierea conductelor de apă sau a tuburilor de ploaie;
Nu depozitați nimic în garaje sau hale neîncălzite.

Pasul 5: Arhiva familiei - Partajați documente și bunuri cu alți membri ai familiei

Deoarece nu vrei ca munca ta cu adevărat titanică să fie repetată de tine sau de cei dragi, fă două lucruri importante:

Faceți fotografii cu majoritatea articolelor de stocare și partajați fotografii cu alți membri ai familiei;
creați o bază de date comună cu toate articolele de pe computer. Programele standard Excel, Access și altele sunt potrivite pentru aceasta.

Salvați

Este evident că orice titluri de valoare necesită un tratament extrem de atent și atent. La urma urmei, deteriorarea sau pierderea lor accidentală este plină de consecințe departe de a fi roz. A alerga epuizant în jurul autorităților pentru a restabili certificatele și actele de identificare prețuite nu numai că poate lua mult timp unei persoane, ci și îi poate strica nervii. În acest articol vă vom spune cum să păstrați documentele acasă.

Alegerea unei locații potrivite

Atunci când căutați ascunderea optimă pentru hârtii, trebuie în primul rând să vă ghidați de principiul securității. Este important să vă asigurați că documentele nu sunt deteriorate și sunt ascunse de ochii străinilor, fie ei angajați sau hoți. Dacă în casă sunt copii mici, hârtiile așezate în sertarul de jos al mesei pot fi vopsite sau rupte de tinerii agitați. Prin urmare, în acest caz, ar trebui să alegeți cel mai inaccesibil loc pentru cache. Un seif, mezanin sau raftul superior al unei biblioteci se va descurca bine.

Este potrivit să spunem că desktopul nu va fi cel mai sigur loc pentru a stoca documente. Cafeaua vărsată accidental sau un curent neașteptat va duce cel mai probabil la deteriorarea titlurilor de valoare. În plus, documentația situată într-un loc proeminent este o descoperire excelentă pentru un hoț. Singurele excepții sunt cutiile cu cheie sau cu fund secret. Cu toate acestea, dacă doriți, extragerea conținutului acestora nu va fi, de asemenea, dificilă. De aceea, proprietarul apartamentului ar trebui să se gândească bine la întrebarea unde să depoziteze documentele acasă.

Cu toate acestea, nu ar trebui să deveniți prea sofisticați atunci când aranjați un „adăpost” potrivit pentru lucrări. La urma urmei, locul ales nu ar trebui să fie numai sigur, ci și accesibil proprietarului. Sunteți de acord că situațiile sunt diferite și, uneori, documentele valoroase pot fi necesare în cel mai neașteptat moment. În cazul unui incendiu, cutremur sau orice altă urgență, literalmente fiecare secundă contează. Găsirea unui compromis între securitate și disponibilitate este, deși destul de complexă, o sarcină complet rezolvabilă. Aici, obiectele interioare moderne și funcționale dotate cu ascunzători speciale vin în ajutorul unor oameni deosebit de prudenti. Categoria lor include rafturi cu sertare, seifuri pentru cărți, prize false și alte dispozitive viclene (foto).

Metode de stocare a documentelor

Inutil să spun că hârtiile trebuie păstrate în ordine. În caz contrar, căutarea unui document sau acela va ocupa mult timp prețios al unei persoane. Mulți dintre noi sortăm lunar grămezi de același tip de foi, încercând să găsească o chitanță nouă printre facturile care au fost deja plătite de mult timp. O abordare detaliată a distribuirii lucrărilor ajută la rezolvarea acestei probleme. Ca exemplu, vom oferi cele mai de succes idei și metode de stocare a documentelor.

În foldere

Solutia optima ar fi achizitionarea unui produs cu inele care poate sustine un numar impresionant de dosare cu hartii (foto). Majoritatea acestor mape sunt în format A4, ceea ce este ideal pentru depozitarea certificatelor, contractelor, documentelor imobiliare etc. Dacă doriți, ar trebui să achiziționați mai multe rechizite de birou subțiri, concepute pentru fiecare domeniu de activitate. Prin lipirea notițelor pe dosare cu inscripțiile „muncă”, „familie”, „locuință”, „bancă”, puteți facilita foarte mult sarcina de a găsi hârtie necesară. De asemenea, ar fi utilă includerea în primul dosar a unei liste complete de documente care indică paginile în care se află acestea. Se recomandă să lipiți chitanțele și cecurile pe foi de format A4 înainte de a le plasa într-o mapă.Numai colțul din stânga sus trebuie fixat pentru a evita deteriorarea documentelor.

O alternativă demnă la un dosar voluminos este o servietă specială cu multe compartimente, care poate fi achiziționată de la orice magazin de articole de birou. Astfel de dispozitive sunt prezentate într-o mare varietate de modele, de la cele clasice stricte la cele feminine elegante. Alegerea unei opțiuni pe placul tău nu va fi dificilă. Singurul dezavantaj al unui dosar servietă constă în imposibilitatea de a întoarce paginile și de a vizualiza liber documentele. Prin urmare, pentru a-și asigura propria comoditate, proprietarul „seifului de valori mobiliare” va trebui să aibă grijă de inscripțiile și notele corespunzătoare. Un exemplu vizual de plasare a documentelor într-un folder de servietă este prezentat în videoclip:

În albumele foto

Oricât de surprinzător ar fi, astfel de accesorii cu foi magnetice pot îndeplini și alte funcții pe lângă stocarea fotografiilor memorabile. De exemplu, puteți plasa chitanțe de plată în ele, pe care nu trebuie să folosiți lipici pentru a le asigura. În plus, fiecare foaie are spațiu pentru inscripții și note, ceea ce este, de asemenea, foarte convenabil.

În plicuri

„Buzunarele” de hârtie sunt optime pentru stocarea chitanțelor vechi, a cecurilor și a altor documente care sunt timpul să fie arhivate. Astfel de documente sunt extrem de rar utile, dar mulți încă nu riscă să le arunce. Marcând plicul în mod corespunzător, îl puteți așeza în siguranță în colțul îndepărtat al unui sertar sau raft.

În cutii

Puteți stoca aproape orice în ele, iar documentele nu fac excepție. Cu toate acestea, depozitarea la întâmplare a hârtiei în interiorul unui recipient de carton va duce la probleme asociate cu căutarea lor ulterioară. Prin urmare, înainte de a plasa documentele într-o cutie, ar fi util să le distribuiți în foldere separate sau în mai multe foldere, în funcție de scopul lor. În ceea ce privește pașapoartele, diplomele și alte documente non-standard în coperți rigide, este mai bine să aveți un plic gros separat pentru ele. Apropo, astăzi există accesorii foarte convenabile realizate sub forma unui dulap de dosar cu separatoare (foto). Unele dintre ele pot fi încuiate cu o cheie și folosite ca seif.

Pentru a evita deteriorarea sau decolorarea, documentele trebuie ținute departe de apă și lumina soarelui.
Ar fi o idee bună să păstrați un dosar cu fotocopiile tuturor documentelor importante și apoi să îl transferați rudelor care locuiesc separat sau să îl puneți într-o cutie de valori. O soluție mai modernă ar fi transferul informațiilor pe un card flash special achiziționat. Acest lucru va ajuta o persoană să recupereze rapid originalele pierdute ca urmare a unei urgențe (incendiu, inundație, furt etc.).
Nu ar trebui să păstrați un card de ambulatoriu acasă, deoarece aceasta este o încălcare a legislației Federației Ruse. Fiind un document legal, acesta trebuie păstrat în registru și nu în mâinile pacientului.
Deoarece chitanțele de hârtie sunt predispuse la decolorare, este recomandat să le faceți fotocopii atunci când faceți achiziții mari.
Ar trebui să începeți să sortați hârtiile chiar din cutia poștală. Nu este nevoie să depozitați acasă pliante publicitare inutile, ziare cu reclame gratuite și cărți de vizită - este mai bine să le trimiteți imediat la coș. Dacă nu aveți timp liber, hârtiile utile ar trebui să fie plasate deasupra unei cutii sau a unui folder cu documente, promițându-vă să vă rezervați câteva minute în timpul zilei pentru a le sorta. Când primiți o invitație la un eveniment sau o notificare despre un pachet prin poștă, este recomandat să faceți o notă de memento corespunzătoare în jurnal.
Pentru organizarea documentelor este necesar să le auditați cel puțin o dată pe an. În acest caz, fiecare hârtie trebuie evaluată o singură dată, fie lăsând-o la depozitare, fie aruncând-o imediat.

Astfel, răspunsul la întrebarea cum să păstrați documentele acasă depinde de gusturile și preferințele persoanei. În timp ce unii oameni se limitează la cutii de carton obișnuite, alții cumpără seifuri scumpe sau chiar echipează ascunzători vicleni în apartamentele lor. Într-un fel sau altul, documentele importante ar trebui să fie într-un loc accesibil și convenabil pentru proprietar. De asemenea, nu trebuie să uitați de menținerea ordinii în documentele dvs. Distribuirea rațională a lucrărilor în funcție de scopul lor și auditurile periodice vor evita problemele asociate cu o căutare îndelungată a informațiilor necesare.