Director general adjunct al Taxkom SRL

Marea majoritate a contabililor folosesc programe informatice specializate și transmit rapoarte electronice la fisc și la fonduri. Deci, de ce să nu comunicați „electronic” cu contrapărțile dvs.? De ce să tipăriți teancuri de hârtie când puteți crea și stoca documente electronice? Ni s-a spus cum să facem acest lucru de către o companie care furnizează servicii de gestionare electronică a documentelor.

Igor Vladimirovici, vă rog să ne spuneți ce este gestionarea electronică a documentelor?

I.V. Murashkintsev: Managementul electronic al documentelor este o modalitate de organizare a muncii cu documente, atunci când cea mai mare parte a originalelor acestora sunt generate în formă electronică, fără utilizarea suporturilor de hârtie. Vă rugăm să rețineți că, cu un astfel de flux de documente, originalele sunt create în formă electronică și nu doar copii electronice ale documentelor pe hârtie. Documentele electronice în formate aprobate pot fi compilate în majoritatea programelor de contabilitate. Însă, pentru ca un document electronic să fie semnificativ din punct de vedere juridic, acesta nu trebuie doar să respecte formatele aprobate și să aibă detalii obligatorii, ci și să fie semnat cu o semnătură electronică.

După ce ați creat un document, îl puteți semna imediat cu o semnătură electronică în multe, deși nu toate, programele de contabilitate.

În cazul în care un document electronic este transmis unei contrapărți, acesta trebuie trimis în conformitate cu procedura de schimb de documente electronice.

Ce fel de procedură este aceasta pentru schimbul de documente electronice? Ce tip de semnătură electronică ar trebui să fie semnat un document electronic?

Mulțumim contabilului șef al SRL „Firma „ANIS-98”” pentru tema propusă de interviu Olga Vladimirovna Saltykova, Orașul Moscova.

I.V. Murashkintsev: Această ordine va fi diferită pentru diferite documente. Facturile electronice au cerințe speciale, mai stricte. Acestea trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită și trimise printr-un operator de gestionare a documentelor electronice Comandă, aprobată Prin Ordinul Ministerului Finanțelor din 25 aprilie 2011 nr.50n.

O semnătură electronică calificată îmbunătățită este un analog al sigiliului unei organizații împreună cu semnătura persoanei responsabile. Este însoțit de un certificat calificat de cheie de verificare. Numai centrele de certificare acreditate pot emite astfel de semnături electronice Legea din 6 aprilie 2011 Nr 63-FZ. Documente care au fost semnate cu semnătură electronică digitală în conformitate cu vechea Lege EDS, care nu va mai fi valabilă de la 1 iulie Legea din 10 ianuarie 2002 nr.1-FZ, sunt considerate a fi semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

În anumite industrii, de exemplu în producția de bijuterii, este indicat să se transfere printr-un operator nu doar extern, ci și unele documente interne ale organizației. De obicei, documentele interne nu trebuie să fie semnate cu o semnătură calificată îmbunătățită. La discreția organizației însăși, o semnătură electronică necalificată consolidată sau chiar o simplă semnătură electronică poate fi suficientă.

Semnăturile necalificate îmbunătățite sunt emise și de centrele de certificare și pot fi mai ieftine decât cele calificate. O semnătură simplă este un cifr sau o parolă care vă permite să identificați creatorul documentului. Puteți adăuga o astfel de semnătură folosind un program de calculator și va necesita mai puține cheltuieli decât achiziționarea unei semnături îmbunătățite.

Documentele externe, cu excepția facturilor, pot fi trimise contrapărților prin simplu e-mail. Prin acordul părților, acestea pot fi semnate fie cu o semnătură electronică îmbunătățită calificată, fie cu o semnătură electronică îmbunătățită necalificată. Dar utilizarea unui sistem electronic special de gestionare a documentelor este mai convenabilă, deoarece vă permite să primiți instantaneu o notificare că partenerul dvs. a primit documentul. El, la rândul său, îl poate semna imediat și ți-l poate trimite.

Care este cea mai bună modalitate de a începe implementarea managementului electronic al documentelor?

I.V. Murashkintsev: De obicei, companiile care au multe contrapartide și un volum mare de flux de documente externe decid să treacă la utilizarea documentelor electronice. Deoarece schimbul de documente electronice, în special de facturi, este posibil numai prin acordul comun al părților clauza 1 art. 169 Codul fiscal al Federației Ruse, apoi mai întâi trebuie să discutați despre posibilitatea de a trece la gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile dvs. obișnuite. Apoi trebuie să selectați un operator de gestionare a documentelor electronice și să încheiați un acord cu acesta. Lista operatorilor de gestionare a documentelor electronice incluși în Rețeaua de încredere a Serviciului Fiscal Federal este postată pe Site-ul Serviciului Federal de Taxe .

Ce criterii ar trebui să urmăriți atunci când alegeți un operator?

I.V. Murashkintsev: De regulă, operatorii de gestionare a documentelor electronice oferă posibilitatea de a face schimb de documente electronice cu mai multe contrapărți în modul de testare. În timpul unei astfel de „operațiuni de probă” veți putea înțelege care interfață este mai convenabilă pentru dvs. și dacă va fi ușor să combinați programul dvs. de contabilitate cu sistemul de gestionare a documentelor al operatorului.

Cu cât este mai dificil să combinați un program de contabilitate cu un sistem electronic de gestionare a documentelor, cu atât costul implementării sistemului va fi mai mare. Vă rugăm să fiți atenți și la prețul de trimitere a documentelor electronice. De obicei, redirecționarea este plătită în același mod ca și în comunicațiile mobile: „apelantul” plătește, adică expeditorul documentului electronic. Documentele electronice trebuie adesea trimise ca un set. În acest caz, poate exista o taxă pentru trimiterea unui pachet de documente, de exemplu o factură și un certificat de finalizare a lucrărilor sau o factură.

Este necesar să se încheie simultan un acord cu un centru de certificare - o organizație care emite semnături electronice?

I.V. Murashkintsev: Acest lucru este obligatoriu pentru fluxul de documente externe. Centrul de certificare trebuie să furnizeze tuturor participanților la fluxul de documente semnături electronice. Companiile care transmit rapoarte electronice au încheiat deja astfel de acorduri. Dacă utilizați doar fluxul de documente intern, atunci depinde de dorința dvs. Documentele interne pot fi semnate cu o simplă semnătură electronică, iar în acest caz nu este necesară încheierea unui acord cu o autoritate de certificare.

Contrapartidele pot utiliza diferite sisteme electronice de gestionare a documentelor? Sau este posibil să primiți documente doar dacă partenerul dvs. le-a trimis prin același operator?

I.V. Murashkintsev:În prezent, din păcate, nu există roaming intern între operatori. Prin urmare, pentru a primi documente, trebuie să vă conectați la același operator cu compania care trimite documentele. Deci, dacă contrapărțile dumneavoastră lucrează prin diferiți operatori, pentru a face schimb de documente cu contrapărțile, va trebui să încheiați un acord cu fiecare dintre operatori.

Sperăm ca roamingul să funcționeze în acest an și apoi să se poată accepta documente trimise prin alți operatori.

Este necesar să se stipuleze separat utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în contractele cu contrapărțile?

I.V. Murashkintsev: Nu, nu trebuie să faci asta. Este suficient să faci schimb de e-mailuri regulate (nu trebuie să fie certificate prin semnături electronice) sau scrisori pe hârtie prin fax, unde se confirmă acordul de utilizare a documentelor electronice Scrisoare a Ministerului Finanțelor din 01.08.2011 Nr.03-07-09/26. Sau, de exemplu, una dintre contrapărți o poate invita pe cealaltă prin operatorul său, așa cum se întâmplă atunci când invită „prieteni” pe rețelele de socializare, iar cealaltă poate accepta această invitație. Cu toate acestea, dacă contrapartea dumneavoastră nu dorește să primească documente electronic, va trebui să continuați să le trimiteți documente pe hârtie.

Ei bine, am convenit cu partenerii noștri, am ales un operator sau chiar mai mulți operatori. Ce e de facut in continuare?

I.V. Murashkintsev: Acum trebuie să adaptăm procesele de afaceri ale companiei la implementarea managementului electronic al documentelor atunci când lucrăm cu contractori:

elaborează și aprobă o procedură de gestionare a documentelor electronice;
numiți responsabili cu întreținerea acestuia;
organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise;
prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice, desemnează responsabili cu generarea și semnarea documentelor electronice.

Fiecare angajat care este autorizat să semneze documente electronice trebuie să aibă o semnătură electronică, deoarece nu vă puteți transfera semnătura altor persoane.

Trebuie să imprim și să stochez documente electronice pe hârtie?

I.V. Murashkintsev: Nu, nu este necesar, deși mulți continuă să o facă în mod veche. Toate documentele electronice trimise și primite sunt stocate într-o arhivă electronică. Iar arhiva dumneavoastră electronică să fie organizată în așa fel încât, dacă este necesar, de exemplu, la solicitarea inspectoratului fiscal, să găsiți rapid documentele solicitate și să le trimiteți inspectoratului electronic, la fel ca acum se transmite raportarea electronică. .

Și dacă fiscul sau auditorul solicită o copie pe hârtie a unui document electronic, va fi clar că aceasta este o copie a documentului electronic și că documentul electronic este semnat de părți?

I.V. Murashkintsev: Puteți imprima documentul electronic și puteți primi o copie pe hârtie. Această copie va fi tipărită automat că este o copie pe hârtie a unui document electronic, iar originalul a fost semnat electronic de către părți. O copie pe hârtie, dacă este corect executată, adică certificată prin semnătura și sigiliul organizației sau autentificată la notar, poate fi utilizată în același mod ca o copie a documentului original pe hârtie.

Toate documentele pot fi create electronic?

I.V. Murashkintsev: Documentele pot fi create atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic. Dacă un document electronic este semnat cu o semnătură electronică calificată, este echivalent cu un document pe hârtie semnat manual clauza 5 art. 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ; clauza 1 art. 6 din Legea din 04/06/2011 nr.63-FZ. Există formate electronice aprobate de Serviciul Fiscal Federal pentru factura, scrisoarea de însoțire TORG-12 și certificatul de finalizare a lucrărilor. Alte documente pot fi create în orice format, cum ar fi text sau pdf.

Dar există un document care trebuie întocmit pe hârtie. Aceasta este o scrisoare de trăsură. Încă nu este posibil să oferiți posibilitatea de a-l citi electronic în timpul călătoriei.

În plus, documentele care reglementează relația dintre angajator și angajat, de exemplu, o cerere de angajare, un contract de muncă, trebuie să fie întocmite și pe hârtie.

Care sunt cerințele pentru echipamentele și calculatoarele conectate la sistemul electronic de gestionare a documentelor?

I.V. Murashkintsev: La fel ca și pentru computerele de pe care se trimit raportarea electronică către biroul fiscal și alte autorități de reglementare. Fiecare loc de muncă conectat la sistemul electronic de management al documentelor trebuie să aibă un canal de Internet stabil și trebuie instalat programul Crypto-Pro sau alt program similar pentru lucrul cu chei electronice.

Ce pericole pot apărea la crearea și trimiterea documentelor electronice și cum să le evitați?

I.V. Murashkintsev:În opinia mea, nu există pericole serioase. Singurul lucru este că trebuie să fii foarte atent, să faci totul la timp și să nu faci greșeli în documentele electronice, în special în facturi. Reglementările pentru emiterea și trimiterea facturilor sunt foarte stricte. Și pentru a corecta eroarea din factura depusă, trebuie să retrimiteți factura corectată.

Dar nu puteți posta o nouă factură folosind o dată care a trecut deja.

Numerotarea continuă a facturilor are loc în programul de contabilitate. Nu contează dacă trimiteți facturi pe hârtie sau electronice și dacă utilizați unul sau mai mulți transportatori.

Care este costul aproximativ al trimiterii și primirii unui document electronic?

I.V. Murashkintsev: Un preț stabil pe piață pentru aceste servicii este încă în curs de dezvoltare. Astăzi poate varia de la 1 la 5 ruble. pentru trimiterea unui document electronic. Unii operatori percep suplimentar o taxă de abonament. Primirea documentelor electronice este de obicei gratuită.

În orice caz, este mai ieftin decât trimiterea documentelor prin poștă obișnuită, mai ales pe distanțe lungi. Plus reducerea costurilor pentru imprimarea și stocarea documentelor pe hârtie.

Potrivit recenziilor companiilor care au început să implementeze gestionarea electronică a documentelor, economiile la trecerea la schimbul electronic de documente cu contrapărțile se pot ridica la aproximativ 2% din cifra de afaceri brută a companiei.

Flux de documente intercorporate (flux de documente electronice externe)

Capitolul 1. Tranziția la schimbul de documente electronice cu contrapărțile: de unde să începeți, ce trebuie să știți

Ekaterina Mikheeva
Karina Kassis
17 mai 2017 14:43

Despre gestionarea electronică a documentelor se vorbește adesea foarte mult, dar este dificil să navighezi într-un număr mare de termeni noi și chiar mai greu de înțeles cum funcționează totul. Seria de articole „Contabilul și documentul electronic” a fost concepută special pentru a spune într-un limbaj accesibil tot ce trebuie să știe un contabil despre acest tip de interacțiune. Cum să începeți un schimb? Cum să lucrezi cu documente primare electronice și să trimiți rapoarte într-o formă nouă? Veți găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări în problemele noastre.

În primul capitol vom vorbi despre cum să trecem la interacțiunea electronică cu contrapărțile și despre ce este necesar pentru a începe un schimb.

Vedere de sus: este nevoie de schimbare?

Contabilitatea este indisolubil legată de fluxul documentelor. Schemele de lucru cu documente pe hârtie s-au perfecţionat de zeci de ani. Astăzi au fost înlocuite cu cele electronice.

Să ne uităm la situația actuală de sus: multe companii își automatizează parțial sau complet procesele interne de afaceri prin implementarea sistemelor informaționale. Dar funcționarea unei organizații nu se limitează la procesele interne, este necesară și interacțiunea cu contrapărțile.

De exemplu, după finalizarea unei tranzacții comerciale, un contabil întocmește un raport de finalizare a lucrărilor în sistemul său de contabilitate, îl imprimă și îl trimite prin poștă sau curier. Contrapartea, după ce a primit documentul, îl scanează și îl introduce în sistemul informațional, dacă este disponibil. Apoi contabilul face manual înregistrări în sistemul de contabilitate și salvează fără greșeală originalul de hârtie. Confortabil?

Situația este paradoxală: procesele interne sunt optimizate, dar cele externe nu. Mai mult, acestea din urmă sunt cele care duc la o reală minimizare a costurilor, atât materiale, cât și de timp. Livrarea documentelor pe hârtie durează zile și săptămâni prețioase, în timp ce documentele electronice sunt transferate în câteva minute.

Metode de schimb

Deci, ați decis să transferați documente electronice către contrapartida dvs. Ambele părți decid în mod independent cum va fi structurată interacțiunea. Există două opțiuni principale:

● Schimb direct cu contrapartea Puteți începe prin a încheia un acord preliminar care detaliază procedura și condițiile procedurii. Dacă ambele contrapărți utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită, atunci acordul nu trebuie încheiat în mod corespunzător, în alte cazuri este necesar. Avantajul evident al acestei opțiuni este că nu trebuie să plătiți operatori pentru transmiterea documentelor, puteți utiliza e-mailul obișnuit; Dar nu toate fișierele pot fi trimise direct către contrapartidă.

● O altă opțiune este schimbul de facturi prin intermediul unui operator de gestionare electronică a documentelor (operator EDO SF). Această metodă este mai bună, chiar dacă doar pentru că vă conectați o dată la rețeaua operatorului, vă alăturați regulamentelor de schimb și lucrați în serviciu. Reprezentanții EDI ai Flotei Nordului au capacitățile tehnologice, de personal și juridice pentru a asigura interacțiunea legitimă cu orice documente electronice și, cel mai important, pentru a lucra cu facturile.

Suntem adesea întrebați, de ce avem nevoie de un operator dacă putem face schimb direct? Primul și cel mai important lucru este că atunci când faceți schimb direct, adică fără participarea unui operator, nu veți putea face schimb de facturi electronice. Conform Ordinului Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 noiembrie 2015 nr. 174n „Cu privire la aprobarea Procedurii de emitere și primire a facturilor în formă electronică prin canale de telecomunicații folosind o semnătură electronică calificată îmbunătățită”, schimbul de facturi electronice trebuie să fie efectuate prin operatorul EDI SF, deoarece atunci când este necesar, operatorul poate confirma faptul emiterii sau primirii FSE și a altor documente.

Karina Kassis, analistSynerdocs.

Trei pași simpli pentru EDI

Schimbul de documente electronice prin operatorul EDF SF este cea mai acceptabilă opțiune, așa că o vom analiza mai detaliat. Pentru a începe să lucrați în serviciul corespunzător, aveți nevoie de:

● conectarea la un operator;

● achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și instrumente de protecție criptografică (CIPF) sau o semnătură electronică cloud (la achiziționare, CIPF nu este necesar), pentru detalii despre utilizarea acestuia, contactați operatorul dumneavoastră;

● conectați contrapărțile cu ajutorul unui operator sau pe cont propriu.

Specialiștii EDO SF se ocupă de majoritatea problemelor organizaționale. Oferirea unei experiențe confortabile pentru utilizatori este sarcina lor principală.

Conectarea la un operator

În primul rând, contactați operatorul, discutați costul și termenii conexiunii. Pentru a vă conecta la serviciu, trebuie să vă înregistrați folosind un login și o parolă sau un certificat de semnătură electronică. Pentru a începe lucrul, clientul trebuie să accepte regulile, să semneze un acord de licență (ofertă publică), să selecteze un tarif și să plătească factura.

Achiziționarea unui certificat de semnătură electronică și mijloace de protecție criptografică

Puteți obține documentele relevante de la orice Centru de Certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (Lista CA acreditate). Adesea, aceștia sunt înșiși operatorii de flux de documente electronice SF. O altă opțiune este să furnizeze servicii de certificare prin intermediul partenerilor lor.

Conform Legii federale nr. 63 „Cu privire la semnătura electronică”, un certificat de semnătură electronică utilizat de o companie (entitate juridică) identifică, de asemenea, o anumită persoană fizică, dar care acționează în numele companiei pe baza Cartei sau a procurii. Desigur, certificatele nu pot fi transferate altor persoane. Nu poți pune pe cineva să-ți semneze autograful pe documente. De asemenea, în conformitate cu Ordinul nr. 174n din 10 noiembrie 2015, o factură în formă electronică transmisă prin canale de telecomunicații „se consideră că provine de la un participant la gestionarea documentelor electronice dacă este semnată cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită a unei persoane autorizate. aparținând persoanei autorizate a participantului.”

Karina Kassis, analistSynerdocs.

O semnătură electronică este o anumită secvență de caractere care este atașată unui document. Există trei tipuri de ES: simplu, îmbunătățit necalificat, îmbunătățit calificat.

Conform Legii federale nr. 63 „Cu privire la semnăturile electronice”, un document cu o semnătură electronică simplă sau îmbunătățită necalificată este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat de mână.

O semnătură electronică calificată îmbunătățită este analogă cu o semnătură scrisă de mână sau cu una tipărită pe hârtie. Este în prezența lui Serviciul Fiscal Federal recunoaște forța juridică a documentului.

Un instrument de protecție a informațiilor criptografice (CIPF) este un program special care criptează și decriptează datele transmise. În serviciile de schimb este necesară crearea și verificarea semnăturilor electronice. O licență pentru dreptul de utilizare poate fi achiziționată prin intermediul operatorilor. De asemenea, unii dintre ei au capacitatea de a lucra cu semnături electronice în cloud. De exemplu, abonații Synerdocs îl pot comanda și îl pot folosi în mod activ pentru a semna documente în serviciu.

Conectarea contrapărților

Desigur, puteți face schimb de documente electronice doar cu acele contrapărți care sunt deja conectate la serviciul de schimb. La fel și cu rețelele sociale: nu are rost să te înregistrezi dacă nu există prieteni acolo. Cu toate acestea, alții vă pot urmări compania în experimente. Există situații în care contrapărțile au nevoie doar de motivație suplimentară, acces preferențial sau liber pentru o perioadă. Operatorul EDO SF vă va ajuta să vă rezolvați toate întrebările, deoarece el însuși este interesat de asistență de înaltă calitate pentru utilizatorii săi și de conectarea de noi abonați.

Nu contează ce operator EDF al SF-ului îl folosește contrapartea, poți fi conectat la un operator, iar contrapartea la altul. Astăzi, un număr de operatori de top dezvoltă și utilizează în mod activ tehnologia de roaming. De asemenea, puteți utiliza alte opțiuni pentru organizarea interacțiunii cu contrapărțile.

Dacă dvs. și contrapartea dvs. sunteți conectați la servicii diferite și, din anumite motive, nu doriți să utilizați serviciile mai multor operatori de gestionare a documentelor electronice, atunci acordați atenție această metodă - vă puteți contacta operatorii cu o propunere de a stabili un schimb între ei.

A doua opțiune este să lucrezi cu mai mulți operatori . Nimeni nu interzice participanților la schimb să folosească serviciile mai multor companii. Dumneavoastră vă puteți conecta la un număr de operatori sau puteți oferi această metodă de lucru unei contrapărți, dacă acest lucru este adecvat, desigur.

În loc de o concluzie

Să rezumăm pe scurt: ce trebuie să știe un contabil despre cum să înceapă să facă schimb de documente electronice cu contrapărțile? În primul rând, semnificația juridică a documentului este asigurată de o semnătură electronică calificată îmbunătățită. În al doilea rând, operatorul EDF SF garantează livrarea rapidă și integritatea documentului electronic. În al treilea rând, pentru a începe un schimb printr-un operator, este suficient să vă înscrieți în reglementări, precum și să achiziționați un certificat de semnătură electronică și, dacă este necesar, un instrument de protecție criptografică. Soluția la alte probleme cade de fapt pe umerii operatorilor. În al patrulea rând, pentru a începe schimbul prin intermediul acestuia, este suficient să vă înregistrați în serviciu folosind un certificat de semnătură electronică, să selectați și să plătiți tariful corespunzător. De asemenea, vă puteți înregistra folosind un login și o parolă, această opțiune de înregistrare este gratuită, nu necesită certificat și vă permite să evaluați capacitățile cheie ale clientului web Synerdocs. Dar semnarea și trimiterea documentelor este posibilă doar în primul caz.

În numărul următor

În al doilea capitol, „Pentru un contabil despre semnăturile electronice”, veți afla în ce cazuri puteți utiliza în continuare o semnătură electronică. Vom vorbi, de asemenea, despre cum să distingem cele trei tipuri de semnături unul de celălalt. Să aruncăm o privire mai atentă asupra mecanismului de semnare și să aflăm ce document electronic este considerat semnificativ din punct de vedere juridic. Și vom afla ce să facem pentru a-și menține puterea.

Acasă Soluții implementate

Schimb de documente electronice între sistemele informaționale conform standardelor CommerceML

Odată cu trecerea organizațiilor comerciale la contabilitate folosind tehnologia informatică, rolul schimbului de informații în formă electronică crește. Compania 1C, cu sprijinul specialiștilor tehnici de la Microsoft Corporation, a dezvoltat standarde pentru schimbul de informații comerciale și schema de schimb XML CommerceML. Utilizarea unor standarde deschise, general acceptate, pentru schimbul electronic de informații poate reduce semnificativ costurile de organizare a interacțiunii informaționale prin unificarea schimbului de informații comerciale între diverse organizații: atât cele care operează pe piața comerțului pe Internet, cât și cele care lucrează în domeniul tradițional (off). -linie) comerţ.

Cataloagele electronice, listele de prețuri și documentele care însoțesc operațiunea de tranzacționare a Comenzii sunt pregătite în sistemele de program 1C:Enterprise 8 în conformitate cu standardele CommerceML.

Cataloagele, listele de prețuri și documentele care însoțesc Ordinul tranzacției comerciale, primite electronic și conform standardelor CommerceML, pot fi încărcate rapid în baza de date de informații. Acest lucru evită introducerea manuală consumatoare de timp a unor cantități mari de informații.

Sistemul de programe 1C:Enterprise 8 vă permite să:

• Generați oferte comerciale folosind sistemul propriu-zis pe baza gamei de produse disponibile în baza de informații
• Publicați oferte comerciale și cataloage pe orice magazin web care acceptă standardele CommerceML
• Analizați piața pe baza prelucrării informațiilor structurate despre produs, contrapărți, prețuri etc.
• Pregătiți și trimiteți documente electronice în format XML, ușor de înțeles pentru majoritatea sistemelor
• Trimiteți liste de prețuri către organizații (clienți, parteneri, etc.)

Mecanismele de pregătire și publicare a ofertelor și cataloagelor comerciale pe vitrinele Web sunt implementate în conformitate cu standardul CommerceML, atât prima cât și ediția a doua. Acest lucru permite întreprinderilor să salveze tehnologiile pe care le folosesc deja atunci când implementează configurația și să aleagă cel mai convenabil format.

Este posibil să descărcați date în formatul standardelor CommerceML într-un fișier XML sau să trimiteți astfel de date prin e-mail.

Fiecare companie, în special una distribuită geografic, suportă povara costurilor atunci când utilizează suporturi de hârtie în fluxul de documente cu clienții săi. Trecerea la managementul electronic al documentelor (EDF) este un pas logic și important în dezvoltarea oricărei întreprinderi.

Potrivit unui studiu realizat de Mail.ru Group, aproximativ 60% dintre angajații de birou folosesc dispozitivele mobile nu doar în scopuri personale, ci și pentru a îndeplini anumite sarcini de lucru. Lucrul într-un birou cu birouri pline de hârtie devine un lucru din trecut. Principalul avantaj al sistemelor EDI: compania reduce costurile de materiale și de timp. Când toate documentele sunt electronice, nu are rost să copiați și să tipăriți teancurile de hârtie.

Astăzi, trecerea la gestionarea electronică a documentelor este un pas pe care nu toți managerii vor decide să-l facă. Potrivit multora, există încă mai multe „împotrivă” decât „pentru”.

În materialul nostru, am adunat cele mai comune argumente împotriva trecerii la schimbul electronic de documente. Și am încercat să vorbim despre starea reală a lucrurilor și avantajele trecerii la gestionarea electronică a documentelor cu contractori.

Mitul 1. Lucrul pe hârtie este mai de încredere. Are ștampilă și semnătură

Este mai obișnuit să lucrezi pe hârtie. Da, astăzi un document în mână este simbolul unui contract încheiat care poate fi „atins”. Mulți oameni știu din propria lor experiență tristă că documentele pe hârtie pot fi falsificate. Rezultatul: pierderi financiare, litigii și nervi risipiti și, în cele din urmă, prăbușirea afacerii.

Astăzi, o semnătură electronică este un analog mai modern și mai sigur al unui document pe hârtie. O semnătură electronică (ES) a unei entități juridice este date criptate atașate documentelor digitale pentru a confirma paternitatea și autenticitatea informațiilor. De fapt, înlocuiește semnătura obișnuită de mână și sigiliul albastru al unei persoane juridice.

Cu ajutorul semnăturilor digitale, persoanele juridice pot încheia și rezilia contracte, pot face schimb de documente contabile primare cu clienții și partenerii printr-o rețea de date, pot transmite rapoarte agențiilor guvernamentale prin internet, își pot confirma paternitatea atunci când certifică diverse informații etc.

Ce este important de știut atunci când alegeți un vânzător de semnătură electronică? Principalul lucru este să acordați prioritate centrelor de certificare acreditate, care se numără printre liderii de pe piața rusă. Acordați atenție următoarelor puncte: câți ani funcționează centrul de certificare pe piață; afla câte certificate de cheie de semnătură electronică a emis în ultimul an; dacă zeci de mii, atunci nu te-ai înșelat.

Mitul 2. Îmi este mai ușor să rămân organizat cu documente pe hârtie.

Oricât ar argumenta optimiștii și scepticii despre documentele electronice, nimeni nu neagă faptul că marea majoritate a documentelor de birou sunt create pe computere. Motivele unei astfel de victorii necondiționate a tehnologiei informației sunt complet clare:

• documentele electronice sunt ușor de creat, editat, reprodus, distribuit și transmis;
• în formă electronică este mult mai ușor să cauți informațiile necesare, iar căutarea contextuală oferă oportunități la care s-ar putea doar visa atunci când faci documente;
• problemele de rezervare a informațiilor și documentelor, crearea de arhive și fonduri de asigurări etc. se rezolvă mai ușor și cu mai puțin efort;
• În activitățile comerciale, documentele electronice, atunci când sunt utilizate corect, fac posibilă accelerarea semnificativă a procesului decizional și îmbunătățirea calității acestora.

Mitul 3. Mă tem că documentele mele ar putea fi furate de infractorii sau că operatorul EDF le poate transfera unor terți fără știrea mea.

Dacă vorbim despre sistemul electronic de gestionare a documentelor „Transcript” dezvoltat de Taxnet, atunci în el datele de la o contraparte la alta sunt transmise prin internet prin protocolul securizat HTTPS. Accesul utilizatorului la sistem se realizează în două moduri - folosind un certificat de semnătură electronică calificată și folosind o parolă de conectare. Scurgerile de date de pe serverul de sistem sunt excluse: parolele contului de utilizator sunt stocate în formă criptată, iar cheile private ale certificatelor de acces sunt stocate de către utilizatori înșiși. Astfel, dacă utilizatorul sistemului nu transferă nimănui informații de acces, scurgerea informațiilor transferate către acesta va fi exclusă.

În ceea ce privește stocarea și transmiterea informațiilor deosebit de confidențiale, un produs mai specializat în acest caz este serviciul „cloud” „CRYPTOGRAMM”, dezvoltat tot de Taxnet. Serviciul vă permite să stocați documente într-un spațiu de stocare securizat în cloud, să faceți schimb de informații prin canale de comunicații securizate și, de asemenea, are capacitatea de a efectua operațiuni cripto de la distanță. Astfel de operațiuni includ semnarea și criptarea documentelor electronice adresate unuia sau mai multor destinatari, decriptarea datelor și verificarea semnăturilor.

Aceasta înseamnă că utilizatorul poate verifica cu ușurință autenticitatea și corectitudinea oricărui document electronic semnat. În plus, ca instrument suplimentar de securitate, serviciul folosește un sistem de autentificare cu doi factori folosind un dispozitiv mobil, care utilizează două tipuri de factori pentru a accesa sistemul sau pentru a efectua operațiuni deosebit de sensibile.

Dar, în orice caz, orice operator EDF este responsabil pentru scurgerea de informații în conformitate cu legislația Federației Ruse.

Mitul 4. EDI nu este potrivit pentru noi furnizorii mei folosesc semnături electronice de la diferite autorități de certificare

Pentru gestionarea documentelor electronice, este necesar să se utilizeze doar o semnătură electronică calificată (Legea federală 63 „Cu privire la semnătura electronică”). A avea contrapărțile certificate emise de diferite CA nu este o problemă pentru implementarea EDI. De exemplu, în sistemul „Transcript” este posibil să se utilizeze certificate calificate emise de orice Autoritate de Certificare (denumită în continuare CA) incluse în lista celor acreditate de Ministerul Telecom și Comunicații de Masă.

Mitul 5. Nu vom putea stabili un lucru cu contrapărțile noastre - sunt aproximativ o mie și sunt localizate în toată Federația Rusă

Schimbul electronic de documente este cea mai bună soluție pentru companiile cu un număr mare de contrapărți.

In primul rand: Trecerea la documente electronice de pe hârtie va reduce timpul de procesare și trimitere a documentelor cu 80%.

În al doilea rând: Gestionarea electronică a documentelor va crește productivitatea angajaților tăi care lucrează cu documente cu 25%.

Al treilea, la trecerea la sistemul electronic de schimb de documente Transcription, timpul de procesare a documentelor și de efectuare a ajustărilor documentelor de către contabili și manageri va scădea cu 75%.

Acești indicatori indică faptul că aceasta este soluția potrivită pentru afacerile moderne. Pentru a lucra în sistem, aveți nevoie doar de o semnătură electronică și de internet. Pentru a începe, invitați-vă contrapărțile în sistem și atașați un memento pentru înregistrarea în sistem.

Oferim clienților noștri exemple de scrisori de invitație, instrucțiuni de început și ajutăm la configurarea procesului de schimb de documente complet gratuit.

Mitul 6. În sistemele EDI plătiți pentru fiecare document trimis, deci de ce este mai ieftin decât poșta?

Într-adevăr, unele companii percep o taxă pentru fiecare document trimis. În decizia noastră, am ținut cont de faptul că trecerea la gestionarea electronică a documentelor ar trebui să fie benefică financiar pentru clienții noștri. În sistemul Transcript se percepe o taxă pentru pachetul de documente trimis, ceea ce vă permite să economisiți semnificativ la schimbul de documente.

Dar până pe 31 octombrie poți profita de o ofertă specială și poți lucra în sistem gratuit. Detalii pot fi găsite la link.

Mitul 7. Nu văd niciun rost să trec la EDI de dragul transferului de acte și facturi

După cum sa menționat deja de mai multe ori, trecerea la EDI este cu adevărat convenabilă și profitabilă. Nu mai trebuie să pierdeți timp pregătind și trimiteți documente și, de asemenea, puteți economisi foarte mult eliminând procesul foarte costisitor de documente. Veți putea economisi timpul petrecut schimbând corespondență, ceea ce va crește, de asemenea, mobilitatea și productivitatea companiei dumneavoastră. Deoarece EDI se realizează foarte rapid, în plus nu va exista nici un factor uman, ceea ce reduce la minimum numărul de erori în documentele electronice.

Aproape orice document poate fi făcut electronic. Sistemul Transcript oferă acestora un flux informal de documente (contracte, informații comerciale importante, estimări și multe altele).

Fișierele acestor documente pot fi de orice format și furnizate contrapărții într-unul dintre următoarele tipuri de fișiere: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. În general, în sistem puteți primi și transmite orice documente electronice.

Nu uitați de factorul de securitate și siguranță a documentelor - în sistemul „Transcript”, toate documentele electronice sunt transmise în formă criptată, ceea ce elimină interceptarea și înlocuirea. Și utilizarea unei semnături electronice este mai fiabilă decât orice semnătură fizică.

Mitul 8. Nu am suficiente contrapărți pentru a trece la EDI. Aceasta este o plăcere scumpă, mi se pare

Chiar dacă astăzi afacerea ta este mică, asta nu înseamnă că nu ar trebui să optimizezi cheltuielile financiare și să ai grijă de productivitatea angajaților tăi. Dacă procesele de afaceri din companie sunt inițial configurate corect și corespund tendințelor moderne ale pieței, afacerea dumneavoastră se va dezvolta și se va dezvolta mult mai confortabil!

Toate materialele speciale ale proiectului:

Document electronic - este o informație înregistrată pe un suport tangibil sub forma unui set de simboluri, înregistrări sonore sau imagini, destinate transmiterii în timp și spațiu folosind tehnologia informatică și telecomunicații pentru stocare și uz public.

Informațiile de pe suporturi informatice pot fi recunoscute ca obiect al raporturilor juridice (un document în sens juridic) numai atunci când sunt furnizate semnatura digitala . Totodată, software-ul și hardware-ul care asigură generarea și verificarea unei astfel de semnături trebuie să fie certificate.

Documentul electronic trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

creat, transmis și stocat folosind software și hardware;

au structura stabilită prin prezenta lege federală;

să poată fi prezentate într-o formă înțeleasă de percepția umană.

Ediție electronică - un document electronic sau un grup de documente electronice care a suferit procesări editoriale și editoriale, destinate distribuirii în formă nemodificată și având, de asemenea, informații de tipar.

3. Sistem electronic de gestionare a documentelor

Toate documentele de management create „servesc” anumite funcții de management, de exemplu: planificare, contabilitate, finanțare, raportare, management operațional, personal etc.

Documentele legate de o funcție de management sunt de obicei numite sistem de documentare, de exemplu: un sistem de documentație organizatorică și administrativă.

Sistem de documentare – acesta este un set de documente interconectate în funcție de originea, scopul, tipul, domeniul de activitate și cerințele uniforme pentru executarea lor.

Funcțiile de management din toate organizațiile sunt de același tip, prin urmare documentele pentru fiecare funcție ar trebui să fie aceleași ca tip și formă. Aducerea documentelor la o uniformitate optimă în compoziție și formă se numește unificare documente. O formă unificată a unui document este un ansamblu de detalii stabilite în conformitate cu sarcinile în curs de rezolvare într-un anumit domeniu de activitate și situate într-o anumită ordine pe un suport de stocare.

Unificarea documentelor este una dintre metodele de standardizare a acestora. Standardizare - aceasta este o activitate de stabilire a regulilor și caracteristicilor în scopul utilizării lor voluntare repetate, având ca scop realizarea ordinii în sfera producției și circulației produselor și creșterea competitivității produselor, lucrărilor sau serviciilor.

Standardele pentru documentația de management stabilesc compoziția elementelor individuale ale documentului (detalii), amplasarea acestora și regulile de proiectare.

Numeroasele tipuri și varietăți de documente, complexitatea compoziției acestora, prezența unor reguli speciale de acordare a forței legale a documentelor și alte probleme grave asociate documentației de gestiune impun identificarea unei ramuri speciale de activitate care să asigure documentarea și organizarea muncii cu oficialii. documente. Această ramură de activitate se numește munca de birou sau documentare suport pentru management .

Termenul „muncă de birou” în Rusia a apărut în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea.

De atunci, utilizarea sa a fost consemnată în dicționarele lingvistice. Termenul a fost format dintr-o combinație a cuvintelor „proceedings”.

Standardul național GOST R 51141-98 „Lucrări de birou, arhivare. Termeni – definiții” termen munca de birou iar sinonimul său terminologic, documentation support of management (DMS), este definit ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Munca de birou sau sistem fluxul documentelor , se aplică activităților practice atât ale persoanelor care gestionează documente, cât și ale oricăror alte persoane care creează sau utilizează documente în cadrul activităților de afaceri.

Un sistem de management al înregistrărilor sau un sistem de management al documentelor creează o resursă de informații despre activitățile unei organizații care poate sprijini activitățile ulterioare și deciziile individuale de management, precum și asigura responsabilitatea față de toate părțile interesate.

Odată cu apariția tehnologiei informatice, a avut loc o descoperire în metodele de gestionare a documentelor, a devenit posibil să se lucreze cu documente mult mai eficient, mai ușor și mai rapid decât înainte. Nu este vorba doar de înlocuirea formularelor tipografice gata făcute cu șabloane electronice stocate pe un computer. Deși numai acest lucru poate crește productivitatea biroului cu ordine de mărime.

În același timp, a avut loc o descoperire în mai multe direcții simultan. Primul val a fost cauzat de internet. E-mailul, un număr mare de site-uri accesibile cu o mare varietate de informații au necesitat un sistem de structurare a datelor diferit de cel al unui SGBD. „Mesaj”, HTML, XML, „motor de căutare”, etc. – termeni dintr-o zonă complet diferită de SGBD.

În același timp, au început să se dezvolte sisteme de evidență și control asupra executării comenzilor. În aceste sisteme, conceptul de document este cel principal, chiar dacă în realitate doar informații secundare – carduri de înregistrare și control – se mișcă. Și în cele din urmă, justificarea fundamentală pentru viziunea „documentară” a informațiilor a venit din încercările de a introduce tehnologia fără hârtie care părea să o elimine. S-a dovedit că pentru a transmite informații semnificative prin rețea, aceasta trebuie să fie „certificată” printr-o semnătură. Dar o semnătură, chiar și una electronică, nu este plasată sub niște date sau set de date, ci doar sub un document, un analog celui de hârtie.

Astfel, se formează treptat o întreagă zonă - sisteme de management al documentelor (DMS). S-ar putea spune flux de documente, iar acest lucru ar fi corect, dar, din păcate, acest cuvânt este adesea înțeles într-un sens foarte restrâns ca un fel de extindere a muncii de birou. Zona se formează, deși încă nu a prins contur, nu a devenit înțeleasă de toată lumea, „digerată” în particularitatea sa, cu un concept clar exprimat, o gamă de concepte, sarcini etc. Unele dintre cele de mai sus au fost deja suficient elaborate, altele abia încep să fie realizate.

Gestionarea electronică a documentelor - procesul de formare, prelucrare, stocare si schimb de documente electronice;

Instrumente electronice de gestionare a documentelor - software și/sau hardware utilizat în managementul documentelor electronice;

Participanții la schimbul de documente electronice - persoane fizice și juridice, precum și organisme guvernamentale ale Federației Ruse și organisme guvernamentale locale și alte organisme care participă la schimbul de documente electronice;

Expeditorul documentului electronic - un participant la schimbul de documente electronice care generează un document electronic, îl semnează cu o semnătură electronică digitală sau un alt analog electronic al unei semnături și îl transmite destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații;

Destinatarul documentului electronic - un participant la schimbul de documente electronice care a primit un document electronic adresat acestuia;

Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații) - persoană juridică sau întreprinzător individual care prestează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditorul și destinatarul documentelor electronice;

Arhiva electronica - o serie de documente electronice supuse stocării în modul stabilit de actele juridice de reglementare ale Federației Ruse;

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este benefică din punct de vedere al mișcării documentelor. La urma urmei, un document sub formă de computer este doar un set de coduri care pot fi trimise cu ușurință prin rețele de calculatoare și prin e-mail, ușor de replicat, editat și completat.

Documentele electronice sunt ușor de combinat pentru a forma baze de date și baze de cunoștințe. Bibliotecile electronice au înlocuit practic deja bibliotecile incomode, incomplete, limitate de documente pe hârtie. Cataloagele electronice oferă acces la informațiile necesare de sute de ori mai rapid decât este posibil atunci când lucrați cu cataloage de hârtie sau card.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice:

Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați în mod unic documentul.

Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora.

Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).

O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.

Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.

Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să luați decizii de management pe baza datelor din rapoarte.

Practica schimbului electronic de informații a fost stabilită de mult timp. În cel mai general caz, fluxul de documente fără hârtie este ușor de suportat de programele Microsoft Office. Editorul de text Word, foile de calcul Excel și pachetul de prezentare PowerPoint vă ajută să creați documente electronice. Clientul de e-mail Outlook le transportă.

Astfel, chiar și cu un set standard de software de birou, este posibil să se organizeze fluxul de documente electronice în cadrul unei întreprinderi și chiar între întreprinderi. Dar un număr tot mai mare de programatori nu stau deoparte și intră periodic în joc cu propuneri pentru propriile sisteme elaborate în detaliu.

Chiar și o abreviere specială pentru astfel de evoluții a fost stabilită - ASDOU(Sisteme automate de documentare a managementului). Acestea oferă baze de date serioase care necesită un studiu îndelungat, verificări și verificări numeroase și în mai multe etape pentru a menține confidențialitatea informațiilor create și transmise.

Un document electronic poate primi statutul cu drepturi depline dacă este certificat semnătură electronică (ES). O semnătură electronică este un set de coduri care identifică în mod unic proprietarul. Tehnologia de creare a unei semnături digitale este destul de complexă, iar mijloacele de creare a semnăturilor digitale pot fi diferite. Competența acestora este stabilită prin lege. Despre semnăturile electronice vom vorbi mai detaliat în următoarea prelegere.

Sistemele moderne de automatizare a documentelor suportă o tehnologie unificată (integrată) de procesare a informațiilor, care conține următoarele componente:

SGBD multi-utilizator;

instrumente pentru pregătirea documentelor (text, grafic, multimedia) sub formă de rapoarte, tabele, diagrame, formulare, spații libere;

rețele locale;

mijloace de comunicații externe - e-mail, fax;

instrumente de administrare a sistemului - determinarea configurației hardware și software, stabilirea drepturilor de acces la sistem și componentele sale individuale, controlul versiunilor și drepturilor de acces, notificarea despre încălcări;

instrumente de macroprogramare care asigură extensibilitatea și personalizarea sistemelor la cerințele și capabilitățile specifice ale clienților.

Evident, prelucrarea distribuită a informațiilor presupune prezența unui mediu de comunicare care asigură tranzacțiile necesare și acces multiplu la resursele informaționale partajate. LA Sistem de comunicatii , îndeplinind funcțiile de livrare a informațiilor, se impun următoarele cerințe:

fiabilitatea livrării (excluzând posibilitatea pierderii documentelor);

caracteristici probabilistic-timp crescute;

fiabilitatea documentelor transmise;

confidențialitatea documentelor;

controlul livrării mesajelor și al înregistrării traficului;

capacitatea de a accesa servicii telematice externe pentru a transmite și a primi informații de la sisteme externe;

toleranța la erori de sistem (rezervarea resurselor) 1.

Există diverse sisteme de management al documentelor care îndeplinesc, într-o măsură sau alta, funcțiile enumerate. Atunci când alegeți un sistem, este necesar să vă ghidați atât pe criterii economice, cât și pe cele tehnice. Continuitatea tehnologiilor existente este de mare importanță, la fel ca și posibilitatea dezvoltării și îmbunătățirii ulterioare a sistemului pe o bază unică. Problema managementului și administrării sistemului este de asemenea esențială.

Sisteme de management al documentelor (DMS)

Sistemele de management al documentelor (DMS) asigură procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare și, de asemenea, asigură controlul asupra fluxului de documente în organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau într-o ierarhie a sistemului de fișiere. Tipurile de fișiere care sunt de obicei acceptate de sistemele DMS includ documente text, imagini, foi de calcul, audio, video și documente Web. Capacitățile comune ale sistemelor ICS sunt crearea de documente, controlul accesului, transformarea și securitatea.

Structura sistemelor electronice de gestionare a documentelor include de obicei următoarele: module , și anume:

Modul electronic de aprobare a documentelor;

Înregistrarea inițială a tuturor documentelor primite și controlul atent al execuției;

Jurnal detaliat al documentelor trimise;

Arhiva electronica de documente;

forum corporativ;

Diverse directoare de organizații;

Modul de administrare pentru întregul sistem.

La randul lui modul de potrivire documentele electronice sunt concepute pentru a îndeplini următoarele sarcini:

Crearea documentelor electronice conform modelelor acceptate in organizatie;

Crearea unui traseu pentru trecerea unui document electronic;

Aprobarea documentelor electronice de către toate părțile interesate care participă la aprobare;

Redistribuirea puterilor de la un angajat al companiei la altul;

Aprobarea documentului;

Stocarea rezoluțiilor tuturor persoanelor care au aprobat documentul;

Aprobari inchise.

Modul de procesare efectuează următoarele operațiuni pentru corespondența de ieșire și de intrare:

Înregistrarea documentației electronice de ieșire și de intrare;

Clasificarea întregii corespondențe;

Instalarea controlului;

Emiterea de instrucțiuni pentru documentele electronice de ieșire și de intrare;

Efectuarea corespondenței detaliate;

Trimiterea unui document electronic primit de-a lungul rutelor de documente deja create sau noi;

Stocarea tuturor conexiunilor dintre documentele de ieșire și cele de intrare în arhive electronice;

Controlul trecerii documentelor electronice de-a lungul rutelor create;

Completarea jurnalelor în versiunile electronice ale documentelor organizației.

A fost creată o arhivă electronică într-un sistem electronic de gestionare a documentelor pentru stocarea produselor informaționale, căutarea detaliată, selectarea copiilor materialelor necesare și recuperarea exactă a documentelor șterse sau pierdute în mod eronat.

Modul de control și emitere de comenzi efectuează următoarele operații:

Plasează comenzi în sistem, datele departamentului în documentele electronice administrative ale organizației, procesele verbale ale ședințelor;

Trimite angajaților instrucțiuni de la șeful companiei, asistentul acestuia și, de asemenea, asigură controlul asupra termenelor de completare a instrucțiunilor;

Menține arhivele electronice ale documentației organizației.

Modul de administrare îndeplinește următoarele sarcini:

Restricționarea drepturilor de acces ale angajaților organizației;

Verificarea tuturor acțiunilor utilizatorului.

Sistemele electronice de gestionare a documentelor care implementează structura descrisă mai sus formează o nouă generație de sisteme de automatizare organizațională.

Sistemele existente pe piață în prezent, bazate pe tehnologiile care le stau la baza, pot fi împărțite în trei grupe:

1. Sisteme de fabricație occidentală. Medii de dezvoltare.

2. Sisteme de producție locale (Rusia, Ucraina), bazate pe Lotus Domino/Notes.

3. Dezvoltari complet locale.

Primul grup include următoarele trei sisteme occidentale (medii de dezvoltare):

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

Al doilea grup include următoarele companii și sisteme:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia - InterTrust

Referent BOSS - IT Co.

CENUSAREASA STC - IRM

Eskado Interprokom - LAN

Sisteme care pot fi clasificate ca al treilea grup:

1C:Arhivă - 1C

RBC Docs - RBC SOFT

DocsVision - Design digital

IIG Intravertit - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

Gran Doc - Granit

Carcasă - EOS

DocManager - SoftIntegro

Euphrates Cognitive - Tehnologii

Effect-Office IKK - Garant International

Sistemul Delo este destinat în principal automatizării suportului de documentare a activităților de management ale organizațiilor guvernamentale;

controlul tuturor etapelor operațiunilor de birou și a rezultatelor muncii asupra principalelor procese funcționale ale întreprinderii;

înregistrarea unificată a întregii corespondențe interne primite, inclusiv scrisorile și apelurile de la cetățeni, prin crearea cardurilor de înregistrare.

căutarea legitimațiilor de înregistrare și a rezoluțiilor pentru monitorizarea execuției documentelor în scopul efectuării lucrărilor de referință și analitică;

urmărirea fluxului de documente al organizației, inclusiv mișcarea originalelor pe hârtie și a copiilor de documente, rezoluții, rapoarte de execuție, aprobarea documentelor;

controlul asupra executării la timp a instrucțiunilor, solicitărilor instituțiilor, organizațiilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii; verificarea termenelor de executare a documentelor;

obtinerea de informatii si materiale statistice, rezumate, rapoarte pentru prezentare catre conducere;

– stocarea documentelor electronice.

Complexul de software și tehnologie „CinderellaWIN” - birou electronic

înregistrarea corespondenței trimise și primite, precum și a documentelor însoțitoare atașate documentului principal, documentelor repetate și secundare;

controlul disciplinei de performanță în timp și de către executant cu reamintire a documentelor de control și a termenelor de executare a acestora;

intocmirea de certificate, sinteze si liste pe intregul volum de documente, pe rubrici tematice etc.;

căutați orice document (inclusiv un răspuns și unul repetat) folosind orice detalii cunoscute sau set de detalii, inclusiv căutarea contextuală după conținutul (numele) documentului;

organizarea accesului la copiile electronice ale documentelor.