Положение № , которое на протяжении 10 последних лет регулировало порядок ведения кредитными организациями кассовых операций, утрачивает силу с 03 июля 2018 года. С этой даты начнет действовать новое Положение ЦБ РФ № 630-П с полностью аналогичным названием – «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации». Вместе с 318-П утратит силу Указание Банка России № «О перечне машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, подлежащих проверке кредитными организациями», так как перечень машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России теперь указан непосредственно в 630-П.

Положение 630-П по-прежнему регулирует только операции с рублевой наличностью, но в целом по тексту документа довольно много изменений, включая новшества в самой структуре нормативного акта, несмотря на схожесть названий разделов и глав.

Согласно Положению № техническая укрепленность помещений для совершения операций с ценностями должна обеспечивать защиту жизни работников кредитной организации и сохранность наличных денег и достигаться с помощью соответствия ГОСТ Р 50862-2012 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища ценностей. Требования и методы испытаний на устойчивость к взлому» и ГОСТ Р 50941-96 «Кабина защитная. Общие технические требования и методы испытаний».

Почти все приложения к 630-П соответствуют аналогичным приложениям к 318-П (Книга хранилища ценностей, Книга учета принятых и выданных ценностей, Контрольный журнал приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища ценностей и т.д.), но теперь являются рекомендуемыми образцами , то есть необязательны к применению. Признаки ветхих банкнот содержатся теперь не в отдельном Приложении, а в пункте 2.9 самого Положения.

(форма 0402303) и (форма 0402304) отменены , по тексту Положения 630-П не упоминаются.

Что ещё изменилось в по сравнению с 318-П? Формулировки по тексту нормативного акта стали более жесткими, например, вместо «устанавливает» теперь сказано «должна установить», вместо «осуществляет» – «должна осуществлять», вместо «передаёт» – «должна передать» и т.п.

Изменены сроки сообщения в Банк России о случаях хищения/утраты наличных денег (10 рабочих дней вместо трёх), и установлена сумма, начиная с которой необходимо сообщить регулятору о происшествии (от 150 000 рублей и выше).

Для сдачи или для получения наличных денег (включая сумки с наличными деньгами) юрлица и ИП могут представлять в кредитную организацию заявку в виде электронного документа , в которой указываются предусмотренные Положением 630-П данные. Подписанная электронной подписью заявка представляется в банк с применением средств защиты информации, принятых к использованию в кредитной организации. Выдача юрлицам и ИП наличных денег возможна, как и ранее, по денежному чеку, однако, при представлении клиентом заявки (Заявки(!), а не чека) выдача наличных денег организациям и ИП осуществляется по расходному кассовому ордеру по форме 0402009, оформленному с учетом информации из заявки. Аналогично взнос наличных денег на расчетный счет можно клиенту оформить электронной заявкой с последующим составлением в банке ПКО.

По новым правилам (форма 0402008), оформленный в виде электронного документа, по согласованию с клиентами-юрлицами и ИП передается им с применением средств защиты информации, принятых к использованию в кредитной организации, а клиенту-физлицу с использованием информационно-телекоммуникационных сетей на представленный клиентом номер либо адрес электронной почты. Аналогичное правило действует и для

Установленный Центробанком порядок ведения операций по кассе обязателен для всех организаций и предпринимателей, независимо от налогового режима, который они применяют.

Новое положение о ведении кассовых операций – особенности и нюансы

Важные изменения произошли в августе 2017 г., когда порядок ведения кассовых операций в РФ был обновлен, и об этом мы уже писали ранее, а здесь рассмотрим основные правила ведения кассы и порядок бухучета операций с наличностью.

Правила ведения кассовых операций

Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.

Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны.

В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком. На сегодня основные правила заключены в следующих документах:

• Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
• Указание Центробанка № 3073-У от 07.10.2013 о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.

Фирма и ИП самостоятельно определяют:

• каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
• порядок и сроки проверок «налички» в кассе.

Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы. Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.

Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.

Документальное оформление кассовых операций

Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).

Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88 от 18.08.1998, № 1 от 05.01.2004 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:

• Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
• Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
• Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
• Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.

Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Бухгалтерский учет кассовых операций

Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:

• 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
• 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.

По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:

• по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
• дебет счета 50 и кредит счета 62 — поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.

• сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
• по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
• оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.

Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.

Вернуться в раздел

Ведение кассовых операций и кассовые документы с 01.07.2017

Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины. Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции). Основными правилами кассовой дисциплины являются:

• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс.

Приказ о кассовой дисциплине

За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5):

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц - от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП - от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона - дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП - приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков - предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП - предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию - предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб.

Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

Следует ориентироваться на одно правило – если есть движение денежных средств в наличной форме, то субъекты рынка обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Дорогие читатели! Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.

Внимание

Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта. Законодательная база С 1 июня 2014 года отменено Положение ЦБ РФ №373, действовавшее на протяжении трех лет и регулировавшее порядок осуществления кассовых операций.

В настоящее время юридические лица и ИП ориентируются в работе на другой приказ - Указание ЦБ РФ № 3210-У. Первая информация о новом положении и порядке появилась в 2013 году.
В это время проект указания появился на сайте ЦБ РФ.

Кассовая дисциплина в 2017 году

ВажноДокументами, непосредственно относящимися к дисциплине, являются:

• расходный кассовый ордер;
• приходный кассовый ордер;
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость.

Каждая организация вправе заполнять все необходимые документы машинописным способом или от руки. Об этом прямо говорится в п. 4.7 вышеназванного Указания Центробанка России.

Составляем собственное положение о соблюдении кассовой дисциплины (Булаев С.)

Кассовая дисциплина для индивидуального предпринимателя

Важно! Свод правил, по которым принято вести кассу, определяется не внутренними частными постановлениями организации, а устанавливается на уровне российского законодательства. Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам.
За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

• проверка кассовой дисциплины представителями налоговой инспекции. В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

в соответствии с ее должностной инструкцией.1 4. Определить представителем ООО «Альфа», уполномоченным получать с расчетного счета и вносить наличные денежные средства на счета организации в банках, бухгалтера-кассира Иванову М.И. 5. Возложить обязанности по оформлению кассовых документов на бухгалтера-кассира Иванову М.И.
6.

Оформление кассовых документов осуществлять с использованием программы «1С: Бухгалтерия». 7. Установить срок выдачи заработной платы работникам организации – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета.

Чем чревато нарушение кассовой дисциплины

Кто должен соблюдать Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения. Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать. Однако с июня 2014 года действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.

Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Ответственность за нарушение правил кассовой дисциплины

Таким исключением являются дни выдачи работникам заработной платы, выплаты стипендий и прочих выплат в фонд зарплаты и выплат, имеющих социальный характер. Исключением также являются дни получения наличности в банках на указанные расходы, выходные и нерабочие праздничные дни, но только в случае, если в такие дни предприятие проводит операции с наличными деньгами. Во всех указанных случаях превышение объема наличности в кассе компании над применяемым лимитом является допустимым. Во всех прочих случаях компания может быть оштрафована за нарушение установленной дисциплины. Лимит наличности вводится распорядительным документом предприятия. В качестве такого документа может выступать приказ руководства или иной документ, отвечающий признакам распорядительного.

Образец приказа о нарушении кассовой дисциплины

В случае выявления фактов каких-либо нарушений дисциплины налоговый орган вправе привлечь соответствующее предприятие к административной ответственности. Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными деньгами, несоблюдение порядка ведения кассовых операций или накопление в кассе денег сверх лимита соответствующее предприятие может быть привлечено к установленной ответственности в виде штрафа. Размер возможных штрафов предусмотрен этой же нормой КоАП РФ и составляет для организаций денежную сумму в размере от 40000 до 50000 рублей, а для должностных лиц - сумму от 4000 до 5000 рублей.

Приказ о нарушении кассовой дисциплины образец

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста) к кассовой дисциплине не относятся. Лимит остатка по кассе в 2017 году Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит ещё называют переходящий остаток).

Порядок ведения кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован. Он определен в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Для хранения, приема и выдачи денежных средств каждый хозяйствующий субъект имеет кассу. Помещение кассы должно быть изолировано и оборудовано в соответствии с требованиями по технической укреплености касс и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации. Руководители субъектов обязаны обеспечить сохранность денег в кассе, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Хранение в кассе наличных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не допускается.

Кассир - материально ответственное лицо. Он должен быть ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. После этого с ним заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Если для выдачи оплаты труда и других выплат привлекаются по письменному приказу руководителя субъекта другие лица, то с ними также заключается договора об их полной индивидуальной материальной ответственности.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов снабжаются подписями кассовых работников. Образцы заверяются управляющими и главным бухгалтером банка.

Передача приходных и расходных документов между кассирами и операционными работниками банка производится в соответствии с внутренним порядком.

Операции по обработке денежной наличности осуществляется с использованием механизации и автоматизации.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ.

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 8

Не секрет, что действующее Положение о порядке ведения кассовых операций (далее - Положение N 373-П) <1> достаточно непростой для восприятия и применения документ. Бухгалтеру-кассиру нужна более практичная памятка. Для этого как раз и пригодится собственное положение о соблюдении кассовой дисциплины. В нем важно изложить в доступной и понятной форме порядок ведения кассовых операций и обеспечения сохранности наличных средств в учреждении, не забывая о тех моментах, где Положением N 373-П бухгалтеру предоставлен выбор. При этом совсем не нужно переписывать базовый нормативный документ. Итак, начнем...

<1> Утверждено Банком России 12.10.2011 N 373-П.

С чего лучше начать?

Ответ очевиден: начать следует со структуры разрабатываемого документа. Есть два варианта. К примеру, можно отталкиваться непосредственно от содержания базового нормативного акта - Положения N 373-П. В качестве основных в нем выделены следующие разделы:

• правила приема денежной наличности;
• правила выдачи денежной наличности;
• ведение кассовой книги;
• обеспечение порядка ведения кассовых операций.

При необходимости можно дополнить или сократить упомянутые разделы с учетом специфики проведения кассовых операций в учреждении. Но есть и другой вариант структуры положения о соблюдении кассовой дисциплины: выделить в нем то, в чем состоят основные обязанности бухгалтера по соблюдению кассовой дисциплины (см. Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@):

• определение лимита остатка наличных денег;
• хранение на банковских счетах в банках (в казначействе) наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;
• оформление кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами;
• обеспечение наличия кассовых документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле;
• ведение кассовой книги.

Читатель может заметить, что в обоих вариантах не хватает важного раздела "Расчеты с подотчетными лицами". В принципе он является составляющей расходных кассовых операций. По мнению автора, не будет ошибкой выделить расчеты с подотчетными лицами в отдельный раздел. Не забудем о том, что нам нужно выбрать структуру документа из выше представленных вариантов. Автор остановится на более простом и доступном первом варианте и дополнит его наиболее важными положениями. При этом нужно помнить, что оформление и учет кассовых операций в учреждении производится согласно требованиям Положения N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Правила приема денежной наличности

Положением N 373-П установлено, что прием наличных денег юридическим лицом, в том числе от работников, производится по приходному кассовому ордеру. Его форма (ф. 0310001) есть в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Приходный ордер также указан в Приказе Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых в том числе государственными (муниципальными) учреждениями. В этом Приказе есть и другая унифицированная форма - квитанция (ф. 0504510), используемая для приема наличных денежных средств. Данная квитанция является типовой формой бланка строгой отчетности и используется для оформления приема денег от населения за реализацию товаров (работ, услуг) без применения контрольно-кассовой техники. В собственном положении о соблюдении кассовой дисциплины в учреждении бухгалтеру следует перечислить поименованные документы и указать, в каких ситуациях они будут применяться. Например , приходный кассовый ордер используется при приеме денег от работников, включая возврат неиспользованных подотчетных сумм, при получении наличных от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Квитанция же применяется при приеме денег от населения. Если деньги принимает уполномоченное лицо, а не кассир, то в кассу учреждения сдаются денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В нескольких пунктах Положения N 373-П есть пошаговая инструкция о действиях бухгалтера при приеме денежных средств. Автор предлагает ее сократить и переписать так, чтобы кассиру было удобно ей руководствоваться. Например , алгоритм действий кассира (по шагам) при приеме наличности может быть таким.

Шаг 1. Проверка. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:

• соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме денег, проставленной прописью;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в кассовом ордере (квитанции).

Шаг 2. Прием. Кассир принимает наличные средства таким образом, чтобы вноситель денег мог наблюдать за действиями кассира. Если учреждение реализует товары (работы, услуги), то кассир применяет контрольно-кассовый аппарат <2> согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ или же вместо кассового чека выдает бланки строгой отчетности по утвержденным формам, руководствуясь Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Порядок использования ККТ и выдачи БСО определяется в отдельных внутренних документах (инструкциях).

<2> В настоящий момент действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.1993 N 104, и контролирующие органы ссылаются на документ при разъяснении ведения кассовых операций (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.04.2011 N 17-15/38757).

Шаг 3. Контроль. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в документах, кассир их подписывает, проставляет оттиск штампа, удостоверяющего проведение кассовой операции, и выдает квитанцию (корешок) в подтверждение приема наличных денег. При расхождении вносимой и указанной в приходных документах сумм кассир предлагает внести недостающую сумму денег или возвращает излишне вносимую сумму наличности. При этом кассовые документы кассир изымает для переоформления на фактически вносимую сумму денег.

Остается добавить, что Положение N 373-П требует разработать порядок приема юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Он может быть проще, чем вышерассмотренный алгоритм, хотя автор не видит особых различий в приеме денег от сотрудников основного или обособленного подразделения. Разница лишь в учете денежных средств, так как у обособленного подразделения может быть своя касса, поэтому имеет место передача денег из одной кассы в другую. Этот факт должен найти отражение в учете учреждения, имеющего обособленные подразделения.

К сведению. При приеме денежных средств от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей согласно заключенным договорам бухгалтеру-кассиру нужно помнить, что наличные расчеты по одному хозяйственному договору не могут превышать 100 тыс. руб. <3>.

<3> Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Правила выдачи денежной наличности

Согласно Положению N 373-П основным документом, которым оформляется выдача денежных средств, является Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), при выплате зарплаты его заменяют расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009) или платежные ведомости (ф. 0301011), утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88. Заметим, что для государственных (муниципальных) учреждений Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н предусмотрены "бюджетные" формы документов. Так, это расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401), платежные ведомости (ф. 0504403). Есть Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (ф. 0504046). Она применяется при выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Есть отдельный бланк для подотчетников - Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Она применяется при выдаче наличности сразу нескольким подотчетникам взамен выписки индивидуальных расходных ордеров. Возврат в банк неиспользованных наличных денежных средств получатели бюджетных средств осуществляют на основании Объявления на взнос наличными (ф. 0402001). Все перечисленные унифицированные формы следует закрепить в положении о соблюдении кассовой дисциплины и указать, когда они применяются. После этого можно переходить к инструкции о действиях бухгалтера при выдаче денег.

Шаг 1. Проверка. Перед выдачей денег по расходному ордеру кассир проверяет:

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
• наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном ордере;
• соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов;
• соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя денег, указанных в расходном ордере или иной форме, документу, удостоверяющему личность.

Шаг 2. Выдача. Кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, после этого передает расходный ордер (иную унифицированную форму) получателю, который указывает прописью сумму принимаемой наличности и расписывается. Кассир пересчитывает подготовленные к выдаче деньги так, чтобы получатель мог наблюдать, и выдает деньги полистным, поштучным пересчетом. Если деньги выдаются по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009) (Платежной ведомости (ф. 0301011)), то перед подписью лица, которому доверено получение денег, кассир делает надпись "по доверенности". Если доверенность оформлена на несколько выплат, то с нее делаются копии, которые прилагаются к каждому расходному документу.

Шаг 3. Контроль. Данный этап касается в основном получателя наличности, который под наблюдением кассира пересчитывает полученные им деньги. Кассиру в свою очередь остается подписать расходный ордер, и выдачу денег можно считать завершенной.

Автором описан общий алгоритм выдачи денег. Его можно дополнить правилами депонирования не выданных работникам сумм, прописав их для удобства в отдельной памятке. К примеру, инструкция по депонированию может выглядеть так:

1. напротив фамилий работников, которым не проведена выдача денег, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир делает надпись "депонировано";
2. в произвольной форме оформляется реестр депонированных сумм, в котором указываются заголовочная часть (наименование учреждения), дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номера расчетно-платежной (платежной) ведомости, данные работников, не получивших наличные деньги, сумма не выплаченных им денег, итоговая сумма по реестру;
3. кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость, реестр депонированных сумм и передает их главному бухгалтеру, а при его отсутствии - руководителю.

Итак, ничего сложного в депонировании денег нет, если изложить это в понятной форме.

Ведение кассовой книги

Сегодня кассовые книги во многих учреждениях ведутся автоматизированно в программно-прикладных продуктах на основании составляемых приходных и расходных документов, поэтому каких-либо дополнительных пояснений по ведению кассовой книги не требуется. Программа формирует кассовую книгу автоматически при условии, что она настроена разработчиками с учетом соответствующих норм Положения N 373-П. Единственное замечание: при наличии обособленных подразделений и проведения в них наличных денежных операций нужно закрепить за ними ведение своей кассовой книги. При этом нужно определиться, как будет передаваться из обособленных подразделений информация о кассовых операциях, для того, чтобы головная бухгалтерия могла обобщить информацию о кассовых операциях по всему учреждению в целом. Положением N 373-П предусмотрена передача кассовых книг обособленных подразделений в электронном виде, что не исключает их передачи на бумажном носителе по итогам отчетного периода. Обмен кассовыми книгами бухгалтеру следует прописать в правилах документооборота.

Обеспечение порядка ведения кассовых операций

В Положении N 373-П на этот счет сказано следующее. Организации (учреждения) обеспечивают организацию ведения кассовых операций, обращая внимание на внесение в кассовую книгу всех записей о приходных и расходных операциях, недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита, хранение свободных денег в банках (органах казначейства). Возникает вопрос: кто может проверить выполнение этих требований?

В первую очередь это инвентаризационная комиссия самого учреждения (так называемые внутренние ревизоры). На это указано в п. 1.11 Положения N 373-П. Из "внешних" ревизоров проверку соблюдения кассовой дисциплины вправе провести налоговые органы. При этом с кредитных организаций фактически сняты обязанности по осуществлению проверок соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций. В частности, признана утратившей силу ст. 15.2 КоАП РФ <4>, которая предусматривала административную ответственность для банкиров за невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций.

<4> Федеральный закон от 02.04.2012 N 30-ФЗ.

В этом же разделе нельзя обойти вниманием мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, включая ревизию кассы. Положение N 373-П отдает эти вопросы на откуп хозяйствующему субъекту, а это означает, что ему следует самостоятельно решить, как обеспечить сохранность денежных средств в учреждении при осуществлении кассовых операций. А внутреннее положение о кассовой дисциплине - как раз тот документ, в котором нужно описать мероприятия по сохранности денег в учреждении.

Сразу скажем, что придумывать мероприятия по сохранности не стоит. Целесообразно взять то, что уже есть, и доработать с учетом разумности и сложившейся в настоящее время ситуации. Например , чем плох Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18? Да, он утратил силу, потому что применялся около двух десятков лет. Однако отдельные его положения можно взять на заметку даже сейчас, игнорируя при этом устаревшие и трудновыполнимые нормы. В частности, речь идет о единых требованиях по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс. Не секрет, что мало кто этому строго следовал. В то же время есть ценные положения ранее действовавшего Порядка, которые актуальны и в наше время. Вряд ли можно поспорить с тем, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, должен быть воспрещен.

Возьмем другое требование утратившего силу Порядка ведения кассовых операций. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. По мнению автора, несгораемый металлический шкаф следует заменить современным сейфом, в котором деньги и ценные бумаги находятся в не меньшей сохранности. При этом ключи от сейфов и печати, как и прежде, могут храниться у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. На охранную сигнализацию кассу учреждения ставить не обязательно, ведь это же не банк, но застраховать кассу от незаконного проникновения и взлома не помешает. И, конечно, обязательно заключение с кассиром договора о полной материальной ответственности, по условиям которого работник несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного, недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Автор кратко выделил основные мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств в кассе. Читатель может их расширить исходя из требований рациональности и целесообразности. При этом нужно помнить, что важными мероприятиями являются периодические и внеплановые ревизии кассы. Раньше эта процедура проводилась в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров (внезапная ревизия) с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Данное положение можно конкретизировать, установив ежемесячную или еженедельную ревизию кассы (в зависимости от оборота денежной наличности). Также можно позаимствовать из старого Порядка ведения кассовых операций акт ревизии наличных денежных средств. Главное, чтобы все это было закреплено во внутреннем положении о кассовой дисциплине учреждения.

О расчетах с подотчетными лицами

• цели, сроки и размеры выдачи подотчетных сумм;
• список подотчетных лиц и их отчетность по полученным (израсходованным) суммам;
• правила возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Что касается целей, можно выделить два направления расходования денежных средств: командировочные и хозяйственно-административные расходы. Их примерный перечень приведен в таблице:

Для каждого из выделенных направлений следует установить объем выдачи подотчетных сумм. В частности, на командировочные расходы точную цифру определить невозможно, однако можно сделать приближенный расчет исходя из данных письменного заявления подотчетного лица (служебной записки работника). Этот документ подписывает руководитель, удостоверяя сумму наличных денег и срок, на который они выдаются.

В части административно-хозяйственных расходов можно установить ограничение, например 10 тыс. руб., в пределах которого выдаются деньги под отчет на хозяйственные расходы. Основанием для выдачи здесь также будет являться письменное заявление работника, подписанное руководителем, с указанием суммы и срока, на который выданы деньги. В Положении N 373-П установлено общее правило, согласно которому подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Хозяйственные расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. По служебной командировке к Авансовому отчету (ф. 0504049) должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В бухгалтерии проверяются все оправдательные документы и обоснованность расходов, после чего с сотрудниками производятся окончательные расчеты. Напоминаем, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В перечень подотчетных лиц, как правило, включаются сотрудники, с которыми заключен договор о материальной ответственности. При этом наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем из них, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением (приказом) руководителя учреждения. Список лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, утверждать не советуем, так как нельзя исключать, что в командировку может быть направлен практически любой работник учреждения (за исключением охраны, обслуживающего персонала), если в этом есть служебная необходимость. Такие лица указываются в приказах руководителя о направлении работника в служебную командировку.

К сведению. В положении (разделе) о расчетах с подотчетными лицами можно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту, которая имеет ряд преимуществ в командировках.

И еще: практика проверок государственных (муниципальных) учреждений показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтеры не торопятся принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций. Чтобы до этого не доходило, нужно помнить, что если работник в добровольном порядке не погашает свою задолженность перед учреждением, то взыскать сумму долга с него можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в суде.

Заключение

Остается надеяться, что самостоятельно разработанное грамотное положение поможет укрепить кассовую дисциплину в учреждении. Главное, чтобы внутренний документ был понятен пользователям (бухгалтерам и кассирам), учитывал специфику деятельности учреждения и соблюдался сотрудниками, так же как исходный нормативный акт (Положение N 373-П).

Эксперт журнала

"Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Главные изменения в кассовой дисциплине связаны с тем, что произошел переход на онлайн-кассы. Как следствие этого, появилась возможность не применять некоторые кассовые документы.

МНноие бизнесмены с 1 июля 2017 года используют ККТ с подключением к сети Интернет и заключают договор на техническое обслуживание с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию о платежах в адрес налоговых органов в электронном виде. К ним присоединились и те, у кого срок использования касс был отложен до 1 июля 2019-го.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году

Кассовая дисциплина в 2019 году — это набор правил работы с кассой для организации и ИП. Это касается расходования наличной выручки, хранения налички и работы с ККТ.

Допустимую сумму наличных на конец рабочего дня организации устанавливают самостоятельно, остальное сдают в банк.

Ведение кассовой дисциплины в 2019 году для субъектов малого предпринимательства и ИП выражается в том, что они хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит можно в дни зарплаты, выходные и праздники. Лимит расчетов наличными между организациями или ИП составляет 100 тыс. руб., с физлицами — ограничений нет. В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.

Расходовать наличные организациям и ИП запрещено (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У), исключения предусмотрены для:

• выплат работникам;
• выдачи денег для подотчетных лиц;
• оплаты товаров, работ, услуг;
• возврата покупателям.

Наличные, полученные со счета в банке, расходовать на иные цели не запрещено.

ИП может тратить наличную выручку на личные нужды.

Изменения в кассовой дисциплине

В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.

Кассовая дисциплина при онлайн-кассах тоже меняется. По мнению Минфина, высказанному в Письме от 16.06.17 №03-01-15/37692, после введения в организации онлайн-касс применение журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) и справки-отчета кассира-операциониста (форма №КМ-6) не является обязательным.

Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.

Ответственность за нарушения правил работы с ККТ

Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2019 регламентирует КоАП . За нарушение кассовой дисциплины 2019 штраф назначается, исходя из тяжести нарушения.

За расчеты наличкой и накопление в кассе сверх установленных размеров (ст. 15.1 ) штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.

За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5 ):

• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами в 2019 году осуществляется без ограничений.

УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.

Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.