Отдел кадров штатное расписание. Основания для внесения изменений в штатное расписание

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава любой собственности.

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Навигация по статье

Необходимость документа

Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс. рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на .

Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.

Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров. Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

На нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.

Особенности составления

В нее необходимо внести такие данные:

Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.

Внесение изменений в ШР

Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.

Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:

Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.

Любой шаг руководителя предприятия должен иметь под собой подтверждение ТК.

Это может быть важно

При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть некоторые важные вопросы, которые знать необходимо.

Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:

Если предприятие имеет один или несколько филиалов, не стоит для каждого из них составлять отдельное штатное расписание. Согласно законодательства страны, филиалы не являются работодателями.
При необходимости указания в штатном расписании компании сотрудников, привлеченных на сезонные работы, в документ можно внести графу Период работы, где и указать этот вид сотрудников. Стоит также обратить внимание на то, что обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого люди будут работать.
Должности сотрудников, указанные в ШР должны соответствовать тем, которые значатся в трудовых договорах данных людей.
Если человек принят на должность, которая отсутствует в расписании, руководителю необходимо провести корректировку локальных документов компании.
В том случае, когда одну должность занимает несколько человек, в трудовых договорах которых указано, что они работают по совместительству, при подсчете суммарного количества единиц по штату нужно указывать точную цифру. Например, если одну должность занимает 3 человека, два из которых работает на 0, 5 ставки, а третий – на 1 ставку, в сумме нужно указывать 2, 0 штатные единицы.
Если на предприятии практикуют бестарифную или смешанную систему оплаты, для точного указания единиц измерения можно использовать коэффициент или проценты.
В случае отсутствия в штатном расписании действующих окладов, оно не имеет никакой юрсилы. Это идет в противоречии с законодательством.
Штатное расписание не имеет никакой привязки к сотрудникам компании. В связи с этим при составлении выписки в ней не указываются данные рабочего.
При необходимости составления выписки из ШР филиалом компании или ее представительством, этот вопрос должен быть оговорен в уставе компании. Кроме этого они могут действовать по доверенности. Если таковое отсутствует, выписка запрашивается в бухгалтерии основного предприятия.
При наличии в выписке, какой – либо ошибки или малейшего исправления, документ не имеет силы.
Если должностным лицом составлен подложный документ, на него будет наложен штраф.
Такое же наказание грозит должностному лицу, которое отказало сотруднику в выдаче выписки из штатного расписания. Человек не имеет права требовать для выдачи документа, какие – либо копии документации или определенную плату. Выписка выдается бесплатно.

Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания. С одной стороны, в законодательстве указано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для сотрудника, ног с другой стороны, в случае проведения проверки федеральной инспекцией труда, у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые заключаются в наложении штрафа или закрытии предприятия.

При составлении штатного расписания нужно учитывать то, что оклады сотрудников, которые занимают одну должность, не должны иметь вилки. Может быть разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, премий и т. п.). На разницу оказывает влияние квалификация сотрудника, стаж его работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что после составления нового штатного расписания, старое обязательно должно храниться. Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.

Для того чтобы избежать трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании, специалисты рекомендуют использовать уже готовую форму Т – 3 или скачать другие разновидности форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.

Не стоит игнорировать необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Нужно чрезвычайно тщательно отнестись к этому процессу. Это окажет существенную помощь в том случае, если кому – либо будет оказано в оформлении на конкретную должность, при сокращении штатов или уменьшении ставки.

Штатное расписание от «А» до «Я» — на видео:

Задайте свой вопрос в форму ниже

Еще по этой теме:

Что такое штатное расписание? Это бланк унифицированной формы, который используется с целью указания состава персонала организации и ее структуры. В данной статье рассмотрим все тонкости заполнения списка штатных единиц и его особенности.

Унифицированная форма штатного расписания Т-3

Начиная с 2013 года, на федеральном уровне было принято решение не использовать утвержденные формы для формирования некоторых кадровых документов. Организациям была предоставлена свобода в разработке своих собственных бланков штатного расписания.

Универсальная форма Т-3, тем не менее, является довольно удобным и уже ставшим привычным способом создания такого расписания. Помимо этого, данная форма включает в себя всю необходимую информацию. Таким образом, она продолжает использоваться во многих организациях. Образец штатного расписания будет представлен в данной статье.

Следует помнить, что унифицированная форма бланка была разработана и утверждена Госкомстатом еще в 2004 году. Таким образом, форма Т-3 штатного расписания представляет собой общепринятый образец для заполнения списка штатных должностей. В случае, если организация решает разработать свою форму, она все-равно возьмет за основу именно данный бланк как универсальный и практичный.

Сведения в форме Т-3

Что такое штатное расписание? Список должностей является обязательным внутренним нормативным документом, который должен присутствовать в любой организации, даже если это индивидуальный предприниматель. Перечень штатных должностей должен содержать следующие сведения:

Список подразделений в структуре организации.
Перечень специальностей, должностей и профессий с уточнением квалификации работника.
Информация о количестве единиц в штате.
Сведения о заработной плате, а именно: оклады и ставки по тарифам, надбавки, фонд оплаты труда, включая по организации в общем. Бланк штатного расписания должен быть на каждом предприятии.

Главная задача списка штатных единиц - идентификация численности персонала, структуры организации и объем фонда оплаты труда. Данный документ не должен содержать личные данные сотрудников и должностную расстановку.

Приказ о штатном расписании подписывает руководитель организации.

Штатный список (или так называемое штатное замещение) не регулируется нормативными документами. В отличие от штатного расписания, замещение не считается обязательным нормативным документом в организации, однако часто заполняется по умолчанию. Это можно объяснить тем, что оно дает возможность контролировать вакансии, а штатная единица при приеме сотрудника по совместительству может делиться несколькими работниками. Штатное замещение составляется, как правило, опираясь на штатное расписание, заполненное по форме Т-3. В него добавляется столбец, где отмечаются личные данные сотрудников. Штатное замещение хранится в организации 75 лет. Образец штатного расписания представлен ниже.

Код структурного подразделения

Заполнение формы по штатному расписанию может быть поручено практически любому сотруднику, работающему в организации. Оно должно быть заверено подписью руководителя организации, а также утверждено его приказом. Порядок, согласно которому производится утверждение данного документа, должен быть прописан в учредительных документах организации.

Впервые составленному штатному расписанию в 1С дается первый номер, а в дальнейшем используется сквозная нумерация. Обязательными данными, указанными в штатном расписании, считаются дата, когда оно было составлено, и дата начала его действия. Эти две даты могут быть разными. Также форма Т-3 штатного расписания организации предполагает указание срока действия перечня должностей, а также данных о приказе на его утверждение и количество единиц в организации.

Саму основную таблицу штатного расписания начинают, как правило, оформлять, указывая коды структурных подразделений организации. Чаще всего коды указываются в том порядке, который дает возможность установить иерархию и саму структуру организации в целом.

В случае, когда у организации имеются представительства и филиалы, это также учитывается в штатном расписании как структурное подразделение и вносится соответствующим образом. Если руководителю филиала предоставлено право на самостоятельное утверждение и изменение штатного расписания, оно составляется как часть документа по всей организации.

Заполнение основной таблицы

Третья графа должна содержать наименование должности в штатном расписании, специальности и сферы профессиональной деятельности. Указывать их нужно без использования сокращенных форм в именительном падеже. Работодатель определяет название профессии и должности. Однако, если работа относится к тяжелым условиям труда, а также предоставлению льгот, то при заполнении формы штатного расписания следует учитывать следующие документы:

Когда организация оформляет сотрудника с целью выполнения конкретного вида работ, а не для вступления в определенную должность, это также должно быть отражено в штатном расписании.

Четвертая графа содержит сведения о количестве единиц в штате организации. Это могут быть как полные, так и неполные штатные единицы. Последние указываются в документе в долях, а именно 0,5, 0,75 и т. д. Утверждение штатного расписания возложено на руководителя.

Пятой графе при составлении перечня штатных единиц следует уделить особое внимание. Она включает в себя ставку по тарифу в рублях. При самом простом варианте заполнения в данную графу включаются сведения о фиксированной месячной ставке.

Однако на практике довольно часто возникает проблема, так как фиксированного размера оплаты труда не предусмотрено. Например, это актуально для такой формы оплаты труда, как сдельная. В этом случае в графе ставится прочерк, а в последующей десятой графе обозначается сдельно-премиальная или сдельная оплата. Также вписывается ссылка на нормативный документ, который определяет порядок назначения оплаты труда, в том числе ее размер за конкретную рабочую норму. По этому же принципу рекомендуется заполнять штатное расписание на сотрудников, для которых установлена почасовая оплата. В случае, если штатное расписание предполагает наличие неполной единицы в штате, графа с тарифными ставками заполняется как для полного оклада, положенного по данной должности.

Графы 6, 7 и 8 содержат информацию о надбавках не только принятых непосредственно в организации, как например за повышенную ответственность, ненормированный рабочий день, стаж и знание иностранных языков, но и предусмотренные законодательно, например, за работу в тяжелых условиях Крайнего Севера.

Правила штатного расписания предусматривают заполнение этих пунктов в рублевом эквиваленте. Если надбавок в организации предусмотрено больше, чем строк в стандартном штатном расписании, то их количество допускается увеличить специальным приказом о внесении изменений в форму документа. Если надбавки устанавливаются в процентном соотношении, то следует действовать как в предыдущем случае.

Девятая графа формы штатного расписания, содержащая пункт «Всего за месяц» оформляется только в случае, если все данные вносились в рублевом эквиваленте. В правилах заполнения перечня штатных единиц указывается на то, что если графы с 5 по 9 не получается заполнить в рублях, то допустимо использовать иные показатели, например, проценты или коэффициенты. Однако на практике это вряд ли осуществимо. Поэтому в большинстве организаций в данном случае ставятся прочерки во всех строках, а в десятой графе, содержащей примечания, указывается ссылка на нормативные акты. Отсыл к документу, который дает право на определение объема надбавки за стаж позволяет не переделывать штатное расписание при изменении суммы. Десятая графа также предназначена для внесения любых сведений.

Особенности заполнения

Универсальная форма Т-3 штатного расписания предполагает наличие подписей главного бухгалтера и начальника отдела кадров, однако печати на него не ставятся. Закон не определяет сроки утверждения и периодичность составления перечня штатных единиц. Работодателю предоставляется возможность самостоятельно решить этот вопрос. Изменения в перечень штатных единиц вносятся в том случае, если возникает необходимость включить в него новые структурные подразделения или должности. То же касается исключения пунктов расписания, а также изменения оклада, наименования должностей или подразделений. Любые поправки, вносимые в расписание, должны быть подкреплены приказом руководителя организации.

Существует два способа внесения поправок в перечень штатных должностей, а именно:

Приказ о внесении определенных изменений.
Приказ, утверждающий новый список штатных единиц.

Штатное расписание в 1С составить довольно просто.

Если штат или численность сотрудников сокращается или меняется оклад, это также должно быть отражено в штатном расписании. При этом должно быть учтено, что изменения должны вступить в силу не позднее двух месяцев после подписания соответствующего приказа. Это правило обусловлено тем, что сотрудник должен быть оповещен о сокращении или изменениях в оплате труда за два месяца.

Однако что такое штатное расписание, знают не все. Это - документ постоянного хранения в организации. Контрольно-надзорные организации, к примеру, ФСС, ПФР, налоговые органы, инспекция по труду и т. д. могут потребовать предоставить им данный документ в ходе проверки. При этом, если организация не выполняет данное условие, ее могут оштрафовать в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен по требованию проверяющей организации.

Письменное ознакомление сотрудников

У многих возникает вопрос, есть ли необходимость в письменном ознакомлении сотрудников с приказом о штатном расписании. Федеральная организация по труду и занятости населения дает необходимые разъяснения по данному вопросу в своем письме от 2014 года. В нем объясняется статус расписания штатов организации. За Рострудом, в свою очередь, Правительство закрепило на законодательном уровне в 2004 году функции по информированию и консультации руководителей организаций, а также сотрудников на предмет соблюдения норм и предписаний Трудового кодекса и права. Следует учитывать, что позиция Роструда не является нормативным правовым актом.

Трудовой кодекс предписывает письменное ознакомление сотрудника при приеме на работу и до подписания договора с внутренним распорядком, а также другими нормативными актами локального предназначения, которые напрямую связаны с профессиональной деятельностью нового работника. Также в пакет документов на ознакомление входит коллективный договор.

Госкомстат издал в 2004 году Постановление, согласно которому форма Т-3 для оформления штатного списка используется с целью формирования структуры, состава и численности организации с учетом ее устава. С 2013 года форма Т-3 была упразднена и является необязательной.

Локальный нормативный акт

Как было описано выше, штатное расписание на год является локальным нормативным актом, в котором прописано сводное разделение труда среди сотрудников организации. Роструд в своем обращении подчеркнул, что хоть оно и является локальным нормативным актом, однако к трудовой деятельности никакого отношения не имеет. По этой причине работодателю необязательно давать сотруднику на ознакомление данный документ при приеме на должность. Однако не исключается, что обязательное письменное ознакомление сотрудников со штатным списком может быть внесено в один из пунктов коллективного договора, локального нормативного акта или соглашения.

Прием сотрудника на должность вне штатного расписания

Подобная проблема часто встает перед работодателем. Прежде чем разобраться в данном вопросе, следует понять, является ли оформление списка штатных единиц строго обязательным. Многие организации пренебрегают данным документом.

Под трудовыми подразумеваются отношения между работодателем и сотрудником, предусматривающие выполнение за плату определенной трудовой функции, то есть работы по должности согласно штатному списку. Данный пункт регулируется статьей 15 Трудового кодекса.

Трудовой договор, согласно статье 57, должен содержать определенные сведения, а именно:

Ф.И.О сотрудника и наименование организации или ИП, между которыми заключается договор.
Данные, удостоверяющие личность работника и подтверждающие реквизиты работодателя.
Информация о лице, представляющем работодателя, которое подписывает договор, а также основания для подобных полномочий.
Дата и место подписания договора.

Помимо сведений о работнике и его работодателе, в трудовой договор обязательно должны быть включены:

Место работы. Если речь идет о работе в представительстве или филиале организации, то и оно должно быть указано.
Трудовая функция. Она предполагает включение сведений о соответствии должности списку штатных единиц, специальности, профессии и квалификации. Также указывается конкретный вид работ, выполняемых сотрудником. Если Трудовой кодекс или иные нормативные акты предполагают выплаты компенсаций или предоставление льгот сотрудникам определенных профессий и должностей, это также должно быть прописано в договоре и соответствовать законодательству и Постановлениям Правительства РФ.
Дата начала выполнения работ в случае, когда речь идет о срочном контракте. Помимо этого, указывается срок действия соглашения и причины, которые являются поводом для его подписания.
Условия оплаты трудовой деятельности, включая оклад и тарифную ставку, надбавки, доплаты и поощрения в виде выплат.
Режим работы и отдыха в случае, если для данной должности он отличается от общепринятых в организации.
Гарантии компенсационных выплат за выполнение работ с опасными или вредными условиями труда. При этом в договоре должны быть прописаны все условия работы, которые могут нанести вред или ущерб здоровью или жизни.
Характер работы и его условия. Сюда входят разъездной, подвижной и иные характеры деятельности.
Условия труда на рабочем месте.
Обязательное социальное страхование работника согласно трудовому законодательству.

Если во время заключения договора не были включены все необходимые сведения или условия, предусмотренные законодательством, это не считается основанием для расторжения соглашения и признания его недействительным. Недостающие сведения могут быть внесены в приложение к договору или дополнительное соглашение. Все эти дополнительные документы будут являться частью основного соглашения.

Иные сведения

Трудовой договор также может предусматривать иные условия, если они не противоречат законодательным нормам и не ухудшают положение сотрудника. В частности такими сведениями могут стать:

Уточнение места работы, например, указание структурного подразделения и его местонахождение.
Условия испытательного срока, если таковой предусмотрен договором.
Соглашение о неразглашении тайны, охраняемой законом. Это может быть служебная, государственная, коммерческая и иная тайна.
Обязательство сотрудника отработать определенный период времени в организации после окончания обучения. Это актуально, если работодатель оплачивал обучение.
Условия и виды дополнительного страхования сотрудника.
Улучшение условий работника и его семьи в социально-бытовом плане.
Уточнение условий работы, а также обязанностей и прав работодателя и работника, которые установлены нормами трудового законодательства и иными правовыми актами.

Также в трудовой договор включаются сведения о дополнительном страховании пенсионного обеспечения сотрудника. По соглашению сторон в него могут вноситься обязанности и права сотрудника и работодателя, предусмотренные трудовым законодательством и другими правовыми актами, а также происходящие из условий коллективного договора конкретной организации.

Если какие-либо из вышеперечисленных пунктов не были внесены в условия трудового соглашения, это не может квалифицироваться как повод для неисполнения или отказа в реализации прав и обязанностей.

В заключение

Таким образом, нормы трудового законодательства предполагают обязательность оформления штатного расписания организацией и его дальнейшее использование при приеме на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового соглашения. То есть, получается, что взять на работу сотрудника на должность, которая не отражена в штатном расписании, не представляется возможным. Это будет нарушением законов Российской Федерации. Список штатных должностей является строго обязательным документом для оформления в любой официальной организации.

Мы рассмотрели, что такое штатное расписание.

Хотя законодательно обязанность заполнения штатного расписания не закреплена, проверяющие органы преимущественно расценивают отсутствие его как нарушение законов. Во избежание недоразумений руководителям не стоит пренебрегать этим важным первичным документом. Хотя бы потому, что он полезен для предприятий во многих отношениях. Давайте разберемся, в каких именно, а также кратко рассмотрим правила заполнения формы Т-3.

Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.

Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.

Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:

структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);
штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);
численность сотрудников;
размер заработной платы и надбавки к ней.

Для чего нужно штатное расписание?

Отметим некоторые положительные моменты:

штатное расписание облегчает кадровый анализ предприятия;
позволяет видеть полную картину по оплате труда работников;
набор или увольнение сотрудников осуществляются в соответствии со штатным расписанием;
решаются в суде спорные вопросы, касающиеся сокращения численности работников либо отказа от трудоустройства;
трудовой договор составляется на основании данных штатного расписания (ТК РФ, статья 15 и 57).

Пример штатного расписания по форме Т-3

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
код ОКПО;
номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
срок действия (для штатного расписания обычно год);
дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах. В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

определенные (вредные) условия труда;
нестандартный режим работы;
системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно.

Порядок составления и утверждения формы Т-3

Квалификационный справочник должностей возлагает обязанность составлять штатное расписание на экономиста по труду. В связи с частым отсутствием такой должности на предприятии, иногда составляет этот документ работник отдела кадров. На тех предприятиях, где нет кадровых работников, форму Т-3 обычно заполняют сотрудники бухгалтерии или даже руководитель.

Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.

Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года. Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

Наименование отделов, присвоение им кода.
Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

Сформировать организационную структуру предприятия.
Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
Установить надбавки и их размер.
Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
Указать код ОКПО.
Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

Округление осуществляется по каждому подразделению.
Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.
Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания

Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

Возможность организации рабочего времени персонала;
Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
Оставление правил внутреннего распорядка дня;
Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

Если происходит реорганизация фирмы;
Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
В случае изменения штатных единиц;
Изменения должности в штатном расписании;
Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную . Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

Наименование организации, согласно учредительным документам;
Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа . Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа . Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа . Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа . Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа . Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа . Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа . Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа . Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.