Namestnik generalnega direktorja Taxkom LLC
Velika večina računovodij uporablja specializirane računalniške programe in oddaja poročila davčnemu uradu in skladom v elektronski obliki. Zakaj torej ne bi »elektronsko« komunicirali s svojimi nasprotnimi strankami? Zakaj bi tiskali kupe papirja, ko pa lahko ustvarjate in shranjujete elektronske dokumente? Kako to storiti, so nam povedali v podjetju, ki ponuja storitve elektronskega upravljanja dokumentov.
Igor Vladimirovič, povejte nam, kaj je elektronsko upravljanje dokumentov?
I.V. Murashkintsev: Elektronsko upravljanje dokumentov je način organizacije dela z dokumenti, ko je večina njihovih izvirnikov ustvarjena v elektronski obliki, brez uporabe papirnih medijev. Opozarjamo, da pri takšnem dokumentnem toku nastajajo izvirniki v elektronski obliki in ne zgolj elektronske kopije papirnih dokumentov. Elektronske dokumente v odobrenih oblikah je mogoče sestaviti v večini računovodskih programov. Da pa je elektronski dokument pravno pomemben, mora biti ne le v skladu z odobrenimi formati in imeti obvezne podatke, temveč mora biti tudi podpisan z elektronskim podpisom.
Ko ustvarite dokument, ga lahko takoj podpišete z elektronskim podpisom v številnih, čeprav ne vseh, računovodskih programih.
Če je elektronski dokument poslan nasprotni stranki, mora biti poslan v skladu s postopkom izmenjave elektronskih dokumentov.
Kakšen je to postopek izmenjave elektronskih dokumentov? S katero vrsto elektronskega podpisa je treba podpisati elektronski dokument?
Zahvaljujemo se glavnemu računovodji LLC "Podjetje "ANIS-98"" za predlagano temo intervjuja Olga Vladimirovna Saltykova, mesto Moskva.
I.V. Murashkintsev: Ta vrstni red bo drugačen za različne dokumente. Elektronski računi imajo posebne, strožje zahteve. Podpisani morajo biti z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom in poslani preko operaterja za upravljanje elektronskih dokumentov Naročilo, odobreno. Z odredbo Ministrstva za finance z dne 25. aprila 2011 št. 50n.
Izboljšan kvalificirani elektronski podpis je analog pečata organizacije skupaj s podpisom odgovorne osebe. Priloženo mu je kvalificirano potrdilo ključa za preverjanje. Take elektronske podpise lahko izdajajo samo akreditirani overitveni centri Zakon z dne 06.04.2011 št. 63-FZ. Dokumenti, ki so bili podpisani z elektronskim digitalnim podpisom po starem zakonu o EDS, ki od 1. julija ne bo več veljal Zakon z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ, se štejejo za podpisane z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom.
V nekaterih panogah, na primer v proizvodnji nakita, je priporočljivo, da prek operaterja prenesete ne le zunanje, ampak tudi nekatere notranje dokumente organizacije. Internih dokumentov običajno ni treba podpisati z izboljšanim kvalificiranim podpisom. Po presoji same organizacije lahko zadostuje okrepljen nekvalificiran ali celo preprost elektronski podpis.
Izboljšane nekvalificirane podpise izdajajo tudi certifikacijski centri in so lahko cenejši od kvalificiranih. Preprost podpis je šifra ali geslo, ki vam omogoča identifikacijo ustvarjalca dokumenta. Takšen podpis lahko dodate z računalniškim programom, kar bo zahtevalo manj stroškov kot nakup izboljšanega podpisa.
Zunanje dokumente, razen računov, je možno pošiljati nasprotnim strankam po preprosti elektronski pošti. Po dogovoru strank so lahko podpisani bodisi z izboljšanim kvalificiranim ali izboljšanim nekvalificiranim elektronskim podpisom. Toda uporaba posebnega sistema za elektronsko upravljanje dokumentov je bolj priročna, saj vam omogoča, da takoj prejmete obvestilo, da je vaš partner prejel dokument. On pa ga lahko takoj podpiše in vam ga pošlje.
Kateri je najboljši način za začetek uvajanja elektronskega upravljanja dokumentov?
I.V. Murashkintsev: Običajno se za prehod na uporabo elektronskih dokumentov odločijo podjetja, ki imajo veliko nasprotnih strank in velik obseg zunanjega dokumentnega toka. Ker je izmenjava elektronskih dokumentov, zlasti računov, možna le na podlagi medsebojnega dogovora strank člen 1 čl. 169 Davčni zakonik Ruske federacije, potem se morate o možnosti prehoda na elektronsko upravljanje dokumentov najprej pogovoriti s svojimi običajnimi nasprotnimi strankami. Nato morate izbrati operaterja elektronskega upravljanja dokumentov in z njim skleniti pogodbo. Seznam operaterjev elektronskega upravljanja dokumentov, vključenih v skrbniško mrežo Zvezne davčne službe, je objavljen na Spletna stran Zvezne davčne službe .
Katera merila morate upoštevati pri izbiri operaterja?
I.V. Murashkintsev: Operaterji upravljanja elektronskih dokumentov praviloma ponujajo možnost izmenjave elektronskih dokumentov z več nasprotnimi strankami v testnem načinu. Med takim "poskusnim delovanjem" boste lahko razumeli, kateri vmesnik je bolj primeren za vas in ali bo vaš računovodski program enostavno združiti s sistemom upravljanja dokumentov operaterja.
Čim težje je združiti računovodski program s sistemom za elektronsko upravljanje dokumentov, tem višji bodo stroški implementacije sistema. Prosimo, da bodite pozorni tudi na ceno pošiljanja elektronskih dokumentov. Običajno se posredovanje plača na enak način kot pri mobilnih komunikacijah: plača "kličoči", to je pošiljatelj elektronskega dokumenta. Elektronske dokumente je pogosto treba poslati v kompletu. V tem primeru se lahko zaračuna pošiljanje paketa dokumentov, na primer računa in potrdila o opravljenem delu ali računa.
Ali je treba hkrati skleniti pogodbo s certifikacijskim centrom - organizacijo, ki izdaja elektronske podpise?
I.V. Murashkintsev: To je obvezno za zunanji pretok dokumentov. Certifikacijski center mora vsem udeležencem dokumentnega toka zagotoviti elektronske podpise. Podjetja, ki poročila oddajajo elektronsko, imajo tovrstne pogodbe že sklenjene. Če uporabljate samo interni dokumentarni tok, je odvisno od vaše želje. Interni dokumenti se lahko podpisujejo z enostavnim elektronskim podpisom in v tem primeru ni treba skleniti pogodbe z overiteljem.
Ali lahko nasprotne stranke uporabljajo različne sisteme za upravljanje elektronskih dokumentov? Ali pa je mogoče prejeti dokumente le, če jih je vaš partner poslal preko istega operaterja?
I.V. Murashkintsev: Trenutno žal ni notranjega gostovanja med operaterji. Zato se morate za prejem dokumentov povezati z istim operaterjem kot podjetje, ki pošilja dokumente. Torej, če vaše nasprotne stranke delujejo prek različnih operaterjev, boste morali za izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami skleniti pogodbo z vsakim od operaterjev.
Upamo, da bo gostovanje delovalo še v tem letu in bo takrat mogoče sprejemati dokumente, poslane prek drugih operaterjev.
Ali je treba v pogodbah z nasprotnimi strankami posebej določiti uporabo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov?
I.V. Murashkintsev: Ne, tega ti ni treba narediti. Dovolj je, da si izmenjate navadno elektronsko pošto (ni jih treba overiti z elektronskim podpisom) ali papirna pisma po faksu, kjer se potrdi soglasje za uporabo elektronskih dokumentov. Dopis Ministrstva za finance z dne 01.08.2011 št. 03-07-09/26. Ali pa lahko na primer ena od nasprotnih strank prek svojega operaterja povabi drugo, kot se zgodi pri povabilu »prijateljev« na družbenih omrežjih, druga pa lahko to povabilo sprejme. Če pa vaša nasprotna stranka ne želi prejemati dokumentov v elektronski obliki, ji boste morali še naprej pošiljati papirne dokumente.
No, s partnerji smo se dogovorili, izbrali operaterja ali celo več operaterjev. Kaj storiti naprej?
I.V. Murashkintsev: Zdaj moramo poslovne procese podjetja prilagoditi uvedbi elektronskega upravljanja dokumentov pri delu s pogodbenimi izvajalci:
razviti in odobriti postopek za elektronsko upravljanje dokumentov;
imenuje odgovorne za njegovo vzdrževanje;
organizirati elektronski arhiv prejetih in poslanih dokumentov;
v računovodski usmeritvi predpiše pravila oblikovanja, prejemanja in shranjevanja elektronskih dokumentov, imenuje odgovorne za nastajanje in podpisovanje elektronskih dokumentov.Vsak zaposleni, ki je pooblaščen za podpisovanje elektronskih dokumentov, mora imeti elektronski podpis, saj svojega podpisa ne morete prenesti na druge osebe.
Ali moram tiskati in hraniti elektronske dokumente v papirni obliki?
I.V. Murashkintsev: Ne, ni potrebno, čeprav mnogi to še naprej počnejo na staromoden način. Vsi poslani in prejeti elektronski dokumenti so shranjeni v elektronskem arhivu. In vaš elektronski arhiv bi moral biti organiziran tako, da lahko po potrebi, na primer na zahtevo davčne inšpekcije, hitro najdete zahtevane dokumente in jih pošljete inšpekciji po elektronski poti, tako kot se sedaj prenaša elektronsko poročanje. .
In če davčni urad ali revizor zahteva papirno kopijo elektronskega dokumenta, ali bo razvidno, da gre za kopijo elektronskega dokumenta in da je elektronski dokument podpisan s strani strank?
I.V. Murashkintsev: Elektronski dokument lahko natisnete in prejmete papirni izvod. Ta kopija bo samodejno natisnjena, da je papirna kopija elektronskega dokumenta, izvirnik pa sta stranki elektronsko podpisali. Papirna kopija, če je pravilno izdelana, to je overjena s podpisom in žigom organizacije ali notarsko overjena, se lahko uporablja na enak način kot kopija izvirnega papirnega dokumenta.
Ali je mogoče vse dokumente ustvariti elektronsko?
I.V. Murashkintsev: Dokumenti se lahko ustvarijo v papirni in elektronski obliki. Če je elektronski dokument podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom, je enakovreden lastnoročno podpisanemu papirnemu dokumentu. člen 5 čl. 9 zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ; člen 1 čl. 6 zakona z dne 06.04.2011 št. 63-FZ. Obstajajo elektronski formati, ki jih je odobrila Zvezna davčna služba za račun, tovorni list TORG-12 in potrdilo o opravljenem delu. Druge dokumente je mogoče ustvariti v poljubnem formatu, kot je besedilo ali pdf.
Vendar obstaja dokument, ki mora biti sestavljen na papirju. To je tovorni list. Zaenkrat še ni mogoče zagotoviti možnosti elektronskega branja med potovanjem.
Poleg tega morajo biti dokumenti, ki urejajo razmerje med delodajalcem in zaposlenim, na primer prošnja za zaposlitev, pogodba o zaposlitvi, sestavljeni tudi v papirni obliki.
Kakšne so zahteve za opremo in računalnike, povezane v sistem elektronskega upravljanja dokumentov?
I.V. Murashkintsev: Enako kot za računalnike, iz katerih se elektronsko poroča davčnemu uradu in drugim nadzornim organom. Vsako delovno mesto, ki je povezano z elektronskim dokumentarnim sistemom, mora imeti stabilen internetni kanal in nameščen mora biti program Crypto-Pro ali drug podoben program za delo z elektronskimi ključi.
Kakšne nevarnosti lahko nastanejo pri ustvarjanju in pošiljanju elektronskih dokumentov in kako se jim izogniti?
I.V. Murashkintsev: Po mojem mnenju resnih nevarnosti ni. Edina stvar je, da morate biti zelo previdni, narediti vse pravočasno in ne delati napak v elektronskih dokumentih, zlasti računih. Predpisi za izdajanje in pošiljanje računov so zelo strogi. In za odpravo napake v predloženem računu morate ponovno poslati popravljeni račun.
Ne morete pa knjižiti novega računa z datumom, ki je že minil.
Neprekinjeno številčenje računov poteka v računovodskem programu. Ni pomembno ali pošiljate papirnate ali elektronske račune in ali uporabljate enega ali več prevoznikov.
Kakšni so okvirni stroški pošiljanja in sprejema elektronskega dokumenta?
I.V. Murashkintsev: Stabilna cena na trgu teh storitev šele nastaja. Danes se lahko giblje od 1 do 5 rubljev. za pošiljanje enega elektronskega dokumenta. Nekateri operaterji dodatno zaračunavajo naročnino. Prejemanje elektronskih dokumentov je običajno brezplačno.
Vsekakor pa je ceneje kot pošiljanje dokumentov po navadni pošti, sploh na daljše razdalje. Poleg tega zmanjšate stroške tiskanja in shranjevanja papirnatih dokumentov.
Glede na ocene podjetij, ki so začela uvajati elektronsko upravljanje dokumentov, lahko prihranki pri prehodu na elektronsko izmenjavo dokumentov z nasprotnimi strankami znašajo približno 2% bruto prometa podjetja.
Medkorporacijski dokumentarni promet (zunanji elektronski dokumentni promet)Poglavje 1. Prehod na izmenjavo elektronskih dokumentov z nasprotnimi strankami: kje začeti, kaj morate vedeti
Ekaterina MikheevaKarina Kassis
17. maj 2017 14:43
O elektronskem upravljanju dokumentov se pogosto veliko govori, vendar je težko krmariti med velikim številom novih izrazov, še težje pa razumeti, kako vse skupaj deluje. Serija člankov "Računovodja in elektronski dokument" je bila zasnovana posebej za to, da v dostopnem jeziku pove vse, kar mora računovodja vedeti o tej vrsti interakcije. Kako začeti izmenjavo? Kako delati z elektronskimi primarnimi dokumenti in oddati poročila v novi obliki? Na ta in druga vprašanja boste našli odgovore v naših številkah.
V prvem poglavju bomo govorili o tem, kako preklopiti na elektronsko interakcijo z nasprotnimi strankami in kaj je potrebno za začetek izmenjave.
Pogled od zgoraj: je potrebna sprememba?
Računovodstvo je neločljivo povezano s pretokom dokumentov. Sheme za delo s papirnatimi dokumenti so se izpopolnjevale že desetletja. Danes so jih nadomestile elektronske.
Poglejmo trenutno stanje od zgoraj: veliko podjetij z uvedbo informacijskih sistemov delno ali v celoti avtomatizira svoje notranje poslovne procese. Toda delovanje organizacije ni omejeno na notranje procese, potrebno je tudi sodelovanje z nasprotnimi strankami.
Na primer, računovodja po opravljeni poslovni transakciji v svojem računovodskem sistemu sestavi poročilo o opravljenem delu, ga natisne in pošlje po pošti ali po kurirju. Nasprotna stranka, ko prejme dokument, ga skenira in vnese v informacijski sistem, če obstaja. Nato računovodja ročno opravi vnose v računovodski sistem in brez napak shrani papirni izvirnik. Udobno?
Situacija je paradoksalna: notranji procesi so optimizirani, zunanji pa ne. Poleg tega prav slednji vodijo do resničnega zmanjšanja stroškov, tako materialnih kot časovnih. Dostava papirnih dokumentov traja dragocene dni in tedne, medtem ko se elektronski dokumenti prenesejo v nekaj minutah.
Metode menjave
Torej ste se odločili za prenos elektronskih dokumentov na svojo nasprotno stranko. Obe strani se neodvisno odločita, kako bo interakcija strukturirana. Obstajata dve glavni možnosti:
● Zamenjava neposredno z nasprotno stranko Začnete lahko s sklenitvijo predpogodbe, ki podrobno določa postopek in pogoje za postopek. Če obe nasprotni stranki uporabljata izboljšan kvalificirani elektronski podpis, potem pogodbe ni treba skleniti, v drugih primerih pa je potrebna. Očitna prednost te možnosti je, da vam ni treba plačati operaterjem za pošiljanje dokumentov; lahko uporabite običajno e-pošto. Vseh datotek pa ni dovoljeno poslati neposredno nasprotni stranki.
● Druga možnost je izmenjava računov preko operaterja za elektronsko upravljanje dokumentov (operater EDO SF). Ta metoda je boljša, čeprav samo zato, ker se enkrat povežete z omrežjem operaterja, se pridružite predpisom izmenjave in delate v storitvi. Predstavniki EDI Severne flote imajo tehnološke, kadrovske in pravne zmogljivosti za zagotovitev zakonite interakcije s kakršnimi koli elektronskimi dokumenti in, kar je najpomembneje, za delo z računi.
Pogosto se sprašujemo, zakaj potrebujemo operaterja, če lahko menjamo direktno? Prva in najpomembnejša stvar je, da pri neposredni menjavi, torej brez sodelovanja operaterja, ne boste mogli zamenjati elektronskih računov. V skladu z Odlokom Ministrstva za finance Rusije z dne 10. novembra 2015 št. 174n "O odobritvi postopka za izdajanje in prejemanje računov v elektronski obliki prek telekomunikacijskih kanalov z uporabo izboljšanega kvalificiranega elektronskega podpisa" mora biti izmenjava elektronskih računov izvaja prek operaterja EDI SF, od kdaj Po potrebi lahko operater potrdi dejstvo izdaje ali prejema ESF in drugih dokumentov.
Karina Kassis, analitičarkaSynerdocs.
Trije preprosti koraki do EDI
Izmenjava elektronskih dokumentov prek operaterja EDF SF je najbolj sprejemljiva možnost, zato jo bomo podrobneje preučili. Za začetek dela v ustrezni storitvi potrebujete:
● vzpostaviti povezavo z operaterjem;
● nakup certifikata za elektronsko podpisovanje in orodja za kriptografsko zaščito (CIPF) ali elektronskega podpisa v oblaku (pri nakupu CIPF ni zahtevan), za podrobnosti o uporabi se obrnite na svojega operaterja;
● povezovanje nasprotnih strank s pomočjo operaterja ali sami.
Strokovnjaki EDO SF poskrbijo za večino organizacijskih vprašanj. Zagotavljanje udobne izkušnje za uporabnike je njihova glavna naloga.
Povezovanje z operaterjem
Najprej se obrnite na operaterja, se pogovorite o stroških in pogojih povezave. Za povezavo s storitvijo se morate registrirati z uporabniškim imenom in geslom ali potrdilom za elektronski podpis. Za začetek dela mora naročnik sprejeti pravila, podpisati licenčno pogodbo (javna ponudba), izbrati tarifo in plačati račun.
Nakup certifikata za elektronski podpis in sredstev kriptografske zaščite
Ustrezne dokumente lahko pridobite v katerem koli certifikacijskem centru, ki ga je akreditiralo Ministrstvo za telekomunikacije in množične komunikacije Ruske federacije (Seznam akreditiranih CA). Pogosto so to sami operaterji pretoka e-dokumentov SF. Druga možnost je, da storitve certificiranja izvajajo prek svojih partnerjev.
V skladu z zveznim zakonom št. 63 »O elektronskem podpisu« potrdilo o elektronskem podpisu, ki ga uporablja podjetje (pravna oseba), prav tako identificira določeno osebo, vendar deluje v imenu družbe na podlagi listine ali pooblastila. Certifikatov seveda ni mogoče prenesti na druge osebe. Ne morete dovoliti, da bi nekdo podpisal vaš avtogram na dokumentih. Prav tako se v skladu z odredbo št. 174n z dne 10. novembra 2015 šteje, da račun v elektronski obliki, posredovan po telekomunikacijskih kanalih, »izhaja od udeleženca v elektronskem upravljanju dokumentov, če je podpisan z okrepljenim kvalificiranim elektronskim podpisom pooblaščene osebe. ki pripada pooblaščeni osebi udeleženca.«
Karina Kassis, analitičarkaSynerdocs.
Elektronski podpis je določeno zaporedje znakov, ki je priloženo dokumentu. Obstajajo tri vrste ES: preprosta, izboljšana nekvalificirana, izboljšana kvalificirana.
V skladu z zveznim zakonom št. 63 "O elektronskih podpisih" je dokument s preprostim ali izboljšanim nekvalificiranim elektronskim podpisom priznan kot enakovreden ročno podpisanemu papirnemu dokumentu.
Izboljšan kvalificirani elektronski podpis je analogen lastnoročnemu ali tiskanemu podpisu na papirju. V njegovi prisotnosti je Zvezna davčna služba priznava pravno veljavo dokumenta.
Orodje za kriptografsko zaščito informacij (CIPF) je poseben program, ki šifrira in dešifrira prenesene podatke. V menjalnicah je potrebno ustvarjanje in preverjanje elektronskih podpisov. Licenco za pravico do uporabe lahko kupite preko operaterjev. Nekateri od njih imajo tudi možnost dela z elektronskimi podpisi v oblaku. Naročniki Synerdocs ga lahko na primer naročijo in ga aktivno uporabljajo za podpisovanje dokumentov v storitvi.
Povezovanje nasprotnih strank
Seveda lahko izmenjujete elektronske dokumente samo s tistimi nasprotnimi strankami, ki so že povezane na storitev menjave. Podobno je z družbenimi omrežji: nima smisla se registrirati, če tam ni prijateljev. Vendar pa lahko drugi sledijo vašemu podjetju pri eksperimentiranju. Obstajajo situacije, ko nasprotne stranke potrebujejo le dodatno motivacijo, prednostni ali brezplačen dostop za nekaj časa. Operater EDO SF vam bo pomagal rešiti vsa vaša vprašanja, saj je sam zainteresiran za kakovostno podporo svojim uporabnikom in povezovanje novih naročnikov.
Ni pomembno, katerega EDF operaterja SF uporablja nasprotna stranka, vi ste lahko povezani z enim operaterjem, nasprotna stranka pa z drugim. Danes številni vodilni operaterji razvijajo in aktivno uporabljajo tehnologijo gostovanja. Uporabite lahko tudi druge možnosti za organizacijo interakcije z nasprotnimi strankami.
Če ste vi in vaša nasprotna stranka povezani z različnimi storitvami in iz nekega razloga ne želite uporabljati storitev več operaterjev za upravljanje elektronskih dokumentov, bodite pozorni na ta način - lahko se obrnete na svoje operaterje s predlogom za vzpostavitev izmenjave med seboj.
Druga možnost je delo z več operaterji . Nihče udeležencem izmenjave ne prepoveduje uporabe storitev več podjetij. Sami se lahko povežete s številnimi operaterji ali ponudite ta način dela nasprotni stranki, če je to seveda primerno.
Namesto zaključka
Naj na kratko povzamemo: kaj mora računovodja vedeti o tem, kako se lotiti izmenjave elektronskih dokumentov z nasprotnimi strankami? Prvič, pravni pomen dokumenta je zagotovljen z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom. Drugič, operater EDF SF zagotavlja hitro dostavo in celovitost elektronskega dokumenta. Tretjič, za začetek izmenjave prek operaterja je dovolj, da se pridružite predpisom, pa tudi kupite potrdilo o elektronskem podpisu in po potrebi orodje za kriptografsko zaščito. Rešitev drugih vprašanj je pravzaprav na ramenih operaterjev. Četrtič, za začetek izmenjave prek nje je dovolj, da se registrirate v storitvi s potrdilom o elektronskem podpisu, izberete in plačate ustrezno tarifo. Registrirate se lahko tudi z uporabniškim imenom in geslom; ta možnost registracije je brezplačna, ne zahteva certifikata in vam omogoča, da ocenite ključne zmogljivosti spletnega odjemalca Synerdocs. Toda podpisovanje in pošiljanje dokumentov je možno le v prvem primeru.
V naslednji številki
V drugem poglavju »Za računovodjo o elektronskih podpisih« boste izvedeli, v katerih primerih lahko še uporabite elektronski podpis. Govorili bomo tudi o tem, kako razlikovati tri vrste podpisov med seboj. Oglejmo si podrobneje mehanizem podpisovanja in ugotovimo, kateri elektronski dokument velja za pravno pomemben. In ugotovili bomo, kaj storiti, da ohranimo njegovo moč.
Domače implementirane rešitveIzmenjava elektronskih dokumentov med informacijskimi sistemi po standardih CommerceML
S prehodom trgovinskih organizacij na računovodstvo z uporabo računalniške tehnologije se povečuje vloga izmenjave informacij v elektronski obliki. Podjetje 1C je s podporo tehničnih strokovnjakov Microsoft Corporation razvilo standarde za izmenjavo komercialnih informacij in shemo izmenjave XML CommerceML. Uporaba odprtih, splošno sprejetih standardov za elektronsko izmenjavo informacij lahko bistveno zmanjša stroške organizacije informacijske interakcije s poenotenjem izmenjave komercialnih informacij med različnimi organizacijami: tako tistimi, ki delujejo na trgu internetne trgovine, kot tistimi, ki delujejo na področju tradicionalnih (izven -line) trgovina.
Elektronski katalogi, ceniki in dokumenti, ki spremljajo trgovino Naročilo, so pripravljeni v programskih sistemih 1C:Enterprise 8 v skladu s standardi CommerceML.
Kataloge, cenike in dokumente, ki spremljajo trgovinski posel Naročilo, prejeto elektronsko in v skladu s standardi CommerceML, je mogoče hitro naložiti v podatkovno bazo. S tem se izognemo zamudnemu ročnemu vnosu velikih količin informacij.
Programski sistem 1C:Enterprise 8 vam omogoča:
- Ustvarite komercialne ponudbe s pomočjo samega sistema na podlagi ponudbe izdelkov, ki je na voljo v informacijski bazi
- Objavite komercialne ponudbe in kataloge v kateri koli spletni trgovini, ki podpira standarde CommerceML
- Analizirajte trg na podlagi obdelave strukturiranih informacij o izdelku, nasprotnih strankah, cenah itd.
- Pripravite in pošljite elektronske dokumente v formatu XML, ki je razumljiv večini sistemov
- Pošljite cenike organizacijam (strankam, partnerjem itd.)
Mehanizmi za pripravo in objavo komercialnih ponudb in katalogov na spletnih izložbah so implementirani v skladu s standardom CommerceML, tako prve kot druge izdaje. To podjetjem omogoča, da pri izvajanju konfiguracije shranijo tehnologije, ki jih že uporabljajo, in izberejo najprimernejši format.
Podatke v formatu standardov CommerceML je mogoče prenesti v datoteko XML ali jih poslati po elektronski pošti.
Vsako podjetje, še posebej geografsko razpršeno, nosi breme stroškov uporabe papirnih medijev v dokumentnem prometu s svojimi naročniki. Prehod na elektronsko upravljanje dokumentov (EDF) je logičen in pomemben korak v razvoju vsakega podjetja.
Glede na študijo skupine Mail.ru približno 60 % pisarniških delavcev uporablja mobilne naprave ne samo za osebne namene, ampak tudi za opravljanje določenih delovnih nalog. Delo v pisarni z mizami, polnimi papirja, postaja preteklost. Glavna prednost sistemov EDI: podjetje zmanjša materialne in časovne stroške. Ko so vsi dokumenti elektronski, nima smisla kopirati in tiskati kupov papirja.
Danes je prehod na elektronsko upravljanje dokumentov korak, za katerega se ne bo odločil vsak vodja. Po mnenju mnogih je še vedno več »proti« kot »za«.
V našem gradivu smo zbrali najpogostejše argumente proti prehodu na elektronsko izmenjavo dokumentov. O realnem stanju in prednostih prehoda na elektronsko upravljanje dokumentov pa smo poskušali spregovoriti z izvajalci.
Mit 1. Delo na papirju je bolj zanesljivo. Ima žig in podpis
Pogosteje je delo na papirju. Da, danes je dokument v roki simbol sklenjene pogodbe, ki se ga lahko »otipa«. Mnogi ljudje iz lastnih žalostnih izkušenj vedo, da je papirne dokumente mogoče ponarediti. Rezultat: finančne izgube, sodni spori in porabljeni živci ter na koncu propad podjetja.
Danes je elektronski podpis sodobnejši in varnejši analog papirnega dokumenta. Elektronski podpis (ES) pravne osebe so šifrirani podatki, pripeti k digitalnim dokumentom za potrditev avtorstva in verodostojnosti informacij. Pravzaprav nadomešča običajen lastnoročni podpis in modri pečat pravne osebe.
S pomočjo digitalnega podpisovanja lahko pravne osebe sklepajo in odpovedujejo pogodbe, izmenjujejo primarne knjigovodske listine s strankami in partnerji preko podatkovnega omrežja, oddajajo poročila državnim organom preko interneta, potrjujejo svoje avtorstvo pri potrjevanju različnih podatkov itd.
Kaj je pomembno vedeti pri izbiri prodajalca elektronskega podpisa? Glavna stvar je dati prednost akreditiranim certifikacijskim centrom, ki so med vodilnimi na ruskem trgu. Bodite pozorni na naslednje točke: koliko let certifikacijski center deluje na trgu; ugotovi, koliko certifikatov ključev elektronskega podpisa je izdal v zadnjem letu; če na desettisoče, potem se niste zmotili.
Mit 2. Lažje se organiziram s papirnatimi dokumenti.
Ne glede na to, kako se optimisti in skeptiki prepirajo o elektronskih dokumentih, nihče ne zanika dejstva, da je velika večina pisarniških dokumentov ustvarjenih na računalnikih. Razlogi za tako brezpogojno zmago informacijske tehnologije so povsem jasni:
- elektronske dokumente je enostavno ustvarjati, urejati, razmnoževati, distribuirati in posredovati;
- v elektronski obliki je veliko lažje poiskati potrebne informacije, kontekstualno iskanje pa ponuja priložnosti, o katerih bi pri papirologiji lahko samo sanjali;
- lažje in z manj truda se rešujejo vprašanja rezerviranja informacij in dokumentov, oblikovanja zavarovalnih arhivov in fondov ipd.;
- V komercialni dejavnosti elektronski dokumenti ob pravilni uporabi omogočajo bistveno hitrejše sprejemanje odločitev in izboljšanje njihove kakovosti.
Mit 3. Bojim se, da bi moje dokumente ukradli kriminalci ali da bi jih upravljavec EDF prenesel tretjim osebam brez moje vednosti.
Če govorimo o elektronskem sistemu za upravljanje dokumentov "Transkript", ki ga je razvil Taxnet, se v njem podatki od ene nasprotne stranke do druge prenašajo po internetu prek varnega protokola HTTPS. Uporabniški dostop do sistema poteka na dva načina - s kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis in z uporabniškim geslom. Uhajanje podatkov iz sistemskega strežnika je izključeno: gesla uporabniških računov so shranjena v šifrirani obliki, zasebne ključe potrdil za dostop pa shranijo uporabniki sami. Torej, če uporabnik sistema nikomur ne posreduje informacij o dostopu, bo uhajanje informacij, ki so mu bile prenesene, izključeno.
Kar se tiče shranjevanja in prenosa posebej zaupnih informacij, je v tem primeru bolj specializiran produkt »oblačna« storitev »CRYPTOGRAMM«, ki jo je prav tako razvil Taxnet. Storitev vam omogoča shranjevanje dokumentov v varno shrambo v oblaku, izmenjavo informacij prek varnih komunikacijskih kanalov in ima tudi možnost izvajanja kripto operacij na daljavo. Takšne operacije vključujejo podpisovanje in šifriranje elektronskih dokumentov, naslovljenih na enega ali več naslovnikov, dešifriranje podatkov in preverjanje podpisov.
To pomeni, da lahko uporabnik enostavno preveri pristnost in pravilnost katerega koli podpisanega elektronskega dokumenta. Poleg tega storitev kot dodatno varnostno orodje uporablja sistem dvofaktorske avtentikacije z uporabo mobilne naprave, ki za dostop do sistema ali izvajanje posebej občutljivih operacij uporablja dve vrsti faktorjev.
V vsakem primeru pa je vsak operater EDF odgovoren za uhajanje informacij v skladu z zakonodajo Ruske federacije.
Mit 4. EDI ni primeren za nas; moji dobavitelji uporabljajo elektronske podpise različnih overiteljev
Za upravljanje elektronskih dokumentov je potrebno uporabljati samo kvalificirani elektronski podpis (zvezni zakon 63 "O elektronskem podpisu"). Če imajo nasprotne stranke potrdila, ki so jih izdali različni CA-ji, za izvajanje EDI ni težava. Na primer, v sistemu "Transkript" je mogoče uporabiti kvalificirana potrdila, ki jih je izdal kateri koli overitelj (v nadaljnjem besedilu CA), ki je vključen na seznam akreditiranih s strani Ministrstva za telekomunikacije in množične komunikacije.
Mit 5. Ne bomo mogli vzpostaviti dela z našimi nasprotnimi strankami - približno tisoč jih je in se nahajajo po vsej Ruski federaciji
Elektronska izmenjava dokumentov je najboljša rešitev za podjetja z velikim številom nasprotnih strank.
Prvič: Prehod s papirnatih na elektronske dokumente bo skrajšal čas obdelave in pošiljanja dokumentov za 80 %.
Drugič: Elektronsko upravljanje dokumentov bo povečalo produktivnost vaših zaposlenih pri delu z dokumenti za 25 %.
Tretjič, se bo ob prehodu na sistem elektronske izmenjave dokumentov Transcript čas obdelave dokumentov in prilagajanja dokumentov s strani računovodij in poslovodij zmanjšal za 75 %.
Ti kazalci kažejo, da je to prava rešitev za sodobno poslovanje. Za delo v sistemu potrebujete le elektronski podpis in internet. Za začetek povabite nasprotne stranke v sistem in priložite opomnik za registracijo v sistem.
Našim strankam nudimo vzorce povabil, navodila za začetek in pomagamo vzpostaviti postopek izmenjave dokumentov popolnoma brezplačno.
Mit 6. V sistemih EDI plačate za vsak poslan dokument, zakaj je torej cenejši od pošte?
Nekatera podjetja dejansko zaračunajo provizijo za vsak poslani dokument. Pri naši odločitvi smo upoštevali dejstvo, da bi moral biti prehod na elektronsko upravljanje dokumentov za naše stranke finančno ugoden. V sistemu Transcript se za paket poslanih dokumentov zaračuna pristojbina, kar vam omogoča znatno prihranek pri izmenjavi dokumentov.
A do 31. oktobra lahko izkoristite posebno ponudbo in delate v sistemu brezplačno. Podrobnosti najdete na povezavi.
Mit 7. Ne vidim smisla v prehodu na EDI zaradi prenosa aktov in računov
Kot je bilo že večkrat omenjeno, je prehod na EDI res priročen in donosen. Ni vam več treba izgubljati časa s pripravo in pošiljanjem dokumentov, poleg tega pa lahko veliko prihranite z odpravo zelo drage papirologije. Prihranili boste lahko na času, porabljenem za izmenjavo korespondence, kar bo povečalo tudi mobilnost in produktivnost vašega podjetja. Ker se EDI izvede zelo hitro, poleg tega ne bo prisoten človeški faktor, kar zmanjša število napak v elektronskih dokumentih na minimum.
Skoraj vsak dokument je mogoče narediti v elektronski obliki. Sistem Transcript jim omogoča neformalen pretok dokumentov (pogodbe, pomembne komercialne informacije, ocene in še veliko več).
Datoteke takšnih dokumentov so lahko v poljubnem formatu in se nasprotni stranki posredujejo v eni od naslednjih vrst datotek: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Na splošno lahko v sistemu sprejemate in prenašate vse elektronske dokumente.
Ne pozabite na dejavnik varnosti in varnosti dokumentov - v sistemu "Transkript" se vsi elektronski dokumenti prenašajo v šifrirani obliki, kar odpravlja prestrezanje in zamenjavo. In uporaba elektronskega podpisa je zanesljivejša od katerega koli fizičnega podpisa.
Mit 8. Nimam dovolj nasprotnih strank za prehod na EDI. Zdi se mi, da je to drago zadovoljstvo
Tudi če je vaše podjetje danes majhno, to ne pomeni, da ne bi smeli optimizirati finančnih izdatkov in poskrbeti za produktivnost zaposlenih. Če so poslovni procesi v podjetju na začetku pravilno zastavljeni in ustrezajo sodobnim tržnim trendom, bo vaše podjetje raslo in se razvijalo veliko bolj udobno!
Vsi posebni projektni materiali:
Elektronski dokument - je informacija, zapisana na snovnem mediju v obliki niza simbolov, zvočnih posnetkov ali slik, namenjena prenosu v času in prostoru z uporabo računalniške tehnologije in telekomunikacij za shranjevanje in javno uporabo.
Podatek na računalniškem mediju je lahko priznan kot predmet pravnega razmerja (dokument v pravnem smislu) šele, ko je zagotovljen digitalni podpis . Hkrati mora biti certificirana programska in strojna oprema, ki zagotavljata generiranje in preverjanje takega podpisa.
Elektronski dokument mora izpolnjevati naslednje zahteve:
ustvarjeno, preneseno in shranjeno z uporabo programske in strojne opreme;
imajo strukturo, določeno s tem zveznim zakonom;
mogoče predstaviti v obliki, ki je razumljiva človeški percepciji.
Elektronska izdaja - elektronski dokument ali skupina elektronskih dokumentov, ki so bili obdelani v uredništvu in založbi, namenjeni za distribucijo v nespremenjeni obliki in imajo tudi informacije o odtisu.
3. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov
Vsi oblikovani dokumenti upravljanja »služijo« določenim funkcijam upravljanja, na primer: planiranje, računovodstvo, financiranje, poročanje, operativno vodenje, kadrovanje itd.
Dokumenti, povezani z eno funkcijo upravljanja, se običajno imenujejo dokumentacijski sistem, na primer: sistem organizacijske in administrativne dokumentacije.
Dokumentacijski sistem – to je skupek dokumentov, ki so med seboj povezani glede na izvor, namen, vrsto, obseg dejavnosti in enotne zahteve za njihovo izdelavo.
Funkcije upravljanja so v vseh organizacijah istovrstne, zato morajo biti dokumenti za vsako funkcijo enaki po vrsti in obliki. Priprava dokumentov na optimalno enotnost v sestavi in obliki se imenuje poenotenje dokumenti. Enotna oblika dokumenta je niz podrobnosti, določenih v skladu z nalogami, ki se rešujejo na določenem področju dejavnosti in se nahajajo v določenem vrstnem redu na mediju za shranjevanje.
Poenotenje dokumentov je eden od načinov njihove standardizacije. Standardizacija - to je dejavnost za vzpostavitev pravil in značilnosti z namenom njihove prostovoljne ponovne uporabe, namenjene doseganju urejenosti na področju proizvodnje in prometa proizvodov ter povečanju konkurenčnosti proizvodov, del ali storitev.
Standardi za vodenje dokumentacije določajo sestavo posameznih elementov dokumenta (podrobnosti), njihovo lokacijo in pravila oblikovanja.
Številne vrste in sorte dokumentov, zapletenost njihove sestave, prisotnost posebnih pravil za pravno veljavo dokumentov in druge resne težave, povezane z dokumentacijo upravljanja, zahtevajo identifikacijo posebne veje dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi osebami. dokumenti. Ta veja dejavnosti se imenuje pisarniško delo oz dokumentacijska podpora vodenju .
Izraz "pisarniško delo" se je v Rusiji pojavil v drugi polovici 18.
Od takrat je njegova uporaba zapisana v jezikoslovnih slovarjih. Izraz je nastal iz kombinacije besed »zbornik«.
Nacionalni standard GOST R 51141-98 "Pisarniško delo, arhiviranje. Izrazi – definicije« izraz pisarniško delo in njen terminološki sinonim dokumentacijska podpora vodenja (DMS) definira kot vejo dejavnosti, ki zagotavlja dokumentacijo in organizacijo dela z uradnimi dokumenti.
Pisarniško delo ali sistem pretok dokumentov , se nanaša na praktično delovanje tako oseb, ki upravljajo z dokumenti, kot vseh drugih oseb, ki ustvarjajo ali uporabljajo dokumente pri opravljanju dejavnosti.
Sistem za upravljanje zapisov ali sistem za upravljanje dokumentov ustvarja vir informacij o dejavnostih organizacije, ki lahko podpira nadaljnje dejavnosti in posamezne odločitve upravljanja ter zagotavlja odgovornost do vseh deležnikov.
S prihodom računalniške tehnologije je prišlo do preboja v metodah upravljanja dokumentov, delo z dokumenti je postalo veliko učinkovitejše, lažje in hitrejše kot prej. Pri tem ne gre le za zamenjavo že pripravljenih tipografskih obrazcev z elektronskimi predlogami, shranjenimi v računalniku. Čeprav že samo to lahko poveča pisarniško produktivnost za stopnje velikosti.
Hkrati je prišlo do preboja v več smereh hkrati. Prvi val je povzročil internet. E-pošta, ogromno dostopnih spletnih mest z najrazličnejšimi informacijami so zahtevali sistem strukturiranja podatkov, ki se razlikuje od sistema DBMS. »Sporočilo«, HTML, XML, »iskalnik« itd. – pojmi s povsem drugega področja kot DBMS.
Hkrati so se začeli razvijati sistemi za vodenje evidenc in nadzor nad izvajanjem naročil. V teh sistemih je koncept dokumenta glavni, čeprav se v resnici premikajo samo sekundarne informacije - registrske in kontrolne kartice. In končno, temeljna utemeljitev "dokumentarnega" pogleda na informacije je izhajala iz poskusov uvedbe same brezpapirne tehnologije, za katero se je zdelo, da jo odpravlja. Izkazalo se je, da mora biti za prenos pomembnih informacij po omrežju "potrjeno" s podpisom. Toda podpis, tudi elektronski, ni pod nekim podatkom ali nizom podatkov, ampak le pod dokumentom, analognim papirnemu.
Tako se postopoma oblikuje celotno območje - sistemi za upravljanje dokumentov (DMS). Lahko bi rekli dokumentarni tok, in to bi bilo pravilno, a na žalost se ta beseda pogosto razume v zelo ozkem pomenu kot nekakšen podaljšek pisarniškega dela. Področje se oblikuje, čeprav se še ni izoblikovalo, ni postalo vsem razumljivo, »prebavljeno« v svoji posebnosti, z jasno izraženim konceptom, naborom pojmov, nalog itd. Nekateri od naštetega so že dovolj razdelani, drugi se šele začenjajo uresničevati.
Elektronsko upravljanje dokumentov - proces oblikovanja, obdelave, hrambe in izmenjave elektronskih dokumentov;
Orodja za upravljanje elektronskih dokumentov - programska in/ali strojna oprema, ki se uporablja pri elektronskem vodenju dokumentov;
Udeleženci izmenjave elektronskih dokumentov - posamezniki in pravne osebe, pa tudi državni organi Ruske federacije in lokalni organi ter drugi organi, ki sodelujejo pri izmenjavi elektronskih dokumentov;
Pošiljatelj elektronskega dokumenta - udeleženec izmenjave elektronskih dokumentov, ki ustvari elektronski dokument, ga podpiše z elektronskim digitalnim podpisom ali drugim elektronskim analogom podpisa in ga neposredno ali prek informacijskega posrednika pošlje prejemniku;
Prejemnik elektronskega dokumenta - udeleženec izmenjave elektronskih dokumentov, ki je prejel nanj naslovljeno elektronsko listino;
Posrednik pri izmenjavi elektronskih dokumentov (informacijski posrednik) - pravna oseba ali samostojni podjetnik posameznik, ki opravlja storitve v zvezi z izmenjavo elektronskih dokumentov med pošiljateljem in prejemnikom elektronskih dokumentov;
Elektronski arhiv - niz elektronskih dokumentov, ki se hranijo na način, ki ga določajo regulativni pravni akti Ruske federacije;
Prvič, elektronsko upravljanje dokumentov je koristno z vidika pretoka dokumentov. Konec koncev je dokument v računalniški obliki le skupek kod, ki jih je mogoče preprosto poslati po računalniških omrežjih in elektronski pošti, jih enostavno replicirati, urejati in dopolnjevati.
Elektronske dokumente je enostavno združiti v baze podatkov in baze znanja. Elektronske knjižnice so praktično že nadomestile neprijetne, nepopolne, omejene knjižnice papirnatih dokumentov. Elektronski katalogi omogočajo dostop do potrebnih informacij stokrat hitreje, kot je to mogoče pri delu s papirnimi ali kartičnimi katalogi.
Osnovna načela elektronskega upravljanja dokumentov:
Enotna registracija dokumenta, ki vam omogoča enolično identifikacijo dokumenta.
Možnost vzporednega izvajanja operacij, kar omogoča zmanjšanje časa premikanja dokumentov in povečanje učinkovitosti njihovega izvajanja.
Kontinuiteta gibanja dokumenta, ki omogoča identifikacijo osebe, odgovorne za izvedbo dokumenta (naloge) v vsakem trenutku v življenju dokumenta (procesa).
Enotna (oz. usklajena porazdeljena) baza informacij o dokumentih, ki odpravlja možnost podvajanja dokumentov.
Učinkovito organiziran sistem iskanja dokumentov, ki vam omogoča, da najdete dokument z minimalnimi informacijami o njem.
Razvit sistem poročanja za različne statuse in atribute dokumentov, ki vam omogoča nadzor nad gibanjem dokumentov skozi procese dokumentnega toka in sprejemanje upravljavskih odločitev na podlagi podatkov iz poročil.
Praksa elektronske izmenjave informacij je že dolgo uveljavljena. V najbolj splošnem primeru je brezpapirni pretok dokumentov enostavno podprt s programi Microsoft Office. Urejevalnik besedil Word, preglednice Excel in predstavitveni paket PowerPoint vam pomagajo pri ustvarjanju elektronskih dokumentov. Prenese jih poštni odjemalec Outlook.
Tako je tudi s standardnim pisarniškim programom mogoče organizirati elektronski pretok dokumentov znotraj podjetja in celo med podjetji. Toda vse več programerjev tudi ne stoji ob strani in občasno vstopi v igro s podrobno izdelanimi predlogi za lastne sisteme.
Ustanovljena je bila celo posebna okrajšava za tak razvoj - ASDOU(Avtomatizirani dokumentacijski sistemi upravljanja). Zagotavljajo resne zbirke podatkov, ki zahtevajo dolgotrajno študijo, številna in večstopenjska preverjanja in ponovna preverjanja za ohranitev zaupnosti ustvarjenih in posredovanih informacij.
Elektronski dokument lahko dobi polnopravni status, če je certificiran elektronski podpis (ES). Elektronski podpis je niz kod, ki enolično identificira lastnika. Tehnologija za ustvarjanje digitalnega podpisa je precej zapletena, sredstva za ustvarjanje digitalnega podpisa pa so lahko različna. Njihova pristojnost je določena z zakonom. O elektronskih podpisih bomo podrobneje spregovorili na naslednjem predavanju.
Sodobni sistemi za avtomatizacijo dokumentov podpirajo enotno (integrirano) tehnologijo obdelave informacij, ki vsebuje naslednje komponente:
večuporabniški DBMS;
orodja za pripravo dokumentov (besedilnih, grafičnih, multimedijskih) v obliki poročil, tabel, diagramov, obrazcev, praznin;
lokalna omrežja;
sredstva zunanjih komunikacij - e-pošta, faks;
sistemska skrbniška orodja - določanje konfiguracije strojne in programske opreme, nastavitev pravic dostopa do sistema in njegovih posameznih komponent, nadzor različic in pravic dostopa, obveščanje o kršitvah;
orodja za makro programiranje, ki zagotavljajo razširljivost in prilagajanje sistemov specifičnim zahtevam in zmožnostim strank.
Očitno porazdeljena obdelava informacij predpostavlja prisotnost komunikacijskega okolja, ki zagotavlja potrebne transakcije in večkratni dostop do skupnih informacijskih virov. TO komunikacijski sistem , ki opravljajo funkcije posredovanja informacij, so naložene naslednje zahteve:
zanesljivost dostave (brez možnosti izgube dokumentov);
povečane verjetnostno-časovne značilnosti;
zanesljivost poslanih dokumentov;
zaupnost dokumentov;
nadzor dostave sporočil in registracije prometa;
zmožnost dostopa do zunanjih telematskih storitev za prenos in sprejemanje informacij iz zunanjih sistemov;
toleranca sistemskih napak (rezervacija virov) 1.
Obstajajo različni sistemi za upravljanje dokumentov, ki tako ali drugače opravljajo naštete funkcije. Pri izbiri sistema je treba upoštevati tako ekonomske kot tehnične kriterije. Kontinuiteta obstoječih tehnologij je velikega pomena ter možnost nadaljnjega razvoja in izboljšav sistema na eni sami osnovi. Bistveno je tudi vprašanje upravljanja in upravljanja sistema.
Sistemi za upravljanje dokumentov (DMS)
Sistemi za upravljanje dokumentov (DMS) zagotavljajo proces ustvarjanja, upravljanja dostopa in distribucije velikih količin dokumentov v računalniških omrežjih ter zagotavljajo nadzor nad pretokom dokumentov v organizaciji. Pogosto so ti dokumenti shranjeni v posebnih repozitorijih ali v hierarhiji datotečnega sistema. Vrste datotek, ki jih običajno podpirajo sistemi DMS, vključujejo besedilne dokumente, slike, preglednice, avdio, video in spletne dokumente. Skupne zmogljivosti sistemov ICS so ustvarjanje dokumentov, nadzor dostopa, transformacija in varnost.
Struktura sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov običajno vključuje naslednje: moduli , in sicer:
Modul za elektronsko odobritev dokumentov;
Začetna registracija vseh vhodnih dokumentov in skrben nadzor nad izvedbo;
Podroben dnevnik izhodnih dokumentov;
Elektronski arhiv dokumentov;
korporativni forum;
Imeniki različnih organizacij;
Administracijski modul za celoten sistem.
Po svoje ujemajoči se modul elektronski dokumenti so zasnovani za opravljanje naslednjih nalog:
Ustvarjanje elektronskih dokumentov po predlogah, sprejetih v organizaciji;
Ustvarjanje poti za prenos elektronskega dokumenta;
Potrjevanje elektronskih dokumentov s strani vseh zainteresiranih, ki sodelujejo pri potrjevanju;
Prerazporeditev pooblastil z enega zaposlenega v podjetju na drugega;
Odobritev dokumenta;
Hranjenje sklepov vseh oseb, ki so potrdile dokument;
Zaprte odobritve.
Modul za obdelavo izvaja naslednje operacije za odhodno in dohodno korespondenco:
Registracija odhodne in dohodne elektronske dokumentacije;
Klasifikacija vse korespondence;
Namestitev nadzora;
Izdajanje navodil za odhodne in dohodne elektronske dokumente;
Vodenje podrobne korespondence;
Pošiljanje vhodnega elektronskega dokumenta po že ustvarjenih ali novih dokumentnih poteh;
Shranjevanje vseh povezav med odhodnimi in vhodnimi dokumenti v elektronski arhiv;
Nadzor prehoda elektronskih dokumentov po ustvarjenih poteh;
Izpolnjevanje dnevnikov v elektronskih različicah organizacijskih dokumentov.
Za shranjevanje informacijskih produktov je bil oblikovan elektronski arhiv v sistemu za elektronsko upravljanje dokumentov, podrobno iskanje, izbor kopij potrebnih gradiv in natančna obnovitev izbrisanih ali pomotoma izgubljenih dokumentov.
Modul za nadzor in izdajo nalogov izvaja naslednje operacije:
Vnaša naročila v sistem, podatke oddelkov v administrativne elektronske dokumente organizacije, zapisnike sej;
Pošilja navodila vodje podjetja, njegovega pomočnika zaposlenim in zagotavlja nadzor nad roki za izpolnitev navodil;
Vzdržuje elektronski arhiv organizacijske dokumentacije.
Administracijski modul opravlja naslednje naloge:
Omejitev pravic dostopa zaposlenih v organizaciji;
Preverjanje vseh uporabniških dejanj.
Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov, ki izvajajo zgoraj opisano strukturo, tvorijo novo generacijo sistemov organizacijske avtomatizacije.
Trenutno obstoječe sisteme na trgu lahko glede na tehnologije, na katerih temeljijo, razdelimo v tri skupine:
1. Sistemi zahodne izdelave. Razvojna okolja.
2. Lokalni proizvodni sistemi (Rusija, Ukrajina), ki temeljijo na Lotus Domino/Notes.
3. Popolnoma lokalni razvoj.
V prvo skupino spadajo naslednji trije zahodni sistemi (razvojna okolja):
DOCSOpen/DOCSFusion
Lotus Domino.Doc
V drugo skupino spadajo naslednja podjetja in sistemi:
CompanyMedia - InterTrust
OfficeMedia - InterTrust
BOSS referent - IT Co.
PEPELKA STC - IRM
Eskado Interprokom - LAN
Sistemi, ki jih lahko uvrstimo v tretjo skupino:
1C:Arhiv - 1C
RBC dokumenti - RBC SOFT
DocsVision - Digitalno oblikovanje
IIG Intravert - IIG
IT-Inco - IncoFlow
LanDocs - Lanit
Optima-WorkFlow - Optima
VisualDoc - CenterInvest Soft
Gran Doc - Granit
Ohišje - EOS
DocManager - SoftIntegro
Euphrate Cognitive - Technologies
Effect-Office IKK - Garant International
Sistem Delo je namenjen predvsem avtomatizaciji dokumentacijske podpore dejavnosti upravljanja državnih organizacij;
nadzor vseh faz pisarniškega poslovanja in rezultatov dela na glavnih funkcionalnih procesih podjetja;
enotna registracija vse dohodne interne korespondence, vključno s pismi in pozivi državljanov, z ustvarjanjem registracijskih kartic.
iskanje registrskih kartic in sklepov za spremljanje izvrševanja dokumentov za izvajanje referenčnega in analitičnega dela;
sledenje dokumentnemu toku organizacije, vključno s premikom papirnatih izvirnikov in kopij dokumentov, sklepov, poročil o izvedbi, odobritev dokumentov;
nadzor nad pravočasnim izvrševanjem navodil, zahtev institucij, organizacij, sklepov in navodil vodstva; preverjanje rokov za izvedbo dokumentov;
pridobivanje informacij in statističnih gradiv, povzetkov, poročil za predstavitev vodstvu;
– shranjevanje elektronskih dokumentov.
Programsko-tehnološki kompleks "CinderellaWIN" - elektronska pisarna
registracija odhodne in dohodne pošte ter spremnih dokumentov, priloženih glavnemu dokumentu, ponovljenih in sekundarnih dokumentov;
nadzor izvajalske discipline po času in po izvajalcu z opominom na kontrolne dokumente in roke za njihovo izvedbo;
priprava potrdil, povzetkov in seznamov na celotnem obsegu dokumentov, po tematskih rubrikah itd.;
poiščite kateri koli dokument (vključno z odgovorom in ponovljenim) z uporabo vseh znanih podrobnosti ali niza podrobnosti, vključno s kontekstualnim iskanjem po vsebini (imenu) dokumenta;
organiziranje dostopa do elektronskih kopij dokumentov.
